STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) BAGIAN KESEJAHTERAAN MASYARAKAT SETDA KABUPATEN LAMONGAN

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) BAGIAN KESEJAHTERAAN MASYARAKAT SETDA KABUPATEN LAMONGAN PEMERINTAH KABUPATEN LAMONGAN BAGIAN KESEJAHTERAAN MASYARAKAT SETDA KABUPATEN LAMONGAN Jl. KH. Achmad Dahlan No. 1 Telp (0322) LAMONGAN

2 DAFTAR ISI Halaman SAMPUL DEPAN i DAFTARISI ii BAB I PENDA HULUAN BAB IIGAMBARAN UMUM SOP A. Pengertian SOP B. Manfaat SOP C. Landasan Hukum D. Tujuan BAB IIIFORMAT SOP A. Tabel Format SOP B. Tabel Prosedur SOP ii

3 BAB I PENDAHULUAN Standart Operasional Prosedur yang selanjutnya dikenal dengan istilah SOP adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa. SOP dimaksudkan untuk menghindari terjadinya bias/variasi yang ekstrim dalam proses pelaksanaan kegiatan yang apabila terjadi akan dapat mengganggu kinerja organisasi secara keseluruhan. Jadi dapat dikatakan bahwa SOP adalah perangkat atau instrumen sebagai penggerak organisasi / lembaga agar dapat berjalan dan berfungsi secara efektif dan efisien. Dalam Organisasi Pemerintah, SOP biasanya diperlukan untuk pedoman penyelenggaraan kinerja pelayanan kepada publik/masyarakat. Pelayanan Publik dalam suatu organisasi dapat dilaksanakan secara optimal, apabila ketentuan administrasi terencana dengan baik yang didukung dengan pelaksanaan kegiatan sesuai ketentuan serta adanya kemampuan pelaksana-pelaksana kegiatan yang memadahi, sehingga dapat menarik simpati masyarakat sekaligus mendapat kepercayaan masyarakat tidak lain karena adanya motivasi dan partisipasi masyarakat pada kegiatan tersebut. Saat ini Bagian Kesejahteraan Masyarakat Sekretariat Daerah Kabupaten Lamongan memandang bahwa SOP dapat memberikan kepastian gerak langkah/tindakan dan transparansi bagi stekholder, disamping itu internal organisasi SOP akan lebih memperjelas persyaratan dan target pekerjaan dalam format yang siap diimplementasikan pada pekerjaan, serta memberikan informasi dengan detail apa yang diharapkan oleh organisasi dalam upaya mewujudkan visi dan misi yang harus dilakukan oleh pegawai dalam menghadapi situasi kondisi yang dihadapi. 1

4 BAB II GAMBARAN UMUM SOP A. Pengertian SOP Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaran administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. B. Manfaat SOP Manfaat Standart Operasional Prosedur dalam lingkup penyelenggaraan administrasi pemerintahan meliputi : 1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya ; 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas ; 3. Mengurangi efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individu pegawai dan organisasi secara keseluruhan. 4. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akn mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari. 5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas. 6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memprbaiki kinerja serta membantu pengevaluasi usaha yang telah dilakukan. 7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi. 8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu dan prosedur. 9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya. 10. Memberikan informasi bagi upaya meningkatkan kopentensi pegawai. 11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya. 12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan. 13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas. 14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. 2

5 15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapa memberikan informasi bagi kinerja pelananan. Manfaat SOP bagi Bagian Kesejahteraan Masyarakat Sesuai tugas dan fungsinya Bagian Kesejahteraan Masyarakat Sekretariat Daerah Kabupaten Lamongan memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) guna lebih memfokuskan tujuan peningkatan pelayanan kesejahteraan masyarakat yang meliputi penyaluran fasilitasi bantuan sosial. Adapun Standar Operasional Prosedur (SOP) tersebut antara lain : 1. SOP menyediakan informasi mengenai sistematika penyaluran bantuan sosial di Bagian Kesejahteraan Masyarakat Sekretariat Daerah Kabupaten Lamongan. 2. Menyediakan informasi implementasi peraturan perundang-undangan sejalan dengan pengembangan organisasi. 3. SOP bermanfaat sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus dibidang kesejahteraan masyarakat. 4. Mengurangi kesalahan dan kelalaian petugas. 5. Serta meningkatkaan akuntabilitas. Jenis SOP Bagian Kesejahteraan Masyarakat. Dalam lingkup Bagian Kesejahteraan Masyarakat Sekretariat Daerah Kabupaten Lamongan jenis SOP yang dilaksanakan adalah Pelayanan permohonan bantuan sosial. C. Landasan Hukum. 1. Undang-undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN. 2. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undangundang Nomor Pokok-pokok Kepegawaian. 3. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah. 4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik. 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/15/M.PAN/7/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi. 6. Perda Kabupaten Lamongan Nomor 2 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Staf Ahli dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamongan. 3

6 7. Peraturan Bupati Lamongan Nomor 48 Tahun 2008 tentang Kedudukan, Tugas dan Fungsi Sekretariat Daerah dan Staf Ahli pada Pasal 16, 17 dan 18 D. Tujuan 1. Memberikan kepastian dan pedoman bagi pegawai dalam proses pelaksanan tugas. 2. Menunjang kelancaran tugas dalam hal pelayanan permohonan bantuan sosial. 3. Mempertegas tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas aparatur. 4

7 BAB III FORMAT SOP A. TABEL FORMAT SOP Untuk mempermudah penyusunan tabel Prosedur Standar Operasional Prosedur (SOP) dibutuhkan langkah-langkaah penyusunan tabel Format SOP yang memuat beberapa item, sebagai berikut : 1. Nama SOP (nama prosedur yang di SOP kan). 2. Satuan Kerja (Nama SKPD). 3. Nomor Dokumen (nomor prosedur yang di SOP kan). 4. Tanggal pembuatan (tanggal pertama SOP dibuat). 5. Tanggal revisi (tanggal SOP direvisi). 6. Tanggal efektif (tanggal mulai diberlakukan). 7. Pengesahan oleh pejabat yang berkopenten. 8. Dasar hukum (peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur). 9. Keterkaitan (penjelasan keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan). 10. Peringatan (penjelasn mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika posedur dilaksanakan/tidak dilaksanakaan. Peringatan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, dan berbagi dampak yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagimana cara mengatasinya). 11. Kualifikasi Personel (penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakaan perannya pada prosedur yang distandarkan). 12. Peralatan dan perlengkapan (penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan). 13. Uraian SOP (penjelasan langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistimatis dari prosedur yang distandarkan) agar SOP terkait dengan kinerja, maka setiap aktifitas hendaknya mengindikasikan Mutu baku tertentu, seperti waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan, persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar imput), dan out put nya. 14. Pencatatan dan pendataan (memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang distandarkan). Pencatatan dan pendataan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai apakah prosedur telah dijalankan dengan benar. 5

8 B. Tabel Prosedur SOP. Adapun tabel prosedur dapat dilihat dalam tabel terlampir. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) BAGIAN KESEJAHTERAN MASYARAKAT SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN LAMONGAN Nomor SOP Tanggal Pembuatan 4 Januari 2012 BAGIAN KESEJAHTERAAN MASYARAKAT Tanggal Revisi SEKRETARIAT DAERAH KEBUPATEN Tanggal Efektif LAMONGAN Disahkan oleh Kepala Bagian Kesejahteraan Masyarakat Setda Kab. Lamongan Nama SOP PELAYANAN PERMOHONAN BANTUAN SOSIAL Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana 1. UU No. 28 Tahun UU No. 43 Tahun UU No. 32 Tahun Permen PAN No. PER/15/M.PAN/7/ Kepmen PAN No. 63/Kep/M.PAN/7/ Perda Kab. Lamongan No. 2 Tahun Perbup No. 48 Tahun Dapat mengoperasionalkan komputer. 2. Dapat mengoperasionalkan mesin ketik manual. 3. Memahami tata naskah dinas dan pengagendaan. 4. Memahami tata cara pelaporan keuangan. 5. Memahami tata cara pengarsipan. Keterlibatan : Peralatan/Perlengkapan : 1. Bupati Lamongan 1. ATK 2. Wakil Bupati Lamongan 2. Buku Agenda 3. Sekretaris Daerah 3. Buku Catatan Pembantu 4. Asisten Tata Praja 4. Komputer 5. Bagian Umum 6. DPPKA 7. Bank Jatim 5. Mesin Ketik Peringatan : Pencatatan dan Pendataan 1. Tata pembuatan Prososal permohonan 1. Mencatat semua proposal pengajuan bantuan sosial yang benar. bantuan sosial. 2. Prosedur penyaluran bantuan tepat waktu. 2. Mendata dan mengoreksi prososal sesuai dengan jenis kegiatan yang dimintakan 3. Penyaluran bantuan sosial tepat bantuan. sasaran. 3. Memproses bantuan sosial dan menyerahkan proses selanjutnya kepada penanggung jawab yang bersangkutan. 4. Evaluasi dan laporan. 6

9 SOPPELAYANAN PERMOHONAN BANTUAN BAG.KESMASYSETDA KABUPATEN LAMONGAN TAHUN No. Aktivitas 1. Pemohon membuat proposal permohonan bantuan dan surat pengantar ditujukan kepada Bapak Bupati Lamongan lewat Bagian Um 2. Proposal permohonan bantuan dip di Bagian Umum selanjutnya akan diajukan ke Sekreta ris Daerah Setda Kabupaten Lamongan. 3. Disposisi dari Sekretaris Daerah diturunkan ke Asisten Tata Praja S Kabupaten Lamongan. 4. Disposisi dari Asisten ta Ta Praja diturunkan ke Kepala Bagian Kesm Setda Kabupaten Lamongan. Masyarakat Start Bag. Umum Staf Bag. Kesmasy Bend. Kesmasy Kasubbag POP Pelaksana Mutu Baku K Kasubbag Kasubbag Kabag Assisten Sekda DPPKA Bank Kelengkapan Waktu Output e APK Binsoskes Kesmasy Tata Praja Jatim t Agenda Masuk Agenda Masuk 10 menit Lembar Disposisi untuk Sekda 15 menit Disposisi Disposisi 5 menit Disposisi Disposisi 15 menit Disposisi 5. Disposisi dari Kabag. Kesmasy diturunkan ke Kasubbag antara lain Kasubbag Kasubbag POP, Kasubb APK dan Kasubbag Binsos & Kesehatan. Disposisi 5 menit Disposisi 6. Disposisi dari Kasubbag diturunkan kepada staf yang menjadi bawahan langsung untuk selanjutnya diprose berdasarkan isi disposisi (dibantu/ 7. Proposal diajukan ke DPPKA untuk selanjutnya dikirim ke Bank Jatim u dilakukan proses pencairan dana bantuan. Tidak Ya Dihimpun - Proposal - Kwitansi bermaterai - Surat Kuasa/ Foto Kopi Rekening Pemohon - Kelengkapan Administrasi pendukung Proposal, kwitansi da kelengkapan administrasi lainnya. 1 hari - Proposal - Kwitansi - Kelengkapan Administrasi yang ditandatangani ole Kabag Kesmasy 3 hari Pencairan dana Langsung Masuk Rek. Pemohon Rek. Bendahara 8. Bendahara Bagian Kesmasy mengambil pencairan dana bantuan di Bank Jatim setelah mendapat pemberitahuan dari DPPKA. 9. Bagian Kesmasy menyalurkan dana bantuan kepada pemohon. Finish Slip Pengambilan 1 jam Dana Bantuan Cair - Dana Bantuan - Buku Penjagaan 15 menit Dana diserahkan kepada pemohon.