Dalam rangka mendukung program Pemerintah untuk mewujudkan good governance

Transkripsi

1 PROPOSAL PROGRAM APLIKASI KOMPUTER SISTEM PERJALANAN DINAS LATAR BELAKANG Dalam rangka mendukung program Pemerintah untuk mewujudkan good governance dalam penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan maka pengelolaan keuangan negara perlu diselenggarakan secara profesional, transparan dan akuntabel sesuai dengan aturan pokok yang telah ditetapkan dalam undang-undang. Dengan mengacu kepada PMK No. 45/PMK.05/2011, tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri dan Pegawai Tidak Tetap, yang mana telah disesuaikan dengan Peraturan Menteri Keuangan yang terbaru yaitu PMK No. 113/PMK.05/2012, serta PMK No. 37/PMK.02/2012, tentang standar Biaya Tahun 2012 sebagai Acuan Perhitungannya maka dibuat suatu aplikasi Sistem Perjalanan Dinas Pemerintah yang merupakan program aplikasi komputer untuk mendukung dan mempermudah satuan kerja dalam melakukan pencatatan serta pelaporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan perjalanan dinas. Titik sentral aplikasi perjalanan dinas ini adalah pengawasan perjalanan dinas yang dilakukan oleh para pejabat atau pegawai sehingga tidak terjadi lagi perjalanan dinas yang tumpang tindih pada satuan kerja. Aplikasi Perjalanan Dinas Pemerintah ini dibangun berbasis web atau biasa disebut Web Base Programming. P R O P O S A L 1

2 TUJUAN Tujuan dari pembuatan sistem aplikasi perjalanan dinas pemerintah adalah untuk mempermudah pengelolaan dan pengawasan perjalanan pada Instansi / Satuan Kerja yang secara terperinci dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Pembuatan Surat Tugas lebih teratur 2. Akurasi Data Perjalanan. 3. Administrasi data lebih informatif. Dengan menggunakan program aplikasi perjalanan dinas ini maka untuk pembuatan surat tugas untuk keperluan perjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai ataupun pejabat menjadi lebih teratur dan tertib sehingga diharapkan tidak terjadi lagi penomoran surat tugas yang sama untuk tiap perjalanan. Akurasi data perjalanan di sini dimaksudkan adalah setiap pegawai atau pejabat yang melakukan perjalanan tidak mungkin lagi dibuatkan surat tugas atau melakukan perjalanan pada hari yang sudah ditetapkan pada surat tugas sehingga harus menunggu sampai perjalanan sebelumnya selesai, sehingga tidak dimungkinkan seseorang melaksanakan perjalanan ke dua tempat yang berbeda pada hari yang sama. Dengan menggunakan program Aplikasi perjalanan dinas maka diharapkan dengan output yang dihasilkan dari aplikasi maka administrasi data yang dilihat lebih informatif karena menggambarkan beberapa uraian-uraian yang diperlukan oleh pengguna maupun pemakai data. 4. Keseragaman dalam Bentuk. Melalui program aplikasi perjalanan dinas ini dipastikan bahwa bentukbentuk laporan atau output yang akan dipergunakan oleh satuan kerja dalam pengadministrasian semua kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh para pegawai maupun pejabat pada instansi tersebut menjadi lebih seragam. 5. Rekonsiliasi data lebih mudah. Penggunaan program Aplikasi perjalanan dinas ditujukan juga untuk mempermudah pada saat rekonsiliasi, dengan hasil laporan yang selalu up to date dan otomatis atas data-data perjalanan yang dilaksanakan oleh pegawai maupun pejabat yang ada pada satuan kerja tersebut.hingga data kebenaran data akan selalu terpelihara. 6. Monitoring Data Perjalanan Dinas Dengan penggunaan aplikasi perjalanan dinas ini maka dipastikan untuk kegiatan monitoring atas kegiatan perjalanan ataupun orang yang melaksanakan perjalanan dapat di monitor setiap saat sesuai keinginan yang diharapkan oleh pengguna. 7. Meningkatkan kinerja instansi. Penggunaan program aplikasi perjalanan dimas ini juga a ditujukan untuk meningkatkan kinerja instansi karena proses pengelolaan kegiatan perjalanan yang dapat dilakukan dengan cepat tentunya akan mendukung P R O P O S A L 2

3 kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh instansi menurut prinsip anggaran basis kinerja (performance budgeting system). Dengan adanya standardisasi pada kegiatan perjalan dinas maka pengawasan terhadap kinerja dan pemeriksaan atas dokumen transaksi dapat dilakukan dengan lebih mudah, apalagi aplikasi ini dilengkapi dengan sistem back up dan restore data yang akan meningkatkan kinerja melalui pendelegasian wewenang beberapa pekerjaan terkait dengan perjalanan dinas kepada instansi vertikal di bawahnya dengan tetap mengawasi berdasarkan data masukan yang dikirimkan mereka. P R O P O S A L 3

4 SEKILAS PROGRAM APLIKASI PERJADIN Program aplikasi Perjalanan Dinas merupakan aplikasi yang berflatform web atau yang biasa dikenal dengan Web Base Application ini dibuat dengan menggunakan bahasa program PHP dengan database menggunakan My SQL sebagai database dan supporting program menggunakan Dream Weaver dan Database Administrator menggunakan Sql Yog Enterprises dengan OS Windows sehingga lebih mudah untuk dioperasikan oleh siapa saja (user friendly). Proses yang harus dilakukan dalam program aplikasi perjalanan dinas ini yang berkaitan dengan pengelolaan kegiatan perjalanan dinas adalah sebagai berikut : 1. Entry data pagu anggaran. Data pagu anggaran perjalanan dians harus dimasukkan terlebih dahulu sebelum data yang lain karena data pagu anggaran akan menjadi dasar pembebanan setiap transaksi kegiatan perjalanan dinas. Pagu anggaran ini dapat diprose melalui data dari rkakl. 2. Entry data perjalanan. Data transaksi perjalanan untuk setiap orang yang melakukan perjalanan harus di input, sehingga ini dapat menjadi dasar untuk aplikasi untuk melakukan penomoran maupun penguncian nama pegawai yang melakukan perjalanan sehingga orang tersebut selesai. 3. Pencetakan SPD. Setelah entry data bukti transaksi maka dilakukan pencetakan SPD, sebelum mencetak SPD maka perlu melengkapi beberapa data yang berkaitan dengan SPD tersebut. 6. Pencetakan Output / Laporan. Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi Perjalanan Dinas dapat berupa daftar nominatif, kuitansi, daftar pengeluaran riil, spd rampung dan bentuk monitoring untuk orang yang melakukan perjalanan P R O P O S A L 4

5 PEMAKAI Beberapa pihak yang berkepentingan dan kemungkinan akan sangat terbantu dengan adanya program aplikasi PERJADIN antara lain : 1. Internal : Bendahara Pengeluaran 2. Eksternal : Pemakai laporan 3. Eksternal : Pemeriksa Fungsional Program ini akan sangat membantu tugas Bendahara Pengeluaran dan staffnya pada masing-masing instansi pengguna karena akan terbentuk standardisasi kerja dalam hal pengelolaan keuangan serta memudahkan pendelegasian wewenang pada instansi vertikal tanpa harus mengurangi pengawasan. Pemakai laporan ini dapat berupa atasan langsung bendahara ataupun pihak-pihak lain yang berkepentingan dengan laporan bendahara untuk menentukan kebijakan pada masa yang akan datang atas keuangan suatu instansi. Pemeriksa Fungsional dapat berupa Inspektorat Jenderal, BPKP maupun BPK yang akan sangat terbantu dengan adanya suatu program aplikasi yang menghasilkan data keuangan yang akurat dan lengkap. 4. Eksternal : KPPN KPPN sangat berkepentingan dengan pembukuan bendahara terutama pada akhir tahun anggaran yang mengharuskan adanya rekonsiliasi data antara departemen dengan KPPN, dengan adanya data yang akurat dan up to date tentunya rekonsiliasi akan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan baik. P R O P O S A L 5

6 OUTPUT APLIKASI Beberapa output aplikasi Perjalanan Dinas antara lain : Surat Tugas Surat Perjalanan Dinas Kuitansi Daftar Nominatif Daftar Pengeluaran Riil Daftar Monitoring P R O P O S A L 6

7 PENGGUNA APLIKASI Beberapa Instansi Pemerintah yang telah menggunakan Aplikasi Perjalanan Dinas ini antara lain : 1. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah 2. Kementerian Agama Sekretariat Jenderal / Direktorat Ortala 3. Unit Kerja Presiden untuk Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan 4. Badan Nasional Pengelola Perbatasan Sekretariat Badan Nasional Pengelola Perbatasan 5. Kementerian Perdagangan Direktorat Metrologi, Bandung 6. Kementerian Dalam Negeri Direktorat Jenderal Kependudukan dan Catatan Sipil P R O P O S A L 7

8 INFORMASI SOFTWARE APLIKASI: INFORMASI SOFTWARE APLIKASI : Kontak : akhmad =>> promosisoftware@gmail.com *) Harga Rp ,- DAFTAR HARGA* (dapat berubah ubah sesuai perubahan spesifikasi software) Harga sudah termasuk PPn dan PPh Harga belum termasuk Hardware dan Pemasangan Jaringan Harga belum termasuk Akomodasi, apabila diluar Jakarta Harga dapat berubah sesuai berat atau ringannya sistem informasi yang dibuat / dipesan Harga dapat ditawar sesuai dengan kemampuan keuangan perusahaan atau sesuai PAGU ANGGARAN Kami terbuka untuk menjalin kerjasama dengan perorangan, instansi pemerintah pusat/daerah, Perguruan Tinggi (Kampus), BUMN, BUMD ataupun perusahaan swasta untuk menawarkan (promosi) aplikasi software kami kepada pihak lain P R O P O S A L 8