BAB 7 PENYELENGGARAAN STOK

Transkripsi

1 BAB 7 PENYELENGGARAAN STOK Penyelenggaraan stok merupakan salah satu ciri penting dalam pengurusan makmal. Sehubungan dengan itu penyediaan daftar stok peralatan dan bahan sains perlu mempunyai butiran yang lengkap dan sistematik bagi tujuan: memudahkan penyemakan. menyelaras cara merekod. mengesan dan mengawal pergerakan. memudahkan perancangan perolehan. mengemaskinikan rekod peralatan yang pecah, rosak atau hilang. Sehubungan itu semua peralatan dan bahan sains yang diterima atau dikeluarkan hendaklah didaftar dan direkodkan berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan seperti yang terkandung dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 dengan menggunakan borang yang berikut: Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) Daftar Inventori (KEW.PA-3) Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-6) Senarai Aset (KEW.PA-7) dan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009 yang melibatkan pengunaan borang yang berikut: Kad Petak (KEW.PS-4) Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11) 7.1 Definisi Istilah Stok - barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubatubatan, alat ganti dan sebagainya. Stor Unit - stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau diguna terus bagi tujuan operasi 67 PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

2 dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir termasuk Makmal Sains. 7.2 Pelabelan Aset Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/ Jabatan berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan Setiap aset hendaklah ditanda dengan nombor siri pendaftaran. Panduan menyediakan nombor siri pendaftaran mengikut susunan seperti di bawah: i. Kod Kementerian ii. Kod Jabatan/Bahagian iii. Kod Kumpulan Aset sama ada: Harta Modal Inventori Tahun Pembelian = = = Berasaskan sistem fail yang dikeluarkan oleh Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan (MAMPU) iv. v. Nombor Siri = Diwujudkan secara berturutan (H) (I) Contoh pelabelan Harta Modal dan Inventori di sesebuah sekolah adalah seperti berikut: Petunjuk: Harta Modal : KPM/SMKT A153/H/09/01 Inventori : KPM/SMKT A153/I/09/01-12 KPM - Kementerian Pelajaran Malaysi SMKT - SMK Tambun A153 - A = Negeri Perak, 153 = Kod Sekolah Harian H - Harta Modal I - nventori 09 - Tahun Pembelian 01 - Nombor Siri Nombor Siri 1 hingga Daftar Harta Modal (KEW. PA-2, KEW. PA-4) Harta Modal ialah Aset Alih yang harga perolehan asalnya bernilai RM dan ke atas setiap satu seperti peralatan/ kelengkapan ICT/ telekomunikasi/ penyiaran/ perubatan, peralatan pejabat/ makmal/ bengkel/ dapur/ sukan atau yang memerlukan penyelenggaraan berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Semua Harta Modal hendaklah direkod menggunakan borang KEW.PA-2 Daftar Harta Modal (Bahagian A) dan borang KEW.PA-2 Daftar Harta Modal Butir-Butir PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS 68

3 Penambahan, Pengantian dan Naiktaraf (Bahagian B), dan seterusnya dikemaskini menggunakan borang KEW.PA-4. Senarai Daftar Harta Modal. Rajah 7.1 dan Jadual 7.1 menunjukkan carta alir dan proses pendaftaran aset alih kerajaan. Contoh pengisian borang KEW. PA-2 dan KEW.PA-4 boleh dirujuk pada muka surat 7, 8 dan Daftar Inventori (KEW. PA-3, KEW. PA-5) Inventori ialah Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual seperti peralatan/kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan atau merupakan perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal. Semua Inventori hendaklah direkod menggunakan borang KEW.PA-3 Daftar Inventori dan seterusnya sentiasa dikemaskini menggunakan borang KEW.PA-5 Senarai Daftar Inventori seperti contoh di muka surat 10 dan Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW. PS-4 dan KEW. PS-11) Semua bekalan pejabat dikategorikan sebagai barangan gunahabis samada ianya barang luak atau pun barang tak luak. Ini termasuklah alat tulis serta kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomi untuk dikesan penempatannya secara satu persatu. Contoh barangan luak ialah bahan kimia, kartrij gas, kertas litmus, alat tulis dan lain-lain. Contoh barang tak luak dan kelengkapan pejabat tak luak adalah tabung uji, selindar bersenggat, botol spesimen, gunting, pembaris, pen drive, gunting dan lain-lain. Semua stok yang diterima hendaklah direkodkan dengan menggunakan pen dakwat merah dan pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Kawalan Stok (Stor Pusat dan Stor Utama sahaja) dan Kad Petak KEW.PS-4 (Stor Pusat dan Stor Utama dan Stor Unit). Satu Kad Kawalan Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu item stok dengan menggunakan nombor kad yang berturutan. Semua kad perlu dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan pengeluaran berlaku. Kad-kad ini boleh dicetak sendiri dengan menggunakan warna putih untuk Kad Kawalan Stok, warna hijau untuk Kad Petak dan warna merah jambu untuk stok bertarikh luput. Bagi tujuan permohonan stok, semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah menggunakan Borang KEW.PS-11 Permohonan Stok dalam dua salinan dengan salah satu daripadanya diserahkan kepada Stor Unit untuk diproses. Carta alir pengurusan Daftar Stok Bekalan Pejabat dan contoh pengisian borang KEW. PS-4 dan KEW.PS-11 boleh dirujuk di muka surat 14, 15, PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

4 7.6 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-6) Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk merekod sebarang pergerakan Harta Modal atau Inventori sama ada melalui pinjaman mahupun penempatan secara sementara. Daftar ini disediakan dalam bentuk buku Daftar Pergerakan Harta Modal/ Inventori KEW.PA-6 (Rujuk contoh di muka surat 12). 7.7 Senarai Aset di Lokasi (KEW. PA-7) Senarai aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh pegawai aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua salinan (rujuk muka surat 13) Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh pegawai aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab. 7.8 Kaedah Penyimpanan Kad Daftar KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci dan; Daftar asal disimpan oleh pegawai aset dan salinan disimpan di lokasi. 7.9 Kaedah Penempatan Kad Petak Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama stok Kad Petak bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang disimpan di ruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan. PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS 70

5 CARTA ALIR PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN 1 Terima aset bersama punca maklumat rekod dalam Buku Rekod Penerimaan 2 Tentukan kumpulan aset 3 Sediakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3) 4 Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) 5 Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat 6 Labelkan nombor siri pendaftaran pada aset 7 Tempatkan aset dilokasi 8 Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7) 9 Simpan daftar aset Rajah PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

6 PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN JADUAL 7.1 Langkah Proses Kerja 1 Terima aset oleh Kementerian/Jabatan/PTJ bersama-sama dengan punca maklumat: a. Aset yang dibeli: i. Pesanan kerajaan. ii. Nota serahan. iii. Invois. iv. Dokumen kontrak. v. Kad jaminan. vi. Manual pengguna. vii. Dokumen lain yang berkaitan. b. Aset sewa beli: i. Surat ikatan perjanjian. ii. Dokumen lain yang berkaitan. c. Aset diterima daripada sumber lain: i. Salinan daftar jika diterima secara pindahan. ii. Surat kelulusan menerima hadiah. iii. Salinan sijil lucuthak. d. Aset yang belum pernah berdaftar: i. Maklumat di fizikal aset. ii. Sumber lain berkaitan. 2 Tentukan kumpulan aset mengikut: a. Harta modal b. Inventori 3 Sediakan KEW.PA-2 Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori KEW.PA-3 oleh pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ. 4 Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5. Senarai daftar ini hendaklah dikemukakan seperti berikut: a. Jika senarai disediakan oleh PTJ, kemukakan kepada Jabatan/Ibu Pejabat, b. Jika senarai disediakan oleh Jabatan/Ibu Pejabat, kemukakan kepada kementerian. 5 Cop pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat ke atas punca maklumat yang berkaitan bagi aset yang telah didaftarkan. 6 Labelkan nombor siri pendaftaran berserta perkataan Hak Kerajaan Malaysia (HKM) pada aset. 7 Tempatkan aset pada lokasi yang telah ditentukan. 8 Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7). 9 Simpan daftar aset. PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS 72

7 KEW.PA-2 ( No. Siri Pendaftaran: KPM/SMKT A153/MS/H/08/01 ) DAFTAR HARTA MODAL Kementerian/Jabatan : JABATAN PELAJARAN NEGERI PERAK Bahagian : SMK TAMBUN, IPOH. BAHAGIAN A Kod Nasional 153 Kategori Peralatan Makmal Sub kategori Microscope Jenis/Jenama/Model Binocular Microscope /Hitotsu/XP 136 Buatan China Harga Perolehan Asal RM Jenis dan No. Enjin Tarikh Diterima No Casis/Siri pembuat No. Pesanan Rasmi Kerajaan No Pendataran Tempoh Jaminan (bagi Kenderaan) KOMPONEN/AKSESORI: 1. Condensor 10X - 1pc 2. Condensor 40X - 1pc 3. Condensor 100X - 1 Pc 4 Eye Piece 10X - 2 pcs Nama Pembekal Dan Alamat: Perniagaan Usaha Sama, B44, Lorong Sunway 6, Bandar Baru Sunway, Ipoh, Perak Tahun Lokasi Tarikh Nama Pengawai Che Yusuf Tandatangan PENEMPATAN Makmal Biologi Tandatangan Ketua Jabatan Nama: Jawatan: Tarikh : Cop : Tarikh Status Aset Sedang digunakan Nama Pemeriksa Zakaria Awang Tandatangan PEMERIKSAAN PELUPUSAN/HAPUS KIRA Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan 73 PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

8 DAFTAR HARTA MODAL BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF BAHAGIAN B KEW.PA-2 Bil Tarikh Butiran Tempoh Jaminan Kos (RM) Nama Dan Tandatangan Tukar Focus Lamp 1 tahun Sapiai Chik PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS 74

9 KEW.PA-4 SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2008 BIL NO. PENDAFTARAN 1 KPM/SMKT 153/MS/ H/08/01 NAMA ASET TARIKH PENERIMAAN KOS PEROLEHAN ASAL (RM) Mikroskop Binocular JUMLAH PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

10 KEW.PA-3 ( No. Siri Pendaftaran: KPM/SMKT A153/MS/I/08/14) DAFTAR INVENTORI Kementerian/Jabatan : JABATAN PELAJARAN NEGERI PERAK Bahagian : SMK TAMBUN, IPOH, PERAK Kod Nasional 153 Kategori Peralatan Makmal Sub kategori Generator Jenis Audio Signal Harga Perolehan Asal RM Generator Kuantiti 1 Tarikh Diterima Unit Pengukuran Unit No. Pesanan Rasmi Kerajaan Tempoh Jaminan 1 Tahun dan Tarikh Nama Pembekal dan Alamat: Saintifik Silika Sdn.Bhd., Lot 9833, Taman Ipoh Timur, Ipoh, Perak. Nama: Jawatan: Tarikh: Cop:... Tandatangan Ketua Jabatan PENEMPATAN Kuantiti 1 UNIT No.Siri Pendaftaran KPM/SMKT A153/MS/I/08/14 Lokasi Makmal Fizik Tarikh Nama Pengawai Sulaiman Wahab Tandatangan PEMERIKSAAN Tarikh Status Aset Sedang digunakan Nama Pemeriksa Zakaria bin Ali Tandatangan PELUPUSAN/HAPUS KIRA Tarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS 76

11 SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2008 KEW PA-5 BIL NO. PENDAFTARAN 1 KPM/SMKT A153/MS/I/08/ KPM/SMKT A153/MS/I/08/ KPM/SMKT A153/MS/I/08/ KPM/SMKT A153/MS/I/08/ JKPM/SMKT A153/MS/I/08/09 6 KPM/SMKT A153/MS/I/08/ KPM/SMKT A153/MS/I/08/14 8 KPM/SMKT A153/MS/I/08/15 NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN KOS PEROLEHAN ASAL (RM) Audio Signal Generator RM Bernoulli Tube With Stand RM Transformer RM Dynamic Trolley RM Model System Hydrolic RM Tool Box Kit RM Audio Signal Generator RM Binocular Microscope RM JUMLAH RM PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

12 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI KEW. PA-6 Jenis : Microscope Cahaya Jenama dan Model : Labomade,USA,MPS22218 No Siri Pembuat : KN No Siri Pendaftaran: KPM/SMKT A153/MS/H//07/03 B I L Nama Peminjam Dikeluar kan Tarikh Jangka dipulangkan TT Peminjam Pegawai Pengeluar Ketika Dikeluarkan Ketika Dipulangkan TT Tarikh TT Tarikh C A T A T A N 1 Mohd Ngah Ngah Mansor Ali msor Azizah Mohd azizah Mansor Ali msor PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS 78

13 Bab 7 Penyelenggaraan Stok SENARAI ASET ALIH KERAJAAN KEW.PA-7 BAHAGIAN : SMK TAMBUN, IPOH, PERAK LOKASI : MAKMAL KIMIA BIL KETERANGAN ASET KUANTITI 1 PH Meter - KPM/SMKT A153 /MS/H/07/01, H/06/01 2 unit 2 Audio Signal Generator KPM/SMKT A153 /MS/I/07/ unit 3 Transformer - KPM/SMKT A153 /MS/I/ unit 4 Drying Rack - KPM/SMKT A153 /MS/I/06/01 1 unit 5 Pelan Laluan Kecemasan Makmal KPM/SMKT A153 2 unit /MS/I/07/ Komputer Desktop - KPM/SMKT A153 /ICT/H/07/03 1 unit 7 Printer - KPM/SMKT A153 /ICT/I/07/07 1 unit 8 Water Bath Digital KPM/SMKT A153 /MS/I/06/34 1 unit 9 Meja PT- KPM/SMKT A153 /PRT/I/07/34 1 unit 10 Kerusi PT - KPM/SMKT A153 /PRT/I/07/55 1 unit (a) Disediakan oleh : (b) Disahkan oleh : Mohd Kamal Norrias Tandatangan Tandatangan Nama : Tn. Hj. Mohd Kamal bin Endut Nama : Nik Norias bt. Megat. Husin Jawatan : Penolong Kanan Pentadbiran Jawatan : Pembantu Makmal Tarikh : Tarikh : Nota: a. Disediakan oleh Pegawai Aset b. Pegawai yang mengesahkan ialah pegawai yang bertanggungjawab ke atas aset berkenaan. Contohnya: i. Lokasi bilik Setiausaha Bahagian disahkan oleh Setiausaha Bahagian. ii. Lokasi bilik mesyuarat disahkan oleh pegawai yang menguruskan bilik mesyuarat. c. Dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab. 79 PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

14 CARTA ALIR PENGURUSAN STOK BEKALAN PEJABAT (KEW.PS-4 & KEW.PS-11) MAKMAL SAINS 1 Terima peralatan/bahan dari pembekal. 2 Rekod dalam Buku Rekod Penerimaan Peralatan/Bahan. 3 Catat penerimaan dalam Kad Petak (KEW.PS-4). (Dakwat Merah) 4 Isi borang Permohonan Pengeluaran Stok (KEW.PS-11) 2 salinan (pengeluar/pembantu makmal di Lokasi) 5 Tulis no.permohonan, minta kelulusan Ketua Bidang dan rekod no. Kad Petak pada KEW.PS-11 6 Catat pengeluaran dalam Kad Petak (KEW.PS-4) (Dakwat hitam/biru) 7 Simpan kad KEW.PS-4 (mengikut jenis & nombor yang berturutan) dan KEW.PS-11 (no. permohonan yang berturutan) dalam fail kulit keras. 8 Isi kad Petak KEW. PS-4 (pembantu makmal di lokasi.) Sebagai stok makmal. 9 Simpan Kad Petak KEW.PS-4 dalam fail kulit keras. (Asingkan KEW.PS-4, peralatan dan bahan) (Pembantu Makmal di Lokasi) TAMAT PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS 80

15 Bab 7 Penyelenggaraan Stok No. Kad : 01 KAD PETAK (Tatacara Pengurusan Stor 53) KEW.PS-4 * Ruj. Kawalan Stok : Perihal Stok : Kumpulan Stok : Hanya untuk kegunaan stor utama Ammeter 0-3A Lokasi Stok : * Nombor Kod : Makmal Sains Hanya untuk kegunaan stor utama Bil Tarikh No.Ruj. BTB atau No. Ruj. BPPS Kuantiti Terima Keluar Baki Baki dibawa ke hadapan Tandatangan Pegawai Stor / / / / Baki dipindahkan ke hadapan Nota * Diisi oleh Stor Pusat/ Utama sahaja. BTB Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1) BPPS Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10/KEW.PS-11) 81 PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

16 BORANG PERMOHONAN STOK (Tatacara Pengurusan Stor 143) (Untuk kegunaan di Stor Unit diisi dalam 2 salinan) KEW. PS-11 No.Permohonan:0001/2009 Permohonan Pegawai Pelulus Bil Perihal Stok Kuantiti Dipesan Kuantiti Diluluskan 1 Beaker glass 250ml 10pcs 10pcs 2 Ammeter 0-3A 10 unit 10 unit 3 Test Pen 2 pcs 2 pcs 4 Copper Chloride 1X500g 1X500g 5 Whiteboard Marker 5 btg 5 btg Baki Kuantiti Dipesan Catatan... Sulaiman (Tandatangan Pemohon) Nama : Sulaiman b.wahab Jawatan : Pembantu Makmal Ting.1/2 Tarikh : * Sila potong yang berkenaan Kemaskini Rekod Stok telah dikeluarkan dan direkod Di kad Petak No. AK/01, AR,07,AR/16, BK/,22, AT/3... Sapiai (Tandatangan Pegawai Stor) Sulaiman Nama : Sapiai bin Chik Jawatan : Ketua Pembantu Makmal Tarikh : Kelulusan : Permohonan diluluskan/tidak diluluskan*... Kasmani (Tandatangan Pegawai Pelulus) Nama : Kasmani binti Ramli Jawatan : Ketua Bidang Sains Tarikh : Perakuan Penerimaan Disahkan bahawa stok yang diluluskan telah diterima.... Sulaiman (Tandatangan Pemohon) Nama : Sulaiman bin Wahab Jawatan : Pembantu Makmal Ting 1/2 Tarikh : PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS 82

17 Bab 7 Penyelenggaraan Stok 7.10 Rujukan Pusat Perkembangan Kurikulum. Kementerian Pendidikan Malaysia Pengurusan dan Keselamatan Makmal Sains Sekolah Kementerian Kewangan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan Kementerian Kewangan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/ PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS