Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Berbasis Customer Relationship Management Dengan Idic Model Pada SMA Dharma Loka Pekanbaru

Transkripsi

1 Vol. 4, No. 2, Tahun Jurnal Aksara Komputer Terapan Politeknik Caltex Riau Website : pustaka@pcr.ac.id Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Berbasis Customer Relationship Management Dengan Idic Model Pada SMA Dharma Loka Pekanbaru Wandi 1, Mardhiah Fadhli 2 dan Istianah Muslim 3 1 Program Studi Sistem Informasi, Politeknik Caltex Riau, wandi11si@mahasiswa.pcr.ac.id 2 Program Studi Teknik Komputer, Politeknik Caltex Riau, mardhiah@pcr.ac.id 3 Program Studi Sistem Informasi, Politeknik Caltex Riau, istianah@pcr.ac.id Abstrak Pelayanan sekolah berperan penting dalam membantu siswa dan orang tua pada proses belajar mengajar sekolah. Namun, dalam penyampaian informasi tersebut, masih banyak ditemukan sekolah yang menggunakan cara yang manual. Pada perkembangan teknologi informasi terdapat beberapa metode untuk peningkatan layanan dan salah satu metode tersebut adalah Customer Relationship Management (CRM). Pada CRM terdapat berbagai model untuk membangun hubungan dengan pelanggan, salah satunya merupakan IDIC model. Dengan menggunakan CRM dan model CRM, dapat dibangun sistem informasi akademik yang mampu meningkatkan layanan. Sistem informasi akademik berbasis web ini menerapkan empat perspektif CRM yaitu (1) collaborative yang merupakan sistem informasi akademik yang meliputi siswa, guru, orang tua dan kepala sekolah, (2) operational yang menerapkan sms gateway yang meliputi jadwal ujian sebagai otomatisasi pelayanan, (3) analytical yang digunakan untuk analisa keaktifan siswa, (4) strategic meliputi strategi pelayanan berdasarkan dari hasil analisa keaktifan siswa yang akan ditentukan oleh kepala sekolah. Berdasarkan pengujian menggunakan kuesioner yang telah di isi oleh siswa dan orang tua pada SMA Dharma Loka Pekanbaru, didapatkan persentase terbesar 77.36% dari siswa dan 77.97% dari orang tua dengan arti siswa dan orang tua memberi baik dan puas terhadap sistem dan IDIC model membantu CRM dalam perancangan sistem sehingga menghasilkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Kata kunci: Sistem Informasi Akademik, TIK, CRM, SMA, IDIC Model Abstract Service in school serves as important role in helping students and parents. But the delivery of information commonly in manual way. In modern information and technology there are some methods to boost service and one of them is Customer Relationship Management (CRM).In CRM there are variety of model to build relation with clients. One of them is IDIC model. Academic information system to boost service can be built by utilizing CRM and CRM model. This web-based academic information system applied four CRM perspectives which are (1)

2 Vol. 4, No. 2, Tahun collaborative, Information system that include students, teachers, parents and headmaster. (2) operasional, which utilized sms gateway that include schedule of exams as service automation. (3) analytical, which utilized to analyze student activity. (4) strategic,which include service strategy based on student activity result. It is expected that the new system can help SMA Dharma Loka Pekanbaru in boosting student and parents service. From the trial evaluated by questionnaire filled by parents and students, it resulted in biggest 77.36% from student and 77.97% from parents. It means students and parents gave good response and satisfied toward the system and IDIC model help CRM in system design to produce a system fit for customer need. Keywords: Academic information system, IT, CRM, SMA, IDIC Model 1. Pendahuluan Pelanggan merupakan bagian yang paling penting dalam perusahaan. Pelanggan dapat mempengaruhi atau menentukan keberlangsungan bisnis suatu perusahaan baik jasa atau dagang karena pendapatan yang diperoleh perusahaan berasal dari pelanggan [3]. Semua kerja keras yang dilakukan oleh suatu perusahaan bertujuan untuk memenuhi atau mencapai harapan pelanggan. Hal ini mengakibatkan banyak sistem kerja perusahaan yang berubah untuk menyesuaikan keinginan pelanggan. Sekolah merupakan salah satu perusahaan yang bergerak pada bidang jasa khususnya pendidikan. Pada umumnya, jasa yang diberikan oleh sekolah kepada masyarakat adalah sama, yakni adanya guru yang memberikan pengajaran kepada siswa. Pihak sekolah menyediakan fasilitas untuk proses belajar mengajar, pelayanan terkait kegiatan yang ada di sekolah dan berbagai informasi yang perlu disampaikan kepada siswa, orang tua dan masyarakat pada umumnya. Pelayanan sekolah berperan penting karena dapat membantu siswa dan orang tua dalam proses belajar mengajar sekolah. SMA Dharma Loka merupakan salah satu sekolah swasta di Pekanbaru yang telah berdiri sejak tahun Proses pelayanan pada sekolah SMA Dharma Loka kebanyakan masih secara manual. Pemberian informasi dilakukan melalui facebook, proses nilai menggunakan Microsoft Excel, informasi nilai yang hanya bisa diketahui melalui rapor, absensi pada awal masuk sekolah, penyampaian informasi melalui papan pengumuman di sekolah, pelayanan kepada orang tua dengan tatap muka, kekurangan penilaian kinerja guru, jumlah perlombaan yang kurang untuk siswa ikuti, dan sekolah belum bisa menganalisa strategi yang tepat untuk siswa/i berprestasi atau tidak berprestasi. Namun, untuk proses pembanyaran SPP sudah terotamtisasi di dalam website. Dengan dukungan teknologi dan komunikasi, maka dibutuhkan sistem informasi yang menerapkan konsep Customer Relationship Management (CRM). CRM dapat didefinisikan sebagai sebuah strategi bisnis menyeluruh dari suatu perusahaan yang memungkinkan perusahaan tersebut secara efektif bisa mengelola hubungan dengan para pelanggan [2]. Oleh karena itu, dengan penerapan konsep CRM, Rancang Bangun Sistem Informasi Akademik Berbasis Customer Relationship Management Pada SMA Dharma Loka Pekanbaru diharapkan dapat membantu dalam peningkatan pelayanan terhadap siswa dan orang tua. Selain itu, secara tidak langsung dapat meningkatkan nama baik sekolah.

3 Vol. 4, No. 2, Tahun Landasan Teori 2.1 Customer Relationship Management (CRM) Setiap orang memiliki pengertian yang berbeda terhadap CRM. Pada dasarnya, CRM terdiri dari tiga kata yaitu customer, relationship, dan management. Customer atau pelanggan adalah seseorang yang tidak hanya sekali atau teratur melakukan pembelian kepada seorang pedagang. Relationship atau hubungan adalah bentuk komunikasi antara pembeli dan penjual. Management atau manajemen adalah pengaturan. CRM merupakan pengelolaan hubungan antara suatu pelanggan di perusahaan dan perusahaan tersebut. CRM dapat juga didefinisikan sebagai sebuah strategi bisnis pada perusahaan sehingga pengelolahan hubungan antara pelanggan dengan perusahaan dapat lebih efektif [2]. Jadi, dapat disimpulkan bahwa CRM adalah strategi bisnis perusahaan untuk pengelolaan hubungan dengan pelanggan secara efektif. Pada CRM terdapat 4 perspektif, yaitu strategic, analytical, operational, dan collaborative yaitu [1] : 1. Collaborative CRM menerapkan teknologi pada perusahaan untuk mengoptimalkan perusahaan, partner dan nilai pelanggan. 2. Operational CRM berfokus pada otomatisasi proses pelayanan terhadap pelanggan seperti penjualan dan pemasaran. 3. Analytical CRM berfokus pada penggalian pengetahuan pada data yang berhubungan dengan pelanggan bertujuan untuk strategi perusahaan. 4. Strategic CRM adalah bagian inti strategis dari customer-centric bisnis yang bertujuan untuk memenangkan dan mempertahankan pelanggan. 2.2 IDIC Model IDIC model dikembangkan oleh Peppers dan Rogers. IDIC Model menyarankan suatu perusahaan harus mengambil empat langkah untuk membangun one-to-one relationships dengan pelanggan [1]. Empat langkah yang disebutkan tersebut adalah : 1. Identify Mengetahui siapa pelanggan perusahan dan mengetahui mereka dengan baik. 2. Differentiate Membedakan pelanggan perusahaan untuk mengetahui pelanggan yang mana mempunyai nilai yang paling tinggi dan apa yang dibutuhkan untuk kedepannya. 3. Interact Berinteraksi dengan pelanggan untuk menjamin perusahaan mengetahui harapan pelanggan dan hubungan pelanggan dengan suppliers atau brands lainnya. 4. Customize Menyesuaikan tawaran perusahaan dengan pelanggan dan melakukan komunikasi untuk menjamin tercapainya harapan pelanggan. 2.3 SMA Dharma Loka SMA atau sekolah menengah atas disebut juga SMU atau sekolah menengah umum pada tahun SMA adalah pendidikan formal setelah siswa lulus SMP atau sekolah menengah pertama. Siswa SMA diwajibkan untuk memilih satu jurusan setelah mencapai tingkat dua SMA, yaitu ilmu pengetahuan alam atau sains, sosial, atau bahasa. Lulusan SMA tidak siap menghadapi dunia kerja dibandingkan dengan lulusan SMA kejuruan. Sehingga, tujuan utama SMA adalah mempersiapkan untuk melanjutkan kuliah [4]. SMA Dharma Loka pekanbaru merupakan sekolah swasta yang berdiri Wandi, Mardhiah Fadhli Dan Istianah Muslim

4 Vol. 4, No. 2, Tahun pada tahun 2008 bernaung dibawah Yayasan Pendidikan Panca Dharma Pekanbaru yang berlokasi pada jalan Soekarno Hatta Gg. Permata Ujung No. 99. SMA Dharma Loka pekanbaru terdapat 2 jurusan yaitu IPA (Ilmu Pengetahuan Alam) dan IPS (Ilmu Pengetahuan Sosial). SMA Dharma Loka mempunyai akreditas A pada tahun Metodologi Penelitian 3.1 IDIC Model Berdasarkan hasil perancangan dari IDIC model dan CRM maka perancangan pada sistem ini dapat dirangkum seperti pada Tabel 1. Tabel 1 Rangkuman IDIC model dan 4 perspektif CRM Gambar 1 Antar Muka Admin 4. Hasil dan Pembasan 4.1 Pengujian Sistem Antar Muka Sistem 1. Antar Muka Admin Tampilan form pada Gambar 1 merupakan form administrator yang berfungsi untuk melihat grafik hasil kuesioiner guru. 2. Antar Muka Guru Tampilan form pada Gambar 2 merupakan form guru yang berfungsi untuk mengelola forum. Gambar 2 Antar Muka Guru 3. Antar Muka Siswa Tampilan form pada Gambar 3 merupakan form siswa yang berfungsi untuk input kuesioner terhadap guru.

5 Vol. 4, No. 2, Tahun Gambar 3 Antar Muka Siswa 4. Antar Muka Wali Kelas Tampilan form pada Gambar 4 merupakan form wali kelas yang berfungsi untuk kirim sms kepada orang tua. Gambar 4 Antar Muka Wali Kelas 5. Antar Muka Masyarakat Umum Tampilan website pada Gambar 5 merupakan website masyarakat umum yang berfungsi untuk menampilkan prestasi SMA Dharma Loka. Gambar 5 Antar Muka Masyarakat Umum 4.2 Aanlisa Sistem Interface Sistem CRM menyarankan 4 perspektif membangun suatu sistem untuk perusahaan yaitu collaborative, operasional, analytical, dan strategic. Sistem dengan penerapan 4 perspektif CRM diharapakan dapat mengelola hubungan pelanggan dengan baik. IDIC model merupakan salah satu model CRM. IDIC model menyarankan suatu perusahaan harus mengambil empat langkah untuk membangun relationships dengan pelanggan. Penerapan IDIC model pada CRM dapat membangun perancangan 4 perpesktif CRM yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan melalui 4 langkah IDIC model seperti collaborative dengan identification dapat mengetahui pelanggan perusahaan yang membutuhkan collaborative, differentiation dapat mengetahui nilai nilai pelanggan, interaction melakukan interaksi secara collaborative dengan pelanggan perusahaan berdasarkan nilai yang dimiliki pelanggan, dan customization melakukan perubahan interaksi dengan pelanggan sesuai dengan kebutuhan pelanggan, operansional dengan identification dapat mengetahui pelanggan perusahaan yang membutuhkan operansional, differentiation dapat mengetahui nilai nilai pelanggan operansional, interaction melakukan interaksi secara operansional dengan pelanggan perusahaan berdasarkan nilai yang dimiliki pelanggan, analytical dengan identification dapat mengetahui pelanggan perusahaan yang membutuhkan analytical, differentiation dapat mengetahui nilai nilai pelanggan analytical, interaction melakukan interaksi secara analytical dengan pelanggan perusahaan berdasarkan nilai yang dimiliki pelanggan, dan customization melakukan perubahan interaksi dengan pelanggan sesuai dengan kebutuhan pelanggan pada perusahaan sehingga pelanggan bertahan pada perusahaan dan merasa lebih puas dari sistem berbasis CRM dengan IDIC model. Dengan IDIC model, perusahaan dapat memahami apa yang dibutuhkan oleh pelanggan, bukan hanya yang dibutuhkan oleh perusahaan Kepuasan Pelanggan Kuesioner diberikan kepada 38 siswa dan 37 orang tua. Terdapat enam Wandi, Mardhiah Fadhli Dan Istianah Muslim

6 Vol. 4, No. 2, Tahun pertanyaan dalam kuesioner yang diberikan untuk siswa dan empat pertanyaan dalam kuesioner yang diberikan untuk orang tua. Berikut adalah rumus skala likert untuk melakukan analisa terhadap kuesioner: Jumlah didapat dari (Bobot * Nilai Responden) (1) Perhitungan persentase didapat dari Jumlah / (Point tertinggi * Jumlah Responden) (2) Hasil analisa terhadap kuesioner siswa adalah 77.8% dan kuesioner orang tua adlah 77.5%. Hasil analisa ini menunjukan bahwa siswa dan orang tua senang dalam menggunakan sistem ini sehingga dapat ambil kesimpulan bahwa sistem informasi berbasis CRM sudah baik. Tabel 2 Rekapitulasi hasil kuesioner 38 orang siswa Tabel 3 Rekapitulasi hasil kuesioner 37 orang tua 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang diperoleh dari penilitian ini sebagai berikut: 1. Sistem informasi akademik berbasis CRM ini berhasil dibangun dan diujikan dengan baik pada SMA Dharma Loka Pekanbaru dengan total persentase hasil analisa (Setuju). 2. IDIC model membantu CRM dalam perancangan sistem sehingga menghasilkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 3. Berdasarkan penerapan IDIC Model pada CRM maka pada perspektif collaborative menghasilkan website tentang nilai, prestasi, informasi sekolah, lomba, dan point siswa, operasional menghasilkan pengiriman jadwal ujian, nilai, dan absensi siswa kepada orang tua, analytical menghasilkan pengelompokan keaktifan siswa sehingga user dapat menghasilkan strategic yang sesuai dengan analytical. 5.2 Saran Untuk pengembangan aplikasi ini maka beberapa hal yang dapat penulis sarankan adalah: 1. Pengembangan sistem dapat menggunakan data mining jika data digunakan besar. 2. Pengembangan model CRM lain berdasarkan kondisi pada perusahaan seperti model value chain. Daftar Pustaka [1] Buttle, Francis. (2009). Customer Relationship Management Concepts and Technologies. United Kingdom: Butterworth-Heinemann. [2] Danardatu, Aloysius Heru. (2003). Pengenalan Customer Relationship Management (CRM). Tidak diterbitkan. [3] Setiawan, Doni. (2012). Analisis Pengaruh Bauran Pemasaran Terhadap Kepuasan Konsumen pada mobil Honda Jazz Di Honda Jakarta Center, Jakarta Pusat. Skripsi pada Universitas Esa Unggul [4] Wiryanta, Bernard T. Wahyu. (2010). Sukses Kerja dengan Ijazah SMA/SMK : Panduan Tepat bagi Yang Ngak Mau & Bosan Nganggur. Jakarta : Visimedia.