Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Transkripsi

1 Vol. 4, No. 2, Tahun Jurnal Aksara Komputer Terapan Politeknik Caltex Riau Website : pustaka@pcr.ac.id Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil Wahyu Kurnia Ningsih 1, Istianah Muslim 2, dan Rika Perdana Sari 1 Program Studi Sistem Informasi, Politeknik Caltex Riau, wahyu11si@mahasiswa.pcr.ac.id 2 Program Studi Sistem Informasi, Politeknik Caltex Riau, istianah@pcr.ac.id 3 Program Studi Teknik informatika, Politeknik Caltex Riau, rika@pcr.ac.id Abstrak Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kota Dumai adalah salah satu instansi pemerintah yang menangani pelayanan kependudukan. Layanan yang disediakan oleh instansi ini terbagi menjadi dua yaitu layanan kependudukan dan pencatatan sipil. Proses pelayanan pendaftaran yang ada saat ini pada Kantor DISDUKCAPIL masih dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam melakukan pendaftaran. Selain itu untuk pengurusan surat pindah, petugas hanya melakukan pencatatan pada buku. Oleh karena itu, dibangun sebuah sistem informasi administrasi kependudukan yang dapat membantu masyarakat dalam melakukan pendaftaran. Sistem yang dibangun menggunakan metodologi pengembangan perangkat lunak Rapid Application Development (RAD), RAD merupakan model pengembangan perangkat lunak yang bersifat inkremental terutama untuk waktu pengerjaan yang pendek. Dengan adanya sistem yang dibangun, dapat membantu petugas DISDUKCAPIL, kecamatan dan kelurahan saling bekerja sama dalam melayani masyarakat dengan pelayanan yang lebih baik, mengurangi antrian masyarakat dalam pendaftaran dan waktu yang efektif dan efisien. Berdasarkan kuisioner terhadap 40 responden yang terdiri dari petugas dan masyarakat diperoleh hasil bahwa sistem yang dibangun mendapat respon positif dengan masing-masing nilai 80% dan 82%. Hasil dari penelitian ini adalah dengan penerapan metode RAD sistem yang dibangun dapat selesai tepat waktu dan memenuhi kebutuhan pengguna. Kata kunci: DISDUKCAPIL, Rapid Application Development (RAD), Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Abstract Office of Population and Civil Registration (Disdukcapil) Dumai City is one of the government agencies that handle settlement services. Services provided by these agencies are divided into two: the service population and civil registration. The process of registration services existing at Office Disdukcapil still done manually, so it takes a long time to register. Furthermore, in managing the moving documents, records are only kept in the books. Therefore, an administrative information system of population and civil registration that is capable of helping people to do the registrations is needed. The system is built using software development

2 Vol. 4, No. 2, Tahun methodologies Rapid Application Development (RAD), RAD is a software development model that is incremental especially for shorter processing time. With a system that is built, it is expected to facilitate the officers of Disdukcapil, district and village work together to serve the public with better services, reducing queuing time of registration. Based on the questionnaire to 40 respondents consisting of officers and the public, showed this system received a positive response with respective values of 80% and 82%. Results from this study is that the application of a system built RAD method can be completed on time and meet the needs of the user. Keywords: Disdukcapil, Rapid Application Development (RAD), Administrative Information System Of Population And Civil Registration 1. Pendahuluan UU No 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan, menjelaskan bahwa administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain. Pelayanan, pengolahan dan penyebaran informasi merupakan hal yang penting disetiap instansi. Untuk mengurus keperluan yang berhubungan dengan pemerintahan, masyarakat harus datang ke kantor pemerintahan tersebut dan mengikuti prosedur yang sudah ditentukan. Hal ini juga diterapkan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DISDUKCAPIL) Kota Dumai. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah salah satu instansi pemerintah yang menangani pelayanan kependudukan yang ada di daerah Pemerintah Kota Dumai. Layanan yang disediakan oleh DISDUKCAPIL terbagi menjadi dua yaitu layanan kependudukan dan pencatatan sipil. Layanan kependudukan dibantu oleh kecamatan, kelurahan dan RT/RW seperti pembuatan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Surat Pindah. Sedangkan Pencatatan sipil menangani pembuatan Akta Kelahiran, Akta Kematian, Akta Pernikahan dan Akta Perceraian. Proses pelayanan pendaftaran yang ada saat ini pada Kantor DISDUKCAPIL Kota Dumai masih dilakukan secara manual. Menurut hasil wawancara dengan Bapak Ricky Hendra, SE salah satu pegawai DISDUKCAPIL untuk pengurusan surat pindah, petugas hanya melakukan pencatatan pada buku. Hal ini mengakibatkan bahwa dalam membuat laporan kepindahan penduduk, petugas mengalami kesulitan dalam melakukan perhitungan jumlah penduduk. Dalam pengelolaan pendaftaran penduduk merupakan tanggung jawab pemerintah kabupaten/kota, dimana dalam pelaksanaannya diawali dari kelurahan hingga setiap masyarakat terdaftar menjadi penduduk. Dilatarbelakangi masalah di atas, diperlukan suatu sistem administrasi kependudukan dan pencatatan sipil yang membantu petugas dan masyarakat dalam memudahkan proses pelayanan di Kantor DISDUKCAPIL maupun di kelurahan dan di kecamatan. Oleh karena itu, dalam penelitian ini dilakukan perancangan dan implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil Studi Kasus pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Dumai.

3 Vol. 4, No. 2, Tahun Landasan Teori 2.1 Penelitian terdahulu Warman & Wiliandri [6] melakukan penelitian mengenai kesulitan dalam pendataan penduduk. Rorita [3] melakukan penelitian mengenai kesulitan petugas dalam melakukan pelayanan terhadap masyarakat dalam pembuatan surat-surat kependudukan. Sinukarta [4] melakukan penelitian mengenai kesulitan dalam pendataan penduduk yang terus bertambah dan membangun sistem manajemen kependudukan program keluarga berencana berbasis web. 2.2 GAP Analysis Gap Analysis adalah suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang berjalan diperusahaan tersebut, untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang berjalan diperusahaan tersebut, untuk kemudian diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan tersebut[2] RAD sistem dapat diselesaikan hanya dalam waktu 30-9 hari[2]. 1. Tahapan RAD terdiri dari 5 tahap: 2. Permodelan Bisnis 3. Permodelan Data 4. Permodelan Proses 5. Pembuatan Aplikasi 6. Pengujian dan Pergantian 3. Metodologi Penelitian 3.1 Arsitektur Bisnis DISDUKCAPIL Kota Dumai Arsitektur bisnis DISDUKCAPIL Kota Dumai dapat diakses oleh pegawai DISDUKCAPIL, Camat, Lurah, RT dan Masyarakat. Masyarakat dapat mengakses sistem dari mana saja yang memiliki akses internet, naik dari rumah, kantor ataupun warnet 2.3 Analisis critical success factors (CSF) Analisis Critical Success Factor (CSF) merupakan area terbatas dalam suatu bisnis yang apabila terpenuhi maka akan menjamin suatu kesuksesan kinerja kompetitif bagi perusahaan[5]. Gambar 1 Arsitektur Bisnis DISDUKCAPIL Kota Dumai 3.2 Perancangan sistem\ Use Case Diagram 2.4 Metode rapid application development (RAD) Rappid Application Development (RAD) adalah model proses pengembangan perangkat lunak yang bersifat inkremental terutama untuk waktu pengerjaan yang pendek[1]. Rappid Application Development (RAD) merupakan metode pengembangan sistem informasi dengan waktu yang relatif singkat. Dengan menggunakan metode Gambar 2 Use Case Diagram

4 Vol. 4, No. 2, Tahun Gambar 2 terdiri dari 5 aktor yang masing-masing aktor memiliki hak akses yang berbeda. Aktor-aktor tersebut adalah Petugas DISDUKCAPIL, Petugas Kecamatan, Petugas Kelurahan, RT/RW dan Masyarakat. Aktor petugas harus melakukan login untuk dapat mengelola permohonan dan mengelola data penduduk. 4. Hasil dan Pembasan 4.1 Pengujian Antar Muka User Tampilan sistem pada Gambar 3 merupakan halaman masyarakat yang menampilkan formulir pendaftaran penduduk. Untuk melakukan pendaftaran surat-surat, masyarakat harus terdaftar sebagai penduduk setempat. Gambar 4 Upload Form Permohonan KTP Antar Muka Admin Tampilan sistem pada Gambar 6 merupakan halaman utama admin setelah melakukan login. Pada halaman tersebut menampilkan jumlah pendaftar yang sudah melakukan pendaftaran atau permohonan. Tampilan Sistem pada Gambar 7 merupakan halaman kelola permohonan. Setiap petugas yang login, memiliki hak akses dalam mengapprove permohonan sesuai daerah masing-masing Gambar 3 Formulir Pendaftaran Penduduk Tampilan Sistem pada Gambar 4 merupakan form permohonan KTP. Gambar 4 ini adalah salah satu permohonan surat-surat kependudukan. Gambar 4 Formulir Permohonan KTP Tampilan sistem pada Gambar 5 merupakan tab dari form permohonan KTP. Pada tab ini, masyarakat mengupload setiap persyaratan sesuai permohonan yang diajukan. Gambar 6 Kelola Permohonan Pemberitahuan KTP 4.2 Aanlisis pengujian skala likert Dari pengujian kuisioner yang telah dilakukan, dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Berdasarkan kuisioner yang diisi oleh masyarakat, didapatkan kesimpulan 83% responden berpendapat sangat baik untuk pernyataan pertama, 81% responden berpendapat sangat baik untuk pernyataan kedua, 83% responden berpendapat sangat baik untuk pernyataan ketiga, 77% responden berpendapat baik untuk pernyataan keempat, 87% responden berpendapat sangat baik untuk pernyataan kelima, 83% responden berpendapat

5 Vol. 4, No. 2, Tahun sangat baik untuk pernyataan keenam, dan 81% responden berpendapat sangat baik untuk pernyataan ketujuh. Sehingga rata-rata keseluruhan dari pernyataan kuisioner yang didapat adalah 82% (Sangat Baik). 2. Berdasarkan kuisioner yang diisi oleh petugas, didapatkan kesimpulan 95% responden berpendapat sangat baik untuk pernyataan pertama, 79% pernyataan kedua, 77% responden berpendapat baik untuk pernyataan ketiga, 74% responden berpendapat baik untuk pernyataan keempat, 77% pernyataan kelima, 73% pernyataan keenam, 80% pernyataan ketujuh, dan 83% responden berpendapat sangat baik untuk pernyataan kedelapan. Sehingga rata-rata keseluruhan dari pernyataan kuisioner yang didapat adalah 80% (Baik). 4.3 Analisa Rapid Application Development Analisa yang dihasilkan dari implementasi RAD adalah sebagai berikut : 1. Komunikasi Komunikasi bertujuan memudahkan pihak Developer dalam mengetahui keinginan klien (user requirement). Dengan adanya komunikasi antara kedua belah pihak dapat membantu dalam kecepatan membangun sebuah sistem. Komunikasi dilakukan pada saat sebagian iterasi telah selesai dan klien berhak untuk memberikan perubahan atau penambahan fitur. Hasil dari perubahan dan penambahan fitur dapat dilihat klien pada Pertemuan selanjutnya. Hambatan yang terjadi dalam komunikasi ini adalah jarak antara developer dan klien yang tidak berada dalam satu kota, sehingga harus menyesuaikan waktu pertemuan yang tepat dengan klien. Selain itu, developer harus mengenal lebih dekat klien agar komunikasi dalam pembangunan sistem dapat berjalan lancar dan tidak terjadi kesalahan dalam berkomunikasi. 2. Ukuran Proyek Sistem ini dibangun untuk Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Dumai. Sistem yang dibangun dapat digolongkan dalam skala kecil yang dapat dilihat dari proses bisnis dan jumlah developernya (1 developer). Proses bisnis yang ada pada disdukcapil dapat dilihat pada Gambar 2.2 dan Gambar 2.3. Gambar 2.2 dan Gambar 2.3 telah menjelaskan proses bisnis pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil yang terjadi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Dumai. 3. Waktu Sistem dibangun selesai dalam waktu 78 hari. Hanya saja tanggal pengerjaan tidak sesuai dengan tanggal perencanaan. Dapat dilihat pada Gambar 3.24 waktu perencanaan pengerjaan sistem adalah 72 hari yang hanya dilakukan dalam 5 hari kerja. Pada bulan mei developer membangun sistem dalam waktu 7 hari kerja, sehingga ada penambahan jumlah hari pada Gantchart yang dapat dilihat pada Lampiran E. Sistem yang dibangun memenuhi karakteristik RAD, yang mana RAD mampu menyelesaikan sistem dalam jangka hari. Developer juga memiliki hambatan dalam pembuatan fitur approval, sehingga pada pembuatan fitur ini membutuhkan waktu yang lama untuk menyelesaikannya dikarenakan developer harus belajar terlebih dahulu. Selain itu, developer juga membagi waktu untuk melakukan pertemuan dengan klien. 4. Modifikasi Fitur Developer memberi kesempatan kepada klien dalam melakukan penambahan dan perubahan fitur pada sistem. Adanya penambahan fitur tidak menambahkan waktu pengerjaan yang sudah ditentukan. Developer tidak menambahkan

6 Vol. 4, No. 2, Tahun perancangan perubahan dan penambahan fitur. Jika perancangan perubahan dan penambahan fitur dibuat, maka waktu pengerjaan fitur yang lainnya menjadi tertunda. Pada pembangunan sistem ini, dapat dilihat pada Lampiran E Gantchart jadwal pengerjaan sistem. Pada gantchart dijelaskan dalam pembangunan sistem terjadi 4 (empat) perubahan. Pertemuan dilakukan setiap bulannya. Jika pada pertemuan ada perubahan dan penambahan fitur, perubahan dan penambahan fitur yang telah dikerjakan dapat ditunjukkan pada pertemuan selanjutnya. 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini sebagai berikut: 1. Sistem informasi administrasi kependudukan dan pencatatan sipil ini berhasil dibangun dan diuji dengan baik pada Masyarakat dan Petugas DISDUKCAPIL dengan persentase 82% dan 80% yang berarti direspon positif oleh masyarakat dan petugas. 2. Metode RAD membantu dalam pengembangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil ini. Yang mana RAD mengikuti kebutuhan dari klien. 3. Berdasarkan GAP Analisis SI dari 7 (tujuh) sistem informasi yang diperlukan sebanyak 1 (satu) SI yang dikembangkan, 5 (Lima) SI yang memerlukan pengembangan, dan 1 (Satu) yang sudah tersedia sesuai dengan kebutuhan. 5.2 Saran Saran untuk pengembangan aplikasi yang telah dibangun adalah : 1. Pengembangan Integrasi dengan sistem yang ada pada DISDUKCAPIL. 2. Untuk sisi administrator dikembangkan menggunakan perangkat mobile. 3. Untuk penelitian selanjutnya dapat menggunakan metode pengembangan perangkat lunak yang lainnya. 4. Agar metodologi RAD dapat digunakan dengan sempurna, pembangunan sistem dapat dilakukan dalam sebuah tim. Daftar Pustaka [1] A.S, R., & Shalahuddin, M., Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung.2013 [2] Mustika. (2013). Implementasi Gap Analisis Pada Pengembangan Sistem Pendukung Keputusan Penilaian Untuk Evaluasi Kinerja Dosen. Jurnal Teknologi Dan Informatika, 3(1), [3] Rorita. (2011). E-Government untuk Pelayanan Masyarakat (Studi Kasus: Kecamatan Marpoyan Damai). Politeknik Caltex Riau. [4] Sinukarta, D. R. (2011). Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Kependudukan Guna Pemetaan Demografi Wilayah Program dan Kesejahteraan Keluarga Berencana Berbasis Web. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Amikom. [5] Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic planning for information systems. Wiley series in information systems (p. xvi, 624 p.). England: John Wiley & Sons Ltd. doi: / (90)90122-k [6] Warman, I., & Wiliandri. (2011). Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Kota Padang (Studi Kasus : Kecamatan Nanggalo0. Teknologi Informasi & Pendidikan, 3(1),