DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1

2 Mukasurat : 2/39 KAWALAN DOKUMEN Dokumen kualiti yang terkandung di dalam fail ini disediakan bagi memastikan pengurusan korporat institusi pengajian tinggi awam di Universiti Teknologi MARA (UiTM), memenuhi keperluan piawaian ISO 9001:2008. Dokumen ini adalah TERKAWAL dan tertakluk kepada peraturan-peraturan berikut:- a) Diberi nombor kawalan tertentu dan dikemas kini apabila terdapat pindaan. b) Dipinda mana-mana bahagian atau keseluruhannya oleh Wakil Pengurusan UiTM dengan kelulusan Naib Canselor UiTM atau seperti yang diputuskan melalui Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP) di dalam Mesyuarat Eksekutif Universiti (MEU) UiTM atau mana-mana mesyuarat pengurusan kanan yang berkaitan. c) Naskhah asal Manual Kualiti akan ditandakan dengan perkataan DOKUMEN INDUK. d) SALINAN DOKUMEN TERKAWAL Manual Kualiti akan dipaparkan di laman web rasmi UiTM di e) Salinan-salinan Manual Kualiti selain daripada dokumen induk, dokumen terkawal yang dipaparkan di laman web rasmi UiTM, dokumen yang dimuat turun dari web atau apa jua bentuk salinan pendua dianggap SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL. f) Pengurusan UiTM bertanggungjawab untuk merujuk kepada dokumen terkawal di laman web rasmi UiTM di

3 Mukasurat : 3/39 REKOD PINDAAN BIL MUKASURAT/ PERENGGAN RINGKASAN TARIKH KELULUSAN TANDATANGAN

4 Mukasurat : 4/39 ISI KANDUNGAN 1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI Pendahuluan Tujuan Kandungan Manual Penyediaan, Penguatkuasaan dan Pengedaran Penyelarasan Pindaan MAKLUMAT ORGANISASI Sejarah dan latar belakang UiTM Pencapaian Universiti Visi UiTM Misi UiTM Matlamat Pendidikan UiTM Objektif UiTM Struktur Organisasi UiTM Fungsi UiTM Definisi dan Singkatan SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI Skop Pelaksanaan Batasan Aplikasi Pelaksanaan ISO 9001: Aktiviti Teras Penyediaan Perkhidmatan Pendidikan Tinggi SISTEM PENGURUSAN KUALITI Keperluan Am Keperluan Dokumentasi Am Manual Kualiti Kawalan Dokumen Kawalan Rekod TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN Komitmen Pengurusan Keutamaan Pelanggan Dasar Kualiti Perancangan Objektif Kualiti UiTM Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Tanggungjawab, Bidang Kuasa dan Komunikasi Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Wakil Pengurusan Kualiti UiTM Komunikasi Dalaman Kaji Semula Pengurusan Am Input Kaji Semula Pengurusan Output Kaji Semula Pengurusan 23

5 Mukasurat : 5/ PENGURUSAN SUMBER MANUSIA Penyediaan Sumber-sumber Pengurusan Sumber Manusia Am Kompetensi, Kesedaran dan Latihan Infrastruktur Persekitaran Kerja PENZAHIRAN PRODUK Perancangan Bagi Penzahiran Produk Proses Berkaitan Pelanggan Menentukan Keperluan-keperluan Produk yang Hendak Dizahirkan Semakan Semula Keperluan Berkaitan Produk Komunikasi Dengan Pelanggan Reka bentuk dan Pembangunan Produk Perancangan Reka Bentuk dan Pembangunan Program Input bagi Aktiviti Mereka Bentuk dan Pembangunan Program Output bagi Aktiviti Mereka Bentuk dan Pembangunan Program Semakan ke atas Aktiviti Mereka Bentuk dan Pembangunan Program Verifikasi ke atas Mereka Bentuk dan Pembangunan Program Validasi Reka Bentuk dan Pembangunan Program Kawalan ke atas Pindaan Reka Bentuk dan Pembangunan Program Perolehan Proses Perolehan Maklumat Perolehan Verifikasi ke atas Bekalan yang Diperoleh Penyediaan Perkhidmatan dan Penzahiran Produk Kawalan Perkhidmatan dan Produk Validasi Proses Penyediaan Produk Identifikasi dan Kemudahkesanan Harta Hak Milik Pelanggan Pengendalian dan Penyimpanan Dokumen Kawalan Peralatan bagi Pemantauan dan Pengukuran PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN SISTEM PENGURUSAN Panduan Am Pemantauan dan Pengukuran Kepuasan Hati Pelanggan Audit Dalam Pemantauan dan Proses-proses Pengukuran Pemantauan dan Pengukuran Produk Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 37

6 Mukasurat : 6/ Analisis Data Penambahbaikan Penambahbaikan Berterusan Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan 39

7 Mukasurat : 7/ PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI 1.1 PENDAHULUAN Manual Kualiti ini adalah berdasarkan keperluan dokumentasi Seksyen ISO 9001:2008. Manual ini mengandungi maklumat Organisasi, Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti dan maklumat berkaitan dengan pemberian perkhidmatan kepada pelanggan untuk memandu UiTM ke arah memenuhi keperluan Standard ISO 9001:2008. Manual Kualiti ini disokong oleh tujuh (7) Prosedur Kualiti, yang terdiri daripada enam (6) Prosedur Wajib dan satu (1) Prosedur Sokongan Pengurusan yang diterima pakai dan dikuatkuasa. Selain itu sebanyak sepuluh (10) proses utama dikenal pasti untuk pengoperasian sistem pengurusan kualiti di UiTM. 1.2 TUJUAN Manual Kualiti ini adalah bertujuan untuk:- a) Menerangkan maklumat am mengenai Universiti Teknologi MARA (yang selepas ini dirujuk sebagai UiTM); b) Menjelaskan secara ringkas Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2008 yang dilaksanakan dalam pengurusan korporat institusi pengajian tinggi awam (yang selepas ini dirujuk sebagai Pengurusan Korporat UiTM); c) Menggariskan dasar dan prinsip kepastian kualiti bagi setiap aktiviti berkaitan dengan Pengurusan Korporat UiTM yang dilaksanakan dalam memenuhi keperluan ISO 9001:2008; dan d) Menjelaskan mengenai batasan aplikasi dalam memenuhi keperluan ISO 9001: KANDUNGAN MANUAL Manual ini mengandungi lapan (8) bahagian yang meliputi perkara-perkara berikut : Bahagian 1 - Pengenalan Kepada Manual Kualiti Bahagian 2 - Maklumat Organisasi Bahagian 3 - Skop Sistem Pengurusan Kualiti Bahagian 4 - Sistem Pengurusan Kualiti Bahagian 5 - Tanggungjawab Pengurusan Bahagian 6 - Pengurusan Sumber Bahagian 7 - Penzahiran Produk Bahagian 8 - Pengukuran, Analisis dan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti 1.4 PENYEDIAAN, PENGUATKUASAAN DAN PENGEDARAN Manual Kualiti ini hanya terpakai dan berkuatkuasa setelah diluluskan dan ditandatangani oleh Naib Canselor UiTM. Manual Kualiti ini adalah Dokumen Terkawal dan akan dipaparkan dilaman web rasmi UiTM.

8 Mukasurat : 8/ PENYELARASAN PINDAAN Wakil Pengurusan UiTM bertanggungjawab untuk menyelaraskan pindaan ke atas manual ini seperti mana keperluan Seksyen Mana-mana bahagian daripada dokumen ini tidak boleh dikeluarkan atau dipinda tanpa kebenaran pihak yang menyediakan dokumen ini. 2.0 MAKLUMAT ORGANISASI 2.1 SEJARAH DAN LATAR BELAKANG UiTM Pautan kepada web UiTM di laman web rasmi UiTM di VISI UNIVERSITI Menjadikan UiTM sebuah universiti unggul yang berteraskan kesarjanaan dan kecemerlangan akademik bagi menerajui dinamisme Bumiputera dalam semua bidang profesional bertaraf dunia supaya terlahir graduan yang berdaya saing, global dan beretika. 2.3 MISI UNIVERSITI Mempertingkatkan keilmuan dan kepakaran Bumiputera dalam semua bidang menerusi penyampaian program profesional, penyelidikan serta penglibatan khidmat masyarakat yang berlandaskan kepada nilai-nilai murni dan etika keprofesionalan. 2.4 MATLAMAT PENDIDIKAN UiTM Matlamat pendidikan UiTM adalah bertujuan untuk melahirkan graduan Bumiputera profesional yang berpengetahuan luas, berkemahiran dan beretika serta mempunyai sikap untuk terus meningkatkan pengetahuan dan kemahiran seumur hidup melalui penyelidikan dan penerokaan ilmu demi untuk pembangunan bangsa, masyarakat dan negara. 2.5 OBJEKTIF UiTM Menyediakan peluang maksimum kepada kaum Bumiputera bagi mengikuti pendidikan bertaraf profesional dalam bidang sains, industri, teknologi, perdagangan dan seni. Menyediakan program pengajaran yang berkualiti dan inovatif serta memenuhi kehendak pasaran dan pelanggan di samping mendukung dasar pembangunan negara.

9 Mukasurat : 9/39 Mewujudkan program pembangunan kemanusiaan sebagai alat menerapkan sistem nilai di kalangan masyarakat UiTM. Memastikan produk UiTM bukan sahaja dapat memenuhi pasaran guna tenaga manusia tempatan, malah juga bersedia berkhidmat di peringkat global. Menjadikan UiTM sebuah organisasi cemerlang yang menjamin pengurusan sumber manusia, kewangan dan harta benda yang berkesan dan cekap untuk mencapai matlamat pendidikan UiTM serta memainkan peranan sebagai pemangkin pembangunan masyarakat. 2.6 STRUKTUR ORGANISASI Struktur UiTM telah melalui proses transformasi model tadbir urus : 1 UiTM Multi-Sistem. Struktur ini telah diluluskan oleh pihak Lembaga Pengarah Universiti (LPU) pada 1 September Struktur Organisasi UiTM boleh dirujuk di laman web FUNGSI UNIVERSITI Fungsi utama UiTM adalah menyedia dan mengendalikan perkhidmatan pendidikan tinggi seperti berikut:- a) Pengajaran dan Pembelajaran; b) Menjalankan penyelidikan dan perundingan; c) Menjalankan penulisan dan penerbitan ilmiah; dan d) Menganjurkan program khidmat masyarakat. 2.8 DEFINISI DAN SINGKATAN a) Pengurusan Korporat UiTM Kaedah atau proses bagaimana UiTM diurus dan dikawal dalam memastikan fokus perkhidmatan universiti menepati misi dan visinya. b) Pelanggan Pelanggan boleh dibahagikan kepada empat (4) kategori iaitu:- i) Pelanggan misi Ibubapa/Penjaga, Penaja Pelajar, Kementerian Pendidikan Tinggi, Lembaga Pengarah Universiti, UiTM dan Industri. ii) Pelanggan proses a. Pengajaran & pembelajaran: Pelajar yang mengikuti Program di fakulti/cawangan/pusat, pensyarah, pentadbir akademik dan profesional, staf sokongan; b. Penyelidikan, perundingan & pengkomersilan: Pensyarah penyelidik, pegawai penyelidik dan pembantu penyelidik, pentadbir akademik dan profesional, staf sokongan;

10 Mukasurat : 10/39 c. Jaringan industri & masyarakat: staf (akademik dan bukan akademik) dan pelajar yang terlibat dalam aktiviti jaringan industri, masyarakat dan alumni, pentadbir akademik dan profesional, staf sokongan. Pensyarah ialah staf yang memberi perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran, penyelidik, pentadbir akademik, dan pensyarah profesional. Pentadbir akademik ialah staf akademik yang memegang jawatan pentadbiran di universiti di samping melaksanakan tugas hakiki sebagai pensyarah. iii) iv) Pelanggan dalaman Staf yang berkhidmat di fakulti/cawangan/pusat. Pelanggan luar Universiti, Industri, Agensi Kerajaan, masyarakat (komuniti termasuk alumni) dan lain-lain. c) Produk i) Pengajaran dan Pembelajaran Produk akhir daripada proses perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran ini adalah graduan, iaitu pelajar yang tamat program. Produk sampingan yang lain termasuklah pelan pengajian, fail kursus dan bahan pengajaran, kertas soalan peperiksaan yang disediakan, tesis penyelidikan, serta hasil dari setiap proses pengajaran dan pembelajaran (termasuk laporan CDL/CQI, SuFO, PROPENS, laporan audit, penilaian kendiri, laporan pemeriksa luar dan keputusan peperiksan). ii) Penyelidikan, pengkomersilan dan perundingan Produk akhir dari proses penyelidikan ialah hasil penyelidikan dan pensyarah yang berkepakaran di dalam bidang tujahan (niche) masingmasing. Produk sampingan penyelidikan ialah bakat (graduan pasca siswazah, pembantu penyelidik pasca siswazah dan bukan siswazah), penulisan dan penerbitan serta pengkomersilan produk/teknologi, hasil royalti, pelesenan harta intelek seperti hakcipta, paten, rekabentuk industri serta syarikat spin-off juga turut terhasil. Produk akhir daripada proses perundingan ialah perkhidmatan yang diberi, masalah yang diselesaikan serta penjanaan pendapatan dari industri. Produk sampingan perundingan ialah peningkatan kepakaran pensyarah, pengiktirafan kepakaran pensyarah oleh industri dan peningkatan reputasi dan kredibiliti universiti.

11 Mukasurat : 11/39 iii) Jaringan industri dan masyarakat (komuniti) Produk akhir daripada proses jaringan industri, masyarakat (komuniti) dan alumni ialah pelajar/pensyarah yang tamat menjalani latihan industri, sukarelawan, aktiviti kesukarelawanan, laporan latihan praktik/industri, laporan aktiviti bersama industri, laporan aktiviti kemasyarakatan, MOU/MOA, tajaan, endowment, dan masalah yang diselesaikan. Produk sampingan ialah jalinan dan hubungan baik dan kerjasama antara UiTM dengan pihak industri, masyarakat dan alumni. Produk UiTM adalah perkhidmatan pengajian tinggi, program pengajian pendidikan tinggi dan graduan UiTM. d) Pengurusan Atasan UiTM Pengurusan Atasan UiTM terdiri daripada Lembaga Pengarah Universiti (LPU), Majlis Eksekutif Universiti dan Senat Universiti (SU). e) Staf UiTM Staf UiTM terdiri daripada Staf Akademik, Staf Pentadbiran dan Staf Sokongan yang dilantik secara tetap atau kontrak. f) Wakil Pengurusan UiTM Wakil Pengurusan UiTM (WP) adalah staf yang dilantik oleh Naib Canselor UiTM untuk membangun, melaksana, menyenggara dan memastikan penambahbaikan berterusan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM selaras dengan skop persijilan serta keperluan ISO 9001:2008. g) Pengawal Dokumen Staf yang dilantik oleh Naib Canselor UiTM bagi membantu Wakil Pengurusan UiTM untuk mengurus dan menyelenggara Dokumen Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2008 di UiTM. h) Ketua Sistem Audit Staf yang dilantik oleh Naib Canselor UiTM bagi membantu Wakil Pengurusan untuk memantau dan memastikan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan selaras dengan keperluan ISO 9001:2008. i) Jabatan Semua bahagian, fakulti, akademi, pusat, institut, unit dan kampus cawangan UiTM. j) Singkatan ATA - Amanah Tugas Akademik Pensyarah BCKK - Bahagian Censeleri dan Komunikasi Korporat BHEA - Bahagian Hal Ehwal Akademik BHEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar FLP - Program Pembelajaran Fleksibel HPNG - Purata Mata Nilai Gred Terkumpul

12 Mukasurat : 12/39 ICAN - Pejabat Jaringan Industri, Masyarakat & Alumni ILD - Institut of Leadership & Development Infostruktur - Pejabat Infostruktur InQKA - Institut Pengembangan Ilmu dan Kualiti IPSis - Institut Pengajian Siswazah IPTA - Institut Pengajian Tinggi Awam IRMI - Institut Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi ISO - International Organization for Standardization ITM - Institut Teknologi MARA MSM - Majlis Sumber Manusia MEU - Majlis Eksekutif Universiti JAF - Jawatankuasa Akademik Fakulti JAI - Jawatankuasa Akademik INED JAN - Jawatankuasa Akademik Negeri JKIQU - Jawatankuasa Induk Kualiti Universiti JKIKU - Jawatankuasa Induk Kurikulum Universiti JKKON - Jawatankuasa Ko-kurikulum JKLPS - Jawatankuasa Latihan dan Pembangunan Staf JPPK - Jawatankuasa Penilaian dan Pembangunan Komputer JTK - Jawatankuasa Tetap Kewangan KSA - Ketua Sistem Audit KPTM - Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia LPU - Lembaga Pengarah Universiti MARA - Majlis Amanah Rakyat MK - Manual Kualiti MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan NC - Naib Canselor PD - Pegawai Dokumen Penerbit UiTM - Pusat Penerbitan Universiti PhD - Ijazah Sarjana Kedoktoran PJJ - Pengajian Jarak Jauh PK - Prosedur Kualiti PLK - Pengajian Luar Kampus PM - Perdana Menteri PNC - Penolong Naib Canselor PTAR - Perpustakaan Tun Abdul Razak RIDA - Rural Industrial Development Authority SPK - Sistem Pengurusan Kualiti SU - Senat Universiti TNCAA - Timbalan Naib Canselor Akademik dan Antarabangsa TP - Timbalan Pendaftar UiTM - Universiti Teknologi MARA WP - Wakil Pengurusan UiTM

13 Mukasurat : 13/ SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI 3.1 SKOP PELAKSANAAN Skop pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM adalah pengurusan korporat institusi pengajian tinggi awam di Universiti Teknologi MARA, Shah Alam, Selangor. 3.2 BATASAN APLIKASI PELAKSANAAN ISO 9001 : 2008 UiTM akan melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2008 bagi mencapai dasar dan objektif kualiti UiTM. Walau bagaimanapun, UiTM tidak menuntut pematuhan kepada keperluan-keperluan ISO 9001:2008 yang berikut: : Validasi Proses Penyediaan Produk 3.3 AKTIVITI TERAS PENYEDIAAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN TINGGI UiTM telah mengambil kira dasar dan perkara-perkara berkaitan yang telah digariskan oleh kerajaan dalam menggariskan teras dasar, matlamat dan strategi penyediaan perkhidmatan pendidikan tinggi, selain perkara-perkara yang terdapat dalam falsafah, visi, misi dan objektif UiTM. Terdapat lapan aktiviti teras penyediaan perkhidmatan pendidikan tinggi dalam UiTM atau keutamaan operasi Universiti adalah seperti berikut :- a) Pembangunan Akademik b) Pembangunan Pelajar c) Pemantapan Pengurusan d) Pembangunan Sumber Manusia e) Pengurusan Kewangan f) Pembangunan Penyelidikan, Perundingan, Perlindungan Harta Intelek dan Pengkomersilan g) Pemindahan pengetahuan h) Pembangunan ICT i) Pembangunan Fizikal j) Pengurusan Fasiliti 4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4.1 KEPERLUAN AM Pengurusan UiTM akan mewujud, mendokumen, melaksana dan menyenggara sistem pengurusan kualiti dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras dengan kehendak pelanggan dan keperluan piawaian ISO 9001:2008. Pengurusan UiTM akan:-

14 Mukasurat : 14/39 a) Menentukan proses-proses yang perlu ada dalam Sistem Pengurusan Kualiti serta pelaksanaannya secara menyeluruh di UiTM. b) Menentukan turutan (sequence) proses yang betul dan hubung kait dengan proses-proses yang terlibat. c) Menentukan kriteria, kaedah operasi dan kawalan proses yang berkesan. d) Memastikan keupayaan sumber dan ketepatan maklumat untuk menyokong keberkesanan operasi dan pemantauan proses. e) Memantau, mengukur (dimana perlu) dan menganalisis pencapaian proses. f) Melaksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan serta menambah baik proses secara berterusan. Semua proses ini akan diuruskan oleh Pengurusan UiTM dengan mematuhi keperluan ISO 9001:2008. Jika sumber dan perkhidmatan luar diperlukan, Pengurusan UiTM akan memastikan semua kehendak dan keperluan piawaian yang ditetapkan oleh ISO 9001:2008 dipatuhi dan terkawal. Jenis dan tahap kawalan yang diaplikasikan ke atas proses sumber dan perkhidmatan luar akan dinyatakan dalam sistem pengurusan kualiti. Pengurusan UiTM telah mengenalpasti bahagian yang terlibat bagi proses yang berkaitan dengan sumber dan perkhidmatan luar adalah: Bahagian Pembangunan, Bahagian Pengurusan Fasiliti, Bahagian Hal Ehwal Akademik, Bahagian Hal Ehwal Pelajar, Pejabat Pendaftar dan ILD. 4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI Am Pengurusan Atasan UiTM akan mendokumenkan Sistem Pengurusan Kualiti untuk pengurusan korporat UiTM bagi memastikan semua kehendak pelanggan dikenal pasti, difahami dan dipenuhi.

15 Mukasurat : 15/39 Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti tersebut adalah berasaskan kepada Rajah 4.1. TANGGUNGJAWAB PENERANGAN LPU, MEU, SENAT, WP Ketua Jabatan, Pengawal Dokumen Dasar & Objektif Kualiti Manual Kualiti Dokumen Dasar dan Perancangan Ketua Bahagian, Rektor Kampus, Dekan dan WP Prosedur Kualiti Wajib/Pengurusan/ Manual Prosedur Kerja (MPK) Dokumen berkaitan aktiviti dan pengurusan operasi Dokumen terperinci mengenai tugasan Ketua Bahagian, Rektor Kampus, Dekan dan WP Manual Kualiti Fakulti, Kampus Cawangan dan Bahagian Dokumen SPK berkaitan Pegawai dokumen Dokumen Sokongan Dokumen lain yang menjadi sokongan kepada Sistem Kualiti Rajah 4.1 : Struktur Dokumentasi ISO 9001:2008 Universiti Teknologi MARA Sistem Pengurusan Kualiti UiTM diwujudkan bagi memastikan satu Sistem Pengurusan Kualiti dapat dibentuk dan dilaksana dengan cekap, tepat dan berkesan berpandukan kepada Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti yang ditetapkan dalam Seksyen 5.3 dan Manual Kualiti ini Manual Kualiti Manual Kualiti adalah dokumen utama yang menjelaskan dasar dan perancangan bagi Pengurusan Korporat UiTM. Manual ini merupakan sumber rujukan utama bagi Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2008 UiTM. Manual Kualiti UiTM akan meliputi: a) Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. b) Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti UiTM. c) Batasan Aplikasi Keperluan ISO 9001:2008 yang tidak dipakai (rujuk seksyen 7.5.2). d) Rujukan kepada prosedur dan lain-lain Dokumen Sokongan.

16 Mukasurat : 16/39 e) Huraian pertalian antara proses dalam Sistem Pengurusan Kualiti. Manual ini disokong oleh dokumen-dokumen kualiti berikut:- Prosedur Kualiti Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menyatakan segala proses pengurusan dan operasi UiTM. Pengurusan UiTM hendaklah bertanggungjawab menyedia dan melaksanakan prosedur ini secara konsisten dan mengikut piawaian ISO 9001:2008. Sehubungan itu, UiTM mewujudkan tujuh (7) Prosedur Pengurusan iaitu: Prosedur Wajib Enam (6) prosedur wajib adalah : 1 Kawalan Dokumen 2 Kawalan Rekod 3 Audit Dalam 4 Kawalan Produk yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 5 Tindakan Pembetulan 6 Tindakan Pencegahan Prosedur Sokongan Pengurusan Prosedur wajib disokong oleh satu (1) Prosedur Sokongan Pengurusan: 1 Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP) Proses-Proses Utama Di samping itu sebanyak sepuluh (10) proses utama dikenal pasti untuk pengoperasian sistem pengurusan kualiti di UiTM. Jadual berikut menyenaraikan proses-proses utama pengurusan korporat UiTM dan pihak yang bertanggungjawab. Jadual 1: Proses-Proses Utama Pengurusan Korporat UiTM Bil Perkhidmatan Pihak Bertanggungjawab Minit/Rekod 1 Pembangunan Akademik 2 Pembangunan Pelajar BHEA, PTAR, Fakulti, Kampus Cawangan, IPSis BHEP, ICAN LPU, Senat, JKIPA, JKIKU, Jawankuasa Kecil Kurikulum Fakulti, JAN, JAF, JKKON MEU, JTK 3 Pemantapan Pengurusan (Perancangan Canseleri, CSPI, InQKA, BCKK Mesyuarat MEU, MKSP, JKIQU Sistem UePMO

17 Mukasurat : 17/39 Bil Perkhidmatan Pihak Bertanggungjawab Minit/Rekod strategik, pengurusan risiko, dan pengurusan aduan maklum balas pelanggan) Daftar Risiko Laporan AMP 4 Pembangunan Sumber Manusia Pendaftar, ILD JKLPS, MSM 5 Pengurusan Kewangan Bendahari JTK 6 Pembangunan Penyelidikan, Perundingan, Perlindungan Harta Intelek dan Pengkomersilan IRMI, UiTMPress, Pusat Kecemerlangan, Majlis Penyelidikan Universiti 7 Pemindahan Pengetahuan ICAN Sekretariat Universiti Sains Malaysia (USM) 8 Pembangunan ICT Pejabat Infostruktur Penyelidikan & Inovasi 9 Pembangunan Fizikal Pejabat Pembangunan Penyelidikan & Inovasi 10 Pengurusan Fasiliti Pejabat Pengurusan Fasiliti Pejabat Pembangunan Penyelidikan & Inovasi SPK/ MPK Fakulti, Bahagian dan Kampus Cawangan SPK/ MPK Fakulti, Bahagian dan Kampus Cawangan adalah sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan untuk menyokong pengurusan korporat UiTM. Dokumen Sokongan

18 Mukasurat : 18/39 Dokumen Sokongan adalah dokumen yang dijadikan bahan rujukan bagi pelaksanaan sesuatu proses. Ia mestilah disimpan dan disenggarakan oleh Pengurusan Atasan UiTM sebagai rujukan dan sokongan kepada Sistem Pengurusan Kualiti Kawalan Dokumen Dokumen yang diwujudkan dalam sistem pengurusan kualiti akan dikawal. Rekod juga merupakan jenis dokumen yang perlu dikawal selaras dengan keperluan Prosedur bagi kawalan dokumen disediakan meliputi perkara-perkara berikut: a) Kelulusan dokumen sebelum diedarkan; b) Mengkaji semula dan mengemas kini di mana perlu serta meluluskannya c) Memastikan perubahan dan status dokumen terkini dikenal pasti; d) Memastikan versi dokumen terkini yang berkaitan boleh dirujuk bila diperlukan; e) Memastikan dokumen dapat dirujuk dan dikenal pasti pada bila-bila masa; f) Memastikan dokumen luaran yang ditentukan keperluannya oleh Pengurusaan UiTM bagi perancangan dan operasi sistem pengurusan kualiti harus dikenal pasti dan pengedarannya dikawal; dan g) Menghalang daripada dokumen usang digunakan dan dokumen ini ditandakan BATAL sekiranya disimpan untuk sebarang tujuan Kawalan Rekod UiTM akan menyedia dan menyenggara Prosedur Kawalan Rekod. Satu senarai induk Rekod disediakan untuk mempermudah pengesanan, dan penyenggaraan rekod kualiti. Satu sistem kod rujukan akan ditentukan menurut kategori Rekod. Semua Rekod disimpan dengan selamat supaya mudah dikenal pasti dan dirujuk. Jika disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan (back-up) bagi storan rekod berkenaan akan diadakan. Pengurusan Atasan UiTM akan mengambil tindakan mencegah kehilangan data dengan merencanakan Pelan Pengurusan Risiko yang bersesuaian. Rekod hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan semula sekurang-kurangnya 5 tahun sebelum dilupuskan menurut kaedah yang ditetapkan oleh Pengurusan UiTM. DOKUMEN RUJUKAN 1) PK.UiTM.(P).01 Prosedur Kawalan Dokumen 2) PK.UiTM.(P).02 Prosedur Kawalan Rekod

19 Mukasurat : 19/ TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5.1 KOMITMEN PENGURUSAN Pengurusan UiTM akan sentiasa komited kepada pembangunan dan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2008 UiTM, dan sentiasa berusaha secara berterusan untuk menambah baik sistem bagi menjamin keberkesanannya dengan :- a) Memastikan semua staf UiTM memahami kepentingan memenuhi keperluan pelanggan, perundangan dan peraturan. Mewujud dan meluluskan Dasar dan Objektif Kualiti (rujuk Seksyen 5.3 dan 5.4.1). b) Mengadakan Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan. c) Memastikan sumber dan maklumat yang perlu adalah mencukupi. 5.2 KEUTAMAAN PELANGGAN Pengurusan Atasan UiTM akan memastikan keperluan pelanggan dikenal pasti, difahami dan dipenuhi dengan tujuan memberi dan mempertingkatkan lagi kepuasan pelanggan. 5.3 DASAR KUALITI UiTM komited untuk menguruskan universiti secara profesional demi melahirkan graduan bumiputera yang berdaya saing, global dan beretika serta sentiasa memenuhi keperluan pelanggan. UiTM sentiasa meningkatkan keberkesanan dan kecekapan sistem pengurusan kualiti melalui penambahbaikan secara berterusan untuk menjadi sebuah universiti bertaraf dunia. Pengurusan Atasan UiTM akan memastikan Dasar Kualiti adalah sentiasa :- a) Bersesuaian dengan tujuan penubuhan UiTM; b) Mengandungi komitmen Pengurusan UiTM untuk mematuhi keperluan-keperluan sistem pengurusan kualiti dan peningkatan sistem pengurusan kualiti secara berterusan; c) Menjadi asas dalam mewujudkan dan menyemak semula objektif kualiti; d) Disebarkan dan difahami oleh keseluruhan anggota UiTM dan dikaji semula untuk memastikan kesesuaiannya yang berterusan.

20 Mukasurat : 20/ PERANCANGAN Objektif Kualiti Pengurusan Atasan UiTM akan memastikan Objektif Kualiti UiTM adalah berdasarkan perancangan strategik dan dasar kualiti, misi, visi dan objektif universiti. OBJEKTIF KUALITI UiTM 1. Mencapai enrolmen 170,000 pelajar (sepenuh masa dan asasi) menjelang (a) Memastikan semua semua kurikulum bersifat kerja kursus di semak setiap 4 tahun bagi program-program yang tempoh pengajiannya adalah 3 tahun atau kurang dan setiap 5 tahun bagi program yang tempoh pengajiannya adalah 4 tahun (b) Memastikan sekurang-kurangnya 90% pelajar sepenuh masa pada peringkat diploma dan sarjana muda bergraduat dalam tempoh yang ditetapkan. (c) Memastikan sekurang-kurangnya 1200 graduan PhD menjelang (d) Memastikan kadar kebolehpasaran siswazah melebihi 80% (sarjana muda), 95% (diploma) dan 2.5% tahun 2016 dan 4.0% menjelang 2020 (bekerja sendiri). 3. (a) Bilangan penerbitan diindeks mencapai 30,000 menjelang (b) Bilangan geran penyelidikan mencapai RM600j menjelang Memastikan kecemerlangan dalam pemindahan ilmu dan pengkomersilan; - Mengkomersilkan 8 produk hasil penyelidikan menjelang Objektif-objektif ini akan diukur berpandukan sasaran-sasaran strategi yang ditetapkan dalam Perancangan & Pelaksanaan, Rancangan Malaysia Ke 11 ( ), Universiti Teknologi MARA. DOKUMEN SOKONGAN 1) Buku Perancangan & Pelaksanaan, Rancangan Malaysia Ke 10 ( ), Universiti Teknologi MARA 2) Buku Perancangan & Pelaksanaan, Rancangan Malaysia Ke 11 ( ), Universiti Teknologi MARA

21 Mukasurat : 21/ Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Pengurusan UiTM akan memastikan :- a) Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan bagi memenuhi keperluan-keperluan dalam 4.1 dan juga objektif-objektif kualiti; dan b) Integriti sistem pengurusan kualiti kekal kukuh walaupun berlaku perubahan ke atas sistem pengurusan kualiti. 5.5 TANGGUNGJAWAB, BIDANG KUASA DAN KOMUNIKASI Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Pengurusan Atasan UiTM akan mengenal pasti dan memaklumkan tanggungjawab dan bidang kuasa masing-masing kepada semua staf UiTM melalui carta organisasi serta senarai tugas yang terkini Wakil Pengurusan UiTM Pengurusan Atasan UiTM akan melantik seorang Wakil Pengurusan UiTM (WP) iaitu Timbalan Naib Canselor Akademik (TNCA). Beliau bertanggungjawab mengenai perkara berikut:- a) Sebagai wakil Naib Canselor untuk melaksanakan tindakan penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti; b) Memastikan keperluan proses Sistem Pengurusan Kualiti diwujudkan, dilaksana dan disenggarakan; c) Melapor kepada Pengurusan Atasan UiTM mengenai kemajuan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM; d) Memastikan staf UiTM diberi kesedaran mengenai keperluan pelanggan bagi penambahbaikan berterusan Sistem Kualiti UiTM; dan e) Bertanggungjawab sebagai pegawai perhubungan dengan pihak luar dalam hal yang berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti Universiti Teknologi MARA. Wakil Pengurusan UiTM dibantu secara operasinya oleh Institut Kualiti Dan Pengembangan Ilmu (InQKA) yang diketuai oleh seorang Penolong Naib Canselor Komunikasi Dalaman Pengurusan Atasan UiTM akan memastikan sistem komunikasi dalaman yang berkesan diwujudkan melalui :- Mesyuarat Senat Mesyuarat Majlis Eksekutif Universiti (MEU) Mesyuarat Mesyuarat Pengurusan Kanan (MPK) Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Universiti Sesi Taklimat

22 Mukasurat : 22/39 Notis Papan Kenyataan Pekeliling Naib Canselor Perbincangan Kumpulan Sistem Aduan dan Cadangan Buletin UiTM Lensa Korporat Laman Web rasmi UiTM Memo/ Surat menyurat Saluran komunikasi tersebut akan disokong, disebar dan dikawal oleh Pejabat Canseleri melalui Bahagian Canseleri Dan Komunikasi Korporat serta Web Media UiTM. DOKUMEN RUJUKAN: Pemegang 1) Fail Mesyuarat LPU Sekretariat LPU 2) Fail Mesyuarat Senat Sekretariat Senat 3) Fail Mesyuarat Majlis Eksekutif Universiti Sekretariat MEU 4) Fail Mesyuarat Majlis Sumber Manusia Sekretariat MSM 5) Fail Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan Sekretariat JTK 6) Fail Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian dan Pembangunan Komputer 7) Fail Mesyuarat Jawatankuasa Latihan dan Pembangunan Staf 8) Fail Pekeliling Universiti Teknologi MARA Sekretariat JPPK Sekretariat JKLPS Semua Bahagian yang mengeluarkan Pekeliling 9) 10) 11) Dasar Laman Web UiTM Dasar Media Sosial UiTM Dasar Jaminan dan Pengukuhan Kualiti InQKA InQKA InQKA 5.6 KAJI SEMULA PENGURUSAN Am Pengurusan Atasan Universiti Teknologi MARA akan mengkaji semula Sistem Pengurusan Kualiti UiTM secara berkala menerusi Mesyuarat Eksekutif Universiti (MEU), atau lain-lain mesyuarat yang setara dan melibatkan pengurusan atasan UiTM.

23 Mukasurat : 23/39 Jawatankuasa Eksekutif telah mengarahkan supaya satu Jawatankuasa Kecil MKSP UiTM (JKKMKSP) ditubuhkan untuk membantu Mesyuarat Kajisemula Pengurusan (MKSP) dengan meneliti semua laporan berkaitan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dan membuat rumusan kepada Wakil Pengurusan (WP) yang akan membentangkannya dalam MKSP. JKKMKSP ini akan dipengerusikan oleh PNC InQKA dan ahlinya terdiri dari PTJ yang mempunyai proses-proses utama Pengurusan Korporat. Pengerusi dan ahli-ahli JKKMKSP akan dilantik oleh NC UiTM. Jika ahli yang dilantik tidak dapat menghadiri mesyuarat, wakil yang berkelayakan mestilah hadir bagi ahli yang tidak hadir. JKKMKSP akan mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 1 kali setahun Input Kaji Semula Pengurusan Kajian semula ini akan meliputi:- a) Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam b) Aduan dan Maklum balas Pelanggan c) Prestasi proses dan ketidakakuran produk d) Status Tindakan Pencegahan dan Pembetulan e) Tindakan susulan daripada Kaji Semula Pengurusan yang lepas f) Perubahan yang memberi kesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti UiTM g) Cadangan untuk penambahbaikan Output Kaji Semula Pengurusan Hasil Kaji Semula ini akan meliputi keputusan dan tindakan yang merangkumi perkara berikut :- a) Penambahbaikan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti UiTM dan keberkesanan proses yang terlibat. b) Penambahbaikan produk atau perkhidmatan berkaitan dengan keperluan pelanggan. c) Keperluan sumber meliputi aspek perancangan sumber manusia dan pembangunan fizikal. Semua dokumen Kaji Semula Pengurusan akan direkodkan, disimpan dan disenggarakan oleh pejabat operasi kualiti, InQKA bagi pihak WP untuk memudahkan rujukan.

24 Mukasurat : 24/39 DOKUMEN RUJUKAN 1) PK.UiTM.(P).07 Prosedur Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan 2) PK.UiTM.(P).04 Prosedur Kawalan Produk yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 3) PK.UiTM.(P).05 Prosedur Tindakan Pembetulan 4) PK.UiTM.(P).06 Prosedur Tindakan Pencegahan 6.0 PENGURUSAN SUMBER 6.1 PENYEDIAAN SUMBER-SUMBER Pengurusan Atasan UiTM akan memastikan peruntukan dan penyediaan sumber yang perlu, ditentu dan disediakan secukupnya termasuk perkara berikut bagi :- a) Melaksana dan menyenggara Sistem Pengurusan Kualiti UiTM di samping meningkatkan keberkesanannya secara berterusan; dan b) Meningkatkan tahap kepuasan pelanggan dengan sentiasa peka untuk memenuhi keperluan pelanggan. 6.2 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA Am Pengurusan Atasan UiTM akan memastikan bahawa semua staf cekap, mahir, berpengalaman dan terlatih bagi menjamin kualiti kerja. Semua keperluan sumber manusia akan dirancang mengikut kaedah yang ditetapkan Kompetensi, Latihan dan Kesedaran Pengurusan Atasan UiTM akan:- a) Memastikan semua staf memperolehi kelayakan dan kompetensi yang diperlukan untuk menyampaikan perkhidmatan yang berkualiti; b) Memastikan semua staf diberi latihan dalam bidang pengkhususan yang diperlukan. Staf yang terlibat dalam pengkhususan akan diberi latihan dan pendedahan yang sesuai dalam usaha meningkatkan kompetensi mereka dengan menghadiri sekurang-kurangnya 42 jam latihan setahun; c) Menilai keberkesanan latihan yang diberikan untuk memenuhi keperluan kompetensi; d) Memastikan staf UiTM mempunyai kesedaran yang tinggi dan memberi keutamaan ke arah pencapaian Objektif Kualiti UiTM; dan e) Mengemas kini dan menyimpan rekod latihan, kompetensi dan pengalaman staf yang terlibat.

25 Mukasurat : 25/39 DOKUMEN RUJUKAN 1) Pekeliling Perkhidmatan bil. 6 tahun ) 3) Pekeliling Naib Canselor Bil 1/2010 Perkeliling Jabatan Perkhidmatan Awam Ruj. JPA(I)S.175/4/1-1 Klt.22 (38) bertarikh 26 Februari INFRASTRUKTUR Pengurusan UiTM komited untuk menyediakan kemudahan infrastruktur yang diperlukan untuk menghasilkan produk yang memenuhi spesifikasi. Kemudahan infrastruktur termasuk :- a) Bangunan, ruang kerja dan kemudahan-kemudahan yang berkaitan; b) Peralatan yang meliputi perkakasan dan perisian yang diperlukan untuk menjalankan kerja; dan c) Kemudahan sokongan seperti pengangkutan, komunikasi atau sistem maklumat. d) Penyenggaraan berkala ke atas perkara (a), (b) dan (c) di atas bagi memastikan ia sentiasa sedia untuk diguna pakai bagi tujuan pengurusan korporat UiTM untuk kepuasan hati pelanggan. DOKUMEN RUJUKAN 1) SPK Pengurusan Fasiliti 2) MPK PSMB 3) SPK Pendaftar 6.4 PERSEKITARAN KERJA Pengurusan UiTM akan memastikan dan menyediakan persekitaran kerja yang kondusif dan selesa yang mengutamakan budaya kualiti dan etika kerja yang baik. Pengurusan UiTM akan memastikan pengurusan dan penyenggaraan ruang dilaksanakan seperti mana keperluan yang ditetapkan mengikut peraturan am keselamatan dan kesihatan di tempat kerja. Kemudahan persekitaran kerja termasuk: a) Sistem pencahayaan. b) Sistem ventilasi dan penghawa dingin. c) Tempat kerja yang ergonomik. d) Sistem keselamatan dan pencegahan kebakaran. e) Kebersihan ruang. f) Interaksi sosial.

26 Mukasurat : 26/39 g) Kemudahan pekerja. DOKUMEN RUJUKAN 1) SPK Pengurusan Fasiliti 7.0 PENZAHIRAN PRODUK 7.1 PERANCANGAN BAGI PENZAHIRAN PRODUK Pengurusan UiTM akan merancang dan mewujudkan proses-proses yang didokumenkan bagi memastikan keperluan-keperluan pelanggan sentiasa dipenuhi secara konsisten. Bagi menzahirkan produk yang diperlukan oleh pelanggan, Pengurusan UiTM akan menentukan pendekatan proses bagi pengurusan korporat UiTM seperti berikut:- a) Objektif dan keperluan kualiti bagi membangunkan produk yang mencerminkan kualiti produk UiTM; b) Keperluan untuk menentukan proses yang terlibat, dokumen kualiti serta penyediaan maklumat dan sumber-sumber pengurusan korporat UiTM; c) Keperluan aktiviti verifikasi, pemantauan, pemeriksaan, pengukuran dan pengujian serta kriteria bagi menentukan produk memenuhi keperluan yang ditetapkan; dan d) Rekod yang diperlukan sebagai bukti pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2008 UiTM dalam memenuhi keperluan pelanggan. Proses yang terlibat di dalam penzahiran produk ditunjukkan secara ringkas melalui Pelan Kualiti UiTM seperti berikut:- DOKUMEN RUJUKAN 1) Manual Kualiti 2) SPK/ MPK Fakulti, Bahagian dan Kampus Cawangan 3) Manual Tadbir Urus UiTM (Edisi Pertama 2015)

27 Mukasurat : 27/39 PELAN KUALITI: PENGURUSAN KORPORAT UiTM 7.2 PROSES BERKAITAN PELANGGAN Menentukan Keperluan-Keperluan Produk Yang Hendak Dizahirkan Pengurusan UiTM akan menentukan: a) Keperluan yang dikehendaki oleh pelanggan termasuk keperluan aktiviti semasa dan selepas penzahiran produk bagi memenuhi kehendak mereka; b) Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi diketahui perlu; c) Keperluan undang-undang dan peraturan yang bersesuaian dengan produk; dan d) Keperluan-keperluan tambahan yang ditentukan dan dianggap penting oleh UiTM. Keperluan-keperluan pelanggan yang berkaitan dengan pengurusan korporat UiTM merangkumi perkara berikut: 1 Pembangunan Akademik 2 Pembangunan Pelajar 3 Pemantapan Pengurusan 4 Pembangunan Sumber Manusia 5 Pembangunan Penyelidikan, Perundingan, Perlindungan Harta Intelek dan Pengkomersilan

28 Mukasurat : 28/39 6 Pembangunan ICT 7 Pembangunan Fizikal 8 Pengurusan Fasiliti 9 Pengurusan Kewangan Semakan Semula Keperluan Berkaitan Produk Pengurusan UiTM akan mengkaji semula keperluan yang berkaitan dengan produk. Semakan semula ini akan dilakukan sebelum Pengurusan UiTM membuat komitmen untuk membekalkan produk kepada pelanggan, dan akan memastikan bahawa:- a) Keperluan produk dikenal pasti. b) Sebarang perubahan kepada keperluan yang telah dinyatakan, diambil tindakan pembetulan dan diatasi. c) Pengurusan UiTM berupaya untuk memenuhi keperluan-keperluan yang dinyatakan. Keputusan semakan semula dan tindakan-tindakan seterusnya akan direkodkan (lihat 4.2.4). Keperluan produk yang dinyatakan oleh pelanggan secara lisan hendaklah disahkan sebelum Pengurusan UiTM bersetuju untuk memenuhi keperluan tersebut. Jika berlaku sebarang perubahan kepada keperluan pelanggan, Pengurusan UiTM akan memastikan semua dokumen yang berkaitan dipinda sewajarnya dan semua staf yang terlibat dimaklumkan tentang perubahan-perubahan yang telah dibuat Komunikasi Dengan Pelanggan Pengurusan UiTM akan menentu dan melaksanakan cara komunikasi yang terancang dan berkesan dengan pelanggan melalui Bahagian Canseleri dan Komunikasi Korporat (BCKK) mengenai:- a) Maklumat berkaitan dengan produk; b) Pertanyaan pengendalian kontrak dan tempahan termasuk pindaan kepada kehendak asal; dan c) Maklum balas dan aduan pelanggan. Antara kaedah yang digunakan ialah:- Buku Panduan, helaian program, risalah dan poster Taklimat Hari Bertemu Pelanggan Surat menyurat, e-mel atau memo jabatan Borang maklum balas, borang aduan atau cadangan pelanggan Laman web Kaunter perkhidmatan Papan Kenyataan

29 Mukasurat : 29/ REKA BENTUK DAN PEMBANGUNAN PRODUK Klausa ini hanya diguna pakai untuk mereka bentuk dan membangunkan program akademik pengajian tinggi Perancangan Reka Bentuk dan Pembangunan Program/Cadangan Penyelidikan/Cadangan Aktiviti Pengurusan UiTM akan merancang dan mengawal aktiviti mereka bentuk dan pembangunan program yang ditawarkan. Pengurusan UiTM hendaklah menentukan semasa merancang reka bentuk dan pembangunan program perkara berikut:- a) i Fakulti terlibat secara langsung dalam aktiviti mereka bentuk dan pembangunan program berdasarkan garis panduan BHEA; ii Fakulti terlibat secara langsung dalam aktiviti mereka bentuk dan pembangunan cadangan penyelidikan berdasarkan garis panduan IRMI; iii Fakulti terlibat secara langsung dalam aktiviti mereka bentuk dan pembangunan cadangan aktiviti berdasarkan garis panduan ICAN dan IRMI; b) i Senat akan menyemak dan membuat pengesahan yang diperlukan dalam aktiviti mereka bentuk dan membangunkan program; dan ii Senat akan mengambil maklum terhadap cadangan cadangan penyelidikan. c) LPU bertanggungjawab dan berkuasa meluluskan program yang dibangunkan di peringkat UiTM. BHEA/ ICAN/ IRMI akan mengurus fasa-fasa reka bentuk dan pembangunan program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti bagi memastikan keberkesanan komunikasi dan pengagihan tanggungjawab yang jelas seperti yang dinyatakan dalam garis panduan berkaitan. Hasil perancangan setiap peringkat aktiviti ini hendaklah sentiasa dikemas kini bagi mengenal pasti kemajuan perancangan reka bentuk dan pembangunan program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti yang dijalankan Input Bagi Aktiviti Mereka Bentuk Dan Pembangunan Program/Cadangan Penyelidikan/ Cadangan Aktiviti Input bagi keperluan program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti akan ditentukan dan rekod-rekod mengenainya disenggarakan. Input ditentukan berdasarkan garis panduan yang meliputi:- a) Tujuan; b) Keperluan undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa; c) Maklumat mengenai reka bentuk seumpamanya yang telah ada sebelumnya, jika berkaitan; dan

30 Mukasurat : 30/39 d) Keperluan-keperluan penting yang lain untuk aktiviti mereka bentuk dan pembangunan program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti. Input akan disemak untuk memastikan ianya mencukupi. Keperluan-keperluan program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti hendaklah lengkap, jelas dan tidak bercanggah antara satu dengan yang lain. DOKUMEN RUJUKAN 1) Garis Panduan Akademik (naskhah terkini) 2) Panduan Standard Program Peringkat Sarjana Muda (Bil. 1 Vol. 1) 3) Kod Amalan Akreditasi Program (COPPA) 4) Kod Amalan Audit Institusi (COPIA) 5) Pembangunan Program (ICAN) 6) Cadangan Penyelidikan/ Aktiviti (IRMI) Output Bagi Aktiviti Mereka Bentuk Dan Pembangunan Program/ Cadangan Penyelidikan/ Cadangan Aktiviti Output yang dihasilkan akan disahkan bagi memastikan ia menepati kehendak input reka bentuk dan pembangunan program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti serta akan diluluskan sebelum diguna pakai/dijalankan. Output tersebut hendaklah:- a) Memenuhi kehendak input reka bentuk dan pembangunan program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti; b) Menyediakan maklumat untuk aktiviti perolehan, penghasilan dan penyampaian program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti; c) Mengandungi atau merujuk kepada kriteria yang membolehkan program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti yang disampai memenuhi keperluan yang ditetapkan; dan d) Menyatakan dengan jelas ciri-ciri keselamatan dengan cara penggunaan dengan betul bagi program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti yang disampaikan. Dokumen output reka bentuk dan/atau kemajuan haruslah dalam bentuk yang sesuai untuk pengesahan terhadap input rekabentuk dan pembangunan dan ia harus dipersetujui oleh Pengurusan UiTM sebelum diluluskan.

31 Mukasurat : 31/ Semakan Ke Atas Aktiviti Mereka Bentuk Dan Pembangunan Program/ Cadangan Penyelidikan/ Cadangan Aktiviti Pada peringkat yang telah ditetapkan dalam perancangan, semakan secara teratur akan dijalankan oleh fakulti ke atas aktiviti mereka bentuk dan pembangunan selaras dengan perancangan yang telah ditentukan (lihat 7.3.1) bertujuan untuk:- a) Menilai keupayaan output reka bentuk dan pembangunan program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti memenuhi keperluan yang telah ditetapkan; b) Mengenal pasti masalah dan mencadangkan tindakan yang sesuai bagi mengatasi masalah berkenaan; BHEA/ IRMI/ ICAN akan menyemak reka bentuk dan pembangunan program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti seperti yang dinyatakan dalam garis panduan berdasarkan irmi. Rekod hasil semakan dan tindakan pembetulan yang diambil akan disimpan dan disenggarakan (lihat 4.2.4) Verifikasi Ke Atas Reka Bentuk Dan Pembangunan Program/ Cadangan Penyelidikan/ Cadangan Aktiviti Verifikasi akan dilaksanakan mengikut perancangan yang ditentukan (lihat 7.3.1) untuk memastikan output reka bentuk dan pembangunan program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti memenuhi keperluan dan syarat-syarat yang ditentukan. Rekod hasil verifikasi dan tindakan pembetulan hendaklah disimpan dan disenggarakan Validasi Reka Bentuk Dan Pembangunan Program/ Cadangan Penyelidikan/ Cadangan Aktiviti Validasi akan dijalankan mengikut peringkat yang ditentukan dalam perancangan (lihat 7.3.1) untuk memastikan output yang dihasilkan oleh aktiviti mereka bentuk dan pembangunan program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti memenuhi tujuan dan kegunaan proses berkaitan. Mengikut kesesuaian, validasi akan dibuat sebelum program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti disampaikan kepada pelanggan. Rekod hasil validasi dan tindakan pembetulan yang berkaitan hendaklah disenggarakan (lihat 4.2.4). Validasi tidak dilakukan terhadap cadangan penyelidikan dan cadangan aktiviti Kawalan Ke Atas Pindaan Reka Bentuk Dan Pembangunan Program/ Cadangan Penyelidikan/ Cadangan Aktiviti Pindaan yang berlaku ke atas reka bentuk dan pembangunan program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti akan dikenal pasti dan rekod mengenainya disenggarakan. Pindaan ke atas reka bentuk dan pembangunan program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti akan disemak dan disahkan mengikut garis panduan yang ditetapkan. Semakan yang dibuat akan meliputi penilaian kesan pindaan pada

32 Mukasurat : 32/39 bahagian-bahagian dan keseluruhan program/ cadangan penyelidikan/ cadangan aktiviti yang disampaikan kepada pelanggan. Rekod keputusan semak semula dan tindakan yang diperlukan akan disenggara (lihat 4.2.4). 7.4 PEROLEHAN Proses Perolehan Pengurusan UiTM akan memastikan bahan yang diperoleh memenuhi keperluan perolehan yang ditetapkan. Jenis dan tahap kawalan ke atas pembekal dan bahan yang diperoleh akan bergantung kepada kesan perolehan bahan tersebut ke atas produk atau produk akhir yang disampaikan kepada pelanggan. Pengurusan UiTM akan menilai dan memilih pembekal berdasarkan keupayaan mereka membekalkan bahan yang memenuhi keperluan yang telah ditetapkan oleh UiTM. Kriteria untuk pemilihan serta penilaian prestasi pembekal akan ditentukan. Rekod hasil penilaian dan tindakan pembetulan yang berkaitan akan disenggarakan (lihat 4.2.4) Maklumat Perolehan Maklumat mengenai perolehan akan menjelaskan bahan yang hendak diperoleh termasuk perkara berikut di mana sesuai: a) Keperluan untuk meluluskan, prosedur, proses-proses yang terlibat dan peralatan yang diperlukan; b) Keperluan kelayakan staf yang terlibat; dan c) Keperluan yang ditetapkan dalam pengurusan sistem kualiti. Pengurusan UiTM akan memastikan maklumat yang lengkap mengenai keperluan perolehan disediakan terlebih dahulu sebelum perolehan dibuat Verifikasi Ke Atas Bekalan Yang Diperoleh Pengurusan UiTM akan menentukan dan melaksanakan pemeriksaan ke atas bekalan yang diperoleh untuk memastikan ia memenuhi keperluan perolehan yang ditetapkan. Sekiranya Pengurusan UiTM atau pelanggannya bercadang hendak menjalankan verifikasi di premis pembekal, cara verifikasi yang hendak dijalankan dan kaedah pengesahan penerimaan bekalan akan dinyatakan dalam dokumen perolehan. DOKUMEN RUJUKAN 1) PK.PBUiTM (O).08 Prosedur Pengurusan Perolehan

33 Mukasurat : 33/ PENYEDIAAN PERKHIDMATAN DAN PENZAHIRAN PRODUK Kawalan Perkhidmatan dan Produk Pengurusan UiTM akan merancang dan melaksanakan proses penyediaan produk dan perkhidmatan kepada pelanggan secara terkawal dengan memastikan, di mana berkaitan, perkara-perkara berikut:- a) Terdapatnya maklumat yang menerangkan dengan jelas ciri-ciri produk dan perkhidmatan; b) Terdapatnya arahan kerja, jika perlu; c) Menggunakan peralatan yang sesuai; d) Terdapat peralatan permantauan dan pengukuran serta penggunaannya; e) Melaksanakan aktiviti pemantauan dan pengukuran; dan f) Melaksanakan aktiviti meluluskan dan menyampaikan perkhidmatan kepada pelanggan serta aktiviti selepas perkhidmatan disampaikan kepada pelanggan. DOKUMEN RUJUKAN Pemegang 1) Garis Panduan Akademik (naskhah terkini) BHEA, Fakulti dan Kampus Cawangan 2) Buku Peraturan Akademik (naskhah terkini) BHEA, Fakulti dan Kampus Cawangan 3) Pekelilling Naib Canselor Canseleri 4) Pekeliling Bendahari Bendahari 5) Pekeliling Pendaftar Pendaftar 6) SPK/ MPK Fakulti, Bahagian dan Kampus Cawangan Fakulti, Bahagian dan Kampus Cawangan 7) 8) Perkeliling Pejabat Jaringan Industri, Masyarakat & Alumni Perkeliling Institut Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi ICAN IRMI Validasi Proses Penyediaan Produk Bahagian ini tidak diguna pakai oleh UiTM kerana hasil penzahiran produk boleh diukur. UiTM juga tidak bertanggungjawab untuk melatih semula mana-mana graduan yang dilahirkan.

34 Mukasurat : 34/ Identifikasi dan Kemudahkesanan Pengurusan UiTM akan mengenal pasti dengan memberi identifikasi kepada produk yang akan disampaikan kepada pelanggan seperti status pelajar, status penyelidikan dan aktiviti/ fail dan rekod. Pengurusan UiTM akan mengenal pasti status produk yang berkaitan dan keperluankeperluan pemantauan dan penilaian. Pengurusan UiTM akan mengawal dan merekodkan identifikasi produk (lihat 4.2.4) untuk kemudahkesanan produk. DOKUMEN RUJUKAN 1) PK.UiTM. (P).02 Prosedur Kawalan Rekod 2) 3) SIMS HIRMIS 2.0 Sistem Pengurusan Maklumat Pelajar Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia Harta Hak Milik Pelanggan Pengurusan UiTM bertanggungjawab untuk menjaga harta hak milik pelanggan semasa ianya berada di bawah kawalan UiTM. Pengurusan UiTM hendaklah berupaya untuk mengenal pasti, memperaku, melindungi dan menjaga dengan baik bagi menjamin keselamatan harta hak milik pelanggan. Mana-mana hak milik kepunyaan pelanggan yang hilang, rosak atau didapati tidak sesuai untuk kegunaan yang dimaksudkan hendaklah diberi maklum kepada pelanggan dan rekod berkaitan disenggarakan Pengendalian dan Penyimpanan Dokumen Pengurusan UiTM bertanggungjawab mewujudkan kaedah pengendalian dan penyimpanan dokumen bagi menjamin kualiti produk terkawal. Dokumen seperti peraturan akademik, garis panduan berkaitan, pekeliling dan dokumen-dokumen sokongan. Dokumen ini akan disimpan di tempat yang selamat. UiTM juga bertanggungjawab mewujudkan kaedah pengendalian dokumen untuk mengelakkan berlakunya kerosakan, kecurian atau penyalahgunaan. DOKUMEN RUJUKAN 1) PK.UiTM.(P).01 Prosedur Kawalan Dokumen 2) PK.UiTM.(P).02 Prosedur Kawalan Rekod 7.6 KAWALAN PERALATAN BAGI PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN Pengurusan UiTM akan mengawal pemantauan dan penilaian ke atas perkakasan bagi memastikan semua aplikasi yang telah dibangunkan memenuhi keperluan pelanggan, mudah digunakan dan berfungsi sepenuhnya di sepanjang masa. Bagi memastikan penilaian ke atas perkakasan yang dibuat adalah tepat, kaedah penilaian hendaklah: