Analisis SWOT ANALISIS SWOT

Transkripsi

1 1 Analisis SWOT Pengertian Proses pengambilan keputusan strategis umumnya senantiasa dikaitkan dengan masalah msisi, tujuan, strategi dan kebijakan perusahaan. Oleh karena itu, sebagai strategic planner dalam melakukan analisis perlu memperhatikan berbagai aspek yang terkait dengan faktor-faktor yang mempengaruhinya. Faktor-faktor itu secara garis besar dapat dikelompokkan dalam 4 kategori yang disebut sebagai Kekuatan (Strengths), Kelemahan (Weakness), Peluang (Opportunity) dan Ancaman (Threat), sehingga dikenal dengan sebutan Analisis KEKEPAN atau ANALISIS SWOT. Meski kelihatannya sederhana, analisis SWOT bisa memberikan identifikasi yang lengkap atas faktor-faktor perusahaan tersebut. Hal ini bisa dimengerti karena pijakan Analisis SWOT adalah berhubungan dengan masalah internal dan masalah eksternal perusahaan. Secara sederhana pola pikir Analisis SWOT dapat digambarkan sebagai berikut : ANALISIS SWOT INTERNAL EKSTERNAL KEKUATAN KELEMAHAN PELUANG ANCAMAN Analisis SWOT secara sekaligus dapat dipakai untuk melakukan evaluasi faktor internal dan eksternal perusahaan secara sekaligus, sehingga selanjutnya 1

2 bisa dicarikan solusinya. Apa yang menjadi kekuatan dan kelamahan perusahaan akan diidentifikasi dalam matrik IFAS (Internal Factor Analysis Summary), sedangkan hal-hal yang menjadi peluang dan ancaman akan dicerminkan dalam matrik EFAS (External Factor Analysis Summary). Gabungan dari kedua matrik tersebut melalui SWOT Diagram akan mencerminkan posisi perusahaan yang dikenal sebagai Positioning Selanjutnya posisi ini akan dipakai untuk melakukan identifikasi strategic business planning yang dilakukan dengan memakai matrik SWOT/TOWS, GE-Mc Kensey, Product Life Cycle dsb. Manfaat Analisis SWOT Tujuan akhir dari analsis SWOT adalah menghasilkan berbagai alternatif strategi yang lebih bersifat fungsional, sehingga strategi tersebut akan lebih mudah diaplikasikan dan diimplementasikan pada masing-masing Strategic Business Unit. Adapun manfaat yang dapat dipetik dari analisis SWOT adalah sebagai berikut : 1. Secara jelas dapat dipakai untuk mengetahui posisi perusahaan dalam kancah persaingan dengan perusahaan sejenis. 2. Sebagai pijakan dalam mencapai tujuan perusahaan 3. Sebagai upaya untuk menyempurnakan strategi yang telah ada, sehingga strategi perusahaan senantiasa bisa mengakomodir setiap perubahan kondisi bisnis yang terjadi Tahapan Analisis SWOT Untuk melakukan Analisis SWOT secara garis besar harus dilakukan melalui tiga tahapan yaitu : 2

3 A. Tahap pengumpulan data. Dalam tahap ini bukan hanya sekedar kegiatan mengumpulkan data, tetapi juga merupakan suatu kegiatan pengklasifikasian dan pra analisis. Umumnya data akan dikategorikan sebagai data internal dan eksternal. Data internal meliputi laporan keuangan perusahaan, laporan tentang sumber daya manusia, laporan kegiatan operasional dan pemasaran. Sedangkan data eksternal yang diperlukan antara lain meliputi analisis tentang pasar, pesaing, pemasok, pemerintah, serta kelompok yang mempunyai kepentingan tertentu. Data eksternal ini mempunyai hubungan yang sangat erat dengan stakeholder. Untuk keperluan analisis, biasanya dipakai External Factor Analysis Summary (EFAS) dan Internal Factor Analysis Summary (IFAS). Disamping itu juga dipergunakan Matrik Profil Kompetitif. Untuk mendapat gambaran yang jelas, tentang format dari masingmasing matrik, berikut ini akan ditunjukkan format selengkapnya beserta tatacara pengisiannya. Sebagai langkah awal akan disajikan Format matriks EFAS adalah sebagai berikut : Matrik EFAS Faktor-Faktor Strategis A. Kategori sebagai Peluang Bobot (B) Rating (R) Nilai N=BxR Komentar B. Kategori sebagai Ancaman Total 3

4 Cara membuat matrik EFAS 1. Susunlah faktor-faktor eksternal sesuai dengan kelompoknya yaitu faktor yang memberikan peluang (opportunity) dan faktor yang memberikan ancaman (threat). 2. Selanjutnya masing-masing faktor tadi diberi bobot. Dalam memberikan bobot harus dilakukan secara hati-hati dan didasarkan pada tingkat kepentingan dan dampak strategisnya. Semakin penting faktor tersebut, maka semakin tinggi bobot yang harus diberikan. Maksimum total bobot adalah 1 (satu). 3. Langkah berikutnya terhadap setiap faktor baik peluang atau ancaman diberi rating. Rating dibuat dengan ketentuan untuk faktor-faktor yang memberikan peluang harus diberi tanda positip dan sebaliknya untuk faktor-faktor yang memberikan ancaman diberikan tanda negatip Jika faktor-faktor itu memberikan peluang paling besar, maka harus diberi rating positip yang paling besar, demikian sebaliknya bila peluangnya kecil. Cara yang sama juga diperlakukan pada faktor-faktor yang memberi ancaman paling besar, maka harus diberi rating negatip paling banyak, demikian sebaliknya bila tingkat ancamannya kecil. 4. Selanjutnya Bobot dikalikan dengan Rating, sehingga akan diperoleh Nilai atau Skor. 5. Setelah semua faktor dihitung skornya, kemudian dijumlahkan untuk mendapatkan total skor secara keseluruhan. 6. Kolom kelima digunakan untuk memberikan catatan atau alasan tentang mengapa suatu faktor itu dipilih Adapun format dari matrik IFAS adalah seperti yang terlihat dalam peraga berikut ini : 4

5 Matrik IFAS Faktor-Faktor Strategis A. Kategori sebagai Kekuatan Bobot (B) Rating (R) Nilai N=BxR Komentar B.Kategori sebagai Kelemahan Total Cara membuat matrik EFAS 1. Susunlah faktor-faktor internal sesuai dengan kelompoknya yaitu faktor yang merupakan kekuatan (strenght) dan faktor yang merupakan kelemahan (weaknesses). 2. Selanjutnya masing-masing faktor tadi diberi bobot. Dalam memberikan bobot harus dilakukan secara hati-hati dan didasarkan pada tingkat kepentingan dan dampak strategisnya. Semakin penting faktor tersebut, maka semakin tinggi bobot yang harus diberikan. Maksimum total bobot adalah 1 (satu). 3. Langkah berikutnya terhadap setiap faktor baik yang merupakan kekuatan atau kelemahjan diberi rating. Rating dibuat dengan ketentuan untuk faktorfaktor yang merupakan kekuatan harus diberi tanda positip dan sebaliknya untuk faktor-faktor yang merupakan kelemahan diberikan tanda negatip. Jika faktor-faktor itu merupakan kekuatan yang paling besar, maka harus diberi rating positip yang paling besar, demikian sebaliknya bila kekuatan yang kecil. Cara yang sama juga diperlakukan pada faktor-faktor yang merupakan kelemahan paling besar, maka harus diberi rating negatip paling banyak, demikian sebaliknya bila memiliki tingkat kelemahan yang kecil. 5

6 4. Selanjutnya Bobot dikalikan dengan Rating, sehingga akan diperoleh Nilai atau Skor. 5. Setelah semua faktor dihitung skornya, kemudian dijumlahkan untuk mendapatkan total skor secara keseluruhan. 6. Kolom kelima digunakan untuk memberikan catatan atau alasan tentang mengapa suatu faktor itu dipilih Untuk memberikan keseragaman dalam membuat rating baik untuk EFAS maupun IFAS, maka untuk memudahkan berikut ini akan diberikan pedoman. Peluang dan Kekuatan diberi bilangan bulat yang positip dan dimulai dari 1 sampai dengan 4. Sedangkan untuk Kelemahan dan Ancaman diberi bilangan bulat yang negatip dan dimulai dari 4 sampai dengan 1. Di bawah ini adalah pedoman yang dapat dipakai dari angka rating serta maksudnya Kelompok Peluang dan Kekuatan Angka Rating Arti/Maksud Outstanding/Sangat baik Good/Baik Fair/Cukup Poor/Buruk Ancaman dan Kelemahan Not so good/agak buruk Fairly Bad/Cukup Mengkhawatirkan Warning/Hati-hati Danger/Berbahaya Bagian terakhir dari tahap pengumpulan data adalah membuat matrik profil kompetitif. Tujuan pembuatan matrik profil kompetitif adalah untuk mengetahui posisi relatip perusahaan terhadap pesaing. 6

7 Untuk mendapatkan profil kompetitif yang realistis, maka dalam membandingkan perusahaan yang dianalisis perlu dicari perusahaan pesaing yang seimbang. Artinya bahwa perusahaan pesaing yang dijadikan sebagai pembanding tersebut adalah perusahaan pesaing yang terdekat. Sebagai contoh bila perusahaan yang dianalisis adalah perusahaan rokok Bentoel, maka perusahaan pembanding yang dipilih adalah perusahaan rokok HM Sampoerna atau perusahaan rokok Djarum, hal ini dikarenakan kedua perusahaan tadi adalah pesaing yang terdekat, sehingga paling tidak hasilnya akan lebih realistis. Antara perusahaan yang dianalisis dengan perusahaan pembanding perlu diberikan rating yang berbeda dan didasarkan pada kondisi relatif yang ada. Berikut adalah pedoman yang dapat dipakai : Rating Artinya 1 Bila kondisi perusahaan sangat lemah dibanding pesaing 2 Bila kondisi perusahaan agak lemah dibanding pesaing 3 Bila perusahaan mempunyai kondisi yang kurang lebih sama dengan peasing 4 Bila perusahaan mempunyai kondisi agak lebih baik dari pesaing 5 Bila perusahaan mempunyai kondisi yang sangat baik dibanding dengan pesaing Selanjutnya masing-masing faktor diberi bobot sebagaimana yang telah dimukakan pada saat membahas EFAS dan IFAS, jumlah bobot adalah 1 (satu), setelah itu dihitung skor dari masing-masing faktor dengan cara mengalikan antara bobot dengan rating. Hasil perhitungan skor dijumlah. Format dari matrik profil kompetitif adalah sebagai berikut 7

8 Matrik Profil Kompetitif Faktor-2 Strategis Bobot Perusahaan Pesaing Utama Pesaing ke 2 Rating Skor Rating Skor Rating Skor Total Dari matrik profil kompetitif, sesungguhnya dapat terbaca bagaimana posisi perusahaan terhadap para pesaingnya. Secara nyata akan terlihat apakah kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan mampu untuk dipergunakan menangkap peluang yang ada dan apakah kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan dapat diminimalisasikan untuk menahan gempuran atau ancaman yang datang dari luar. 1. Tahap analisis Setelah berhasil menyusun matrik EFAS, IFAS dan Profil Kompetitif, langkah berikutnya adalah melakukan analisis. Untuk keperluan ini akan dipergunakan Diagram SWOT. Sumbu mendatar atau sumbu X manggambarkan faktor IFAS dan sumbu vertikal atau sumbu Y menggambarkan faktor EFAS. Bagian positif dari masing-masing sumbu X dan sumbu Y akan ditempati Kekuatan dan Peluang, sedangkan bagian negatif dari masing-masing sumbu X dan sumbu Y akan ditempati Kelemahan dan Ancaman. Plotting dilakukan dengan carasebagai berikut : 1. Nilai total skor yang mencerminkan Peluang (Opportunity) dari matrik EFAS diplotke dalam sumbu Y pada bagian yang positip. 2. Nilai total skor yang mencerminkan Ancaman (Threat) dari matrik EFAS di plot ke sumbu Y pada bagian yang negatif 8

9 3. Nilai total skor yang mencerminkan Kekuatan (Strenght) dari matrik IFAS di plot ke sumbu X pada bagian yang positif 4. Hal yang sama dilakukan terhadap Nilai total Skor yang mencerminkan Kelemahan (Weaknesses) dari matrik IFAS di sumbu X pada bagian yang negatif. 5. Selanjutnya lakukan positioning. Posisi yang ideal adalah posisi yang memiliki tingkat kelemahan dan tingkat ancaman yang mendekati nol. Dengan mengetahui posisi yang terakhir, diharapakan dapat diperoleh berbagai strategi yang sangat bermanfaat bagi perusahaan. 6. Hitung luas area dari setiap kuadran dan kemudian di rangking berdasarkan urutan luas yang paling tinggi Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dari Diagram SWOT, berikut ini akan disajikan format serta penjelasan selengkapnya Opportunity/Peluang Turn around Strat Agressive Strat Weaknesses/ Kelemahan Strengths/ Kekuatan Defensive Strat Competitive Strat Threats/Ancaman 9

10 Dari diagram di atas dapat dilihat adanya empat kuadran, dimana setiap kuadran memiliki sifat dan karakteristik yang berbeda-beda.. Adapun penjelasan karakteristik setiap kuadran adalah sebagai berikut Sel I Dibatasi oleh sumbu X dan sumbu Y yang keduanya bertanda positip Strategi Aggressive Strategic Sel II Dibatasi dengan sumbu X yang positif serta sumbu Y yang negatif. Strategi usaha yang tersedia adalah Turn Around Strategy Sel III Dibatasi oleh sumbu X yang negatif dan sumbu Y yang negatif. Strategi usaha yang tersedia adalah Defensive Strategy Sel IV Dibatasi oleh sumbu X yang positif dan sumbu Y yang negatif. Strategi usaha yang tersedia adalah Competitive Strategic Mempunyai posisi yang paling menguntungkan, sehingga dengan kekuatan yang dimiliki dimungkinkan untuk memanfaatkan peluang bisnis yang ada. Dengan perkataan lain, manajemen mempunyai banyak pilihan strategi yang dapat dipakai untuk mengembangkan usahanya Disini tersedia peluang yang dapat dipakai untuk mengembangkan usaha, tetapi disisi internal perusahaan menghadapi masalah karena adanya kelemahan internal. Oleh karena itu, Manajemen dituntut untuk senantiasa melakukan perbaikan dan penyempurnaan masalah intenal, agar dapat memberikan dukungan bagi pengembangan usaha dalam jangka panjang Dibanding dengan kuadran yang lain, posisi usaha yang terletak pada kuadran ini adalah hal posisi yang paling tidak menguntungkan. Hal ini disebabkan perusahaan bukan hanya menghadapi masalah internal berupa kelemahan tetapi juga masalah ekternal yang berupa ancaman. Manajemen hanya dihadapkan pada satu pilihan, yaitu dengan upaya sekuat tenaga harus bisa mempertahankan usahanya, sehingga perlu melakukan efisiensi dan berkonsentrasi pada segmen pasar tertentu. Meskipun perusahaan menghadapi ancaman dari eksternal tetapi disisi lain perusahaan mempunyai kekuatan. Bila manajemen mampu mengoptimalkan kekuatan yang dimiliki serta meminimalkan kelemahan internal, maka ancaman yang usaha akan bisa diatasi, sehingga perusahaan bisa melakukan diversifikasi usaha dan mengembangkan pasar. 10

11 Matrik SWOT Matrik SWOT kadang disebut dengan matrik TOWS, matrik ini terdiri atas empat bidang atau kuadran sebagaimana yang telah disinggung pada bagian sebelumnya. Dari masing-masing bidang atau kuadran mempunyai strategi usaha sendiri-sendiri. Format selengkapnya adalah sebagai berikut : IFAS EFAS OPPORTUNITIES (O) Faktor-faktor Peluang THREATS (T) Faktor-faktor Ancaman STRENGHTS (S) Faktor-faktor Kekuatan STRATEGI SO Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang STRATEGI ST Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman WEAKNESSES (W) Faktor-faktor Kelemahan STRATEGI WO Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang STRATEGI WT Ciptakan strategi yang meminimilakan kelemahan dan menghindari ancaman Untuk memberikan gambaran yang lebih komplit tentang penerapan Analisis SWOT, berikut ini akan diberikan contoh selengkapnya tentang tahapan analisis. Misalkan hasil kuesioner terhadap Rahardjo Finance yang telah dibagikan dan diisi oleh responden kemudian diolah menunjukkan posisi sebagai berikut : 11

12 MATRIK IFAS FAKTOR KEKUATAN Faktor Strategis Kekuatan Bobot Rating Skor (Strengths) Manajemen Pemasaran 1. Jaringan distribusi-kantor Cabang & Pos Pelayanan 2. Suku bunga yang fleksibel Manajemen yang berpengalaman 4. Biaya on the spot ditanggung perusahaan Manajemen Sumber Daya Manusia 1. Staf yang terlatih Komunikasi manajer dan bawahan lancar Hubungan baik dengan Perguruan Tinggi Operasional 1. Prosedur yang sederhana dan cepat Hubungan yang luas dengan Dealer/Showroom 3. Jaringan komputer yang memadai Keuangan 1. Jaringan hubungan dengan Bank yang kuat & luas Pemanfaatan keuangan yang optimal Produk 1. Consumer Finance Struktur pembiayaan yang fleksibel Total Skor Kekuatan/Strengths

13 MATRIK IFAS FAKTOR KELEMAHAN Faktor Strategis Kelemahan (Weaknesses) Bobot Rating Skor Manajemen Pemasaran 1. Produk sangat berbeda Sistem pemasaran yang tidak sesuai Misi dan tujuan perusahaan kabur Manajemen Sumber Daya Manusia 1. Loyalitas karyawan rendah Komunikasi antar departeman kurang Manajer tidak isa mengakomodasi suara bawahan. Operasional 1. Fasilitas penunjang kurang lengkap Alamat Debitur susah dicari Keuangan 1. Pengeluaran entertained sangat besar Penagihan angsuran sering terhambat Terlalu lamban dalam menangani tunggakan Produk 1. Produk kurang lengkap Lebih mengutamakan pembiayaan otomotif Total Skor Kelemahan/Weaknesses Selanjutnya berdasarkan hasil evaluasi faktor internal yaitu faktor kekuatan dan kelemahan, dapat disajikan tabel sebagai berikut : No Faktor Strategis Skor 1 Faktor Kekuatan/Strengths Faktor Kelemahan/Weaknesses Total

14 Setelah evaluasi internal selesai dilakukan, langkah berikutnya adalah melakukan evaluasi sisi eksternal. Hasil evaluasi eksternal akan berupa matrik peluang dan ancaman. Proses penyusunan matrik peluang dan ancaman adalah sama seperti saat menyelesaikan matrik kekuatan dan kelemahan. Berikut adalah contoh dari matrik peluang dan ancaman MATRIK EFAS - PELUANG Faktor Strategis- Peluang/Opportunity Bobot Rating Skor Lingkungan Makro Ekonomi 1. Adanya pertumbuhan Keadaan ekonomi cenderung stabil Politik 1. Adanya stabilitas politik yang memadai Intensitas demonstrasi rendah Hukum 1. Ada kejelasan hukum tentang Perush Pembiayaan 2. Ada upaya untuk melaksanakan supremasi hokum Demografi 1. Tingkat pendapatan penduduk semakin meningkat 2. Distribusi penduduk yang merata Teknologi 1. Berkembangnya teknologi informasi Fasilitas komputer yang memadai Lingkungan Mikro Pesaing 1. Munculnya pesaing memacu kreatifitas Pesaing mempunyai segmen pasar tersendiri Pemasok-Dana 1. Banyak Bank yang over liquid Suku bunga pendanaan yang rendah dan fixed rate Pelanggan 1. Adanya pertumbuhan pelanggan Adanya kebutuhan pendanaan investasi /modal kerja Total

15 Matrik EFAS-ANCAMAN Faktor Strategis- Ancaman/Threat Bobot Rating Skor Lingkungan Makro Ekonomi 1. Adanya pertumbuhan yang masih lambat 2. Lemahnya nilai tukar Rp terhadap USD 3. Meningkatnya suku bunga Politik 1. Munculnya euphoria politik Kejenuhan terhadap system politik Hukum 1. Ada ketidak jelasan tentang kepastian hukum 2. Peraturan pusat dan daerah yang tumpang tindih Demografi 1. Penggangguran yang bertambah tinggi. 2. Mobilisasi pelanggan yang tinggi Teknologi 1. Sistem komputerisasi yang ketinggalan 2. Teknologi yang cepat berubah Lingkungan Mikro Pesaing 1. Pesaing baru banyak yang muncul Strategi pesaing yang kotor Pemasok-Dana 1. Kenaikan suku bunga SBI Kebijakan pemerintah di bidang moneter Pelanggan 1. Tersedianya alternatif pembiayaan Loyalitas pasar yang rendah Tuntutan suku bunga kredit yang rendah Total

16 Selanjutnya berdasarkan hasil evaluasi faktor eksternal yaitu faktor peluang dan ancaman, dapat disajikan tabel sebagai berikut : No Faktor Strategis Skor 1 Faktor Peluang/Opportunity Faktor Ancaman/Threats Total Data analisis matrik profil kompetitif Data ini merupakan perbandingan kompetitif dari perusahaan terhadap perusahaan pesaing yang dominan atau pesaing yang terdekat. Misalkan matrik kompetitif terhadap pesaing adalah sebagai berikut : Faktor Strategi Rahardjo Sedoyo Perush Peasing Bobot Rating Skor Rating Skor Kualitas jasa Harga Distribusi Promosi Loyalitas konsumen Pelayanan Pelangan Total Langkah selanjutnya adalah melakukan plotting ke dalam diagram SWOT dan mencari diagonal-diagonalnya. Adapun hasil plotting adalah sebagai berikut 16

17 Peluang D 3,10 A Konvesional Agresif -2,53 II E I 3,11 Kelemahan Defensi III IV Diversifikasi Kekuatan C - 2,86 B Ancaman Keterangan : E = Adalah perpotongan diagonal AC dan BD A = mempunyai koordinat ( 3,11 ; 3,10) B = mempunyai koordinat ( 3,11 ; -2,86) C = mempunyai koordinat ( -2,53 ; -2,86) D = mempunyai koordinat ( -2,53 ; 3,10) Kemudian dengan memanfaatkan koordinat masing-masing titik, akan dapat diperoleh dua persamaan garis yaitu garis AC dan BD. Formula di bawah ini dipakai untuk menghitung persamaan dari dua garis tersebut Y Y1 X X = Y2 Y 1 X2- X1 Persamaan garis AC adalah 5,96 X 5,46 Y = 1.052, Persamaan garis BD adalah - 5,96 X 5,64 Y = Selanjutnya dari kedua persamaan tersebut dilakukan interpolasi, sehingga akan diperoleh nilai X sebesar 0,29 dan Y sebesar 0,12. Dengan demikian titk perpotongan dua diagonal AC dan BD atau koordinat dari titik X adalah (0,29 ; 0,12) yang ternyata dari perhitungan terletak pada 17

18 kuadran I. Mengacu pada perhitungan di atas, maka secara ilmiah analisis SWOT ini akan lebih dapat dipertanggungjawabkan. Meskipun posisi titik X ada di kuadran I, tetapi untuk melengkapi analisis akan menjadi lebih baik dan sempurna, bilamana di dalam setiap kuadran dihitung luasnya masing-masing. Sehingga dengan demikian luas dari masing-masing kuadran adalah seperti di bawah ini : Kuadran Posisi Titik Luas Rank Srtategi ing I A ( 3,11 ; 3,10) Agresif II B (-2,53; 3,10) Konvensional III C (-2,53 ; -2,86) Defensif IV D (3,11 ; -2,86) Kompetitif Dari hasil analisis di atas, terlihat baik dari hasil interpolasi garis diagonal dan perhitungan luas masing-masing kuadran membuktikan bahwa posisi analisis SWOT atas Rahardjo Multifinance terletak di posisi yang bagus yaitu kuadran I, sehingga dapat diterapkan Strategi SO 18