TEORI ORGAISASI DAN MANAJEMEN PENGETAHUAN KNOWLADGE MANAJEMEN PADA PERUSAHAAN MANUFAKTUR OTOMOTIF. Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc

Transkripsi

1 Tugas : Individu Tgl Penyerahan: 21 Maret 2011 TEORI ORGAISASI DAN MANAJEMEN PENGETAHUAN KNOWLADGE MANAJEMEN PADA PERUSAHAAN MANUFAKTUR OTOMOTIF Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc Oleh : Cepryana Sathalica Widyananda R-45 / P SEKOLAH PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011

2 I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Telah menjadi satu konsensus umum bahwa pengetahuan (knowledge) merupakan dasar kompetisi dan efektifitas operasi bisnis dalam setiap perusahaan. Pengetahuan sebagai sumber bisa hilang dari lingkungan perusahaan dikarenakan beberapa sebab, seperti kematian, mutasi kerja, bahkan mungkin pindah kerja ke perusahaan lain yang menjadi kompetitor. Sehingga pada prinsipnya adalah kehilangan pengetahuan merupakan kehilangan investasi yang sudah dilakukan perusahaan, karena pengetahuan diperoleh melalui proses pembelejaran dan pengalaman yang cukup panjang. Sehingga beberapa perusahaan telah menjadikan Knowledge Management (KM) sebagai salah satu strategi untuk mampu bersaing secara global. Saat ini perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat yang menandai munculnya era globalisasi, persaingan yang tinggi dan dinamis mengharuskan sebuah perusahan untuk terus berinovasi guna meningkatkan daya saingnya. Dengan adanya persaingan yang sangat ketat dan semakin berat, perubahan paradigma sangatlah diperlukan. Perusahaan yang mulanya hanya mengandalkan resource based bergeser menjadi Knowladge Based. Knowladge Manajemen diyakini merupakan salah satu cara untuk meningkatkan kemampuan bersaing dengan memanfaatkan berbagai sumber daya perusahaan, termasuk pengetahuan yang eksplisit (explisit knowladge) maupun pengetahuan yang tersembunyi (tacit knowladge). Upaya lainnya yang perlu dilakukan ke depannya bagi perusahaan adalah pengembangan SDM dan berbagi pengetahuan (sharing knowladge) dikalangan karyawan menjadi sangat penting guna meningkatkan kemampuan karyawan untuk menghasilkan inovasi. 1.2 Tujuan Mengetahui bagaimana penerapan Knowladge Manajemen pada perusahaan-perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang otomotif?

3 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Knowledge Management Knowledge Management (KM) dapat dipandang dari dua sisi yaitu secara operasional dan strategis. KM secara operasional artinya KM merupakan aktifitas perusahaan/organisasi dimana terjadi pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan, sedangkan KM secara strategis artinya KM merupakan langkah untuk memantapkan setiap organisasi/perusahaan sebagai perusahaan yang berbasis pengetahuan. Banyak pakar memberikan definisi Knowledge Management (KM). Dibawah ini merupakan definisi umum tentang KM. Knowledge Management (KM) dapat didefiniskan sebagai satu set (himpunan) intervesi orang, proses dan tool (teknologi) untuk mendukung proses pembuatan, pembauran, penyebaran dan penerapan pengetahuan. Pembuatan (creation) pengetahuan adalah proses perbaikan dari pengetahuan yang ada melalui proses pengalaman yang ada. Biasanya proses ini terjadi ketika ada deteksi kesalahan dan perbaikannya. Lesson learned merupakan salah satu contoh output dari knowledge creation. Pembauran (assimilation) pengetahuan merupakan proses pengumpulan, penyimpanan pengetahuan yang dibuat dengan pengetahuan yang sudah ada di organisasi/perusahaan. Penyebaran (dissemination) pengetahuan merupakan proses pengambilan dan penyebaran pengetahuan untuk dipergunakan dalam proses pengalaman yang lainnya. Penerapan (application) pengetahuan merupakan proses pemanfaatan pengetahuan untuk mebantu penyelesaian masalah yang sedang dihadapi. Knowledge Management (KM) merupakan proses yang terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya dari perusahaan tersebut, dan akhirnya perusahaan akan membentuk perusahaan yang berbasis kepada pengetahuan. 2.2 Tipe Knowledge Management (KM) Banyak perusahaan dan pakar mencoba untuk mengklasifikasikan projekprojek knowledge management yang sudah dilakukan di dalam perusahaanperusahaan, bahkan ada perusahaan seperti XEROX melalui Chief Knowledge

4 Officer (CKO)nya telah menngumpulkan semua studi kasus dan informasi projek KM ini, yang mana adalah untuk mencari bentuk atau tipe projek KM yang tepat diterapkan di dalam perusahaannya. Secara umum projek ini dapat dikategorikan dalam dua bentuk yaitu KM yang mencakup semua lini dalam perusahaan dan KM yang dilakukan dalam satu departemen, bisnis unit atau fungsi bisnis tententu. Dan pada tahap awal KM bisa dimulai dari lingkungan yang kecil seperti departemen, fungsi/unit bisnis, sehingga proses pembudayaan knowledge management akan lebih mudah dikontrol dan dievaluasi. Projek Knowledge Management (KM) dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe yaitu: 1. Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur. Pengetahuan sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan organisasi / perusahaan, seperti disain produk, proposal dan laporan projek, prosedur-prosedur yang sudah dimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang mana semuanya dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk membuatnya kembali. 2. Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek. Tipe projek ini mengumpulkan pengetahuan berasal dari pengalaman yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam kontek yang baru. Projek ini biasanya melibatkan sharing pengetahuan atau pelajaran melalui database seperti lotus notes. 3. Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Projek ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses bagi setiap karyawan. Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan. 4. Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan performansi. Projek ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan produk baru atau disain ulang proses bisnis dengam

5 menjadikan lebih explisit atau terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu. 5. Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan. Banyak perusahaan mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti hak patent, copyright, software licenses dan database pelanggan. Dengan mengetahui semua aset-aset ini memungkinkan perusahaan untuk membuat revenue dan biaya untuk perusahaan. 6. Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber external. Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada business intelligence system. Dalam projek ini perusahaan/organisasi berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis. Dalam projek ini diperjukan editor dan analyst untuk menyusun dan memberikan konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh tersebut. 2.3 Tujuan Penerapan Knowledge Management (KM) Penerapan KM akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis perusahaan: 1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya. 2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya. 3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi. 4. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

6 2.4 Knowledge Networks System (KNS) Knowledge Networks System (KNS) merupakan sistem Knowledge Management (KM) yang bertujuan mendukung proses peningkatan kompetensi dari setiap anggota yang terlibat dalam jaringan pengetahuan. KNS secara umum dibagi kedalam dua modul utama yaitu direktori pengetahuan dan transfer pengetahuan. Kedua modul ini yang dipadukan untuk mendukung proses peningkatan kompetensi dari setiap anggota dalam bidang pengetahuan yang menjadi fokus dan interestnya. Direktori Pengetahuan merupakan klasifikasi dari pengetahuan, sedangkan transfer pengetahuan merupakan proses yang diadopsi untuk mendukung prosesproses penyebaran pengetahuan terjadi, seperti pelatihan, forum diskusi, artikel, chatting, , kontak langsung kepada pakar. Sehingga KNS dapat diterapkan dalam bidang apa saja, sesuai dengan interest dari satu kelompok atau organisasi yang menerapkannya. Karena KNS lebih terfokus kepada proses peningkatan kompetensi, maka sistem ini lebih cocok diterapkan dalam lembaga atau departemen yang berhubungan dengan pelatihan, pendidikan dan juga SDM. 2.5 Kriteria Keberhasilan Implementasi Knowledge Management 1. Berhasil mendirikan kultur knowledge di perusahaan. 2. Top management mendukung managing knowledge. 3. Perusahaan mampu membagun dan menyediakan knowladge based goods services: mampu menyediakan infrastruktur dan ada alur proses yang bagus. 4. Sukses memaksimalkan nilai modal intelektual sebuah perusahaan. 5. Efektif dalam menciptakan lingkungan knowledge sharing. 6. Berhasil mendirikan kultur learning organization. 7. Efektif dalam mengelola customer knowledge untuk meningkatkan loyalitasnilai mereka. 8. Mampu memanajemeni knowledge untuk meng-generate shareholder value.

7 III. PEMBAHASAN 3.1 Aplikasi Knowledge Management System Di Perusahaan Knowledge management (KM) diterapkan untuk meningkatkan dan memperbaiki pengoperasian perusahaan untuk meraih keuntungan kompetitif dan meningkatkan laba. Penerapan KM dilakukan untuk memperbaiki komunikasi antara manajemen puncak dengan pegawai dan antar pegawai, dengan berbagi pengetahuan. Dari beberapa perusahaan yang memiliki konsep KM, pada dasarnya peningkatan kinerja dilakukan dengan menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan, dimana pengetahuan sebagai aset kapital dalam suatu perusahaan dapat dikelola dengan baik sehingga dapat dikomunakasikan dan digunakan secara bersama antar individu. KMS sebagai sistem berbasis komputer mendukung penerapan KM agar penyebaran dan pengaksesan pengetahuan lebih efektif dan efisien memiliki keuntungan yaitu : a. Format pengetahuan digital lebih mudah disimpan dalam jaringan intranet dan proses pemeliharaannya lebih efisien sehingga mudah dianalisa, ditelusuri, diperbaharui dan disebarkan. b. Setiap pegawai memiliki tanggungjawab, kewajiban dan hak akses yang sama terhadap pengetahuan yang sesuai dengan kepentingannya. c. Mendorong setiap orang untuk bekerja bersama-sama secara lebih baik dengan orang lain untuk menyelesaikan tugas yang sedang dikerjakan. Untuk merancang sistem knowledge management yang dapat membantu lembaga untuk meningkatkan kinerjanya diperlukan empat komponen, yaitu: 1. Aspek Manusia, disarankan pada organisasi untuk menunjuk/mempekerjakan seorang document control atau knowledge manager yang bertanggung jawab mengelola sistem knowledge management dengan cara mendorong para karyawan untuk mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge mereka, mengatur file, menghapus knowledge yang sudah tidak relevan dan mengatur sistem reward/punishment. 2. Proses, telah dirancang serangkaian proses yang mengaplikasikan konsep model SECI dalam pelaksanaannya.

8 3. Teknologi, telah dibuat usulan penambahan infrastruktur yang diperlukan untuk menunjang berjalannya sistem knowledge management yang efektif. 4. Content (isi), telah dirancang content dari sistem knowledge management yaitu berupa database knowledge dan dokumen yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya. 3.2 Berjalannya Proses Knowledge Management System Di Perusahaan Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses inti lebih efisien. Proses KMS akan berjalan dalam suatu perusahaan bila telah terbentuk budaya sharing knowledge baik secara individu maupun secara institusi. Budaya sharing tersebut dilaksanakan dengan cara sebagai berikut: a. menciptakan knowledge: knowledge diciptakan begitu seseorang menentukan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how. Kadang-kadang knowledge eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi, b. menangkap knowledge: knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai dan direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal, c. menjaring knowledge: knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas tacit) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit, d. menyimpan knowledge: knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga semua anggota dalam organisasi dapat mengaksesnya, e. mengolah knowledge: seperti perpustakaan, knowledge harus dibuat up-to-date. Hal tersebut harus di-review untuk menjelaskan apakah relevan atau akurat, f. menyebarluaskan knowledge: knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan, dimanapun dan tersedia setiap saat. Faktor-faktor yang perlu mendapatkan perhatian karena dapat mempengaruhi berhasil tidaknya penerapan knowledge management pada suatu perusahaan adalah sebagai berikut:

9 a. Penerapannya tidak hanya untuk menghasilkan knowledge baru, tetapi juga mendaur ulang knowledge yang sudah ada. Oleh karena itu knowledge yang dimiliki sejak lama harus digali kembali dan di-eksplisitkan. b. Teknologi informasi memang merupakan sarana yang paling mudah dalam menjembatani terjadinya jejaring sistem knowledge management akan tetapi tatap muka antar anggota masih tetap diperlukan. c. Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui, banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki organisasi tersebut sejak lama. 3.3 Knowledge Management pada Hyundai Motor Knowledge management (KM) adalah sebuah konsep baru di dunia bisnis yang banyak digunakan di berbagai perusahaan. KM adalah sebuah proses yang mengkoordinasikan penggunaan informasi, pengetahuan, dan pengalaman. Tujuan penerapan knowledge management di perusahaan adalah untuk meningkatkan dan memperbaiki operasional perusahaan dalam mencari keuntungan kompetitif. Selain itu, KM juga digunakan sebagai pewaris agar jika terjadi pergantian generasi pekerja, ilmu, proses, serta pengalaman bekerja tidak hilang, tetapi terus diwariskan secara turun-temurun. Salah satu perusahaan internasional yang menerapkan KM adalah Hyundai Motor. Ada tiga tahap dalam mengimplementasikan KM di perusahaan ini, yakni mencari dan berbagi pengalaman, menempatkan infrastruktur KM dan budaya organisasi yang dapat memajukan perusahaan, dan yang terakhir adalah menjaga serta mempertahankan pengetahuan agar tetap diwariskan secara turun-temurun. Tidak diterapkannya KM di suatu perusahaan akan menjadi suatu kerugian besar. Pada tahun 2003, diprediksikan bahwa ada sekitar 500 perusahaan yang mengalami kerugian sebesar $32bn dikarenakan adanya rework, performa kerja yang di bawah standar, dan ketidakmampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Selain itu ada data yang menunjukkan bahwa untuk menjadi pekerja yang benar-benar ahli dan sanggup menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan benar, pekerja di perusahaan yang tidak menerapkan KM butuh waktu rata-rata enam minggu dalam setahun. Hal-hal tersebut sangat tidak efektif. Dengan menerapkan KM, hal-hal yang

10 merugikan tersebut bisa dihindari. KM memberi manfaat bagi Hyundai Motor. Salah satu manfaat penerapan KM di Hyundai Motor adalah inventori di perusahaan tersebut mendekati nilai nol (zero inventories). Hal ini sangatlah menguntungkan karena semakin rendah inventori, semakin kecil cost. 3.4 Knowledge Management pada Ford Motor Company Knowledge Management System pada perusahaan Ford Motor Company diimplementasikan melalui verifikasi produk (bagian dari pengembangan produk) dalam upaya untuk mengurangi varification cost dan meningkatkan kualitas produk. Pengembangan produk di Ford Motor Company terdiri dari tiga tahap utama, antara lain : 1. Planning Perusahaan melakukan survey ketertarikan pasar, pengaturan waktu, dan pembentukan tim engineering, 2. Design Mendesain komponen, sistem, dan kendaraan sesuai dengan permintaan yang telah ditentukan, 3. Verification Process Melakukan evaluasi pada desain dan dokumen, apakah sudah sesuai dengan permintaan. 3.5 Knowledge Management Pada Industri Manufaktur (studi kasus P.T. Toyota Astra Motor) Di Indonesia Knowledge Management (KM) memang belum dikenal secara luas. Namun apabila diamati, ada banyak aktifitas di dalam perusahaan-2 yang merupakan bagian dari penerapan KM, baik dari sisi infrastruktur organisasi maupun teknologi. Dengan mengembangkan potensi penerapan KM di dalam perusahaan, maka hal tersebut. dapat menjadi salah satu faktor keunggulan bersaing.dari sisi infrastuktur teknologi, dukungan teknologi komputer dan komunikasi merupakan faktor pemungkin bagi orang untuk berbagi informasi tanpa dibatasi tempat dan waktu [Benn00]. Kesempatan untuk berbagi informasi ini memberikan peluang untuk menerapkan KM dalam suatu organisasi. Namun peluang tersebut. belum dapat dimanfaatkan secara optimal, karena infrastruktur organisasi yang belum mendukung. Tesis ini bertujuan untuk meneliti bagaimana penerapan proyek KM dalam suatu perusahaan. Obyek studi kasus dalam tesis ini

11 adalah Divisi Production Control dari P.T. Toyota Astra Motor (TAM). Metodologi yang digunakan dalam melakukan penelitian ini adalah Perencanaan Sistem Informasi dari Turban [Turb96]. Langkah-langkah dari Perencanaan Sistem Informasi tersebut adalah menentukan Strategi Bersaing perusahaan, kemudian menentukan kebutuhan informasi organisasi dan diakhiri dengan penentuan model konseptual penerapan KM di Divisi Production Control.

12 IV. KESIMPULAN Knowledge Management (KM) merupakan salah satu langkah strategis bagi setiap perusahaan untuk meningkatkan kompetensi, ketanggapan, produktifitas, inovasi terhadap perubahan-perubahan lingkungan bisnis global, sehingga perusahaan bisa meningkatkan kemampuan beradaptasi dan berkompetisi secara lebih baik.

13 DAFTAR PUSTAKA Anonim Hyundai Motor Annual Report Jakarta: Hyundai Motor. Honeycutt, Jerry Knowladge Management Strategis, Strategi Managmen Pengetahuan. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Jurnal Piranti Warta Vol.11 No. 2, April Penerapan Knowladge Managemen PT Astra tbk: Universitas Bina Nusantara. Jakarta. Priambada, Boy D Implementasi Knowledge Management System Di Perusahaan. Program Pasca Sarjana, IPB: Bogor. Tobing, Paul L Knowledge Management Konsep, Arsitektur dan Implementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.