BAB III HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN. berkembang di Provinsi Gorontalo, beralamat di Jln. Pangeran Hidayat ( JDS ), yang dulunya

Transkripsi

1 16. BAB III HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 1.1 Deskripsi Lokasi Penelitian Sejarah Singkat Lokasi Penelitian. P.T. Luxindo Raya merupakan salah satu Perusahaan Dagang yang sedang berkembang di Provinsi Gorontalo, beralamat di Jln. Pangeran Hidayat ( JDS ), yang dulunya masih mengontrak rumah di Jln. Nani Wartabone ( dekat sumur bor ). Perusahaan P.T Luxindo Raya didirikan sejak awal tahun 2009 dengan modal awal sebesar Rp Oleh Bapak Syamsuddin. SE. P.T Luxindo Raya hanyalah satu-satunya di Kota Gorontalo. Seiring berjalannya waktu dari tahun ke tahun usaha dagang tersebut akan semakin berkembang. Oleh karena itu, Bapak Syamsuddin. SE selaku pemilik usaha berinisiatif untuk mengembangkan usahanya. Beliau menyadari bahwa di Provinsi Gorontalo yang baru berkembang ini masih kurang masyarakat menggunakan vaccum clainer, karena alat tersebut sangat berguna bagi kesehatan, dibandingkan dengan menggunakan sapu ijuk atau alat-alat lainnya. Akhirnya beliau membuka perusahaan tersebut di Kota Gorontalo. Terhitung sampai saat ini P.T Luxindo Raya Kota Gorontalo telah memperkerjakan 20 karyawan. Hal ini menandakan bahwa P.T Luxindo Raya semakin berkembang dari tahun ke tahun. Hal tersebut disebabkan beberapa keunggulan yang dimiliki oleh P.T Luxindo Raya Kota Gorontalo, yakni penyediaan alat-alat elektronik, seperti halnya pada vaccum clainer.

2 Struktur Organisasi. Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Organisasi dapat diartikan juga sebagai kerangka struktur dimana pekerjaan dari banyak orang dilakukan bersama guna pencapaian tujuan bersama. Struktur yang dalam usahanya merupakan satu lembaga yang mengusahakan pengadaan barang dan jasa dan motif mencari keuntungan, maka sangat dibutuhkan adanya Management dan organisasi yang baik guna menentukan tujuan serta menentukan apa, dimana, dan bagaimana sesuatu yang akan dikerjakan. Struktur organisasi adalah suatu keadaan yang menggambarkan wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing personil yang melaksanakan kegiatan atau pekerjaan pada suatu bentuk usaha atau perusahaan yang digunakan oleh suatu perusahaan dan disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan tersebut. Besar kecilnya suatu usaha juga mempengaruhi struktur organisasi yang digunakan, misalnya perusahaan yang tergolong kecil maka struktur organisasi yang digunakan adalah struktur organisasi yang masih bersifat sederhana. Suatu organisasi yang baik bilamana dipilih dan ditempatkan berdasarkan keterampilan dan kemampuan para anggota. Setiap anggota kelompok harus mengerti akan tujuan pokok organisasi secara jelas dalam pembagian tugas dan tanggung jawab, serta ditunjang dengan pengabdian yang tinggi atas tugas masing-masing secara utuh dalam organisasi sebagai suatu sarana untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk lebih jelasnya penulis menyajikan struktur organisasi perusahaan P.T. Luxindo Raya Kota Gorontalo, sebagai berikut :

3 Gambar STRUKTUR ORGANISASI PIMPINAN P.T LUXINDO RAYA MANAGER UMUM P.T LUXINDO RAYA KEPALA KASIR P.T LUXINDO RAYA KASIR KARYAWAN OFFICE BOY Sumber Data : P.T Luxindo Raya Kota Gorontalo.

4 Pembagian Tugas Dan Fungsi. Berdasarkan struktur organisasi di atas dapat dipaparkan pembagian tugas dan fungsi dari masing-masing bagian yang ada pada P.T. Luxindo Raya Kota Gorontalo, sebagai berikut : 1. Pimpinan. Memimpin, mengawasi dan mengarahkan kegiatan perusahaan sesuai dengan tujuan dan kebijakan perusahaan. 2. Manager Umum. Mengatur proses perencanaan dan pelaksanaan seluruh kinerja kegiatan perusahaan dalam hal ini P.T.Luxindo Raya. 3. Kepala Kasir. Melakukan seluruh pencatatan yang berkaitan dengan keuangan yang berorientasi dari penerimaan serta pengeluaran kas. 4. Kasir. Bagian penerima uang yang terjadi disaat pembelian atau pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. 5. Karyawan / Salesman. Membantu kinerja kegiatan perusahaan dalam sehari-hari, baik dalam bentuk mengoperasikan, mempromosikan serta melayani pelanggan dalam hal pembelian. 6. Office Boy. Petugas dalam membersihkan serta mengindahkan demi kenyamanan dalam melaksanakan seluruh kinerja kegiatan kantor oleh karyawan. Pada P.T.Luxindo Raya karyawannya masih merangkap, semua kegiatan dapat dilakukan atau dikerjakan. Contohnya bagian kasir biasa merangkap melayani pelanggan,

5 namun karyawan tersebut tidak dapat melaksanakan pekerjaan yang berkaitan dengan kegiatan pada bagian kasir dan hanya pada pekerjaan yang lain saja Keadaan Karyawan Untuk Operasionalisasi Kegiatan P.T.Luxindo Raya Kota Gorontalo Ditunjang Oleh Beberapa Orang Karyawan Seperti Nampak Pada Tabel Berikut : Tabel 1. Keadaan Karyawan Menurut Jenjang Pendidikan Pada P.T.Luxindo Raya Kota Gorontalo No Nama Pendidikan Jabatan 1 Syamsuddin. SE S1 Pimpinan 2 Agus Triyono S1 Manajer Umum 3 Yoanita D3 Kepala Kasir 4 Rahmawati D3 Kasir 5 Irwan SMA Karyawan Biasa 6 Firdaus SMA Karyawan Biasa 7 Iboy SLTP Office Boy Sumber Data : P.T.Luxindo Raya Kota Gorontalo Jenis Usaha. P.T.Luxindo Raya adalah salah satu perusahaan yang berada di Kota Gorontalo yang bergerak dalam bidang usaha perdagangan yang menjual alat-alat elektronik yaitu vaccum clainer dan mesin cuci. P.T.Luxindo Raya ini memiliki tempat yang letaknya sangat strategis karena beseberangan dengan jalan raya yang merupakan jalan trans atau jalan utama menuju pusat

6 21. Kota. Perusahan ini merupakan salah satu perusahaan yang memiliki daya saing yang kuat yang tidak kalah majunya dengan perusahan-perusahaan lain, karena perusahan ini juga menjual berbagai macam vaccum clainer dan mesin cuci yang tidak ketinggalan model seperti halnya perusahan-perusahaan besar lainnya. Berikut ini adalah daftar harga jenis barang-barang yang dijual pada P.T.Luxindo Raya Kota Gorontalo. Tabel 2 Daftar Harga Dan Jenis Barang Pada P.T.Luxindo Raya Kota Gorontalo No Nama Barang Ukuran Harga Keterangan 1 Vaccum Clainer Kecil Rp Per Unit 2 Vaccum Clainer Besar Rp Per Unit 3 Mesin Cuci Kecil Rp Per Unit 4 Mesin Cuci Besar Rp Per Unit Sumber Data : P.T.Luxindo Raya Kota Gorontalo. 1.2 Deskripsi Hasil Penelitian Fungsi Atau Bagian Yang Ada Pada P.T.Luxindo Raya. Fungsi yang terkait dengan Pengendalian Kas pada P.T.Luxindo Raya masih bersifat sederhana, dalam hal ini fungsi penerimaan kas dan fungsi pengeluaran kas ditangani langsung oleh bagian kasir. Pada P.T.Luxindo Raya belum terdapat pemisahan tugas dan tanggung jawab serta penanganan terhadap kas masih dilakukan oleh satu orang yang berfungsi untuk melakukan pencatatan terhadap penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.

7 Hal ini dapat membuka kemungkinan timbulnya kecurangan-kecurangan dalam pengelolaan uang kas perusahaan Prosedur Pengendalian Penerimaan dan Pengeluaran Kas. Prosedur pengendalian penerimaan dan pengeluaran kas pada P.T.Luxindo Raya masih sangat sederhana. Pengendalian ini dilakukan untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan uang kas yang dilakukan oleh petugas pengelola kas. Adapun prosedur pengendalian kas pada P.T.Luxindo Raya adalah sebagai berikut : Setiap terjadi transaksi pembelian barang dari para pelanggan, langsung dibuatkan nota oleh kasir, sebagai bukti sumber untuk melakukan pencatatan ke dalam buku penerimaan kas. Setiap akhir jam kerja, jumlah uang kas yang diterimah oleh bagian kasir dilaporkan pada pemilik melalui buku kas yang masih bersifat sederhana. Pemilik meghitung jumlah kas secara fisik dan mencocokkannya dengan saldo kas yang terdapat dalam buku kas. Setelah mencocokkan saldo kas, pemilik menyimpan uang kas tersebut dan pada harihari tertentu pemilik perusahaan menyetorkan uang tersebut ke bank. Pengeluaran kas dilakukan oleh bagian kasir dan pemilik perusahaan. Pengeluaran kas dalam jumlah yang relatif besar misalnya untuk pengadaan stock barang ditangani langsung oleh pemilik dan tidak dibuktikan dengan bukti intern seperti bukti pengeluaran kas atau kwitansi juga tidak dilakukan pembukuan terhadap transaksi pengeluaran kas tersebut.

8 23. Pengeluaran yang dalam jumlah relatif kecil ditangani oleh bagian kasir, misalnya untuk biaya konsumsi dan transportasi. Pengeluaran inipun tidak dibuatkan bukti pengeluaran berupa kwitansi serat tidak dibuatkan pencatatan ke dalam buku kas. Pengeluaran-pengeluaran tersebut harus mendapatkan persetujuan atau izin dari pemilik perusahaan. Dari prosedur-prosedur di atas nampak bahwa tidak ada pemisahan-pemisahan yang memadai antara petugas yang menangani penerimaan maupun pengeluaran kas. Selain itu penggunaan dokumen-dokumen dalam melakukan pencatatan uang kas kurang memadai dan tidak konsisten. Di mana untuk penerimaan kas dilakukan pencatatan, sementara untuk pengeluaran kas tidak dilakukan pencatatan. Hal ini dapat menimbulkan kecurangan dalam pengelolaan uang kas Pelaksanaan Pengendalian Kas. Dalam perusahaan ini yang bertugas dalam mengendalikan kas yaitu pemimpin atau pemilik perusahaan tersebut secara langsung, pemilik perusahaan ini mengawasi kas setiap sebulan sekali. Tetapi pemilik ini hanya sekedar melihat dan tidak melakukan pemeriksaan secara mendetail terhadap kas perusahaan, sehingga pemilik perusahaan tidak mengetahui penyelewengan yang terjadi atas uang kas perusahaan. Pencatatan yang dilakukan oleh Perusahaan P.T Luxindo Raya dalam mengendalikan kas hanyalah berbentuk Buku Kas Umum ( BKU ) saja seperti tergambar di bawah ini :

9 Perusahaan P.T Luxindo Raya Buku Kas Umum Bulan Maret Tanggal No Bukti Uraian Debet Kredit Saldo 1/3/ Diterimah dari bendahara /3/ Bayar gaji karyawan /3/ Bayar PLN /3/ Bayar telpon /3/ Bayar PDAM /3/ Bayar sewa mobil Debet Kredit Saldo Sumber Data : P.T Luxindo Raya Pembahasan. Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan alat-alat elektronik, dengan kapasitas dan kualitas perusahaan yang cukup besar tidak selayaknya perusahaan masih tetap mempertahankan prosedur pengendalian kas yang diterapkan oleh perusahaan pada saat ini yang berkemungkinan terjadinya penyelewengan atas uang kas perusahaan. Hal ini tidak terlepas dari fungsi kas sebagai salah satu aset yang paling liquid sekaligus sebagai salah satu aset terpenting yang dimiliki oleh perusahaan. Pengendalian terhadap uang kas perusahaan secara keseluruhan maka secara otomatis akan menimbulkan implikasi serta dampak yang cukup besar bagi kelangsungan serta prospek usaha tersebut kedepan, sehingga di dalam seharusnya pengendalian kas perlu diadakan pemisahan tugas dan tanggung jawab yang diantaranya adalah sebagai berikut : a. Petugas yang menyimpan kas tidak dapat diserahi tugas mencatat transaksi yang berhubungan dengan kas.

10 25. b. Setiap penerimaan dan pengeluaran kas sedapat mungkin dilakukan melalui Bank sehingga diperoleh bukti-bukti ekstern terhadap kas. c. Setiap cek yang dikeluarkan harus dijelaskan dalam voucher yang telah disetujui untuk dibayar. d. Sering diadakan pemeriksaan kas secara mendadak. e. Bukti penerimaan dan pengeluaran kas harus bernomor urut tercetak. f. Perlu adanya sistem dana kas kecil. g. Perlu dibuatkan contoh bukti pengeluaran kas yang dapat digunakan oleh perusahaan. Pemeriksaan kas secara tiba-tiba merupakan bagian dari sistem pengendalian kas, pemeriksaan kas dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Mengadakan verifikasi terhadap catatan-catatan dan cek-cek yang terkait dengan pengelolaan kas dalam periode tertentu. b. Mengadakan pemeriksaan kas secara fisik dengan cara menghitung uang tunai dan suratsurat yang mempunyai sifat seperti kas. c. Bagi perusahaan yang menyetor semua uang yang diterimah ke bank dan semua pengeluaran menggunakan cek, saldo kas menurut catatan perusahaan harus sama dengan saldo kas menurut laporan dari bank. Pemeriksaan fisik kas dilakukan oleh petugas yang tidak terkait dengan tugas pengelolaan kas, uang tunai dan benda-benda yang tergolong dalam kas dihitung dan dilaporkan secara rinci mengenai jenis dan nilainya. Dalam hal ini Pengendalian kas diharapkan tetap terus dapat dipertahankan dengan memperhatikan beberapa unsur sistem pengendalian intern yang berkaitan dengan pengendalian pada bagian tersebut. Seperti yang dikatakan Mulyadi bahwa ada beberapa unsur yang harus diperhatikan dalam Pengendalian intern terhadap kas seperti lingkungan pengendalian, penilaian atau penaksiran resiko,

11 26. prosedur atau aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pemantauan pengendalian. Untuk mencegah atau menguranngi penyalahgunaan kas, maka harus dijalankan prosedur pengawasan atau pengendalian terhadap kas. Berbagai cara yang dapat dilakukan dalam pengendalian kas sehingg terdapat banyak variasi dalam susunan organisasi dan metode dalam melakukan pengendalian kas, sebagai pedoman dapat digambarkan bahwa setiap penerimaan kas harus segera dibukukan, penerimaan kas setiap hari harus disetorkan ke bank secara keseluruhan, petugas pemegang kas tidak boleh merangkap sebagai pemegang pembukuan atau sebaliknya, penerimaan kas harus dilengkapi dengan data sumber dan dokumen pendukung yang diperlukan agar memudahkan dalam pengecekan, Disamping itu perlu dipraktekkan dengan menerapkan tekhnologi yang mendukung pengendaian kas, formulir-formulir khusus, faktur yang telah diberi nomor urut sehingga telah mudah dalam penngecekan efektif untuk akuntansi manual dan tidak efektif pada sistem akuntansi komputer. Pengeluaran kas sebaiknya menggunakan cheque/giro, untuk pengeluaran kas yang tidak praktis menggunakan check seperti pembelian perangko, membayar biaya mobil dan pengeluaran lainnya yang jumlahnya kecil. Untuk menciptakan internal check fungsi penagihan yang bertanggung jawab untuk menagi dan menerima cek atau uang tunai dari debitur harus dipisahkan dari fungsi penerimaan kas yang bertanggung jawab untuk melakukan endorsmen cek dan penyetoran cek dan uang tunai hasil penagihan ke rekening giro perusahaan di bank. Fungsi akuntansi tidak boleh digabunngkan dengan fungsi penyimpanan untuk menghindari kemungkinan penggunaan catatan akuntansi untuk menutupi kecurigaan yang dilakukan oleh karyawan. Jika fungsi akuntansi digabungkan dengan fungsi penerimaan kas, timbul kemungkinan penerimaan kas yang diterimah dari

12 27. debitur untuk kepentingannya sendiri dan menutupi kecurangan tersebut dengan memanipulasi catatan piutang kepada debitur. Untuk mengendalikan pengeluaran kas maka semua pengeluaran kas harus dilaksanakan menggunkan cek kecualli untuk pengeluaran yang jumlahnya kecil dapat dilakukan melalui kas kecil. Jika kewenangan untuk menandatangani cek dilegalisasikan kepada seoranng pegawai yang ditunjuk, maka pegawai tersebut diperkenankan untuk melakukan pencatatan transaksi kas. Hal ini mencegah terjadinya kecurangan dalam pengeluaran kas yanng tidak nampak dalam pencatatan akuntansi. Pengendallian terhadap penerimaan kas merupakan hal yang penting, akan tetapi kecurangan atau penyelewengan biasanya jarang pada transaksi pada penerimaan kas, melainkan melalui pengeluaran kas atau dengan menggunakan faktur fiktif ( palsu ). Oleh karena itu, pengendalian atas pengeluaran kas sama pentingnya atau bahkan lebih penting dari penerimaan kas. Bila kemungkinan sebaiknya diadakan pemisahan antara fungsi penerimaan kas dan fungsi pengeluaran kas agar perusahaan terutama P.T Luxindo Raya lebih mudah mengontrol jumlah penerimaan dan pengeluaran kas Seharusnya Perusahaan menggunakan teori yang ada dengan membuat pencatatan pengeluaran dan penerimaan kas sehingga perusahaan tersebut dapat lebih mudah mengontrol jumlah pengeluaran dan penerimaan kas sebagaimana tercantum dibawah ini :

13 Pembayaran Biaya 2 a. Jurnal Penerimaan Kas. Tgl Ket No.Bukti 3/1/2012 Diterimah dari ben- dahara Kas Debet Kredit Pot. Piutang Serba-Serbi Penj. Penj. Dagang Nama Akun Ref Sa 1 25,000,000 Modal Pemilik 25,0 Jurnal Penerimaan Kas pada P.T Luxindo Raya pada tanggal 01/03/2012 telah menerimah uang dari bendahara dengan nomor bukti 001 sebesar Rp Sehingga mengakibatkan Kas bertambah sebesar Rp dan Modal Pemilik berkurang sebesar Rp b. Jurnal Pengeluaran Kas. Tgl Ket No.Bukti 3/2/2012 Debet Utang Serba-serbi Pot. Pemb. Dagang Nama Akun Ref Saldo Penj. Kredi 2 Beban Gaji 15,000,000 15,0 3/6/ Beban Listrik 1,000,000 1,00 3/10/ Beban Telfon 1,000,000 1,00 3/12/ Beban PDAM 500, /20/ Beban Sewa - 3,000,000 3,00 Jurnal Pengeluaran Kas pada P.T Luxindo Raya Pada tanggal 02/03/2012 dengan nomor bukti 002 melakukan pembayaran biaya pada beban gaji karyawan Rp Sehingga mengakibatkan kas berkurang dan beban gaji bertambah. Pada tanggal 06/03/2012 perusahaan membayar listrik sebesar Rp maka kas berkurang dan beban listrik bertambah. Kemudian pada tanggal 10/03/2012 beban telfon dibayar perusahaan sebesar Rp , sehingga mengakibatkan kas berkurang dan beban telfon bertambah. Pada tanggal 12/03/212 perusahaan P.T Luxindo Raya membayar beban PDAM Rp , mengakibatkan kas berkurang dan beban PDAM bertambah. Kemudian pada tanggal 20/03/2012 P.T Luxindo Raya membayar sewa mobil sebesar Rp , maka kas berkurang dan beban sewa mobil bertambah. mobil K

14 29. Kemudian dibuatlah jurnal umum : Jurnal Umum Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit 01/03/2012 Kas Modal Pemilik /03/2012 Beban gaji karyawan Kas /03/2012 Beban listrik Kas /03/2012 Beban telepon Kas /03/2012 Beban PDAM Kas /03/2012 Bebam sewa mobil Kas Total