ISBN : xxx-xxxx-xx-x. Teknik Komunikasi dan Presentasi Yang Efektif. Jakarta - LAN xxx hlm : 15 x 21 cm

Transkripsi

1 Modul Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Hak Cipta Pada : Lembaga Administrasi Negara Edisi Tahun 2008 Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Jl. Veteran No. 10, Jakarta, Telp. (62 21) , Fax. (62 21) Teknik Komunikasi dan Presentasi Yang Efektif Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Jakarta, 2008 Jakarta - LAN xxx hlm : 15 x 21 cm ISBN : xxx-xxxx-xx-x ii

2 LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA KATA PENGANTAR Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undangundang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian menegaskan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional, diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang berkemampuan melaksanakan tugas secara profesional. Untuk mewujudkan profesionalisme PNS ini, mutlak diperlukan peningkatan kompetensi, khususnya kompetensi kepemimpinan bagi para pejabat dan calon pejabat Struktural Eselon IV baik di lingkungan pemerintah pusat maupun daerah. Sebagai pejabat struktural yang berada pada posisi paling depan atau ujung tombak, pejabat struktural eselon IV memainkan peran yang sangat penting karena bertanggung jawab dalam mensukseskan pelaksanaan kegiatan-kegiatan secara langsung, sehingga buah karyanya dapat dirasakan secara langsung oleh masyarakat. Untuk mempercepat upaya peningkatan kompetensi tersebut, Lembaga Administrasi Negara (LAN) telah menetapkan kebijakan desentralisasi dalam penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Dengan kebijakan ini, jumlah penyelenggaraan Diklat dapat lebih ditingkatkan sehingga kebutuhan akan pejabat struktural eselon IV yang profesional dapat terpenuhi. Agar penyelenggaraan dan alumni tersebut menghasilkan kualitas yang sama, walaupun diselenggarakan dan diproses oleh Lembaga Diklat yang berbeda, maka LAN menerapkan kebijakan standarisasi program Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Proses standarisasi meliputi keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat, mulai iii dari aspek kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat dan strukturnya, metode dan skenario pembelajaran sampai pada pengadministrasian penyelenggaranya. Dengan proses standarisasi ini, maka kualitas penyelenggaraan dan alumni dapat lebih terjamin. Salah satu unsur penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV yang mengalami proses standarisasi adalah modul atau bahan ajar untuk para peserta (participants book). Disadari sejak modul-modul tersebut diterbitkan, lingkungan strategis khususnya kebijakan-kebijakan nasional pemerintah juga terus berkembang secara dinamis. Di samping itu, konsep dan teori yang mendasari substansi modul juga mengalami perkembangan. Kedua hal inilah yang menuntut diperlukannya penyempurnaan secara menyeluruh terhadap modul-modul Diklat Kepemimpinan Tingkat IV ini. Oleh karena itu, saya menyambut baik penerbitan modul-modul yang telah mengalami penyempurnaan ini, dan mengaharapkan agar peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV dapat memanfaatkannya secara optimal, bahkan dapat menggali kedalaman substansinya di antara sesama peserta dan para Widyaiswara dalam berbagai kegiatan pembelajaran selama Diklat berlangsung. Kepada penulis dan seluruh anggota Tim yang telah berpartisipasi, kami haturkan terima kasih. Semoga modul hasil perbaikan ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya. Jakarta, 14 Maret 2008 KEPALA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA iv SUNARNO

3 Lembar Judul.... Lembar Pengesahan ISBN.... Kata Pengantar.... Daftar Isi.... i i iv v vi

4

5 2 BAB I PENDAHULUAN dalam kelompok, pasangan, individu, dan kelas dengan berbagai ragam bahan dan media pembelajaran. C. Hasil Belajar A. Latar Belakang merupakan keterampilan dan kemampuan inter disipliner yang mutlak dikuasi oleh para para Pejabat dan staf di lingkungan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam mewujudkan misi pelayanan sesuai visi dan misi instansinya. Aplikasi modul ini dapat secara lebih khusus Anda terapkan kepada kegiatan perencanaan, pengembangan bahan sajian dan penerapan penyajian berbagai ruang lingkup bidang tugas dalam pemerintahan. Dalam pelaksanaan tugas PNS, diskusi, penyajian dan presentasi menjadi bagian penunjang keberhasilan pribadi, unit kerja, maupun instansi secara keseluruhan. Bentuk-bentuk presentasi laporan, proyek, penelitian, maupun untuk kebutuhan lain akan lebih menarik bila disampaikan dengan teknik komunikasi dan presentasi yang memadai. B. Deskripsi Singkat Mata Diklat membahas tentang dasar-dasar presentasi, jenis-jenis alat Bantu penyajian, strategi penggunaan alat bantu, komunikasi non verbal dalam penyajian, teknik menjawab pertanyaan, strategi penyajian efektif dan komunikatif, serta penerapan kegiatan presentasi dan komunikasi dalam suatu forum diskusi kelompok, seminar, dan konferensi dalam lingkup nasional maupun internasional. Jangka waktu pembelajaran mata Diklat ini adalah 8 jam pelatihan dan dilaksanakan dengan metode kegiatan pertisipasi aktif peserta Setelah membaca modul Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif ini peserta diharapkan mampu memahami strategi komunikasi dan presentasi dengan teknik penyajian yang efektif dan komunikatif dalam rangka membangun kolaborasi. D. Indikator Hasil Belajar Indikator-indikator hasil belajar adalah : 1. Peserta mampu memahami dan menjelaskan konsep dasar Komunikasi; 2. Peserta mampu memahami dan menjelaskan konsep dasar Presentasi; 3. Peserta mampu memahami dan menjelaskan tahapan persiapan dan pelaksanaan presentasi; 4. Peserta mampu memahami dan menjelaskan jenis-jenis alat bantu penyaji; 5. Peserta mampu memahami dan menjelaskan alat bantu sesuai tujuan penyajian; 6. Peserta mampu memahami dan menjelaskan strategi penggunaan alat bantu yang benar dan komunikatif; 7. Peserta mampu memahami dan menjelaskan peran dan jenis komunikasi non-verbal dalam penyajian; 8. Peserta mampu memahami dan menjelaskan teknik-teknik pengembangan partisipasi dalam pertemuan ; 1

6 3 9. Peserta mampu memahami dan menjelaskan teknik menjawab pertanyaan pendengar; 10. Peserta mampu memahami dan menjelaskan strategi penyajian yang efektif dan komunikatif; BAB II DASAR-DASAR KOMUNIKASI E. Materi Pokok Materi pokok yang dibahas dalam modul Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif ini adalah : 1. Dasar-dasar Komunikasi; 2. Dasar-dasar Presentasi; 3. Alat bantu penyajian; 4. Strategi penyajian yang efektif dan komunikatif; 5. Teknik menjawab pertanyaan; 6. Komunikasi non verbal penyajian; 7. Penerapan presentasi dan komunikasi. F. Manfaat Berbekal hasil belajar pada modul Teknik Komunikasi dan Presentasi yang Efektif ini peserta diharapkan mampu memahami dan menerapkan bagaimana menyajikan berbagai makalah individu maupun makalah kelompok, dengan mempersiapkan aneka ragam bentuk penyajian yang berhubungan dengan bidang tugas masingmasing pada tingkat institusi, unit kerja maupun kebutuhan individu sebagai Aparatur Negara yang kompeten dalam tugas dan tanggungjawabnya. Setelah membaca Bab ini, peserta diklat diharapkan mampu menjelaskan pengertian komunikasi secara umum, konsep dasar komunikasi, proses terjadinya komunikasi, komunikasi dalam dunia kerja, tahapan dalam komunikasi, dan kriteria keberhasilan suatu komunikasi A. Pengertian Komunikasi Komunikasi secara umum dapat diartikan sebagai proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua pihak, serta saling memiliki kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik. Sebagai suatu proses penyampaian informasi, para individu yang terlibat dalam kegiatan komunikasi, khususnya komunikator perlu merancang dan menyajikan informasi yang benar dan tepat sesuai setting komunikasi, dan informasi tersebut disajikan dengan menggunakan bahasa yang sesuai dengan situasi komunikasi dan tingkat nalar penerimaan lawan komunikasi. 4

7 5 6 B. Komponen Dasar Komunikasi Dari rumusan pengertian komunikasi di atas dapat disimpulkan bahwa suatu komunikasi yang lengkap memiliki enam komponen dasar komunikasi yang meliputi komunikator (communicator), komunikan (communicant), pesan atau esensi komunikasi (content) adanya interaksi yang langsung maupun tidak langsung (interaction) adanya penggunaan media komunikasi yang benar dan tepat (the use of media), serta adanya pemahaman bersama akan esensi dan tujuan komunikasi (mutual understanding). Keenam komponen di atas merupakan suatu kesatuan utuh yang saling mendukung dan integratif menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Oleh sebab itu diperlukan pemahaman yang lengkap akan rincian dan esensi yang terkandung dalam setiap komponen di atas. Dari keenam komponen di atas, aspek pemahaman bersama sangat dominan menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Bagaimana cara komunikator menyampaikan pesan dan informasi, dan bagaimana komunikan menerima pesan informasi ditentukan oleh tingkat pemahaman oleh kedua pihak selama komunikasi berlangsung. C. Proses Terjadinya Komunikasi Proses terjadinya suatu komunikasi membutuhkan serangkaian kegiatan timbal balik antara komunikator dengan komunikan. Adanya pengulangan siklus komunikasi sesuai tahapan yang terjadi memaksimalkan pencapaian tujuan komunikasi, seperti tergambar dalam diagram berikut ini : MENGIRIMKAN PENGIRIM (SUMBER) MENERIMA PESAN PENYAN DIAN SALURAN PESAN PENG ARTIAN MENGIRIMKAN Diagram 1: Proses terjadinya komunikasi MENERIMA PENE RIMA Pihak pengirim (sumber) berfungsi sebagai komunikator menyandikan pesan komunikasi dalam bentuk kode-kode komunikasi (bahasa lisan, tulisan, gerak, atau melalui media). Pesan itu selanjutnya disalurkan secara langsung atau tidak langsung (melalui media komunikasi). Pesan yang disandikan ini selanjutnya diartikan oleh pihak penerima (komunikan). Komunikan selanjutnya memberikan respon terhadap pesan yang diterima dan seterusnya secara berkesinambungan dan bergantian. Dengan adanya proses pengulangan komunikasi antara komunikator dengan komunikan dalam siklus di atas, maka dapat dipasikan bahwa suatu komunikasi telah terjadi. Dalam proses komunikasi di atas, komunikator yang secara umum memulai kegiatan komunikasi perlu menyandikan informasi sesuai dengan kondisi dan tingkat nalar komunikan. Dalam konteks penggunaan media komunikasi (seperti telepon, telekonferensi, dan media lainnya), komunikator perlu memastikan bahwa komunikan dapat mengoperasikan media komunikasi dengan sebaiknya untuk memaksimalkan pencapaian tujuan komunikasi. Faktor eksternal ini sering menjadi penyebab ketidak berhasilan suatu komunikasi (contohnya ketidakmampuan komunikan mengoperasikan alat komunikasi). D. Komunikasi Dalam Dunia Kerja Komunikasi dalam dunia kerja dapat berlangsung secara vertikal, horizontal, top-down, bottom-up, internal, dan eksternal. Komunikasi dalam dunia kerja biasanya memiliki beberapa kondisi umum yang memberi konstribusi kepada keberhasilan komunikasi. Komunikator dan komunikan sudah saling mengenal, tujuan komunikasi relatif lebih jelas karena berhubungan dengan esensi tugas unit kerja, dan seting komunikasi juga dapat menjadi lebih kondusif, dan cenderung lebih informal.

8 7 8 Komunikasi vertikal dapat terjadi antara bawahan terhadap atasan atau sebaliknya dalam konteks pemberian laporan atau menyampaikan hasil suatu kegiatan. Komunikasi top down terjadi pada saat pimpinan suatu instansi atau unit kerja memberikan pengarahan, bimbingan, dan pertemuan di mana atasan memiliki informasi yang layak dan patut diketahui oleh bawahan. Komunikasi bottom-up adalah interaksi yang terjadi antara bawahan dengan atasan dalam beberapa konteks pekerjaan. Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di antara pejabat maupun staf dalam satu lingkup instansi atau organisasi, namun mungkin dengan unit kerja yang berbeda. Komunikasi eksternal meliputi segala bentuk interaksi yang terjadi antara individu atau instansi dengan instansi lainnya. Apapun seting komunikasi yang terjadi dalam dunia kerja, para komunikator dan komunikan tetap harus merinci dan mengetahui siapa yang menjadi komunikannya, apa tujuan komunikasi dan esensi komunikasi apa saja yang perlu disajikan dalam komunikasi tersebut. E. Tahapan Dalam Komunikasi Pada komunikasi antara pribadi secara umum dimulai dari tahap superfisial (dasar) sampai ketahap akrab (intim). Perubahan dari tahapan umum kepada tahapan intim membutuhkan waktu yang relatif tidak sama kepada setiap orang. Intensitas hubungan dan esensi komunikasi dapat menjadi pemicu perubahan tingkat tahapan komunikasi ini. Namun secara umum jenjang ini melalui tahapan seperti uraian berikut : 1. Tahapan interaksi bidang kepribadian umum (public areas). Pada tahap ini individu berusaha menghidari konflik, sedikit evaluasi diri, namun disesuaikan dengan norma sosial pada situasi tersebut. 2. Tahapan pertukaran eksplorasi (exploratory exchange). Pada tahap ini pola komunikasi mencakup pengembangan kepribadian umum (publik) dan melalui pembukaan aspek kepribadian khusus, mulai akrab, rileks, dan mengarah pada saling kenal. 3. Tahapan pertukaran interaksi sosial efektif (effective interaction). Pada tahap ini pola komunikasi mengarah kepada persahabatan akrab, hubungan mengarah romantis, bebas, kasual, banyak menggunakan kesadaran diri, walau masih ada keengganan untuk membuka keintiman. Komunikasi terfokus pada saling belajar dari satu sama lain. 4. Tahapan hubungan stabil (stable exchange stage). Pada tahap ini pola komunikasi mengarah kepada keterbukaan umum pribadi dalam semua tingkat, baik yang bersifat umum dan pribadi. Komunikasi verbal dan non-verbal dalam tahap ini berorientasi lingkungan dan mulai memiliki tahap emosi yang efektif terhadap lawan bicara. F. Penyebab Kegagalan Komunikasi Di dalam komunikasi sering terlihat bahwa antara komunikator dengan komunikan memiliki persepsi yang berbeda, hal ini bisa saja disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain adanya latar belakang budaya, pendidikan, status sosial dan lain sebagainya. Kalaupun semua faktor tersebut di atas dapat diatasi, namun masih ada kemungkinan lain yang menyebabkan gagalnya suatu komunikasi, ini bisa diperlihatkan pada gambar an penyebab gagalnya komunikasi berikut ini :

9 9 10 Diagram 2: Penyebab Kegagalan Komunikasi G. Kriteria Keberhasilan Komunikasi Keberhasilan suatu komunikasi secara umum dipandang dari ketercapaian tujuan komunikasi. Keberhasilan ini dapat dinilai dari berbagai segi yang meliputi: 1. Kepercayaan penerima pesan (komunikan) terhadap komunikator serta keterampilan komunikator berkomunikasi (menyajikan isi komunikasi sesuai tingkat nalar komunikan). 2. Daya tarik pesan dan kesesuaian pesan dengan kebutuhan komunikan. 3. Pengalaman yang sama tentang isi pesan antara komunikator dan komunikan. 4. Kemampuan komunikan menafsirkan pesan, kesadaran dan perhatian komunikan akan kebutuhan atas pesan yang diterima. 5. Seting komunikasi yang kondusif (nyaman, menyenangkan dan menantang). 6. Sistem penyampaian pesan berkaitan dengan metode dan media yang sesuai dengan jenis indera penerima pesan. H. Latihan Petunjuk. Beri jawaban lengkap kepada setiap butir pertanyaan berikut ini. (tulis jawaban Anda dalam lembar terpisah dari modul ini) 1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi? 2. Sebutkan enam komponen dasar yang terdapat dalam suatu komunikasi. 3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan komunikasi verbal. 4. Uraikan 2 dari 4 tahapan komunikasi. 5. Uraikan kriteria keberhasilan suatu komunikasi. 6. Sebutkan mengapa bisa terjadi kegagalan dalam komunikasi? I. Rangkuman Pemahaman dasar-dasar komunikasi dimulai dari pengertian konsep komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang tepat dengan tingkat pemahaman esensi komunikan yang sama lewat transmisi pesan informasi yang simbolik. Rumusan suatu komunikasi lengkap memiliki enam komponen dasar komunikasi yang meliputi komunikator, komunikan, pesan atau esensi komunikasi, interaksi yang langsung maupun tidak langsung, penggunaan media komunikasi yang benar dan tepat, dan pemahaman bersama akan esensi dan tujuan komunikasi. Keenam komponen komunikasi terintegrasi dan dalam penerapannya mungkin berlangsung secara vertikal, horizontal, top-down, bottom-up, internal, dan eksternal. Dalam dunia kerja, komunikator dan komunikan secara umum sudah saling kenal dan esensi komunikasi biasanya berhubungan dengan esensi tugas yang menyebabkan setting komunikasi menjadi lebih kondusif dan cenderung lebih informal.

10 11 Arah pegerakan suatu komunikasi dari kondisi umum ke tingkat akrab seringkali mengikuti tahapan yang mencakup: tahap interaksi bidang kepribadian umum, tahap pertukaran eksplorasi, tahap pertukaran interaksi sosial efektif, dan tahap hubungan stabil. Setiap tahapan ini membutuhkan waktu komunikasi yang berbeda kepada setiap komunikator dan komunikan. Dalam penerapan, keberhasilan suatu komunikasi dinilai dari ketercapaian tujuan komunikasi yang didukung oleh kepercayaan komunikan terhadap komunikator serta keterampilan komunikator berkomunikasi, daya tarik pesan dan kesesuaian pesan dengan kebutuhan komunikan, pengalaman tentang isi pesan antara komunikator dan komunikan, dan kemampuan komunikan menafsirkan pesan sesuai dengan indera penerima pesan. BAB III DASAR-DASAR PRESENTASI Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu menjelaskan pengertian presentasi, komponen dasar presentasi efektif, jenis presentasi lisan dalam dunia kerja, kegagalan umum dalam presentasi, jenis penyaji yang cenderung bermasalah, dan kriteria keberhasilan presentasi A. Pengertian Presentasi Presentasi, khususnya presentasi lisan, merupakan bagian komunikasi di mana dalam proses komunikasi ini ada inti yang dikomunikasikan (content), ada proses komunikasi (metode), dan ada media penyajian (alat bantu) Kesemua komponen ini saling terkait dalam menciptakan suatu presentasi lisan yang optimal dan efektif. Apa sebenarnya konsep presentasi lisan? Presentasi lisan dapat disimpulkan sebagai komunikasi antara penyaji (presenter) dengan sekelompok pendengar (audience) dalam situasi teknis, saintifik atau profesional untuk suatu tujuan dengan menggunakan teknik sajian dan media presentasi yang terencana. 12

11 13 14 B. Evaluasi Kemampuan Presentasi Anda Sebelum lanjut membahas komponen, jenis dan aplikasi presentasi efektif, Anda wajib mengevaluasi kemampuan presentasi Anda saat ini, dengan cara mengisi lembar evaluasi di bawah ini. Hasil evaluasi diri ini dapat anda gunakan untuk merancang dan mengembangkan kompetensi presentasi lisan Anda sesuai dengan tahap penguasaan presentasi lisan Anda saat ini. EVALUASI KEMAMPUAN PRESENTASI ANDA Nama :... Jabatan :... Bacalah setiap butir pertanyaan berikut ini, dan lingkari salah satu nomor yang paling sesuai mencerminkan kemampuan presentasi Anda saat ini. SKALA PENILAIAN: 5 : Selalu (always); 4 : Biasanya (usually); 3 : Kadang-kadang (sometimes); 2 : Jarang sekali (occasionally); 1 : Tidak pernah (never). Skala Penilaian 1. Terlebih dahulu saya menentukan tujuan presentasi lisan sebelum meren canakan isi suatu penyajian lengkap. 2. Saya menganalisis keinginan, kebutuhan dan batasan kemampuan pen dengar saya. 3. Saya mulai menulis intisari penyajian, lalu mengembangkan aspek saji an tambahan yang berhubungan dengan hal itu. 4. Saya gabungkan latar belakang penyajian dan usulan setiap ide yang di sajikan dalam presentasi. 5. Saya mengembangkan pembukaan sajian (introduction) yang bertujuan meningkatkan perhatian pendengar, namun tetap berisi latar belakang penyajian. 6. Penutup sajian saya menjawab permasalahan dalam pembukaan, dan jika memungkinkan berisi yang menguraikan tindakan pendengar. 7. Alat bantu yang saya gunakan dipersiapkan dengan baik, simpel, mudah dibaca dan berisi pesan sajian. 8. Jumlah dan jenis alat bantu penyajian sesuai isi penyajian, dipilih berda sarkan kesesuaian dengan pendengar, tidak membosankan pendengar. 9. Jika sajian saya persuasif, saya akan dukung dengan argumen logis Rasa ingin tahu saya gunakan untuk meningkatkan antusias penyajian, dan bukan menghalangi saya berkreasi. 11. Saran dan dampak penyajian jelas terlihat manfaatnya pada pendengar Saya mengkomunikasikan ide sajian dengan antusias kepada pendengar Latihan sebelum presentasi saya perlukan supaya penggunaan kartu pe nyajian minimal dan perhatian saya kepada pendengar maksimal. 14. Catatan sajian atau kartu penyajian saya berisi kata kunci, jadi saya menghindari teknik presentasi dengan membaca teks. 15. Latihan presentasi saya cobakan seperti penyajian sebenarnya dengan menggunakan alat bantu yang digunakan pada saat presentasi sebenarnya. 16. Saya mempersiapkan jawaban terhadap pertanyaan yang saya antisipasi dan saya melatih teknik menjawabnya. 17. (Jika memungkinkan), saya menyusun letak tempat duduk pendengar dan mencobakan alat bantu penyajian jauh sebelum penyajian berlangsung. 18. Saya memberi perhatian (eye contact) yang sama kepada semua pendengar dengar selama penyajian berlangsung. 19. Gerak tubuh saya (bahasa non-verbal) adalah natural dan dikembangkan sesuai kebutuhan penyajian. 20. Suara saya kuat dan jelas terdengar kepada audience, bukan monoton Jumlah Skor pilihan PENJELASAN JUMLAH SKOR: Anda seorang pembicara berpengalaman; namun untuk mencapai keberhasilan presentasi maksimal, Anda masih membutuhkan pengulangan teknik dasar presentasi melalui latihan Anda punya potensi untuk menjadi penyaji yang handal; namun perlu keseriusan dalam penyajian, terus berlatih dan mencoba teknik-teknik presentasi Anda seorang pembicara biasa yang membutuhkan teknik-teknik dasar persiapan, pengenalan dan peningkatan kepribadian untuk lebih berhasil dalam presentasi lisan Anda akan mendapatkan peningkatan dramatis dalam presentasi jika Anda serius berlatih terus. 30 Anda harus siap mengikuti semua teknik penyajian dalam sesi ini, dan ke bawah mungkin mendapatkan peningkatan yang sangat baik mengenai teknik presentasi hanya jika Anda serius dan terus menerus mencobanya.

12 15 16 C. Komponen Dasar Presentasi Efektif Dalam suatu presentasi, khususnya presentasi lisan, terdapat tiga kelompok peran yang saling mendukung efektivitas dan keberhasilan suatu penyajian. Penyaji (presenter) adalah figur utama yang menyajikan isi presentasi dan bertanggung jawab penuh dalam kelangsungan dan efektivitas waktu penyajian. Moderator (chair person) adalah figur kedua yang bertugas mengatur mekanisme kelangsungan urutan dan tata cara penyajian. Kelompok ketiga adalah pendengar (audience) yang berkumpul mengikuti penyajian untuk tujuan yang berbeda seperti mencari jawaban atas permasalahannya, mengikuti trend baru, di utus oleh instansinya, atas kemauan sendiri, dan atau berbagai tujuan lainnya yang berbeda dari satu individu kepada individu lain. Dari ketiga peran utama di atas (penyaji, moderator, dan pendengar), kelompok mana yang paling dominan dalam menentukan keberhasilan suatu penyajian? Pertanyaan ini dapat diinterprestasikan dari berbagai sudut pandang; namun pada dasarnya suatu penyajian lisan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan para pendengar. Apabila pendengar mengerti akan inti dan esensi suatu sajian, maka dapat dikatakan presentasi tersebut berhasil. Dari uraian ini dapat disimpulkan bahwa pendengar mempunyai kontribusi yang besar dalam menentukan keberhasilan suatu penyajian. D. Jenis-jenis Presentasi Lisan Dalam Dunia Kerja Secara umum presentasi lisan dapat dikategorikan kedalam 2 (dua) bagian besar yaitu : PRESENTASI PRETEMPORANEOUS, segala jenis penyajian yang dipersiapkan sedemikian rupa tanpa menyesuaikan isi sajian dengan kebutuhan pendengar, dan PRESENTASI EXTEMPORANEOUS, segala jenis penyajian yang disesuaikan dengan tingkat penerimaan pendengaran dan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pendengar. Dalam penerapannya presentasi pretemporaneous meliputi presentasi dengan membaca teks (reading presentation) dan presentasi dengan menghafal (memorized presentation). Sedang presentasi extemporaneous meliputi presentasi spontan (the impromptu Presentation), dan presentasi langsung dengan menggunakan kartu (note cards presentation). 1. Presentasi Pretemporaneous a. Presentasi Teks (Reading Presentation) Presentasi teks (Reading Presentation) adalah suatu bentuk penyajian lisan di mana penyaji sepenuhnya menggunakan teks (membaca kata demi kata). Contohnya dari bentuk penyajian ini adalah penyajian surat keterangan, kertas kerja sama, hasil temuan atau penyajian mewakili pembicara yang sebenarnya. Jika anda HARUS mengunakan teknik presentasi ini, tulislah teks anda dalam bahasa komunikatif. Selama penyajian, berikan perhatian kepada semua pendengar, proyeksikan gaya ucapan dan laval bicara anda beri contoh-contoh pendukung dan jagalah kecepatan berbicara, intonasi suara anda jangan monoton. b. Presentasi Hafalan (Memorized Presentation) Presentasi hafalan adalah suatu gaya penyaji lisan di mana isi bahan sajian ditulis dalam bentuk teks tertulis lalu dihafalkan. Contohnya bentuk penyajian hafalan adalah laporan hasil studi singkat, hasil kunjungan atau observasi.

13 17 18 Jika Anda HARUS mengunakan teknik presentasi ini, perhatikan gaya penyajian monoton. Kemampuan menghafal yang terbatas akan terlihat kurang interaksi dengan pendegar selama penyajian berlangsung karena konsentrasi penyaji kepada hafalannya. 2. Presentasi Extemporaneous a. Penyajian Spontan (the Impromptu Presentation) Bentuk penyajian langsung adalah penyajian lisan spontan informal tanpa persiapan yang matang di pihak pembicara. Contohnya dalam pertemuan khusus Anda diminta memberikan sambutan karena kapasitas dan posisi yang Anda miliki. Jika Anda HARUS menggunakan teknik penyajian ini, sebelum penyajian tentukan tujuan penyajian penyajian Anda, urutkan pointer penyajian sesuai daya nalar pendengar, sajikan contoh-contoh yang mendukung uraian isi sajian anda, dan ulangi poin inti penyajian. b. Penyajian Langsung Menggunakan Kartu (The Note Card Presentation) Uraian dalam penyajian lisan ini disesuaikan dengan nalar pendengar, namun inti penyajian lisan tetap disesuaikan dengan tujuan penyajian. Teknik penyajian ini bebas, natural, dipersiapkan dengan sebaiknya, namun tetap disesuaikan dengan tingkat respon pendengar selama penyajian. Jika Anda menggunakan teknik sajian ini, persiapkan bahan sajian Anda. Tulislah outline penyajian di kartu-kartu kecil dan latihlah penyajian Anda sampai anda gunakan. Sajikan penyajian Anda senatural mungkin, gunakan teknik penyajian yang telah Anda persiapkan namun sesuaikan dengan respon pendengar. Jangan khawatir kalau pendegar melihat kartu penyajian Anda. Dari keempat jenis presentasi lisan di atas, jenis penyajian menggunakan kartu merupakan jenis presentasi lisan yang paling berhasil. Penyajian tipe ini terkontrol dengan baik dan sesuaikan dengan respon kemampuan pendengar. E. Kegagalan Umum Dalam Presentasi Mengapa suatu presentasi lisan tidak berhasil atau tidak mencapai sasaran? Berikut ini dirangkum penyebab yang menjadikan suatu penyajian lisan kurang efektif yaitu: riset data dan bahan sajian yang kurang lengkap, organisasi dan urutan isi penyajian tidak jelas, pemilihan kata, pengucapan dan intonasi bahasa kurang jelas, penjelasan isi yang bertele-tele, penyajian kurang mampu meringkas sari presentasi, data dalam penyajian tidak tepat dan/atau tidak up-to-date, penyajian kurang mengetahui teknik presentasi lisan, penyaji kurang persiapan dan kurang latihan penyajian lisan, analisa peserta yang tidak memadai, terbatas atau tidak sesuai dan adanya gangguan suara lain saat penyajian lisan berlangsung.

14 19 20 F. Jenis Penyajian Yang Cenderung Bermasalah Dalam Presentasi Lisan Berbagai penyajian lisan dalam bentuk diskusi kelompok, diskusi kelas, seminar, dan konferensi baik untuk tingkat nasional maupun internasional, terdapat paling tidak 10 (sepuluh) jenis penyajian yang biasanya menghadapi permasalahan dalam penyajian lisan. Jenis penyajian ini bermasalah karena penyaji tidak dapat menggunakan teknik penyajian dengan baik; isi dan bahan penyajian tidak sesuai kebutuhan dirinya. Permasalahan jenis penyajian ini banyak ditentukan oleh pengalaman dan kematangan berpresentasi sipenyaji baik dalam situasi formal maupun informal. Jenis-jenis yang sering menghadapi permasalahan meliputi jenis The Pitchman, The Apologizer, The Antimiker, The Nonwit, The Malvisualizer, The Dull Reader, The Platituder, The Loner, The Impresser, dan The funster. 1. THE PITCHMAN. Semua penyajian disesuaikan dengan bisnis yang sedang digeluti sendiri oleh penyaji dan wadah penyajian digunakan sebagai bagian marketing bisnis pribadi. 2. THE APOLOGIZER. Gaya penyajian yang merendahkan kemampuan presentasi sendiri, takut ditanya, biasanya penyaji tipe ini mewakili orang lain. Pendengar kesal dan bosan akan cara dan isi penyajian yang tak terarah. 3. THE ANTIMIKER. Gaya penyaji yang merasa macho, suara lantang dan keras tanpa menghiraukan kehadiran tekhnologi micro phone. Pendengar bagian belakang biasanya kesal karena uraian penyajian kurang jelas atau volume suara yang terlalu keras. 4. THE NONWIT. Pada dasarnya tipe penyaji ini cenderung formal, kaku dan memilih lelucon yang tidak tepat. Lelucon diupayakan untuk menghibur pendengar, tetapi kenyataannya sebaliknya menjadi bumerang kepada penyaji. 5. THE MALVISUALIZER. Suatu penyajian dengan berbagai jenis alat bantu visual yang dipersiapkan namun tidak dapat menggunakan dengan baik karena tidak menguasai teknik sajian. Pendengar menjadi jengkel, dan isi sajian tidak jelas bagi pendengar. 6. THE DULL READER. Penyaji membaca teks tanpa menghirau kan respon pendengar terhadap bahan sajian. Penyajian tipe ini terlihat monoton dan kaku. 7. THE PLATITUDER. Suatu gaya penyajian tanpa arah, tidak terfokus, mengambang, sesuai dengan kesenangan dan pengalaman penyaji sendiri. 8. THE LONER. Penyajian yang tidak menghiraukan pendapat latar belakang dan kemampuan pendengar. Pendapat penyaji sendiri yang dipaksakan kepada pendengar. 9. THE IMPRESSER. Penyaji puppet, peniru gaya orang lain walau kelihatan kaku dan tidak sesuai dengan keadaan sendiri. Merasa telah berhasil kalau telah menyajikan semua isi sajian dengan gaya yang diingini sendiri. 10. THE FUNSTER. Penyajian dengan cerita bual, tidak tepat, boasting cerita besar digabung namun tidak saling mendukung atau kurang relevan dengan tema sajian. G. Kriteria Keberhasilan Presentasi Sama seperti komunikasi, keberhasilan suatu presentasi lisan selalu dinilai dari ketercapaian tujuan presentasi. Artinya tingkat pemahaman dan penerimaan pendengar atas esensi presentasi merupakan kriteria dominan menetukan keberhasilan presentasi. Oleh karena itu penyaji perlu mengkaji dan menentukan tujuan presentasi yang sesuai dengan kondisi pendengar, dan seting presentasi. Untuk memaksimalkan keberhasilan suatu presentasi, para penyaji perlu memperhatikan saran berikut ini, teristimewa apabila penyajian lisan Anda dilaksanakan

15 21 22 secara direct langsung kepada pendengar yaitu : usahakan menarik perhatian peserta dan sejak awal penyajian, sajikan isi presentasi secara sistematis dan jelas. Beri penjelasan Anda yang disesuaikan dengan tingkat nalar pendengar, sajikan bukti dan contoh yang memperkuat argumen Anda, dan tentukan tindak lanjut penyajian bagi Anda dan bagi peserta. H. Latihan Petunjuk berilah jawaban lengkap kepada setiap butir soal berikut: (Jawaban Anda dapat ditulis di lembar terpisah). 1. Jelaskan perbedaan penyajian lisan dengan teknik MEMBACA, MENGHAFAL, SPONTANITAS, DAN DENGAN KARTU PENYAJIAN. 2. Mengapa teknik penyajian dengan menggunakan kartu disebutkan paling berhasil? 3. Uraiakan kelemahan umum yang mempengaruhi keberhasilan suatu presentasi lisan. 4. Ada berapa jenis penyaji yang bermasalah dalam penyajian lisan. Tuliskan tipe yang Anda ketahui dan mengapa mereka bermasalah? 5. Uraikan kriteria keberhasilan suatu presentasi. kesesuaian isi sajian dengan kebutuhan pendengar, dan presentasi extemporaneous, segala jenis penyajian yang disesuaikan dengan tingkat penerimaan pendengar dan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pendengar. Presentasi pretemporaneous meliputi presentasi dengan membaca teks dan presentasi hafalan. Sedang presentasi extemporaneous meliputi presentasi spontan dan presentasi langsung dengan menggunakan kartu. Persiapan penyaji yang lengkap dan pengalaman berpresentasi memberi kontribusi kepada keberhasilan suatu presentasi. Namun kepada penyaji pemula perlu ditekankan untuk menghindari tipe penyaji berikut ini yang cenderung menghadapi permasalahan dalam penyajian. Penyajian ini adalah tipe The Pitchman, The Apologizer, The Antimiker, The Nonwit, The Malvisualizer, The Dull Reader, The Platituder, The Loner, The Impresser, dan The Funster. Akhirnya keberhasilan suatu presentasi dinilai dari ketercapaian tujuan presentasi. Tingkat pemahaman dan penerimaan pendengar atas esensi presentasi merupakan kriteria dominan menentukan keberhasilan suatu presentasi lisan yang efektif. I. Rangkuman Pemahaman dasar-dasar presentasi selalu dimulai dari pengertian presentasi yang berarti komunikasi antara penyaji dengan pendengar dalam situasi teknis, saintifik atau profesional; dan untuk tujuan tertentu dengan menggunakan teknik sajian dan ragam media presentasi. Dalam pelaksanaannya, presentasi dikategorikan ke dalam 2 (dua) bagian besar yaitu : presentasi pretemporaneous, segala jenis penyajian yang dipersiapkan sedemikian rupa tanpa menghiraukan

16 24 BAB IV ALAT BANTU PENYAJIAN Setelah membaca Bab ini, para peserta Diklat diharapkan mampu menjelaskan dan menguraikan konsep dan peran alat bantu penyajian, jenis-jenis alat bantu penyajian, persyaratan alat bantu penyajian yang efektif, dan strategi pemilihan, pengembangan dan penggunaan alat bantu efektif A. Konsep dan Peran Alat Bantu Penyajian Bahan sajian adalah segala bentuk bahan presentasi yang digunakan oleh penyaji (hardware dan software) dalam proses presentasi untuk tujuan memperjelas isi dan tujuan presentasi, membantu penyaji menyajikan isi sajian, dan membantu mempermudah pendengar mempelajari isi sajian. Alat bantu penyajian berperan sebagai media sajian yang menyajikan konsep, contoh dan faktor penunjang dalam suatu presentasi, sehingga dengan keberadaan alat bantu penyajian, substansi dan tujuan penyajian jelas diterima oleh pendengar. B. Jenis-jenis Alat Bantu Penyajian Jenis alat bantu penyajianyang biasa digunakan dalam suatu komunikasi formal dan/ atau presentasi adalah beberapa alat di bawah ini, seperti: 1. Chart; 2. Ilustrasi gambar, diagram dan peta; 3. Video dan Film; 4. Slides, transparancies; 5. Sampel barang atau contoh; 6. Replika; 7. Handouts, moduls; 8. Manual, Pamphlets dan bulletin; 9. Cartoons, Poster, tanda khusus; 10. Foto, Textbook, Ilustrasi, Majalah; 11. Studi kasus (case studies); 12. Demonstrasi/peragaan. Dari berbagai alat bantu di atas perlu dipilih alat bantu penyajian yang sesuai dengan tujuan penyajian, esensi penyajian dan setting presentasi tempat Anda melakukan presentasi. Berikut ini adalah tips/strategi penggunaan alat bantu penyajian. Tips/Strategi penggunaan Alat Bantu Penyajian 1. Charts: biasanya digunakan mengarahkan pemikiran menjelaskan bidang khusus, menyimpulkan, menunjukan trend baru, hubungan dan perbandingan hal khusus. Informasi ini biasanya tertuang dalam transparansi, slide, flipchart atau power points. Kalau alat bantu anda berupa transparansi yang katakata maximum menggunakan penggunaan teks 6 kata per baris dan 10 baris dalam satu visual dengan menggunakan frase/kata kunci, bukan kalimat lengkap. 23

17 Ilustrasi, Diagram, dan Peta: Alat bantu jenis ini digunakan untuk menunjukan alur pergerakan, gambaran umum atau impressi menyajikan mekanisme lengkap suatu kegiatan. Bahan ini sangat berguna untuk mempengaruhi sikap dan emosi pendengar melalui berbagai teknik efek dari film yang ditonton. 3. Video dan Film: sering digunakan untuk menyajikan peristiwa secara utuh atau sebagian. Alat bantu ini sangat berguna untuk menyampaikan sesuatu secara gamblang sesuai apa adanya atau sesuai keinginan pembuat film. 4. Slides, transparansi: Sering digunakan menggambarkan ilustrasi, prinsip, urutan kejadian yang dikembangkan melalui fotofoto. 5. Contoh Barang atau spesimen : bahan berikut ini digunakan untuk menunjukan bentuk obyek barang yang sebenarnya. 6. Model atau replika: Alat bantu dalam ukuran kecil ini menunjukan suatu operasi tanpa harus menggunakan materi yang sebenarnya, membuat gambaran pekerjaan besar dalam replika kecil dan hasil akhir suatu kegiatan proyek dalam dimensi yang di perbesar untuk dapat menguraikan mekanisme kerjanya. 7. Handout, modul: Alat bantu ini biasanya digunakan oleh peserta sebagai sumber bacaan dalam melakukan tugas tertentu sesuai permintaan. 8. Manual, Pamphlets, Bulletin: Jenis alat bantu ini digunakan untuk menyajikan informasi standar, petunjuk dan bahan referensi awal suatu kegiatan. 9. Cartoon, Poster dan Tanda Khusus: Jenis alat bantu ini digunakan untuk menarik perhatian dan meningkatkan minat pendengar terhadap bidang sajian. 10. Foto, Textbook atau Ilustrasi majalah: Jenis alat bantu ini biasanya digunakan sebagai bahan diskusi untuk mengambarkan situasi yang sebenarnya, bahan ilustrasi kepada topik khusus dalam presentasi dan kegiatan khusus. 11. Studi Kasus: Jenis alat bantu ini biasanya digunakan secara bersamaan dan saling berhubungan dengan topik sajian dengan mengikuti prinsip khusus, latihan dan prosedur yang dijelaskan diinterprestasikan dan diformulasi oleh kelompok tersebut. 12. Demonstrasi/Peragaan: Alat bantu ini digunakan untuk menunjukkan bagaimana cara pelaksanaan metode khusus atau prosedur suatu kegiatan. C. Persyaratan Alat Bantu Penyajian Efektif Alat bantu penyajian yang efektif harus dapat menyajikan inti/isi sajian lebih baik dari ucapan (kalimat ucapan). Alat bantu presentasi yang baik biasanya menggunakan kombinasi antara uraian, gambar, grafis, dan teknologi. Dalam mengembangkan alat bantu gunakan aspek artistik memadai, aspek tata ruang media, dan aspek lain seperti warna untuk memperjelas kata kunci penyajian. Warna utama untuk kata inti adalah biru tua, hitam, coklat, dan merah tua, sedang warna untuk dekorasi adalah hijau, kuning, ungu, dan abu-abu. Setiap alat bantu yang digunakan harus berisi sajian fakta yang akurat benar, dan up-to-date dengan ukuran yang sesuai dengan seting ruangan dan jumlah pendengar. Alat bantu tersebut harus terprogram rapi, jelas, terang dan mudah dibaca walau oleh pendengar yang dibelakang sekalipun. Beberapa kriteria yang dapat digunakan sebagai persyaratan dalam memilih dan mengembangkan alat bantu penyajian meliputi:

18 aspek efektifitas bahan-tujuan jelas dan isi materi yang didukung mudah dimengerti. 2. aspek efisiensi yang terkandung dalam bahan. 3. biaya yang lebih murah, baik saat pembelian, pengembangan dan pemeliharaan. 4. kesesuaian bahan dengan metode penyajian. 5. kesesuaian media dengan karateristik peserta penyajian. 6. pertimbangan praktis, dari segi tempat fasilitas yang ada, keamanan penggunaan, daya tahan dan kemudahan memperbaiki. 7. ketersediaan media tersebut berikut suku cadangnya. D. Strategi Pemilihan Dan Pengembangan Alat Bantu Efektif Berikut ini beberapa strategi umum dalam pemilihan dan pengembangan alat bantu penyajian yang efektif yang meliputi : 1. Tentukan judul penyajian dan tujuan penyajian. 2. Tentukan jenis kegiatan sesuai tujuan penyajian. 3. Tentukan target populasi pendengar (lokasi, jumlah, dll). 4. Pilih metode penyajian yang tepat. 5. Tentukan karakteristik pendengar anda, kemampuan awal, dll. 6. Pilih dan kembangkan media penyajian yang paling sesuai dengan tujuan penyajian dan karakteristik pendengar. 7. Kembangkan pointer petunjuk penggunaan bahan tersebut. Dalam pelaksanaan suatu penyajian, bahan penyajian seperti flipchart sering sekali menjadi media penyajian utama. Berikut disajikan beberapa strategi pengembangan dan penggunaan flipchart. 1. Tulislah isi pesan di atas kerta flipchart dengan ukuran tulisan yang besar. 2. Jangan menulis scribble asal-asalan. 3. Berdirilah pada satu sisi flipchart, jangan didepannya. 4. Gunakan variasi warna untuk pesan dan dekorasi. 5. Beri tanda penggunaan flipchart. 6. kalau tidak ada board flipchart, gunakan Blu-Tack. 7. Persiapkan flipchart dengan isi yang rumit sebelum penyajian. 8. Maksimum 10 baris dalam satu flipchart. 9. Gunakan kata kunci bukan kalimat lengkap dalam flipchart Anda. 10. Kembangkan judul dalam setiap lembar flipchart. 11. Gunakan warna untuk mempertegas isi sajian dalam flipchart. PETUNJUK PEMILIHAN BEBERAPA ALAT BANTU PENYAJIAN KONDISI UMUM FLIPCHART TRANSPARANSI/ SLIDES SLIDES Pendengar Di bawah 20 org orang Lebih dari 100 org Tingkat Formalitas Informal Informal, Formal Segala bahan dapat T e k n i k Simpel Simpel dapat di digambar Pengembangan Jepitan & Kertas Photo Copy Proyektor / screen Alat ruangan Proyektor & Layar Pengembangan/ Waktu menulis saja Waktu pembuatan Menggambar/ketik fotografi = cetak Murah Biaya dapat di Photo Copy mahal Mahal kalau Typeset

19 29 30 E. Strategi penggunaan Alat Bantu Penyajian yang Efektif Alat bantu adalah alat yang membantu memperjelas isi suatu penyajian. Tujuan penggunaan alat bantu adalah untuk menarik perhatan pendengar, meningkatkan daya tarik pendengar terhadap penyajian, dan membantu pendengar untuk mengerti hubungan antara topik, fakta, dan obyek penyajian. Setiap inti sajian yang tertuang dalam alat bantu harus dijelaskan dan disajikan menarik kepada pendengar. Oleh karena itu gunakan variasi alat bantu seperti perbandingan statistik, dan alat lainnya yang mendukung ide utama sajian Anda. 1. BERAPA ALAT BANTU IDEAL? Setiap visual dalam penyajian lisan dapat digunakan untuk setiap 2 menit penyajian dan setiap peserta membutuhkan sekitar detik untuk konsentrasi kepada isi setiap visual. Visual harus mendukung penyajian bukan menjadi pusat perhatian. Setiap visual dalam presentasi harus dijelaskan isi dan hubungannya dengan penyajian; jika Anda tidak menguraikan hubungannya maka penyaji akan kelihatan sebagai robot yang hanya mengoperasikan visual semata. 2. BAGAIMANA MENGGUNAKAN FLIPCHART? Flipchart adalah salah satu alat bantu yang paling sering digunakan dalam presentasi lisan. Untuk memaksimalkan penggunaannya usahakan menempatkan Flipchart tersebut disudut ruang, bukan ditengah ruangan. Tanyakan kepada pendengar apakah mereka semunya dapat melihat Flipchart tersebut dengan baik. Sesuaikan dengan respon pendengar. Jika Anda menggunakan chart yang telah dipersiapkan sebelumnya, Anda tinggal menggunakan dan membaliknya sesuai kebutuhan. Namun jika Anda belum mempersiapkan, usahakan tidak berbicara pada saat menulis di flipchart. Setelah selesai menulis baru anda uraikan maksudnya. Flipchart yang baik menggunakan huruf cetak dan dengan ukuran huruf yang sesuai dengan kondisi ruangan dan jumlah pendengar. Pada saat menggunakan filpchart usahakan memberi perhatian tetap pada pendengar. Pada saat membalik lembar chart jangan bicara sebelum Anda memutar posisi Anda kembali menghadap pendengar. Flipchart yang baik hanya berisi kata kunci atau singkatan. Jumlah maksimal kata dalam satu chart sekitar 25 kata kunci. Anda tidak perlu membaca kalimat panjang atau pernyataan panjang yang terdapat dalam chart karena pendengar juga membacanya. Uraian Anda harus runtut dan terlihat hubungan kesinambungan antara satu ide dengan ide lainnya. Jika inti sajian Anda kompleks dan membutuhkan empat atau lima tahapan. Anda jangan menuliskan semua tahapan dalam satu chart, namun dalam beberapa chart. Uraikan satu persatu tahapan ini dengan jelas. Hal ini akan meningkatkan minat dan perhatian pendengar dan mereka mencoba mamahami semua uraian Anda apabila mereka ingin mendapatkan uraian lengkap dari paparan ini. F. Latihan Petunjuk: Beri jawaban lengkap terhadap pertanyaan-pertanyaan berikut: (jawaban Anda dapat ditulis di lembar terpisah) 1. Mengapa alat bantu perlu dalam penyajian lisan? 2. Bagaimana syarat alat bantu penyajian yang benar?

20 sebutkan 3 jenis alat bantu penyajian yang anda ketahui dan jelaskan fungsinya? 4. Berapa jumlah alat bantu yang ideal dalam suatu penyajian lisan? 5. Jelaskan perbadaan alat bantu OHP transparency dan flipchart. Jelaskan penggunaannya masing-masing? G. Rangkuman Alat bantu yang efektif harus menyajikan data lebih baik dari ucapan. Setiap alat bantu hanya berisi satu konsep utama saja dan diharapkan lebih menggunakan gambar atau grafik dari pada kata-kata. Kalau alat bantu harus menggunakan kata-kata, maksimum penggunaan teks 6 kata per baris dan 10 baris dalam satu visual dengan menggunakan frase/kata kunci, bukan kalimat lengkap. Gunakan warna untuk memperjelas kata inti penyajian. Warna utama untuk kata inti adalah biru tua, hitam, coklat dan merah tua, sedang warna untuk dekorasi adalah hijau, kuning, ungu, dan abu-abu. Setiap alat bantu berisi sajian fakta yang akurat, benar, dan up-todate dengan ukuran yang sesuai dengan seting ruangan dan jumlah pendengar. Jumlah alat bantu harus disesuaikan dengan jumlah pointer isi sajian Anda. Jenis alat bantu yang, digunakan dalam penyajian lisan adalah: 1. Chart; 2. Ilustrasi, Diagram, Peta; 3. Video dan Film; 4. Slides, trasparansi; 5. Sampel barang atau contoh; 6. Replika; 7. Handouts, modul; 8. Manual, pamphlets, dan buletin; 9. Cartoons, Poster, Tanda; 10.Foto, textbook, Ilustrasi; 11.Study kasus; 12.Demontrasi. Alat bantu penyajian adalah alat yang membantu penyaji memperjelas isi suatu penyajian. Penggunaan alat bantu penyajian adalah untuk menarik perhatian pendengar, meningkatkan daya tarik pendengar terhadap penyajian, dan membantu pendengar untuk mengerti hubungan antara topik, fakta dan objek sajian. Setiap inti sajian yang tertuang dalam alat bantu penyajian harus dijelaskan dan disajikan menarik kepada pendengar. Oleh karena itu gunakan variasi alat bantu seperti: Perbandingan, statistik, dan alat lainya yang sesuai dengan tujuan penyajian, dan mendukung ide utama sajian Anda.

21 34 BAB V STRATEGI PENYAJIAN YANG EFEKTIF DAN KOMUNIKATIF PRINSIP IPO DALAM KOMUNIKASI DAN PRESENTASI KOMUNIKATIF Penyaji menentukan : Penyaji melakukan : Hasil penyajian : Penguasaan Hasil Sajian Dalam: Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu menjelaskan dan menguraikan prinsip IPO dalam komunikasi dan presentasi, tahapan persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi presentasi Tujuan presentasi; Bahan presentasi; Metode penyajian; Alat & Eval. penyajian; Kemampuan awal pendengar; Tahapan penyajian; Kegiatan penyajian sesuai tahapan persiapan; Menetapkan PTT; Menetapkan LTT; Aktualisasi Tahapan penyajian; Evaluasi penyajian; Aplikasi penyajian; Remediasi esensi sajian; Ranah kognitif; Ranah Afektif; Ranah Psikomotorik; A. Pengertian Komunikasi Prinsip IPO (Input, Process, Output) dalam komunikasi dan presentasi komunikatif mencakup keterampilan penyaji dalam mempersiapkan esensi presentasi dan menganalisis kemampuan calon pendengar (input), menyajikan esensi presentasi dalam kegiatan penyajian yang terstruktur (process), dan mengetahui ragam hasil penyajian yang akan diperoleh pendengar setelah mengikuti kegiatan penyajiannya (output). Setiap pointer yang tertuang dalam Prinsip IPO ini perlu dicermati dan dipersiapkan penyajian dalam melakukan suatu penyajian yang efektif dan komunikatif. Prinsip IPO dalam komunikasi dan presentasi dirangkum dalam bagan berikut ini : Catatan : PTT LTT : Presenter s Talking Time; : Listener s Talking Time. B. TAHAPAN PERSIAPAN, PELAKSANAAN DAN EVALUASI PRESENTASI Tahapan tangga berikut ini menyajikan ilustrasi langkah presentasi lisan yang efektif mulai dari tahap persiapan, pengenalan diri dan pengenalan pendengar sampai kepada tahap penyajian lisan. Ikuti setiap langkah dengan seksama dan perhatikan rangkuman setiap langkahnya, teristimewa apabila Anda memiliki kemampuan presentasi lisan yang minim/terbatas atau belum pernah berpresentasi lisan dalam situasi kelompok, dan konferensi. 33

22 35 36 A Rincian Tahapan Persiapan dan Penyajian Lisan Efektif. A. Analisa pendengar dan situasi penyajian lisan. B. Analisis penyaji dan tujuan penyajian lisan. 1. Pengumpulan bahan sajian yang akan digunakan; 2. Penentuan dan pemilihan inti/isi presentasi lisan; 3. Penentuan dan pengembangan alat bantu penyajian; 4. Pengembangan pembukaan penyajian; 5. Pengembangan penutup penyajian; 6. Latihan presentasi lisan/gladi resik; 7. Penyajian lisan langsung. B 1 2 Tahap A : Analisa Pendengar dan Situasi Penyajian Lisan Dalam tahapan ini, Anda sebagai penyaji perlu melakukan analisa keberadaan calon pendengar (audience) dan situasi (setting) tempat penyajian yang akan Anda gunakan. A B Analisa pendengar secara umum meliputi : 1. Bidang tugas dan kelompok para pendengar. Apakah mereka berasal dari bidang tugas tertentu (contohnya para guru, dokter, pegawai pemerintah, dan sebagainya); 2. Lama mereka bertugas di instansi tersebut. Apakah bidang tugas mereka berhubungan langsung dengan isi sajian Anda dan sudah berapa lama mereka melakukan tugas tersebut; 3. Seberapa jauh pengetahuan pendengar akan isi presentasi Anda. Perlu mengetahui sejauh mana cakupan penguasaan mereka akan isi sajian yang akan dipresentasikan. Bidang apa yang belum mereka kuasai dan aspek apa saja dari inti sajian Anda yang mungkin menarik kepada pendengar; 4. Bagaimana tingkat kebutuhan mereka atas isi penyajian. Anda diharapkan dapat menambah wawasan dan hal baru dalam meningkatkan mutu kinerja pendengar. Analisa pendengar secara khusus meliputi: 1. Bagaimana tanggapan mereka mengenai Anda sebagai penyaji. Apakah mereka mengenal Anda secara pribadi atau sebaliknya? Bagaimana tingkat penerimaan mereka kepada Anda sebagai pembicara dalam situasi ini? 2. Apa alasan mereka menghadiri presentasi Anda? Apakah memang benar untuk memenuhi kebutuhan mereka, atau karena paksaan atasannya. Pilihlah teknik penyajian yang Anda paling sukai sesuai kepada pendengar. Tentukan jenis informasi dan teknik penyajian lisan yang menarik perhatian pendengar? Carilah informasi lainnya mengenai pendengar yang meliputi kelompok usia, jumlah peserta, jenjang pendidikan; dan mengenai situasi penyajian yang meliputi alokasi waktu penyajian, suasana lokasi penyajian dan alat bantu yang tersedia yang dapat Anda gunakan.