PT. RIMBA MUJUR MAHKOTA

Transkripsi

1 1 dari Tujuan 1.1 Memastikan tingkat kesadaran karyawan didalam menghasilkan produk ( TBS & Palm Oil ) atau layanan pekerjaan yang berkualitas dan pengelolaan lingkungan dipelihara pada tingkatan yang setinggi-tingginya sesuai dengan persyaratan dari standar System Manajemen Mutu & Lingkungan serta Prinsip & Kriteria RSPO / ISPO / ISCC untuk memproduksi minyak sawit yang berkelanjutan. 1.2 Memastikan informasi yang terkait dengan pemenuhan akan persyaratan pelanggan, pemenuhan peraturan dan perundangan, pengendalian operasional atas aspek yang significant atau penting, pencegahan pencemaran didalam setiap aktifitas yang dilakukan dan pengelolaan aspek penting lingkungan disebarluaskan secara efektif di seluruh Kebun, PKS dan Kantor Direktur 1.3 Memastikan informasi dari internal maupun eksternal dalam rangka pemenuhan persyaratan pelanggan, pemenuhan peraturan dan perundangan, potensi terjadi pencemaran dan pengelolaan aspek penting lingkungan, aspek social dan budaya kemasyarakatan dapat ditindaklanjuti dengan efektif 1.4 Menerima dan menanggapi / menindaklanjuti informasi dan penyelesaian keluhan / perselisihan dari karyawan maupun pihak eksternal. 2 Ruang lingkup Prosedur ini berlaku di lingkungan PT. Rimba Mujur Mahkota dengan cakupan : 2.1. Perencanaan item yang akan dikomunikasi 2.2. Pelaksanaan komunikasi, Penerimaan komunikasi dari pihak ekternal dan tindak lanjutnya 2.3. Peran serta seluruh karyawan didalam partisipasi atas perilaku didalam upaya pemenuhan persyaratan pelanggan, peraturan dan perundangan, pengendalian aspek penting lingkungan dan pencegahan pencemaran, aspek sosial budaya kemasyarakatan dan Perlindungan HCV Prosedur ini mencakup komunikasi dua arah, baik dari perusahaan kepada karyawan secara internal maupun dari karyawan kepada perusahaan dan secara eksternal antara perusahaan kepada pihak ketiga (supplier, kontraktor, vendor, masyarakat, dll) 2.5. Prosedur ini mencakup komunikasi yang berkaitan dengan sistem managemen Mutu dan Lingkungan yang berkelanjutan pada semua tingkatan dan fungsi secara internal yang menyangkut penerimaan, tanggapan dan dokumentasi serta pihak ketiga yang terlibat secara eksternal Prosedur ini meliputi tatacara permintaan informasi perusahaan menyangkut, pengelolaan management mutu dan Lingkungan, hukum serta sosial budaya kemasyarakatan dari pihak eksternal dan pemberian tanggapaan perusahaan atas permintaan tersebut.

2 2 dari Kebijakan dasar. 3.1 Membuka komunikasi secara transparansi baik secara internal maupun secara ekternal. 3.2 Komunikasi yang dibangun berlandaskan prinsip FPIC : Free, Prior, Informed Consent. Free atau bebas : keputusan keputusan hendaknya dicapai melalui proses-proses yang saling menghargai tanpa kekerasan, tekanan, gertakan, ancaman dan penyuapan. Tidak boleh ada rekayasa terhadap hasil perundingan. Prior atau mendahului : perundingan perundingan seharusnya dilakukan sebelum pemerintah, para pemodal dan perusahaan perusahaan memutuskan rencana yang hendak dikerjakan. Informed atau diinformasikan : pihak perusahaan harus memberikan semua informasi yang mereka miliki kepada masyarakat, terkait dengan kegiatan yang direncanakan, dalam bentuk-bentuk dan Bahasa yang dapat dipahami masyarakat. Consent atau persetujuan : apapun keputusan atau kesepakatan yang dicapai harus dibuat melalui sebuah proses terbuka dan bertahap yang menghargai berbagai keputusan oleh seorang tokoh masyarakat yang dipaksakan tanpa merujuk kepada aspirasi anggota komunitas. 4. Istilah atau definisi 4.1 MR adalah Management Representative, perwakilan managemen yang bertanggung jawab terhadap sistem managemen Mutu dan Lingkungan. 4.2 Komunikasi eksternal adalah penyampaian sistem managemen mutu dan lingkungan berupa kebijakan, tujuan dan sasaran, aspek dan dampak yang berkaitan dengan aktivitas, produk dan jasa perusahaan yang berkaitan dengan pihak ketiga. 4.3 Komunikasi internal adalah penyampaian sistem managemen mutu dan lingkungan berupa kebijakan, tujuan dan sasaran, aspek dan dampak yang berkaitan dengan aktivitas, produk dan jasa perusahaan yang berkaitan dengan aktifitas dari masing masing karyawan. 5. Referensi 5.1 ISO 9001 : 2008 Clause komunikasi internal 5.2 ISO 9001 : 2008 Clause komunikasi dengan pelanggan 5.3 ISO : 2004, Klausul komunikasi 5.4 UU Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik 5.5 P & C RSPO : Prinsip 1 Komitmen terhadap transparansi 5.6 P & C RSPO : 6.3 Terdapat sebuah sistem yang disepakati bersama dan didokumentasi untuk menghadapi keluhan-keluhan yang diimplementasikan dan diterima oleh seluruh pihak yang terdampak. 5.7 Free, Prior, and Informed Consent ( FPIC and the RSSPO : A guide for companies, Oktober 2008 ).

3 3 dari Tanggung jawab dan kewenangan 6.1 Estate Manager dan Mill Manager bertanggung jawab untuk : Melakukan perencanaan mekanisme dan item yang akan dikomunikasikan Bersama sama dengan Assisstant atau Masinis, Assisstant Kepala atau Masinis Kepala dan Staff terkait melakukan mekanisme komunikasi terkait dengan pemenuhan peraturan perundangan, aspek penting lingkungan, pengendalian operasional, dll kepada seluruh karyawan ataupun yang bekerja untuk atau atas nama PT Rimba Mujur Mahkota ( Pengangkutan Buah, Kontraktor, Supplier, masyarakat ) Menentukan methode atau tata cara mekanisme pelaksanaan komunikasi yang effective dan effisien Meninjau effectifitas pelaksanaan mekanisme komunikasi dan partisipasi Menindaklanjuti informasi yang diterima dari pihak eksternal dan mengkomunikasikan atau mengkonsultasikan kepada Manager Personalia dan Umum, Koordinator Keamanan, Senior Manager / General Manager, MR. Menindaklanjuti dan melakukan investigasi bersama sama dengan Assisstant atau Masinis, Assisstant Kepala atau Masinis Kepala dan Staff terkait atas keluhan yang diterima dari pihak eksternal dengan pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan 6.2 Assisstant atau Masinis, Assisstant Kepala atau Masinis Kepala dan Staff terkait bertanggung jawab untuk Melakukan mekanisme komunikasi terkait dengan aspek penting lingkungan, resiko pemenuhan peraturan dan perundangan, pengendalian operasional dari aspek penting lingkungan, pencegahan pencemaran dalam setiap aktifitas pekerjaan, kondisi kondisi darurat dan pengendalianya, dll kepada seluruh karyawan ataupun yang bekerja untuk atau atas nama PT Rimba Mujur Mahkota ( Pengankutan Buah, Kontraktor, Supplier, Masyarakat, dll ) Melaksanaan komunikasi dan partisipasi yang effective dan effisien Menindaklanjuti dan melakukan investigasi bersama dengan atasan terkait atas keluhan yang diterima dari pihak eksternal dengan pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan Memastikan bahwa karyawan atau operator di Bagian terkait memahami dan mengerti dan berperan aktif didalam Apel pagi, meeting produksi angkut dan olah, rapat bulanan atau media lainya ( rambu rambu, tanda bahaya, papan peringatan, papan pengumuman, simbol simbol, dan lain lain )

4 4 dari 14 Memastikan bahwa karyawan memberikan kontribusi secara significant terhadap penerapan sistem manajemen mutu dan lingkungan dengan cara memberikan usulan atau berbagi pengalaman atau menyampaikan hal hal yang berdampak terhadap kualitas produk, pencemaran lingkungan dan potensi bahaya yang terjadi, aspek sosial masyarakat. 6.3 Bagian Humas Kebun (bila di Kebun PKS ) atau Bagian Personalia & Umum Kandir (bila di Kandir) bertanggung-jawab untuk, Menerima permintaan informasi / salinan dokumen perusahaan dan saran, Keluhan / keberatan serta pengaduan hak dari pihak Internal (karyawan) maupun pihak eksternal. Melaksanakan Identifikasi atas permintaan, Komplain serta Pengaduan dari pihak Internal(karyawan) dan pihak eksternal dan memyampaikannya kepada manager terkait. Melaksanakan komunikasi dan konsultasi bersama bagian terkait dengan pihak eksternal. Menerima informasi / salinan dokumen dari pimpinan departemen dan menyerahkannya kepada peminta. Menyampaikan surat penolakan atau tanggapan perusahaan kepada pihak eksternal dari pimpinan departemen terkait atas permintaan yang ditolak. Mencatat komunikasi dengan pihak eksternal kedalam log Book Komunikasi. 6.4 Management Respresentative (MR) bertanggung-jawab untuk, Management Respresentative (MR) bertanggung-jawab untuk memastikan informasi yang relevan dan harus diterima oleh pihak internal dan pihak eksternal sesuai dengan peraturan dan persyaratan lingkungan yang terkait dengan dampak penting lingkungan disampaikan secara efektif. Management Representative (MR) harus memastikan bahwa informasi yang terkait dengan pengelolaan lingkungan di perusahaan yang datang dari pihak internal dan pihak eksternal diterima, ditindaklanjuti dan ditanggapi jika perlu, didokumentasikan dengan efektif. Managemet Respresentative (MR) bertanggungjawab memastikan permohonan permintaan informasi dari pihak eksternal.ditanggapi dan ditindaklanjuti. 7. Prosedur 7.1 Identifikasi sumber komunikasi Semua Bagian/Kebun/PKS melakukan identifikasi sumber isu-isu mutu dan lingkungan, keluhan keluhan karyawan, saran-saran dan sosial budaya kemasyarakat untuk dikomunikasikan kepada karyawan dan pihak eksternal antara lain :

5 5 dari 14 Kebijakan Mutu dan Lingkungan Sasaran Mutu dan Program Managemen Lingkungan Rencana Mutu dan Rencana kerja pencapaian sasaran mutu dan program managemen lingkungan. Hasil identifikasi PPL terkait dengan aktifitas produk dan jasa. Insiden yang terjadi, Tugas/pekerjaan beresiko tinggi yang dilakukan Informasi umum keselamatan kerja dan lingkungan hidup yang berhubungan dengan pekerjaan. Masing masing bagian (kebun/pks) melakukan analisa sumber informasi terhadap skala, sifat dan dampak mutu dan lingkungan, sosial budaya. 7.2 Perencanaan Komunikasi Estate Manager dan Mill Manager membuat perencanaan komunikasi di internal PT Rimba Mujur Mahkota termasuk menentukan metode komunikasi yang sesuai. 7.3 Komunikasikan sesuai metode Manager department terkait, Estate Manager dan Mill Manager memastikan setiap ada perubahan Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan yang akan mempengaruhi kinerja di tempat kerja atau kejadian internal dan external sebagai pembelajaran dikonsultasikan dan dikomunikasikan ke seluruh karyawan antara lain mencakup : a. Hasil kinerja operasional peralatan dan produksi, progress dan tingkat pencapaian sasaran mutu dan program manajemen lingkungan, aspek social budaya, perlindungan HCV, dll b. Pelaksanaan pekerjaan yang akan dilakukan, penggunaan bahan kimia berbahaya ( pestisida, herbisida, racun, dll ), potensi pencemaran yang terjadi, potensi bahaya atau resiko kerja, dampak lingkungan, dll c. Pengendalian aspek penting lingkungan termasuk didalamnya hasil pengukuran dan pemantauan kinerja lingkungan, penggunaan alat pelindung diri, pengendalian apabila terjadi kondisi darurat operasional dan lain lain d. Perubahan Kebijakan Mutu dan Lingkungan, Peraturan Perundangan dan Persyaratan Lainya dan Peraturan Perusahaan yang terkait mutu dan lingkungan. e. Perubahan terhadap personil, peralatan, material, proses dan prosedur/metode dan lain-lainnya yang akan mempengaruhi kinerja produk, mutu produk dan dampak lingkungan.

6 6 dari 14 f. Tugas/pekerjaan mempunyai dampak penting terhadap lingkungan yang dilakukan g. Saran, Keluhan dari pihak internal (karyawan) maupun pihak eksternal, dan lain lain Pembicaraan terkait dengan implementasi atau penerapan sistem manajemen mutu dan lingkungan dilakukan diseluruh Bagian, Kebun dan PKS dengan methode atau tema yang tidak terbatas pada: - Rapat Koordinasi Pembicaraan terkait dengan rencana kerja hari ini, target atau norma pekerjaan, area / lokasi / blok yang akan dilakukan pekerjaan, jumlah HK dan lain sebagainya akan disampaikan oleh Mandor dan atau Assisstant pada setiap awal ( hari ) permulaan pekerjaan yang biasanya disebut Apel Pagi. Pembahasan terkait dengan rencana dan realisasi panen, kebutuhan armada atau truck untuk pengangkutan, kondisi jalan atau cuaca, puncak panen dan rencana pengolahan berikut kapasitas produksi PKS dilakukan dalam rapat mingguan yang dikoordinasikan oleh General Manager / Senior Manager melalui Koordinator KTU. Pembicaraan dan komunikasi terkait dengan dampak atas pekerjaan atau aktifitas yang dilakukan oleh Kontraktor atau Sub Contractor dikomunikasikan oleh Bagian Teknik atau Sipil termasuk didalamnya pelaksanaan evaluasi dan pemantauan progress pekerjaan. - Rapat Bulanan atau triwulan Pembicaran terkait dengan kinerja operasional Kebun dan PKS terkait dengan alokasi anggaran ( budget ) yang telah digunakan, revisi anggaran ( budget ) dan realisasi produksi Minyak Sawit berkelanjutan yang akan disampaikan oleh Estate Manager, Mill Manager dan General Manager/Senior Manager kepada Manajemen. Pembahasan terkait alokasi anggaran dan kinerja produksi yang telah dihasilkan akan dilakukan evaluasi termasuk didalamnya perubahan ( penambahan, pengurangan dan persetujuan ulang ) yang akan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dan hasil komunikasi atau koordinasi dengan Kantor Pusat ( Jakarta ) - Rapat Koordinasi dengan Contractor Pembicaran terkait dengan lingkup pekerjaan yang akan ditangani, batas waktu pekerjaan, potensi pencemaran dan perlindungan lingkungan dilakukan baik diawal pelaksanaan pekerjaan dan pemeriksaan.

7 7 dari 14 Estate Manager, Assisstant Kepala dan Assisstant melakukan rapat koordinasi dengan rekanan pengangkutan TBS dari Kebun ke PKS Sikarakara hal hal yang dibahas diantaranya : tingkat restan di lapangan, target pengangkutan, kondisi armada atau truck pengangkutan, realisasi dan rencana pengangkutan, kebutuhan penambahan armada, puncak panen, alokasi penyebaran armada di Afdeling, dll Bagian Marketing juga akan melakukan koordinasi terkait dengan kualitas TBS yang dikirimkan ke Rimba Mujur Mahkota oleh Supplier, termasuk didalam kendala kendala yang ditemukan, kapasitas PKS, puncak panen dan atau mekanisme pembayaran. - Management Review atau Kajian Manajemen Rapat tinjauan manajemen dilakukan minimal 6 (enam) bulan sekali yang di koordinasikan oleh Management Representative untuk item item atau masukan dan agenda yang dibahas didalam tinjauan manajemen sesuai dengan klausul ISO 9001 : 2008 klausul dan ISO : 2004 klausul Induksi karyawan baru dan penyegaran Induksi atau pengenalan diberikan kepada karyawan baru, tamu, kontraktor dan pihak lain yang berkepentingan. hal hal yang disampaikan didalam induksi diantaranya : Kebijakan Mutu dan Lingkungan Mekanisme keadaan darurat di PT Rimba Mujur Mahkota Hal hal diperboleh dan tidak diperbolehkan di lingkungan PT Rimba Mujur Mahkota Penggunaan Alat Pelindung Diri Batasan selama di area PT Rimba Mujur Mahkota Dan lain lain - Papan Pengumuman / Informasi Papan pengumuman / informasi ditempatkan pada area area yang strategis baik di Kebun dan PKS agar mudah dibaca oleh seluruh pihak yang berkepentingan. Thema atau isi dari papan pengumuman tidak terbatas pada : larangan untuk berburu binatang, pencegahan bahaya kebakaran lahan, larangan membuang limbah di area kebun dan sumber air, pemberitahuan area atau blok dan kawasan perkebunan, larangan memperkerjakan anak-anak dibawah umur ataupun Prosedur dan Intruksi Kerja, Perlindungan terhadap kawasan HCV dan lain-lainnya.

8 8 dari 14 - Poster, rambu rambu tanda peringatan ( pemberitahuan, saran, larangan ) Digunakan sebagai sarana untuk memberikan informasi tentang masalah peningkatan produktifitas panen dan upaya pencegahan resiko atau kecelakaan kerja dan perlindungan lingkungan melalui suatu gambar atau banner tulisan, yang berisikan : Larangan ( berburu, membuang limbah, membuang sampah sembarangan, dll ) Potensi potensi atau bahaya atau dampak yang bisa ditimbulkan, Tata cara pekerjaan yang aman, Simbol simbol atau label terkait dengan bahaya, Resiko atau dampak yang bisa ditimbulkan, Penggunaan APD ( alat pelindung diri ) dan Peralatan standar yang diwajibkan, Batas kecepatan maksimal kenderaan ketika berada dalam lokasi perkebunan, kondisi kontur tanah ( naik tajam, turun, mudah longsor, dll ) Petunjuk atau arah evakuasi dan lokasi tempat berkumpul aman, dll - Memo, Surat, Surat Edaran, Surat Keputusan, Kebijakan Manajemen. Merupakan sarana komunikasi yang digunakan di dalam penerapan sistem manajemen mutu dan lingkungan baik di pihak internal ( Kebun dan PKS, Kandir ) dan kepada pihak eksternal (instansi pemerintah, kontraktor, supplier, buyer, masyarakat ). - Kotak Saran sebagai sarana penerimaan saran, keluhan, perselisihan dari pihak internal maupun pihak eksternal. Kotak saran dapat dipergunakan oleh pihak internal (semua karyawan) dan pihak eksternal dengan mengajukan / memasukan surat secara tertulis ke dalam kotak saran diantaranya mengenai : a. Pemberian informasi yang berkaitan dengan pengelolaan mutu dan lingkungan diperusahaan dan isu-isu sosial budaya, perlindungan HCV. b. Keluhan, keberatan, pengaduan dan saran perbaikan atas kebijakan manajemen perusahaan. c. Permintaan data informasi perusahaan yang dapat diakses oleh publik. d. Perselisihan antar karyawan dan perselisihan karyawan dengan Atasannya / Pimpinan. Kotak Saran ditempatkan di Kantor Afdeling, Kantor Kebun, Kantor PKS atau ditempat yang mudah dijangkau oleh Karyawan perusahaan sendiri ataupun pihak ekternal. Evaluasi atas penerimaan informasi dari Kotak Saran atau penyampaikan surat saran, keluhan.

9 9 dari 14 a. Setiap minggu ( sekali seminggu ) petugas Document Control membuka Kotak saran dan mengambil surat yang masuk ( saran, keluhan, perselisihan ) b. Surat yang diambil oleh Petugas Document Control kemudian disampaikan kepada Personalia & Umum dan diteruskan kepada Estate Manager / Mill Manager PKS untuk dievaluasi. c. Evaluasi Surat yang masuk ( saran, keluhan, perselisihan ) kemudian ditindaklanjuti dan ditanggapi oleh Manager atas sepengetahuan General Manager / Senior Manager. d. Apabila terdapat Surat Saran, Keluhan atau Perselisihan yang disampaikan secara Anomin (identitas yang tidak diketahui) dapat ditelusuri kebenarannya oleh bagian Personalia dan Umum / Humas, apabila terdapat kebenarannya maka harus dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahannya, namun apabila Saran, Keluhan atau Perselisihan yang disampaikan sifatnya tidak benar dan dapat menimbulkan konflik maka harus segera diwaspadai dan diantisipasi. e. Apabila terdapat Keluhan ataupun Perselisihan antara karyawan dengan Estate Manager / Mill Manager / Senior Manager / General Manager yang merupakan Pimpinan di Kebun / PKS, maka pelapor dapat menyampaikan Laporan langsung dengan mengirimkan surat kepada Manager Personalia & Umum di Kandir dengan tembusan kepada Management Representative. Karyawan yang menyampaikan Saran, Keluhan atau Perselisihan tersebut akan mendapatkan perlindungan oleh Management Perusahaan ( Direksi Perusahaan ) dan dapat dirahasiakan identitasnya, untuk menghindari pelapor mendapat tekanan, intimidasi maupun PHK. f. Manager Personalia & Umum Kandir segera melakukan evalusi atas keluhan atau perselisihan yang disampaikan dengan mencari tahu permasalahannya, informasi selengkapnya dan kebenarannya, kemudian menindaklanjuti penyelesaiannya dengan sepengetahuan MR dan Direksi ( diatur dengan prosedur 7.7 ) g. Semua surat yang masuk dan tanggapan harus dicatat oleh Personalia / Umum dalam log book informasi. 7.4 Penerimaan informasi dari pihak eksternal ( dinas atau instansi pemerintah, pemerintahan desa sekitar, lembaga swadaya masyarakat, masyarakat sekitar, perusahaan sekitar, dll ) Informasi yang didapatkan dari pihak Eksternal akan diregristrasi / dicatat Humas Kebun / PKS sedangkan di Kantor Medan diterima oleh Personalia & Umum. Informasi tersebut akan diteruskan kepada Bagian terkait, Estate Manager, Mill Manager dan General Manager / Senior Manager dengan tembusan MR

10 10 dari 14 Bagian terkait akan melakukan evaluasi dan investigasi terkait dengan informasi yang disampaikan, apabila diperlukan lakukan pemeriksaan dan pemantauan dengan melibatkan pihak ke -3 ( independent ). Bagian terkait akan melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan berdasarkan pada hasil investigasi dan pemeriksaan atau pemantauan kondisi di lapangan dan melaporkan kepada General Manager / Senior Manager (Kebun-PKS) dan Direktur (Kandir) 7.5 Permintaan informasi perusahaan oleh pihak eksternal ( dinas atau instansi pemerintah, pemerintahan desa sekitar, lembaga swadaya masyarakat, masyarakat sekitar, perusahaan sekitar, dll ) dapat dilakukan dengan : Mengirimkan surat permohonan Informasi ditujukan kepada bagian Humas Kebun yang Kantor kebun atau Personalia & Umum Kandir Medan Menyampaikan pemintaan secara langsung dengan menemui bagian humas di Kantor Kebun atau Personalia & Umum Kandir. Identifikasi dan Distribusi permintaan Informasi Bagian Humas Kebun / PKS mendata dan melaksanakan identifikasi terhadap permintaan informasi yang diterima. Sesuai hasil Identifikasi atas surat permintaan bagian Humas meneruskan surat permintaan Informasi kepada manager terkait ( Kebun / PKS ) Manager Kebun / PKS melakukan evaluasi dan berdiskusi dengan Genaral Manager / Senior Manager atas permintaan informasi yang dibutuhkan oleh pihak ekseternal. Berdasarkan evaluasi dan pertimbangan dengan keterbukaan informasi publik, maka apabila informasi yang dibutuhkan bersumber / berada di Kebun / PKS, maka Menager Kebun / PKS dapat memberikan informasi yang dibutuhkan atas persetujuan GM / SM. Namun apabila sumber informasi berada di kantor Direksi (kewenangan Kandir) maka Manager Kebun / PKS dapat mengirimkan surat ke Manager Personalia & Umum untuk ditindaklanjuti ke bagian terkait sebagai pemilik informasi. Pertimbangan dan evaluasi permintaan. Departement terkait sebagai pemilik Informasi / Dokument mempertimbangkan surat permintaan. Manager terkait menyampaikan hasil pertimbangan, saran dan alasan atas permintaan informasi / dokument kepada Direktur untuk persetujuan.

11 11 dari 14 Apabila permintaan informasi disetujui maka, bagian terkait segera mempersiapkan (copy / duplikasi) dokument yang diminta dan diserahkan kepada bagian Personalia & Umum untuk ditindaklanjuti dan bagian Personalia & Umum Kandir kemudian mengirimkan dokumen tersebut kepada General Manager untuk disampaikan kepada pemohon melalui bagian Humas Kebun. Apabila permintaan informasi ditolak karena alasan bersifat kerahasian perusahaan yang tidak terbuka untuk publik ataupun berpotensi sensitif (misalnya ; dapat menimbulkan gejolak sosial atau mempengaruhi kinerja organisasi di pihak eksternal ) maka bagian terkait meminta bagian Personalia & Umum mempersiapkan surat tanggapan penolakan dengan menyebutkan alasan penolakan dan mengirim surat tanggapan atas penolakan permintaan dokumen kepada Senior Manager / General Manager kebun untuk diteruskan kepada pemohon melalui bagian Humas. Penyerahan Informasi / Dokumen Bagian Humas memanggil pemohon untuk mengambil dokumen yang diminta Bagian Humas menyampaikan copy dokumen / catatan informasi kepada pihak eksternal setelah diterima dari departement Personalia & Umum Kandir Bagian Humas kebun membuat bukti penyerahan dokument rangkap 3 (tiga) yang ditandatangani oleh Bagian Humas dan penerima dan disetujui oleh SM/GM Mendistribusikan bukti peyerahan dokument/informasi kepada pihak eksternal dengan alokasi sbb : Lembar pertama diserahkan kepada penerima / pemohon informasi Lembar kedua disimpan sebagai arsip di kantor bagian Humas Kebun Lembar ketiga diserahkan kepada bagian Personalia & Umum Kandir. Penyampaian tanggapan / alasan kepada pihak ekternal Bagian Humas mengirim surat tanggapan atau alasan penolakan permintaan informasi / dokumen perusahaan kepada pemohon. Bagian Humas mencatat pengiriman surat pada buku ekspedisi surat keluar. Pencatatan distribusi dokument kepada pihak eksternal / tanggapan Bagian Humas wajib mencatat setiap permintaan informasi dan penyerahan dokumen perusahaan atas tanggapan perusahaan ataupun permintaan yang ditolak dicatat pada log Book permintaan informasi / dokument dari pihak eksternal ( FORM/MR-20 )

12 12 dari Keterlibatan Stakeholder dalam menyusun program pengelolaan sosial dan lingkungan / CSR. Dalam menyusun Rencana Program pengelolaan sosial dan lingkungan, pihak perusahaan akan menginformasikan atau dengan mensosialisasikan terlebih dahulu rencana program pengelolaan sosial dan lingkungan yang akan dilakukan / diberikan kepada Stakeholder. Bagian Humas dapat mengundang para stakeholder ataupun pihak perwakilan perusahaan yang mengunjungi stakeholder yang berkepentingan untuk disampaikan Rencana program pengelolaan sosial dan lingkungan yang akan dilakukan. Penyampaian Rencana Program pengelolaan sosial dan lingkungan dibuatkan dalam sebuah Laporan dan Berita Acara. Rencana program sosial dan lingkungan yang disetujui dan disepakati, maka akan ditindaklanjuti realisasinya sesuai dengan Rencana Anggaran Biaya tahunan yang telah disetujui. 7.7 Penyelesaian keluhan, perselisihan. Berikut langkah-langkah untuk melakukan penyelesaian suatu keluhan, perselisihan Upaya penyelesaian keluhan dilakukan dengan melakukan pembicaraan dengan karyawan atau Pemangku Kepentingan yang menyampaikan keluhan dengan mempertimbangkan alasan dan/atau bukti-bukti atas keluhan, perselisihan yang disampaikan. Keluhan dapat disampaikan secara lisan atau dalam bentuk tertulis. Apabila terdapat Kontrak atau Perjanjian yang ditandatangani oleh Perusahaan dan Pemangku Kepentingan dan di dalamnya terdapat pasal yang mengatur jika terjadi keluhan, perselisihan, maka Ketentuan dalam pasal tersebut agar dijadikan dasar upaya pertama dalam menyelesaikan perselisihan. Setiap saat, pihak-pihak dapat membuat keputusan untuk menghentikan upaya penyelesaian yang diatur dalam prosedur ini dan menyelesaikan keluhan melalui jalur Hukum.

13 13 dari Langkah pertama : Penyelesaian Keluhan, perselisihan dilakukan oleh EM/MM/SM/GM/Manager/ Department/Direksi. Apabila karyawan atau Pemangku Kepentingan mempunyai suatu keluhan, perselisihan, maka karyawan atau Pemangku Kepentingan tersebut, dapat menyampaikan keluhan / perselisihannya baik secara tertulis atau secara lisan kepada EM/MM/GM/Manager Department/Direksi yang akan menyelesaikan keluhan, perselihannnya tersebut. Penyelesaian dilakukan dengan melakukan perundingan untuk mencapai kesepakatan. Perundingan penyelesaian keluhan, perselisihan dapat berlangsung selama lebih dari satu kali pertemuan dalam upaya sampai keluhan, perselisihan ini dapat diselesaikan dengan baik Langkah kedua : Penyelesaian dengan Forum Mediasi. Apabila Keluhan, perselisihan tidak terselesaikan pada Langkah Pertama. Pihak Perusahaan dan karyawan ataupun pihak Pemangku menginginkan tahap Forum Mediasi. Forum mediasi akan dibentuk yang terdiri dari pihak-pihak yang berselisih dan pihak ketiga yang netral atau tidak berpihak kepada salah satu pihak yang berselisih. Dalam Forum Mediasi, Perusahaan diwakili oleh EM/MM/SM/GM/Manager/ Department/Direksi yang terlibat dalam upaya penyelesaian langkah pertama. Pihak ketiga sebagai mediator dapat berasal dari lembaga pemerintah setempat (Muspika dan / atau Muspida), Tokoh Agama atau lembaga-lembaga adat / tradisional, organisasi non-pemerintah, atau orang lain, selama mereka diterima oleh kedua belah pihak. Dapat lebih dari satu pihak ketiga yang netral diundang ke Forum Mediasi, asalkan kedua belah pihak setuju. Pihak netral dalam forum mediasi adalah pihak yang tidak memiliki kepentingan dalam isu yang akan dibahas di Forum Mediasi. Pihak netral dapat berfungsi sebagai mediasi atau sebagai arbitrase. Hal Ini harus ditentukan dan disepakati oleh para pihak saat memutuskan memilih forum mediasi.

14 14 dari 14 Mediasi berarti bahwa pihak ketiga yang netral mendukung dialog dengan memungkinkan komunikasi yang lebih baik antara para pihak. Pihak ketiga yang netral dapat menyediakan nasihat, yang tidak mengikat kepada pihak lain. Arbitrase berarti bahwa kedua belah pihak menerima otoritas dari pihak ketiga yang netral yang diundang ke forum tentang masalah yang harus dipecahkan. Pihak ketiga yang netral mendengar kedua belah pihak dan memastikan bahwa dialog dilakukan secara terbuka, meliputi masalah yang sedang diperselisihkan. Setelah membuat pertimbangan yang tepat, pihak ketiga yang netral akan membuat rekomendasi penyelesaian yang harus diterima oleh kedua belah pihak. Solusi ini harus dipertimbangkan secara hati-hati sebelum diterima. 8. Rekaman No Nomor dokumen Judul dokumen 1 FORM/MR-15 Risalah Komunikasi Eksternal 2 FORM/MR-16 Rencana Komunikasi 3 FORM/MR-17 Daftar Hadir Komunikasi dan Sosialisasi 4 FORM/MR-19 Log book permintaan informasi / dokumen dari pihak eksternal 5 FORM/MR-20 Log book informasi / keluhan pihak eksternal 6 Lampiran Berita Acara penyelesaian keluhan / perselisihan 9. Catatan perubahan No Direvisi Tanggal Isi perubahan revisi oleh Disetujui oleh Terbitan pertama -- Direktur Utama Revisi-I MR Direktur Utama Revisi-II MR Direktur Utama