SISTEM MANAJEMEN SOCFINDO. Prosedur Penanganan Keluhan Sosial

Transkripsi

1 SISTEM MANAJEMEN SOCFINDO Penanganan Keluhan Sosial No. : SOC/PSM/9.02 Edisi : 01 Revisi : 03 Tanggal Berlaku : 01 September 2014 Disiapkan dan Diperiksa Disetujui Nama Jabatan Tanda Tangan STATUS NO. COPY ini adalah milik PT. Socfin Indonesia. Dilarang menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan tertulis dari Manajemen PT. Socfin Indonesia

2 Tanggal : 1 September 2014 Halaman : 1 dari 6 Daftar Isi Halaman Muka Daftar Isi Riwayat Perubahan 1. Tujuan 2. Ruang Lingkup 3. Referensi 4. Definisi 5. Uraian 6. Lampiran 7. Terkait

3 Tanggal : 1 September 2014 Halaman : 2 dari 6 Riwayat Perubahan No. No. Dok. Nama No. Edisi No. Revisi Tgl Revisi Uraian Perubahan 1 SOC/PSM/ 9.02 Penanganan Keluhan /10/ 2010 Penambahan kalimat seperti pelecehan seksual,diskriminasi di point SOC/PSM/ 9.02 Penanganan Keluhan /06/ 2014 Perubahan pada: - Point bahwa keluhan yang diterima perusahaan hanya yang disampaikan secara tertulis saja baik dari internal maupun eksternal - Perubahan pada point penyelesaian keluhan - Perubahan pada penanganan keluhan komte jender 3 SOC/PSM/ 9.02 Penanganan Keluhan /09/ 2014 Penambahan butir 5.19 dan 5.20

4 Tanggal : 1 September 2014 Halaman : 3 dari 6 1. TUJUAN Sebagai pedoman dalam menangani keluhan sosial baik keluhan dari eksternal maupun dari internal perusahaan dan memastikan keluhan tersebut ditindaklanjuti. 2. RUANG LINGKUP Keluhan dan ketidakpuasan yang termasuk dalam prosedur ini adalah: Ketidakpuasan yang dialami oleh pihak internal karyawan Perlakuan yang diskriminatif Pelecehan seksual dan tindak kekerasan Pelanggaran hak hak reproduksi bagi pekerja perempuan Penetapan harga TBS Penetapan kompensasi harga tanah Keluhan lain dari dampak lingkungan dan sosial perusahaan yang diderita oleh stakeholder 3. REFERENSI 3.1. Komunikasi Sosial (SOC/PSM/9.01) 3.2. RSPO P&C 3.3. Prinsip dan Kriteria ISPO 4. DEFENISI 4.1. Stakeholder : para pihak yang berkepentingan atau terkena dampak dari kegiatan perusahaan (lampiran daftar stakeholder) 4.2. Komite jender adalah tim yang dibentuk oleh perusahaan yang mewakili unsur pekerja dan perusahaan dengan komposisi anggota yang seimbang antara laki laki dan perempuan untuk menangani keluhan yang berkaitan dengan diskriminasi, pelecehan seksual dan tindak kekerasan dan pemenuhan hak hak reproduksi 4.3. Keluhan masalah jender adalah keluhan yang terkait berkaitan dengan diskriminasi jender, pelecehan seksual dan tindak kekerasan dan pemenuhan hak hak reproduksi

5 Tanggal : 1 September 2014 Halaman : 4 dari 6 5. URAIAN PROSEDUR No Kegiatan Penanggung Jawab A. Keluhan dari Eksternal 5.1. Stakeholder yang memiliki keluhan dapat menyampaikan keluhannya secara tertulis kepada perusahaan melalui KTU, Asisten, Tekniker, Askep, ataupun Pengurus Pengurus mempelajari keluhan yang disampaikan stakeholder dan memberikan petunjuk tindak lanjutnya kepada Tekniker, Askep, Asisten, KTU atau staff lain sesuai dengan jenis keluhannya Keluhan yang sudah jelas permasalahannya dan penyelesaiannya tidak memerlukan sumberdaya yang besar dan masih dalam kewenangan Pengurus, dapat langsung ditindaklanjuti oleh Kebun Keluhan yang memerlukan klarifikasi dan komunikasi lebih lanjut dengan penyampai keluhan akan dilakukan komunikasi dengan penyampai keluhan tersebut sesuai dengan Komunikasi Sosial. Staff/personil khusus akan ditunjuk untuk melakukan komunikasi ini Staff/Personil yang ditunjuk akan melakukan komunikasi kepada penyampai keluhan untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap mengenai keluhan tersebut, penyelesaian yang diinginkan dan sebagainya Hasil komunikasi dengan penyampai keluhan disampaikan kepada pengurus untuk didiskusikan tindak lanjutnya. Apabila tindak lanjut tidak memerlukan sumberdaya yang besar dan masih dalam kewenangan Pengurus, dapat langsung ditindaklanjuti oleh Kebun Apabila untuk menindaklanjuti keluhan tersebut memerlukan sumberdaya yang besar dan memerlukan persetujuan dari Medan, maka Pengurus akan menyampaikan keluhan ini secara Stakeholder Pengurus Pengurus Pengurus/askep /asisten/ Tekniker/KTU/ Stakeholder Personil khusus yang ditunjuk Personil khusus yang ditunjuk Kebun/ Bhg Umum KBM

6 Tanggal : 1 September 2014 Halaman : 5 dari 6 No Kegiatan Penanggung Jawab tertulis ke Medan termasuk hasil komunikasi yang sudah dilakukan Bhg Umum akan mempelajari keluhan yang Bhg Umum disampaikan oleh Kebun dan akan memberikan petunjuk/arahan penyelesaiannya ke Kebun 5.9. Kebun akan melakukan tindak lanjut sesuai Kebun petunjuk dari Medan. Komunikasi dengan penyampai keluhan mungkin diperlukan bila petunjuk dari Medan belum sesuai dengan hasil komunikasi sebelumnya. B. Keluhan dari Internal Pekerja yang memiliki keluhan dapat menyampaikan keluhannya melalui serikat pekerja atau menyampaikan langsung secara tertulis kepada KTU, Asisten, Tekniker, Askep, ataupun Pengurus Serikat pekerja akan mempelajari keluhan tersebut dan melakukan mediasi antara penyampai keluhan dengan perusahaan Pengurus mempelajari keluhan yang disampaikan serikat pekerja dan mendiskusikan secara internal dengan staff lain Pengurus dan staff terkait dan serikat pekerja akan mengadakan pertemuan untuk membahas masalah keluhan tersebut Tindak lanjut atas keluhan tersebut diputuskan bersama antara perusahaan dan serikat pekerja Apabila untuk menindaklanjuti keluhan tersebut masih dalam kewenangan Pengurus, maka dapat ditindaklanjuti langsung oleh Kebun Tetapi apabila untuk menindaklanjuti keluhan tersebut memerlukan sumberdaya yang besar dan memerlukan persetujuan dari Medan, maka Pengurus akan menyampaikan keluhan ini secara tertulis ke Medan termasuk hasil komunikasi yang sudah dilakukan. Langkah selanjutnya sesuai dengan butir 5.8 dan 5.9. Pekerja Serikat Pekerja Pengurus Pengurus/ Serikat pekerja Kebun Pengurus

7 Tanggal : 1 September 2014 Halaman : 6 dari 6 No Kegiatan Penanggung Jawab Hasil komunikasi dengan Medan akan Pengurus/ dikomunikasikan lagi dengan serikat pekerja Serikat untuk disepakati bersama tindak lanjutnya. Pekerja C. Keluhan masalah Jender Pekerja yang memiliki keluhan masalah jender dapat menyampaikannya kepada Komite Jender atau langsung ke Perusahaan (Pengurus, Askep, Teknik, Asisten, KTU) Komite Jender akan mempelajari keluhan tersebut dan melakukan mediasi antara penyampai keluhan dengan perusahaan. Dalam melakukan mediasi Komite Jender dapat melibatkan Serikat Pekerja Untuk keluhan pelecehan seksual, Komite Jender akan melakukan mediasi antara pelaku dengan korban Hasil mediasi akan disampaikan oleh Komite Jender ke Perusahaan Bersama dengan Komite Jender, perusahaan akan memutuskan tindak lanjut yang akan dilakukan Apabila tindak lanjut yang dilakukan berupa sanksi ketenagakerjaan maka serikat pekerja harus dilibatkan. D. Lain lain Keluhan diselesaikan dalam waktu yang disepakati bersama Perusahaan tidak akan membuka identitas penyampai keluhan apabila diminta Semua keluhan termasuk tindak lanjut dan hasil tindak lanjut dari keluhan tersebut dicatat dalam form Catatan Keluhan. Pekerja perempuan/ komite jender/pihak Perusahaan Komite Jender Komite Jender Komite Jender Komite Jender/ Pihak Perusahaan Komite Jender/ SPSI Kebun/ Bhg Umum Kebun/ Bhg Umum Direksi/ Bhg Terkait SOC/Form/ SOC/Form/

8 Tanggal : 1 September 2014 Halaman : 7 dari 6 No Kegiatan Penanggung Jawab 6. LAMPIRAN 6.1. SOC/Form / Catatan Keluhan 6.2 SOC/Form/ Risalah Rapat 7. DOKUMEN TERKAIT