WIDYA CIPTA, VOL III NO. 2 SEPTEMBER 2012

Transkripsi

1 OTOMATISASI KANTOR DALAM MENANGANI SURAT MASUK DAN KELUAR DALAM SEBUAH ORGANISASI MODERN Dedy Syahyuni Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika Jln. Kramat Raya 168 Jakarta Pusat ABSTRACT At this time the office automation is one of the things that concern for managers or administrators within the company. With Office automation make administrative work more quickly and easily. One of the jobs that can be facilitated by the presence of office automation is automation in mailing procedures. With a computerized mail handling makes the handling of letters became more orderly. Keywords: Office Automation System, Letter I. PENDAHULUAN Sebuah organisasi modern baik organisasi pemerintah atau swasta mau tidak mau harus bersinggungan dengan perkembangan dunia teknologi informasi yang terus bergerak dengan cepat. Semakin hari setiap organisasi dituntut untuk terus mengambangkan dirinya agar tidak tertinggal dengan para kompetitor dalam dunia persaingan bisnis. Terlepas dari oranisasi jasa atau manufaktur, teknologi harus dipakai untuk memproduksi atau mengumpulkan data dari lingkungannya. Semakin hari semakin cepat terjadinya pertukaran informasi di lingkungan bisnis dimana dengan pertukaran dan penyerapan informasi yang baik maka akan membuat organisasi menjadi lebih cermat dan peka terhadap perubahan dan tuntutan dunia bisnis. Apabila sebuah organisasi lambat atau telat dalam menyerap informasi dari lingkungan bisnis tersebut maka akan berdampak pada lambannya inovasi atau langkah yang harus diambil oleh organisasi tersebut. Salah satu bentuk data atau informasi yang berasal dari lingkungannya adalah dalam bentuk surat. Semakin baik tata kelola persuratan dalam sebuah organisasi maka akan membuat organisasi tersebut semakin cepat, cermat dan peka dalam menyikapi permasalahan atau perubahan dunia bisnis. II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Otomatisasi Kantor Menurut Haryadi (2009:34) memberikan batasan bahwa Otomatisasi Kantor (Office Automation System) atau (OAS) adalah mendukung pegawai data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru, melainkan hanya menganalisis informasi untuk mentransformasikan data untuk memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu, sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, baik ke yang sudah kita kenal seperti word proessing, preadsheets, desktops, publishing, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, , dan video conferencing. Sedangkan menurut Sutabri (2005:193) Otomatisasi kantor (office Automation System) atau (OAS) memiliki tiga tujuan yang harus diraih yaitu: 1. Pengembangan dan penerapan 2. Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor 3. Meningkatkan produktifitas pekerja dan efektifitas pekerjaan. Lebih lanjut Sutabri menyatakan, secara fungsional, OAS adalah dapat didefinisikan sebagai sebuah rencana untuk menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Dan secara teknis OAS adalah dapat berupa mengubah dan mengkomunikasikan informasi yang terjadi antara lain adalah teks, grafik, fax, telex, data komputer, berupa suara antara lain radio, telepon, atau gambar video. Sebuah contoh untuk OAS zaman dulu yang menangani informasi dalam bentuk tulisan adalah mesin ketik yang dipakaidalam pembuatan surat. Dengan perkembangan komputer yang dapat berkomunikasi dengan 138

2 komputer lain muncullah Electronic Mail. Dengan Electronic Mail orang perkantoran dapat mengkomunikasikan teks, grafik, dan data komputer dengan menggunakan jalur komunikasi komputer. Menurut Sutabri (2005:194) terdapat Beberapa fasilitas OAS yang sering digunakan dalam kantor sebagai berikut: 1. Dokument Management adalah guna meningkatkan efisiensi penyimpanan dan pengambilan dokumen. 2. Electonic mail adalah surat yang dikirim melalui jaringan komputer dan setiap pemakainya harus mempunyai account. Dengan ini kita dapat menulis surat atau memo lalu menitipkan surat tersebut kepada jaringan maka secara otomatis jaringan akan memberitahukan bahwa beliau menerima sebuah surat atau memo. 3. Fax Information Service adalah mempunyai fungsi kerja yang mirip dengan voice information service, tetapi yang dikirim adalah informasi dalam bentuk kertas yang dikirim dari jarak jauh. 2.2 Sistem Informasi Manajemen dalam Kantor Menurut Anoraga (2004:303) definisi Sistem Informasi Manajemen adalah sebagai berikut: 1. Sistem informasi manajemen adalah mengenai hal melaporkan informasi kepada orang yang tepat dalam suatu organisasi 2. Dalam pengertian yang lebih luas, SIM merupakan keseluruhan jalinan hubungan, jaringan lalu lintas keterangan-keterangan dalam organisasi mulai dari sumbersumber yang melahirkan bahan-bahan keterangan-keterangan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan sampai penyebaran keterangan dengan berbagai peralatan yang dapat memungkinkan para anggota melaksanakan tugas dengan sebaikbaiknya maupun membantu para manajer dalam membuat keputusan atau menjalankan tugas kepimpinannya. Secara garis besar terdapat tiga fungsi sistem informasi manajemen menurut Anoraga (2004:303), yaitu digunakan untuk mengumpulkan data, menyimpan data dan memproses atau mengolah data dan menyajikan informasi tersebut kepada manajer. Pengumpulan data Penyimpanan Dan Pengolahan Data Penyajian Informasi Kepada Manajer Gambar : Fungsi Sistem Informasi Manajemen Sumber. Anoraga (2004: 303) 2.3 Surat Pengertian Surat Dalam kegiatan rutin suatu organisasi atau perusahaan, komunikasi yang lebih banyak digunakan adalah komunikasi tertulis seperti surat-menyurat. Komunikasi melalui surat memberikan kesempatan yang lebih leluasa untuk berfikir dan merenungkan hal-hal yang akan disampaikan. Baik buruknya saran, pendapat, harapan dan sebagainya, dapat kita pertimbangkan dengan matang. Sebab bagaimanapun untuk bisa mengkomunikasikan sesuatu dengan baik, kita memerlukan persiapan-persiapan, kita memerlukan data yang lengkap, keputusan yang bijak, serta pilihan kata dan kalimat yang tepat. Oleh karena itu surat sangatlah penting bagi kelancaran komunikasi suatu organisasi atau perusahaan. Menurut Finoza (2009:4), surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu. Hampir sama dengan Finoza, menurut Ali (2009:3), surat adalah sehelai kertas atau lebih 139

3 yang digunakan untuk mengadakan komunikasi atau hubungan secara tertulis. Menurut Shin-ai (2008:1), surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi atau hubungan tertulis yang ditujukan dari satu pihak kepada pihak lain. Sementara itu menurut Marjo (2000:15), surat adalah alat komunikasi tertulis, atau saran untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu kepihak yang lain Fungsi Surat Menurut Finoza (2009:4), dalam pelaksanaannya surat mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Surat sebagai alat komunikasi tertulis b. Surat sebagai tanda bukti tertulis c. Surat sebagai alat pengingat d. Surat sebagai pedoman untuk bertindak e. Surat sebagai keterangan keamanan f. Surat sebagai duta/wakil organisasi g. Surat sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan Penggolongan Surat Menurut Finoza (2009:7), penggolongan surat dikelompokkan menjadi beberapa jenis antara lain: 1. Menurut wujud surat a. Surat Bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas surat beserta sampul/amplopnya. b. Kartu Pos adalah surat berbentuk kartu dengan ukuran 10cm x 15cm yang dikeluarkan oleh kantor pos. Ada juga yang berukuran lebih besar antara lain 15cmx 20cm yang dikeluarkan oleh perusahaan swasta. c. Warkat Pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. d. Telegram dan Teleks telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, dan gram (graf) yang berarti tanda yang tercetak. Jadi, makna telegram adalah tanda/berita yang tercetak dari jarak jauh. Kata telex sebenarnya merupakan singkatan dari telegrapher exchange yang berarti pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh e. Memo dan Nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor. f. Surat Tanda Bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai untuk tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau untuk membuktikan keabsahan sesuatu hal. 2. Menurut Pemakaiannya a. Surat Pribadi Jika dilihat dari isinya surat pribadi dapat dibedakan atas dua macam, yaitu : 1. Surat Pribadi Bersifat Prive adalah surat yang dikirim kepada teman atau kerabat. Surat ini memiliki kebebasan bentuk surat resmi dan bahasanya boleh tidak baku. 2. Surat Pemerintah adalah surat yang dikirim kepada pejabat atau institusi dengan menggunakan bentuk dan bahasa yang baku, contoh: Surat Lamaran, Surat Pernyataan, dll. b. Surat Pemerintah adalah surat resmi yang dipergunakan oleh instansi pemerintah untu kepentingan administrasi pemerintah. c. Surat Bisnis adalah surat yang dipakai oleh perusahaan untuk urusan perdagangan atau jual beli d. Surat Sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan 3. Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju a. Surat Biasa adalah surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang atau organisasi yang jumlahnya sedikit. b. Surat Edaran dan Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya banyak. 4. Menurut Sifat dan Isinya a. Surat Biasa adalah surat yang isinya boleh diketahui oleh orang lain selain orang yang dituju. b. Surat Rahasia adalah yang hanya boleh dibuka dan diketahui oleh orang-orang yang dituju. Biasanya menggunakan 140

4 lebih dari satu sampul surat, dipojok kanan atas ditulis rahasia. 5. Menurut Urgensi Penyelasaiannya. a. Surat Biasa adalah surat yang diperlukan biasa dan tidak diistimewakan. b. Surat Segera/Express adalah surat yang memerlukan penyelesaian segera, tetapi tidak secepat surat kilat. c. Surat Kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera. 6. Menurut Tujuannya a. Surat Perintah adalah surat yang berisi perintah atau instruksi dari atasan kepada bawahan untuk melakukan sesuatu. b. Surat Pemberitahuan adalah surat yang isinya memberitahukan tentang sesuatu hal. c. Surat Pesanan adalah surat yang berasal dari pembeli yang ditujukan kepada penjual yang berisi pesanan suatu barang. d. Surat Penawaran adalah surat yang berasal dari penjual kepada pembeli yang dituju. 2.4 Surat Masuk Pengertian Surat Masuk Surat masuk menurut Nuraida (2008:76) adalah surat yang masuk kedalam instansi/perusahaan atau bagian dalam suatu instansi/perusahaan, baik yang berasal dari instansi/perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi/perusahaan yang sama Prosedur Pengurusan Surat Masuk Menurut Nuraida (2008:76-77), dalam melaksanakan pengurusan surat masuk diperlukan langkah-langkah sebagai berikut diantaranya: A. Pengurusan Surat di Unit Kearsipan 1. Penerimaan Surat a. Surat masuk yang diterima disortir terlebih dahulu kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk. b. Bila menerima surat dari pos atau harus memeriksa kebenaran alamat surat dan mengembalikan surat bila alamat yang tercantum pada surat salah. c. Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju (misalnya surat yang ditujukan kepada unit pengolah atau nama pejabat tertentu) d. Mengelompokkan surat terbuka dan tertutup. e. Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat tersebut (lampiran surat bila ada). f. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima dibelakang surat, ini berlaku untuk surat rahasia. 2. Pengarahan Surat a. Mengarahkan surat kepada pimpinan instansi/kantor/perusahaan, bila berkaitan dengan kebijakan. b. Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolah, bila berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional. 3. Penilaian Surat Menentukan surat penting, surat rahasia, atau surat biasa. 4. Pencatatan Surat a. Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan dan dicatat pada lembar disposisi atau pengganti naskah dalam dua rangkap. Lembar kedua dari lembar disposisi atau pengganti naskah dimasukkan kedalam tata naskah yang berkaitan dengan isi surat tersebut. Lembar pertama yang telah diajukan diambil dari lembar disposisi atau pengganti naskah dan disertakan pula surat masuk. Sebelum didistribusikan, surat dicatat pada peredaran naskah, atau dicatat pada sebuah surat yang terdiri dari kolomkolom yang berisi no. urut, no. agenda, no. tata naskah, kepada pihak mana surat tersebut ditujukan, kepada pihak mana surat tersebut diteruskan, dan waktu surat tersebut dikembalikan. b. Mencatat surat penting pada kartu kendali yang dibuat dalam tiga rangkap dengan warna yang berbeda, misalnya: putih (1), hijau (II), dan merah (III) atau disesuaikan dengan kebutuhan. c. Mencatat surat biasa pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua rangkap. 141

5 d. Mencatat surat rahasia pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua rangkap. 5. Penyimpanan Surat. a. Surat masuk yang telah didistribusikan dan mendapatkan tanggapan dari pengolah, dikembalikan ke sekretariat dan dimasukkan kedalam tata naskah sesuai dengan kode klasifikasi arsip. b. Bila naskah atau surat masuk dikembalikan ke sekretariat dengan disposisi untuk diteruskan kepejabat lain, maka sebelum naskah atau surat tersebut dikirimkan harus dicatat dulu dalam buku agenda surat masuk untuk kemudian dikirim kepada pejabat yang bersangkutan. c. Setelah naskah atau surat terebut ditanggapi kemudian dimasukkan kedalam tata naskah sesuai kode klasifikasi arsip dan bila surat tersebut diperlukan suatu saat maka pencarian kembali surat yang beredar dapat dilihat dalam buku agenda surat masuk. 6. Penyampaian Surat a. Surat Penting 1. Menahan kartu kendali pertama sebagai pengganti buku agenda. 2. Menyampaikan surat beserta kartu kendali kedua dan ketiga kepada tata usaha/unit pengolah. 3. Menerima kartu kendali kedua setelah diparaf, sebagai tanda terima. b. Surat Biasa 1. Menyampaikan surat beserta dua lembar pengantar kepada tata usaha/unit pengolah. 2. Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf sebagai tanda terima. c. Surat Rahasia 1. Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup beserta dua lembar pengantar kepada tata usaha/unit pengolah. 2. Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf sebagai tanda terima. B. Pengurusan Surat di Tata Usaha Unit Pengolah 1. Penerimaan Surat a. Tata usaha menerima surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. b. Tata usaha memberi paraf pada kartu kendali kedua, dan lembar pengantar kedua. c. Tata usah menyimpan kartu kendali ketiga dan lembar pengantar pertama pada tempat masing-masing. 2. Penyampaian Surat kepada pimpinan a. Tata usaha melampirkan lembar disposisi untuk surat penting, surat biasa, dan surat rahasia masing-masing dibuat dalam dua rangkap. b. Tata usaha menyampaikan suratsurat tersebut beserta lembar diposisi kepada pimpinan. 3. Penyampaian Surat kepada Pelaksana a. Tata usaha menyampaikan surat yang telah di disposisi oleh pimpinan dalam dua rangkap kepada pelaksana. b. Tata usaha mengambil lembar disposisi kedua setelah diparaf pelaksana dan menyimpannya kedalam Tickler File menurut tanggal penyelesaian. 2.5 Surat Keluar Pengertian Surat Keluar Surat keluar menurut Nuraida (2008:78) adalah Surat yang dikirim oleh suatu instansi/perusahaan atau antar bagian dalam instansi/perusahaan tersebut, ditujukan kepada instansi/perusahaan lain atau ke bagian lain dalam instansi/perusahaan yang sama Prosedur Penanganan Surat Keluar Menurut Nuraida (2008:78-79), dalam melaksanakan penanganan surat keluar diperlukan langkah-langkah sebagai berikut diantaranya : A. Pengurusan di Tata Usaha Unit Pengolah 1. Penyiapan Konsep Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang menandatangani surat tersebut atau staf yang ditunjuk. 2. Pengelompokan Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa, atau surat rahasia. 3. Pencatatan a. Surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar yang terdiri dari 142

6 kolom-kolom: nomor agenda, tanggal surat, nomor surat, perihal, keterangan, dan tujuan surat tersebut. b. Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah pengetikan surat dilaksanakan dan setelah dibubuhi tanda tangan oleh pihak yang berwenang dan surat tersebut siap untuk dikirim. c. Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola klasifikasi yang telah ditetapkan. d. Mencatat surat penting pada kartu kendali (tiga rangkap). e. Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar (dua rangkap). 4. Penyampaian/pengiriman/pendistribusian Pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh bagian ekspedisi, bagian pengiriman, atau kurir. a. Penyampaian Surat Penting 1. Menyampaikan surat asli, pertanggal serta kartu kendali pertama dan kedua kepada unit kearsipan. 2. Menerima dan menyimpan pertanggal surat keluar setelah distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan. b. Penyampaian Surat Biasa Menyampaikan surat biasa, pertanggal, dan lembar pengantar pertama dan kedua keunit kearsipan. 1. Menerima dan menyimpan pertanggal surat keluar setelah distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan. 2. Menyimpan lembar pengantar pertama. c. Penyampaian Surat Rahasia 1. Menyampaikan surat rahasia dalam keadaan tertutup dan menyampaikan lembar pengantar pertama dan kedua kepada unit kearsipan. 2. Menyimpan lembar pengantar pertama. 3. Menyimpan kartu kendali pertama, kedua, dan lembar pengantar kedua. B. Pengurusan Surat Keluar di Unit Kearsipan 1. Penerimaan a. Menerima dan memeriksa surat keluar, pertanggal, dan kelengkapan surat tersebut dari tata usaha/unit pengolah. b. Mengembalikan pertanggal surat setelah distempel dan mengembalikan lembar pengantar pertama kepada unit pengolah. c. Menyimpan kartu kendali pertama (P), kedua (H), dan lembar pengantar kedua. 2. Pengiriman a. Mengirim surat asli setelah distempel dan dimasukkan kedalam amplop kepada alamat yang dituju dengan melampirkan surat pengantar (dua rangkap). b. Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan prioritas pengirimannya (kilat khusus atau kilat biasa). III. METODE PENELITIAN Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan studi pustaka (library research). IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Seperti yang telah diulas pada bagian pendahuluan, sebuah organisasi baik pemerintah atau swasta, mau tidak mau harus bersinggungan dengan dunia luar. Dunia luar dalam hal ini adalah lingkungan atau stake holder organisasi tersebut. Stake holder disini adalah semua pihak yang bersinggungan dengan organisasi baik secara langsung atau tidak langsung dalam kegiatan utama organisasi tersebut. Kepentingan dari para stake holder juga memiliki kadar atau kepentingan yang berbeda-beda tergantung dari kedekatan atau motif dari sebuah hubungan dengan organisasi tersebut. Semakin dekat hubungan atau motif hubungan maka akan semakin penting komunikasi diantara organisasi-organisasi tersebut dan semakin penting hubungan komunikasi tersebut mengharuskan organisasi untuk lebih peka terhadap lancar atau tidaknya penanganan komunikasi diantara organisasi. Karena pentingnya penanganan komunikasi antar organisasi tersebut maka perlu adanya sebuah sistem atau prosedur yang baik dalam penanganan informasi baik kedalam atau keluar organisasi. Semakin baik penanganan komunikasi, maka akan semakin 143

7 baik pula hubungan komunikasi diantara organisasi. Oleh karena itu penanan surat, khususnya organisasi yang berhubungan dengan pelaporan atau pelayanan publik harus mendapatkan perhatikan lebih dari pihak manajemen atau administrator organisasi tersebut. Ketepatan dan kecepatan pengolahan surat yang masuk atau keluar merupakan salah satu kunci keberhasilan komunikasi. Bila komunikasi atau informasi yang masuk terlambat di olah maka akan berdampak negatif bagi organisasi, sebagai contoh dalam pelayanan. Surat keluhan yang datang dari konsumen atau stake holder akan memberikan masalah yang sangat besar di kemudian hari apabila tidak di tindak lanjuti dengan cepat dan tepat. Begitu pula bila sebuah surat keputusan atau pemberitahuan dari organisasi kepada khalayak umum misalnya para pemasok terlambat dikirim maka akan berdampak pada salah komunikasi atau keterlambatan dalam koordinasi antar organisasi. Dari surat internal organisasi, informasi yang tidak didata atau diolah dengan baik akan berdampak pada kurang baiknya keputusan yang dibuat oleh pihak manajemen khususnya keputusan tersebut didasari oleh informasi yang didapatkan dari lingkungannya. Keputusan akan menjadi salah sasaran atau kurang tepat. Jadi sekali lagi perlu adanya upaya yang tepat dalam menangani informasi yang masuk dan keluar salah satunya dengan penanganan surat masuk dan keluar dalam sebuah organisasi sehingga informasi penting yang masuk dan keluar dari organisasi dapat berfungsi dengan maksimal. Saat ini, semua organisasi mau tidak mau harus membuka diri dengan perubahan teknologi informasi dimana dengan teknologi ini semua informasi dapat masuk dan keluar dengan cepat. Penggunaan surat elektronik atau sudah menjadi hal yang umum baik untuk surat yang bersifat pribadi atau rahasia sekalipun. Oleh karena itu, sebuah organisasi baik pemerintah atau swasta dituntut untuk terus membenahi sistem informasi khususnya dalam hal penanganan arus informasi organisasi. Beralihnya trend dan tuntutan perkembangan teknologi mengharuskan semua hal dilakukan dengan cepat. Ditinggalkannya prosedur atau kebiasaan lama merupakan hal yang umum termasuk beralihnya pengiriman surat melalui pos ke penggunaan dan lain sebagainya. Otomatisasi Kantor (Office Automation System) merupakan sebuah solusi atas kesenjangan ini. Sebuah organisasi mau tidak mau harus memakai cara terbaik mereka dalam pekerjaan yang kian hari kian menuntut ketepatan dan kecepatan dalam pekerjaan. Otomatisasi Kantor (Office Automation System) membuka peluang untuk pencapaian tuntutan lingkungan tesebut. Dalam hal pengelolaan surat atau tata persuratan Otomatisasi Kantor (Office Automation System) dapat membuat pekerjaan manjadi lebih ringkas dan memungkinkan organisasi bekerja lebih tepat dan cepat. Faktor salah kelola oleh manusia atau mismanagement, kecerobohan atau keterlambatan pengelolaan surat masuk dapat diminimalisasi dengan penggunaan Otomatisasi Kantor (Office Automation System). Otomatisasi Kantor (Office Automation System) dapat menggunakan banyak cara yaitu dengan menggunakan software komputer mulai dari yang sangat sederhana atau menggunakan sistem komputer khusus. Penggunaan mesin scan juga mulai dipakai di beberapa perusahaan atau organisasi untuk mendokumentasikan surat yang datang atau keluar dalam bentuk file komputer. Selain dari itu pengunaan juga semakin sering digunakan dalam menghubungkan salah satu bagian dengan bagian lain dalam organisasi atau organisasi satu dengan organisasi lain. Penggunaan software komputer dalam Otomatisasi Kantor (Office Automation System) menjadikan surat yang masuk dapat ditindak lanjuti dengan cepat dan tepat. Surat dapat dicatat dalam sistem komputer dan dengan sistem komputer tersebut petugas persuratan pada suatu saat nanti dapat melakukan pencarian data dengan cepat dan tepat hanya dengan menggunakan fasilitas dalam software komputer dalam mencari data yang dimaksud. Dalam hal surat keluar, seperti surat masuk, surat keluar juga dicatat dalam sistem komputer untuk didata nomor, isi dan tujuan dari surat. Dengan pencatatan yang baik membuat surat tidak akan salah terkirim dan lebih mudah untuk dilakukan pemeriksaaan surat bila suatu waktu nanti dibutuhkan oleh pihak manajemen. Penggunaan mesin scan dapat memudahkan para petugas persuratan untuk menemukan kembali bentuk atau wujud surat bila suatu saat nanti dibutuhkan untuk dilihat kembali oleh pihak perusahaan. Dokumentasi dari surat masuk dan keluar tersebut biasanya dilakukan oleh bagian persuratan atau bagian kearsipan oleh karena itu biasanya mesin scan ada di bagian persuratan atau kearsipan. Penggunaan surat elektronik atau juga semakin sering dipakai dalam tata persuratan antar organisasi atau antar bagian 144

8 dalam organisasi. Penggunaan surat elektronik atau memudahkan para pengguna untuk saling bertukar informasi. Dengan penggunaan para pengguna surat tidak perlu lagi menggunakan kertas dan surat dapat semakin cepat terkirim dan dikelola oleh bagian atau organisasi yang dituju. Oleh karena itu sebaiknya setiap bagian memiliki alamat tersendiri dan untuk surat yang dikirimkan untuk keperluan luar organisasi sebaiknya menggunakan alamat khusus dari organisasi tersebut. V. PENUTUP 5.1 Simpulan 1. Semakin banyak organisasi yang berhubungan dengan dunia bisnis yang mengharuskan organisasi bekerja dengan tepat dan cepat dan informasi yang layak merupakan kunci keberhasikan organisasi tersebut dalam memenangkan persaingan dunia bisnis. 2. Kebutuhan akan kecepatan dan ketepatan dalam pertukaran informasi tersebut tidak dapat lagi dilakukan dengan cara manual tetapi diperlukan sebuah terobosan baru yaitu dengan mengunakan Otomatisasi Kantor (Office Automation System). Pengunaan komputer, software khusus, scan dan surat elektronik atau sudah merupakan sebuah kebutuhan dalam dunia bisnis. 3. Sebuah surat yang dikelola dalam waktu yang terlalau lama akan membuat ketidakpuasan dari bagian yang membutuhkan dan dapat merusak citra organisasi atau membuat ketidakpuasan khususnya bila surat tersebut berhubungan dengan konsumen atau para para pemasok. 5.2 Saran 1. Sebaiknya sebuah organiasi sudah mulai menggunakan surat elektronik atau setidaknya mensosialisasikan pengunana surat elektronik untuk kepentingan efektivitas dan efisiensi tata kelola persuratan. 2. Sebuah organisasi yang baik harus memberikan peralataan yang menunjang setiap pekerjaan dalam organisasi tersebut jadi dalam tata kelola surat yang menggunakan sistem komputer atau Otomatisasi Kantor (Office Automation System), sebuah organisasi harus menyediakan beberapa peralatan dan perlengkapan yang menunjang pekerjaan tata kelola persuratan seperti komputer, printer, mesin scan, mesin fotokopi dan lain sebagainya. 3. Sebaiknya sebuah surat yang ditujukan ke luar organisasi menggunakan sebuah alamat surat elektronik khusus dimana sebaiknya mencantumkan jati diri organisasi yang mengirimkan surat, mengingat surat juga berperan sebagai duta atau perwakilan sebuah organisasi. DAFTAR PUSTAKA Anoraga Manajemen Bisnis. Jakarta: Rineka Cipta Kerja Sama dengan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Bank BPD. Jateng Ali, Adelan Panduan Lengkap Korespondensi. Jakarta: Eska Media Finoza, Lamuddin Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia. Jakarta: Diksi Insan Mulia. Haryadi, Hendi Adminitrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staff. Jakarta: Visi Media. Marjo, YS Surat-Surat Lengkap. Jakarta: Setia Kawan. Nuraida, Ida Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius. Shin ai, Aliya Personal Secretary. Bandung: Karya Kita. Sutabri, Tata Sistem Informasi Manajemen Edisi Pertama. Yogyakarta: Andi. 145