GUBERNUR JAWA TIMUR PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR 9 TAHUN 2006 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR

Transkripsi

1 GUBERNUR JAWA TIMUR PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR 9 TAHUN 2006 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR GUBERNUR JAWA TIMUR, Menimbang : bahwa dengan telah ditetapkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi perlu disesuaikan dengan perkembangan keadaan sehingga perlu diadakan penyempurnaan/ penggantian Keputusan Gubernur Jawa Timur tanggal 10 April 2001 Nomor 9 Tahun 2001 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur dengan menetapkan Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur dalam Peraturan Gubernur Jawa Timur. Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara 4389) ; 2. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4437) ; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2003 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 14, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4262) ; 4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Provinsi ; 5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas ; 6. Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Timur tanggal 5 Mei 1980 Nomor 106 Tahun 1980 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur. Dok. Informasi Hukum JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim /

2 MEMUTUSKAN : Menetapkan, : PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan : 1. Pemerintah Daerah adalah Gubernur Jawa Timur beserta Perangkat Daerah Otonom yang lain sebagai Badan Eksekutif Daerah Propinsi Jawa Timur ; 2. Gubernur adalah Gubernur Jawa Timur ; 3. Wakil Gubernur adalah Wakil Gubernur Jawa Timur ; 4. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah selanjutnya disebut DPRD adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 5. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Propinsi Jawa Timur ; 6. Perangkat Daerah adalah Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas dan Lembaga Teknis di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur ; 7. Lembaga Teknis adalah Badan, Rumah Sakit, dan Kantor di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur ; 8. Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis ; 9. Kop Naskah Dinas adalah bagian teratas dari naskah dinas baik menggunakan lambang atau tidak yang memuat sebutan pimpinan pemerintah daerah atau nama Satuan Kerja Perangkat Daerah / Satuan Organisasi di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur ; 10. Stempel Jabatan adalah alat / cap yang digunakan untuk mengesahkan suatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur, Ketua / Wakil Ketua DPRD Propinsi Jawa Timur ; 11. Stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah alat / cap yang digunakan untuk mengesahkan suatu naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur ; 12. Papan Nama Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah papan yang bertuliskan nama, alamat satuan kerja perangkat daerah, nomor telepon, faximile, , dan kode pos wilayah ; 13. Sampul Naskah Dinas adalah amplop / alat pembungkus naskah dinas yang mempunyai kop sampul naskah dinas ; Dok. Informasi Hukum JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim /

3 14. Kop Sampul Naskah Dinas adalah bagian teratas dari sampul naskah dinas yang memuat sebutan pimpinan pemerintah daerah atau nama Satuan Kerja Perangkat Daerah dan nama daerah yang bersangkutan. BAB II AZAS-AZAS TATA NASKAH DINAS DAN TATA PERSURATAN DINAS Bagian Pertama Azas-azas Tata Naskah Dinas Pasal 2 Azas-azas Tata Naskah Dinas adalah Pedoman atau acuan dasar mengenai pelaksanaan naskah dinas di lingkungan Pimpinan Satuan Kerja Perangkat Daerah. Pasal 3 Azas-azas Naskah Dinas terdiri atas : 1. Azas Dayaguna dan Hasilguna adalah penyelenggaraan tata naskah dinas yang dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 2. Azas Pembakuan adalah naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. Petunjuk teknis tata naskah dinas setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah mengacu kepada pedoman umum Tata Naskah Dinas yang membakukan jenis, penyusunan naskah dinas, dan tata cara penyelenggaraan. 3. Azas Pertanggungjawaban adalah penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi format prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan. 4. Azas keterkaitan adalah kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya. 5. Azas Kecepatan dan Ketepatan adalah kegiatan untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi. 6. Azas Keamanan adalah tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi. Dok. Informasi Hukum JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim /

4 Bagian Kedua Tata Persuratan Dinas Pasal 4 Tata Persuratan Dinas adalah Peraturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat yang dilaksanakan oleh Pimpinan Satuan Kerja Perangkat Daerah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Pasal 5 Penerapan Tata Persuratan Dinas harus memperhatikan beberapa hal, sebagai berikut : 1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran. 2. Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. Jika dalam menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari. 3. Unsur kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tatacara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi. 4. Jawaban terhadap surat yang masuk : a. Instansi pengirim harus segera mengkonfirmasikan kepada penerima surat apabila terjadi keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa keterangan yang jelas ; b. Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim. 5. Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang bersangkutan : a. Amat segera / kilat, dengan batas waktu 1 hari setelah surat diterima ; b. Segera, dengan batas waktu 1 hari setelah surat diterima ; c. Biasa dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja. 6. Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadual pengiriman surat yang berlaku di instansi masing-masing dan segera di kirim setelah ditandatangani. 7. Penggandaan / copy surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam Tembusan. Copy surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut : a. Copy Tembusan adalah copy surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait ; b. Copy laporan adalah copy surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang ; Dok. Informasi Hukum JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim /

5 c. Copy untuk Arsip adalah copy surat yang disimpan untuk kepentingan pemeriksaan arsip. 8. Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab. 9. Tingkat Keamanan. a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan baik pemerintah maupun negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ketangan asing yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara ; b. Rahasia disingkat ( R ), tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan baik pemerintah maupun negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ketangan yang tidak berhak akan merugikan negara ; c. Konfidensial disingkat (K), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan pemerintah maupun negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan asing yang tidak berhak akan merugikan pemerintah maupun negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial adalah Rahasia Jabatan dan Terbatas ; d. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai c, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada orang yang tidak berhak mengetahui. 10. Kecepatan penyampaian. a. Amat Segera atau Kilat, surat dinas harus diselesaikan, dikirim, dan disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 1 hari ; b. Segera, surat dinas harus diselesaikan, dikirim, dan disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka atau kurir, batas waktu 2 hari ; c. Biasa, surat dinas harus diselesaikan, dikirim, dan disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman sesuai dengan jadwal perjalanan caraka atau kurir dengan batas waktu 5 hari. 11. Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu (Sangat Rahasia, Rahasia, Konfidensial / Terbatas) harus dijaga keamanannya dalam rangka keselamatan negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika surat dinas tersebut dicopy, cap tingkat keamanan pada copy harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli. Dok. Informasi Hukum JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim /

6 12. Penggunaan Kertas Surat. a. Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS 80 gram atau disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat penggandaan dan dokumen pelaporan ; b. Penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama ; c. Penyediaan surat berlambang negara dan atau Lambang Daerah, dicetak diatas kertas 80 gram ; d. Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio (210 x 330 mm). Disamping kertas Folio untuk kepentingan tertentu seperti makalah, pidato dan laporan dapat menggunakan kertas dengan ukuran sebagai berikut : a. Kwarto yang berukuran 210 x 296 mm untuk makalah dan laporan ; b. Setengah folio (210 x 165 mm) untuk pidato. 13. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran. a. Menggunakan jenis huruf Pica ; b. Arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan ; c. Spasi 1 atau 1,5, sesuai kebutuhan ; d. Warna tinta adalah hitam. 14. Kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik (white bond) digunakan untuk surat dinas yang asli, sedangkan yang berkualitas biasa digunakan untuk copy surat dinas. Apabila digunakan mesin ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada kertas doorslag, manifold atau tissue. Apabila digunakan mesin ketik elektronik atau komputer akan lebih efesien jika tembusan dibuat pada kertas biasa dengan menggunakan mesin foto copy. Naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahun atau lebih atau bernilai guna permanen harus menggunakan kertas serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (PH) 7. BAB III NASKAH DINAS Pasal 6 Naskah dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur, dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk-produk hukum serta bentuk surat. Dok. Informasi Hukum JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim /

7 Pasal 7 Naskah dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur diolah oleh satuan kerja perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur. Pasal 8 Naskah dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur, Ketua / Wakil Ketua DPRD serta pejabat perangkat daerah. Pasal 9 Bentuk naskah dinas dan pejabat yang diberi wewenang menandatangani naskah dinas serta kegiatan pengelolaan naskah dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur, sebagaimana tercantum dalam Lampiran angka I. BAB IV STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH Bagian Pertama Bentuk, Ukuran dan Isi Pasal 10 (1) Stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah berbentuk lingkaran ; (2) Stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud ayat (1) terdiri atas : a. garis lingkaran luar ; b. garis lingkaran tengah ; c. garis lingkaran dalam ; d. isi stempel. Pasal 11 Ukuran stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 adalah : a. Ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah 4 cm ; b. Ukuran garis tengah lingkaran tengan stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah 3,8 cm ; c. Ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah 2,7 cm ; d. Jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat pada lingkaran dalam 1 cm. Dok. Informasi Hukum JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim /

8 Pasal 12 (1) Stempel jabatan berisi nama jabatan dan nama daerah yang bersangkutan terdiri atas : a. Stempel jabatan Gubernur menggunakan lambang negara ; b. Stempel jabatan Ketua DPRD menggunakan lambang daerah ; (2) Stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah berisi nama dan daerah yang bersangkutan tanpa menggunakan lambang. Pasal 13 Bentuk, ukuran dan isi stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan Pemeritah Propinsi Jawa Timur sebagaiman tercantum dalam Lampiran angka II. Bagian Kedua Penggunaan Pasal 14 Pejabat yang berhak menggunakan stempel jabatan sebagaimana dimaksud dalam pasal 12 ayat (2) dan (3) yaitu Gubernur / Wakil Gubernur dan Ketua / Wakil Ketua DPRD. Pasal 15 Satuan Kerja Perangkat Daerah yang berhak menggunakan stempel sebagaimana dimaksud dalam pasal 12 ayat (4) yaitu : a. Sekretariat Daerah; b. Sekretariat DPRD; c. Dinas Daerah; d. Lembaga Teknis Daerah. Pasal 16 Stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah menggunakan tinta warna ungu. Pasal 17 Stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah dibubuhkan pada bagian kiri dari tanda tangan pejabat yang menandatangani. Dok. Informasi Hukum JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim /

9 Pasal 18 Pimpinan Satuan Kerja Perangkat Daerah menunjuk pejabat yang membidangi ketatausahaan untuk menyimpan dan mengamankan serta mengawasi penggunaan stempel jabatan dan stempel Satuan Kerja Perangkat Daerah. BAB V KOP NASKAH DINAS Bagian Pertama Bentuk dan Isi Pasal 19 (1) Kop naskah dinas Gubernur memuat sebutan GUBERNUR JAWA TIMUR dengan menggunakan lambang negara berwarna hitam dan ditempatkan dibagian tengah atas ; (2) Kop naskah dinas DPRD memuat sebutan DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR dengan menggunakan lambang daerah warna hitam dan ditempatkan pada bagian kiri atas ; (3) Kop naskah dinas Perangkat Daerah memuat sebutan PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR, nama perangkat daerah, alamat, nomor telepon, nomor faximile, , dan kode pos, menggunakan lambang daerah warna hitam dan ditempatkan pada bagian kiri atas ; (4) Kop naskah dinas pada Peraturan Daerah menggunakan Lambang Negara dengan stempel jabatan penandatangan ; (5) Kop naskah dinas pada Peraturan bersama Gubernur dengan menggunakan lambang dari pihak yang mengadakan kerjasama. Pasal 20 Bentuk, ukuran dan isi kop naskah dinas Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagaimana tercantum dalam Lampiran angka III. Pasal 21 (1) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam pasal 19 ayat (1) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Gubernur / wakil Gubernur ; (2) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam pasal 19 ayat (2) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Ketua / Wakil Ketua DPRD ; (3) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam pasal 19 ayat (3) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Dok. Informasi Hukum JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim /

10 kepala satuan kerja perangkat daerah Propinsi Jawa Timur atau pejabat lain yang ditunjuk ; (4) Kop Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam pasal 19 ayat (4) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Gubernur ; (5) Kop naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam pasal 19 ayat (5) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Gubernur dan Pihak Pimpinan Daerah dan Pihak III yang melaksanakan kerjasama. BAB VI SAMPUL NASKAH DINAS Bagian Pertama Bentuk, Ukuran dan Isi Kop Sampul Pasal 22 (1) Sampul naskah dinas Gubernur berbentuk empat persegi panjang dan berwarna putih ; (2) Sampul naskah dinas DPRD dan Satuan Kerja Perangkat Daerah berbentuk empat persegi panjang dan berwarna coklat muda jenis kertas cassing ; Pasal 23 Kop sampul naskah dinas Satuan Kerja Perangkat Daerah memuat nama Satuan Kerja Perangkat Daerah, alamat, nomor telepon, nomor faximile, , dan kode pos yang bersangkutan. Pasal 24 (1) Kop sampul naskah dinas Gubernur menggunakan lambang negara berwarna hitam dan ditempatkan pada tengah atas ; (2) Kop sampul naskah dinas Satuan Kerja Perangkat Daerah menggunakan lambang daerah berwarna hitam dan ditempatkan pada bagian kiri atas. Pasal 25 Bentuk, ukuran dan isi kop sampul naskah dinas Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur, sebagaimana tercantum dalam Lampiran angka IV. Dok. Informasi Hukum JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim /

11 Bagian Kedua Penggunaan Pasal 26 (1) Kop sampul naskah dinas Gubernur sebagaimana dimaksud dalam pasal 24 ayat (1) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur ; (2) Kop naskah dinas Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud dalam pasal 24 ayat (2) digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat Satuan Kerja Perangkat Daerah. BAB VII PAPAN NAMA Bagian Pertama Bentuk, Ukuran, dan Isi Pasal 27 (1) Papan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah berbentuk empat persegi panjang dengan ukuran 1 (satu) berbanding 2 (dua) berisi nama satuan kerja, alamat, nomor telepon, nomor faximile, , dan kode pos wilayah ; (2) Papan nama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berwarna dasar putih dengan tulisan huruf balok berwarna hitam. Pasal 28 Bentuk, ukuran dan isi papan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagaimana tercantum dalam lampiran angka V. Bagian Kedua Penggunaan Pasal 29 Papan nama Satuan Kerja Perangkat Daerah ditempatkan pada tempat yang strategis, mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk gedungnya. Pasal 30 Bagi beberapa Satuan Kerja Perangkat Daerah yang berada dibawah satu atap / komplek, dibuat dalam satu papan nama yang bertuliskan semua nama Satuan Kerja yang bersangkutan. Dok. Informasi Hukum JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim /

12 BAB VIII KETENTUAN LAIN-LAIN Pasal 31 Ketentuan-ketentuan yang mengatur naskah dinas karena sifat kekhususannya tidak diatur dalam Peraturan ini, mengikuti ketentuan-ketentuan yang berlaku. BAB IX KETENTUAN PENUTUP Pasal 32 Dengan berlakunya Peraturan ini, Keputusan Gubernur Jawa Timur tanggal 10 April 2001 Nomor 9 Tahun 2001 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur beserta petunjuk pelaksanaannya dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 33 Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal di undangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan Peraturan ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Propinsi Jawa Timur. Ditetapkan di Surabaya pada tanggal 27 Februari 2006 GUBERNUR JAWA TIMUR DIUNDANGKAN DALAM BERITA DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR TGL NO. 9 TAHUN 2006/E1 ttd H. IMAM UTOMO. S Dok. Informasi Hukum JDIH Biro Hukum Setda Prop. Jatim /

13 LAMPIRAN PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR : 9 TAHUN 2006 TANGGAL : 27 PEBRUARI 2006 TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR I. BENTUK DAN JENIS SERTA KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS A. JENIS NASKAH DINAS 1. Naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk-produk hukum terdiri dari : a. Peraturan Daerah ; b. Peraturan Gubernur ; c. Peraturan Bersama Gubernur ; d. Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III ; e. Keputusan Gubernur. 2. Naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk surat terdiri dari : a. Instruksi Gubernur ; q. Nota Pengajuan Konsep b. Surat Edaran ; Naskah Dinas ; c. Surat Biasa ; r. Lembar Disposisi ; d. Surat Keterangan ; s. Telaahan Staf ; e. Surat Perintah ; t. Pengumuman ; f. Surat Izin ; u. Laporan ; g. Surat Perjanjian ; v. Rekomendasi ; h. Kesepakatan Bersama ; w. Surat Pengantar ; i. Surat Tugas ; x. Telegram ; j. Surat Perintah Perjalanan Dinas ; y. Berita Daerah ; k. Surat Kuasa ; z. Berita Acara ; l. Surat Perintah Tugas ; aa. Notulen ; m. Surat Undangan ; bb. Memo ; n. Surat Pernyataan Melaksanakan cc. Daftar Hadir ; Tugas ; o. Surat Panggilan ; dd. Piagam/Sertifikat ee. STTPL p. Nota Dinas ; B. KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS. 1. Gubernur. a. Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan peraturan perundang-undangan serta dalam bentuk surat yang materinya memuat kebijaksanaan dan atau pelaksanaan dari peraturan perundangundangan yang lebih tinggi.

14 2 Naskah dinas dimaksud terdiri dari : 1) Peraturan Daerah 2) Peraturan Gubernur 3) Peraturan Bersama Gubernur 4) Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III 5) Keputusan Gubernur 6) Instruksi Gubernur 7) Surat Edaran 8) Surat Biasa 9) Surat Keterangan 10) Pengumuman 11) Surat Perintah 12) Surat Izin 13) Surat Perjanjian 14) Kesepakatan Bersama 15) SPPD 16) Surat Kuasa 17) Surat Undangan 18) Surat Panggilan 19) Telegram 20) Laporan 21) Rekomendasi 22) Berita Daerah 23) Berita Acara 24) Memo 25) Lembar Disposisi 26) Piagam/Sertifikat 27) STTPL b. Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur, Gubernur, Presiden, Wakil Presiden, Menteri / Anggota Kabinet, Pimpinan Lembaga Pemerintah Non Departemen, Pimpinan Organisasi Kemasyarakatan dan masyarakat. c. Apabila Gubernur berhalangan, penandatanganan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b, dilakukan Wakil Gubernur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. d. Gubernur dapat mendelegasikan penandatanganan naskah dinas tertentu kepada pejabat yang ditunjuk secara tertulis dengan Keputusan Gubernur, kecuali Peraturan Daerah. 2. Wakil Gubernur. a. Wakil Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk-produk hukum sebagai petunjuk pelaksanaan yang telah ditetapkan oleh Gubernur serta dalam bentuk dan susunan surat sesuai tugas dan tanggung jawabnya. b. Naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur, Presiden, Wakil Presiden, Menteri / Anggota Kabinet, Pimpinan Lembaga Non Departemen, Pimpinan Organisasi Kemasyarakatan serta pihak lain yang dianggap perlu. Naskah dinas dimaksud terdiri dari : 1) Peraturan Gubernur 14) SPPD 2) Peraturan Bersama Gubernur 15) Surat Kuasa

15 3 3) Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III 4) Keputusan Gubernur 5) Instruksi Gubernur 6) Surat Edaran 7) Surat Biasa 8) Surat Keterangan 9) Surat Perintah 10) Surat Perintah Tugas 11) Surat Izin 12) Surat Perjanjian 13) Kesepakatan Bersama 16) Surat Undangan 17) Surat Panggilan 18) Pengumuman 19) Laporan 20) Rekomendasi 21) Berita Daerah 22) Berita Acara 23) Memo 24) Lembar Disposisi 25) Piagam/Sertifikat 26) STTPL 3. Sekretaris Daerah. a. Sekretaris Daerah atas nama Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk-produk hukum yang bersifat penetapan dan peraturan teknis dan petunjuk pelaksanaan dari kebijaksanaan Pemerintah Daerah yang ditetapkan. b. Sekretaris Daerah atas nama Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat yang materinya merupakan penjelasan atau petunjuk pelaksanaan dari suatu kebijaksanaan Pemerintah Daerah yang telah ditetapkan. c. Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b, yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan pemerintah daerah, pejabat satuan kerja pemerintah daerah lain dan pihak-pihak lain yang dianggap perlu. d. Sekretaris Daerah berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat dalam rangka pengaturan dan atau koordinasi teknis administrasi untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan pemerintah daerah. e. Sekretaris Daerah atas nama Gubernurdan wewenang jabatannya menandatangani : 1) Surat Edaran 2) Surat Biasa 3) Surat Keterangan 4) Surat Perintah 5) Surat Izin 6) Surat Perjanjian 7) Surat Tugas 8) Surat Perintah Tugas 9) SPPD 10) Rekomendasi 11) Surat Kuasa 12) Surat Undangan 13) Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas 14) Surat Panggilan 15) Pengumuman 16) Telegram 17) Laporan 18) Berita Acara 19) Piagam/Sertifikat 20) STTPL

16 4 f. Sekretaris Daerah atas wewenang jabatannya menandatangani : 1) Surat Edaran 12) Pengumuman 2) Surat Biasa 13) Telegram 3) Surat Keterangan 14) Laporan 4) Surat Perintah 15) Berita Acara 5) Surat Tugas 16) Radiogram 6) Surat Perintah Tugas 17) Telaahan Staf 7) SPPD 18) Rekomendasi 8) Surat Kuasa 19) Nota Dinas 9) Surat Undangan 20) NPKND 10) Surat Panggilan 21) Lembar Disposisi 11) Surat Izin 22) Surat Pengantar 4. Pimpinan Perangkat Daerah. a. Pimpinan Perangkat Daerah atas nama Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk susunan peraturan yang bersifat penetapan dan pengaturan teknis sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. b. Pimpinan Perangkat Daerah menandatangani naskah dinas yang ditujukan kepada pejabat di lingkungan pemerintah daerah, pejabat satuan kerja perangkat daerah lain dan pihak-pihak lain yang dianggap perlu. c. Pimpinan Perangkat Daerah berdasarkan wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas yang materinya memuat petunjuk pelaksanaan teknis masing-masing Perangkat Daerah yang ditujukan kepada pejabat intern satuan kerja yang bersangkutan, satuan kerja di lingkungan pemerintah daerah, pejabat satuan kerja perangkat daerah lain. d. Apabila pimpinan Perangkat Daerah berhalangan, pejabat pada setiap satuan kerja berdasarkan pemberian mandat menandatangani naskah dinas atas nama pimpinan Perangkat Daerah yang bersangkutan. e. Pimpinan satuan kerja perangkat daerah atas wewenang jabatannya menandatangani : 1) Keputusan Pimpinan Satuan Kerja 10) Surat Kuasa Perangkat Daerah 11) Surat Panggilan 2) Surat Edaran 12) Surat Izin 3) Surat Biasa 13) Surat Undangan 4) Surat Keterangan 14) Telegram 5) Surat Tugas 15) Rekomendasi 6) Surat Perintah 16) Nota Dinas 7) SPPD 17) Pengumuman 8) Surat Perintah Tugas 18) Berita Acara 9) Surat Perjanjian 19) Laporan

17 5 5. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Sekretaris DPRD atas wewenang jabatannya menandatangani naskah dinas berdasarkan wewenang yang telah ditentukan oleh pimpinan yang bersifat informatif biasa atau teknis yang ditujukan kepada Pejabat eselon yang setingkat atau setingkat dibawahnya. Naskah dinas yang dimaksud adalah : 1) Surat Biasa 8) Notulen 2) Surat Tugas 9) Surat Perintah 3) Surat Perintah Tugas 10) Nota Dinas 4) SPPD 11) NPKND 5) Surat Undangan 12) Lembar Disposisi 6) Pengumuman 13) Telaahan Staf 7) Telegram 6. Kewenangan penandatanganan naskah dinas bagi pejabat di bawah pimpinan perangkat daerah diatur sesuai ketentuan yang berlaku. C. PEMBUBUHAN PARAF. 1. Pembubuhan paraf secara hirarkhis. a. Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga orang pejabat (eselon III, II, dan I), eselon III disebelah bawah kanan kertas, eselon II disebelah kanan nama yang berwenang menandatangani dan eselon I disebelah kiri dari nama jabatan penandatangan. b. Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh Sekretaris Daerah untuk ditandatangani oleh Gubernur atau Wakil Gubernur diparaf oleh Sekretaris Daerah dan dibubuhkan dibelakang nama jabatan penandatangan. c. Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan paraf. d. Paraf pejabat dibubuhkan pada lembar terakhir naskah dinas tersebut, kecuali untuk Surat Perintah Perjalanan Dinas, paraf dibubuhkan pada lembar pertama. 2. Pembubuhan paraf koordinasi a. Naskah dinas yang materinya menyangkut kepentingan unit lain, maka pejabat yang berwenang dari unit lain tersebut perlu ikut serta membubuhkan paraf koordinasi pada naskah dinas. b. Bentuk dan model paraf koordinasi pejabat ditetukan sebagai berikut : 1) Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh Pimpinan Perangkat Daerah untuk ditandatangani oleh Gubernur atau Wakil Gubernur harus koordinasi dengan Sekretaris Daerah.

18 6 2) Konsep Naskah Dinas diajukan melalui Sekretaris Daerah untuk diparaf dan dibubuhkan dibelakang nama jabatan penandatangan. 3) Pimpinan Perangkat Daerah yang mengajukan konsep naskah dinas harus membubuhkan paraf didepan nama jabatan penandatangan. D. PENGGUNAAN a.n., u.b., Plt, Pj, PJ, dan PTH. 1. Di lingkungan Sekretariat Daerah Dalam hal Gubernur memberikan mandat penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka penggunaan a.n. dan u.b., Plt, Pj, PJ, dan PTH yaitu sebagai berikut : a. a.n. (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat telah mendapat mandat dari pejabat atasannya kepada pejabat setingkat dibawahnya, pertanggung jawaban materi surat tersebut tetap berada ditangan yang memberikan mandat. Pejabat yang menandatangani dapat diminta pertanggungjawabannya tentang isi surat dimaksud oleh yang memberi mandat. b. u.b. (untuk beliau) dipergunakan jika pejabat yang mendapat mandat kewenangan memberikan kewenangan lagi kepada bawahannya. c. Plt. (pelaksana tugas), dipergunakan jika terdapat kekosongan Jabatan Struktural dan sebelum ditetapkan pengangkatan pejabat definitif oleh pejabat yang berwenang, maka ditunjuk pejabat struktural satu tingkat diatasnya atau sejajar dengan jabatannya untuk melaksanakan tugas hariannya. d. Pj (Pejabat), dipergunakan apabila Pegawai Negeri Sipil yang diangkat sebagai pejabat struktural tetapi menduduki pangkat satu tingkat dibawah jenjang pangkat yang ditentukan. e. PJ (Penjabat), digunakan apabila Kepala Daerah berakhir masa jabatannya dan belum ditunjuk / dilantik penggantinya, maka selama jabatannya Kepala Daerah masih kosong berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri atas nama Presiden ditunjuk Gubernur sebagai Pejabat Kepala Daerah. f. PTH (Pelaksana Tugas Harian), digunakan apabila Pejabat sebagaimana huruf f, menunjuk Pejabat untuk melaksanakan tugas harian Kepala Daerah yang telah berakhir masa jabatannya dan belum ditunjuk / dilaksanakan penggantinya dengan Peraturan Gubernur. 2. Di lingkungan Perangkat Daerah Dalam hal Pimpinan Perangkat Daerah memberikan mandat penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka penggunaan a.n. dan u.b. adalah menyesuaikan sebagaimana ketentuan pada butir 1 huruf a dan b.

19 7 E. CONTOH PENANDATANGANAN. a. a.n. (atas nama) dan u.b. (untuk beliau). b. Penggunaan Plt, Pj, PJ, dan PTH 1. DI LINGKUNGAN SEKRETARIAT DAERAH a. Penandatanganan naskah dinas 1) Oleh GUBERNUR : GUBERNUR JAWA TIMUR 2) Oleh WAKIL GUBERNUR : WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR b. Penggunaan a.n. a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH Pangkat NIP. c. Penggunaan u.b. a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR SEKRETARIS DAERAH u.b. ASISTEN Pangkat NIP. d. Penggunaan u.b. a.n. GUBERNUR JAWA TIMUR ASISTEN u.b. Kepala Biro..... Pangkat NIP. e. Penggunaan Pj. (Pejabat) Pj. KEPALA BIRO Contoh : Pejabat Kepala Biro Pangkat NIP.

20 8 f. Penggunaan PJ. (Penjabat) PJ. BUPATI Contoh : Pejabat Kepala Daerah g. Penggunaan PTH. (Pelaksana Tugas PTH. BUPATI Harian) Contoh : Pelaksana Tugas Harian Kepala Daerah Pangkat NIP. 2. DI LINGKUNGAN SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH Penandatanganan Naskah Dinas a. Oleh Pimpinan Perangkat Daerah KEPALA DINAS/BADAN/KANTOR.... Pangkat NIP. b. Penggunaan a.n. a.n. KEPALA DINAS / BADAN SEKRETARIS/ SUBDIN/BID.... Pangkat NIP. c. Penggunaan Plt. Plt. KEPALA DINAS/BADAN Cotoh : Pelaksana Tugas Kepala SEKRETARIS/ SUBDIN/BID... Dinas/Badan Pangkat NIP. d. Penggunaan Pj. Pj. KEPALA DINAS/BADAN/KANTOR Contoh : Penggunaan Pj Pangkat NIP.

21 9 F. PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT 1. PENGERTIAN a. Yang dimaksud dengan perubahan adalah merubah sebagian dari suatu naskah dinas. Dalam hal ini harus dibedakan dengan pengertian ralat yaitu merubah kekeliruan kecil, misalnya salah ketik. b. Yang dimaksud dengan pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlaku lagi suatu naskah dinas terhitung mulai saat ditetapkan dalam pencabutan tersebut. c. Yang dimaksud dengan pembatalan adalah suatu pernyataan yang dinyatakan bahwa suatu naskah dinas harus dianggap tidak pernah dikeluarkan. 2. TATACARA MERUBAH, MENCABUT ATAU MEMBATALKAN NASKAH DINAS a. Naskah dinas yang bersifat mengatur apabila diubah, dicabut atau dibatalkan harus dengan Naskah Dinas yang sama jenisnya atau setingkat lebih tinggi, misalnya Keputusan harus dengan Keputusan. b. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. c. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil misalnya salah ketik dikeluarkan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas atau dapat oleh pejabat setingkat lebih rendah. G. POKOK-POKOK PENGETIKAN NASKAH DINAS 1. Ketentuan Umum Pengetikan naskah dinas dilakukan dengan memperhatikan penggunaan formulir, ruang tepi, alinea, penomoran, pemberian nomor halaman, dan kata penyambung. 2. Pengetikan naskah dinas Pengetikan naskah dinas terutama yang disusun dalam bentuk surat agar diketik di atas formulir ukuran folio. Bidang luas kertas yang dipergunakan untuk pengetikan naskah dinas harus memperhatikan ketentuan sebagai berikut : a. ruang tepi sebelah atas 3 kait di bawah garis kop naskah dinas ; b. ruang tepi sebelah bawah 5 kait dari tepi kertas sebelah bawah ; c. ruang tepi sebelah kiri 7 sampai 20 ketuk dari tepi kertas sebelah kiri ; d. ruang tepi sebelah kanan 7 ketuk dari tepi kertas sebelah kanan.

22 10 H. SUSUNAN DAN BENTUK NASKAH DINAS 1. PERATURAN DAERAH a. Pengertian Peraturan Daerah adalah naskah dinas yang berbentuk peraturan perundangundangan, yang mengatur urusan otonomi daerah dan tugas pembantuan untuk mewujudkan kebijaksanaan baru, melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu organisasi dalam lingkungan pemerintah daerah yang ditetapkan oleh Kepala Daerah dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. b. Susunan 1) Peraturan Daerah terdiri atas : a) Kepala Peraturan Daerah b) Pembukaan c) Isi Peraturan Daerah d) Bagian akhir Peraturan Daerah 2) Penjelasan format sebagaimana butir a adalah sebagai berikut: a) Kepala Peraturan Daerah terdiri atas : aa. Tulisan PERATURAN DAERAH ; bb. Nomor dan Tahun ; cc. Nama Peraturan Daerah ; b) Pembukaan Peraturan Daerah terdiri atas : aa. Tulisan Dengan Rakhmat Tuhan Yang Maha Esa ; bb. Tulisan Gubernur Jawa Timur ; cc. Konsideran Menimbang dan Mengingat ; dd. Dengan persetujuan bersama DPRD dan Gubernur Jawa Timur ; ee. Judul Dalam konsideran memuat pertimbangan-pertimbangan, motivasi, tujuan yang akan dicapai dan peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum ditetapkannya peraturan daerah tersebut. c) Isi Peraturan Daerah terdiri atas : aa. Bab-bab ; Bab-bab dapat dibagi menjadi bagian-bagian dan bagian dapat dibagi dalam paragraf. bb. Pasal-pasal ; Pasal-pasal dapat dibagi menjadi ayat-ayat. d) Bagian akhir Peraturan Daerah terdiri atas : aa. Sebelah kanan bagian bawah : - Nama tempat ditetapkan ; - Tanggal, Bulan dan Tahun ditetapkan ; - Nama Jabatan Gubernur Jawa Timur ; - Tanda tangan pejabat ; - Nama jelas ; - Stempel jabatan.

23 11 bb. Di bawah sebelah kiri berturut-turut ditulis : - Diundangkan dalam Lembaran Daerah ; - Menyebutkan Nomor, Tahun dan Seri ; - Tanggal diundangkan ; - Tambahan Lembaran Daerah Tahun, Nomor ; Untuk salinan ditulis : - Disalin sesuai dengan aslinya ; - Sekretaris Daerah Propinsi Jawa Timur atau a.n. Sekretaris Daerah Propinsi Jawa Timur ; - Nama Pejabat, Pangkat dan NIP. c. Penandatanganan otentikasi dan penggunaan kop naskah dinas. 1) Peraturan Daerah Propinsi ditandatangani oleh Gubernur Jawa Timur ; 2) Otentikasi Peraturan Daerah Propinsi dilakukan oleh Kepala Biro Hukum Sekretariat Daerah Propinsi Jawa Timur ; 3) Peraturan Daerah Propinsi dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara warna hitam ; d. Bentuk NASKAH DINAS PERATURAN DAERAH, sebagaimana tertera pada halaman berikut.

24 12 Contoh : PERATURAN DAERAH LAMBANG NEGARA PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR PERATURAN DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR NOMOR.. TAHUN.. TENTANG DENGAN RAKHMAT TUHAN YANG MAHA ESA GUBERNUR JAWA TIMUR, Menimbang : a b Mengingat : dst. Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR dan GUBERNUR JAWA TIMUR MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN DAERAH PROPINSI JAWA TIMUR TENTANG BAB I. Pasal 1 (1).... (2).... (3) dst. BAB II. Bagian Pertama. Paragraf. Pasal 2 (1).... (2).... (3) dst.

25 13 BAB III. Pasal a b Pasal 4 (1) (2) a b BAB IV KETENTUAN LAIN-LAIN Pasal BAB V KETENTUAN PERALIHAN Pasal BAB VI KETENTUAN PENUTUP Pasal Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan Peraturan Daerah ini dengan dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Propinsi Jawa Timur. Ditetapkan di.. pada tanggal GUBERNUR JAWA TIMUR Diundangkan dalam Lembaran Daerah Nomor..

26 14 2. PERATURAN GUBERNUR a. Pengertian. Peraturan Gubernur adalah naskah dinas yang berbentuk peraturan perundangundangan yang dibuat dan dikeluarkan untuk melaksanakan peraturan perundangundangan yang lebih tinggi dan sifatnya mengatur. b. Ciri ciri. Materi bersifat pengaturan dan dituangkan dalam bab-bab dan pasal-pasal dengan menggunakan angka bulat dan ditandatangani oleh Gubernur. c. Susunan. 1) Peraturan Gubernur terdiri atas : a) Kepala Peraturan Gubernur ; b) Pembukaan Peraturan Gubernur Jawa Timur ; c) Isi Peraturan Gubernur Jawa Timur ; d) Bagian akhir Peraturan Gubernur Jawa Timur. 2) Kepala Peraturan Gubernur Jawa Timur terdiri atas : a) Tulisan Peraturan Gubernur Jawa Timur ; b) Nomor dan Tahun ; c) Nama Peraturan yang ditulis TENTANG ; 3) Pembukaan Peraturan Gubernur Jawa Timur terdiri atas : a) Tulisan GUBERNUR JAWA TIMUR ; b) Konsideran Menimbang dan Mengingat ; c) Memutuskan ; d) Menetapkan Judul. 4) Bagian akhir Peraturan Gubernur Jawa Timur terdiri atas : a) Nama tempat ditetapkan ; b) Tanggal, Bulan, dan Tahun ; c) Nama jabatan ; d) Tanda tangan Pejabat ; e) Nama jelas ; f) Stempel jabatan. d. Penandatanganan 1) Peraturan Gubernur Jawa Timur yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur Jawa Timur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur Jawa Timur dengan menggunakan lambang negara warna hitam ; 2) Keabsahan salinan Peraturan Gubernur Jawa Timur yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur Jawa Timur dilakukan oleh Sekretaris Daerah atau pejabat yang diberi wewenang. e. Bentuk naskah dinas Peraturan Gubernur Jawa Timur sebagaimana tertera di halaman berikut :

27 15 Contoh : PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR LAMBANG NEGARA (WARNA HITAM) GUBERNUR JAWA TIMUR PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR.. TAHUN TENTANG GUBERNUR JAWA TIMUR, Menimbang : a b Mengingat : dst. MEMUTUSKAN : Menetapkan : BAB I. Pasal Pasal 2 (1) (2) BAB II. Bagian Pertama. Pasal 3 a..... b.....

28 16 BAB III. Pasal 4 Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Propinsi Jawa Timur. Ditetapkan di.. pada tanggal GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

29 17 3. PERATURAN BERSAMA GUBERNUR. a. Pengertian. Peraturan Bersama Gubernur adalah naskah dinas yang berbentuk peraturan perundang-undangan dibuat oleh dua atau lebih Kepala Daerah untuk mengatur suatu urusan yang menyangkut kepentingan bersama. b. Ciri ciri. 1) Isinya bersifat mengatur ; 2) Masa berlakunya lama ; 3) Menggunakan nomor bulat ; 4) Nama judul Peraturan diketik setelah tulisan Menetapkan ; 5) Dirumuskan dalam pasal-pasal dan ayat-ayat. c. Susunan. 1) Peraturan Bersama Gubernur terdiri atas : a) Kepala Peraturan Bersama Gubernur ; b) Pembukaan Peraturan Bersama Gubernur ; c) Isi Peraturan Bersama Gubernur ; d) Bagian akhir Peraturan Bersama Gubernur. 2) Kepala Peraturan Bersama Gubernur terdiri atas : a) Tulisan PERATURAN BERSAMA GUBERNUR.... ; b) Nomor dan Tahun ; c) Tulisan TENTANG d) Nama judul Peraturan Bersama Gubernur; 3) Pembukaan Peraturan Bersama Gubernur terdiri atas : a) Tulisan Gubernur Jawa Timur dan ; b) Konsideran Menimbang dan Mengingat ; 4) Isi Peraturan Bersama Gubernur terdiri atas : Bab-bab, pasal-pasal, dan ayat-ayat. 5) Bagian akhir Peraturan Bersama Gubernur terdiri atas : a) Nama tempat ditetapkan ; b) Tanggal, Bulan, dan Tahun ; c) Nama jabatan kedua Kepala Daerah ; d) Tanda tangan pejabat ; e) Nama jelas ; f) Stempel jabatan. d. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. Peraturan Bersama Gubernur ditandatangani oleh Gubernur/Wakil Gubernur yang melakukan kerjasama, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur pemrakarsa kerjasama, dengan lambang negara warna hitam ; e. Bentuk NASKAH DINAS PERATURAN BERSAMA GUBERNUR sebagaimana tertera di halaman berikut :

30 18 Contoh : PERATURAN BERSAMA GUBERNUR LAMBANG NEGARA (WARNA HITAM) GUBERNUR JAWA TIMUR PERATURAN BERSAMA GUBERNUR JAWA TIMUR DAN GUBERNUR NOMOR. TAHUN.. NOMOR. TAHUN.. TENTANG GUBERNUR JAWA TIMUR DAN GUBERNUR.., Menimbang Mengingat : a b : dst. MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN BERSAMA GUBERNUR JAWA TIMUR DAN GUBERNUR TENTANG BAB I. Pasal Pasal

31 19 BAB II. Bagian Pertama. Pasal Pasal BAB III. Pasal 5 Peraturan Bersama ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan Peraturan Bersama ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Propinsi Jawa Timur. Ditetapkan di.. pada tanggal GUBERNUR. GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

32 20 4. PERATURAN BERSAMA GUBERNUR DAN PIHAK III a. Pengertian. Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III adalah naskah dinas yang berbentuk peraturan perundang-undangan dibuat dan atau kerjasama antara Gubernur dan Pihak III untuk mengatur suatu urusan yang menyangkut kepentingan bersama. b. Ciri ciri. 1) Isinya bersifat mengatur ; 2) Masa berlakunya lama ; 3) Menggunakan nomor bulat ; 4) Nama judul Peraturan diketik setelah tulisan Menetapkan ; 5) Dirumuskan dalam pasal-pasal dan ayat-ayat. c. Susunan. 1) Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III terdiri atas : a) Kepala Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III; b) Pembukaan Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III; c) Isi Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III; d) Bagian akhir Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III. 2) Kepala Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III terdiri atas : a) Tulisan PERATURAN BERSAMA GUBERNUR DAN.. ; b) Nomor dan Tahun ; c) Tulisan TENTANG d) Nama judul Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III; 3) Pembukaan Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III terdiri atas : a) Tulisan GUBERNUR JAWA TIMUR DAN ; b) Konsideran Menimbang dan Mengingat ; 4) Isi Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III terdiri atas : Bab-bab, pasal-pasal, dan ayat-ayat. 5) Bagian akhir Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III terdiri atas : a) Nama tempat ditetapkan ; b) Tanggal, Bulan, dan Tahun ; c) Nama jabatan kedua Kepala Daerah ; d) Tanda tangan pejabat ; e) Nama jelas ; f) Stempel jabatan. d. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. Peraturan Bersama Gubernur dan Pihak III ditandatangani oleh Gubernur/Wakil Gubernur dengan pihak yang melakukan kerjasama, dibuat di atas kertas ukuran folio dengan menggunakan kop naskah dinas Pemerintah Propinsi Jawa Timur dengan lambang Daerah dari kedua pihak yang mengadakan kerjasama. e. Bentuk NASKAH DINAS PERATURAN BERSAMA GUBERNUR DAN PIHAK III sebagaimana tertera di halaman berikut :

33 21 Contoh : PERATURAN BERSAMA GUBERNUR DAN POLDA LAMBANG DAERAH PROP JATIM PEMERINTAH PROPINSI JAWA TIMUR LAMBANG DAERAH POLDA PERATURAN BERSAMA GUBERNUR JAWA TIMUR DAN POLDA NOMOR. TAHUN.. NOMOR. TAHUN.. TENTANG Menimbang Mengingat GUBERNUR JAWA TIMUR DAN POLDA PROPINSI JAWA TIMUR, : a b : dst. MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN BERSAMA GUBERNUR JAWA TIMUR DAN POLDA PROPINSI JAWA TIMUR TENTANG BAB I KETENTUAN UMUM Pasal Pasal BAB II MAKSUD, TUJUAN DAN RUANG LINGKUP Pasal

34 22 Pasal BAB III PELAKSANAAN Pasal BAB IV PENEGAKAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN Pasal BAB V SEKRETARIAT BERSAMA Pasal BAB VI PEMBINAAN DAN PENGAWASAN Pasal BAB VII PEMBIAYAAN DAN EVALUASI Pasal BAB VIII PENUTUP Pasal 10 Peraturan Bersama ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan Peraturan Bersama ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Propinsi Jawa Timur. Ditetapkan di.. pada tanggal POLDA PROP. JATIM GUBERNUR/WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

35 23 5. KEPUTUSAN GUBERNUR. a. Pengertian. Keputusan Gubernur adalah naskah dinas yang berbentuk peraturan perundangundangan yang dibuat dan dikeluarkan untuk melaksanakan peraturan perundangundangan yang lebih tinggi atau mengadakan kebijaksanaan baru dan bersifat penetapan. b. Ciri ciri. Materinya bersifat penetapan dituangkan dalam diktum PERTAMA, KEDUA dan seterusnya, dan penandatanganannya dapat didelegasikan kepada pimpinan perangkat daerah. c. Susunan. 1) Keputusan Gubernur terdiri atas : a) Kepala Keputusan Gubernur ; b) Pembukaan Keputusan Gubernur ; c) Isi Keputusan Gubernur ; d) Bagian akhir Keputusan Gubernur. 2) Kepala Keputusan Gubernur terdiri atas : a) Tulisan Keputusan Gubernur Jawa Timur ; b) Nomor dan Tahun ; c) Nama Keputusan yang ditulis TENTANG ; 3) Pembukaan Keputusan Gubernur terdiri atas : a) Tulisan Gubernur Jawa Timur ; b) Konsideran Menimbang dan Mengingat ; c) Memutuskan ; d) Menetapkan Judul. Dalam konsideran memuat pertimbangan-pertimbangan, motivasi, tujuan yang akan dicapai dan peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum ditetapkannya keputusan tersebut. 4) Isi keputusan a) MEMUTUSKAN b) Menetapkan c) PERTAMA d) KEDUA, dst 5) Bagian akhir Keputusan Gubernur terdiri atas : a) Nama tempat ditetapkan ; b) Tanggal, Bulan, dan Tahun ; c) Nama jabatan ; d) Tanda tangan pejabat ; e) Nama jelas ; f) Stempel jabatan.

36 24 d. Penandatanganan dan Penggunaan Kop Naskah Dinas. 1) Keputusan Gubernur / Wakil Gubernur yang ditandatangani oleh Gubernur / Wakil Gubernur dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Gubernur dengan lambang negara warna hitam ; 2) Keputusan Gubernur yang bersifat penetapan dibuat di atas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas perangkat daerah dan ditandatangani oleh pimpinan perangkat daerah ; 3) Keabsahan salinan Keputusan Gubernur yang ditandatangani oleh Gubernur dilakukan oleh Sekretaris Daerah atau pejabat yang diberi wewenang. e. Bentuk / model NASKAH DINAS KEPUTUSAN GUBERNUR yang bersifat menetapkan sebagaimana tertera di halaman berikut :

37 25 Contoh : KEPUTUSAN GUBERNUR LAMBANG NEGARA (WARNA HITAM) GUBERNUR JAWA TIMUR KEPUTUSAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR /.. /../../. TENTANG GUBERNUR JAWA TIMUR, Menimbang : a b Mengingat : dst. MEMUTUSKAN : Menetapkan, PERTAMA : KEDUA : KETIGA : DST : Ditetapkan di.. pada tanggal GUBERNUR JAWA TIMUR

38 26 Contoh : KEPUTUSAN GUBERNUR LAMBANG NEGARA (WARNA HITAM) GUBERNUR JAWA TIMUR KEPUTUSAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR / / / / TENTANG GUBERNUR JAWA TIMUR, Menimbang : a b Mengingat : dst. MEMUTUSKAN : Menetapkan, PERTAMA : KEDUA : KETIGA : DST : Ditetapkan di.. pada tanggal WAKIL GUBERNUR JAWA TIMUR

39 Contoh : KEPUTUSAN PIMPINAN PERANGKAT DAERAH yang bersifat penetapan. 27 LAMBANG DAERAH KOP NASKAH DINAS SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH KEPUTUSAN PIMPINAN PERANGKAT DAERAH NOMOR /.. / /.. TENTANG Menimbang Mengingat PERANGKAT DAERAH, : a b : dst. MEMUTUSKAN : Menetapkan, PERTAMA : KEDUA : KETIGA : DST : Ditetapkan di..... pada tanggal.. Pimpinan Satuan Perangkat Daerah Pangkat NIP.

40 28 6. INSTRUKSI GUBERNUR. a. Pengertian. Instruksi Gubernur adalah naskah dinas yang berisikan perintah dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan atau untuk melaksanakan peraturan perundang-undangan. b. Susunan. 1) Instruksi Gubernur terdiri atas : a) Kepala Instruksi Gubernur ; b) Pembukaan Instruksi Gubernur ; c) Isi Instruksi Gubernur ; d) Bagian akhir Instruksi Gubernur. 2) Kepala Instruksi Gubernur terdiri atas : a) Tulisan Instruksi Gubernur Jawa Timur ; b) Nomor dan Tahun ; c) Nama Instruksi Gubernur. 3) Pembukaan Instruksi Gubernur terdiri atas : a) Tulisan GUBERNUR JAWA TIMUR ; b) Konsideran Menimbang, dan Mengingat ; c) Menginstruksikan. Konsideran memuat pertimbangan-pertimbangan motivasi dan tujuan dibuatnya Instruksi Gubernur dan Peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukumnya. 4) Isi Instruksi Gubernur terdiri atas : a) Kepada ; b) Untuk ; c) PERTAMA ; d) KEDUA dst. 5) Konsideran memuat pertimbangan-pertimbangan motivasi dan tujuan dibuatnya Instruksi Gubernur dan Peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukumnya. 6) Diktum menyebutkan pejabat yang dituju dan memuat isi yang harus dilaksanakan. 7) Bagian akhir Instruksi Gubernur terdiri atas : a) Nama tempat dikeluarkan ; b) Tanggal, Bulan dan Tahun ; c) Tanda tangan pejabat ; d) Nama jelas ; e) Stempel jabatan Gubernur ; f) Salinan.