Sistem Informasi Penyaluran Liquefied Petroleum Gas tiga Kilogram Bersubsidi

Transkripsi

1 Sistem Informasi Penyaluran Liquefied Petroleum Gas tiga Kilogram Bersubsidi Felix C. Joevan 1) 1) S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Komputer & Teknik Komputer Surabaya, felix.joevan@gmail.com Abstract : PT. Macro Husada Karya Jati is a general contractor that become one of PERTAMINA s partners in distributing 3 kilograms Liquefied Petroleum Gas subsidy. When doing its job the company need help to regulate distribution. In determining the distribution, speed and accuracy were required in determining the delivery of goods to obtain optimum benefit. Now, this determination is done manually with a rough estimate by the coordinator of Distribution who worked with the head of warehouses and coordinator of field surveyors. Moreover delivery reports must be reported to PERTAMINA daily, it is difficult for management team to collect delivery data from distribution team. Based on the problems faced, information system that can help the management team to report progress and help distribution team determine delivery is required. Transportation model is selected to completing calculation for determination of delivery in this distribution process. Keyword : Transportation Model, Distribution Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 104 Tahun 2007 tentang penyediaan, pendistribusian, dan penetapan Harga Liquefied Petroleum Gas (LPG) tabung tiga kilogram (kg) menimbang bahwa dalam rangka untuk menjamin penyediaan dan pengadaan bahan bakar di dalam negeri dan mengurangi subsidi Bahan Bakar Minyak (BBM) guna meringankan beban keuangan negara, perlu dilakukan substitusi penggunaan minyak tanah ke LPG. Pengaturan penyediaan, pendistribusian, dan penetapan harga LPG tabung tiga kg dalam Peraturan Presiden ini meliputi perencanaan volume penjualan tahunan dari badan usaha, harga patokan dan harga jual eceran serta ketentuan ekspor dan impor LPG tabung tiga kg dalam rangka mengurangi subsidi BBM khususnya untuk mengalihkan penggunaan minyak tanah bersubsidi sesuai kebijakan pemerintah. (Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 104 Tahun 2007 pasal 2). Penugasan kepada Badan Usaha sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dilakukan melalui penunjukan langsung dan/atau lelang. (Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 021 Tahun 2007 pasal 6) Dalam hal ini PT. Makro Husada Karya Jati ditunjuk menjadi salah satu Badan Usaha yang menyelenggarakan penyediaan dan pendistribusian LPG Tabung 3 Kilogram. Dalam Prosesnya dibutuhkan laporan laporan kepada PERTAMINA mengenai pendistribusian, terutama pada data penerima subsidi. Data ini sangat banyak sehingga menyulitkan jika dilakukan secara manual. PT. Makro Husada Karya Jati selaku salah satu perusahaan yang ditunjuk untuk membantu proses pendistribusian ingin mengatur proses pendistribusian untuk menghindari kecurangan kecurangan yang mungkin dilakukan pada saat pendistribusian. PERTAMINA sebagai pemberi subsidi mengharapkan distribusi merata di seluruh 1

2 wilayah Indonesia. Karena luasnya daerah cakupan dan keadaan demografi yang berbeda beda di tiap daerah, perusahaan ini kesulitan untuk menentukan biaya pengiriman yang harus dialokasikan secara cepat dan akurat. Tidak hanya masalah penentuan biaya tetapi perusahaan ini juga mengalami kesulitan dalam penugasan untuk rute pengiriman yang harus dilakukan agar meminimalkan biaya kirim. Dari penjabaran tersebut di atas maka dibutuhkan suatu sistem informasi tentang pendistribusian LPG tabung tiga kg. Sistem informasi ini harus mampu menentukan rute pengiriman dan perkiraan biaya minimal secara cepat dan akurat sehingga perusahaan dapat bekerja secara baik, efektif, dan efisien. LANDASAN TEORI Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur sistem adalah sebagai berikut: Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut: Prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksitransaksi bisnis yang terjadi. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya dalam mendefinisikan sistem, masih menurut Neuschel, adalah sebagai berikut: Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogiyanto (2005) sebagai berikut: Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. Analisa dan Perancangan Sistem Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya. 2

3 Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkahlangkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut: 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem. 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem. Menurut Kendall (2005), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. memenuhi batasan supply dan demand. Gambar 1. Model Transportasi Langkah langkah yang harus dilakukan untuk menyelesaikan masalah transportasi adalah: Menentukan solusi feasible awal Terdapat 3 metode yang dapat digunakan, yaitu : Metode pojok kiri atas (Northwest Corner), Metode biaya terkecil (Least Cost), dan Metode pendekatan Vogel s (Vogel s Approximation Method atau VAM). Menentukan solusi feasible optimal Terdapat 2 metode yang bisa digunakan, yaitu : Metode Stepping Stone, dan Metode distribusi yang dimodifikasi (MODI = Modification Distribution). Transportation Model Transportation Model adalah kelas spesial dari linear programming yang berhubungan dengan pengiriman suatu komoditas dari sumber ke tujuan. Tujuannya adalah untuk menentukan jadwal pengiriman yang meminimalkan biaya pengiriman total disamping Metode Stepping Stone Langkah-langkah metode Stepping Stone adalah : 1. Tentukan lintasan stepping stone dan perubahan biaya untuk setiap sel yang kosong dalam tabel. 2. Alokasikan sebanyak mungkin ke sel kosong yang menghasilkan penurunan biaya 3

4 terbesar. 3. Ulangi langkah 1 dan 2 sampai semua sel kosong memiliki perubahan biaya positif yang mengindikasikan tercapainya solusi optimal. METODE PENGEMBANGAN Dalam menangani masalah penugasan distribusi khususnya untuk mengalokasikan pengiriman paket subsidi ke tiap dropzone, system menggunakan algoritma transportation model. gudang yang disertakan pada saat pengiriman barang. Penerima menandatangani surat jalan sebagai tanda terima barang. Jika barang diterima surat jalan yang sudah ditandatangani penerima dikembalikan ke koordinator distribusi untuk dibuatkan laporan pengiriman, surat jalan yang kembali tanpa tanda tangan penerima dikembalikan ke koordinator distribusi untuk dibuatkan laporan barang kembali. Team Leader membuat Rekap Laporan Pengiriman dari Laporan Pengiriman. Semua surat jalan dikalkulasi untuk membuat rekap laporan biaya untuk dilaporkan ke manajer. Gambar 2. Document Flow distribusi LPG tiga kg bersubsidi Dari Document Flow di atas dapat dilihat bahwa proses penentuan pengiriman dilakukan secara manual oleh koordinator distribusi setelah mendapatkan data dari koordinator surveyor lapangan dan kepala gudang. Lalu membuat surat perintah mengeluarkan barang untuk gudang, dilanjutkan pembuatan surat jalan oleh kepala Gambar 3 System Flow distribusi LPG tiga kg bersubsidi Dalam system flow ini dijelaskan proses kerja distribusi LPG tiga kg bersubsidi. Berawal 4

5 dari migrasi data wilayah dan data pencacahan calon penerima subsidi dari database pencacahan. Dilanjutkan dengan proses penginputan data-data seperti: data armada, data biaya, data dropzone, data demand, data stock, data barang, dan data gudang. Dilanjutkan proses pembuatan laporanlaporan dan rekap. Alur dari system flow hampir sama dengan alur document flow, bedanya mayoritas proses dilakukan secara otomatis oleh sistem dan terdapat tambahan informasi untuk tiap bagian yang berguna dalam kinerjanya. Koordinator Surveyor Lapangan membawahi beberapa surveyor lapangan, bertugas melakukan pencacahan atau pengumpulan data calon penerima paket subsidi. Pada saat penyaluran paket subsidi, Koordinator Surveyor Lapangan membantu bagian distribusi berhubungan dengan perwakilan wilayah untuk menentukan demand aktif harian. 3. Managerial Managerial adalah pihak-pihak yang berhubungan dengan pemimpin perusahaan. Bertugas sebagai pengawas keuangan dan kinerja Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) Level Konteks merupakan gambaran proses interaksi sistem dengan lingkungan eksternal. Dengan dilakukan observasi diperoleh lima entitas yang berinteraksi dengan sistem. Rekap Demand Pengiriman Rekap Laporan Demand di lapangan. 4. Team Leader Team Leader adalah pimpinan proyek di lapangan yang bertugas mengatur kinerja setiap bagian dan melaporkan progress pengiriman ke PERTAMINA 5. HRD Koordinator Surveyor Lapangan Daftar Muatan Surat Jalan Bagian Distribusi Data Penugasan Laporan Barang Kembali Data wilayah dropzone Data Biaya Data Wilayah Data Barang Kembali Bagian HRD adalah bagian kepegawaian. Bagian ini adalah bagian personalia, dalam sistem ini semua data personalia diambil dari Data Penduduk 0 Rekap Pengiriman per Armada Laporan Demand Pengiriman bagian ini. Data Dropzone Sistem Informasi Data Aktivasi Demand Penyaluran LPG 3 KG Bersubsidi + Data Armada Laporan Demand nonaktif Laporan Stock Laporan Biaya Data Sopir HRD HASIL DAN PEMBAHASAN Data Stock Laporan Pengiriman Data Barang Data Gudang Rekap Laporan Pengiriman Managerial Untuk menghitung demand, pertama- Bagian Gudang Laporan Barang Masuk Team Leader tama harus ditentukan dulu demand dari masingmasing dropzone yang dilakukan di form Gambar 4. DFD Level Konteks 1. Bagian Distribusi Bagian distribusi adalah bagian yang bertugas mengatur jalannya distribusi, mengatur armada pengiriman, dan menganalisa data-data distribusi. 2. Koordinator Surveyor Lapangan dropzone tab detail seperti yang terlihat pada gambar 5. Nilai demand yang digunakan pada perhitungan transportation model adalah demand yang sudah aktif atau demand yang siap dikirim pada hari itu. Aktivasi demand dilakukan per wilayah RT seperti terlihat pada gambar 6. Untuk menentukan nilai supply dihitung dari jumlah barang yang dapat dikirim oleh satu 5

6 armada dalam satu keberangkatan pengiriman. Jumlah keberangkatan dalam satu hari ditentukan pada form penugasan seperti yang terlihat pada gambar 7. Setelah nilai supply dan demand didapatkan, perhitungan menggunakan algoritma transportation model dapat dilakukan sehingga didapatkan alokasi pengiriman. Gambar 5. Form Dropzone evaluasi yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa : 1. Metode transportation model dapat memberikan solusi alokasi distribusi untuk penyaluran LPG tiga kg bersubsidi pada PT. Macro Husada Karya Jati. Optimalisasi biaya kirim bisa didapatkan dari efisiensi biaya kirim yang berasal dari efekktifitas pengiriman. 2. Sistem Informasi Penyaluran Liquefied Petroleum Gas tiga Kilogram Bersubsidi dapat membantu menghasilkan laporanlaporan yang dapat membantu kinerja dalam proses distribusi dan membantu entitasentitas terkait dalam mengambil keputusan yang mendukung proses distribusi. Pelaporan progress kinerja pada pihak PERTAMINA pun menjadi lebih cepat dan akurat. Gambar 6. Form Demand \ Gambar 7. Form Penugasan KESIMPULAN Berdasarkan implementasi dan hasil SARAN Adapun beberapa saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya apabila ingin mengembangkan sistem yang telah dibuat ini agar menjadi lebih baik adalah sebagai berikut: 1. Aplikasi ini masih belum terintegrasi secara utuh untuk setiap proses yang ada dalam rentetan program penyaluran subsidi LPG tiga kg, akan lebih baik jika proses pencacahan dapat digabungkan dengan proses distribusi. 2. Saat ini aplikasi hanya berfungsi sebagai analisa data dasar untuk proses distribusi, untuk kedepannya dapat dikembangkan menjadi alat bantu dalam pengambilan lebih banyak lagi keputusan yang bersifat 6

7 strategis.. DAFTAR RUJUKAN Hillier, F. S. dan Liebermen, G. J Introduction to Operations Research. Singapore: McGraw-Hill. Jogiyanto, HM Analisis dan Disain. Yogyakarta : Andi Offset. Kendall, K.E., and Kendall, J.E System Analysis and Design Sixth Edition. New Jersey: Prentice-Hall International. Neuschel, Richard F Management Systems for Profit and Growth. New York: McGraw-Hill. Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 021 Tahun 2007 Penyelenggaraan Penyediaan dan Pendistribusian Liquefied Petroleum Gas Tabung 3 kilogram. (online). ( /prokum/ permen/2007/permen-esdm pdf diakses Februari 2010) Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 104 Tahun 2007 tentang Penyediaan, Pendistribusian, dan Penempatan Harga Liquefied Petroleum Gas Tabung 3 kilogram. (online). ( prokum/perpres/2007/perpres_104_200 7.pdf diakses Februari 2010) Taha, Hamdy A Operations Research: An Introduction International Edition. New Jersey: Prentice-Hall International. Subagyo, P. dkk., 1999, Dasar-Dasar Operations Research : Edisi 2. Yogyakarta: BPFE 7