@ Bagian Organisasi Kabupaten Banten Page 1

Transkripsi

1 @ Bagian Organisasi Kabupaten Banten Page 1

2 KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Wr. Wb Puji Syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, atas segala rahmat dan petunjuk yang diberikan kepada kita semua. Buku pedoman proses penyusunan petunjuk/ manual praktis sistem informasi pelayanan publik untuk SKPD, SIPP (Sistem Informasi Pelayanan Publik ) Merupakan media informasi elektronik satu pintu meliputi penyimpanan dan pengelolaan informasi serta mekanisme penyampaian informasi dari penyelenggara pelayanan publik kepada masyarakat. Terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang memberikan dukungan dan kerjasamanya sehingga tersusunnya buku manual ini dan semoga Allah SWT, senantiasa melimpahkan bimbingan serta petunjuknya. Kami menyadari Aplikasi SIPP ini belum sempurna dan diperlukan perbaikan baik dari segi regulasi maupun tekhnis maka saran dan masukan yang konstruktif sehingga aplikasi ini dapat dikembangkan sesuai kondisi dan kebutuhan organisasi. Sekian dan terimakasih Samarinda, 18 September 2018 Kepala Bagian Organisasi Tim Penyusun SIPP Copyrights Bagian Organisasi Kota Samarinda Page 2

3 I. Latar Belakang Dalam rangka perbaikan pelayanan publik dengan memanfaatkan tekhnologi informasi dan komunikasi sangat diperlukan pada masa kini. Upaya ini merupakan langkah yang cepat dan tepat dalam mensinergikan data-data kinerja dan basis data yang akurat. Dalam aplikasi ini sangat diperlukan komitmen bersama dengan memaksimalkan sumber daya yang ada seperti SDM, peralatan keras/ jaringan internet. Dalam kaitan ini, pemerintah Kota Samarinda Bagian Organisasi telah membuat Aplikasi Sistem Informasi Pelayanan Publik (SIPP) dengan harapan dapat memudahkan masyarakat dalam pengembangan informasi dan konten layanan. II. Landasan Hukum 1. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 06 Tahun 2015 tentang Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan dan Etika Pelayanan 2. Peraturan Walikota Samarinda Nomor 11 Tahun 2015 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah. III. Hal-hal yang harus dipersiapkan Dalam Aplikasi SIPP ini dokumen pendahuluan yang sangat penting dan disiapkan SKPD adalah : 1. DATA SOP ( softcopy standar operasional prosedur ) 2. DATA SP ( softcopy standar pelayanan ) 3. DATA PENDUKUNG Lainnya IV. Maksud dan Tujuan a. Maksud Buku Manual Praktis ini sebagai pedoman SKPD dalam mengoperasikan system informasi menyusun dokumen Standar pelayanan secara online. b. Tujuan adalah memberikan kemudahan dan pengetahuan tingkat dan praktis dalam SIPP. Copyrights Bagian Organisasi Kota Samarinda Page 3

4 PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIPP (SISTEM INFORMASI PELAYANAN PUBLIK) KOTA SAMARINDA A. PENDAHULUAN Petunjuk penggunaan pengoperasian ini disusun untuk memudahkan pengguna dalam mempelajari SIPP (sistem informasi pelayanan publik ). Sistem ini memiliki fitur manajemen pengguna, dimana setiap pengguna diberikan hak akses dan password login, sehingga pengguna yang memiliki hak akses saja yang dapat masuk kedalam sistem tersebut. Aplikasi SIPP terdiri dari 2 jenis user yaitu Admin dan User opd dimana admin mempunyai akses penuh ke seluruhan aplikasi dan daftar opd yang ada sedangkan user opd hanya bisa mengelola opd dan data yang di inputkannya saja Copyrights Bagian Organisasi Kota Samarinda Page 4

5 Gambar 1. Menu utama aplikasi SIPP B. INFORMASI DASAR SISTEM Sistem ini memiliki beberapa level user yang berhak menggunakannya. Level Pengguna (User) Aplikasi SIPP mempunyai 2 level user, yaitu level user Instansi dan user Admin a. User Instansi,user ini hanya dapat mengolah data pada satu Instansi saja dan tidak dapat mengolah data pada Instansi lain. b. UserAdmin, user ini memiliki level penuh terhadap aplikasi ini dan dapat mengakses infomasi semua userinstansi yang ada dalam pemerintah kota dan mengakses semua menu-menu dalam SIPP. Tombol Penting Aplikasi SIPP memiliki beberapa simbol/icon yang sering digunakan untuk mempermudah penggunaan. Beberapa tombol itu diantaranya adalah: 1., merupakan tombol untuk menambahkan data yang akan dimasukkan. 2., merupakan tombol pencarian data produk standar pelayanan. 3., merupakan tombol edit yang digunakan untuk mengubah data. 4., merupakan tombol hapus yang digunakan untuk menghapus data yang sudah dimasukkan sebelumnya 5., merupakan tombol untuk menyimpan data yang telah dimasukkan maupun diubah sebelumnya 6., merupakan tombol untuk kembali ke halaman sebelumnya atau halaman utama, tanpa keluar dari aplikasi. 7., merupakan tombol untuk mendownload data produk layanan Copyrights Bagian Organisasi Kota Samarinda Page 5

6 Keterangan Alur Aplikasi SIPP : 1. Langkah 1 : Membuka halaman web aplikasimenggunakan browser (Firefox, Chrome, IE, dll) 2. Langkah 2 : organisasi.samarindakota.go.id/standarpelayanan/login 3. Langkah 3 : Buka Standar Pelayanan dan Masuk ke Detail Standar Pelayanan 4. Langkah 4 : Klik + (tambah) 5. Langkah 5 : Tentukan Jenis Standar Pelayanan 6. Langkah 6 : Tentukan Komponen/ Unsur Standar Pelayanan 7. Langkah 7 : Input Gambar Produk Layanan 8. Langkah 8 : Input/ Isi Detail Informasi Produk Layanan 9. Langkah 9 : Upload File Dokumen produk layanan 10. Langkah 10 : Tombol tambah untuk menyimpan data Copyrights Bagian Organisasi Kota Samarinda Page 6

7 LANGKAH 1 Mengakses web aplikasi SIPP menggunakan browser (Google Chrome, Mozilla Firefox, dsb) dan akan tampil halaman web SIPP seperti pada gambar di bawah ini, masuk kehalaman : organisasi.samarindakota.go.id/standarpelayanan/login Atau ke halaman: organisasi.samarindakota.go.id ( website resmi organisasi ) Copyrights Bagian Organisasi Kota Samarinda Page 7

8 Copyrights Bagian Organisasi Kota Samarinda Page 8

9 LANGKAH 2 Tampilan awal dari aplikasi ini adalah halaman login, dimana user akan diminta untuk memasukkan username dan password untuk dapat masuk kedalam Aplikasi SIPP. Gambar 4. Tampilan form login Copyrights Bagian Organisasi Kota Samarinda Page 9

10 Melakukan konfirmasi dengan menekan tombol login, maka user akan masuk kedalam halaman utama. Halaman awal aplikasi mempunyai beberapa menu utama yang berada di sebelah kiri Setelah login anda akan dibawa ke halaman home/dashboard disini akan berisi informasi dasar dari aplikasi seperti jumlah opd dll. Kelurahan Samarinda Di pojok kanan atas terdapat informasi berupa nama opd beserta dari user opd klik icon user opdnya untuk memunculkan menu tambahan Disini terdapat 2 menu yaitu setting (pengaturan) disini user bisa mengatur informasinya seperti nama, ,no telepon,icon dan password Copyrights Bagian Organisasi Kota Samarinda Page 10

11 Lanjut kebagian menu aplikasi,menu pertama yaitu opd klik menu opd maka akan muncul halaman opd yang akan user kelola disini karena hanya login sebagai opd hanya bisa mengedit data saja LANGKAH 3 Untuk menambah data baru bisa mengeklik tombol dengan icon plus (+) di pojok kanan atas table serta untuk mengubah dengan mengeklik tombol edit bewarna kuning sementara untuk menghapus klik tombol hapus bewarna merah. Lanjut kebagian menu standar pelayanan ada menu sub menu detail pelayanan dimana kita bisa melihat detail-detail dari data jenis pelayanan berisi dari nama menu dan informasi dari detail tersebut user juga bisa melampirkan file dokumen dan gambar saat menginput data baru atau mengeditnya Copyrights Bagian Organisasi Kota Samarinda Page 11

12 LANGKAH 4 Untuk menambah data baru bisa mengeklik tombol dengan icon plus (+) di pojok kanan atas table serta untuk mengubah dengan mengeklik tombol edit bewarna kuning bewarna merah. sementara untuk menghapus klik tombol hapus LANGKAH 5 Tentukan Jenis Pelayanannya Copyrights Bagian Organisasi Kota Samarinda Page 12

13 LANGKAH 6 Tentukan Jenis Komponen/ Unsur Standar Pelayanan LANGKAH 7 Input/ Upload gambar Produk layanan Copyrights Bagian Organisasi Kota Samarinda Page 13

14 LANGKAH 8 Input/ isi Detail Informasi Produk Layanan LANGKAH 9 Upload File Produk Layanan Copyrights Bagian Organisasi Kota Samarinda Page 14

15 LANGKAH 10, Untuk menyimpan data yang sudah terisi. Menu terakhir untuk user opd adalah laporan disini user bisa membuat laporan mengenai jenis pelayanan yang ada di aplikasi SIPP Copyrights Bagian Organisasi Kota Samarinda Page 15

16 Irawan, SH : Agung : Website : bagorsmd@gmail.com Copyrights Bagian Organisasi Kota Samarinda Page 16