Disemak dan diluluskan oleh JKPU Bil.32/2011

Transkripsi

1 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN MEMORANDUM PERJANJIAN (MOA) DAN MEMORANDUM PERSEFAHAMAN (MOU) UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA (USIM) TUJUAN Garis panduan ini bertujuan untuk menyediakan tatacara tindakan dalam melaksanakan MoA dan MoU di peringkat Universiti. DEFINISI MoU Memorandum Persefahaman merujuk kepada suatu penyataan persefahaman dan hasrat pihak-pihak untuk bekerjasama antara satu sama lain dalam bidang-bidang tertentu tanpa mewujudkan suatu hubungan perundangan sesama mereka. Pihak-pihak tidak terikat kepada apa-apa obligasi, tanggungan atau liabiliti secara perundangan. MoA Memorandum Perjanjian merujuk kepada keadaan di mana pihak-pihak bersetuju untuk mewujudkan suatu perhubungan perundangan sesama mereka dan berdasarkan kepada balasan atau beberapa janji yang dibuat oleh pihak yang satu lagi. Pihak-pihak adalah terikat kepada tanggungjawab-tanggungjawab, obligasi-obligasi dan liabilitiliabiliti yang telah dipersetujui secara bersama. MoA bertujuan untuk melaksanakan kerjasama-kerjasama yang telah dinyatakan melalui MoU dan pihak-pihak bersetuju untuk mematuhi semua peruntukan yang dinyatakan dalam MoA dan juga bersetuju untuk mengikat diri masing-masing dari segi undang-undang. STATUT/PEKELILING/PIHAK BERKUASA BERHUBUNG PEMETERAIAN MOA DAN MOU UNIVERSITI 1. Akta Universiti dan Kolej Universiti (1971) (Akta 30) 2. Perlembagaan Universiti Sains Islam Malaysia 3. Pekeliling Pentadbiran Bil. 5 Kementerian Pengajian Tinggi 4. Lembaga Pengurusan Universiti (LPU) 5. Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU) KELULUSAN PENTADBIRAN Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen yang berhasrat untuk mengadakan MoA atau MoU sama ada dengan pihak di dalam negara ataupun dari luar negara perlu mengemukakan permohonan ke melalui Borang Permohonan Mengadakan MoA/MoU. Dekan Penyelidikan dan Inovasi akan membentangkan kertas kerja mengadakan MoA/MoU di dalam Mesyuarat JKPU bagi tujuan kelulusan dan juga perakuan Mesyuarat LPU. PERWAKILAN PIHAK UNIVERSITI Memorandum yang hendak ditandatangani dengan mana-mana pihak yang dibenarkan perlulah di atas nama Universiti dan bukannya di atas nama Fakulti/Jabatan/ Bahagian/Unit/Syeksyen ataupun nama individu. 1

2 PENANDATANGAN Penandatangan bagi pihak Universiti adalah Naib Canselor dan Saksi adalah Pendaftar atau pihak yang diberikan kuasa untuk mewakili mereka. PENYELARASAN TINDAKAN Pihak Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen yang berhasrat melaksanakan MoA atau MoU perlu merujuk kepada skop tanggungjawab PTJ seperti di bawah mengikut kelulusan dan ketetapan JKPU: 1. Pusat Hubungan Industri & Pengkomersialan () 2. Bahagian Undang-Undang, Jabatan Pendaftar 3. Bahagian Komunikasi Korporat dan Perhubungan Antarabangsa () 4. Peneraju MoA/MoU (Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen) 5. Bahagian Keselamatan 6. Bahagian Governan dan Pentadbiran Am, Jabatan Pendaftar (BGPA) perlu menyelaras segala urusan berkaitan penyediaan dokumen MoA/MoU yang hendak ditandatangani dengan pemantauan oleh Dekan Penyelidikan dan Inovasi serta penglibatan Bahagian Undang-Undang, Bahagian Komunikasi Korporat dan Perhubungan Antarabangsa, serta pihak Peneraju MoA/MoU. 1. Pusat Hubungan Industri & Pengkomersialan Pusat Hubungan Industri & Pengkomersialan bertanggungjawab menyelaraskan semua urusan MoA dan MoU yang hendak dilaksanakan oleh pihak Peneraju (Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen). 2. Bahagian Undang-Undang Penasihat Undang-Undang USIM bertanggungjawab untuk membuat semakan undangundang ke atas MoA/MoU yang telah dihantar kepada Bahagian Undang-Undang untuk semakan undang-undang serta bertanggungjawab untuk mengeluarkan surat perakuan undang-undang bagi semua jenis MoA dan MoU yang telah menerima proses semakan undang-undang. 3. Bahagian Komunikasi Korporat dan Perhubungan Antarabangsa Bahagian Komunikasi Korporat dan Perhubungan Antarabangsa perlu dimaklumkan mengenai sebarang majlis pemeteraian MoA/MoU untuk dimasukkan ke dalam kalender aktiviti bagi mengelakkan sebarang pertindihan majlis. Bahagian Komunikasi Korporat dan Perhubungan Antarabangsa juga bertanggungjawab dalam menguruskan dan menasihati segala urusan berkaitan protokol dan kelancaran perjalanan majlis pemeteraian MoA dan MoU yang dilaksanakan oleh Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen. 4. Peneraju MoA/MoU (Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen) Peneraju kepada MoA/MoU perlulah bertanggungjawab terhadap penyediaan deraf MoA/MoU yang lengkap sebelum dihantar kepada. Pihak Peneraju juga perlulah bertanggungjawab terhadap sebarang urusan penganjuran majlis MoA/MoU termasuk 2

3 perlulah melantik sekurang-kurangnya seorang pegawai yang bertanggungjawab dengan pengurusan MoA/MoU diperingkat pihak peneraju dan pihak luar yang ingin memeterai MoA/MoU dengan USIM. 5. Bahagian Governan dan Pentadbiran Am, Jabatan Pendaftar Bahagian Governan dan Pentadbiran Am berperanan untuk menyimpan salinan asal MoA/MoU USIM dan mengemukakan salinan MoA/MoU tersebut kepada Kementerian Pengajian Tinggi. 6. Bahagian Keselamatan Bahagian Keselamatan USIM bertanggungjawab untuk mengawal dan menjaga keselamatan tetamu-tetamu jemputan USIM selain perlu menyediakan kotak parkir untuk tetamu jemputan luar USIM. Bahagian Keselamatan USIM juga perlulah menyambut ketibaan tetamu jemputan USIM dan menyediakan lift untuk kelancaran ketibaan tetamu jemputan menujun ke tempat berlangsungnya majlis MoA/MoU. 7. Jabatan Pengurusan dan Penyelenggaraan Fasiliti Pihak JPPF bertanggungjawab dalam membantu menyediakan fasiliti yang diperlukan mengikut permintaan dan kesesuaian majlis. PENYEDIAAN MEMORANDUM a. Pihak Peneraju (Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen) hendaklah terlebih dahulu mengisi dan melengkapkan Borang Permohonan Mengadakan MoA/MoU dan menghantarnya kepada untuk tujuan rekod dan penyediaan kertas kerja. b. Menjadi tangungjawab pihak Peneraju (Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen) untuk menyediakan deraf memorandum (MoA atau MoU) yang telah lengkap dibincangkan dan dipersetujui isi kandungannya dengan pihak luar untuk diberikan kepada Pusat Hubungan Industri & Pengkomersialan untuk proses mendapatkan semakan dan perakuan undang-undang daripada Bahagian Undang-Undang. c. Deraf memorandum yang perlu diperakukan oleh Penasihat Undang-undang perlu diserahkan 2 bulan lebih awal sebelum tarikh hari pemeteraian dilakukan. d. Menjadi tangungjawab untuk menyediakan 2 salinan bersih (fair copy) bagi MoA dan 4 salinan bersih (fair copy) bagi MoU setelah selesainya peringkatperingkat yang disebut dalam perenggan (a), (b) dan (c) di atas. e. Bahasa yang digunakan untuk draf memorandum tersebut adalah mengikut persetujuan pihak-pihak yang memeterai memorandum tersebut. f. Bagi Deraf MoU, ianya perlulah mengikut format yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pengajian Tinggi (Format MoU KPT) seperti yang diluluskan oleh Jabatan Peguam Negara. PENYEDIAAN KERTAS KERJA a. Menjadi tanggungjawab Pusat Hubungan Industri & Pengkomersialan untuk menyediakan kertas kerja bagi mendapatkan kelulusan universiti melalui 3

4 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU) dan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) berkaitan dengan tanggungjawab dan komitmen yang dinyatakan di dalam isi kandungan memorandum. b. Pihak peneraju hendaklah terlebih dahulu membuat carian profil syarikat di Suruhanjaya Syarikat Malaysia (untuk MoA/MoU dengan syarikat sahaja) dan melampirkan maklumat hasil carian tersebut bersama-sama dengan Borang Permohonan Mengadakan MoA/MoU untuk tujuan rujukan, pertimbangan dan kelulusan Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU) dan Lembaga Pengarah Universiti (LPU). MAJLIS PEMETERAIAN 1) Pihak Peneraju bertanggungjawab sepenuhnya dalam keurusetiaan pengendalian majlis pemeteraian termasuk atur cara dan perjalanan majlis, menguruskan jemputan, jamuan majlis serta urusan berkaitan. 2) Jemputan media pula akan diuruskan oleh Bahagian Komunikasi Korporat dan Perhubungan Antarabangsa. 3) bertanggungjawab untuk menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana Majlis MoA/MoU universiti dan menyelaraskan urusan majlis pemeteraian dengan pihak dalaman USIM dan pihak luar yang akan memeterai memorandum. 4) Setiap PTJ yang terlibat dengan majlis MoA/MoU tersebut mestilah mempunyai wakil untuk hadir ke majlis pemeteraian MoA/MoU tersebut sama ada majlis tersebut diadakan di dalam USIM atau pun di luar USIM. Tugas dan tanggungjawab pelaksana majlis pemeteraian MoA/MoU secara khusus untuk PTJ yang terlibat adalah seperti di Lampiran A. KOS MAJLIS PEMETERAIAN Kos bagi mengadakan majlis pemeteraian MoA atau MoU adalah di bawah tanggungjawab pihak. KOS DUTI SETEM MOA Kos untuk duti setem bagi semua MoA yang telah ditandatangani adalah dibawah tanggungjawab sekiranya ianya tidak ditanggung oleh pihak luar yang memeterai MoA dengan USIM. Setiap Fakulti/Jabatan/Bahagian/Unit/Seksyen perlu menyerahkan keempat-empat salinan asal memorandum yang telah ditandatangani kepada Pusat Hubungan Industri dan Pengkomersialan sebaik sahaja memorandum tersebut telah selesai ditandatangani oleh kedua-dua belah pihak. MAJLIS PEMETERAIAN DI LUAR NEGARA Penglibatan delegasi yang menandatangi memorandum di luar negara tertakluk kepada kebenaran dan kelulusan oleh JKPU. Dokumen MoA/MoU yang telah ditandatangani di luar negara perlulah diserahkan kepada pihak dalam masa dua minggu selepas delegasi tiba di USIM. 4

5 PENYIMPANAN SALINAN ASAL MOA DAN MOU perlu menyerahkan salinan asal memorandum yang telah ditandatangani dan dimatikan setem ke Pejabat Pendaftar untuk disimpan oleh Bahagian Governan dan Pentadbiran Am (BGPA) dalam tempoh 2 minggu setelah hari pemeteraian berlaku. BGPA pula bertanggungjawab untuk mengemukakan salinan memorandum tersebut kepada Kementerian Pengajian Tinggi. SERAHAN SALINAN MOU DAN MOA KEPADA PIHAK LUAR bertanggungjawab untuk menyerahkan salinan MoA/MoU yang telah ditandatangani oleh kedua belah pihak kepada pihak luar yang telah memeterai MoA/MoU dengan USIM. 5

6 LAMPIRAN A TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PELAKSANA MAJLIS MOA & MOU USIM. BIL. TUGASAN KETERANGAN TANGGUNGJAWAB 1. Lokasi Majlis MoA/MoU. Tempat majlis MoA/MoU berlangsung kebiasaanya di Lounge Room, Aras 6 Bangunan Canselori. Mungkin juga diadakan di luar USIM. Untuk majlis MoA/MoU di dalam USIM, perlu memastikan bilik berada dalam keadaan baik seperti:- 1) Alas meja bersih 2) Tandas boleh digunakan 3) Aircond berfungsi dengan baik 4) PA System berfungsi dengan baik 5) 2 tempat berucap (rostrum) 2. Surat jemputan beserta aturcara majlis kepada pihak yang menandatangani dokumen MoA/MoU. Surat jemputan beserta aturcara majlis perlu dihantar kepada Dato Naib Canselor dan Pendaftar USIM / pihak yang telah diturunkan kuasa untuk menandatangani MoA/MoU. 3. Backdrop MoA/MoU. Logo kedua-dua organisasi, nama organisasi/institusi, nama majlis, tarikh, dan logo ISO USIM terkini. 4. Dokumen MoA/MoU. Dimasukkan ke dalam folder USIM 4 set (MoU), 2 set (MoA). 5. Pen 4 set Diperiksa dahulu sama ada masih pen berfungsi dengan baik atau tidak. 6. Alat Penggelek 2 unit. Untuk mengeringkan dakwat pen basah tandatangan. 6

7 7. Bantuan daripada Bahagian Keselamatan. 1) Untuk membolehkan dan memudahkan jemputan luar masuk ke dalam USIM, 2) Mengosongan parkir kenderaan di hadapan Bangunan Canselori, 3) Mengiringi tetamu jemputan luar 4) Menjaga lift untuk memudahkan tetamu jemputan naik ke tempat majlis MoA/MoU berlangsung. 5) Penyediaan papan tanda (signage). 8. Raptai (Rehearsal). Untuk persediaan sebelum majlis berlangsung dan bagi memastikan kelancaran majlis. 9. Surat jemputan dalaman dan luar. 1)Maklumat yang perlu ada : Atur cara majlis, tempat, tarikh, masa, dan maklumat kehadiran. 2)Perlu follow up senarai jemputan dalaman dan luar yang akan hadir ke majlis MoA/MoU. Peneraju 10. Buku aturcara. Maklumat aturcara majlis dan keterangan ringkas kerjasama MoA/MoU. Peneraju 11. Penyambut tetamu. 1) Di tempat majlis berlangsung - iringi jemputan luar ke kerusi yang telah dikhaskan/tag. 2) Di pintu masuk canselori - iringi jemputan luar ke tempat majlis berlangsung. Peneraju 12. Tempahan Jamuan. 1)Menempah makanan untuk jamuan majlis MoA/MoU. 2) Memastikan caterer turut menyediakan perkhidmatan tukang hidang di meja VVIP/VIP. Peneraju 3)Jamuan hendaklah lengkap disediakan sebelum majlis bermula. 4) Menyediakan juga air mineral. 7

8 13. Goodies bag. Diberikan sebagai cenderahati kepada setiap tetamu jemputan luar. Juga diberikan kepada pihak luar jika majlis MoA/MoU diadakan di luar USIM. Peneraju 14. Teks ucapan (talking point). Mengisi borang talking point untuk penyediaan isi ucapan Dato Naib Canselor. Peneraju 15. Tagging kerusi VVIP/VIP. Tagging nama/jawatan. -perlu follow up VVIP/VIP yang akan hadir orang pengiring perlu ada di kiri dan kanan semasa memorandum ditandatangani. 1)Memastikan proses pertukaran dokumen semasa proses menandatangani memorandum. 2)Menggelek dakwat tandatangan. 3)Proses pertukaran dokumen setelah kedua-dua belah pihak telah selesai menandatangani memorandum. 17. Protokol dan susunan kerusi. Mengikut kekananan dan kehadiran pihak jemputan luar. -hanya VVIP/VIP sahaja duduk di kerusi dan meja utama. 18. Juru acara majlis (MC). Mencari juru acara majlis yang bersesuaian dan mengeluarkan surat pelantikan. 19. Pembaca doa. Mencari pembaca doa yang bersesuaian dan mengeluarkan surat pelantikan. 20. Juru gambar + borang tempahan jurukamera. Terutamanya untuk merakam gambar semasa proses pertukaran memorandum dan gambar VVIP/VIP (meja utama sahaja). 8

9 21. Cenderahati, dulang, beserta 4 orang pengiring (2 di kiri, 2 di kanan). 4 orang pengiring untuk membantu proses memberi dan menerima cenderahati. 22. Salutasi dan teks Pengerusi Majlis. Untuk salutasi pengacara majlis dan ucapan Dato Naib Canselor. 23. Keperluan Holding Room. Sekiranya diperlukan. 24. Hebahan INFOPRO. Untuk makluman warga USIM dan peringatan kepada tetamu jemputan. 9

10 MoA/MoU (USIM dengan agensi tempatan/luar negara [kecuali Kerajaan Asing]) Mula terima permohonan mengadakan MoA/MoU dapatkan persetujuan prinsip daripada NC/Pengurusan Tertinggi (MPU) PTJ siapkan deraf MoA/MoU PTJ serah kepada deraf MoA/MoU yang lengkap, latar belakang/profil pihak yang memeterai dan ulasan faedah MoA/MoU kepada USIM serah MoA/MoU kepada Bahagian Undang-Undang (BUU) untuk direkod terima dan perakuan PUU PUU untuk semakan (3 hari -7 hari) Tindakan Bahagian Undang-undang Tidak Lengkap Lengkap BUU serah kembali MoA/MoU yang disemak kepada serah kertas kerja dan MoA/MoU kepada Dekan P&I Mesyuarat JKPU membuat keputusan Keputusan JKPU kepada Sambung 10

11 sediakan kertas kerja untuk Mesyuarat LPU Mesyuarat LPU membuat keputusan Keputusan LPU kepada MoA/MoU ditandatangani (menerusi majlis MoA/MoU atau secara pos) matikan setem MoA (sekiranya perlu) dan menghantar salinan asal MoA/MoU kepada peneraju, pihak yang dimeterai dan BGPA untuk simpanan. Pejabat Pendaftar (BGPA) simpan salinan asal dan serah salinan MoA/MoU kepada BUU dan KPT TAMAT Petunjuk: NC PTJ LPU JKPU BUU PUU BGPA KPT : Naib Canselor : Pusat Hubungan Industri dan Pengkomersialan : Pusat Tanggungjawab : Lembaga Pengarah Universiti : Jawatankuasa Pengurusan Universiti : Bahagian Undang-undang : Penasihat Undang-undang : Bahagian Governan dan Pentadbiran Am : Kementerian Pengajian Tinggi 11

12 MoU/MoA (USIM dengan Kerajaan Asing) Mula terima permohonan mengadakan Moa/MoU dapatkan persetujuan prinsip daripada NC/ Pengurusan Tertinggi (MPU) PTJ siapkan deraf MoA/MoU PTJ serah kepada MoA/MoU, latar belakang/profil pihak yang memeterai dan ulasan faedah MoA/MoU kepada USIM serah MoA/MoU kepada Bahagian Undang-Undang (BUU) untuk direkod terima dan perakuan PUU PUU untuk semakan (3 hari -7 hari) Tindakan Bahagian Undang-undang Tidak Lengkap Lengkap BU serah kembali MoA/MoU yang disemak kepada serah kertas kerja JKPU kepada Dekan P&I Mesyuarat JKPU membuat keputusan Keputusan JKPU kepada Sambung 12

13 sediakan kertas kerja untuk Mesyuarat LPU Mesyuarat LPU membuat keputusan Keputusan LPU kepada MoA/MoU ditandatangani (menerusi majlis MoA/MoU atau secara pos) matikan setem MoA (sekiranya perlu) dan menghantar salinan asal MoA/MoU kepada peneraju, pihak yang dimeterai dan BGPA untuk simpanan. Pejabat Pendaftar (BGPA) simpan salinan asal dan serah salinan MoA/MoU kepada BUU dan KPT TAMAT Petunjuk: NC PTJ LPU JKPU BUU PUU BGPA KPT : Naib Canselor : Pusat Hubungan Industri & Pengkomersialan : Pusat Tanggungjawab : Lembaga Pengarah Universiti : Jawatankuasa Pengurusan Universiti : Bahagian Undang-undang : Penasihat Undang-undang : Bahagian Governan dan Pentadbiran Am : Kementerian Pengajian Tinggi 13

14 MANUAL PROSEDUR KERJA (SOP) MAJLIS MOA & MOU USIM Mula Mesyuarat Penubuhan Jawatankuasa Pelaksana Majlis MoA/MoU di antara,, Peneraju, JPPF dan Bahagian Keselamatan. Pelaksanaan tugas mengikut pembahagian tugasan. Raptai/Rehearsal. Majlis MoA/MoU berlangsung. Tamat 14