PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN PADA PT. SANG HYANG SERI (PERSERO) CABANG KULON PROGO NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Yulistiana Kurniawati 10.12.4836 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
DESIGNING FINANCIAL INFORMATION SYSTEMS AT PT. SANG HYANG SERI (PERSERO) BRANCH KULON PROGO PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN PADA PT. SANG HYANG SERI (PERSERO) CABANG KULON PROGO Yulistiana Kurniawati Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Along with the development of advanced technology, the computer is used as a tool to complete a job. Many computer applications are made to facilitate the work. PT Sang Hyang Seri (Persero) is a company engaged in the field of seed in the Kulon Progo, Yogyakarta. Corporate finance department in charge of processing the data in the form of income and expenditure of significant costs in the company. In the processing of financial data that are still using manual system will spend a long time in processing the financial statements. Application of financial information systems at PT Sang Hyang Seri is a computerbased financial data to facilitate the process and expedite the process so that the financial statements timely submission of financial reports. Keywords: Finance, Information Systems.
1. Pendahuluan Seiring dengan perkembangan teknologi dibidang komputer saat ini, hampir sebagian besar pekerjaan manusia kini diselesaikan dengan komputer. Dengan demikian, komputer dapat dikatakan sebagai salah satu alat bantu manusia dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. PT Sang Hyang Seri (Persero) adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang perbenihan di daerah Kulon Progo,Yogyakarta. Perusahaan ini merupakan badan usaha milik Negara (BUMN) yang mempunyai kantor pusat di Jakarta dan mempunyai cabang di daerah Yogyakarta yaitu di Ploso, Banguncipto, Kulon Progo, Yogyakarta. Cabang Kulon Progo ini mengurusi permasalahan produksi. Pada PT Sang Hyang Seri (Persero), sistem pengolahan datanya masih dikelola secara manual terutama mulai dari mencatat data pemasukan dan pengeluaran keuangan serta laporan-laporan keuangan perusahaan. Masalah keuangan yang timbul pada perusahaan PT Sang Hyang Seri (Persero) adalah laporan keuangan setiap bulan atau periode sering terlambat dilaporkan pada pimpinan karena dikerjakan oleh satu orang saja yaitu mencatat data pemasukan dan pengeluaran uang serta menyortir bon atau kwitansi pemasukan dan pengeluaran uang perusahaan sehingga tidak efektif. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sementara Mc. Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme kontrol. 2.2 Pengertian Informasi McFadden, dkk (1999) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Shannon dan Weaver, dua orang insinyur listrik, melakukan pendekatan secara matematis untuk mendefinisikan informasi (Kroenke,1992). Menurut mereka, informasi adalah jumlah ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan diterima. Artinya, 1
dengan adanya informasi, tingkat kepastian menjadi meningkat. Menurut Davis (1999), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. 1 2.3 Pengertian Sistem Informasi Akhirnya Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi,1995). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, peemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Ross,1993). Dengan demikian, sistem informasi berdasarkan konsep (input, processing, output - IPO) dapat dilihat pada gambar berikut : 2 2.4 Pengertian Sistem Informasi Keuangan Sistem informasi keuangan digunakan untuk mendukung manager keuangan dalam pengambilan keputusan yang menyangkut persoalan keuangan perusahaan dan pengalokasian serta pengendalian sumber daya keuangan dalam perusahaan. Sistem ini tidak hanya mendasarkan data internal melainkan juga menggunakan data yang berasal dari sumber eksternal. 3 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Analisis PIECES Alasan digunakannya analisis PIECES adalah : 1. Analisis PIECES ini digunakan karena untuk mendapatkan pokok-pokok permasalahan lebih jelas dan spesifik. 2. Hasil analisis tersebut dirancang usulan-usulan untuk diterapkan dalam sistem baru, hal ini juga untuk mengetahui alasan-alasan perubahan sistem informasi yang lama dengan sistem informasi yang baru. 3.1.1 Analisis Kinerja (Performance) Adalah kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan 1 Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit Andi, 2002, Halaman 31 2 Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Penerbit Andi, 2007, Halaman 9 3 Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit Andi, 2002, Halaman 101 2
waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen pada PT Sang Hyang Seri (Persero). Kelemahan sistem lama : semua data keuangan, data karyawan, data inventaris, data pengeluaran, data pemasukan masih bersifat manual, sehingga memperpanjang waktu tanggap. 3.1.2 Analisis Informasi (Information) Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen pada PT Sang Hyang Seri (Persero) di dalam pengambilan keputusan. Kelemahan sistem lama : laporan keuangan yang bersifat manual mengakibatkan proses informasi pengolahan bagian keuangan berlangsung lama. 3.1.3 Analisis Ekonomi (Economy) Adalah penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan pada PT Sang Hyang Seri (Persero). Kelemahan sistem lama : dalam jangka panjang, biaya yang dibutuhkan akan cukup besar karena harus mengeluarkan biaya untuk menggaji karyawan, membeli peralatan, membeli kertas/buku laporan. 3.1.4 Analisis Pengendalian (Control) Sistem yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan back up data. Selain itu, sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan, biasanya dengan memberikan password pada form aplikasi dan database. Kelemahan sistem lama : dalam keamanan sistem keuangan pada PT Sang Hyang Seri belum begitu diperhatikan sehingga pihak lain dapat melihatnya atau memodifikasinya. 3.1.5 Analisis Efisiensi (Eficiency) Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang dan keterlambatan pengolahan data. 3
Kelemahan sistem lama : laporan keuangan secara manual kurang efisien karena perlu melakukan dokumentasi laporan secara manual juga. 3.1.6 Layanan (Service) Layanan pada suatu perusahaan sangat diperlukan dalam kegiatan perusahaan agar bisnis dapat berjalan dengan lancar. Pada PT Sang Hyang Seri aspek layanan sangat diperhatikan, oleh karena itu layanan harus ditingkatkan. Kelemahan sistem lama : sistem bersifat manual sehingga penginputan data, penginputan laporan-laporan, penginputan pemasukan dan pengeluaran mengakibatkan pelayanan memerlukan banyak waktu. 3.2 Perancangan Sistem 3.2.1 Flowchart Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang Diusulkan 4
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD) 1. DFD Level 0 Gambar 3.2 DFD Level 0 yang Diusulkan 2. DFD Level 1 Gambar 3.3 DFD Level 1 yang Diusulkan 5
3.2.3 Relasi Antar Tabel Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel yang Diusulkan Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel yang Diusulkan 4. Implementasi Sistem 4.1 Implementasi Basis Data Basis data (database) merupakan sekumpulan data yang saling terintegrasi satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer. Database terdiri dari beberapa tabel (lebih dari satu tabel) yang saling terorganisasi. Tabel digunakan untuk menyimpan data dan terdiri dari baris dan kolom. Data tersebut dapat ditampilkan, dimodifikasi, dan dihapus dari tabel. 6
4.2 Pemilihan dan Pelatihan Personil 1. Pemilihan Personil Personil merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem informasi. Jika sistem informasi ingin sukses, maka personil yang terlibat harus diberi pengertian dan pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi, posisi dan tugas mereka. Personil yang dipilih dapat berasal dari karyawan yang telah ada, dengan pertimbangan sebagi berikut : a. Karyawan yang ada biasanya telah memahami operasi dari sistem keuangan, sedangkan karyawan yang baru masuk membutuhkan waktu yang lama untuk mempelajari sistem keuangan. b. Personil yang dipilih adalah petugas keuangan yang telah terbiasa dengan input data biaya-biaya pengeluran pada saat menggunakan sistem pencatatan manual. 2. Pelatihan Personil Pelatihan personil merupakan salah satu hal yang perlu diperhatikan karena keberhasilan dalam pelaksanaan bukan hanya ditentukan oleh baik tidknya program yang ada akan tetapi kemampuan personil untuk memahami cara kerja program tersebut. Dengan adanya sistem yang diusulkan ini maka personil tersebut akan dilatih untuk mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat oleh programmer untuk memperlancar kinerja perusahaan tersebut. Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam pelatihan personil untuk menerapkan sistem baru antara lain : a. Pelatihan prosedur (Procedural Training) Pelatihan ini dilakukan dengan memberikan modul petunjuk cara kerja tertulis dengan menjelaskan tugas yang harus dilakukan oleh personil yang ditunjuk. b. Pelatihan tutorial (Tutorial Training) Pelatihan ini dilakukan dengan cara tatap muka langsung dengan personil dan memberi penjelasan yang lebih rinci tentang gambaran cara kerja tertulis. c. Pelatihan langsung di pekerjaan (On The Job Training) Pelatihan ini personil yang ditugaskan akan dibimbing secara langsung dalam mengoperasikan sistem usulan. 7
4.3 Manual Program 4.3.1 Form Login 4.3.2 Menu Utama 8
4.3.3 Form Data Karyawan 4.3.4 Form Data Inventaris 4.3.5 Form Pemasukan 9
4.3.6 Form Biaya Kegiatan 4.3.7 Form Biaya Keperluan 4.3.8 Form Biaya Lain 10
4.3.9 Form Biaya Perawatan 4.3.10 Form Biaya Pengobatan 4.3.11 Form Saldo 11
5. Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan sistem manual, sehingga mengakibatkan keterlambatan penyajian informasi kepada pihak perusahaan. Selain itu juga banyaknya kesalahan pada pengolahan data yang disebabkan oleh human error karena dikerjakan manual (salah tulis, salah jumlah). Dengan sistem baru keterlambatan penyajian informasi dan juga kesalahan dalam penulisan maupun penjumlahan dapat dicegah karena pengolahan data dan pembuatan laporan sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang disampaikan menjadi lebih akurat. 2. Aplikasi sistem informasi keuangan ini dapat digunakan membantu kinerja karyawan pada PT Sang Hyang Seri (Persero) yang berkepentingan dalam mengolah data seperti data karyawan, inventaris, pemasukan, biaya kegiatan, biaya keperluan, biaya lain, biaya pengobatan dan biaya perawatan dimana petugas/karyawan hanya menginputkan data saja dan proses pengolahan dilakukan oleh komputer sehingga meminimalkan tingkat kesalahan yang biayanya terjadi dalam sistem manual. 3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak dengan yang selama ini berjalan di perusahaan tersebut, tetapi dengan sistem ini diharapkan dapat mendukung kinerja proses pengolahan data pada perusahaan tersebut menjadi efisien. 4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data keuangan ini jika digunakan pada PT Sang Hyang Seri (Persero) antara lain : a. Dapat menghemat waktu untuk pencatatan data. b. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat. 12
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi. Arief, M.Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit Andi. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. Marlina, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Penerbit Andi. Nugroho, Bunafit dan Indah Indriyanna. 2012. Sistem Penjualan Retail Mini Market Dengan VB 6.0. Yogyakarta : ALIF Media. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit Andi. Eyek, Opie. 2010. Program Vibi : Membuat New, Add, Update, Edit dan Delete, http://allaboutalgoritma.blogspot.com/2010/07/program-vibi-membuat-newaddupdate.html, diakses pada tanggal 10 Juli 2013. 13