1
Takrifan: UHSB UNIMAS Penyelidikan kontrak UHSB ertinya sebuah syarikat milik penuh UNIMAS yang ditubuhkan dan didaftarkan di bawah Akta Syarikat 1965. Peranan utama UHSB adalah untuk menjalankan aktiviti pemasaran, pengurusan kewangan, pengurusan projek dan membida projek. UNIMAS ertinya Universiti Malaysia Sarawak yang ditubuhkan di bawah Akta Universiti dan Kolej Universiti (AUKU) 1971. Penyelidikan kontrak ertinya sebarang kerja penyelidikan dan perkara-perkara berkaitan yang diterima berdasarkan persetujuan atas syarat-syarat yang dipersetujui oleh staf UNIMAS dan klien, terutamanya mengenai bayaran profesional, tempoh masa,skop kerja dan mod pembayaran. Perundingan Perundingan ertinya perundingan bermaksud sebarang kerja perundingan dan perkara yang berkaitan dengannya yang dianjurkan dan dilaksanakan oleh staf UNIMAS untuk klien yang terma dan syarat-syarat berkaitan skop kerja, yuran profesional, dan tempoh kerja telah dipersetujui antara staf UNIMAS dan klien. Khidmat komuniti Ketua projek Penyelidik bersama Khidmat Komuniti ertinya salah satu bentuk inisiatif dan strategi yang dilaksanakan oleh UNIMAS bagi menghubungkan UNIMAS dengan masyarakat awam serta keterlibatan dengan komuniti terhadap inisiatif yang saling dan bermanafaat daripada ilmu yang telah dijana di Universiti Awam (UA) untuk meningkatkan kualiti hidup bagi sesuatu komuniti. Ketua projek ertinya penyelidik yang mengetuai sesuatu projek penyelidikan yang ada biayaan dana daripada sumber dalam Universiti atau luar. Penyelidik bersama ertinya para penyelidik dalam kumpulan untuk sesuatu projek penyelidikan. 2
Felo penyelidik Pembantu penyelidik / Research Assistant (RA) TNC (P&I) Ketua PTj RIMC Felo penyelidik ertinya penyelidik yang dilantik Universiti untuk menjalankan kajian penyelidikan mengikut nic penyelidikan Universiti Pembantu penyelidik ertinya pembantu penyelidik yang dilantik dan dibiaya dari dana geran untuk membantu membuat kajian penyelidikan sesuatu projek TNC (P&I) ertinya Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Inovasi), UNIMAS Ketua PTj ertinya Ketua Pusat Tanggung Jawab Fakulti/Pusat /Institut RIMC ertinya Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi Pejabat Bendahari Pejabat Bendahari ertinya pejabat yang menguruskan hal ehwal kewangan Universiti IFAS (Integrated Financial Accounting System) Vot perbelanjaan Viremen Tempoh aktif Tamat tempoh Jawatankuasa Persidangan Dana E-Science IFAS ertinya Sistem Kewangan yang digunakan di Universiti Vot perbelanjaan ertinya siri/kod yang digunakan bagi maksud perbelanjaan perjalanan, sewaan, bahan kajian/ pakai habis, penyelenggaraan, khidmat khas dan aset Viremen ertinya pindaan jumlah peruntukan daripada satu vot perbelanjaan kepada satu vot perbelanjaan yang lain Tempoh aktif ertinya tempoh yang diluluskan mengikut kelulusan oleh pemberi dana Tarikh tempoh ertinya tarikh akhir projek selesai Jawatankuasa Persidangan ertinya Mesyuarat yang dipengerusikan oleh Timbalan Naib Canselor Penyelidikan Dan Inovasi ( TNC (P&I) ) dan ahliahli terdiri daripada Dekan/Wakil Dekan FPI untuk mempertimbang permohonan menghadiri persidangan luar Negara Dana E-Science ertinya dana projek penyelidikan biayaan bawah Kementerian Sains Teknologi dan Inovasi (MOSTI) 3
MOSTI KWSP / Employees Provident Fund (EPF) PERKESO/SOCSO (Pertubuhan Keselamatan Sosial) MOSTI ertinya Kementerian Sains Teknologi dan Inovasi KWSP ertinya caruman kumpulan wang simpanan pekerja yang perlu dicarum oleh setiap pekerja warganegara Malaysia yang dilantik di sektor awam dan swasta PERKESO/SOCSO ertinya caruman insurans untuk pekerja yang dilantik untuk diberi perlindungan berkaitan bencana pekerjaan termasuk kemalangan semasa menjalankan pekerjaan, penyakit khidmat, keilatan dan kematian Laporan Kemajuan Laporan Kemajuan ertinya laporan pencapaian sesuatu projek penyelidikan yang sedang dijalankan di dalam tempoh aktif Lejer Am Lejer Am ertinya penyata kewangan yang merekod transaksi perakaunan yang diambil daripada Sistem Kewangan Pembelian Terus Sebut Harga Pembelian setiap jenis item yang melibatkan perbelanjaan tahunan sehingga RM50,000 hendaklah dibuat secara pembelian terus oleh Universiti dari mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf Bumiputera atau Bukan Bumiputera. Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurangkurangnya lima (5) pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkaitan. Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai melebihi RM100,000 hungga RM500,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang berkaitan. Sebut harga gendaklah terbuka kepada pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera dan Bukan Bumiputera. Syarikat pembuat/pembekal bertafar Bumiputera hendaklah diberi keutamaan harga berdasarkan 1PP yang berkuat kuasa. 4
Tender Tender terbuka hendaklah dipelawa bagi perolehan yang nilainya melebihi RM500,000 setahun bagi setiap jenis item. PTj dilarang memecah kecilkan perolehan bagi mengelakkan pelawaan tender. Rundingan terus Rundingan terus ertinya perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja tanpa mengira had nilai dan perlu kelulusan Kementerian Kewangan Malaysia Pesanan Rasmi Nota Penghantaran Invois Pesanan Rasmi ertinya dokumen pesanan yang dikeluarkan untuk perolehan kerja, bekalan dan perkhidmatan kepada kontraktor/pembekal Nota Penghantaran ertinya rekod penghantaran sesuatu bekalan oleh pembekal untuk barangan diterima oleh UNIMAS Invois ertinya bil yang menunjukkan caj yang dikenakan atas perkhidmatan/bekalan/kerja yang disediakan. Invois Pro Forma Invois Pro Forma ertinya dokumen yang menyatakan janji penjual untuk menyediakan bekalan yang tertentu kepada pembeli pada harga yang ditetapkan Nota Penerimaan Bekalan (GRN) Tuntutan Kerja Lebih Masa Penyata Bayaran Gaji Pendahuluan Diri Runcit/rencam Kawasan terpencil Nota Penerimaan Bekalan ertinya Dokumen bagi mengesahkan terimaan barangan yang dihantar. Tuntutan Kerja Lebih Masa ertinya tuntutan kerja di luar waktu pejabat oleh staf sokongan/teknikal yang terlibat dalam sesuatu projek penyelidikan Penyata Bayaran Gaji ertinya penyata gaji untuk semua RA/Felo penyelidik biayaan geran yang disediakan dan diproses oleh RIMC pada setiap bulan Pendahuluan diri ertinya sejumlah wang yang dipohon untuk keperluan perbelanjaan sesuatu perkara dan mesti diselaraskan sebelum 10hb. bulan berikutnya. Runcit/rencam ertinya perbelanjaaan tunai untuk pelbagai urusan Kawasan terpencil ertinya kawasan pendalaman 5
1. Pentadbiran Geran Penyelidikan 1.1 Geran hendaklah didaftarkan dengan UNIMAS atau UHSB untuk kesemua jenis geran yang juga merangkumi penyelidikan kontrak, khidmat komuniti dan perundingan. Perkara ini turut diperuntukan di dalam Polisi Penyelidikan UNIMAS Versi 8. 1.2 Dana geran wajib untuk disalurkan ke akaun UNIMAS atau UHSB dan Ketua projek perlu memastikan bajet geran yang diletakkan dibawah UNIMAS atau UHSB adalah mencukupi untuk menampung operasi aktiviti penyelidikan. 1.3 Pengaktifan akaun geran akan dibuat setelah menerima agihan dana daripada pemberi dana. RIMC akan mengeluarkan nombor rujukan geran berkenaan. 1.4 Unit Kewangan RIMC akan membuat pengaktifan dalam IFAS berdasarkan memo kelulusan kepada Ketua Projek daripada Pengarah RIMC. 2. Kawalan Perbelanjaan Projek 2.1 Agihan peruntukan dibuat mengikut siri vot perbelanjaan. 2.2 Perbelanjaan hanya boleh dilakukan sekiranya jumlah baki keseluruhan projek mencukupi serta tertakluk kepada tempoh aktif projek. 2.3 Baki peruntukan boleh dibawa ke tahun hadapan tertakluk kepada tempoh aktif geran. 2.4 Permohonan viremen untuk sesuatu geran boleh dikemukakan ke RIMC sekiranya terdapat perbelanjaan yang tidak mencukupi untuk menampung sesuatu siri vot tertakluk kepada terma rujukan dana. 2.5 Penyelidik perlu memastikan baki geran mencukupi sebelum membuat permohonan pendahuluan. 2.6 Syarat perbelanjaan adalah tertakluk kepada syarat yang ditetapkan oleh pemberi dana. Sekiranya tidak dinyatakan dalam terma dan syarat geran, maka peraturan adalah tertakluk kepada peraturan yang digunapakai oleh pihak Universiti. 3. Tuntutan Perjalanan dan Pengangkutan 3.1 Tuntutan perjalanan dan pengangkutan dibenarkan untuk aktiviti penyelidikan yang dijalankan dalam tempoh aktif penyelidikan. 3.2 Kadar lojing, hotel dan perhitungan kilometer adalah tertakluk kepada Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa kecuali ada perjanjian khas yang ditetapkan di antara pemberi dana dan penyelidik. 6
3.3 Ketua projek perlu mendapatkan kelulusan daripada RIMC untuk kerja lapangan yang tiada dalam kelulusan asal permohonan. 3.4 Permohonan kerja lapangan yang melibatkan penyelidik bersama atau pembantu penyelidik (RA) perlu dihantar ke RIMC untuk kelulusan (sekiranya tiada dalam kelulusan asal). 3.5 Kadar untuk RA dan Felo Penyelidik mengikut kadar yang telah ditetapkan oleh Universiti kecuali ada perjanjian khas mengenai kadar bayaran yang telah ditetapkan oleh pemberi dana. 4. Persidangan 4.1 Ketua Projek/Penyelidik Bersama dalam sesuatu geran yang hendak menghadiri bengkel/seminar/persidangan dengan menggunakan geran penyelidikan hendaklah mendapatkan sokongan Fakulti/Pusat/Institut dan kelulusan daripada RIMC. 4.2 Permohonan menghadiri persidangan luar negara hendaklah mendapat perakuan Fakulti/Pusat/Institut dan kelulusan daripada Jawatankuasa Persidangan UNIMAS. 4.3 Permohonan menghadiri persidangan luar negara yang menggunakan Dana E- Science perlu dikemukakan ke MOSTI untuk kelulusan. 5. Perlantikan Pembantu Penyelidik 5.1 Sebarang permohonan pelantikan RA hendaklah dihantar ke RIMC untuk proses lantikan tertakluk kepada dana geran yang mencukupi. [Rujuk borang pelantikan RA] 5.2 Hanya warganegara Malaysia yang dilantik akan dikenakan potongan caruman Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO) (sekiranya berkaitan). 5.3 Potongan KWSP dan PERKESO untuk caruman majikan akan di buat menggunakan vot penyelidikan yang berkaitan. 6. Pelaporan 6.1 Penyelidik perlu menghantar laporan kemajuan projek penyelidikan dua (2) kali setahun. 6.2 Penyelidik bertanggungjawab menyimpan semua salinan rekod perbelanjaan dan tuntutan yang berkaitan dengan projek penyelidikan. 6.3 Penyelidik boleh membuat semakan penyata projek dengan merujuk Lejer Am yang boleh diperolehi di Fakulti/Pusat/Institut masing-masing. 7
7. Pelarasan 7.1 Penyelidik perlu memastikan pelarasan pendahuluan dibuat dalam tempoh ditetapkan. 7.2 Penyelidik perlu menyelenggara sendiri rekod perbelanjaan geran dan membuat pemantauan agar perbelanjaan tidak melebihi peruntukkan diluluskan. 7.3 Perbelanjaan yang melebihi peruntukan yang diluluskan akan ditanggung oleh Ketua Projek/Penyelidik sendiri. 7.4 Perbelanjaan yang tiada dalam kelulusan asal perlu mendapat kelulusan daripada Pengarah RIMC sebelum sesuatu perbelanjaan dibuat. 7.5 Penyelidik diberi tempoh tiga (3) bulan selepas projek tamat untuk melaraskan tuntutan yang telah dikomit dalam tempoh projek aktif. 8. Pembukaan Akaun Projek Penyelidikan 8.1 Menerima kelulusan projek dan agihan peruntukan melalui memo rasmi berserta dokumen berkaitan daripada RIMC untuk pembukaan akaun projek dalam sistem kewangan. 8.2 Mewujudkan kod akaun projek di dalam sistem kewangan dan maklum kepada Penyelidik melalui emel/sistem IRIS. 9. Penerimaan Peruntukan Projek Penyelidikan 9.1 Penerimaan peruntukan penyelidikan daripada penaja sama ada dalam bentuk pindahan telegrafik atau cek perlu dimajukan kepada Pejabat Bendahari dan disalinkan kepada RIMC. 9.2 Pejabat Bendahari akan membuat semakan dengan pihak bank bagi terimaan melalui pindahan telegrafik sebelum resit dikeluarkan. 9.3 Resit rasmi akan dimajukan kepada penaja sebagai bukti penerimaan dan salinan resit akan diserahkan kepada RIMC untuk rujukan. 9.4 Agihan dalam sistem kewangan akan dibuat oleh Unit Kewangan RIMC berdasarkan memo kelulusan daripada Pengarah RIMC bagi setiap penerimaan peruntukan. 8
10. Pengurusan Perolehan Projek Penyelidikan 10.1 Sebelum sesuatu perolehan dilakukan, penyelidik perlu memastikan perkara berikut:- Tempoh projek masih aktif Baki peruntukan mencukupi Mematuhi tatacara perolehan yang berkuatkuasa Salinan kelulusan penaja/rimc sekiranya melibatkan pembelian peralatan 10.2 Kaedah Perolehan adalah Pembelian Terus, Sebut Harga, Tender dan Rundingan Terus. 10.3 Perolehan Aset dan Inventori hendaklah melalui Pesanan Rasmi. Bagi perolehan pakai habis yang bernilai kurang daripada RM1,000.00 adalah dibenarkan untuk mendahulukan bayaran dengan kelulusan daripada Pengarah terlebih dahulu. 11. Pengurusan Bayaran Projek Penyelidikan 11.1 Pembayaran untuk projek penyelidikan adalah tertakluk kepada perkara berikut:- (i) Tempoh projek masih aktif Baki peruntukan mencukupi Semua dokumen diperakukan oleh Ketua Projek dan diluluskan oleh Ketua PTJ Bayaran perlu dibuat dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh penerimaan invois pembekal (dokumen lengkap) Bayaran Pesanan Rasmi/Invois Salinan Asal Pesanan Rasmi Nota Penghantaran (sekiranya berkaitan) Invois Nota Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (GRN) (ii) Bayaran Luar Negara Perlu mengisi borang Per-Forma Invoice Surat iringan (cover letter) untuk mengemukakan justifikasi keperluan peralatan perlu dibeli dari luar negara Menyatakan nama penerima dan alamat yang lengkap (Nama Bank/Alamat Bank/Nama Penerima/ No. Akaun Penerima/SWIFT Code/IBAN Code/Sort Code) Mata wang yang digunakan untuk penyediaan bayaran 9
Kaedah bayaran perlu dinyatakan ( bankdraft atau Pindahan Telegrafik) Melengkapkan Nota Penerimaan Bekalan (GRN) setelah bekalan diterima sebagai bukti penerimaan barang Surat kelulusan RIMC sekiranya untuk bayaran yuran persidangan (iii) Pelbagai Bayaran Memo rasmi untuk arahan bayaran kepada penerima dengan menyatakan nombor akaun projek Pastikan nama dan amaun penerima adalah betul Butiran penerima:- Nama penuh penerima (seperti dalam K/P) Tarikh dan tempoh kerja yang dijalankan Salinan kad pengenalan (iv) Tuntutan Perjalanan Surat kelulusan aktiviti penyelidikan Penyata Anggaran Bajet aktiviti penyelidikan Borang Tuntutan Perjalanan yang lengkap disi dan disahkan oleh Ketua PTj Tuntutan mengikut kadar yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) berdasar kelayakan Lain-lain dokumen:- Resit pembayaran yang disahkan oleh Ketua PTj Aturcara lengkap program/seminar/tentatif program daripada mula hingga akhir program Dokumen yang berkaitan menyokong tuntutan dibuat (v) Tuntutan Bayaran Balik Memo tuntutan yang lengkap melalui Ketua Projek (Sekiranya tuntutan Ketua Projek adalah melalui Ketua PTj) No projek yang dicaj Amaun yang dituntut Perbelanjaan yang dibenarkan dalam belanjawan projek yang dilulus RIMC/Penaja Salinan asal resit pembelian yang disahkan oleh Ketua Projek/Ketua PTj (vi) Tuntutan Kerja Lebih Masa Melengkapkan Borang Tuntutan Kerja Lebih Masa Surat Arahan oleh Ketua Projek Disahkan oleh Ketua Projek 10
(vii) Elaun dan Gaji Unit Pengurusan Geran RIMC mengemukakan dokumen Penyata Bayaran Gaji Penyelidik/Pembantu Penyelidik ke Unit Kewangan RIMC selewat-lewatnya 20hb setiap bulan. Jika pada tarikh berkenaan jatuh pada hari bukan bekerja atau cuti umum, maka dokumen Penyata Bayaran Gaji Penyelidik/ Pembantu Penyelidik akan dihantar pada tarikh sebelumnya pada hari bekerja. Gaji untuk Penyelidik/Pembantu Penyelidik bergaji bulanan akan dibayar pada akhir bulan Gaji untuk Pembantu Penyelidik bergaji harian dibayar pada awal bulan, bulan berikutnya Jenis potongan : KWSP PERKESO LHDN (sekiranya berkaitan) (viii) Pemberian Pendahuluan Permohonan melalui Borang Permohonan Pendahuluan Diri Diproses dalam tempoh hari empat (4) hari bekerja daripada tarikh terima borang berserta dokumen lengkap Surat kelulusan aktiviti/surat Arahan Ketua Projek Dibenarkan permohonan sehingga RM5,000 (Ringgit Malaysia: Lima Ribu Sahaja) untuk perolehan item runcit/rencam di kawasan terpencil (remote area) Diselaras selewat-lewatnya 10hb. bulan berikutnya Hanya satu pendahuluan sahaja DIBENARKAN pada satu-satu masa. Sekiranya terdapat pendahuluan terdahulu yang belum diselaraskan, permohonan baru TIDAK akan diproses. Permohonan wang pendahuluan hendaklah mengambilkira baki peruntukan sedia ada dan sebarang perbelanjaan adalah tertakluk kepada baki setelah ditolak wang pendahuluan. 11
12. Pengurusan Aset Alih Projek Penyelidikan 12.1 Harta Modal (Aset Alih Dipermodalkan) Aset Alih bernilai RM3,000.00 (Ringgit Malaysia: Tiga Ribu Sahaja) atau lebih setiap satu unit dipermodalkan di bawah projek penyelidikan yang berkaitan 12.2 Aset Alih Bernilai Rendah (Inventori) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM3,000 (Ringgit Malaysia Dua Ribu) setiap unit. 12.3 Pendaftaran Aset Alih projek penyelidikan di dalam Sistem IFAS 12.4 Lokasi aset merujuk DeptID sesuatu projek 12.5 Semasa projek, aset adalah di bawah seliaan Ketua Projek manakala selesai projek aset berkenaan di bawah seliaan PTj sebagai aset UNIMAS tertakluk kepada kelulusan penaja. 13. Penutupan Akaun Projek Penyelidikan 13.1 RIMC akan memaklumkan Pejabat Bendahari apabila projek tamat bagi membolehkan tindakan berikut di ambil: Menyemak senarai pesanan/tuntutan yang masih belum dibayar Membuat pelarasan akaun jika perlu Menyediakan penyata akhir projek untuk dihantar kepada pihak berkaitan. Mengembalikan baki peruntukkan kepada pihak pemberi dana tertakluk kepada perjanjian. Menutup akaun projek dalam IFAS. 13.2 Akaun sesuatu geran penyelidikan akan dibekukan apabila tamat tempoh. Sebarang pembayaran selepas daripada tamat tempoh tidak akan dibuat kecuali setelah mendapat kelulusan pelanjutan tempoh daripada RIMC/TNC(P&I) serta mempunyai peruntukan yang mencukupi. 13.3 Unit Kewangan RIMC menerima memo makluman daripada Unit Pengurusan Geran RIMC berhubung penamatan/penutupan projek penyelidikan. 13.4 Tindakan yang diambil oleh Unit Kewangan RIMC:- Membuat jurnal pelarasan (jika ada) Menyediakan senarai pesanan rasmi belum dibayar Sebarang bayaran akan dibekukan Membuat bayaran balik baki peruntukan kepada pemberi dana sekiranya diputuskan dalam perjanjian. Sekiranya tiada, ianya akan dijadikan sebagai pendapatan universiti 12