BIDANG 8 GOVERNANS DAN PENTADBIRAN 8.1 GOVERNANS 8.1.1 Tunjukkan bagaimana dasar dan amalan program adalah konsisten dengan tujuan menyeluruh HEP. Dasar governans dan amalan pentadbiran Jabatan adalah konsisten dengan tujuan menyeluruh Universiti kerana pengajaran dan pembelajaran adalah berteraskan aspirasi UKM. (Rujuk Buku Panduan Fakulti) 8.1.2 Nyatakan struktur dan fungsi governan, dan komponen utama proses pencapaian keputusan dalam program serta hubungan di antara mereka. Bagaimana hubungan ini dihebbahkan kepada semua pihak yang terlibat? Apakah kesan perhubungan-perhubungan ini ke atas program? Fakulti Sains Sosial dan Kemanusiaan mempunyai enam Pusat Pengajian. Setiap Pusat Pengajian menjadi tapak untuk program-program siswazah yang berkaitan dengan disiplin akademik. Untuk memperolehi governans dan kepimpinan yang efektif, struktur organisasi pengurusan fakulti terdiri daripada Dekan, Timbalan Dekan, Pengerusi Pusat Pengajian, Penolong Pendaftar dan Kakitangan Sokongan. Struktur organisasi fakulti, pusat dan program boleh dilihat dalam Carta 8.1 (Juga rujuk Buku Panduan Fakulti) Carta 8.1: Struktur Pengurusan Fakulti Sains Sosial & Kemanusiaan 105
Kedekanan Kedekanan berfungsi sebagai pusat pengurusan fakulti. Ia diketuai oleh Dekan dan dibantu oleh tiga Timbalan Dekan. Kedekanan bertindak sebagai penggerak dan penyelaras kepada keseluruhan aktiviti fakulti untuk mencapai wawasan dan matlamatnya. Untuk itu kedekanan akan menumpukan perhatian kepada aspek keperintahan berikut: i. Merancang dan mengoperasikan pelan strategi fakulti sesuai dengan perkembangan ilmu sastera, perkembangan negara dan keperluan klien fakulti seperti pembuat dasar, majikan dan bakal pelajar. ii. Mewujudkan jaringan kerjasama antara fakulti lain di dalam dan juga di luar kampus. iii. Menjalin hubungan kerjasama dengan organisasi penyelidikan, pertubuhan serantau dan antarabangsa yang akan memberi faedah bersama kepada fakulti. iv. Memantau perlaksanaan dan kualiti program akademik yang dikendalikan oleh Pusat Pengajian. v. Merancang dan menjana kewangan fakulti untuk tujuan pengurusan, dan juga pembangunan sumber manusia. Mesyuarat Pengurusan Fakulti di pengerusikan oleh dekan fakulti dan dianggotai timbalan-timbalan dekan, pengerusi-pengerusi pusat dan pegawai tadbir fakulti. Mesyuarat ini berlangsung dua minggu sekali dan menangani hal-hal berkaitan pentadbiran, pelajar, kewangan dan kualiti. Keputusan yang di buat di mesyuarat ini di panjangkan ke Mesyuarat Fakulti yang berlangsung setiap bulan sekali. Mesyuarat Fakulti dianggotai semua ahli akademik fakulti. (Rujuk Minit Mesyuarat Pengurusan dan Fakulti di http://spdukm.ukm.my/_login/memberlogin.aspx?returnurl=%2f_layouts%2fauthent icate.aspx%3fsource%3d%252f&source=%2f) Pusat Pengajian Pusat Pengajian bertindak sebagai pelaksana program akademik fakulti. Ia diketuai oleh seorang Pengerusi Pusat Pengajian yang bertanggungjawab kepada Dekan. Dengan itu pusat pengajian akan menumpukan perhatian kepada aspek keperintahan berikut: i. Membina dan memajukan ilmu melalui kegiatan akademik seperti penyelidikan, persidangan, wacana dan penerbitan. ii. Merancang, menawar dan memantau program pengajian agar sentiasa sesuai dan berdaya saing. iii. Meransang dan memajukan kerjaya ahli akademik mencukupi konsep malim sarjana dan amalan budaya kerja keserakanan. iv. Merancang dan menyelenggara prasarana yang menckupi untuk melaksanakan program pengajian, penyelidikan dan penerbitan dengan lancar dan berkesan. 106
v. Mengurus pengagihan pelajar ke program pengajian dan membuat keputusan tentang pengkhususan pengajian pelajar. Mesyuarat Pengurusan Pusat di pengerusikan oleh Pengerusi Pusat dan dianggotai ketua-ketua program dan ketua unit sebagai ahli. (Sila rujuk Carta 8.2: Organisasi Pusat Pengajian Bahasa dan Linguistik) Mesyuarat ini berlangsung dua kali seminggu dan menangani isu berkaitan pentadbiran Pusat dan Program. Carta 8.2 Struktur Pengurusan Pusat Pengajian Bahasa dan Linguistik Program Pengajian Program Pengajian bertindak sebagai penyampai ilmu kepada pelajar untuk menghasilkan graduan dalam bidang-bidang ilmu tertentu. Pengijazahan pelajar adalah dikaitkan secara langsung dengan program pengajiannya. Program Pengajian menumpukan perhatian kepada aspek keperintahan berikut: i. Melaksanakan dan memantau penawaran serta penilaian kursus-kursus dalam sesuatu program pengajian supaya berjalan dengan lancar. ii. Menyelaras penawaran program di dalam dan juga di luar kampus. iii. Memantau prestasi pelajar dan menyediakan khidmat kaunseling akademik kepada pelajar. iv. Memantau prestasi tenaga akademik dalam pengendalian program pengajian. Mesyuarat Program di pengerusikan oleh Ketua Program dan dianggotai ahli akademik yang terlibat dalam program akademik. Mesyuarat ini berlansung dua bulan sekali dan menangani isu berkaitan pentadbiran program. 107
8.1.3 Nyatakan jenis dan kekerapan mesyuarat sepanjang tahun akademik yang lepas. Mesyuarat di peringkat pusat pengajian dijalankan sekurang-kurangnya tiga kali setiap semester dan mesyuarat peringkat program dijalankan sekurang-kurangnya dua kali setiap semester. Mesyuarat meliputi pemantauan kursus, pewasitan kertas peperiksaan, penyelarasan markah pemeriksaan dan aktiviti akademik yang berkaitan program. 8.1.4 Kemukakan bukti bahawa lembaga program merupakan badan yang berkesan dalam membuat dasar dan mempunyai autonomi yang mencukupi. Bukti lembaga jabatan adalah badan berkesan dalam membuat dasar dan mempunyai autonomi yang mencukupi dapat dilihat dari keputusan dan tindakan yang diambil seperti tercatat dalam minit mesyuarat (rujuk Fail Pusat Pengajian dan Fail Program). 8.1.5 Huraikan seluas mana autonomi dan tanggung jawab yang dipersetujui oleh PPT dan kampus-kampus atau rakan universitinya untuk memastikan integrasi yang berfungsi dan kualiti pendidikan. Program mempunyai autonomi penuh dalam merangka dan menyemak semula kurikulum program. 8.1.6 Huraikan system jawatankuasa di program dan bagaimana ia memanfaatkan perundingan dan maklum balas, di samping menimbangkan analisis keperluan pasaran dan unjuran kemampuan mendapatkan pekerjaan dalam proses pembangunan dan penyemakan program. Program dan pusat pengajian mengundang wakil/pakar luar dalam bidang yang berkaitan dengan bidang pengajian untuk memberi ceramah dan maklumat berkaitan keperluan pasaran dan potensi untuk mendapat pekerjaan. 8.1.7 Huraikan kedudukan perwakilan dan peranan staf akademik, pelajar dan pihak berkepentingan yang lain dalam pelbagai struktur governan dan jawatankuasa program. Dalam aktiviti akademik dan kokurikulum Program dan Pusat Pengajian seperti persidangan, bengkel, seminar, pameran, drama dan aktiviti keusahawanan, terdapat perwakilan dari staf akademik, pelajar dan pihak berkepentingan lain. 8.2 KEPIMPINAN PROGRAM AKADEMIK 8.2.1 Jelaskan proses pelantikan dan jadual tugas pemimpin akademik dalam program. Nyatakan nama, kelayakan dan pengalamannya. Proses pemilihan ketua program bermula dengan pembukaan pencalonan oleh Bahagian Canselori Universiti yang meminta pencalonan daripada kakitangan 108
akademik Pusat. Setelah tempoh pencalonan tamat, proses penyaringan bermula di mana jawatankuasa kesepakaran meneliti CV dan borang kompetensi pensyarah yang dicalonkan. Pemilihan dibuat berdasarkan kepakaran dan kebolehan melaksana dan memantau program dengan licin termasuk mengadakan sistem kaunseling akademik dan bimbingan pengalaman. Surat perlantikan dikeluarkan selepas mendapat persetujuan Naib Canselor Universiti. Tugas dan Tanggungjawab Ketua Program adalah seperti berikut: i. Mengurus dan memantau pelaksanaan program pengajian. ii. Mencadangkan kursus-kursus untuk ditawarkan. iii. Memantau hal-hal akademik seperti penyelidikan seperti penyediaan soalan peperiksaan, perjalanan peperiksaan dan laporan keputusan peperiksaan. iv. Mengenal pasti kursus-kursus elektif yang akan ditawarkan kepada pelajar-pelajar di luar program. v. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Program Pengajian yang dianggotai oleh tenaga akademik yang terlibat dalam pengendalian sesuatu program pengajian. vi. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Penyelaras Markah program tertentu. vii. Mengurus hal-hal logistik pelaksanaan program pengajian (jadual, ruang pensyarah, peperiksaan dan pemarkahan dan sebagainya). viii. Memantau pencapaian pelajar ke arah pengijazahan. ix. Menyimpan maklumat mengenai program bagi tujuan penilaian / audit program. x. Menilai dan memantau prestasi kakitangan akademik dalam program yang berkait. Ketua Program ialah seorang tenaga akademik yang dipilih berdasarkan kepakaran dan kebolehan melaksana dan memantau program dengan licin. 8.2.2 Huraikan struktur pengurusan program akademik dengan menunjukkan tanggungjawab setiap individu yang terlibat dalam struktur tersebut. Stuktur pengurusan program adalah seperti dalam rajah 8.2. Tanggungjawab Ketua Program adalah seperti di senaraikan di 8.2.1. Ketua Program bersama dengan pembantu pentadbir mengendalikan urusan pentadbiran, urusan pelajar-pelajar pascasiswazah, pengagihan beban pengajaran bagi Program Pengajian Kesusasteraan Pascakolonial Dalam Bahasa Inggeris. Tanggungjawab kakitangan akademik program adalah mengajar dan mengendalikan kursus-kursus program. Mereka juga membimbing pelajar dalam hal-hal akademik dan aktiviti pelajar. (Rujuk Proforma Kursus) 109
8.2.3 Nyatakan tatacara dan kriteria pemilihan, pelantikan dan penilaian kepimpinan akademik dalam program. Untuk mengetahui tatacara, kriteria pemilihan dan perlantikan kepimpinan akademik program sila rujuk perkara 8.2.1. Penilaian prestasi kerja tahunan ketua program dilakukan melalui sistem SPPK iaitu Sistem Penialian Prestasi Kakitangan; dan penilai beliau adalah Pengerusi Pusat dan Timbalan Dekan FSSK. 8.2.4 Huraikan hubungan antara kepimpinan program dan kepimpinan PPT dalam hal-hal seperti pengambilan dan latihan, kemasukan pelajar, seta peruntukan sumber dan proses membuat keputusan. Dari masa kesemasa, program diminta membuat unjuran mengenai keperluan tenaga pengajar. Jika ada keperluan bagi kakitangan baru, fakulti akan memanjangkan permohonan ke Bahagian Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar Universiti yang akan mengambil tindakan selanjutnya. Tenaga pengajar baru akan diberi bimbingan oleh ketua program dan tenaga pengajar yang berpengalaman. Pusat Pembangunan Akademik juga menganjur beberapa kursus pendek berkaitan tugas akademik dan perkhidmatan awam. Setiap tenaga pengajar diharuskan mengambil 42 jam kursus dalam setahun. (Rujuk Sistem espel ahli Pusat Pengajian) Iklan bagi semua saluran permohonan diuruskan di peringkat disiarkan dalam akhbar tempatan mulai Disember Februari setiap tahun. (Rujuk Fakulti) Ketua program mewakili program dalam mesyuarat pengurusan Pusat yang membincangkan hal-hal berkaitan pengurusan program, peruntukan tenaga pengajar, peralatan pengajaran dan pembelajaran dan kewangan. Keputusan yang diambil dalam mesyuarat akan dibawa oleh Pengerusi Pusat ke mesyuarat pengurusan peringkat Fakulti untuk perakuan atau pertimbangan. 8.2.5 Huraikan bagaimana prestasi pemimpin program dinilai secara berkala. Sila rujuk 8.2.3 8.2.6 Tunjukkan bagaimana pemimpin program membina satu persekitaran yang mampu melahirkan inovasi dan kreativiti di program. Pemimpin program membina satu persekitaran yang mampu melahirkan inovasi dan kreativiti melalui sesi perkongsian idea di antara pensyarah program, perbincangan formal (Rujuk catatan mesyuarat proforma kursus) dan penerapan dapatan dari hasil kajian tindakan (action research) dalam proses pengajaran dan pembelajaran. (Rujuk Sistem Maklumat Penyelidikan ahli Program) 8.3 STAF PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN 8.3.1 Huraikan struktur staf pentadbiran yang menyokong program. 110
Terdapat dua orang staf yang membantu setiap program mengendalikan program siswazah iaitu En. Sulaiman Yahya mengendalikan pelajar-pelajar Sarjana kerjakursus dan Puan Wan Nadiaton Radzuan mengendalikan pelajar Sarjana Falsafah dan Doktor Falsafah. 8.3.2 Jelaskan bagaimana bilangan staf pentadbiran ditentukan mengikut keperluan program dan kegiatan-kegiatan lain. Huraikan proses dan tatacara pengambilan. Nyatakan terma dan syarat perkhidmatan. Setiap program pengajian yang sedia ada di PPBL mempunyai seorang pembantu program yang ditentukan oleh Pengerusi Pusat Pengajian. Setiap pembantu program akan membantu kerja-kerja pentadbiran berkaitan pelajar, dan yang berkaitan dengan program. Pengambilan staf pentadbiran ini dilantik oleh UKM dengan mengiklankan jawatan kosong dan melalui saringan temuduga. 8.3.3 Nyatakan bilangan yang diperlukan dan yang sedia ada, kategori jawatan dan kelayakan minimum staf bukan akademik untuk program ini. Staf bukan akademik untuk program BIL KATEGORI JAWATAN BILANGAN DIPERLUKAN BILANGAN SEMASA KELAYAKAN MINIMUM 1. Pembantu Tadbir (P/O) N22 KUP 2. Pembantu Tadbir (P/O) N17 3. Pembantu Tadbir (P/O) N17 KUP - 1 Sijil - 1 Sijil - 3 Sijil 8.3.4 Kemukakan nama, kelayakan akademik, tanggungjawab semasa dan maklumat lain yang berkenaan bagi setiap staf yang membantu dalam program ini. Kelayakan akademik dan tanggungjawab semasa kakitangan sokongan BIL NAMA KAKITANGAN 1. En. Sulaiman Yahya (N22) (KUP) KELAYAKAN AKADEMIK Sijil 111 TANGGUNGJAWAB SEMASA Mengendalikan urusan pelajar-pelajar Sarjana Sastera bagi Program Pengajian Bahasa Inggeris, Program Pengajian Sastera Dalam Bahasa Inggeris dan Program Linguistik 2. Pn. Wan Sijil Mengendalikan urusan pelajar-pelajar
Nadiaton Radzuan (N17)(KUP) 3. Pn. Sufiah Mohd. Salleh (N17) (KUP) 4. Pn. Jamilah Ahmad (N17) (KUP) 5. Puan Siti Rohana Abdul Aziz (N17) 6. Puan Salbiah Omar (N17) 7. Pn. Mastura Ahmad @ Zakaria (N17) Sijil Sijil Sijil Sijil Sijil Sarjana Falsafah dan Doktor Falsafah bagi Program Pengajian Bahasa Inggeris, Program Pengajian Sastera Dalam Bahasa Inggeris dan Program Linguistik Mengendalikan urusan pentadbiran, urusan pelajar-pelajar prasiswazah, peperiksaan dan perkuliahan bagi Program Linguistik Mengendalikan urusan pentadbiran, urusan pelajar-pelajar prasiswazah, peperiksaan dan perkuliahan bagi Unit Bahasa Asing dan Terjemahan Mengendalikan urusan pentadbiran, urusan pelajar-pelajar prasiswazah, peperiksaan dan perkuliahan bagi Program Pengajian Bahasa Inggeris Mengendalikan urusan Pentadbiran. Mengendalikan urusan pentadbiran, urusan pelajar-pelajar prasiswazah, peperiksaan dan perkuliahan bagi Program Pengajian Sastera Dalam Bahasa Inggeris Jadual 8.1: Kelayakan akademik dan tanggungjawab semasa kakitangan sokongan 8.3.5 Nyatakan mekanisme dan tatacara pemantauan dan penilaian prestasi staf, yang bertujuan memastikan pengagihan tugas dan tanggungjawab yang saksama, dan pengajihan ganjaran. Setiap kakitangan sokongan ini mempunyai dua orang penilai untuk menilai prestasi tahunan yang diagihkan kepada ketua-ketua program bagi setiap program di PPBL terutama sekali kakitangan yang dibawah Ketua Program sebagai Penilai Pertama. Penilai kedua pula adalah Pengerusi pusat pengajian dan penilaian berdasarkan ketua program dan pemerhatian oleh Pengerusi sendiri. Penilaian ini berdasarkan prestasi, kuantiti dan kualiti kerja kakitangan sokongan. 8.3.6 Huraikan proses dan tatacara pengurusan disiplin staf. 112
Memandangkan setiap pusat pengajian tidak mempunyai ketua pentadbiran iaitu berjawatan Penolong Pegawai Tadbir (N27) maka Setiausaha Pejabat (N27) dipertanggungjawabkan dalam setiap pemantauan kerja dan disiplin kakitangan yang dilantik dan diarahkan oleh Pengerusi PPBL. (Rujuk TOR Setiausaha Pejabat N27 di Pejabat Pusat Pengajian). Setiap kakitangan perlulah memaklumkan sebarang tindakan dan permasalahan yang timbul kepada Setiausaha Pejabat dan akan diambil tindakan bagi setiap perkara yang timbul. 8.3.7 Nyatakan mekanisme untuk latihan dan kemajuan kerjaya yang terdapat di program. PPT telah menetapkan bahawa setiap kakitangan akademik dan sokongan harus menjalani 42 jam latihan setahun. Terdapat beberapa mekanisme untuk latihan dan kemajuan kerjaya di peringkat program. Pusat Pengajian memastikan staf akademik dan sokongan diberi ruang untuk menghadiri kursus dan bengkel untuk meningkat pengetahuan mempunyai pengetahuan dalam setiap perubahan pengajaran dan pembelajaran program pengajian agar maklumat yang diperlukan dapat disampaikan dengan tepat dan jelas. Beberapa bengkel berkaitan juga diadakan di peringkat program pengajian dan pusat pengajian untuk memudahkan maklumat diberi dan diterima. 8.3.8 Huraikan bagaimana program membuat penilaian prestasi secara berkala terhadap staf pentadbiran dan pengurusan program. Semua staf pentadbiran dan pengurusan adalah dibawah pengawasan Pengerusi Pusat, Timbalan Dekan dan Dekan. Semua staff dinilai secara tahunan untuk prestasi dan kenaikan gaji. Mereka dikehendaki mengisi borang penilaian Laporan Nilaian Prestasi (LNP) secara on-line. Penilaian prestasi tahunan adalah berdasarkan Key Performance Indicators (KPIs) yang telah ditetapkan Universiti untuk setiap gred jawatan. Setiap staf akan dinilai oleh pegawai penilai. Kakitangan yang bermasalah akan diberi kaunseling dan cadangan menghadiri kursus tertentu untuk membaiki prestasi. (Lampiran contoh SPPU kakitangan) 8.3.9 Huraikan bagaimana rancangan latihan untuk staf pentadbiran dan pengurusan dan tunjukkan bagaimana rancangan latihan ini dapat memenuhi keperluan khusus dan masa depan program. Program dibantu dalam perkara-perkara akademik oleh kakitangan sokongan di pejabat am pusat pengajian bagi melicinkan perjalanan pentadbiran di bawah penyeliaan Ketua-ketua Program dan Pengerusi Pusat Pengajian. Mesyuarat atau perbincangan secara tidak formal diadakan dari semasa ke semasa bagi melicinkan lagi pentadbiran program. Agihan sumber dan saiz staf pentadbiran dipantau dan bergantung kepada bilangan pelajar bagi setiap program bersama beban kerja-kerja pentadbiran yang lain. (Lihat Senarai Jawatankuasa Peringkat Pusat Pengajian) UKM mempunyai dasar berhubung dengan keselamatan kerja dan kesihatan kakitangan. Tujuannya adalah untuk menyediakan persekitaran kerja yang selamat 113
dan sihat melalui budaya kerja yang dirancang rapi. Sistem Aduan Dalaman Kakitangan adalah satu sistem atas talian yang membolehkan kakitangan mengemukakan aduan atau sebarang bentuk cadangan kepada pusat. Pihak fakulti dan pusat berkenaan akan mengambil tindakan terhadap aduan dan membuat laporan tentang tindakan yang perlu diambil oleh universiti. (Lampiran conton Sistem Aduan Dalaman) 8.4 REKOD AKADEMIK 8.4.1 Nyatakan dasar berhubung penyimpanan dan pelupusan rekod staf akademik dan pelajar dengan cara yang selamat di peringkat program dan tunjukkan konsistensi dasar ini dengan dasar PPT. Fail/rekod peribadi staf akademik dan kakitangan sokongan dalam bentuk hard copy adalah di bawah simpanan dan seliaan Pengerusi Pusat. Fail peribadi ini disimpan di Bilik Fail dalam Peti Fail Kebal dan akses adalah terhad kepada yang berkepentingan sahaja. (Rujuk Bilik Kualiti Pusat Pengajian) Salinan rekod peribadi dalam bentuk softcopy disimpan di Jabatan Pendaftar, UKM. Capaian ke rekod peribadi ini adalah terhad kepada kakitangan tersebut, pengerusi dan Pegawai Pembantu Tadbir Pusat. Pelupusan rekod hanya akan dijalankan selepas persaraan kakitangan. Terdapat 4 proses utama dalam pengendalian/urusan hal-ehwal pengajian siswazah FSSK, iaitu Kemasukan, Pendaftaran, dan Penganugerahan Ijazah. Kawalan Akses dan Keselamatan utama bagi ke empat-empat proses di atas adalah melalui penggunaan sistem, iaitu Sistem Maklumat Pelajar (SMP), di mana kawalan dibuat melalui pemberian Pengenalan dan Katalaluan khusus mengikut tahap kebolehan akses kepada maklumat tertentu. (Lampiran contoh SMP) Tahap/Peringkat kebolehan akses maklumat adalah seperti berikut: Penolong Pendaftar di Pejabat Kedekanan merupakan induk atau pemilik sistem, di mana kawalan utama sistem adalah dari sini. Kesemua maklumat berkenaan akademik calon siswazah boleh diakses oleh Penolong Pendaftar di FSSK Penolong Pendaftar di Fakulti hanya boleh akses kepada perkara tertentu berkenaan calon siswazah seperti: Kemasukan o Memasukkan maklumat pemohon pada setiap semester o Kemaskini penawaran pemohon iaitu berjaya, gagal atau tangguh. Pendaftaran o Membuat penawaran kursus pada setiap semester o Hanya boleh semak Status Pendaftaran Diri Pelajar 114
o Membuat pengenalan kemasukan gred kepada pembantu tadbir di pusat pengajian bagi membolehkan pembantu tadbir berkenaan memasukkan gred o Membuat perubahan gred calon Penganugerahan Ijazah o Mengemaskini taraf keputusan calon ke Lulus dan layak dianugerahkan Ijazah Semua maklumat terperinci berkenaan akses kepada calon Prasiswazah adalah dimiliki oleh pemilik sistem iaitu Jabatan Perkhidmatan Pelajar, Bahagian Akademik. Pembantu Tadbir di Fakulti dan Pusat Pengajian hanya boleh melihat status pendaftaran calon sahaja dan dia tidak boleh akses kepada maklumat calon tanpa kebenaran Penolong Pendaftar. Pensyarah bertanggungjawab untuk memastikan kerahsiaan dan keselamatan rekod pelajar sentiasa terjamin sepanjang pengkuliahan. Kakitangan dipastikan mematuhi proses dan prosedur ISO 9001:2000 Pengurusan Prasiswazah dengan tidak menggunakan kaedah mel elektronik dalam urusan gred dan rekod pelajar. Rekod pelajar dan nilai gred menjadi tanggungjawab Pusat Pengajian sepanjang tempoh kemasukan gred pelajar. Tanggungjawab ini kemudiannya terletak kepada Fakulti apabila semua gred pelajar diserahkan kepada Fakulti. Rekod akademik pelajar juga disimpan di dalam Sistem Maklumat Pelajar yang hanya boleh diakses oleh pelajar melalui kata laluan yang tersendiri. Keselamatan sistem ini di pertanggungjawabkan kepada Pusat Komputer UKM. Sehingga kini tiada kes yang dilaporkan berkaitan kemusnahan rekod pelajar di dalam sistem tersebut. Rekod penilaian berterusan atau kerja kursus akan dipaparkan dengan hanya menyatakan nombor pendaftaran pelajar dan gred sahaja. Pelajar boleh meminta untuk menyemak sama ada untuk memperbaiki prestasi atau untuk membuktikan penilaian tersebut mengandungi kesilapan. 8.4.2 Huraikan bagaimana program memastikan hak peribadi individu dan kerahsiaan rekod. Setiap ahli akademik mempunyai numbor pekerja unik yang digunakan Sistem Maklumat Universiti (SMU) untuk mengumpul dan menyimpan maklumat peribadi, kerjaya, pengajaran, penerbitan, penyelidikan dan tindakan tata tertib (jika ada). Kawalan Akses dan Keselamatan utama untuk memasuki SMU dibuat melalui pemberian Pengenalan dan Katalaluan khusus mengikut tahap kebolehan akses kepada maklumat tertentu. Akses ke maklumat ini terhad kepada mereka yang berkepentingan seperti ahli akademik itu sendiri, pengerusi pusat, penilai prestasi tahunan dan penolong pendaftar fakulti. Setiap rekod di pusat pengajian hanya 115
dikendalikan oleh Setiausaha yang mana maklumat yang direkodkan menjadi kerahsiaan. (Sistem Maklumat Kakitangan https://smk.ukm.my/peribadi/) 8.4.3 Huraikan dasar program berhubung semakan ke atas keselamatan rekod dan rancangan untuk penambah baikan. Setiap rekod di pusat pengajian adalah berdasarkan standard kualiti ISO yang dikendalikan di peringkat universiti. Semakan ini diadakan setiap semester dan sebarang maklum balas serta penambahbaikan akan diberikan untuk meningkatkan kualiti kerahsiaan di pusat pengajian. (Lampiran Laporan Audit ISO di Pejabat Jaminan Kualiti Fakulti) 116