BAB IV HASIL KERJA PRAKTEK DAN ANALISIS

BAB IV HASIL KERJA PRAKTEK DAN ANALISIS 4.1 Analisis Sistem Informasi Perusahaan Sistem Informasi dalam Perusahaan sudah menerapkan Sistem yang berbasis komputerisasi.bagian Logistik menggunakan aplikasi yang digunakan untuk menginput semua transaksi-transaksi pengeluaran dan penerimaan. Pencatatan pengeluaran dan penerimaan berjalan dengan semestinya di buktikan dengan jurnal-jurnal yang sudah terbukti ketelitiannya. Meskipun belum keseluruhan menggunakan komputerisasi. Permasalahan dari pemakaian aplikasi tersebut adalah kurang mengikuti perkembangan jaman dan cara pemakaian aplikasi terhitung lambat dan masih manual 4.2 Kebutuhan Permasalahan yang di hadapi dalam proses pencatatan transaksi pembelian yang terjadi memerlukan adanya Sistem Informasi yang di tujukan untuk mempermudah pencatatan transaksi agar nantinya menghasilkan data yang akurat. Gambaran sistem input dalam kegiatan pembelian bahan Kanji meliputi input nota permintaan, pembuatan Purchase Order, Bon Penerimaan Barang, dan laporan secara komputerisasi digunakan oleh bagian logistik dan bagian sizing 4.3 Hasil Praktek Kerja 4.3.1 Prosedur Pembelian Bahan Pembantu Langsung di PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries 1. Bagian Sizing membuat Nota Permintaan barang kemudian di berikan kepada bagian Logistik. 25

26 2. Bagian Logistik membuat Purchase Order berdasarkan Nota Permintaan, kemudian di kirim ke Pemasok yang sudah dipilih. 3. Pemasok mengirim barang ke gudang Sizing dengan membawa Purchase Order, Surat Jalan, dan Barang. 4. Bagian Gudang Sizing mengecek barang datang, jika tidak sesuai maka segera diberitahukan kepada pemasok untuk pengembalian dan jika sesuai bagian Sizing membuat Bon Penerimaan Barang kemudian diberikan kepada bagian Logistik. 5. Bagian Logistik menerima Bon Penerimaan Barang untuk di buat Laporan Realisasi Pembelian. 4.3.2 Dokumen dan Formulir yang Digunakan 1. Nota Permintaan Dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan barang yang dibutuhkan dan dibuat oleh bagian terkait. 2. Purchase Order Dokumen yang digunakan untuk memesan barang ke supplier. 3. Bon Penerimaan Barang Dokumen yang di buat oleh bagian gudang terkait untuk mencatat barang masuk. 4.3.3 Laporan yang Digunakan 1. Laporan Realisasi Pembelian Laporan yang dibuat bagian Logistik berisi kenyataan pembelian bahan kanji yang dilakukan perusahaan dalam satu bulan.

27 4.4 Sistem Pembelian Perusahaan 1. Data pemesanan barang Setiap persediaan bahan pembantu produksi menipis bagian Sizing membuat nota permintaan. 2. Data bon penerimaan barang Setiap barang masuk ke bagian gudang terkait kemudian membuat bon penerimaan barang untuk menandai bahwa barang sudah diterima dan sudah dicek kebenaran. 4.5 Implementasi Sistem Informasi Pembelian Bahan Pembantu Langsung 4.5.1 Desain User Interface Desain Login Desain yang berisi text field untuk mengakses program dengan memasukan username, password, dan level user. Logistic Information System USERNAME PASSWORD Pilih Level User LOGIN Gambar 4.1 : Desain Login Desain Halaman Utama Logistik Merupakan halaman pertama kali ketika pengguna bagian Logistik melakukan akses. Halaman utama memiliki beberapa menu utama yaitu

28 master data yang berisi data barang dan data supplier, menu data yang berisi Permintaan barang dan Purchase Order, dan Report yang berisi laporan Mutasi Stok dan Laporan Realisasi Pembelian. Halaman Utama Selamat Datang, LOGOUT Dashboard Master Data - Data Barang - Data Supplier Data -Permintaan Barang -Purchase Order Report -Laporan Mutasi Stok -Laporan Realisasi Pembelian Gambar 4.2 : Desain Halaman Utama Logistik Desain Halaman Utama Sizing Merupakan halaman pertama kali ketika pengguna bagian Sizing melakukan akses.halaman utama memiliki beberapa menu utama yaitu Form yang berisi Form Permintaan Barang dan Bon Penerimaan Barang, dan report yang berisi daftar permintaan barang yang tersimpan. Dashboard Form Report Selamat Datang, -Permintaan Barang - Bon Penerimaan Barang -Permintaan Barang LOGOUT Gambar 4.3 : Desain Halaman Utama Sizing

29 Desain Form Permintaan Barang Desain untuk membuat data permintaan barang yang di perlukan. FORM PERMINTAAN BARANG Tanggal Kode Transaksi Kode Barang Catalog Jumlah Keterangan Tambah Gambar 4.4 : Desain Form Permintaan Barang Desain Data Permintaan Barang Desain yang menampilkan data Permintaan Barang yang tersimpan dan mengetahui Permintaan Barang telah di proses atau belum dengan melihat di kolom keterangan. Bila telah di proses kolom keterangan akan berubah menjadi Sudah Di Proses. DATA PERMINTAAN BARANG Show entries Search No PO Tanggal Kode Nama Permintaan Barang Barang Catalog Satuan Jumlah Keterangan Gambar 4.5 : Desain Data Permintaan Barang

30 Desain Data Purchase Order Desain untuk menampilkan data yang digunakan sebagai data membeli barang. Data PURCHASE ORDER Show entries Search No Tanggal No Tanggal Kode Kode Nama PO Pesanan Pesanan Supplier Barang Barang Klasifikasi Satuan Jumlah Action Gambar 4.6 : Desain Data Purchase Order Desain Form Proses Purchase Order Desain yang memproses data nota permintaan menjadi Purchase Order. FORM PROSES PO Tanggal No PO Klasifikasi Supplier No Permintaan Tanggal Pesan Kode Barang Jumlah Satuan Tambah Gambar 4.7 : Desain Form Proses Purchase Order

31 Desain Form Proses Bon Penerimaan Barang Merupakan form yang digunakan setelah proses pembelian dilakukan, yang menandai jika barang yang dipesan sudah diterima. FORM PROSES BPB No BPB Tanggal Supplier Kode Barang Jumlah Unit Harga Save Gambar 4.8 : Desain Form Proses Bon Penerimaan Barang Desain Proses Lihat Laporan Realisasi Pembelian Desain yang menampilkan langkah untuk melihat data realisasi pembelian dengan memasukan periode bulan dan tahun. View Realisasi Pembelian Periode Tahun Cari Gambar 4.9 : Desain Proses Lihat Laporan Realisasi Pembelian

32 Laporan Realisasi Pembelian Desain yang menampilkan laporan realisasi pembelian keseluruhan yang di minta sesuai periode. Laporan Realisasi Pembelian No BPB Tanggal Supplier Nama Barang Jumlah Unit Harga Jumlah Netto Jumlah Total Rp... CETAK Gambar 4.10 : Desain Laporan Realisasi Pembelian 4.5.2 Desain Tampilan Web Operation Manual Pada saat sistem dibuka, masukan alamat localhost/persediaan/login.php akan muncul tampilan Login. Masukkan username, password, level user.. Ada 2 aktor yang masing-masing memiliki hak akses tersendiri, meliputi Logistik dan Sizing. Level User Username Password Logistik (Level Satu) Logistik Logistik Sizing (Level Dua) Sizing Sizing Gambar 4.11 : Tampilan Login

33 Jika berhasil Login, maka akan menampilkan Halaman Utama setiap aktor. Gambar 4.12 : Halaman Utama Logistik Gambar 4.13 : Halaman Utama Sizing Langkah pertama Sizing membuka form Permintaan Barang dan mengisi, di dalam kolom keterangan di isi Nota Permintaan kemudian Tambah, akan muncul di daftar Permintaan Barang kemudian klik Save seperti di bawah ini : Gambar 4.14 : Form Permintaan Barang Sizing

34 Contoh dengan menginput (Bahan Kanji v7 berjumlah 1), kemudian data yang disimpan akan berada di form Data Permintaan Barang Sizing dan di form Data Permintaan Barang Logistik seperti ini : Gambar 4.15 : Data Permintaan Barang Sizing Buka tab aktor Logistik pada Data Permintaan Barang untuk memproses PO. Klik Proses PO seperti diatas, kemudian muncul form proses PO seperti ini : Gambar 4.16 : Form Proses Purchase Order

35 Mengecek semua yang terisi di form diatas jika sesuai klik Tambah. Kemudian akan menampilkan Data Purchase Order seperti di bawah ini, jika ingin mencetak klik Cetak Gambar 4.17 : Data Purchase Order Logistik Data Nota Permintaan Barang sudah menjadi Purchase Order. Kembali ke tab bagian Sizing. Buka di Data Permintaan Barang, pada keterangan di data permintaan barang, jika sudah diproses menjadi Purchase Order dikolom keterangan yang awalnya Nota Permintaan akan berubah menjadi Sudah di proses seperti di bawah ini. Gambar 4.18 : Data Permintaan Barang Sizing Sudah diproses Menandakan jika Permintaan Barang sudah diproses.

36 Langkah selanjutnya Sizing membuat Bon Penerimaan Barang (BPB) berdasarkan Purchase Order tidak mencantumkan harga. Klik Form BPB muncul data PO. Klik Proses BPB akan muncul seperti ini Gambar 4.19 : Form Input BPB Sizing Ini merupakan Form Input BPB, kemudian klik Save Changes. Data BPB yang dibuat Sizing bisa di cetak seperti ini dengan klik Cetak Gambar 4.20 : Data BPB Sizing

37 Data BPB yang berhasil di input Sizing akan muncul di Logistik pada Form BPB. Kemudian klik Proses BPB untuk melanjutkan proses input harga pembelian pada Bon Penerimaan Barang. Gambar 4.21 : Form Proses BPB Logistik Pada form ini harga dimasukkan oleh bagian Logistik, karena yang berwenang mengetahui dan mengisi harga sebuah barang yang dibeli adalah bagian logistik. Setelah input harga sudah selesai, jangan lupa koreksi karena harga sudah tidak bisa diubah setelah disimpan. Setelah semua dicek kebenarannya kemudian klik Save Changes maka data BPB akan tersimpan.

38 Berdasarkan BPB yang sudah di input harga kemudian membuat Laporan Realisasi pembelian setiap bulan, seperti ini dengan memasukan bulan dan tahun kemudian klik Cari. Akan menampilkan pencarian Laporan Realisasi Pembelian perbulan seperti ini. Gambar 4.22 : Data Laporan Realisasi Pembelian Jika di klik Cetak akan menampilkan seperti ini. Gambar 4.23 : Laporan Realisasi Pembelian

39 4.5.3 Use Case Diagram USE CASE DIAGRAM LOGIN <<include>> Mengelola Data Permintaan Barang Tambah Lihat <<include>> SIZING Mengelola Bon Penerimaan Barang Tambah Mengelola Purchase Order Lihat <<include>> <<include>> Mengelola Laporan Realisai Pembelian Proses Lihat Cetak LOGIN <<include>> Mengelola Data Barang Lihat <<include>> Tambah LOGISTIK Edit Hapus Mengelola Data Supplier Lihat Tambah Edit Hapus Gambar 4.24 : Use Case Diagram Terdapat 2 aktor yaitu Sizing dan Logistik.Sizing dapat mengelola data Permintaan Barang dan mengelola Bon Penerimaan Barang.Logistik dapat mengelola Purchase Order, mengelola Laporan Realisasi Pembelian, mengelola Data Barang, dan mengelola Data Supplier.

40 4.5.4 Activity Diagram SIZING LOGISTIK Menginput Permintaan Barang Menyimpan Data Permintaan Barang Melihat Data Permintaan Barang Mengetahui Proses Purchase Order Memproses Purchase Order Mengelola Bon Penerimaan Barang Mengelola Laporan Raelisasi Pembelian Cetak Laporan Realisasi Pembelian Gambar 4.25 : Activity Diagram Dari gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Aktivitas dimulai dari Sizing, sizing menginput data Permintaan Barang kemudian menyimpan data Permintaan Barang. 2. Logistis melihat data Permintaan Barang kemudian memproses menjadi Purchase Order. 3. Sizing dapat mengetahui Proses Purchase Order, kemudian mengelola Bon Penerimaan Barang. 4. Logistik menerima Bon Penerimaan Barang, berdasarkan data tersebut kemudian memproses menjadi Laporan Realisasi Pembelian. 5. Laporan Realisasi Pembelian yang sudah jadi di cetak Logistik.

41 4.5.5 Sequence Diagram SEQUENCE DIAGRAM PEMBELIAN BAHAN PEMBANTU LANGSUNG BAHAN KANJI LOGIN LOGOUT PERMINTAAN BARANG PURCHASE ORDER BON PENERIMAAN BARANG LAPORAN REALISASI PEMBELIAN DAFTAR BARANG DAFTAR SUPPLIER SIZING LOGISTIK Mengisi Username, password, dan Level User Mengisi Username, password, dan Level User Mengisi Form Permintaan Barang Memproses Data Permintaan Barang Membuat Purchase Order Keterangan data permintaan barang Membuat Bon Penerimaan Barang Menerima data Bon Penerimaan Barang Membuat Laporan Realisasi Pembelian Mengelola Daftar Barang Mengelola Daftar Supplier Gambar 4.26 : Sequence Diagram Sizing dan Logistik melakukan login dengan memasukan username, password, dan level user. Setelah masuk di halaman awal setiap user. Langkah pertama Sizing mengisi form Permintaan Barang, kemudian Logistik memproses Data Permintaan Barang. Berdasarkan data permintaan barang Logistik membuat Purchase Order, Sizing mengetahui keterangan data permintaan sudah diproses kemudian Sizing membuat Bon Penerimaan Barang kemudian dikirim ke Logistik. Logistik menerima Bon Penerimaan Barang kemudian membuat Laporan Realisasi Pembelian.Selain itu Logistik bisa mengelola data barang dan data supplier.

42 4.5.6 Desain Database Tabel 4.2 : Tabel User Nama tabel : users Field Type Panjang id int 11 username varchar 32 password varchar 32 nama varchar 50 bagian varchar 25 level int 11 Tabel 4.3 : Tabel Barang Nama tabel : tblbarang Field Type Panjang id_barang varchar 9 nama_barang varchar 55 jenis varchar 50 satuan varchar 25 Tabel 4.4 : Tabel Permintaan Nama tabel : tblpermintaan Field Type Panjang no_permintaan varchar 25 id_barang varchar 9 catalog varchar 25 jumlah varchar 11 satuan varchar 25 keterangan varchar 50 Tabel 4.5 : Tabel BPB Nama tabel : tblbpb Field Type Panjang no_bpb varchar 15 tanggal date id_supplier varchar 30 kode_barang varchar 25 jumlah int 11 unit varchar 25 harga int 11 netto int 11

43 Tabel 4.6 : Tabel Transaksi Nama tabel : tbltransaksi Field Type Panjang id_transaksi varchar 11 no_po varchar 30 klasifikasi varchar 25 no_permintaan varchar 25 id_barang varchar 9 tgl_po date tgl_pesanan date satuan varchar 15 jumlah int 11 Tabel 4.7 : Tabel Detail Permintaan Nama tabel : detailpermintaan Field Type Panjang no_permintaan varchar 25 tanggal Date status varchar 15 Tabel 4.8 : Tabel Detail BPB Nama tabel :detail_bpb Field Type Panjang no_bpb varchar 11 tanggal date status varchar 15 Tabel 4.9 : Tabel Detail Transaksi Nama tabel : detailtransaksi Field Type Panjang id_trasaksi varchar 11 tanggal date id_supplier varchar 50 status varhcar 15 Tabel 4.10 : Tabel Supplier Nama tabel :tblsupplier Field Type Panjang id_supplier varchar 6 nama_supplier varchar 35 alamat varchar 100 telepon varchar 13