ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE PART PADA BENGKEL PERDANA MOTOR JAKARTA SELATAN Naskah Publikasi diajukan oleh Muhammad Romdhoni Mulyana 08.12.3376 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM FOR SALE SPARE PART IN JAKARTA SOUTH AT WORKSHOP PERDANA MOTOR ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SPARE PART PADA BENGKEL PERDANA MOTOR JAKARTA SELATAN Muhammad Romdhoni Mulyana Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In the era of globalization increasingly requires the availability of public convenience in all areas which capable of supporting in the several of business fields. To support the advancement of it all, really necessary exchange of information or communication that is faster and easier. Perdana Motor Workshop is one of the companies dealing in motorcycle spare parts. Manual system in Perdana Motor Workshop causing the service to customers is very disturbing, the use of manual systems in the several parts like, inventory, merchandising, and its report is still done manually so that the lack of common like, loss of data causing to finding the document takes a long time. The transaction information system sales in the Prime Motor Workshop created using Visual Basic 6.0 software using SQL Server 2000 database Keywords: Information system, Report the sale of goods, Goods data.
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Di era globalisasi sekarang ini masyarakat semakin menuntut tersedianya kemudahan-kemudahan di segala bidang yang mampu menunjang berbagai bidang usaha. Untuk mendukung kemajuan itu semua, sangat diperlukan suatu pertukaran informasi atau komunikasi yang lebih cepat, kapan saja dan di manapun mereka berada. Bengkel Perdana Motor adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan masyarakat. Dengan terus berkembangnya perusahaan ini, mendorong pihak perusahaan untuk melakukan perbaikan di segala aspek dan salah satu wujud perbaikan tersebut adalah dengan menggunakan sistem komputerisasi di beberapa bagian persediaan Spare part, penjualan Spare part, dan laporannya masih dilakukan secara manual. Sehingga sering ditemukan kekurangan-kekurangannya seperti mengelola data persediaan dan data penjualan Sparepart dan yang masih memakai waktu yang lama, untuk itu sistem komputerisasi sangat dibutuhkan. Berdasarkan hasil analisa dan desain sistem informasi dengan perancangan sebuah aplikasi menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic sebagai usulan untuk menggantikan sistem yang lama sehingga dapat mengatasi kelemahan-kelemahan yang akan ditemukan dari data sebelumnya. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi ini diperlukan karyawan yang mengerti dasar-dasar komputer dalam mengoperasikan komputer tersebut. Dengan hal tersebut diatas yang melatarbelakangi untuk mengajukan judul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Spare Part Pada Bengkel Perdana Motor Jakarta Selatan". Sehingga diharapkan dengan adanya sistem yang baru ini keefektifan dan keefisienan waktu dan tenaga akan tercapai dan pelayanannya akan lebih baik lagi. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem Menurut Davis (1995, h. 68) sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berinteraksi dan beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran dan tujuan. Dengan menggunakan dasar-dasar teori yang diambil dari literatur tentang pengolahan data. Secara garis besar sistem didefinisikan menjadi dua kelompok,
kelompok pertama lebih menekan pada pendekatan prosedur-prosedur, kelompok kedua lebih menekankan pada pendekatan elemen atau komponen. 2.1.1 Definisi Sistem Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Penegrtian system menurut Gordon B. Davis menyatakan, bahwa : Sistem adalah terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. (Davis, 1995 : 68) Dari definisi diatas maka dapat diketahui manfaat sistem yaitu untuk menyatukan atau mengintegrasikan semua unsur yang ada dalam suatu ruang lingkup, dimana komponen komponen tersebut tidak dapat berdiri sendiri. Komponen atau subsistem harus saling berintegrasi dan saling berhubungan untuk membentuk satu kesatuan sehingga sasaran dan tujuan dari sistem tersebut dapat tercapai. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari komponen atau elemen elemen merupakan definisi yang lebih luas dibandingkan dengan pendekatan sistem yang prosedural. (Sutabri Tata 2004: 10) 2.1.2 Karakteristik Sistem Sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu : (Jogianto.Hm, 1990 : 3-6) 1. Komponen Sistem Sebuah sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem biasanya berupa subsistem-subsistem. 2. Batasan Sistem Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lain. 3. Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar sistem adalah apapun di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4. Penghubung Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antar satu sistem dengan sistem yang lain. 5. Masukan Sistem Masukan sistem adalah bagian yang berfungsi untuk menerima data masukan, dalam pemasukan data ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu : a. Jenis data yang dimasukan. b. Dari mana data dimasukan. c. Frekuensi data pemasukan d. Pengolah Sistem Proses tidak lepas dari input, proses sendiri berfungsi sebagai pengolahan terhadap input sehingga menjadi informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakai. 6. Keluaran Sistem Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diproses yang kemudian menjadi keluaran. 7. Sasaran Sistem Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuannya 2.2 Konsep Dasar Informasi Menurut McLeod (1998, h. 15), informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Menurut Jogiyanto (2005, h. 8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sedangkan menurut Davis (1995, h. 28), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. 2.2.1 Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah dan diproses melalui suatu model menjadi suatu input dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tidakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data itu kemudian ditanggkap dan dianggap sebagai input kembali, kemudian diproses melalui suatu model dan seterusnya membentuk siklus informasi. 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut :
Penguraian dari suatu sistem informasi utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapakan sehingga dapat diusulkan perbaikan. 3.2 Analisis PIECES Tahapan mengidentifikasi dan mengklarifikasi masalah menggunakan PIECES adalah sebagai berikut : 1. Analisi Kinerja (Performance) Throughput : Sistem manual berpotensi menimbulkan kesalahan Response time : Proses pencatatan data memerlukan waktu 10 menit untuk setiap proses 2. Analisis Informasi (Information) Tepat waktu : Informasi yang disajikan bersifat kurang tepat waktu karena terjadi keterlambatan atau salah pencatatan Akurat : Informasi tentang data spare part, data penjualan dan pembelian spare part yang disajikan dapat menjadi kurang akurat karena terjadi kesalahan Relevan : Informasi yang dihasilkan kurang sesuai dengan keinginan dari pihak yang membutuhkan informasi karena terjadi kesalahan penulisan 3. Analisis Ekonomi (Economic) Biaya : Penggunaan kertas dan alat tulis membutuhkan biaya yang tidak sedikit dan Biaya operasional meningkat karena pengolahan data transaksi masih dilakukan secara manual 4. Analisis Pengendalian (Control) Hak akses : Sistem dapat diakses siapa saja karena keamanan tidak terjamin 5. Analisis Efisiensi (Efficiency)
Sumber daya yang digunakan : Suber daya yang digunakan lebih banyak karena masih melaukan dokumentasi manual yaitu terjadi pemborosan waktu, personildan peralatan berupa kertas, terlebih jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan. 6. Analisis Pelayanan (Services) Pelayanan : Pelayanan penjualan yang membutuhkan waktu lama (5 menit untuk setiap pelayanan) dan Pelayanan informasi membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga pelayanan yang diberikan kurang memuaskan. 4. IMPLEMENTASI SISTEM 4.1 Pengertian Implementasi Tahap implementasi merupakan tahap meletakkan sistem supaya sistem tersebut siap untuk dioperasikan. Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah langkah berikut ini : 4.1.1 Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dalam tahap implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan implementasi juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk jadwal waktu yang berfungsi sebagai pengendalian terhadap waktu implementasi. 4.1.2 Pelaksanaan Kegiatan Implementasi Proses pembuatan dari aplikasi yang akan diuji adalah langkah yang harus dilakukan terlebih dahulu sebelum melaksanakan kegiatan implementasi. Langkah pembuatan aplikasi tersebut dimulai dari pengetikan program hingga uji coba terhadap kesalahan kesalahan yang mungkin terjadi sebelum memasuki sistem. Adapun bentuk kegiatan yang dilakukan dalam tahapan implementasi adalah sebagai berikut : Pemrograman dan pengujian program, pengujian sistem, intalasi hardware dan software, pemilihan dan pelatihan personil, konversi system dan pemeliharaan.
5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan perancangan yang dikerjakan dan mengacu pada rumusan masalah yang ada yaitu bagaimana merancang sistem informasi penjualan dan apakah dengan perancangan sistem informasi persediaan dan penjualan spare part di Bengkel Perdana Motor dapat memberikan informasi yang cepat dan akurat. Sedangkan pengguna sistem baru dengan berbasis computer khususnya dengan software aplikasi Visual Basic 6.0, diharapkan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat antara lain: 1. Dapat menyajikan informasi secara efektif, akurat dan relevan 2. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang kali 3. Dapat mengedit data dengan cepat dan mudah 4. Meningkatkan kinerja petugas bengkel Perdana Motor dalam melayani penjualan spare part dan dalam menyelesaikan tugas tugasnya 5. Dapat menghasilkan laporan dengan lengkap dan cepat 6. Dapat mempersingkat waktu untuk pencarian, pencatatan dan pemasukan data. 5.2 Saran Ada beberapa saran yang dapat diberikan berhubungan dengan sistem yang dibuat : 1. Dengan adanya sistem informasi penjualan yang bersifat komputerisasi diharapkan kontrol terhadap kegiatan penjualan dan pembelian dilakukan sesuai prosedur yang ada. 2. Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menyelesaikan permasalahan penjualan spare part di Bengkel Perdana Motor dalam hal transaksi penjualan dan pembelian barang. 3. Untuk tahap selanjutnya sistem aplikasi bisa dikembangkan sesuai kebutuhan lebih lanjut.
DAFTAR PUSTAKA Jugiyanto,H.M. 1990. Analisis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis Fatta, A.H. 2007 Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern. Yogyakarata : Penerbit Andi Offset. Kusrini M. Kom dan Koniyo, Andri. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Penerbit CV. Andi Offset. Sunyoto.Andi.Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Micsrosoft SQL Server. Yogyakarta :Penerbit CV. Andi Offset.