PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BENGKEL MOBIL PALAPA MEDAN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Desi Sebayang 07.11.1690 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BENGKEL MOBIL PALAPA MEDAN Desi Sebayang, Heri Sismoro, Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : desi.s@students.amikom.ac.id 1), herisismoro@amikom.ac.id 2) Designing of Information System Car Repair Shop Palapa Medan Abstract In this era of sophisticated technology, Car Repair Palapa Medan needs to rearrange a good management in every field. In the process of serving the customers who came to fix their car or take, Car Repair Palapa Medan experienced constraints in conducting a transaction. Among them are customer data collection and payment of a transaction that was carried out using these records in a book that may cause the transaction process hampered. Car Repair Palapa Medan want any information required by the customer which can be accessed fast and accurately. This system uses the designed aid tools system such as a chart, diagram, and data of flow diagram, while the databased design uses the aid tools such as entity relational diagram, normalization, and relational table. Software used is netbeans 6.0 and Microsoft access to build the database. The system is able to display the required information such as customer data, type of car and payment details. Keywords Customer Data, Type of Car, Payment Detail. 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Pada era bisnis saat ini, persaingan dalam dunia bisnis semakin bertambah ketat. Memulai bisnis bagi kebanyakan orang bukanlah hal yang mudah, banyak pertimbangan di sana sini sehingga tidak jarang membuat orang batal memulai bisnis. Persaingan yang semakin ketat ini menuntut para pelaku bisnis untuk mampu memaksimalkan kinerja perusahaannya agar dapat bersaing di pasaran. Persaingan yang semakin luas menyebabkan harus adanya strategi pemasaran yang dapat membuat usahanya tetap berkembang. Supaya berhasil, perusahaan harus melakukan tugasnya melebihi pesaing dalam memuaskan konsumen. Maka, strategi pemasaran harus disesuaikan menurut kebutuhan konsumen maupun kebutuhan strategi pesaing. Salah satu bisnis atau usaha yang juga merasakan ketatnya persaingan saat ini adalah bisnis bengkel perawatan dan perbaikan mobil. Persaingan yang semakin ketat tersebut ditandai dengan makin banyaknya bengkel-bengkel bermunculan di kota Medan. Pelayanan dan promosi yang ditawarkan pun beraneka macam, dengan begitu akan menjadi ciri dan keunggulan tersendiri bagi setiap bengkel. Hal tersebut menuntut pihak pemilik atau pengelola bengkel untuk menciptakan strategi agar mampu bersaing dan unggul dibanding bengkel-bengkel kompetitornya. Demikian juga halnya di Bengkel Mobil Palapa Medan, dimana sebagai salah satu bengkel yang ada di kota Medan, juga memiliki strategi dan keunggulan yang berbeda dibanding pesaing yang ada. Dengan demikian meningkatnya persaingan yang ada, perusahaan harus mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan pelanggannya agar dapat melakukan perbaikan dan inovasi yang diharapkan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan setelah melakukan transaksi di Bengkel Mobil Palapa Medan. Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, maka di buat penelitian dengan judul: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BENGKEL MOBIL PALAPA MEDAN. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan masalah yang terkandung dalam latar belakang diatas maka dapat teridentifikasi masalah yaitu Bagaimana cara mengatasi pencarian data pelanggan dan transaksi pembayaran pada Bengkel Mobil Palapa Medan yang sekarang memakan waktu lama supaya lebih efektif dan tepat waktu? 1.3 Tujuan a) Untuk memperbaiki sistem manual yang ada menjadi sistem terkomputerisasi agar lebih baik. b) Membuat sistem informasi bengkel mobil yang mampu memenuhi kebutuhan. c) Sebagai salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan menyelesaikan pendidikan di STMIK AMIKOM YOGYAKARTA dan mendapat gelar sarjana (SI). 1.4 Metodelogi a) Wawancara (interview) Metode ini diterapkan dengan cara melakukan komunikasi langsung dengan responden atau pihak yang bertanggung jawab mengenai masalah yang diteliti, yaitu pemilik Bengkel Mobil Palapa Medan. 1
b) Pengamatan (observation) Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan observasi atau penelitian langsung pada obyek penelitian. c) Perpustakaan (library) Metode pengumpulan data dengan mempelajari buku-buku atau literatur-literatur yang telah ada sebagai referensi dan bahan pembanding. d) Jelajah jejaring (browsing) Pengambilan data berupa title dan image dalam bentuk format.*html,*pdf dan jpg melalui pencarian ( browsing) dari situs-situs yang berkaitan langsung dengan permasalahan dalam penelitian ini. 2.2.3 Analisis Kelayakan Sistem a. Kelayakan teknis b. Kelayakan operasional c. Kelayakan ekonomi d. Kelayakan hukum 2.3 Perancangan Sistem 2.3.1 Flowchart 1.5 Tinjauan Pustaka Maksimilianus dari STMIK AMIKOM Yogyakarta (2010) pada penelitiannya yang berjudul PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO RAMBO KOMPUTER YOGYAKARTA. Dalam penelitiannya menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan databasenya menggunakan SQL Server 2000. Pada programnya maksimilianus tidak menggunakan crystal report dalam pembuatan laporannya. 2. Pembahasan 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995). Mc Leod (1995). 2.3.2 Diagram Konteks Gambar 2.1 Flowchart Gambar 2.2 Diagram Konteks 2.2 Konsep Dasar Analisis Sistem 2.2.1 Analisis PIECES 1. Analisis Kinerja (Perfomance) 2. Analisis Informasi (Information) 3. Analisis Ekonomi (Economy) 4. Analisis Keamanan (Security) 5. Analisis Efisiensi (Eficiency) 6. Analisis Pelayanan (Service) 2.3.3 DFD Level 1 2.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem 1. Kebutuhan Fungsional (functional requirement) 2. Kebutuhan Non Fungsional ( nonfunctional requirements) Gambar 2.3 DFD Level 1 2
2.3.4 DFD Level 2 Proses 1 2.3.7 DFD Level 2 Proses 4 Gambar 2.4 DFD Level 2 Proses 1 2.3.5 DFD Level 2 Proses 2 Gambar 2.7 DFD Level 2 Proses 4 2.3.8 DFD Level 2 Proses 5 Gambar 2.5 DFD Level 2 Proses 2 2.3.6 DFD Level 2 Proses 3 Gambar 2.8 DFD Level 2 Proses 5 2.3.9 DFD Level 2 Proses 6 Gambar 2.9 DFD Level 2 Proses 6 Gambar 2.6 DFD Level 2 Proses 3 3
2.4 Perancangan Database 2.4.1 Relasi Antar Tabel Menu login merupakan menu untuk memberikan hak akses penggunaan aplikasi. Hak akses dari menu login yang dimiliki admin atau operator. Untuk dapat mengakses aplikasi admin harus mengisikan ID dan Password. Apabila admin salah dalam mengisi id atau password, maka sistem akan menampilkan pesan seperti pada gambar dibawah ini: Gambar 2.10 Relasi Antar Tabel Gambar 2.12 Kesalahan Id atau Password 2.6 Pembahasan Listing Program Implementasi yang telah dibahas sebelumnya menunjukkan tidak adanya kesalahan kode program yang ditemukan. Program berjalan lancar disertai validasi-validasi yang memudahkan pengguna untuk menjalankan program, seperti peringatan jika data belum lengkap, penyimpanan berhasil, dan peringatan jika akan dilakukan penghapusan data. 2.7 Manual Program Manual program digunakan sebagai panduan bagi admin atau operator dalam mengoperasikan program aplikasi. Pada bagian program manual tersebut terdapat menu utama. Berikut ini petunjuk menjalankan aplikasi bengkel mobil palapa medan. b. Form Menu Utama Menu utama akan muncul apabila admin atau operator menginputkan id atau password yang benar. Menu utama dalam aplikasi ini memiliki beberapa menu, yaitu : 1. Akses, yang isinya terdiri dari menu logout atau menu keluar dari sistem. 2. Master Data, yaitu terdiri dari sub menu pegawai, pelanggan, servis kendaraan, transaksi, dan pengambilan kendaraan. 3. Laporan, yaitu terdiri dari sub menu pegawai, pelanggan, servis, transaksi, dan pengambilan kendaraan. 4. Pengaturan, yaitu terdiri sub menu ganti password. a. Form Login Pada saat pertama kali program di jalankan akan muncul login, yaitu menu untuk memberikan hak akses pengguna aplikasi. Gambar 2.13 Form Menu Utama Gambar 2.11 Form Login c. Form Pegawai Form ini digunakan untuk menginputkan dan mencari data pegawai. Dalam form pegawai ini terdapat empat tombol yang fungsinya sebagai berikut : 4
1. Tombol Simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinputkan dalam form pegawai. data pegawai yang akan diinput. pegawai yang telah disimpan. e. Servis Kendaraan Form ini digunakan untuk menginput dan mencari data servis kendaraan. Dalam form servis kendaraan ini terdapat empat tombol yang fungsinya sebagai berikut : 1. Tombol Simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinputkan dalam form servis kendaraan. data servis kendaraan yang akan diinput. servis kendaraan yang telah disimpan. Gambar 2.14 Form Pegawai d. Form Pelanggan Form ini digunakan untuk menginput dan mencari data pelanggan. Dalam form pelanggan ini terdapat empat tombol yang fungsinya sebagai berikut : 1. Tombol Simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinputkan dalam form pelanggan. data pelanggan yang akan diinput. pelanggan yang telah disimpan. f. Form Transaksi Gambar 2.16 Form Servis Kendaraan Form ini digunakan untuk menginput keseluruhan total biaya transaksi. Dalam form transaksi ini terdapat empat tombol yang fungsinya sebagai berikut : 1. Tombol Simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinputkan dalam form transaksi. data jumlah total biaya transaksi yang akan diinput. transaksi yang telah disimpan. Gambar 2.15 Form pelanggan Gambar 2.17 Form Transaksi 5
g. Form Pengambilan Form ini digunakan untuk menginput data pengambilan kendaraan. Dalam form pengambilan kendaraan ini terdapat empat tombol yang fungsinya sebagai berikut : 1. Tombol Simpan, berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinputkan dalam form pengambilan data. data pengambilan kendaraan yang akan diinput. pengambilan kendaraan yang telah disimpan. 3. Kesimpulan Gambar 2.18 Form Pengambilan Dari uraian, penjelasan dan pembahasan materi pada bab-bab sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan Bengkel Mobil Palapa maka penulis mengambil kesimpulan bahwa: Pengolahan data yang masih manual selama ini mengakibatkan pelayanan informasi mengenai Bengkel Mobil Palapa tidak efektif. Misalnya saja pencatatan dan pencarian data yang membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Oleh karena itu sistem manual perlu dikembangkan menjadi sistem baru yang terkomputerisasi karena dapat memberikan kemudahan bagi pengelola bengkel. Berikut adalah kelebihan dan kemudahan yang didapatkan: 1. Sistem mampu mempercepat proses transaksi pembayaran dan pengambilan serta sistem dapat dengan cepat mencatat laporan yang ada, dengan adanya sistem informasi bengkel mobil palapa yang terkomputerisasi dengan cukup baik. 2. Sistem mampu melakukan proses pencarian data pegawai, pelanggan dan pengambilan kendaraan dengan lebih cepat dan akurat dengan adanya menu pencarian dalam sistem. 3. Sistem mempermudah admin dan pegawai dalam melakukan pencatatan data servis kendaraan dan 3.1 Saran mempercepat dalam memberikan laporan data servis kendaraan maupun data transaksi. Berdasarkan analisis dari kesimpulan diatas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak Bengkel Mobil Palapa dalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja pegawai, penulis mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan guna meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja adalah sebagai berikut: 1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi yang dapat mengelola dan menyajikan data lebih efektif dan efisien. 2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penulis usulkan. Sistem tersebut dapat digunakan untuk proses pengolahan data. 3. Jika sistem yang penyusun usulkan ingin digunakan oleh pihak Bengkel Mobil Palapa, maka perlu diadakan pelatihan personil untuk menangani pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator program agar proses penginputan data dapat berjalan. 4. Bengkel Mobil Palapa Medan dapat memperbaiki kinerjanya dalam mengembangkan usaha servis kendaraan mobil ini agar konsumen merasa puas dengan pelanyanannya. Dalam pembuatan aplikasi ini penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi dikarenakan keterbatasan penulis, untuk itu saran dan kritik sangat penulis harapkan. Dengan mempertimbangkan saran tersebut diatas, diharapkan sistem yang diusulkan dapat diterapkan serta bermanfaat bagi Bengkel Mobil Palapa Medan. Daftar Pustaka [1] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. [2] Fathansyah. 2012. Basis Data (edisi revisi). Bandung: Informatika. [3] Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. [4] Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. [5] Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media. [6] Muhammad, S. 2012. Aplikasi SMS dengan Visual Basic 6.0 & Visual Basic 2010. Palembang: Maxikom. 6
[7] Sunyoto, A. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset. [8] Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. [9] Gordon B, Davis. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Pusaka Binaman Pressindo. Biodata Penulis Desi Sebayang, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Saat ini menjadi Staf Administrasi di Bengkel Motor KD-KD di Medan. Heri Sismoro, M.Kom, memperoleh gelar Sarjana Ilmu Komputer (S.Kom), Jurusan Ilmu Komputer Universitas Gajah Mada Yogyakarta, lulus tahun 2000. Memperoleh gelar Master of Computer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Ilmu Komputer Universitas Gajah Mada Yogyakarta, lulus tahun 2007. Saat ini menjadi Dosen Tetap di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 7