Manual Prosedur Pengadaan Barang Klinik Hewan Pendidikan Klinik Hewan Pendidikan Program Kedokteran Hewan Universitas Brawijaya 2012 1
Manual Prosedur Pengadaan Barang Klinik Hewan Pendidikan Program Kedokteran Hewan Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 01300 05171 Revisi : 0 Tanggal : Agustus 2012 Diajukan oleh : Ketua GJM Prof. Dr. Aulanni am, drh., DES Dikendalikan oleh : Wabid. Akademik Disetujui oleh : Ketua Program Prof. Dr. Aulanni am, drh., DES Prof. Dr. Pratiwi Trisunuwati, drh., MS 2
Manual Prosedur Pengadaan Barang A. Tujuan: Menetapkan suatu prosedur pengadaan barang di Klinik Hewan Pendidikan Program Kedokteran Hewan Universitas Brawijaya. B. Ruang Lingkup: Prosedur ini diterapkan untuk Koordinator Klinik Hewan, dokter jaga, tenaga teknis, administrasi dan keuangan yang terlibat dalam pengadaan di Klinik Hewan PKH UB. C. Definisi dan Pihak-Pihak yang Terkait: 1. Pengadaan Barang adalah kegiatan perencanaan manajemen alat & bahan kesehatan habis pakai serta alat kesehatan tidak habis pakai. 2. Bagian Pengadaan barang adalah bagian dari Klinik Hewan sebagai pelaksana teknis yang bertugas mencatat dan inventarisasi stok barang berupa : alat & bahan kesehatan habis pakai serta alat kesehatan tidak habis pakai 3. Koordinator Klinik Hewan Pendidikan adalah seseorang yang bertugas mengkoordinir pelaksanaan serta melakukan evaluasi kegiatan pelayanan medis serta non medis terhadap hewan, mengembangkan kualitas dan ragam pelayanan di klinik hewan seperti house call dan rawat inap, mengembangkan peran klinik hewan sebagai sarana pendidikan, penelitian serta pengabdian masyarakat di bidang kesehatan hewan 4. Dokter Jaga adalah dokter hewan yang membutuhkan alat dan bahan kesehatan habis pakai dan alat kesehatan tidak habis pakai untuk menunjang pelayanan jasa medik veteriner. 5. Tenaga Teknis Pengadaan Barang adalah seseorang yang bertugas untuk melaksanakan urusan pencatatan stok, inventarisasi dan pengajuan barang 6. Pengajuan permohonan penambahan stok barang berupa bahan habis pakai dilakukan sebelum persediaannya habis atau pengajuan penambahan peralatan baru yang baru dalam membantu tindakan medik veteriner atas usulan dokter jaga. 7. Administrasi dan Keuangan adalah seorang tenaga fungsional yang bertugas mengurus segala kepentingan, pengarsipan administrasi dan pencatatan keuangan. D. Prosedur: 1. Tenaga Teknis pengadaan barang melakukan pengecekan alat dan bahan kesehatan habis pakai pada lemari stok harian setiap hari dan mengecek persediaannya pada depo farmasi seminggu sekali. Inventarisasi Alat kesehatan tidak habis pakai dilakukan minimal sebulan sekali 3
2. Dokter jaga juga dapat memberikan informasi kepada Tenaga teknis pengadaan tambahan barang yang diperlukan 3. Tenaga Teknis pengadaan barang membuat daftar kebutuhan pengadaan barang atas persetujuan Koordinator Klinik Hewan pendidikan. 4. Koordinator Klinik Hewan pendidikan membuat daftar pengelompokan barang yang dibeli secara mandiri oleh Klinik Hewan dan yang diajukan pada Program Kedokteraan Hewan UB 5. Daftar pengadaan barang secara mandiri oleh Klinik Hewan daftar diserahkan pada tenaga Administrasi dan Keuangan klinik Hewan pendidikan sedangkan daftar pengadaan barang pada Program, diajukan pada Bagian Pengadaan Barang PKH UB 6. Setiap barang yang masuk ke Klinik Hewan Pendidikan diterima dan dicek oleh tenaga teknis pengadaan barang klinik terutama alat kesehatan habis pakai dicek bersama dengan Bagian pengadaan PKH UB. 7. Jika barang yang diterima dalam kondisi baik maka Bagian Pengadaan Barang PKH UB akan melakukan uji fungsi. Jika barang dalam kondisi buruk mengajukan permohonan retur. 8. Tenaga Teknis juga melaporkan pembelian alat kesehatan tidak habis pakai yang dibeli oleh Klinik Hewan secara mandiri kepada Bagian Pengadaan Barang Program Kedokteran Hewan. Mekanismenya sama dengan poin 6 dan 7 9. Pada Pengujian atau kalibrasi alat kesehatan tidak habis pakai, dibantu pengawasannya oleh dokter jaga dengan melibatkan Tenaga Teknis pengadaan barang Klinik Hewan serta Bagian Pengadaan Barang PKH UB 10. Alat kesehatan tidak habis pakai yang telah berhasil diuji berhak mendapatkan surat kelayakan uji fungsi dan nomor inventarisasi dari bagian pengadaan barang PK UB 11. Tenaga teknis pengadaan barang menyimpan dan merapikan kembali stok penerimaan barang 4
E. DIAGRAM ALIR Bagian Pengadaan Barang PKH Mulai Tenaga Teknis Pengadaan Barang Klinik Hewan Pendidikan Mulai Pihak Terkait (Koordinator, Dokter jaga, Tenaga Administrasi & Keuangan) Mulai Kartu stok barang Inventarisasi barang setiap harian, mingguan, bulanan Dokter jaga Menerima barang Daftar inventarisasi Input data pengajuan barang klinik Koordinator Klinik Mengajukan daftar barang yang dibutuhkan a. Pengadaan barang oleh klinik hewan b.pengadaan barang oleh PKH UB Mengecek kondisi barang yg diterima Mengecek kondisi barang yg diterima Pengadaan barang secara mandiri oleh klinik diteruskan pada tenaga admin & keuangan klinik Baik : barang diterima Rusak : barang di retur Surat uji fungsi Melakukan uji fungsi & nomor inventarisasi Alat dg kondisi baik dilaporkan pd bagian pengadaan PKH UB Surat uji fungsi Menyimpan & merapikan stok barang Selesai Selesai Selesai 5
LAMPIRAN 1. KARTU STOK BARANG KARTU STOK BAHAN HABIS PAKAI KLINIK HEWAN PENDIDIKAN PROGRAM KEDOKTERAN HEWAN UB NAMA BARANG : NO TANGGAL STOK AWAL PEMAKAIAN SISA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 6
LAMPIRAN 2. DAFTAR INVENTARISASI ALAT TIDAK HABIS PAKAI Inventarisasi Peralatan yang ada di dalam Klinik Hewan Pendidikan UB : NO NAMA ALAT JUMLAH FUNGSI ALAT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 KONDISI 7
LAMPIRAN 3. KARTU TANDA TERIMA PENERIMAAN BARANG FORM PENERIMAAN BARANG KLINIK HEWAN PENDIDIKAN PROGRAM KEDOKTERAN HEWAN NO JENIS BARANG JUMLAH KONDISI Malang,... Penerima barang, ( ) 8