BAB IV PEMBAHASAN IV. Tahap Tahap Audit Kecurangan IV.1. Perencanaan Audit Pada bab ini akan dijelaskan mengenai pelaksanaan audit kecurangan terhadap fungsi penjualan kredit dan piutang pada PT. Planetama Holiday Tourindo. Dalam melaksanakan audit kecurangan, dilakukan dalam beberapa tahap yang dimulai dengan persiapan dan perencanaan audit. Tahap ini dimaksudkan untuk memperoleh pemahaman atas latar belakang dan informasi umum mengenai objek pemeriksaan. Tahapan yang dilakukan didalam perencanaan audit adalah : Langkah Prosedur 1. Membentuk tim audit untuk memperoleh dan menelaah informasi terkini yang berkaitan dengan komponen audit 2. Melakukan survey pendahuluan 3. Membuat scope audit yang akan dilakukan pada proses audit 4. Melakukan proses penilaian risiko dan memvalidasi prosedur dengan tim 5. Menyerahkan hasil penilaian risiko pada manajemen perusahaan 6. Bertemu dengan Direksi perusahaan 36
IV.2 Tahap Pendahuluan Adapun tahap pendahuluan ini memungkinkan pelaksanaan audit memiliki arah yang jelas. Pada tahap pendahuluan ini penulis dapat mengetahui keadaan perusahaan secara umum. Mengidentifikasi berbagai peristiwa yang dianggap penting dalam kegiatan perusahaan dan juga menentukan hal-hal yang memerlukan perbaikan dan penelaahan lebih lanjut. Informasi umum tentang perusahaan. Terutama kegiatan penjualan dapat diperoleh melalui: 1. Pengamatan secara langsung Pengamatan secara fisik pada PT Planetama Holiday Tourindo bertujuan untuk meninjau seluruh kegiatan penjualan untuk mendapatkan gambaran secara nyata mengenai kegiatan perusahaan khususnya aktivitas penjualan. Sehingga dapat dipelajari indikasi masalah serta menemukan hal-hal yang memerlukan perhatian lebih lanjut. Penulis melakukan pengamatan secara fisik yang terdapat di perusahan dengan meninjau keadaan di sekitar lingkungan perusahaan secara langsung serta mengamati bagian yang diaudit. Adapun temuan dari pengamatan secara fisik pada PT.Planetama Holiday Tourindo antara lain: 1. Retur penjualan tiket pesawat yang dibuat oleh bagian penjualan yang dicatat secara manual dan tidak ada pengawasan mengenai laporan refund yang terjadi. 37
2. Lemahnya pengawasan terhadap faktur penjualan yang terjadi dalam proses penjualan didalam perusahaan serta tidak ada keterangan/konfirmasi lebih lanjut jika customer mengalami pembayaran lebih bayar. 3. Lemahnya pengawasan terhadap kegiatan kasir oleh bagian keuangan menyebabkan lemahnya pengendalian terhadap pencatatan penerimaan piutang. Seharusnya kasir membuat laporan kas baik laporan kas harian maupun bulanan untuk mempertanggungjawabkan uang kas yang ada padanya. 4. Faktur penjualan berserta dokumen pendukungnya yaitu lampiran yang berwarna merah dan kuning tidak dicap lunas oleh kasir setelah menerima pembayaran dari customer. 5. Mudahnya pengambilan kertas invoice / faktur penjualan oleh bagian penjualan tanpa melakukan permohonan sebelumnya. 6. Melakukan penjualan secara tersembunyi oleh bagian penjualan serta melakukan kerja sama dengan kasir dengan menyimpan bukti faktur penjualan tanpa menyerahkan bukti penjualan kepada bagian accounting. 38
Berikut ini adalah bentuk-bentuk fraud scenario yang mungkin terjadi akibat adanya kelemahan-kelemahan dalam sistem pengendalian internal pada siklus pendapatan (revenue cycle) yang telah diidentifikasi di atas : 1. Kemungkinan kecurangan yang dapat terjadi dari kegiatan penjualan adalah penjualan secara tersembunyi disebabkan oleh masih ada pencatatan penjualan yang dilakukan secara manual dan tidak dapat dilacak secara pasti. 2. Kemungkinan kecurangan yang dapat terjadi karena proses retur penjualan / refund tiket tidak diawasi, sehingga jika uang refund telah dikembalikan dari airlines digunakan secara pribadi dan nantinya akan digunakan untuk kepentingan pribadi, sehingga seolah-olah tidak terjadi refund / retur penjualan. 3. Kemungkinan kecurangan yang dapat terjadi faktur penjualan serta dokumen pendukung lainnya dan jumlah nominal yang tercatat tidak sesuai dengan penjualan hanya digunakan sebagai proforma atau penjualan yang fiktif. 4. Kemungkinan kecurangan yang dapat terjadi karena kurangnya pengawasan terhadap kegiatan kasir adalah uang dari hasil penjualan diambil sementara oleh kasir untuk kepentingan pribadi yang nantinya akan diganti kembali, kasir tidak tertib dalam melaksanakan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 39
5. Kemungkian kecurangan yang dapat terjadi faktur penjualan dan dokumen pendukungnya tidak dicap lunas, sehingga kecurangan yang dapat terjadi adalah kasir dapat menggunakan dokumen-dokumen tersebut sebagai piutang perusahaan sehingga mengakibatkan timbulnya piutang tak tertagih. 6. Kecurangan yang dilakukan dalam pengambilan kertas invoice / faktur penjualan secara tersembunyi oleh bagian penjualan karena kurangnya pengawasan terhadap kertas invoice sehingga digunakan oleh kepentingan pribadi dalam pengambilan keuntungan secara tersembunyi. 7. Kecurangan yang dilakukan dalam penjualan secara tersembunyi serta melakukan kerja sama dengan kasir dapat mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian serta piutang dalam perusahaan mengalami penurunan. 2. Menelusuri Data Pendukung Tujuan dilakukannya mendapatkan data tertulis yaitu untuk mendapatkan informasi apakah perusahaan telah menerapkan praktik yang manajemen secara konsisten atau kebijakan perusahaan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Penulis mendapatkan data tertulis yang berhubungan dengan kegiatan penjualan berupa dokumen-dokumen yaitu data tertulis yang dijadikan bahan analisa. Dokumen tersebut akan digunakan dalam pembahasan yang lebih mendalam dalam proses audit. 40
Adapun data tertulis yang akan digunakan sebagai pendukung penulis antara lain : 1. Faktur penjualan. 2. Contoh dokumen yang digunakan dalam aktivitas penjualan. 3. Bukti pencatatan penjualan harian dan penjualan bulanan. 3. Wawancara dengan Manajemen Pada tahap ini penulis melakukan wawancara dengan pihak manajemen dan beberapa karyawan perusahaan Bagian Akuntansi dan Keuangan, Bagian Kasir, dan Bagian Penjualan dengan tujuan untuk lebih memahami kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan dan memperoleh informasi mengenai pelaksanaan kegiatan. Pada tahap ini penulis tidak menemukan temuan yang mengindikasikan adanya penyimpangan prosedur dan kebijakan penjualan. Wawancara ini sifatnya hanya memberikan gambaran sekilas tentang keadaan perusahaan secara umum. Dengan adanya wawancara dengan manajemen maka penulis akan memiliki cukup pengetahuan untuk mengidentifikasi berbagai bidang dan peristiwa yang dianggap penting dan juga untuk menentukan hal-hal apa dan dimana yang memerlukan penyelidikan lebih lanjut. Informasi yang berhasil dikumpulkan pada tahap ini akan dijadikan bahan untuk menyusun suatu rencana atas audit mendalam. 41
IV.3 Program Audit Penulis harus membuat program audit terlebih dahulu sebelum melaksanakan tahap-tahap audit kecurangan dimana program audit harus disusun secara sistematis dan terarah sehingga audit kecurangan dapat berjalan secara efektif. Program audit adalah salah satu bagian penting dalam proses audit, karena didalamnya terdapat berbagai petunjuk mengenai langkah atau tindakan yang harus diambil selama melakukan audit. Program audit merupakan suatu rangkaian yang sistematis dari prosedur-prosedur audit untuk mencapai tujuan audit. Program Audit Kecurangan PT. Planetama Holiday Tourindo berisi hal-hal sebagai berikut antara lain : 1. Objek Audit Pada prosedur penjualan yang menjadi objek audit adalah bagianbagian yang terlibat langsung dengan penjualan yaitu: a. Bagian Penjualan b. Bagian Akuntansi dan Keuangan c. Bagian Kasir 2. Tujuan audit kecurangan pada kegiatan penjualan yaitu : a. Untuk mengidentifikasi jenis kecurangan apa yang terjadi terhadap kegiatan penjualan dan pencatatan piutang didalam perusahaan. 42
b. Untuk mengetahui kapan dan dimana terjadinya kecurangan yang dilakukan terhadap kegiatan penjualan dan pencatatan piutang di perusahaan. c. Untuk mendeteksi bagaimana kecurangan yang dilakukan terhadap kegiatan penjualan dan piutang perusahaan serta siapa yang harus bertanggung jawab terhadap kecurangan tersebut. 3. Ruang lingkup audit kecurangan Ruang lingkup audit kecurangan pada PT. Planetama Holiday Tourindo difokuskan pada aktivitas bagian penjualan meliputi prosedur-prosedur, kebijakan penjualan dan kelengkapan dokumen pendukung. 4. Prosedur Audit Prosedur Audit terhadap Penjualan antara lain : a. Periksa terhadap sistem penjualan yang digunakan b. Periksa terhadap laporan penjualan yang terjadi selama 1 hari c. Tes terhadap customer secara acak dengan apakah faktur penjualan telah sesuai dengan nominal yang terdapat difaktur penjualan. d. Periksa bukti pendukung penjualan yang telah diotorisasi. Prosedur Audit terhadap Piutang antara lain : a. Periksa secara fisik dan bandingkan dengan faktur penjualan dengan laporan penjualan secara harian. b. Minta aging schedule dari pencatatan piutang. c. Periksa terhadap piutang yang sudah ditagih dengan bukti pendukung yang telah dilampirkan. 43
d. Mengevaluasi ulang pemeriksaan agar tidak terjadi salah pencatatan IV.4 Pelaksanaan Audit Prosedur audit yang disetujui dalam perencanaan audit dilaksanakan sebagai berikut : 1. Pelaksanaan I PT. Planetama Holiday Tourindo menggunakan sistem TAS ( Travel Accounting System) yang merupakan suatu program yang digunakan dalam mencatat seluruh transaksi yang terjadi serta pencatatan akuntansi. Faktur yang digunakan memiliki rangkap tiga yaitu warna putih,merah, dan kuning. Warna putih diberikan kepada customer, warna merah untuk bagian penagihan dan warna kuning untuk bagian akuntansi. TASS sendiri memiliki 3 menu penjualan yaitu: 1. Invoice Pada menu Invocie digunakan untuk menerbitkan faktur penjualan tiket domestik atau internasional kepada customer. 2. Hotel Pada menu Hotel digunakan untuk menerbitkan penjualan voucher hotel domestik atau internasional kepada customer. 44
3. Tour Pada menu Tour digunakan untuk merancang serta menerbitkan paket tour domestik atau internasional. 2. Pelaksanaan II Pada pelaksanaan audit yang utama penulis mengamati dari awal proses transaksi yang terjadi, dengan cara melihat kegiatan dari awal proses penjualan sampai dengan penerbitan faktur penjualan. Setelah faktur penjualan diterbitkan terdapat tiga rangkap yang dibagi sesuai masing-masing fungsi nya. 3. Pelaksanaan III Melakukan tes terhadap customer yang ada didalam perusahaan dan bandingkan dengan faktur penjualan yang telah dibuat oleh ticketing, mengamati jumlah nominal yaang terdapat didalam faktur penjualan. 4. Pelaksanaan IV Mengamati kegiatan harian kasir dalam melakukan pencatatan penerimaan piutang dari customer dan mencocokan dengan bukti fisik dari penjualan yang terjadi, serta melihat laporan yang dibuat kasir dengan sistem penjualan. 45
5. Pelaksanaan V Melihat penomoran yang ada dalam faktur penjualan apakah terdapat penggandaan nomor yang digunakan, serta melihat pencatatan yang dilakukan oleh bagian akuntansi. 6. Pelaksanaan VI Mengamati laporan piutang secara satu periode, melihat apakah terdapat piutang yang tak tertagih didalam perusahaan serta membandingkan dengan laporan yang dicatat oleh bagian kasir. 7. Pelaksanaan VII Melihat bukti pendukung yang terdapat didalam faktur penjualan serta melakukan footing dan crossfooting terhadap jumlah yang terdapat didalam faktur penjualan serta yang terdapat didalam sistem penjualan (Laporan Penjualan). 8. Pelaksanaan VIII Mengamati kinerja penjualan secara menyeluruh dan melihat secara seksama perbandingan pendapatan yang terjadi didalam perusahaan pada tahun-tahun sebelumnya. 46
berikut : Prosedur audit untuk menemukan skenario kecurangan dapat dilihat pada tabel Tabel : Fraud Scenario dan Prosedur Audit Fraud Scenario No. Prosedur Audit Scenario 1 Penjualan yang dilakukan secara manual. 1 Periksa apakah bagian penjualan memiliki catatan manual, dan apakah setiap penjualan dicatat pada buku harian tersebut. Retur penjualan / refund penjualan tiket yang tidak diawasi secara rutin. Penjualan yang dilakukan secara fiktif oleh bagian penjualan. 2. Periksa apakah jika terjadi refund telah dibuatkan dokumen retur yang tepat dan dicatat dengan baik. Jika ya, cocokan dokumen tersebut dengan laporan penjualan. 3. Periksa laporan penjualan secara sampling untuk customer yang paling sering membeli tiket, lalu lakukan : a) Periksa dokumen-dokumen pendukung penjualan untuk menentukan apakah telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. b) Periksa apakah jumlah yang dipesan dengan faktur penjualan sesuai. Bila sesuai, apakah nominal yang tercatat sesuai dengan laporan penjualan. c) Jika ada kelebihan pembayaran dari faktur penjualan, identifikasi kelebihan yang diterima dari kelebihan pembayaran tersebut. Scenario 2 Laporan kasir yang tidak diperiksa secara rutin. 1. Periksa terhadap laporan harian kas yang dibuat oleh kasir serta melakukan perbandingan antara uang kas yang dicatatan dengan kas secara fisik. 47
Fraud Scenario No. Prosedur Audit Perbedaan antara perhitungan fisik dengan pencatatan. 2. Periksa apakah bagian keuangan melakukan pemeriksaan kas dan piutang secara fisik dengan rutin. Scenario 3 Dokumen pendukung yang digunakan tidak di cap lunas. Dan ketidak akuratan perhitungan 1. Periksa secara sampling faktur yang telah lunas, dan lakukan : a) Periksa keakuratan perhitungannya b) Cocokan jumlah yang dibayar pada faktur penjualan dengan jumlah rupiah secara fisik. Penggelapan piutang yang dicatat oleh bagian keuangan. 2. Periksa laporan piutang secara sampling, jika terdapat ketidakcocokan, serta periksa aging schedule laporan piutang perusahaan. Tabel : Fraud Scenario dan Prosedur Audit IV.5 Temuan Audit Berdasarkan audit program yang telah disusun dalam tahap review planning, dilakukan pengumpulan bukti bukti dokumentasi yang dapat menunjang prosedur audit yang akan dilaksanakan. Bukti bukti dokumentasi yang dikumpulkan adalah hasil dari pengamatan, wawancara, dan pengolahan sampel dokumen sesuai dengan prosedur audit dalam audit program dituangkan dalam kertas kerja. 48
Dari hasil temuan audit diatas, dapat disimpulkan bahwa elemenelemen dari suatu kecurangan benar-benar ada dalam perusahaan, yaitu : 1. Act, yaitu adanya dominasi bagian penjualan melakukan penjualan secara manual. Bagian penjualan melakukan pencatatan penjualan secara tersembunyi dan dilakukan secara manual, serta melakukan penggandaan faktur penjualan secara fiktif. Selain itu terdapat dominasi kasir terhadap pengelolaan uang kas, karena catatan kasir dan pertanggungjawaban kasir terhadap keberadaan fisik uang kas yang disimpannya, tidak pernah di periksa oleh bagian keuangan. Akibatnya kegiatan kasir tidak terkendali, yaitu dalam hal pelanggaran penerimaan dan pencatatan piutang perusahaan dan pelaporan pencatatan piutang harian dan bulanan. 2. Concealment, yaitu adanya penggelapan dalam penjualan dan pencatatan piutang. Penggelapan tersebut ditandai dengan : 1. Kehilangan faktur penjualan secara acak 2. Terdapat beberapa faktur yang memiliki penomoran secara sama 3. Terdapat piutang tak tertagih yang cukup besar. 49
Berikut merupakan kelemahan-kelemahan yang didapat penulis berdasarkan hasil temuan dari pelaksanaan audit kecurangan terhadap fungsi penjualan dan piutang antara lain sebagai berikut : 1. Perusahaan tidak melakukan pengecekan terhadap status pelanggan yang baru pertama kali transaksi penjualan kredit dengan perusahaan. Perusahaan tidak pernah melakukan pengecekan secara rinci dan detail terhadap status pelanggan baru. Konsumen yang baru pertama kali melakukan transaksi penjualan kredit dengan perusahaan hanya ditanya jawab oleh bagian keuangan secara lisan dan tidak secara formal. Bagian keuangan hanya menanyakan apakah pelanggan memiliki kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Jika sesuai dengan kriteria perusahaan maka, mendapatkan persetujuan kredit dan membuat dokumen-dokumen yang diperlukan dalam transaksi penjualan kredit. Hal ini disebabkan oleh perusahaan tidak ada bagian marketing dalam proses penerimaan pelanggan baru yang akan menjadi customer perusahaan. Perusahaan hanya berfokus pada peningkatan order penjualan dan ingin memiliki customer sebanyak banyaknya tanpa memikirkan konsekuensi yang timbul. Akibatnya terhadap perusahaan adalah bagian keuangan dapat memiliki kesempatan untuk melakukan kerja sama 50
dengan pelanggan untuk mendapatkan keuntungan sendiri, juga dapat menimbulkan resiko terjadinya piutang tak tertagih serta banyaknya pelanggan yang tidak jelas. Sebaiknya perusahaan memiliki bagian marketing dalam melakukan pemasaran perusahaan serta dalam menerima pelanggan baru yang akan menjadi customer bagi perusahaan, juga dapat memperkecil resiko perusahaan mengenai wewenang dan tanggung jawab diperusahaan. 2. Perusahaan tidak melakukan sangsi kepada pelanggan yang terlambat membayar piutang yang telah jatuh tempo. Perusahaan tidak memiliki kebijakan mengenai pemberian sangsi atas keterlambatan pembayaran piutang yang telah jatuh tempo. Dalam beberapa bulan sekali, biasanya perusahaan mengalami pembayaran macet dari pelanggan yang terlambat membayar piutangnya. Seharusnya perusahaan memberikan sangsi kepada pelanggan yang tidak melunasi hutangnya pada saat jatuh tempo, yaitu berupa denda atau bunga atas piutang yang terlambat dibayar. Jadi semakin menunggak pembayaran piutang maka semakin besar pula bunga yang harus dibayar. Hal ini disebabkan oleh perusahaan yang tidak memiliki kebijakan dalam pemberian sangsi terhadap pelanggan yang menunggak dalam melakukan pembayaran. Perusahaan tidak 51
memberikan sangsi terhadap pelanggan dikarenakan perusahaan takut akan kehilangan order penjualan. Akibatnya terhadap perusahaan adalah banyak pelanggan melakukan pembayaran yang melebihi batas waktu yang telah ditetapkan oleh perusahaan, para pelanggan menjadi tidak takut terhadap kebijakan perusahaan. Sebaiknya perusahaan menetapkan kebijakan untuk memberikan sangsi kepada para pelanggan yang terlambat melunasi hutangnya pada saat jatuh tempo, yaitu berupa sangsi denda yang harus dibayar oleh pelanggan yang tidak melunasi hutangnya. 3. Perusahaan tidak mengirimkan surat pernyataan piutang secara periodik kepada pelanggan. Bagian piutang tidak mengirimkan surat pernyatan piutang secara periodik atau secara rutin kepada setiap debiturnya. Sebenarnya, untuk dapat mengecek ketelitian catatan atas piutang perusahaan, secara periodik perusahaan harus membuat dan mengirimkan surat pernyataan piutang kepada setiap pelanggan. Hal ini disebabkan oleh perusahaan tidak mengirimkan surat pernyataan piutang secara periodik kepada pelanggan karena perusahaan beranggapan bahwa data yang dimiliki perusahaan telah mencerminkan saldo piutang yang sebenarnya. 52
Hal ini dapat berakibat terjadinya keterlambatan pembayaran piutang perusahaan, serta pembayaran menjadi menumpuk bahkan tidak dibayarkan piutangnya dan akan mengakibatkan catatan piutang perusahaan dan catatan customer mengalami perbedaan. Sebaiknya perusahaan mengirimkan surat pernyataan mengenai piutang secara rinci kepada setiap customer yang memiliki tagihan piutang yang besar, untuk memperkecil resiko dalam penagihan serta kesalahan jumlah nominal yang ditagih oleh perusahaan. 4. Perusahaan tidak memilki internal auditor. Dalam pelaksanaan kegiatan operasinya, perusahaan tidak memilki departemen internal audit. Seluruh hasil pekerjaan yang dilakukan oleh para staff perusahaan hanya diawasi dan diperiksa oleh bagian akuntansi dan bagian keuangan. Perusahaan lebih baik membentuk departemen internal audit yang merupakan departemen independen yang bertugas untuk memeriksa dan memberi penilaian terhadap seluruh kegiatan dalam perusahaan. Hal ini disebabkan oleh perusahaan tidak membentuk departemen internal audit karena perusahaan telah mempertimbangkan besarnya biaya yang harus dikeluarkan apabila perusahaan membentuk depatemen tersebut, dan 53
perusahaan telah mempercayakan seluruh kegiatan pekerjaan kepada karyawan yang terlibat dalam bagiannya masingmasing. Dengan tidak adanya internal auditor yang independen, maka akan berakibat karyawan akan lebih mudah dapat melakukan kecurangan di dalam perusahaan. Terutama bagian penjualan dan kasir, karena tidak adanya internal auditor yang memeriksa atas kebenaran atas laporan penjualan dan laporan piutang yang dibuat, ada kemungkinan bagian tersebut melakukan kecurangan-kecurangan yang akan menyebabkan kerugian yang akan dialami oleh perusahaan. Sebaiknya perusahaan memiliki internal auditor didalam perusahaan untuk membantu pihak manajemen dalam pembuatan keputusan mengenai kebijakan perusahaan, serta mengawasi jalannya kegiatan perusahaan yang dilakukan oleh manajemen. Auditor internal berfungsi untuk mengawasi kegiatan pencatatan dan pelaporan yang dilakukan oleh bagian akuntansi kepada pihak manajemen. 5. Bagian penagihan tidak mengembalikan faktur yang belum dapat ditagih pada hari yang bersangkutan. Bagian penagihan tidak mengembalikan faktur yang belum tertagih ke bagian piutang pada hari yang sama. Bagian penagihan selalu memegang faktur yang digunakan untuk 54
menagih piutang kepada pelanggan, sampai piutang tersebut dilunasi oleh pelanggan yang bersangkutan. Seharusnya faktur yang digunakan untuk menagih pelanggan, harus dikembalikan oleh bagian penagihan ke bagian piutang pada hari yang bersangkutan, entah faktur itu sudah dapat tertagih atau tidak. Bagian penagihan juga harus menyetorkan seluruh pelunasan piutang pelanggan ke bagian akuntansi pada hari yang sama. Hal ini disebabkan oleh perusahaan ingin memberikan kemudahan kepada bagian penagihan dalam melakukan proses penagihan piutang, sehingga bagian penagihan memiliki otoritas untuk memegang seluruh faktur yang nelum dapat ditagih. Akibatnya bagian penagihan memegang banyak faktur yang belum dapat ditagih. Hal ini menyebabkan bagian penagihan dapat melakukan penyelewengan terhadap uang pelunasan piutang dari pelanggan. Bagian penagihan dapat beralasan bahwa piutangnya belum dapat ditagih atau tidak dapat tertagih dan menggunakan hasil penagihan piutang tersebut untuk kepentingan pribadinya. Sebaiknya bagian akuntansi hanya memberikan sebagian faktur penjualan yang akan ditagih oleh bagian penagihan pada hari bersangkutan. Bagian akuntansi juga mengawasi faktur penjualan yang belum dikembalikan pada sore hari dan 55
meminta kembali serta didata mengenai jumlah tagihan yang diperoleh setiap harinya. Dari hasil analisis terhadap prosedur dan kertas kerja pada siklus pendapatan, serta berdasarkan analisis terhadap bukti-bukti dokumen, pengamatan dan wawancara dengan pihak-pihak terlibat dalam siklus pendapatan dan piutang, maka dapat diambil suatu kesimpulan secara umum sebagai berikut : 1. Pemisahan Fungsi dan Tanggung Jawab Struktur organisasi pada perusahaan tidak memiliki pemisahan fungsi yang memadai. Penyebab dari penggabungan fungsi yang dilakukan adalah karena terbatasnya staf yang ada. Terbatasnya staf ini berkaitan dengan tujuan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dalam penggunaan tenaga kerja. Sebenarnya penggabungan fungsi untuk efisiensi tenaga kerja ini memang dapat dilakukan, asalkan penggabungan fungsi ini secara horizontal, bukan vertikal. Tetapi ternyata penggabungan fungsi yang dilakukan oleh perusahaan adalah penggabungan fungsi secara vertikal, bahkan meliputi tiga fungsi yang berbeda sekaligus, yaitu fungsi operasional, pengawasan dan penyimpanan, dimana kondisi ini menimbulkan banyaknya peluang untuk melakukan kecurangan. Penggabungan fungsi operasional, fungsi pengawasan dan fungsi penyimpanan di bagian penjualan 56
menyebabkan keamanan penjualan tidak terjamin, karena setiap hari banyak customer yang datang. 2. Fungsi Pengawasan Pengawasan dari bagian keuangan terhadap aktivitas kasir yang sangat lemah dapat terlihat dari catatan kasir yang tidak pernah diperiksa, dan tidak pernah dilakukan pemeriksaan fisik terhadap jumlah uang kas secara rutin. Hal ini membuat kasir merasa bebas, sehingga tidak tertib dalam melaksanakan peraturan yaitu dengan seringnya melakukan pencatatan yang salah terhadap jumlah nominal yang terdapat di faktur penjualan. 3. Dokumentasi Dalam hal penggunaan dokumen, masih terdapat kelemahan yang dapat dimanfaatkan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab untuk melakukan kecurangan, yaitu dalam perusahaan faktur penjualan dan rangkapnya tidak di cap lunas atau dicatat terlebih dahulu oleh bagian keuangan sebelum diarsip. Hal ini menyebabkan dokumen-dokumen tersebut dapat dimunculkan kembali untuk sekali lagi dijadikan dasar pembuatan piutang dan bukti penerimaan kas masuk, sehingga terjadi pembayaran ganda. 57
IV.6 Implikasi Dari hasil analisis diatas, dapat diidentifikasi adanya temuantemuan audit yang merugikan perusahaan, yang disebabkan kelemahan pada pengendalian internal dalam siklus pendapatan dan pencatatan piutang perusahaan, sehingga mengakibatkan pihak-pihak tertentu dalam perusahaan itu dapat melakukan kecurangan. Dampak yang lebih lanjut jika perusahaan tidak memperbaiki kondisinya adalah terus menerus terulangnya praktik-praktik yang tidak sehat dalam siklus pendapatan dan pencatatan piutang, yang dalam jangka panjang akan sangat merugikan perusahaan itu. Usaha untuk mengefisienkan perusahaan dapat dilakukan asalkan tetap dalam sistem pengendalian internal yang baik, sehingga menutup kemungkinan terjadinya kecurangan. Dalam hal efisiensi tenaga kerja dengan menggabungkan fungsi operasional, penyimpanan dan pengawasan ke dalam satu bagian saja, yaitu bagian penjualan, justru merupakan kelemahan dalam pengendalian internal karena akan memudahkan untuk melakukan kecurangan, dimana ditemui bahwa memang terjadi kecurangan dalam bentuk kehilangan faktur penjualan yang disimpan dalam gudang yang dilakukan oleh bagian penjualan sebagai akibat penggabungan fungsi operasional dan fungsi penyimpanan dan telah dideteksi dalam kerta kerja bahwa terjadinya kecurangan penjualan yang menyebabkan kerugian sebesar Rp 8.550.000 dan berdampak pada sering terjadinya kredit macet. 58
Selain itu pada bagian keuangan juga didapati bahwa kasir seringkali tidak mematuhi peraturan mengenai laporan penerimaan kas, karena kurangnya pengawasan bagian keuangan terhadap aktivitas kasir, sehingga didapati adanya jumlah pelanggaran yaitu uang kas pada laporan harian mengalami selisih yaitu sebesar Rp 1.507.300. Melihat hal ini seharusnya bagian keuangan meningkatkan pengawasanya terhadap keberadaan uang kas yang dikelola oleh kasir, baik dengan mengadakan cash opname secara rutin, meningkatkan ketelitian dalam memeriksa bukti penerimaan kas masuk dan buku catatan kasir, atau meminta kasir untuk membuat laporan keadaan kas harian maupun bulanan. Dari hasil temuan audit lainnya diidentifikasi adanya kerugian yang besar dalam siklus pendapatan yang disebabkan oleh adanya penyalahgunaan dokumen, karena dokumen-dokumen yang sudah selesai pelunasannya tidak dimatikan terlebih dahulu tetapi langsung diarsipkan sehingga dapat dimunculkan kembali faktur penjualan fiktif dan dokumen-dokumen penerimaan yang sudah diarsip tersebut oleh kasir yang bekerja bagian penjualan untuk membuat penggelapan faktur penjualan. Total kerugian akibat penggelapan faktur penjualan tersebut berjumlah Rp 6.590.000, dimana seharusnya dalam hal ini bagian keuangan perlu melaksanakan pengawasan yang lebih ketat pada kasir dan bagian penjualan dengan melaksanakan pemeriksaan terhadap buku bank dan laporan rekonsiliasi secara lebih teliti agar praktik yang tidak sehat dalam penggunaan dokumen dapat dideteksi sedini mungkin. 59
Oleh karena masih banyaknya kecurangan yang terjadi dalam siklus pendapatan dan pencatatan piutang, sehingga perusahaan harus menanggung sejumlah kerugian yang materil, maka sangat dianjurkan kepada perusahaan untuk meninjau kembali pelaksanaan operasi selama ini yang dilakukan, dengan memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada dalam perusahaan, yang dapat menimbulkan peluang terjadinya kecurangan. 60