KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PROSES KERJA AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: NAMA : LEE MOI FONG Jawatan : Ketua Juru Audit Tarikh : 25 Jun 2018 NAMA : HJ ABDUL AZIZ BIN ABU BAKAR Jawatan : Pengarah PMK Tarikh : 25 Jun 2018
KANDUNGAN AUDIT DALAMAN Mukasurat 1 /14 HALAMAN 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES... 2 1.1 Maklumat Umum Proses... 2 1.2 Rujukan... 2 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7... 2 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4... 3 1.5 Definisi... 3 1.6 Singkatan... 5 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1... 5 2.1 Proses Audit Dalaman... 5 3. SWIMLANE 4.4.1... 7 3.1 Audit Dalaman... 7 4. PROSES KERJA 4.4.1... 8 4.1 Perancangan Audit... 8 4.2 Perlaksanaan Audit... 8 4.3 Tindakan Pembetulan... 10 4.4 Audit Susulan... 10 4.5 Analisis dan Laporan... 10 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)... 10 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1... 11 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4... 11 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5... 12 9. LAMPIRAN 8.5... 13 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5... 14
AUDIT DALAMAN 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES Mukasurat 2 /14 1.1 Maklumat Umum Proses MAKLUMAT PENERANGAN 1) Objektif Memastikan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti melalui proses audit dalaman yang dijalankan secara terancang dan sistematik 2) Skop (key activities) a. Perancangan audit b. Perlaksanaan audit c. Tindakan Pembetulan d. Audit Susulan e. Analisis dan laporan audit 3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Audit dijalankan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh setahun b. Semua auditor adalah kompeten c. Auditor tidak mengaudit kerja mereka sendiri d. Tidak ada laporan ketidakakuran berkaitan audit dalaman daripada Badan Persijilan 4) Pemilik proses a. JK Kerja Kualiti b. Ketua juruaudit c. Pasukan juruaudit 5) Pelanggan proses 5.2 a. Kakitangan 6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Badan Persijilan b. Kementerian Pendidikan Tinggi c. Jabatan Pengurusan Politeknik dan Kolej Komuniti 1.2 Rujukan RUJUKAN MAKLUMAT Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015 b. ISO 19011:2011 c. Pekeliling, peraturan & perundangan Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja b. Semua Garispanduan (terbitan dalaman) 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 SUMBER-SUMBER PENERANGAN Manusia 7.1.2 Ketua juruaudit Ketua Kumpulan Juruaudit Juruaudit Pemilik proses JK Kerja Kualiti Infrastruktur 7.1.3 Bangunan dan utility 7.1.3(a) Kemudahan mesyuarat dan penyediaan laporan Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer dan printer Pengangkutan 7.1.3 (c) - Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) -
AUDIT DALAMAN Mukasurat 3 /14 Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 - Bahan 7 Alat tulis Persekitaran 7.1.4 Selamat & kondusif Pengetahuan 7.1.6 Teknik audit Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mengikuti kursus juruaudit dalaman Lain-lain 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima 1. Jadual Audit Ketua Juruaudit 1 bulan sebelum audit Memo Semua kakitangan 2. Laporan Audit (verbal) Ketua Juruaudit Semasa mesyuarat Laporan Verbal Ahli yang hadir 3. Laporan bertulis serta analisis 1.5 Definisi Ketua Juruaudit Penutup 1 minggu sebelum MKSP Laporan bertulis & slide Mesyuarat Ahli MKSP PERKATAAN Audit dalam Ketua Juruaudit Ketua Kumpulan Juruaudit Juruaudit Dalaman Pihak yang diaudit (auditee): Senarai semak PENERANGAN Proses pemeriksaan yang sistematik, bebas dan didokumenkan bagi mendapatkan bukti audit serta menilai bukti tersebut secara objektif bagi menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi Di dilantik dari kalangan juruaudit untuk mengetuai pasukan juruaudit. Bertanggungjawab untuk memastikan keseluruhan program audit berjalan dengan lancar, memastikan juruaudit diberikan latihan, membuat perancangan audit, menyelesaikan konflik(jika ada) dan melaporkan penemuan audit kepada wakil pengurusan dan pihak pengurusan atasan melalui Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan(MKSP) dan lain-lain Ketua kumpulan yang dilantik untuk mengetuai kumpulan audit semasa audit dilaksanakan. Ketua kumpulan bertanggungjawab memastikan aktiviti audit kumpulan berjalan dengan lancar berdasarkan jadual yang telah ditetapkan. Ketua kumpulan juga bertanggungjawab terhadap penyelarasan dan laporan kumpulan audit. Ketua Kumpulan Juruaudit dilantik setiap kali program audit dan boleh berubah Juruaudit yang dilantik dan diberikan latihan untuk mengendalikan audit dalaman. Juruaudit tidak boleh mengaudit kerja mereka sendiri Pemilik proses yang diaudit semasa program audit berlangsung. Pihak yang diaudit bertanggungjawab untuk mengambil tindakan pembetulan terhadap ketakakuran audit Instrumen yang disediakan oleh juruaudit sebelum melaksanakan audit. Senarai semak disediakan berdasarkan proses kerja yang disesuaikan dengan keperluan standard MS
Catatan Juruaudit Ketakakuran (Nonconforming) Ketakakuran Major Ketakakuran Minor Pemerhatian / OFI (Opportunity For Improvement) Laporan Ketakakuran (Nonconforming Report (NCR)) Laporan Kumpulan Juruaudit Dalaman SPK (Log Audit) Tindakan Pembetulan Audit Susulan (Follow up) Laporan Audit AUDIT DALAMAN Mukasurat 4 /14 ISO 9001:2015 Catatan yang disediakan oleh juruaudit sepanjang menjalankan audit yang mengandungi maklumat berkaitan penemuan audit samada positif atau negatif Percanggahan atau pelanggaran terhadap keperluan MS ISO 9001 : 2015, peraturan, pekeliling dan perundangan serta proses kerja yang didokumenkan Ketakakuran total / ketiadaan bukti kewujudan dokumen dan pelaksanaan yang boleh memberi impak serta kesan buruk yang besar terhadap pelanggan dan organisasi secara keseluruhan. Ketakakuran major juga boleh berlaku sekiranya ketidakpatuhan minor yang berulang-ulang Ketidakpatuhan yang telah berlaku kerana tidak mematuhi sepenuhnya prosedur/keperluan standard/pekeliling atau perundangan. Ketakakuran ini tidak menjejaskan produk akhir secara langsung atau Sistem pengurusan Kualiti secara keseluruhan Ketidakpatuhan yang berlaku disebabkan pelaksanaan proses kerja yang tidak sempurna dan belum menjejaskan sistem samada secara langsung atau tidak langsung Laporan yang disediakan oleh juruaudit untuk melaporkan penemuan audit yang tidak akur Laporan yang disediakan oleh Ketua Kumpulan Juruaudit Dalaman untuk diserahkan kepada Ketua Juruaudit Dalaman setelah audit dalaman selesai dijalankan oleh kumpulan. Log audit perlu disediakan sebelum mesyuarat penutup audit dijalankan Tindakan yang diambil untuk menangani ketakakuran dengan mengenalpasti punca ketakakuran dan mengelakkan ketakakuran daripada berulang Audit yang dijalankan selepas menerima jawapan ketakakuran daripada pihak yang diaudit. Tujuannya adalah untuk memeriksa dan mengesahkan kesahihan serta keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil. Audit boleh ditutup atau tidak ditutup semasa audit susulan dijalankan. Penemuan audit yang tidak ditutup perlu disusul semula semasa audit yang berikutnya Laporan keseluruhan yang disediakan oleh Ketua Juruaudit Dalaman yang mengandungi analisis audit dan laporan keseluruhan
1.6 Singkatan AUDIT DALAMAN Mukasurat 5 /14 SINGKATAN PPQ KPJD KKJD JD PP MKSP PENERANGAN Pegawai Pengurusan Kualiti Ketua Pasukan Juruaudit Dalaman Ketua Kumpulan Juruaudit Dalaman Juruaudit Dalaman Pemegang Proses Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 2.1 Proses Audit Dalaman SOURCE OF INPUTS PPQ Pengarah PPQ Ketua juruaudit Ketua Juruaudit PPQ Ketua Kumpulan Juruaudit Semua juruaudit Juruaudit Ketua Kumpulan Juruaudit Ketua juruaudit INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS Takwim Kertas Cadangan Audit Dalaman Senarai calon juruaudit Takwim Organisasi Senarai juruaudit dan ketua kumpulan Senarai proses dan Jabatan Jadual audit Senarai semak Agihan tugas Catatan Audit Laporan Ketakakuran Log Audit PERANCANGAN SPK DAN AUDIT LATIHAN DAN LANTIKAN SEDIA DAN EDAR JADUAL AUDIT RANCANG & KENDALI DESKTOP AUDIT LAKSANA AUDIT SEDIA LAPORAN KETAKAKURAN DAN LOG AUDIT LAPORAN PENUTUP AUDIT Kertas Cadangan Program Kualiti & Audit Dalaman Rekod latihan Surat lantikan juruaudit Surat makluman audit Jadual audit Senarai semak Agihan tugas Catatan audit Laporan ketakakuran (NCR) Log Audit Laporan ketidakakuran Rekod Ketua juruaudit Juruaudit Warga PMK Juruaudit Ketua kumpulan juruaudit Semua juruaudit Pemilik proses Ketua Juruaudit Pemilik proses
Pemegang proses Ketua juruaudit Juruaudit Ketua Juruaudit Pegawai Pengurusan Kualiti Laporan ketakakuran Laporan tindakan pembetulan Verifikasi audit susulan Laporan Audit Dalaman AUDIT DALAMAN TINDAKAN PEMBETULAN AUDIT SUSULAN LAPORAN DAN ANALISIS AUDIT BENTANG DALAM MKSP Mukasurat 6 /14 kehadiran Laporan tindakan pembetulan Verifikasi audit susulan Status audit Laporan Audit Dalaman Rekod pembentangan dalam MKSP Ketua juruaudit Urusetia Unit Kualiti Urusetia Warga PMK Ahli MKSP Ahli MKSP
AUDIT DALAMAN Mukasurat 7 /14 3. SWIMLANE 4.4.1 3.1 Audit Dalaman PENGARAH PPQ KETUA JURUAUDIT KETUA KUMP JURUAUDIT JURUAUDIT PEMEGANG PROSES LULUS TAKWIM SEDIA KERTAS CADANGAN PROGRAM KUALITI DAN AUDIT URUS KURSUS LANTIK PASUKAN JURUAUDIT SEDIA JADUAL AUDIT EDAR JADUAL & MEMO MAKLUMAN AUDIT KENDALI DESKTOP AUDIT DAN SEDIA SENARAI SEMAK KENDALI AUDIT BUAT PERSEDIAAN SEDIA LAPORAN KETIDAKAKURAN (NCR) SEDIA LAPORAN AUDIT BENTANG PENEMUAN AUDIT URUS AUDIT SUSULAN TINDAKAN PEMBETULAN NNN BENTANG DALAM MKSP SEDIA LAPORAN UNTUK MKSP SELENGGARA REKOD
AUDIT DALAMAN Mukasurat 8 /14 4. PROSES KERJA 4.4.1 4.1 Perancangan Audit Bil Tanggung jawab Tindakan 1. Pengarah Sedia Takwim dan perancangan strategik organisasi (jadual dan bajet) 2. PPQ/KPJD Rujuk takwim dan sedia kertas cadangan sistem pengurusan kualiti dan audit dalaman 3. PPQ Urus latihan untuk juruaudit. Selenggara rekod latihan 4. Pengarah/ PPQ Melantik KJD 5. KPJD Rancang dan sedia jadual audit (1)(25-06-18): Jadual Audit Dalaman 6. PPQ Sedia memo dan edar jadual audit kepada: a. Semua juruaudit b. Pihak yang akan diaudit 7. KPJD/KKJD/JD Kendali Desktop Audit & baca dan fahami: a. Manual Kualiti b. Standard MS ISO 9001:2015 c. Proses Kerja Audit Dalaman d. Proses kerja Operasi Dan Sokongan yang berkaitan 8. KPJD/KKJD/JD Sedia: a. Senarai semak b. Kertas Catatan Audit c. Borang Laporan Ketakakuran d. Borang Laporan Kumpulan e. Alat tulis f. Agihan tugas pasukan 4.2 Perlaksanaan Audit Bil Tanggung jawab Tindakan 9. Pengarah/wakil Pengerusikan Mesyuarat Pembukaan 10. KPJD Beri penerangan dalam mesyuarat pembukaan:- a. Nyatakan objektif dan skop audit b. Perkenalkan ahli kumpulan audit c. Kenalpasti unit/ bahagian/ jabatan serta auditee yang akan diaudit d. Terangkan perjalanan dan prosedur audit e. Pastikan hal berkaitan keperluan seperti pengiring audit, ruang berbincang, pengangkutan dan sebagainya f. Tentukan masa, tarikh dan tempat untuk mesyuarat penutup g. Dapatkan persetujuan berkaitan jadual audit dan sebagainya 11. Setiausaha Ambil kehadiran Mesyuarat Pembukaan (2)(25-06-18) : Rekod Kehadiran Mesyuarat 12. KPJD/KKJD/JD Laksana dan catat perjalanan audit dalaman berdasarkan senarai semak dan kertas catatan yang disediakan menggunakan teknik seperti: a. Temubual (interview)
AUDIT DALAMAN Mukasurat 9 /14 Bil Tanggung jawab Tindakan b. Pemerhatian (observe) c. Pemeriksaan rekod/ dokumen/bahan/peralatan (examine) Senarai semak & catatan juruaudit (3)(25-06-18) 13. KPJD/KKJD/JD Kenalpasti ketakakuran atau peluang penambahbaikan dan sediakan laporan. Serah kepada KKJD: (4)(25-06-18) : Borang Laporan Ketakakuran (5)(25-06-18) : Borang Laporan pemerhatian (6)(25-06-18) : Peluang-peluang Penambahbaikan (OFI) 14. KKJD Semak dan selaras penemuan audit. Sedia laporan kumpulan juruaudit: Laporan Kumpulan Juruaudit (log audit) (7)(25-06-18): Laporan Kumpulan Juruaudit (log audit) 15. KPJD Buat persediaan untuk pembentangan dalam mesyuarat penutup 16. Pengarah/wakil Pengerusikan Mesyuarat Penutup Audit 17. KPJD Bentang penemuan audit: a. Penghargaan terima kasih kerana bekerjasama menjayakan program audit b. Sahkan semula objektif dan skop audit yang telah dijalankan c. Disclaimer iaitu penyataan bahawa audit yang dijalankan adalah berdasarkan sampel dan semua penemuan adalah pada masa audit dijalankan d. Bentang penemuan audit e. Dapatkan maklumbalas/ pengesahan dari auditee f. Nyatakan tindakan yang perlu diambil g. Beri makluman tarikh jawapan laporan ketakakuran dan tarikh audit susulan 18. Ahli Mesyuarat Beri maklumbalas verbal (jika perlu) 19. KPJD Serah kepada urusetia: (4)(25-06-18) : Borang Laporan Ketakakuran (5)(25-06-18) : Borang Laporan Pemerhatian (6)(25-06-18) : Peluang-peluang Penambahbaikan (OFI) (7)(25-06-18) : Laporan Kumpulan Juruaudit (log audit) 20. PPQ Sedia salinan pendua dan serah laporan kepada pemilik proses yang dikenalpasti: (4)(08-06-18) : Borang Laporan Ketakakuran (5)(08-06-18) : Borang Laporan Pemerhatian (6)(25-06-18) : Peluang-peluang Penambahbaikan (OFI)
4.3 Tindakan Pembetulan AUDIT DALAMAN Mukasurat 10 /14 Bil Tanggung jawab Tindakan 21. Pemilik Proses Ambil tindakan pembetulan Rujuk : PS-05 : Proses Kerja Tindakan Pembetulan 22. Pemilik Proses Lengkapkan ruang Tindakan Pembetulan (4)(08-09-17) : Borang Laporan Ketakakuran 23. Pemilik Proses Kembalikan borang kepada KPJD seperti tarikh yang telah ditetapkan 24. Pemilik Proses Selenggara semua rekod dan maklumat berkaitan Tindakan Pembetulan 4.4 Audit Susulan Bil Tanggung jawab Tindakan 25. KPJD Uruskan audit susulan 26. JD Laksanakan audit susulan dan verifikasi audit. Tentukan status tindakan pembetulan samaada audit: a. Ditutup b. Tidak ditutup (9)(25-06-18) : Analisis Ketakakuran 4.5 Analisis dan Laporan Bil Tanggung jawab Tindakan 27. KPJD Rujuk semua maklumat berkaitan penemuan audit. Sedia analisis penemuan audit dan laporan audit. (8)(25-06-18) : Laporan Audit Dalaman 28. Pengarah/WP Semak dan sahkan Laporan Audit Dalaman 29. KPJD Bentang dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) 30. Urussetia Kualiti Selenggara rekod 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P) Output perancangan Kertas cadangan Jadual Audit Senarai semak Kelulusan perancangan Pengarah, PPK, Ketua juruaudit Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL) Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada penetapan stakeholders Rujuk dan akur kepada proses kerja Penggunaan borang-borang seperti di lampiran Pemantauan ketua
AUDIT DALAMAN Mukasurat 11 /14 Kawalan Proses yang Juruaudit luar (2 nd Party) disumber luar 8.4 Semakan dan pengesahan kompetensi Identifikasi dan Kod Kursus kemudahkesanan 8.5.2 No Matrik Pelajar Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data pelajar Markah pelajar Pemuliharaan 8.5.4 Peralatan dan bahan di makmal & bengkel Data dan markah pelajar Khidmat selepas Kelas tambahan (jika perlu) perkhidmatan 8.5.5 Kawalan Perubahan 8.5.6 Jadual waktu Modul /kurukilum Tindakan 10 (ACTION) Penilaian keberkesanan 9.1.3 Tindakan pembetulan 10.2 Penambahbaikan 10.3 Penilaian pencapaian objektif kualiti Penilaian pencapaian piagam pelanggan Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan Kelas tambahan Penilaian berterusan (ulangan) 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur BIL OUTPUT 1. Kertas Cadangan Program Kualiti & Audit Dalaman 2. Rekod latihan Surat lantikan juruaudit 3. Surat makluman audit Jadual audit 4. Senarai semak Agihan tugas POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR Kertas cadangan tidak selari dengan tarikh dan budget yang ditetapkan Juruaudit tidak hadir kursus dan tidak kompeten Susunan jadual yang bertindih dan juruaudit mengaudit kerja mereka sendiri Senarai semak yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) Semakan oleh ketua Kawalan kehadiran semasa kursus Sijil tidak dikeluarkan kepada peserta yang tidak hadir Semakan oleh rakan dan ketua Pastikan juruaudit tidak audit kerja mereka sendiri Sentiasa membuat kajian semula senarai TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) Pinda dan buat pembetulan hingga selari dengan takwim dan budget organisasi Latihan semula Tambah bilangan hari/jam audit Tidak mengambil kira hasil audit Pembetulan
AUDIT DALAMAN 5. Catatan audit Catatan audit tidak menyeluruh 6. Laporan ketakakuran (NCR) Log Audit 7. Laporan ketidakakuran Rekod kehadiran 8. Laporan tindakan pembetulan 9. Verifikasi audit susulan Status audit 10. Analisis dan Laporan Audit Dalaman Kesilapan klausa, tiada bukti objektif Laporan kumpulan tidak menyeluruh Mukasurat 12 /14 semak Sediakan template contoh: turtle diagram Latihan lanjutan untuk juruaudit sda sda sda Tatacara tindakan pembetulan tidak mematuhi Proses kerja tindakan pembetulan dan keperluan standard Auditor tidak membuat verifikasi audit dan hanya lihat sampel yang ditemui sahaja Laporan dan analisis yang tidak lengkap dan tidak menyeluruh Memberi taklimat kepada pemilik proses berkaitan tatacara tindakan pembetlan Latihan juruaudit Semakan Ketua juruaudit Sediakan template Pinda maklumat Pembetulan Pinda maklumat Reject Pembetulan Semakan dan pembetulan Tindakan pembetulan 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 REKOD 1. Rekod latihan juruaudit 2. Surat lantikan juruaudit 3. Surat/memo makluman audit 4. Jadual audit 5. Senarai semak dan catatan audit 6. Laporan ketakakuran 7. Laporan akhir dan analisis audit TEMPOH TEMPAT SIMPANAN SIMPANAN Kekal Fail Audit Dalaman Unit Kualiti 5 tahun Fail Audit Dalaman Unit Kualiti 5 tahun Fail Audit Dalaman Unit Kualiti 5 tahun Fail Audit Dalaman Unit Kualiti Berubah & Fail Audit Dalaman dikemaskini Unit Kualiti 5 tahun Fail Audit Dalaman Unit Kualiti Kekal Fail Audit Dalaman Unit Kualiti KATEGORI Terhad Terhad Terhad Terhad Terhad Terhad Terhad
9. LAMPIRAN 8.5 AUDIT DALAMAN Mukasurat 13 /14 RUJUKAN NAMA LAMPIRAN 1) (1)(25-06-18) Jadual Audit Dalaman 2) (2)(25-06-18) Rekod Kehadiran Mesyuarat 3) (3)(25-06-18) Senarai Semak dan Catatan Juruaudit 4) (4)(25-06-18) Borang Laporan Ketakakuran 5) (5)(25-06-18) Borang Laporan Pemerhatian 6) (6)(25-06-18) Peluang-Peluang Penambahbaikan (OFI) 7) (7)(25-06-18) Laporan Kumpulan Juruaudit (Log Audit) 8) (8)(25-06-18) Laporan Audit Dalaman 9) (9)(25-06-18) Analisis Ketakakuran
10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 AUDIT DALAMAN Mukasurat 14 /14 KAWALAN MAKLUMAT i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan organizational knowledge organisasi ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran v. Semua maklumat diedar melalui samaada: a. Hardcopy b. Laman web vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; Maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang darin50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES: KELUARAN TARIKH KUATKUASA 01 08-09-17 02 25-06-18 PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN P01. Keluarkan Lampiran 1 15 P02. P03.
LAMPIRAN 1 JADUAL AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 RUJUKAN AUDIT TARIKH AUDIT TINDAKAN PEMBETULAN AUDIT SUSULAN SKOP SPK PASUKAN AUDIT MESYUARAT PEMBUKAAN TARIKH: MASA: MESYUARAT PENUTUP TARIKH: MASA JADUAL KERJA PENGAUDITAN TERPERINCI TARIKH MASA PROSES KERJA JAB/UNIT AUDITEE KUMPULAN JURUAUDIT LOKASI AUDIT Disediakan oleh, Disahkah oleh, ----------------------------------------------- (NAMA) Ketua Juruaudit Dalaman Tarikh (1)(25-06-18) ------------------------------------------------ (NAMA) Wakil Pengurusan Tarikh
LAMPIRAN 2 REKOD KEHADIRAN MESYUARAT PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN AUDIT SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 RUJUKAN AUDIT TARIKH AUDIT TARIKH MESY. PEMBUKAAN TARIKH MESY. PENUTUP PENGERUSI MESY. KETUA JURUAUDIT BIL NAMA BHG/UNIT TANDATANGAN PEMBUKAAN PENUTUP (2)(25-06-18)
LAMPIRAN 3 PROSES LOKASI TARIKH JURUAUDIT SENARAI SEMAK DAN CATATAN AUDIT SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 Bil Jejak Audit Catatan / Klausa (3)(25-06-25) Pinda borang mengikut kesesuaian Bebas mengikut kreativiti juruaudit Contoh: Boleh gunakan Turtle Diagram
LAMPIRAN 4 A-MAKLUMAT AUDIT Nama Auditor Nama Auditi Lokasi Audit BORANG LAPORAN KETAKAKURAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 Tarikh Rujukan Audit Rujukan NCR Proses Kerja B-KATEGORI KETAKAKURAN (/) : Diisi Oleh Auditor MAJOR MINOR OFI Guna borang OFI C-MAKLUMAT KETAKAKURAN : Diisi Oleh Auditor Butir ketakakuran bukti penemuan dan klausa : Juruaudit: ----------------------------------------------- Nama : Tarikh: D-TINDAKAN PEMBETULAN Nota Punca ketidakakuran Tindakan Pembetulan Risiko baharu Pengesahan Pemegang proses Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan Guna kaedah 5 Why atau Ishikawa dll untuk mengenalpasti punca Juruaudit perlu membuat verifikasi semasa audit susulan Tandatangan:... Nama: Tarikh: Pemilik proses: ------------------------------------------------ Nama: Tarikh: Diisi Oleh Pemilik Proses E-AUDIT SUSULAN (FOLLOW UP) Diisi Oleh Juruaudit Catatan verifikasi DITUTUP TIDAK DITUTUP Pengesahan Juruaudit Tandatangan:. Nama: Tarikh Pengesahan Pemegang proses Nota: Audit yang tidak ditutup akan disusul semula dalam audit yang berikutnya Pemegang proses perlu berusaha sedaya upaya untuk mengambil tindakan (4)(25-06-18) Tandatangan Nama: Tarikh
LAMPIRAN 5 A-MAKLUMAT AUDIT Nama Auditor Nama Auditi Bil. BORANG LAPORAN PEMERHATIAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 Butir Pemerhatian Tarikh Rujukan Audit Proses: 1. 2. Pengesahan juruaudit: ----------------------------------------------- Nama : Tarikh: (5)(25-06-18)
LAMPIRAN 6 A-MAKLUMAT AUDIT Nama Auditor Nama Auditi PELUANG-PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI) SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 Tarikh Rujukan Audit B-SENARAI PELUANG PENAMBAHBAIKAN NOTA Peluang penambahbaikan samada: Ketidakakuran yang berlaku tetapi tidak menjejaskan proses kerja (tahap sangat kecil) Memerluan Penambahbaikan Memerlukan Peningkatan keberkesanan Perlu membuat pembetulan mengikut keperluan Pengesahan juruaudit: ----------------------------------------------- Nama : Tarikh: (6)(25-06-18)
LAMPIRAN 7 A-MAKLUMAT AUDIT Ketua Pasukan Audit Ketua Kumpulan Audit LAPORAN KUMPULAN JURUAUDIT (LOG AUDIT) SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 Tarikh Rujukan Audit Ahli Kumpulan Juruaudit B-LAPORAN RINGKAS 1. Proses yang diaudit 2. Kekuatan dan inovasi 3. Penemuan audit Major: Minor: Pemerhatian: OFI: 4. Proses yang tidak sempat diaudit 5. Kekangan/permasalahan yang dihadapi 6. Penemuan serius yang perlu diambil tindakan segera 7. Peluang-peluang Rujuk lampiran penambahbaikan 8. Laporan Ketakakuran Rujuk lampiran Ketua Kumpulan Juruaudit ----------------------------------------------- Nama : Tarikh: (7)(25-06-18)
LAMPIRAN 8 Rujukan Audit: LAPORAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 Tarikh Audit: 1. Tujuan laporan a. Memaklumkan kepada pihak pengurusan dan warga organisasi berkaitan audit dalam yang telah dijalankan b. Maklumat yang akan dibentangkan di dalam Measyuarat Kajian Semula Pengurusan 2. Latarbelakang audit Rujukan audit Tarikh juruaudit Bilangan juruaudit 3. Skop audit Standard dirujuk MS ISO 9001:2015 MS ISO 19011 MS 1900:2014 MS 2300:2009 Skop persijilan Skop lokasi Pengecualian 4. Objektif audit a. Menyemak status pematuhan kepada standard b. Menyemak status pematuhan kepada SPK, peraturan dan perundangan dan keperluan pelanggan 5. Pendekatan audit a. Audit dijalankan berdasarkan sampel dan pendekatan yang digunakan adalah: 6. Proses yang diaudit Rujuk lampiran 7. Kekuatan dan inovasi 8. Penemuan 9. Proses tidak sempat diaudit 10. Kekangan & masalah 11. Penemuan kritikal 12. Peluang penambahbaikan Temubual Pemeriksaan dokumen dan peralatan Pemerhatian. b. Penemuan audit adalah berdasarkan bukti objektif yang ditemui semasa audit dikendalikan Rujuk lampiran 13. Butir ketakakuran Rujuk lampiran 14. Analisis data Rujuk lampiran 15. Kesimpulan 16. Pengesahan Tandatangan Nama Ketua Juruaudit Tarikh (8)(25-06-18)
LAMPIRAN 9 Rujukan Audit: ANALISIS KETAKAKURAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 Tarikh Audit: Bil Butir Ketakakuran Klausa Pemegang Proses Ditutup Tidak ditutup (9)(25-06-18)