Manual (Admin) Sistem E-Travel Perubahan Dokumen Versi Tarikh Author Keterangan 1.0 08/04/14 Maziah Draf 1.0 20/01/15 Maziah Tambahan Laporan Document Sign-Off Nama dan Jawatan Tandatangan Tarikh tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 1 of 23
Isi Kandungan 1.0 Pengenalan... 3 2.0 Keperluan Minima... 3 3.0 Tatacara an... 3 3.1 Login Sistem... 3 3.2 Proses Kemasukan Maklumat... 4 4.0 Proses Pengesahan Pegawai... 17 5.0 Laporan... 20 6.0 Kesimpulan... 21 7.0 Lampiran... 22 tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 2 of 23
1.0 Pengenalan Dokumen ini digunakan untuk menjadi panduan kepada pengguna berkaitan tatacara penggunaan Sistem UIS Borang Pergerakan. Matlamat utama adalah untuk memastikan bahawa setiap kemasukan data memenuhi standard dan keperluan seperti yang dikehendaki bagi memastikan sistem beroperasi dengan lancar dan konsisten. 2.0 Keperluan Minima Persekitaran pembangunan yang digunakan adalah terdiri daripada platform Intel atau AMD yang mempunyai konfigurasi seperti berikut : Sistem Pengoperasian Pelayar Web 1. Semua jenis sistem pengoperasian Windows. 1. Internet Explorer versi 6 dan ke atas Jadual 2.1 : Keperluan Minima 3.0 Tatacara an 3.1 Login Sistem di minta untuk sign-in TCIS yang boleh di capai melalui http://tcis.uthm.edu.my/. Id dan password adalah sama dengan email pengguna Masukkan User ID dan Password sama seperti email Setelah login berjaya, aplikasi dan peranan perlulah di pilih tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 3 of 23
Sila pilih aplikasi ECLAIM dan peranan PA PTJ/Fakulti 1) Proses Kemasukan Maklumat : Menu fail ETRAVEL - Borang Pergerakan (PA Entry) 2) Proses Pengesahan Pegawai : Menu fail ETRAVEL Pengesahan Pegawai Meluluskan (PA) 3.2 Proses Kemasukan Maklumat 3.2.1 Gambarajah antaramuka borang pergerakan PA Entry tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 4 of 23
1 2 3 4 5 6 7 1 Carian Pegawai yang di maksudkan 2 Carian borang pergerakan 3 Baru/New sekiranya perlu menambah borang pergerakan 4 Simpan sekiranya telah mengisi borang dan borang akan berstatus edit. 5 Batal sekiranya ingin membatalkan borang. Hanya borang berstatus edit sahaja yang boleh dibatalkan 6 Cetak borang sekiranya ingin menyimpan dalam bentuk hardcopy. Hanya borang yang telah dihantar boleh dicetak 7 Hantar sekiranya borang pergerakan telah selesai di isi dengan lengkap. Sebarang perubahan tidak boleh dilakukan sekiranya borang telah dihantar Langkah 1 tekan butang Carian Sila dwi-klik pegawai atasan dimaksudkan tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 5 of 23
Langkah 2 tekan butang Baru/New tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 6 of 23
Sila buat pilihan maklumat PTJ tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 7 of 23
Langkah 3 Setiap pergerakan akan diberikan nombor pergerakan. PAperlu mengisi setiap maklumat yang diperlukan kecuali pegawai pengganti adalah optional. Maklumat yang diperlukan adalah seperti tujuan lawatan, dari, hingga, pulang, jenis urusan, tempat bertugas/dilawati, negeri, alamat boleh dihubungi, nombor telefon, pegawai pengganti (jika perlu) tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 8 of 23
PA perlu memilih pegawai meluluskan. Dwi-klik baris untuk pilihan Pegawai Meluluskan. Senarai adalah berdasarkan Sistem Ekursus tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 9 of 23
Pemilihan Pegawai pengganti adalah optional Dwi-klik baris untuk pilihan Pegawai Pengganti. tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 10 of 23
Langkah 4 tekan butang Simpan tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 11 of 23
Mesej kemaskini kenderaan pilihan Langkah 5 - Sila buat pilihan kenderaan samada kenderaan Universiti, Sendiri/Individu atau Pengangkutan Awam. Sekiranya anda memilih kenderaan universiti atau pengangkutan awam, data akan di simpan secara automatik. Jika sebaliknya, anda perlu mengikuti langkah seperti di muka surat berikutnya. tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 12 of 23
Langkah ini pula di perlukan sekiranya anda memilih untuk menggunakan kenderaan Sendiri/Individu. Langkah 6 Setelah selesai melaksanakan Nota(1) dan Nota(2), sila tekan butang kemaskini. Butang Lookup Nota (2) : Selepas anda membuat pilihan kenderaan, anda perlu mengemaskini Jarak Pergi, Jarak Balik dan Sebab Menggunakan Kenderaan Sendiri Nota (1) : sekiranya anda membuat pilihan kenderaan sendiri/individu, anda perlu menekan butang lookup untuk membuat pilihan kenderaan yang digunakan atau anda boleh membuat penambahan baru kenderaan. Dwi-klik kenderaan yang akan digunakan Sekiranya masih tiada senarai kenderaan, dan untuk membuat penambahan kenderaan baru, sila tekan butang Baru/New. Sila isi maklumat No. Plat, Model serta Silinder dan tekan butang Save. Kelas dijana secara automatik selepas anda menekan butang Save. Selesai sahaja, anda boleh dwi-klik kenderaan yang digunakan. tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 13 of 23
Berikut adalah contoh paparan sekiranya anda telah selesai membuat pilihan kenderaan Untuk mengemaskini anggaran perbelanjaan lain seperti tuntutan penerbangan, tuntutan tambanglain dan tuntutan pelbagai, sila klik butang detail. Sila isi kadar anggaran dan klik butang save. tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 14 of 23
Langkah 7 Sila klik butang hantar sekiranya maklumat telah lengkap dan anda bersetuju untuk menghantar borang pergerakan Mesej ini akan dipaparkan sebaik sahaja anda menekan butang Hantar Sekiranya anda telah selesai menghantar borang pergerakan, anda dan pegawai pelulus akan menerima email permohonan anda tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 15 of 23
Anda boleh mencetak borang pergerakan dan borang permohonan menggunakan kenderaan sendiri setelah kedua-dua borang telah disokong oleh ketua PTJ tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 16 of 23
4.0 Proses Pengesahan Pegawai 3.2.1 Gambarajah antaramuka Pengesahan Pegawai (PA) Langkah 1 : Sila buat pilihan pegawai yang meluluskan Paparan carian akan kelihatan dan sila dwi-klik pilihan pegawai tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 17 of 23
Sekiranya terdapat banyak permohonan, senarai akan dipaparkan. Sekiranya tiada, text Tiada Data akan dipaparkan Langkah 2 : Sila dwi-klik baris yang dikehendaki. Paparan akan kelihatan seperti gambarajah yang berikutnya 2 Sekiranya status penggunaan kenderaan adalah YA, paparan nombor 1 dan 2 akan kelihatan, jika TIDAK paparan 1 sahaja yang kelihatan 1 tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 18 of 23
Sila ubah status permohonan samada Diluluskan atau Tidak Diluluskan Sekiranya Tidak Diluluskan, mesej akan dipaparkan, sila penuhkan maklumat catatan untuk makluman pemohon Langkah 2 : Sekiranya semua telah selesai, sila tekan butang Kemaskini Permohonan. Email kepada pemohon akan dihantar secara automatik dan maklumat pergerakan akan dikemaskini secara automatik tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 19 of 23
5.0 Laporan Untuk sistem etravel ini, beberapa laporan telah disediakan sebagai rujukan kepada pihak Ptj. Antara laporan yang disediakan : a) Anggaran Perbelanjaan Bulanan Laporan ini disediakan bagi membantu pihak Ptj mengetahui anggaran tuntutan elaun secara bulanan Admin yang dilantik perlu memilih jenis urusan, bulan dan isi tahun laporan yang diperlukan. Klik butang carian dan laporan akan dipaparkan seperti berikut. Untuk menyimpan laporan, sila klik butang save dan pilih bentuk laporan yang dikehendaki b) Senarai Permohonan Pergerakan Senarai pergerakan turut disediakan untuk dijadikan rujukan kepada kerani cuti. Kerani cuti juga boleh mencetak pergerakan staf melalui senarai yang telah disediakan Berikut adalah pilihan melalui pelulus. Admin dibenarkan untuk membuat pilihan pelulus, masukkan bulan, tahun dan status, seterusnya pilih butang capai. Senarai pergerakan akan dipaparkan. Anda dibenarkan untuk menyimpan maklumat senarai mengikut format yang dikehendaki atau mencetak senarai tersebut. Sekiranya anda ingin memfailkan borang mengikut staf sila dwi-klik baris dan cetak borang pergerakan tersebut. tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 20 of 23
Untuk pilihan butang radio mengikut bulan/tahun/status, sila masukkan bulan, tahun dan status, seterusnya pilih butang capai. Senarai pergerakan akan dipaparkan. Anda dibenarkan untuk menyimpan maklumat senarai mengikut format yang dikehendaki atau mencetak senarai tersebut. Sekiranya anda ingin memfailkan borang mengikut staf sila dwi-klik baris dan cetak borang pergerakan tersebut. 6.0 Kesimpulan E-travel dibangunkan khusus secara fleksibel bagi membolehkan staf mengisi borang pergerakan melalui TCIS dengan lebih lengkap dan tepat. Ia juga membolehkan maklumat tersebut dicapai oleh pelulus bagi mengemaskini status borang pergerakan staf secara online. Dengan adanya sistem e-travel ini, pengguna dapat mengisi borang pergerakan dengan mengikut prosedur yang telah ditetapkan bagi melicinkan operasi. Sebarang tindakan yang tidak beretika seperti penipuan dan sebagainya amatlah ditegah sama sekali dan sekiranya didapati bersalah, pengguna bakal di kenakan tindakan yang tegas. tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 21 of 23
7.0 Lampiran Mula Sila pilih Ketua Jabatan Isi Maklumat Pergerakan Ya Anda nak edit dan pergerakan masih berstatus E (edit)? Simpan Pilih Kenderaan Digunakan Ya Anda nak hapus kenderaan dan pergerakan masih berstatus E (edit)? Masukkan maklumat yang diperlukan cth : anggaran Simpan (Kemaskini) Tidak Email Dihantar Hantar Cetak Tamat 6.1Carta Alir permohonan pergerakan (PA Entry) tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 22 of 23
Mula Pilih ID Ketua PTJ Lihat Senarai Permohonan Ya Pilih Permohonan by ID Email Dihantar Kemaskini Status Ada lagi permohonan? Tamat Tiada 6.2 Carta Alir Pengesahan Pegawai Pelulus oleh PA tcis_man_etrave_pa_dan_admin Page 23 of 23