1.0 TUJUAN Garis Panduan ini bertujuan untuk menerangkan kaedah pengurusan penilaian permohonan geran penyelidikan yang diuruskan oleh Pejabat TNCPI. 2.0 TANGGUNGJAWAB PRMC, Ketua PTJ dan TDP adalah bertanggungjawab menentukan garis panduan ini dipatuhi. Sesiapa yang terlibat dengan pengurusan penilaian permohonan geran penyelidikan perlu mematuhi garis panduan ini. 3.0 TERMINOLOGI DAN GLOSARI JKP PTJ RMC PRMC Penaja Geran TDP TNCPI PT PPT PTPO : Jawatankuasa Penilai : Pusat Tanggungjawab iaitu Fakulti, Institut, Akademi dan Sekolah : Pusat Pengurusan Penyelidikan : Pengarah RMC : Terdiri daripada pihak awam dan swasta : Timbalan Dekan PTJ yang bertanggungjawab di dalam portfolio penyelidikan dan inovasi di PTJ : Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) : Pegawai Tadbir : Penolong Pegawai Tadbir : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 1 drp. 9
4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Garis Panduan Pelaksanaan Reka Bentuk dan (PY/GP06/REKABENTUK) Pembangunan Penyelidikan - Garis panduan penaja geran - Polisi Penyelidikan UPM - Pelan Strategi UPM 5.0 PANDUAN PENILAIAN PERMOHONAN GERAN 5.1 Semakan Keperluan Penilaian i) Semak Borang Permohonan Geran Penyelidikan (PU/PY/BR01/MOHONGERAN) / kertas cadangan penyelidikan yang dihantar ke PTJ lengkap sepertimana yang diperlukan oleh pihak penaja. Sebagai contoh, dokumen permohonan perlu disertakan Gantt Chart, Jadual Milestone, Jadual Perbelanjaan, Curriculum Vitae dan lain-lain. - PTO PTJ ii) Saring dan nilai setiap permohonan geran penyelidikan di peringkat PTJ sebelum dihantar ke pihak kementerian atau penaja geran. 5.2 Pelantikan Panel Penilai - TDP / PIA, PT PTJ i) Lantik panel penilai JKP mengikut kluster / bidang penyelidikan berdasarkan syarat-syarat berikut: a) panel penilai JKP hendaklah dilantik dalam kalangan kakitangan akademik berjawatan Profesor; b) panel penilai JKP akan dilantik mengikut bidang kepakaran yang telah ditetapkan. TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 2 drp. 9
c) panel penilai JKP tidak dibenarkan membuat penilaian ke atas permohonan sendiri atau di mana beliau menjadi ahli (co-researcher) dalam permohonan penyelidikan tersebut; d) panel penilai JKP digalakkan untuk membuat penilaian ke permohonan daripada PTJ lain tetapi mesti dalam bidang kepakaran yang sama; dan e) Pengarah dan Timbalan Pengarah RMC adalah dikecualikan dalam proses penilaian. - PRMC ii) Bentuk JKP yang dianggotai panel penilai JKP telah dilantik oleh PRMC. Bilangan keanggotaan tertakluk kepada bilangan permohonan yang diterima. - TDP / PIA iii) Laksana penilaian dalam tempoh masa yang ditetapkan oleh penaja geran. iv) Tandatangan Non-Disclosure Agreement (NDA). v) Urus bayaran honorarium kepada panel penilai JKP. - Ahli panel JKP - PTO RMC 5.3 Skop Penilaian i) Kenalpasti skop dan laksana penilaian bagi permohonan geran-geran utama penyelidikan seperti berikut: a) Skim Geran Penyelidikan Fundamental (FRGS) atau geran-geran lain yang ditawarkan oleh Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPT) untuk kakitangan akademik dan pegawai kontrak di Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA), IPTS dan Universiti Cawangan di Malaysia. TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 3 drp. 9
b) Skim Geran Universiti Penyelidikan (RUGS) untuk kakitangan akademik/pensyarah dan penyelidik yang dikelola oleh UPM melalui dana khas Universiti Penyelidikan (RU) yang diperuntukkan oleh Kementerian pengajian Tinggi Malaysia. c) Dana Sains (ScienceFund) yang dibiayai oleh Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi (MOSTI); dan d) Dana R&D Pertanian (ScienceFund) yang ditaja oleh Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani (MOA) melalui Sekretariat Dana R&D Pertanian, Institut Penyelidikan dan Pembangunan Pertanian Malaysia (MARDI). e) Dana dari penaja selain penaja penaja di atas yang memerlukan proses penilaian peringkat Universiti. - TDP / PIA dan JKP 5.4 Kaedah Penilaian i) Laksana penilaian mengikut garis panduan penaja geran yang berkaitan mengikut tempoh yang yang dipersetujui. ii) Kemuka hasil penilaian cadangan penyelidikan kepada PTJ untuk sokongan atau penambahbaikan. iii) Laksana penilaian dengan menggunakan mana-mana tiga kaedah seperti yang berikut: a) Kaedah penilaian (secara bengkel) Tarikh, masa dan tempat akan ditentukan oleh pihak RMC/PTJ berkenaan; TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 4 drp. 9
Setiap kumpulan diberi tempoh 2 hari bekerja untuk menyemak keseluruhan cadangan penyelidikan tertakluk kepada jumlah permohonan yang diterima oleh RMC/PTJ; Setiap cadangan penyelidikan hendaklah dinilai oleh sekurangkurangnya seorang ahli panel yang ditentukan sendiri oleh ketua panel; Bilangan proposal tidak dihadkan untuk kumpulan panel; dan Ketua panel hendaklah menyerahkan kembali cadangan penyelidikan yang telah disemak beserta ringkasan penilaian ke pihak Urusetia PTJ pada tarikh yang telah ditetapkan b) Kaedah penilaian (secara individu) RMC akan melantik panel penilai yang berkelayakan atau berdasarkan cadangan pihak PTJ; PTJ akan menentukan tarikh, masa dan tempat untuk dipilih ahli panel berdasarkan kelapangan masa; Panel penilai akan hadir sendiri ke pejabat PTJ bagi mengenalpasti cadangan penyelidikan untuk dinilai berdasarkan kepada kebolehan dan kemampuan mengikut bidang kepakaran masingmasing; Panel penilai diberi kebebasan untuk menentukan tempat penilaian diadakan; Panel penilai hendaklah menyelesaikan kerja-kerja penilaian dalam tempoh 2 hari bekerja; Bilangan permohonan untuk dinilai seorang panel penilai adalah sehingga maksimum 10 proposal; c) Kaedah penilaian (tidak berpusat) RMC akan melantik panel penilai yang berkelayakan dan senarai ahli panel lantikan universiti akan dimaklumkan kepada pihak PTJ. Pihak PTJ akan menentukan tarikh, masa dan tempat untuk dipilih ahli panel berdasarkan kelapangan masa TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 5 drp. 9
5.5 Format Penilaian PERKHIDMATAN UTAMA Panel Penilai akan hadir sendiri ke PTJ bagi mengenalpasti cadangan penyelidikan untuk dinilai berdasarkan kepada kebolehan dan kemampuan mengikut bidang kepakaran masingmasing Panel Penilai hendaklah menyelesaikan kerja-kerja penilaian dalam tempoh 2 hari bekerja Bilangan permohonan untuk dinilai seorang panel penilai adalah sehingga maksimum 5 proposal Setiap permohonan di PTJ akan dinilai oleh sekurang-kurangnya seorang ahli panel yang dilantik i) Laksana penilaian menggunakan Borang Penilaian Permohonan Geran (PU/PY/BR03/NilaiGeran) dan berpandukan contoh atau ringkasan penilaian di peringkat kementerian/penaja geran (jika ada). ii) Semak borang permohonan lengkap diisi dan ditandatangani oleh pemohon. Pastikan kriteria permohonan seperti kelayakan, had maksimum permohonan, skop pembiayaan, lampiran C.V., Gantt Chart, dan sebagainya dipenuhi. 6.0 PERANAN URUSETIA GERAN DI PTJ 6.1 Laksana proses permohonan geran baru sepertimana berikut: i) Sahkan kehadiran panel penilai pada tarikh masa dan tempat yang ditetapkan; ii) Sedia dokumen dan borang penilaian yang berkaitan; iii) Sedia senarai permohonan terbaharu mengikut PTJ, bidang dan kategori permohonan yang berkaitan; TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 6 drp. 9
iv) Beri maklum balas kepada pemohon geran di PTJ tentang status permohonan geran berkenaan; v) Urus penghantaran borang-borang permohonan ke RMC mengikut format dan bilangan salinan yang telah diperlukan; vi) Urus keperluan mesyuarat, bengkel dan perbincangan yang berkaitan; dan vii) Urus bayaran saguhati kepada panel penilai mengikut kadar yang berkuatkuasa tertakluk kepada kelulusan pengurusan PTJ/peruntukan kos pengurusan geran yang berkenaan (jika ada). viii) Laksana proses penyimpanan rekod seperti di perkara 7.0 garis panduan ini. - PT, PTO PTJ 7.0 PANDUAN PENYIMPANAN REKOD 7.1 Simpan proposal berjaya yang muktamad. - PTO RMC dan PTO PTJ 7.2 Isi Jadual Pemantauan Projek Penyelidikan (PU/PY/SS02/PANTAUPROJEK) untuk semakan penghantaran Laporan Kemajuan dan Laporan Akhir Penyelidikan - PT RMC 7.3 Rekod penyelidik yang menolak tawaran daripada penaja; - PT, PTO RMC dan PTO PTJ 7.4 Rekod projek yang memohon rayuan untuk Tanggungjawab pemantauan permohonan; - PT, PTO RMC dan PTO PTJ 7.5 Rekod projek yang gagal mendapat pembiayaan dan maklumkan kepada penyelidik; - PT, PTO RMC dan PTO PTJ TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 7 drp. 9
7.6 Rekod proses bayaran dan pemantauan bagi projek penyelidikan pembangunan pengkomersilan - PT, PTO ICC 8.0 REKOD KUALITI Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tempat dan Tempoh Simpanan Tanggungjawab Menyenggara Kuasa dan Cara Melupus 1. UPM/700-2/2 UPM/(Kod PTJ)/700-2/2 Fail Projek (Nama Geran/Penyelidik) Borang Permohonan Geran Penyelidikan (PU/PY/BR01/MOHONGERAN) / Kertas Cadangan penyelidikan (asal) Borang Permohonan Geran Penyelidikan (PU/PY/BR01/MOHONGERAN) / Kertas Cadangan penyelidikan (pindaan) Borang Permohonan Geran Penyelidikan (PU/PY/BR01/MOHONGERAN) / Kertas Cadangan penyelidikan (muktamad) Borang Penilaian Permohonan Geran (PU/PY/BR03/NilaiGeran) Jadual Pemantauan Projek Penyelidikan (PU/PY/SS02/PANTAUPROJEK) Pelbagai rekod yang berkaitan Surat berkaitan Dokumen lain RMC dan PTJ 5 tahun PPT & PT TNCPI Rincih/Arkib (jika berkaitan) TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 8 drp. 9
9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia/ Disemak Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa TNCPI WP 03/01/2011 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011 9 drp. 9