LAPORAN AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (AMAI) TAHUN AKADEMIK 2016 2017 SATUAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS KUNINGAN 2017
Kata Pengantar Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT sehingga Laporan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) Universitas Kuningan Tahun 2016/2017 ini dapat diselesaikan. Laporan ini disusun sebagai laporan hasil audit oleh Tim Audit Mutu Akademik Internal berdasarkan Surat Tugas Rektor Universitas Kuningan. Berdasarkan hasil audit terdapat beberapa temuan yang keseluruhannya sudah mendapat tanggapan dari pihak Program Studi di Universitas Kuningan. Harapan kami temuan tersebut dapat segera ditindaklanjuti sehingga dapat meningkatkan kualitas dan kinerja Program Studi dan Fakultas di Universitas Kuningan. Apresiasi kami sampaikan kepada auditi yang telah berkooperatif dalam pelaksanaan kegiatan audit ini. Ucapan terima kasih kami berikan bagi semua pihak yang telah membantu terlaksananya kegiatan AMAI Tahun 2016-2017. Kuningan, Oktober 2017 Satuan Penjaminan Mutu Universitas Kuningan ii
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul i Kata Pengantar ii Daftar Isi iii Bab I. Pendahuluan 1 Bab II. Hasil Audit Mutu Akademik Internal 3 Bab III. Kesimpulan 10 Bab IV. Rekomendasi 11 iii
BAB 1 PENDAHULUAN a. Latar Belakang SPMI yang dilaksanakan oleh Uniku adalah bertujuan menjamin pemenuhan Standar Nasional Dikti secara sistemik dan berkelanjutan sehingga tumbuh dan berkembang budaya mutu di setiap Program Studi di Uniku. Menurut Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 Pasal 54 dan dijelaskan kembali pada SN Dikti, Permenristekdikti Nomor 44 Tahun 2015, standar Nasional Pendidikan Tinggi meliputi satuan standar: 1) Standar Nasional Pendidikan, 2) Standar Nasional Penelitian, 3) Standar Nasional Pengabdian Kepada Masyarakat. Sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi dilakukan terhadap ketiga standar pada SN Dikti, dengan melalui 3 (tiga) kegiatan, yaitu; 1) Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang dilakukan dengan menggunakan borang akreditasi BAN-PT untuk Institusi dan Program Studi. 2) Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang dilakukan oleh Uniku. 3) Serta didukung oleh ketersediaan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) yang terintegrasi secara nasional. SPME dan SPMI dilakukan dengan berdasarkan SPT yang sama dan/atau melampaui SNP. Setiap perguruan tinggi memiliki keleluasaan mengatur pemenuhan SN Dikti dalam mengembangkan SPT. Pelaksanaan SPMI mengikuti kaidah PPEPP, yaitu Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Pengembangan standar yang telah ditetapkan. Pada tahapan E Evaluasi dapat dilakukan melalui Audit Mutu Akademik Internal. Audit mutu internal merupakan sebuah proses yang sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevauasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi. Pelaksanaan penjaminan mutu di setiap program studi merupakan gambaran kualitas pelaksanaan tridharma perguruan tinggi sehingga 1
pelaksanaannya harus dipantau dan dipastikan berjalan. Satuan Penjaminan Mutu (SPM) Universitas Kuningan sebagai Lembaga yang bertanggungjawab atas pelaksanaan penjaminan mutu di setiap unit di seluruh Uniku memandang perlu mengaudit pelaksanaan penjaminan mutu tersebut ditinjau kepatuhan Program Studi melaksanakan Standar Mutu yang telah ditetapkan oleh Uniku. b. Tujuan Pengukuran Tujuan dari kegiatan Audit Mutu Akademik Internal tahun akademik 2016-2017 adalah untuk mengukur tingkat pelaksanaan penjaminan mutu dalam aspek standar Tata Kelola dan Penjaminan Mutu setiap Program Studi di seluruh Uniku. Standar tersebut merupakan standar penting dalam pelaksanaan akreditasi program studi untuk peningkatan peningkatan mutu secara berkelanjutan. c. Waktu Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan Audit Mutu Akademik Internal ini dilaksanakan pada bulan Oktober tahun 2017. d. Metode Analisis Data Hasil Audit Mutu Akademik Internal akan dianalisis dengan metode analisis deskriptif untuk mendapatkan makna yang lebih mendalam dari setiap aspek dalam Audit Mutu Akademik Internal. 2
BAB II HASIL AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL a. Ruang Lingkup Standar AMAI 2016 2017 Pada pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) tahun 2017, ruang lingkup standar audit yang ditetapkan oleh Rektor Universitas Kuningan adalah Standar Tata Kelola dan Penjaminan Mutu. Berikut adalah standar dan indikator AMAI tahun 2017 Standar Tata Kelola dan Penjaminan Mutu No. Standar Indikator 1 Tata pamong Universitas, SPs, 1. Tersedia Statuta. Fakultas, dan Prodi 2. Tersedia Tata Aturan memungkinkan terlaksananya secara konsisten prinsip-prinsip Organisasi 3. Tersedia Peraturan tata pamong terutama yang Kepegawaian Uniku. terkait dengan pelaku tata 4. Tersedia SOTK pamong (aktor) dan system 5. Tersedia Perjanjian Kerja. ketatapamongan yang baik dengan memenuhi lima pilar: kredibel, transparan, akuntabel, bertanggungjawab, adil. 2 Kelengkapan dan keefektifan 1. Tersedia Sistem Tata Kelola struktur organisasi yang sesuai dengan tahapan tata kelola. dengan kebutuhan 2. Tersedia organ dalam struktur penyelenggaraan dan organisasi pengembangan perguruan 3. Tersedia Nilai-nilai Organisasi tinggi yang bermutu. sebagai Budaya Organisasi Uniku yakni: bisa ngatur, 3
No. Standar Indikator daek diatur, dan ngarti aturan. 3 Keberadaan Lembaga, Mutu, 1. Tersedia Unit Penjaminan SOP dan Efektifitas Mutu ditingkat Universitas, Pelaksanaan Kode Etik. Fakultas, dan Prodi; 2. Tersedia Dokumen Mutu; 3. Tersedia SOP; 4. Efektifitas Pelaksanaan; 5. Tersedia Kode Etik. 4 Adanya kepemimpinan yang 1. Terlaksananya Kepemimpinan efektif yang meliputi 3 Operasional; karakteristik 2. Terlaksananya Kepemimpinan Organisasi 3. Terlaksananya Kepemimpin Publik. 5 Adanya sistem pengelolaan 1. Tersedianya Dokumen fungsional dan operasional Renstra, RKAT, Rencana universitas, SPs, fakultas, dan Pengembangan Dosen Prodi. (Renbangdos), Rencana Pengembangan Tenaga Kependidikan (Renbangtekep); 2. Terselenggaranya Rapat koordinasi tingkat pimpinan sampai dengan unit kerja; 3. Tersusunnya Tupoksi dan Anjab; 4. Terlaksananya kepemimpinan yang efektif; 4
No. Standar Indikator 5. Terselenggaranya Monevin dan Auditin 6 Adanya Diseminasi Hasil 1. Rapat Kerja Tahunan. Kerja sebagai akuntabilitas 2. Rapat Kerja awal semester. publik setiap tahun 3. Laporan Tahunan Rektor yang dipublikasikan melalui media dan web. 7 Mempunyai Keberadaan dan Tersedia Perencanaan, yang Keefektifan Dokumen meliputi: Perencanaan 1. Dokumen Rencana Strategis Universitas; 2. Dokumen Rencana Strategis Fakultas/PascaSarjana/Vokasi 3. Dokumen Rencana Strategis Program Studi 4. Dokumen Rencana Induk Penelitian LPPM 5. Dokumen Roadmap Penelitian Prodi 6. Dokumen Rencana Induk Pengabdian LPPM 7. Dokumen Roadmap Pengabdian Prodi 8. Dokumen Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT) Universitas 9. Dokumen Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT) Fakultas/Pasca Sarjana 5
No. Standar Indikator 10. Dokumen Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT) Prodi. 8 Universitas, fakultas, SPs, dan 1. Tersedia Pernyataan Mutu.; Prodi menjalankan sistem 2. Tersedia Kebijakan Mutu; penjaminan mutu yang 3. Unit Pelaksana; didukung dengan adanya buktibukti berupa manual mutu dan pelaksanaannya. 4. Standar Mutu; 5. Prosedur Mutu; 6. Ada Instruksi Kerja; 7. Ada Pentahapan Sasaran Mutu. 9 Evaluasi Kegiatan Akademik 1. Lembar Evaluasi Beban Kerja dan Nonakademik. Dosen (LEBKD) setiap semester. 2. Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan setiap semester. 3. Evaluasi Kinerja Pejabat Srtuktural setiap tahun. 4. Evaluasi Kinerja Unit Kerja setiap tahun. 5. Audit Mutu Akademik Internal Prodi. 6. Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) bagi tiap Prodi setiap semester. 10 Keberadaan dan keefektifan 1. Tersedia auditor internal Monitoring dan Evaluasi 2. Terlaksana Monevin setiap Internal semester. 6
No. Standar Indikator 11 Keberadaan dan keefektifan Sistem Audit Internal 1. Tersedia Sistem Audit Internal Uniku 2. Tersedia Satuan Audit Internal (SPM & SPI). 3. Terlaksana Auditin minimal 1 tahun 1 kali. 12 Keberadaan dan keefektifan 1) Ada Permintaan Audit kepada Sistem Audit Eksternal. Lembaga Audit Eksternal (BANPT/LAMPT)/Akuntan publik. 13 Sistem Pembinaan Program 1. Penyusunan dokumen Studi akreditasi dalam bentuk pendampingan, pelatihan, dana, dan informasi. 14 Mendorong pengembangan dan 1. Tersedia Sistem Pendataan pusat data sebagai basis dalam Universitas yang Terpadu. pengambilan keputusan bagi 2. Tersedia data base yang setiap pimpinan unit kerja terupdate yang dapat (Decision Support System) digunakan sebagai dasardalam pengambilan keputusan dan Pelaporan baik untuk kepentingan internal dan eksternal.. 7
b. Deskripsi Audit Tabel Daftar Pertanyaan No PERTANYAAN Ref. Y/T Catatan 1. Apakah Prodi mempunyai SOTK dan Struktur Organisasi Prodi? 2 Bagaimana sistem pengelolaan Prodi? 3 Apakah prodi mempunyai kode etik dosen, tendik, dan mahasiswa? 4. Apakah prodi mempunyai sistem pengelolaan fungsional dan operasional Prodi? 5. Apakah prodi mempunyai melaksanakan diseminasi Hasil Kerja sebagai akuntabilitas publik setiap tahun? 6 Apakah Prodi menjalankan sistem penjaminan mutu yang didukung dengan adanya bukti-bukti berupa manual mutu dan pelaksanaannya? 7. Apakah prodi melaksanakan Evaluasi Kegiatan Akademik dan Nonakademik? 8 Apakah prodi mendorong pengembangan dan pusat data sebagai basis dalam pengambilan keputusan bagi setiap pimpinan unit kerja (Decision Support System)? 9. Apakah prodi mempunyai kepemimpinan yang efektif yang meliputi 3 karakteristik? Pada Audit Mutu AKademik Internal (AMAI) yang dilakukan pada tahun 2017, ruang lingkup standar yang diaudit adalah Standar Tata Kelola dan Penjaminan Mutu. Dalam Standar Tata Kelola dan Penjaminan Mutu, semua Program Studi di Universitas Kuningan belum menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal secara efektif. Hal ini dapat dilihat dari kekuranglengkapan 8
dokumen mutu yang ada di Prodi. Prodi di Universitas Kuningan belum menjadikan mutu sebagai budaya. Padahal mutu merupakan aspek penting dalam dalam pelaksanaan pendidikan tinggi di Indonesia. Dengan adanya pergantian pejabat structural, struktur organisasi yang biasanya ditempel di ruangan Prodi belum diperbaiki. Pelaksanaan sitem pengelolaan Prodi secara fungsional dilaksanakan dengan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) Prodi. Sistem pengelolaan operasional dilaksanakan dengan penyusunan dan pelaksanaan Standar Operasional Prosedur (SOP) Prodi yang keberadaannya belum lengkap. Pelaksanaan evaluasi akademik di setiap Prodi berjalan cukup efektif, namun pelaksanaan evaluasi non-akademik masih belum dilaksanakan secara efektif. Semua Prodi di Universitas Kuningan, melaksanakan dan mengambil keputusan pada pusat data yang ada pada Sistem Informasi Akademik Terpadu Uniku (SIKADUKU) secara efektif. Beberapa Ketua Prodi (Kaprodi) baru belum berorganisasi di luar kampus, sehingga kepemimpinan public masih lemah. 9
BAB III KESIMPULAN Berdasarkan pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) yang telah dilaksanakan, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut. 1) Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Prodi belum lengkap, akibatnya penjaminan mutu tidak efektif. 2) Mutu belum menjadi budaya. 3) Sistem pengelolaan operasional Prodi yang dilaksanakan dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) belum efektif secara dokumen dan juga pelaksanaannya. 4) Pusat basis data yang ada pada Sistem Informasi Akademik Terpadu Uniku (SIKADUKU) dilaksanakan secara efektif. 5) Beberapa Ketua Prodi (Kaprodi) baru belum belum berorganisasi di luar kampus, sehingga kepemimpinan public masih lemah. 10
BAB IV REKOMENDASI Berdasarkan simpulan pada BAB III, maka Satuan Penjaminan Mutu (SPM) Universitas Kuningan memberikan rekomendasi kepada pimpinan sebagai berikut. 1) Efektifkan peran Gugus Penjamin Mutu (GPM) dan Gugus Kendali Mutu (GKM) di setiap Fakultas dan Program Studi di Universitas Kuningan. 2) Untuk mengefektifkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), maka Universitas Kuningan harus membangun SPMI berbasis on-line, supaya Satuan Penjaminan Mutu (SPM) Uniku dapat memantau ketaatan dan kepatuhan Prodi melaksanakan penjaminan mutu. 3) Pusat basis data yang ada pada Sistem Informasi Akademik Terpadu Uniku (SIKADUKU) dilaksanakan secara efektif, untuk terus dijaga dan ditingkatkan pelaksanaannya. 4) Sistem penjaminan mutu bukan hanya menjadi tanggung jawab Satuan Penjaminan Mutu (SPM) Uniku, tetapi menjadi kewajiban dan tanggung jawab semua civitas akademika Uniku. 11