PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN PADA KELURAHAN WONOBOYO KECAMATAN JOGONALAN KABUPATEN KLATEN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Angga Nur Pratama 09.12.3924 kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
DESIGNING INFORMATION SYSTEM OF POPULATION WONOBOYO JOGONALAN KLATEN DISTRICT PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN PADA KELURAHAN WONOBOYO KECAMATAN JOGONALAN KABUPATEN KLATEN Anggal Nur Pratama Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STMIK Amikom Yogyakarta ABSTRACT Along with the development of technology and science as it is today, will ease the process of community needs in all areas of work is increasing. The computer is one of the means wich have advantages such as speed, accuracy and efficiency in the processing of data than manual systems. Processing data into information is to be used as one of the advantages of the computer. The result of computer-based information system will have more value than a system that processed manually which has a lot of data that require secial handling. Wonoboyo Urban Village is a government agency that handles all population data within the village which has a sub Wonoboyo information on population data needed by internal Wonoboyo village residents, as well as higher government agencies. Currently Wonoboyo handles all administrative population data by hand to serve the needs of the population will be information. This system still has many weaknesses that were less accurate information storage. By looking at the problems, population information system with JAVA can provide solutions for managing data on urban population Wonoboyo to produce quality information services to all parties who need for the to progress development in the village Wonoboyo. Keywords: Information System, Population System, java
1. Pendahuluan Seiring dengan perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan seperti saat ini, kebutuhan masyarakat akan kemudahan proses pada segala bidang kerja semakin meningkat. Komputer merupakan salah satu sarana yang memiliki banyak kelebihan diantaranya kecepatan dan efisiensi dalam pengolahan data dibandingkan sistem manual. Pengolahan data menjadi informasi secara cepat adalah salah satu kelebihan dari komputer. Dalam setiap instansi selalu membutuhkan sistem untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, melihat kembali dan menyalurkan informasi. Informasi yang didapat dari sistem informasi berdasarkan komputer akan mempunyai nilai lebih dari pada sistem yang diolah secara manual. Dengan kemampuan menyimpan data dalam jumlah besar, kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dengan hasil proses yang lebih akurat dan tingkat ketelitian lebih tinggi diharapkan mampu menyajikan informasi yang jelas, tepat, dan bermanfaat. Kantor Kelurahan Wonoboyo merupakan sebuah kantor pemerintahan tingkat desa yang mengurusi masalah kependudukan. Meskipun sudah tersedia perangkat komputer di Kantor Kelurahan Wonoboyo, namun penggunaan komputer tersebut masih belum maksimal dan tepat guna karena hanya sebatas untuk mengetik. Hal ini dibuktikan dengan pengolahan data kependudukan masih menggunakan cara manual sehingga informasi yang dihasilkan terkadang masih mengalami kekeliruan dan keterlambatan pembuatan laporan. Hal ini disebabkan terbatasnya sumber daya manusia dan banyaknya data yang dikelola tidak sesuai dengan perangkat desa yang menangani data tersebut. Dalam hal ini tentunya proses pengolahan data harus diolah secara efektif, efisien, dan proses pengolahan data yang dijalankan harus mudah dalam pengisian data, pemrosesan data, dan pelaporannya. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis mengambil topik untuk menyusun skripsi dengan judul Perancangan Sistem Informasi Kependudukan pada Kelurahan Wonoboyo Kecamatan Jogonalan Kabupaten Klaten. 2. Landasan Teori 2.1 Pengenalan Sistem Secara Umum Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. 1
2.2 Konsep Dasar Informasi Menturut Davis (1995) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata adalah berupa suatu objek nyata dari tempat, orang, benda yang betul-betul ada dan terjadi. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Informasi merupakan bagian yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. Informasi di peroleh dari sistem informasi. Menurut Robert A.Leitch dan K.Roscoe Davis : Sistem informasi adalah sistem didalam organisasi yang menemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat menajerial, dan kegiatan strategi dari organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.4 Konsep Sistem Basis Data Pengertian basis data ini diperjelas oleh Kusrini (2007) yaitu sebagai berikut. Basis Data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan sevara bersama semikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan. Prinsip utama dalam basis data atau database adalah pengaturan (pemilihan, pengelompokan, pengorganisasian) data atau arsip yang akan disimpan sesuai dengan fungsi dan jenisnya dengan tujuan utama flesibilitas dan kecepatan dalam mengambil data kembali. 2.5 Alat Bantu Analisis Sistem 2.5.1 Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram merupakan alat yang digunakan pada metodologi perkembangan sistem yang terstruktur. DFD merupakan alat yang cukup popular sekarang ini karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur den jelas. 2
2.5.2 Flowchart System Bagan alir sistem (flowchart system) merupakan suatu bagian alir dari sebuah sistem yang menunjukkan bagaimana sebuah sistem secara fisik akan di tampilkan. 2.6 Perangkat Lunak dan Bahasa Pemrograman yang Digunakan 2.6.1 JAVA Java adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) yang dapat dijalankan pada berbagai platform sistem operasi. Perkembangan java tidak hanya terfokus pada satu sistem operasi, tetapi dikembangkan untuk berbagai sistem operasi dan bersifat open source. 2.6.2 NetBeans 6.8 NetBeans merupakan Integrated Development Environment atau IDE. Suatu IDE adalah lingkup pemrograman yang diintegrasikan kedalam suatu aplikasi perangkat lunak yang menyediakan pengembangan GUI, suatu text atau kode editor, suatu compiler atau interpreter dan suatu debugger. 2.6.3 MySQL MySQL merupakan software open source. Open source berarti semua orang diijinkan untuk menggunakan dan memodifikasinya. Semua orang dapat menggunakannya secara gratis dan tidak perlu membayar. 3. Analisis 3.1 Analisis Masalah Alat ukur yang digunakan untuk mengidentifikasi kelemahan sistem yaitu analisis PIECES (Perfomance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services). 3.1.1 Performance Analisis kinerja adalah kemampuan atau penigkatan terhadap (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari troughput dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan oleh suatu sistem tertentu. Response time yaitu waktu yang dibutuhkan sistem untuk memberi jawaban dan untuk menyediakan perpindahan pekerjaan. Tabel analisis kinerja (performance) di kantor Kelurahan Wonoboyo Jogonalan Klaten adalah sebagai berikut. 3
Parameter Troughput Response time Hasil Analisis Beban kerja perangakat desa lebih berat karena hampir semua perkerjaan dilakukan dengan cara menulis dengan tangan, atau mesin ketik, mulai dari input data, pengolahan data sampai pembuatan laporan, sehingga membutuhkan waktu yang lama. Pembuatan laporan kependudukan membutuhkan waktu yang lama kurang lebih 1 jam. 3.1.2 Information Dalam penyajian informasi sering terjadi keterlambatan dan bahkan kesalahan sehingga infomasi yang dihasilkan terkadang tidak bisa langsung dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan. Dengan sistem baru ini diharapkan peningkatan pada infomasi yang akurat, tepat waktu dan relevan. Akurat berarti informasi yang di hasilkan harus jelas, benar, tepat dan mudah dimengerti. Tepat waktu berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Relevan berarti informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat untuk pemakainya. Berikut tabel analisis informasi pada kantor Kelurahan Wonoboyo Jogonalan Klaten. Parameter Akurat Tepat Waktu Hasil Analisis Tingkat kemungkinan terjadi kesalahan cukup besar, sehingga informasi yang dihasilkan kurang akurat. Karena pengolahan data yang lama maka informasi yang dihasilkan terkadang terlambat, sehingga informasi sudah usang dan tidak dapat digunakan. Relevan Informasi yang dihasilkan kurang relevan dengan kebutuhan instansi terkait karena arsip-arsip yang 4
ada masih berbentuk hardcopy. 3.1.3 Economy Kantor Kelurahan Wonoboyo dalam pengolahan data penduduk membutuhkan waktu yang cukup lama, sehingga menimbulkan peningkatan biaya operasional. Dengan ini diharapkan pengembang sistem yang dapat memberi banyak manfaat. Serta dapat meminimalkan biaya operasional yang dikeluarkan. Berikut tabel analisis ekonomi di Kantor Kelurahan Wonoboyo Jogonalan. Parameter Hasil Analisis Pemanfaatan peralatan dan biaya Penggunaan kertas dan alat tulis lainya memakan biaya yang banyak. 3.1.4 Control Pengendalian dalam sistem informasi kependudukan pada Kantor Kelurahan Desa Wonoboyo dibutuhkan guna mendeteksi kesalahan pencatatan atau penyalahgunaan oleh oknum. Berikut tabel analisis kendali di Kantor Kelurahan Desa Wonoboyo. Parameter Pengendalian Hasil Analisis Pengendalian pada sistem lama di Kantor Kelurahan Desa Wonoboyo kurang mumpuni. Karena masih banyak kesalahan pencatatan yang terjadi dan kesalahan itu sulit untuk dideteksi. 5
3.1.5 Efficiency Kantor Kelurahan Desa Wonoboyo mengharapkan efisiensi penggunaan biaya operasional, waktu dan juga tenaga para perangkat desa. Efisiensi ini erat hubungannya dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Berikut adalah table analisis efisiensi pada Kantor Kelurahan Desa Wonoboyo. Parameter Pemanfaatan biaya operasional Hasil Analisis Penghematan terhadap kertas dan alat tulis lainya belum bisa dilakukan karena semua pencatatan maupun laporan masih tergantung dengan penggunaan kertas. Penggunaan sumberdaya manusia Pencatatatan yang masih menggunakan sistem manual sangat banyak memakan waktu, juga tenaga dari para perangkat desa. 3.1.6 Service Peningkatan pelayanan yang baik pada Kantor Kelurahan Wonoboyo dimaksudkan memberikan pelayanan yang terbaik serta meningkatkan kepuasan masyarakat terhadap kinerja para perangkat desa. Kualitas pelayanan sebuah instansi bisa di nilai dari seberapa cepat masyarakat terlayani dengan baik. Berikut adalah tabel analisis pelayanan pada Kantor Kelurahan Wonoboyo. Parameter Hasil Analisis Waktu Pelayanan Pelayanan pada Kantor Kelurahan Wonoboyo sudah cukup baik hanya saja waktu yang dibutuhkan untuk melayani masyarakat cukup lama. Contoh bila ada masyarakat yang ingin membuat surat kelahiran, perangkat desa harus menulis rangkap tiga untuk sebuah surat kelahiran. 6
3.2 Analisis Kebutuhan Tujuan dari analisis ini adalah untuk memenuhi kebutuhan dari sistem baru dan apakah sistem baru yang akan diterapkan sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum. Untuk mempermudah analisis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analisis membagi kebutuhan sistem ke dalam dua jenis yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional. 3.2.1 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan olah sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasiinformasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. Dalam sistem informasi kependudukan Desa Wonoboyo kebutuhan fungsionalnya antara lain: a. Sistem harus dapat melakukan proses olah data penduduk, olah data kelahiran, olah data kematian, olah data pindah, olah data datang, olah data pegawai, olah data surat pengantar, olah data pengguna, olah data agama, olah data hubungan keluarga, olah data pendidikan, olah data pekerjaan, olah data status nikah, olah data dusun, olah data kartu keluarga. b.sistem harus dapat mencetak laporan data kelahiran, laporan data kematian, laporan data pindah, laporan data datang, laporan data penduduk, laporan data surat pengantar, laporan data pegawai, laporan data kartu keluarga, laporan data agama, laporan data pekerjaan, laporan data pendidikan, laporan data dusun, laporan data kependudukan. 3.2.2 Kebutuhan Nonfungsional a. Perangkat keras b. Perangkat lunak c. Perangkat manusia 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Sistem yang baru yang akan digunakan harus diuji kelayakannya terlebih dahulu apakah sistem yang baru akan lebih baik dari pada sistem yang lama atau sebaliknya. Ada empat parameter yang digunakan untuk melakukan analisis kelayakan, antara lain sebagai berikut. 1. Kelayakan Teknologi Kelayakan teknologi berhubugan dengan penerapan sistem tegnologi yang ada. Dari segi hardware, Kantor Kelurahan Desa Wonoboyo sudah memiliki sebuah komputer sehingga hanya dibutuhkan sebuah printer untuk melengkapi kebutuhan hardware sistem 7
yang baru. Dari segi software Kantor Kelurahan Desa Wonoboyo belum menggunakan aplikasi khusus untuk mengolah data penduduk. Dari segi brainware, sudah ada beberapa perangkat desa yang bisa mengoperasikan komputer. Jadi sistem baru dikatakan layak untuk dioperasikan dan tidak ada hambatan pada segi teknologi. 2. Kelayakan Hukum Penerapan sistem yang baru tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari karena melanggar dari segi hukum yang berlaku terutama masalah legalitas dari software yang digunakan untuk pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan harus resmi sesuai dengan perijinan yang ada, sehingga tidak menyimpang dari ketentuan hukum yang berlaku dan tidak akan menimbulkan masalah hukum baik pada saat sekarang maupun yang akan datang. Untuk kelayakan hukum, sistem baru layak dipakai karena tidak melanggar aturan hukum yang berlaku. 3. Kelayakan Operasional Sistem informasi kependudukan harus bisa menyelesaikan masalah-masalah yang dialami oleh Kelurahan Wonoboyo dibidang kependudukan. Dengan adanya sistem ini informasi yang dibutuhkan akan didapatkan dengan cepat dan tepat waktu. Laporan bulanan kependudukan yang biasanya pembuatannya lama dan merupakan pemborosan waktu pegawai, tidak akan terjadi lagi. Pencarian data penduduk yang biasanya pegawai kelurahan tidak sanggup, dengan adanya sistem ini maka pencarian data penduduk akan lebih mudah. Analisis operasional berkaitan dengan sumber daya manusia yang menggunakan sistem baru. Sistem ini dirancang agar mudah dioperasikan. Selain itu, nantinya juga akan ada pelatihan kepada para perangkat desa tentang bagaimana menggunakan sistem baru. Sehingga sistem baru yang akan diterapkan dapat dikatakan layak untuk digunakan. 4. Kelayakan Ekonomi Aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan ekonomi. Tak dapat dipungkiri bahwa motif instansi membangun sebuah sistem adalah demi keuntungan. Dengan demikian aspek untung rugi menjadi pertimbangan utama dalam pengambangan sistem. 8
Definisi Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Biaya a. Pengadaan Proyek - Printer Canon IP 2770 530.000 0 0 - Tinta Acaciana - 25.000 27.000 b. Pelatihan 300.000 0 0 c. Pemeliharaan 0 0 200.000 d. Biaya Overhead Listrik 0 5.148 5.400 Total Biaya 880.000 30.148 232.400 Manfaat a. Berwujud - Pengurangan Biaya Operasional 0 135.000 135.000 b. Tak Berwujud - Peningkatan Pelayanan 0 600.000 627.000 Total Manfaat 0 735.000 762.000 Selisih Antara Total Manfaat & Total Biaya (Procced) (880.000) 704.852 529.600 3.4 Perancangan Sistem Perancangan proses adalah tahap selanjutnya setelah analisis sistem. Perancangan proses bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses dari perangkat lunak yang akan dibuat supaya tidak menyimpang dari aturan dari hasil analisis yang telah ditentukan. 3.4.1 Flowchart 9
10
3.4.2 DFD Level 0 Data Flow Diagram (DFD) adalah logical model dari sistem informasi yang menjelaskan kepada pemakai bagaimana fungsi-fungsi dalam sebuah sistem secara logika akan bekerja. DFD yang diusulkan dalam pembuatan sistem informasi pendudukan ini adalah sebagai berikut. 3.4.3 DFD Level 1 Proses-proses dalam sistem informasi kependudukan akan lebih dijabarkan lagi dalam DFD level 1 yang dapat dilihat dalam gambar berikut ini. 11
12
4. Pembahasan 4.1 Pembahasan Listing Program Implementasi yang telah dibahas sebelumnya menunjukkan tidak adanya kesalahan kode program yang ditemukan. Program berjalan lancar disertai validasivalidasi yang memudahkan pengguna untuk menjalankan program, seperti peringatan jika data belum lengkap, penyimpanan berhasil, dan peringatan jika akan dilakukan penghapusan data. 4.2 Pembahasan Basis Data Perancangan basis data yang telah ada membuat data yang ada menjadi fleksibel. Misalkan tabel agama, dulu agama cuma ada lima, tetapi seiring perkembangan zaman dan peraturan dari pemerintah, jumlah agama bisa bertambah. Hal ini telah diantisipasi dengan adanya tabel agama, jika ada penambahan agama, maka pengguna tinggal menambahkan data agama melalui form agama. Selain agama, data yang bisa berubah seperti dusun, status nikah, hubungan keluarga, pekerjaan, dan pendidikan juga dibuat tabel sendiri untuk mengantisipasi perubahan berdasarkan peraturan pemerintah. 4.3 Pembahasan Antarmuka Antarmuka aplikasi sistem informasi kependudukan dirancang untuk memudahkan dalam penggunaannya. Misalnya untuk memasukkan data penduduk, pengguna tinggal memilih data agama, status nikah, hubungan keluarga, pekerjaan dan pendidikan, tidak perlu mengetikkan satu persatu. Sedangkan untuk mencari data penduduk atau umur penduduk, pengguna juga tinggal memasukkan nilai yang diinginkan. 5 Kesimpulan Penerapan Sistem Informasi Kependudukan pada Kantor Kelurahan Wonoboyo yang berbasis komputer mempunyai beberapa keuntungan yang dapat mengatasi rumusan masalah yang ada. Keuntungan dari sistem baru ini antara lain adalah : 1. Pembuatan program menggunakan bahasa pemrograman java, sedangkan basis datanya menggunakan MySql. 2. Pengolahan data penduduk akan lebih mudah dilakukan dengan sistem informasi kependudukan yang berbasis komputer. 13
3. Pencarian data penduduk mudah dilakukan karena tinggal memasukkan nilai yang dicari maka sistem akan mencarinya dengan cepat. 4. Jumlah penduduk dari laporan yang dihasilkan akurat, karena setiap ada penambahan atau pengurangan jumlah penduduk, sistem akan langsung memperbaharui database. 5. Pembuatan laporan kependudukan yang cepat dan bisa dibuat sewaktu-waktu dibutuhkan. 6. Pencarian umur jika akan ada pemilihan umum lebih mudah dan cepat, tinggal memasukkan umur minimal yang dicari, maka sistem akan mencarinya. 7. Penulisan laporan dan pembuatan surat-surat tidak menggunakan tangan lagi, melainkan sudah menggunakan printer sehingga bisa lebih cepat dan rapi. 8. Mampu mengendalikan adanya data ganda, karena sistem informasi kependudukan akan memberikan peringatan jika data sudah ada. 14
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern.Yogyakarta : Andi Offset. Jogiyanto, HM.1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Yogyakarta : AndiOffset. Kristanto, Harianto. 1994. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta : AndiOffset. Kusrini.2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : AndiOffset. Peter, Jerry. 2007. XAMPP:Paket Apache. PHP dan MySQL Instant.http:// ilmukomputer.org/2007/11/27/xampppaket-apache-php-dan-mysqlinstant/. diakses tanggal 24 September 2012. Riris. 2011. Sistem Informasi Kependudukan.http://www.scribd.com/doc /47871868/Sistem-Informasi-Kependudukan-Bab3. diakses tanggal 22 September 2012. Syihab, Imam Nur.2012. Kualitas Informasi. http://www.slideshare.net/imamnurs yihab/kualitas-informasi. diakses tanggal 21 September 2012. 15