BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada saat ini kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat, dan akurat sangat penting. Oleh sebab itu, perusahaan-perusahaan baik kecil maupun besar harus mulai melakukan perubahan dengan menggunakan TI untuk menunjang kegiatan perusahaan, seperti komputerisasi terhadap sistem perusahaannya. Salah satu contoh perusahaan yang sangat membutuhkan sistem komputerisasi yang handal adalah supermarket atau perusahaan retail. Perusahaan retail seperti supermarket sangat bersaing dalam memberikan pelayanan ke pelanggannya baik dalam harga maupun mutu barang yang akan didistribusikan. Banyak perusahaan yang memandang sebelah mata terhadap sistem persediaan, padahal seharusnya sistem persediaan menjadi hal yang sangat penting dalam sebuah perusahaan baik dalam perusahaan yang bergerak di bidang distributor maupun perusahaan manufaktur. Kesulitan yang biasanya ditemukan pada perusahaan adalah bagaimana cara menangani sistem persediaan barang atau yang lebih sering kita kenal dengan istilah Stok barang, karena barang-barang yang masuk ke perusahaan sangat bervariasi, dan waktu yang dimiliki sangat terbatas, sehingga kegiatan operasional sering terganggu, misalnya pengiriman barang yang terlambat atau stok barang yang tidak tersedia saat adanya pemesanan barang. PT Hero Supermarket merupakan industri retail terbesar di Indonesia yang berdiri pertama kali pada 1
2 tanggal 23 Agustus 1971. PT Hero mendistribusikan barangnya melalui gerai. PT Hero Supermarket merupakan perusahaan retail yang menjual barang-barang kebutuhan sehari-hari maupun barang-barang kebutuhan lainnya. PT Hero Supermarket memiliki gerai supermarket, kantor pusat, dan juga memiliki gudang penyimpanan pusat yang berada di daerah Cibitung yang bernama gudang David Distribution Indonesia (DDI) dimana tugas gudang DDI adalah menyediakan dan memenuhi stok barang ke gerai supermarket. PT Hero Supermarket telah menerapkan sistem persediaan ROP (Re-Order Point) yang dapat memberikan informasi bila persediaan telah mencapai stok minimum. Karena persediaan merupakan hal yang penting bagi perusahaan besar seperti PT Hero Supermarket untuk mengendalikan persediaan yang beraneka ragam, oleh sebab itu perlu dilakukan audit operasional. Audit operasional ini juga dilakukan untuk memastikan penerapan sistem informasi sudah sesuai dengan prosedur dan standar yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, kami memilih judul skripsi Evaluasi Sistem Informasi Persediaan pada PT Hero Supermarket. 1.2 Ruang Lingkup Untuk lebih mengarahkan penyusunan dan penulisan skripsi ini kami merasa perlu membatasi ruang lingkup penelitian yaitu bahwa topik yang akan dibahas meliputi sebagai berikut : 1. Batasan evaluasi a. Pengendalian umum yang kami bahas hanya 3 bagian, yaitu : 1. Pengendalian Manajemen Sumber Data (Data Resources Management Controls)
3 2. Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Administration Management Controls) 3. Pengendalian Manajemen Operasi (Operation Management Control) b. Pengendalian Aplikasi terdiri dari 3 bagian, yaitu : 1. Pengendalian Batasan (Boundary Control) 2. Pengendalian Masukan (Input Control) 3. Pengendalian Keluaran (Output Control) 2. Batasan sistem yang akan dievaluasi a. Audit terhadap sistem informasi persediaan pada PT Hero Supermarket hanya untuk barang dagang yang merupakan pemesanan kepada pemasok berdasarkan List of Order, tidak termasuk persediaan barang-barang yang merupakan produk Hero. Jenis Barang dagang dapat berupa dry food dan non food. b. Pelaksanaan audit dilakukan dengan metode Around the Computer dimana dalam proses audit ini hanya ditekankan pada input data dan pada output yang berupa informasi. Proses yang terjadi hanya dianggap sebagai kotak hitam (black box). 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang hendak dicapai dalam pembuatan skripsi ini adalah : Mengevaluasi output yang dihasilkan tepat waktu sesuai dengan hasil inputan, sehingga dapat dipercaya oleh pihak yang bersangkutan. Menghasilkan laporan evaluasi bagi PT Hero Supermarket.
4 Memastikan efektifitas dan efisiensi sistem yang berjalan. Menilai kepatuhan terhadap pelaksanaan sistem telah sesuai dengan standar dan prosedur yang berlaku. Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan skripsi Evaluasi Sistem Informasi persediaan pada PT Hero Supermarket ini adalah : Dengan adanya hasil output yang sesuai maka memudahkan pihak perusahaan dalam mengambil keputusan secara tepat. Memudahkan dalam melacak kesalahan yang terjadi antara output dan input. Dapat meningkatkan kinerja PT Hero Supermarket agar lebih baik lagi di mata masyarakat. Mengurangi resiko kerugian yang mungkin terjadi akibat kelemahan sistem. Mengembangkan sistem yang berjalan agar lebih baik Setelah pengevaluasian sistem selesai, PT Hero Supermarket mendapatkan masukan agar sistem informasi dapat berjalan dengan lancar. 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini antara lain : a. Penelitian Kepustakaan 1. Textbook Pemahaman mengenai teori yang dibahas dalam skripsi ini, bersumber dari buku-buku yang berhubungan dengan topik skripsi.
5 2. Internet Untuk mendukung pemahaman teori, informasi juga bersumber dari internet. 3. Aturan Perusahaan Pihak perusahaan juga membantu memberikan informasi mengenai tugas dan tanggung jawab, struktur dan prosedur yang berjalan di perusahaan. b. Pelaksanaan Audit 1. Observasi terhadap sistem perusahaan secara garis besar 2. Wawancara dengan Divisi External Public Relation PT Hero Supermarket. Melalui wawancara ini didapat informasi mengenai proses bisnis dan alur informasi dalam sistem persediaan yang sedang berjalan pada saat ini. 3. Kuisioner (daftar pertanyaan) Eksplisit berupa kuisioner yang didistribusikan ke bagian TI dan gudang. 4. Studi Dokumentasi Studi ini bertujuan untuk mengetahui sumber data yang digunakan oleh PT Hero Supermarket dan cara mengamankan aset-aset yang ada dalam perusahaan. 5. Data Flow Diagram Diagram ini menggambarkan arus data pada sistem informasi persediaan PT Hero Supermarket secara garis besar maupun secara rinci antara gudang DDI, kantor pusat, dan supermarket.
6 1.5 Sistematika Penulisan Untuk mempermudah para pembaca mengetahui secara garis besar isi skripsi ini, maka dibuat sistematika yang membagi skripsi ini menjadi lima bab dan masing-masing bab dibagi menjadi beberapa subbab yaitu sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Di dalam bab ini, menguraikan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Di dalam bab ini, menguraikan secara teoritis mengenai sistem informasi akuntansi, sistem pengendalian intern, audit sistem informasi, evaluasi, persediaan, ROP dan Framework COBIT. BAB 3 SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PT HERO SUPERMARKET Di dalam bab ini, menguraikan mengenai sejarah, struktur organisasi, uraian tugas dan wewenang, uraian prosedur, dan uraian aplikasi yang digunakan. BAB 4 EVALUASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA PT HERO SUPERMARKET Di dalam bab ini, menjelaskan mengenai perencanaan audit, pengumpulan buktibukti, pengukuran resiko, rekomendasi, dan laporan evaluasi. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Di dalam bab ini menjelaskan mengenai kesimpulan dari semua bab yang telah dibahas dimuka yang sifatnya menyeluruh dan memberikan saran-saran yang menurut kami sangat berguna dan baik bagi perkembangan PT Hero Supermarket.