MAKLUMAT PENTING BERKAITAN AUDIT DALAMAN KANDUNGAN BIL. PERKARA 1. Maklumat Ketua Juruaudit, Timbalan Ketua Juruaudit, Ketua Kumpulan MUKA SURAT 2 2. Kaedah Pelaksanaan Audit 3 3. Kod PTJ semasa penulisan bukti objektif 6 4. Tarikh Penting 10 1
MAKLUMAT : KETUA JURUAUDIT, TIMBALAN KETUA JURUAUDIT DAN KETUA KUMPULAN BIL. PERKARA NAMA CATATAN 1. Ketua Juruaudit Tuan Haji Rosdi Wah (PNC) 2. Timbalan Ketua Juruaudit Encik Suhaifi Sulaiman (SPS) 3. Ketua Kumpulan A Encik Krishnan Mariappan (idec) Terdapat 15 sub kumpulan 4. Ketua Kumpulan B Puan Musliyana Mansor (IBS) Terdapat 15 sub kumpulan 5. Ketua Kumpulan C Encik Noor Mohamad Shakil Hameed (BPK) Terdapat 11 sub kumpulan 6. Ketua Kumpulan D Encik Nasrudin Yahya (PPDN) Terdapat 12 sub kumpulan 7. Ketua Kumpulan E dan F Puan Saliza Mustafa (BHEP) Terdapat 17 sub kumpulan 8. Ketua Kumpulan G Encik Abdul Mohammad Omar (FSPM) Terdapat 12 sub kumpulan FAKTA NOMBOR:- 1. 75 orang Juruaudit UPM (73 mempuyai Lead Assessor dan 2 mempunyai sijil Audit Dalaman). 2. 345 orang Juruaudit PTJ 3. 7 kumpulan besar 4. 82 kumpulan kecil 2
KAEDAH PELAKSANAAN AUDIT BIL. PERKARA PERINCIAN 1. Pembahagian Kumpulan Kumpulan Audit dibahagikan kepada tujuh (7) buah kumpulan iaitu A hingga G. Kumpulan A terdiri daripada Bahagian Akademik, SPS, Fakulti, Institut, Pusat dan Hospital. Kumpulan B terdiri daripada Pejabat TNC (PI) termasuk RMC, Fakulti, Pusat, Akademi dan Institut. Kumpulan C terdiri daripada entiti di bawah Pejabat TNC (HEPA), PKU, TPU, PKKSSAAS, Pejabat Bendahari, Perpustakaan, Pusat Islam dan PPPA. Kumpulan D terdiri daripada entiti di bawah PNC, Penerbit, entiti di bawah Pejabat TNC (JIM), idec, Pejabat Pendaftar, Bahagian Keselamatan dan Pusat Pembangunan Akademik. Kumpulan E dan F terdiri daripada Kolej. Kumpulan G terdiri daripada PTJ di UPMKB. 2. Pembahagian Juruaudit UPM (Lead Assessor) Bagi setiap PTJ di Fakulti, terdapat dua (2) orang Juruaudit UPM atau tiga (3) orang iaitu selama empat (4) hari. Juruaudit UPM yang mengaudit Institut/Pusat/Akademi, di bahagikan kepada dua (2) PTJ [seorang Juruaudit audit 2 PTJ] iaitu selama dua (2) hari di setiap PTJ. Juruaudit UPM yang mengaudit di PTJ yang prosesnya difikirkan wajar dijalankan selama 2 hari, dibahagikan kepada (2) PTJ [seorang Juruaudit audit 2 atau 3 PTJ]. 3. Audit mengikut proses Setiap Juruaudit hendaklah mengaudit mengikut proses iaitu PDCA. Juruaudit telah dibekalkan Standard yang diberi terus kepada Juruaudit. Sepanjang audit, Juruaudit boleh melihat SPK online di laman web SPK atau jikan berlaku masalah server, boleh diakses di www.spk2.upm.edu.my. 3
BIL. PERKARA PERINCIAN 4. Borang Borang senarai semak telah digugurkan dan jika terdapat Juruaudit yang ingin menyediakan senarai semak sebelum audit, bolehlah menggunakan kertas yang difikirkan sesuai. Nota Audit hendaklah diisi dengan menggunakan Borang Nota Audit Dalaman iaitu No. Isu : 02, No. Semakan : 01, Tarikh Kuatkuasa : 25/4/2011. Ketakakuran hendaklah diisi pada Borang Ketakakuran iaitu No. Isu : 02, No. Semakan : 01, Tarikh Kuatkuasa : 30/1/2012. Borang Peluang Penambahbaikan hendaklah diisi pada Borang Peluang Penambahbaikan iaitu No. Isu :02, No. Semakan : 01, Tarikh Kuatkuasa : 30/1/2012. 5. Penulisan No. Ketakakuran (NCR) No. NCR hendaklah ditulis dengan mengikut kot PTJ (lihat kod PTJ) dan diikuti bilangan. Contoh :- - FPV-1 - FPV-2 - FPV-3 Pada waktu penyelarasan dengan Ketua Sub Kumpulan bersama Ketua Kumpulan, semua bukti objektif (OE) hendaklah dipindah ke dalam format excel yang akan dibekalkan oleh Urusetia. 6. Penghantaran Dokumen Semua dokumen berkaitan Audit Dalaman seperti Nota Audit, Ringkasan, Borang Ketakakuran dan Peluang Penambahbaikan hendaklah dihantar pada 27 Mac untuk Kumpulan A, C dan E dan 2 April bagi kumpulan B, D, F dan G. (Ketua Kumpulan serahkan kepada Ketua Juruaudit) (Ketua Sub Kumpulan pastikan semua Nota Audit dan borang berkaitan mencukupi semasa dimajukan kepada Ketua Kumpulan). Sebarang proses pembetulan, baiki selepas tarikh berkenaan, hendaklah terus merujuk kepada Bahagian Jaminan Kualiti. 4
BIL. PERKARA PERINCIAN 7. Penutupan Ketakakuran dan Peluang Penambahbaikan. Mengikut prosedur Tindakan Pembetulan yang kuatkuasa 30/1/2011, tindakan pembetulan hendaklah diambil dalam tempoh 21 hari bekerja atau yang dipersetujui oleh Juruaudit. Dalam hal ini, bagi kes yang melibatkan pusingan, Juruaudit hendaklah menyatakan tarikh sebenar dengan jelas supaya pemantauan dapat dijalankan. Tarikh akhir untuk 21 hari adalah pada 9 Mei 2012 dan Juruaudit turun ke PTJ untuk melaksanakan penutupan adalah pada 10 dan 11 Mei 2012. Penutupan NCR adalah dengan menggunakan Borang yang sama iaitu ketakakuran dan borang berkenaan boleh didapati terus daripada TPAD PTJ. Tiada sebarang borang warna merah dan tiada pengeluaran NCR baru. Peluang Penambahbaikan juga, hendaklah diambil tindakan untuk disemak oleh Juruaudit dengan menggunakan borang yang sama dan boleh diperolehi pada TPAD PTJ. Setelah selesai, borang berkenaan terus diberi kepada TPAD untuk PTJ buat salinan (jika perlu) dan TPAD akan majukan kepada BJK semasa Perbincangan PAD dan TPAD yang akan dilaksanakan pada 14 Mei 2012. 5
KOD BAGI BUKTI OBJEKTIF UNTUK SETIAP PUSAT TANGGUNGJAWAB Sub Kump. PTJ Diaudit Kod Tiada Pejabat Pendaftar (Pengurusan) PEND PGR A1 Bahagian Akademik BA A2 Sekolah Pengajian Siswazah SPS A3 Fakulti Ekonomi Pengurusan FEP A4 Fakulti Pertanian FP A5 Fakulti Kejuruteraan FK A6 Fakulti Sains FS A7 Fakulti Pengajian Pendidikan FPP A8 Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi FBMK A9 Fakulti Perubatan Veterinar FPV A10 Fakulti Pengajian Alam Sekitar FPAS A11 Hospital Veterinar Universiti HVU A12 Institut Penyelidikan Matematik INSPEM A13 Institut Biosains IBS A14 Institut Teknologi Maju ITMA A15 Institut Gerontologi IG B1 Fakulti Sains dan Teknologi Makanan FSTM B2 Pentadbiran Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC) TNC (PI) RMC [TNC (PI)] B3 Fakulti Perhutanan FH B4 Fakulti Rekabentuk dan Senibina FRSB B5 Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan FPSK B6 Fakulti Ekologi Manusia FEM B7 Fakulti Bioteknologi dan Sains Biomolekul FBSB B8 Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Maklumat FSKTM B9 Pusat Asasi Sains Pertanian PASP B10 Institut Penyelidikan Produk Halal IPPH B11 Institut Kajian Dasar Pertanian dan Makanan IKDPM B12 Institut Perhutanan Tropika dan Produk Hutan INTROP 6
Sub Kump. PTJ Diaudit Kod B13 Institut Pengajian Sains Sosial IPSAS B14 Akademi Sukan AS B15 Institut Pertanian Tropika ITA C1 Bahagian Hal Ehwal Pelajar BHEP [HEPA] C2 Pusat Alumni PA [HEPA] C3 Pusat Sukan PS [HEPA] C4 Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar CEISED [HEPA] C5 Pusat Kesihatan Universiti PKU C6 Taman Pertanian Universiti TPU C7 Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah PKKSSAAS C8 Pejabat Bendahari BEND C9 Perpustakaan Sultan Abdul Samad Cawangan: i. Perpustakaan Perubatan Veterinar ii. Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan iii. Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina PSAS C10 Pusat Islam PI C11 Pusat Pembangunan dan Pengurusan Aset PPPA D1 Bahagian Pentadbiran Pejabat Naib Canselor PENT [PNC] D2 Bahagian Audit Dalaman BAD [PNC] D3 Bahagian Perancangan Korporat BPK [PNC] D4 Pejabat Pemasaran dan Komunikasi MARCOMM [PNC] D5 Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan PPKKP [PNC] D6 Penerbit Penerbit D7 Bahagian Pentadbiran Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) PENT [TNC (JIM)] D8 Pusat Pengembangan, Keusahawanan dan Pemajuan Profesional APEEC [TNC (JIM)] D9 Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi idec D10 Pejabat Pendaftar PEND D11 Bahagian Keselamatan KES D12 Pusat Pembangunan Akademik CADe E1 Kolej Kedua K2 7
Sub Kump. PTJ Diaudit Kod E2 Kolej Tun Dr. Ismail KTDI E3 Kolej Canselor KC E4 Kolej Kelima K5 E5 Kolej Keenam K6 E6 Kolej Sultan Alaeddin Suleiman Shah KOSASS E7 Kolej Tun Perak KTP E8 Kolej Tiga Belas K13 F1 Kolej Sepuluh K10 F2 Kolej Sebelas K11 F3 Kolej Mohamad Rashid KMR F4 Kolej Dua Belas K12 F5 Kolej Empat Belas K14 F6 Kolej Lima Belas K15 F7 Kolej Enam Belas K16 F8 Kolej Pendeta Za ba KPZ F9 Kolej Tujuh Belas K17 G1 Fakulti Sains Pertanian dan Makanan FSPM G2 Pejabat Pendaftar, Kampus Bintulu PEND [UPMKB] G3 Pejabat Bendahari, Kampus Bintulu BEND [UPMKB] G4 Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset, Kampus Bintulu PPPA [UPMKB] G5 Bahagian Keselamatan, Kampus Bintulu KES [UPMKB] G6 Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi, Kampus Bintulu idec [UPMKB] G7 Pusat Islam, Kampus Bintulu PI [UPMKB] G8 Pusat Kesihatan Universiti, Kampus Bintulu PKU [UPMKB] G9 Cawangan Perpustakaan Sultan Abdul Samad, Kampus Bintulu PSAS [UPMKB] G10 Bahagian Hal Ehwal Pelajar, Kampus Bintulu BHEP [UPMKB] G11 Taman Pertanian Universiti, Kampus Bintulu TPU [UPMKB] G12 Kolej Sri Rajang, Kampus Bintulu Kolej [UPMKB] 8
Nota : Kod ini hendaklah dipatuhi oleh semua Juruaudit semasa menulis Bukti Objektif di Borang Ketakakuran iaitu pada ruangan NO. SIRI: KKP /. (Contoh adalah seperti di bawah). Contoh : (Audit di Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (D9) Bukti objektif yang dijumpai yang pertama:- 1) Pintu kecemasan pusat data tidak diletakkan label yang betul 2) Terdapat kotak di dalam bilik server 3) Laluan ke bilik-bilik sempit diletakkan barang di kiri dan kanan laluan 4) Siling pintu keluar kecemasan pusat data berlubang Kod ini hendaklah ditulis pada NO. SIRI: KKP idec-1/2012. No. 1 adalah bilangan Bukti Objektif yang dijumpai Bukti objektif yang dijumpai yang kedua:- Didapati pengurusan rekod kualiti tidak dibuat dengan betul : 1. Tiada fail UPM/iDEC/300-4/2 2. Borang SOK/CAL/BR01/RT dijumpai di fail UPM/iDEC/300-3/2/1/1 Penyelenggaraan Luaran Kod ini hendaklah ditulis pada NO. SIRI: KKP idec-2/2012. No. 2 adalah bilangan Bukti Objektif yang dijumpai 9
TARIKH PENTING BIL. PERKARA TARIKH TEMPAT PENGLIBATAN 1. Mesyuarat Pembukaan 19 Mac 2012 Auditorium Jurutera, Fakulti Kejuruteraan Ketua PTJ, TWP, Juruaudit UPM, Juruaudit PTJ. 2. Audit Dalaman Kumpulan A,C dan E 19-22 Mac 2012 PTJ berkaitan Staf PTJ berkaitan 3. Audit Dalaman Kumpulan B, D, F dan G 16-29 Mac 2012 PTJ berkaitan Staf PTJ berkaitan 4. Penulisan dan Pemurnian laporan audit kumpulan oleh Ketua Sub Kumpulan (Ketua Sub Kumpulan perlu membuat penyelarasan bersama Juruaudit PTJ). *Bagi Juruaudit yang mengaudit 2 PTJ (Institut/Kolej/Pusat), penyelarasan tempat untuk berbincang adalah ditentukan oleh Juruaudit. Contoh: Puan Nurani mengaudit ITMA dan IG. Perbincangan boleh dilakukan serentak pada mana-mana PTJ atau di ITMA 8.30-10.00 pagi dan di IG pada 10.30 pagi 12.00 tengah hari. 23 Mac 2012 (Jumaat) (8.30 pagi 12.00 tengah hari) Kumpulan A,C dan E PTJ berkaitan Ketua Sub Kumpulan, Juruaudit UPM dan Juruaudit PTJ. 10
BIL. PERKARA TARIKH TEMPAT PENGLIBATAN 5. Penyelarasan dengan Ketua Sub Kumpulan bersama Ketua Kumpulan (Ketua Kumpulan akan adakan perbincangan dengan Ketua Sub Kumpulan) 23 Mac 2012 (Jumaat) (3.00 petang 5.00 petang) Kumpulan A di Dewan Senat Kumpulan C di Bilik Lembaga Kumpulan E di Bilik Putra 1, Pejabat Pendaftar Ketua Kumpulan dan Ketua Sub Kumpulan. (bagi Juruaudit UPM yang tidak dibantu dengan Juruaudit UPM yang lain, secara automatic perlu hadir ke perbincangan ini. 6. Penulisan dan Pemurnian laporan audit kumpulan oleh Ketua Sub Kumpulan (Ketua Sub Kumpulan perlu membuat penyelarasan bersama Juruaudit PTJ). (Contoh seperti di bil. 4) 30 Mac 2012 (Jumaat) (8.30 pagi 12.00 tengah hari) Kumpulan B, D, F dan G PTJ berkaitan Ketua Sub Kumpulan, Juruaudit UPM dan Juruaudit PTJ. 7. Penyelarasan dengan Ketua Sub Kumpulan bersama Ketua Kumpulan (Ketua Kumpulan akan adakan perbincangan dengan Ketua Sub Kumpulan) 30 Mac 2012 (Jumaat) (3.00 petang 5.00 petang) Kumpulan B di Dewan Senat Kumpulan D di Bilik Lembaga Kumpulan F di Bilik Putra 1, Pejabat Pendaftar Kumpulan G di UPMKB Ketua Kumpulan dan Ketua Sub Kumpulan. (bagi Juruaudit UPM yang tidak dibantu dengan Juruaudit UPM yang lain, secara automatic perlu hadir ke perbincangan ini. 11
BIL. PERKARA TARIKH TEMPAT PENGLIBATAN 8. Penyelarasan Ketua Kumpulan A,B,C,D,E dan F (Kumpulan G akan diwakilkan kepada Encik Suhaifi Sulaiman) bersama Ketua Juruaudit. 2 April 2012 (Isnin) 9.00 pagi 5.00 petang Bilik Lembaga Ketua Juruaudit UPM, Timbalan Ketua Juruaudit UPM dan Ketua Kumpulan. 9. Mesyuarat Penutupan 9 April 2012 (Isnin) 8.30 pagi Auditorium Jurutera, Fakulti Kejuruteraan Ketua PTJ, Juruaudit UPM, Juruaudit PTJ. 10. Mesyuarat Penyelaras Audit (PAD) dan Timbalan Penyelaras Audit (TPAD) (edaran kepada TWP berkaitan penemuan Audit Dalaman melalui TPAD) 9 April 2012 (Isnin) 2.30 petang Dewan Senat Ketua Bahagian Jaminan Kualiti, PAD dan TPAD 11. Bengkel Penutupan Ketakakuran 12, 13 dan 16 April *mengikut keadaan status perbincangan. Dewan Sri Pulasan, Kolej Keenam TWP, Ketua Juruaudit UPM, Timbalan Ketua Juruaudit UPM dan Ketua Kumpulan. *(aka nada penambahan jika ada keperluan) 12. Tarikh akhir PTJ ambil tindakan untuk tutup ketakakuran bagi yang boleh ditutup dalam tempoh 21 hari. 9 Mei 2012 PTJ yang berkaitan Staf PTJ berkaitan. 12
BIL. PERKARA TARIKH TEMPAT PENGLIBATAN 13. Penutupan Ketakakuran bagi yang boleh ditutup dalam tempoh 21 hari (Juruaudit akan turun ke PTJ) *lihat ketakakuran (NCR) dan cadangan peluang penambahbaikan (OFi) Selesai tutup Juruaudit serahkan kepada TPAD untuk membuat salinan jika diperlukan PTJ. 10 dan 11 Mei 2012 (Khamis dan Jumaat) PTJ yang berkaitan Juruaudit UPM dan Juruaudit PTJ. 14. Mesyuarat Penyelaras Audit (PAD) dan Timbalan Penyelaras Audit (TPAD) (perbincangan status penutupan untuk dilaporkan ke Mesyuarat Semakan Keberkesanan Pengurusan) 9 April 2012 (Isnin) 2.30 petang Dewan Senat Ketua Bahagian Jaminan Kualiti, PAD dan TPAD 13