ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TOKO BAROKAH MAGUWOHARJO SKRIPSI Disusun oleh: Rini Kurniawati 07.12.2643 JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TOKO BAROKAH MAGUWOHARJO Rini Kurniawati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta ABSTRACT In line with development of the busniess world today, every company is required to develop a service system to the maximum extent possible, to support the enterprise database must addres satisfying. One the accounting information system. This accounting information syste to process accounting data relating to puchase, sale and automatically generate the information in the form of statements of accounting and menegerial reporting. Barokah is a small selft-service shop located on Jl. P Puger Maguwoharjo No. 23 Depok Sleman, yogyakarta. The entire system is at the shop manual barokah still use where every day do bookeeping for storing transaction data. Thus requiring accounting information system for automatically recording procees and produce the information effective, efficiently and accurately. To the authose propose the need to build a store barokah softwearw based accounting information system of relevant and accurate data in proccessing of transaction data will produce financial statements and managerial report are true and can efficient time. Keywords : information system, accounting information system
1. Pendahuluan Teknologi komputerisasi yang berkembang pesat dewasa ini sangat memberi dukungan bagi pengembangan sistem komputerisasi sebuah perusahaan, terutama dengan pemanfaatan teknologi yang berbasis komputer. Dengan adanya penggunaan teknologi berbasis komputer di dalam sistem transaksi penjualan, data akan dapat di olah dengan cepat, dengan tingkat kesalahan minimal, menghemat tenaga kerja, dan menghemat biaya. Toko Barokah Maguwoharjo Dalam sistem pengolahan data pada Toko Barokah masih bersifat manual, sehingga data yang dihasilkan kurang efektif dan efisien yang mengakibatkan keterlambatan laporan keuangan dan sering terjadi kesalahan dalam pencatatan. Teknologi komputer memiliki kemampuan untuk mendukung pembentukan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang mampu menyerap data, mengolah dengan prosedur tertentu, menyajikan data secara cepat dan tepat juga mendistribusikan kepada pihak yang berkepentingan. Melihat kenyataan ini maka penulis akan memanfaatkan teknologi informasi lebih optimal terutama dibidang Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang terkomputerisasi, nantinya dapat memberikan solusi yang tepat untuk kelancaran administrasi Toko secara optimal, dengan menggembangkan sistem informasi yang telah ada dengan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000. 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel variabel yang saling terkait, saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan. Selain itu, sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan obyek obyek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar obyek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. 2.1.1 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu: 1. Elemen Elemen (Elements) 2. Batasan (Boundary) 3. Lingkungan Luar (Environment) 4. Penghubung (Interface) 5. Masukan (Input) 6. Pengolah (Process)
7. Keluaran (Output) 8. Sasaran dan Tujuan (Objectives/Goal) 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Definisi Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. 2.2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. 2.2.3 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari enam komponen, yaitu : 1. Blok Masukan Input disini termasuk metode metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen dokumen dasar. 2. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok Database Database adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain, dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok Kendali
Pengendalian digunakan untuk mencegah hal hal yang dapat merusak sistem atau untuk mengatasi kesalahan kesalahan yang terlanjur terjadi. 2.2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi Sistem infomasi akuntansi adalah merupakan sebuah sistem informasi yang mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakai. Tujuan dari sistem informasi akuntasi adalah 1. Mendukung operasi sehari-hari. 2. Mendukung pengambilan keputusan manajement. 3. Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertangung jawaban. 2.3 Konsep Permodelan Sistem Untuk menerjemahkan suatu konsep, maka diperlukan suatu alat untuk memodelkan suatu sistem baik pada tahapan analisis maupun pada tahapan perancangan. Dalam dua tahapan tersebut terdapat dua hal penting yang akan ditangani yaitu proses yang sedang berlangsung dan data yang mengalir. 2.3.1 Rancangan Model Physical System Bagan alir sistem merupakan alat yang tepat untuk menggambarkan physical system. Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan aliran (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika, digunakan terutama sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. 2.3.2 Rancangan Model Logika Rancangan model logika (logical model) dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi fungsi di dalam sistem informasi secara logika akan bekerja. 2.4 Konsep Basis Data Sistem basis data adalah kumpulan basis data dengan para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama, personal-personal yang merancang dan mengelola basis data, teknikteknik untuk merancang dan mengelola basis data, serta sistem komputer yang mendukungnya. 2.4.1 Konsep Normalisasi Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam desain logika sebuah database, teknik pengelompokan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redundansi). 2.5 Perangkat Lunak
2.5.1 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Kemampuannya dalam manajemen data dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat RDBMS ini menjadi pilihan para database administrator. Ada dua cara mengolah database dalam SQL Server, yaitu melalui jendela enterprise manager dan query analyzer. 2.5.2 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Agar dapat menggunakan Visual Basic, kita harus memahami IDE (Integrated Development Environment) atau lingkungan kerja dari visual basic 6.0 itu sendiri. Berikut tampilan IDE pada visual basic 6.0 : Gambar 2.1 Tampilan IDE 3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagianbagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi dalam menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya. 3. 2 Identifikasi Masalah Identifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perancangan sistem. 3.3 Analisis Kelemahan Sistem Analisis digunakan untuk menganalisis penyebab terjadinya masalah pada sistem lama, analisis yang digunakan untuk menganalisis sistem lama menggunakan analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, services). 3.3.1 Analisis Kinerja (Performance Analysis)
Dalam penggunaan sistem lama troughput / jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan karyawan tidak maksimal atau membutuhkan waktu lama dalam penyimpanan data, pencarian data arsip dan lain-lain. Sistem lama masih mengunakan proses manual mengakibatkan response time / banyak rata-rata waktu yang tertunda dalam penyimpanan data pembelian, data penjualan dan sekaligus pencarian data pemasok / data pelanggan yang sedang terjadi dalam kurun waktu yang sama. 3.3.2 Analisis Informasi (Information Analysis) Pemrosesan data yang manual dan karyawan ditutut kecepatan dalam pemrosesan data sering kali mengakibatkan ketidak akuratan data yang telah tersimpan. Pada saat pegawai membutuhkan data, pegawai harus mencari data data yang tersimpan di arsip.terlalu bayaknya data yang ditangkap dan tersimpan di banyak tempat membuat ketidak relevance informasi. 3.3.3 Analisis Ekonomi (Economy Analysis) Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alat tulis, jia dihitung dalam jangka waktu yang lama akan menimbulkan biaya operasional yang besar. karena data yang salah tidak dapat diedit, meskipun dapat dipaksakan diedit tapi hal itu akan mengurangi kerapian dan laporan akan terkesan kurang valid. 3.3.4 Analisis Keamanan (Control Analysis) Kontrol terhadap jumlah aktiva dan pasiva tidak terkendali, karena tidak diketahui secara pasti jumlah seluruh aktiva dan pasiva.tidak adanya proteksi terhadap data yang ada sehinga kehilangan data sering terjadi. 3.3.5 Analisis Efisiensi (Eficiency Analysis) Pembuatan laporan dengan data yang sama dicatat berulang-ulang, masih mengunakan alat hitung kalkulator sehingga menimbukan pemborosan waktu. Sumber daya manusia yang dibutuhkan lebih banyak. 3.3.6 Analisis Layanan (Service Analysis) Pelayanan oleh pegawai kepada konsumen akan membutuhkan bayak waktu karena harus menunggu pemrosesan data. 3.4 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem merupakan salah satu yang dibutuhkan dalam meningkatkan dan mendukung kinerja sistem. Apakah sistem yang dibangun sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum. Sistem Informasi Penjualan ini sangat bernilai
ekonomis karena sistem informasi ini menghemat waktu, energi, dan biaya serta mudah dimengerti oleh pengguna. Kebutuhan sistem dibagi dalam dua jenis, yaitu kebutuhan fungsional dan non fungsional. 3.5 Analisis Kelayakan Sistem Sistem baru yang akan digunakan harus diuji kelayakannya terlebih dahulu, apakah sistem tersebut lebih baik dari sistem yang sudah ada atau sebaliknya. Untuk menguji apakah suatu sistem dapat dikatakan layak atau tidak maka dapat dilakukan beberapa analisis. Adapun analisis kelayakan yang digunakan sebagai berikut : 1. Kelayakan Teknologi 2. Kelayakan Hukum 3. Kelayakan Operasional 4. Kelayakan Ekonomi 3.6 Perancangan Proses Tujuan dari perancangan proses adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Pada tahap perancangan proses, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram. 3.6.1 Physical System Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical system. Simbol-simbol bagan alir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol input, proses, dan laporan-laporan. Systems flowchart merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk menunjukkan urut-urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis komputer. 3.6.2 Logical Model Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram). 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan Implementasi sistem (systems implementation) merupakan tahap meletakkan.sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan
semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. 4.1 Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain sebagai berikut : 4.1.1 Pemrograman Dalam membuat sebuah program ada beberapa langkah yang perlu dilakukan, antara lain : 1. Mendefinisikan Masalah 2. Perencanaan / Desain 3. Pembuatan Database 4. Perancangan Tabel Database 5. Perancangan Form 6. Koding 4.1.2 Pengetesan Sistem Dalam uji coba sistem terdapat beberapa cara pengujian, diantaranya pengujian kesalahan syntax, kesalahan logika kemudian pengujian komponen. Menurut Pressman, ada 2 jenis pengujian sistem yaitu black box testing dan white box testing. 1. Black Box System Pengujian yang dilakukan untuk mengevaluasi pemenuhan sistem atau komponen dengan kebutuhan fungsional tertentu. Fokusnya adalah pengoperasian umum oleh pengguna, interaksi antara pengguna dengan software ketika aplikasi berlangsung. 2. White Box System Pengujian yang memegang perhitungan mekanisme internal sistem atau komponen. Melakukan pengecekan data processing untuk setiap kasus tes. Hal yang diuji adalah berjalannya komunikasi ke server, penampilan error message, beberapa perintah untuk karakter dan sebaik apa aplikasi dapat berjalan.
4.2 Tampilan Program Gambar 4.1 Form Menu Utama Menu utama merupakan jendela utama tempat user memualai proses pemilihan data mengolah data tertentu. Menu utama berisi tentang menu File, Data, Transaksi, Hutang-Piutang Dagang, Akuntansi, Laporan dan user. Menu utama akan aktif sesuai dengan hak akses. Ada 4 macam hak akses, yaitu admin, pemimpin, data entry dan kasir/akuntan. Untuk pemimpin, menu yang aktif adalah file, laporan keuangan, laporan menejerial dan form penggatian password akuntan/kasir. Untuk data entry hanya bisa mengakses file, master data dan form pengganti password. Untuk kasir/akun hanya bisa mengakses file, transaksi dan akuntansi
4.2.1 Form Data Suplier Form data suplier berfungsi untuk menambah data suplier yang kemudian disimpan kedalam database. 4.2.2 Form Data Pelanggan Gambar 4.2 Form Data Suplier Form data pelanggan berfungsi untuk menambah data pelanggan. 4.2.3 Form Data Barang Gambar 4.3 Form Data Pelanggan Pada input data barang berfungsi untuk menginputkan barang.
4.2.4 Form Transaksi Pembelian Gambar 4.4 Form Data Barang Gambar 4.5 Form Transaksi Pembelian Pada form transaksi pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara tunai dan kredit dengan suplier. 4.2.5 Form Transaksi Penjualan Gambar 4.6 Form Transaksi Penjualan
Pada form transaksi penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara tunai dan kredit kepada pelanggan. 4.2.6 Form Retur Pembelian Gambar 4.7 Form Retur Pembelian Form retur penjualan digunakan untuk mencatat transaksi pengembalian barang dagang yang telah dibeli toko karena cacat barang. 4.2.7 Form Retur Penjualan Gambar 4.8 Form Retur Penjualan Form retur penjualan digunakan untuk mencatat transaksi pengembalian barang dagang yang telah dijual pada konsumen karena cacat barang. 4.2.8 Form Pembayaran Hutang
Gambar 4.9 Form Pembayaran Hutang Form transaksi pembayaran hutang digunakan untuk mencatat data pembelian barang dagang secara kredit pada suplier. 4.2.9 Form Pembayaran Piutang Gambar 4.10 Form Pembayaran Piutang Form transaksi pembayaran piutang digunakan untuk mencatat data penjualan barang dagang secara kredit pada pelanggan. 4.2.10 Form Input Data Kode Akun Gambar 4.11 Form Kode Akun
Pada input data rekening berfungsi untuk menginputkan akun atau rekening. 4.2.11 Form Posting Jurnal Umum Gambar 4.12 Form Posting Jurnal Umum Form posting jurnal umum digunakan untuk memposting kegiatan transaksi. 4.8.12 Form Input Data Kasir Gambar 4.13 Form Data Kasir Form data kasir berfungsi untuk menambah data kasir yang kemudian disimpan kedalam database 4.8.13 Form Rubah Password Akuntan / Kasir Gambar 4.14 Form Rubah Password Akuntan / Kasir
Form rubah password digunakan oleh akuntan/kasir jika ada pergantian akuntan/kasir lain. 4.8.14 Form Rubah Password Admin Gambar 4.15 Form Rubah Password Admin Form rubah password digunakan oleh admin jika ada pergantian admin lain. Laporan Data Barag Laporan Data Suplier Laporan Pelanggan
Laporan Rekening Laporan Penjualan Laporan Pembelian Laporan Pembayaran Hutang
Laporan Pembayaran Piutang Laporan Retur Pembelian Laporan Retur Penjualan Laporan Rugi-Laba
Laporan Neraca Laporan Perubahan Modal
DAFTAR PUSTAKA AL Fatta, Hanif, 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset Yogyakarta Jogiyanto H.MBA, Ph.D,1988, Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, Andi Offset, Yogyakarta Jusup, Al Harjono, 1997, Dasar-Dasar Akuntansi, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta Kadir, Abdul, 2003, Pengertian Sistem Informasi Akuntansi, Andi Offset, Yogyakarta Kusrini M.Kom, Koniyo, Andri, 2007, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server, Andi Offset, Yogyakarta Sunyoto, Andi,2005, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Andi Offset, Yogyakarta