Sosialisasi dan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Sumber Daya Terintegrasi (SISTER) untuk Dosen di lingkungan Kopertis Wil. III oleh: Hendri Irawan, S.Kom., M.T.I. Ruang Meranti, Swiss Belresidence Hotel Kalibata Senin, 14 Mei 2018
Agenda Sosialisasi SISTER Demo Tanya Jawab
Surat Edaran Ditjen SDID No.649/D1 2018 (23/02/2018) Tentang Implementasi SISTER pada Program PAK, Serdos dan BKD
Latar Belakang
Kebutuhan Data Sistem Layanan Sistem layanan dibutuhkan untuk: 1. Suplai dan pemutakhiran detil data 2. Peningkatan layanan kementerian. PD Dikti Data Perencanaan Eksekusi Monev Detil data tidak tersuplai PD Dikti Proses di Ditjen Sumber Daya Iptek dan Dikti
Permasalahan Proses Bisnis Dosen dihadapkan pada banyak alamat aplikasi Beban kerja berlebih untuk memasukkan data yang sama lebih dari sekali Ketidakjelasan pembagian tanggungjawab pengisian data antara dosen dan institusi Kelambatan di simpul-simpul proses verifikasi Perbedaan data antara aplikasi dengan Pangkalan Data Dikti
Permasalahan Teknis Database masing-masing aplikasi terpisah yang tidak dapat saling memanfaatkan Banyak intervensi manual pada proses sistem Rancangan terpusat yang memicu kebutuhan infrastruktur yang luar biasa di sisi server Adanya PT yang mempunyai sistem BKD & PAK sendiri menginginkan transfer data secara langsung
Masalah dan tujuan SISTER Dosen memiliki informasi terkait Tridharma yang sering sekali tercecer Ditubuthkan aplikasi yang memudahkan pendokumentasian tridharma dan aktivitas dosen One-stop-service yang melayani seluruh rangkaian portofolio, pemutakhiran data dosen, dan proses-proses terkait karir dosen Diisi oleh Dosen, Divalidasi oleh kepegawaian PT, Pimpinan PT, Kopertis, Kementerian
Kebutuhan Reduksi beban kerja Peluang Perbaikan Penyatuan pengisian data, data yang sudah diisikan tidak diisikan lagi di sistem manapun Aktivitas atau produk bersama beberapa dosen cukup diisikan sekali Aktivitas pengajaran diekstrak dari PD Dikti, tidak perlu mengisi ataupun memilih Peningkatan kualitas data Penataan ulang tanggungjawab pengisian data dan validasinya Melibatkan dosen dalam memeriksa data dari institusinya dan sebaliknya Validasi berlapis yang tetap terbuka meski proses assessment / penilaian sudah dinyatakan selesai Peningkatan kualitas layanan Penyatuan jalan masuk ke sistem Penyatuan pengaturan hak akses ke sistem Dashboard untuk memantau kinerja proses layanan Sistem terdistribusi untuk mendapatkan respons lebih cepat
Rancangan Sister
Ruang Lingkup Sistem Sumber Daya Terintegrasi Portal Dosen Portal Tendik (Fungsional) Portal Tendik (Administratif) Portal Periset & Perekayasa Portal Infrastruktur Portal Sumber Daya Lain
Eksisting Sistem Sumber Daya Terintegrasi Pengajaran DB Lokal BKD Penelitian Pengabdian Pendukung Riwayat Pendidikan PD Dikti DB SDID Serdos Riwayat Pangkat PengabdianPortofolio DB Lokal DB Lokal Pendukung Sertifikasi Pengajaran Integrasi DB Lokal PAK PublikasiBeasiswa & Pengabdian Diklat Pendukung
Pendekatan Portofolio Merupakan penyatuan pengisian data Data exchange portofolio diwadahi Pangkalan Data Dikti agar dapat dimanfaatkan lintas unit utama Dosen-dosen yang tergabung dalam satu aktivitas atau satu publikasi, tidak perlu mengisikan aktivitas / publikasi tersebut masing-masing. Cukup salah satu orang saja Assessment / penilaian cukup dilakukan sekali, tidak perlu mengulangi untuk orang kedua, ketiga, dst.
Konsep Portal Dosen Aplikasi (dibangun di atas portofolio) Basis Portofolio (Satu basis untuk semua keperluan) Data Pribadi Satu portal untuk berbagai proses layanan
Profil Dosen Diklat Tes Pendidikan Formal Sertifikasi Beasiswa Data pribadi Profil Dosen Kepangkatan Tugas Tambahan Inpassing Jabatan Struktural Jabatan Fungsional Tunjangan Kesejahteraan
Aktivitas Tridharma Membimbing Dosen Membimbing Mahasiswa Menguji Mahasiswa Bahan Ajar Pengajaran Aktivitas Tridhar ma Penelitian Pengabdian Publikasi Pembicara Visiting Scientist Detasering Anggota Org. Profesi Kepanitiaan Penghargaan Pengelola Jurnal
Fungsi Sister Versi 1 (Portal Dosen) Sister Versi 1 Dashboard (Perencanaan dan Layanan) Layanan bagi Kementerian, Kopertis dan PT Penilaian Angka Kredit Sertifikasi Dosen Beban Kerja Dosen Layanan bagi dosen Portofolio Isian bagi dosen Pangkalan Data Dikti
Arsitektur Data Feeder Feeder dapo Feeder dik PD Dikti PD Dikti SDT db Antar instansi / Antar kementerian Data mart & web svc Kelembagaan db Bus data pendidikan Pusdatin PD Dikti Pelaporan & Statistik Informasi publik PD Dikti sebagai backbone Litabmas db Model integrasi yang belum pernah berhasil Akreditasi db Data Pokok Data Referensi Data Transaksi
Fitur Penting Sistem SDT Terintegrasi Terdistribusi Validasi Pengamanan Data Otentik Penggunaan data bersama melalui PD Dikti Satu pintu untuk proses PAK, Serdos dan BKD Penilaian / assessment lintas perguruan tinggi Membagi beban kerja server agar responsif Menggalang partisipasi para pemangku kepentingan untuk peningkatan kualitas data Mencegah intervensi data dari luar aplikasi
Arsitektur Sistem PD Dikti Sinkronisasi Data Portofolio Data Portofolio Back end SDT (Ditjen) Data Proses Bisnis Data Portofolio Sinkronisasi Sinkronisasi Struktur basisdata simetris Data Proses Bisnis Front end PT/Kopertis Front end PT/Kopertis o o o Front end PT/Kopertis instalasi terdistribusi untuk membagi beban
Aliran Data Dosen Pengguna, Hak akses PT Prodi Forlap Layanan NIDN, NUPN, NIDK Manajemen Akses Pangkalan Data Dikti PAK, Serdos BKD Pengajaran Feeder PD Dikti SDT Back end SDT Front end Litabmas Asesor, Penilai Pendukung Penelitian, Pengabdian pada Masyarakat Pemetaan Sumber Daya
Konfigurasi Sister Internet Kemristekdikti PD Dikti Server Sister di PT A Server Aplikasi Sister Server Sister di PT B Perguruan Tinggi Server Sister di PT C Server Basisdata Sister
Manfaat Dosen PT Ditjen SDID Pusdatin Kepastian Data terorganisir Data untuk perencanaan terpenuhi Tersedia data berbasis aktivitas lengkap Kemudahan Tidak perlu membangun aplikasi sendiri Kapasitas manajemen meningkat Pemetaan kompetensi SDM lebih tajam Kualitas data PD Dikti meningkat Transparansi Lebih bisa dikelola Tersedia indikator mutu yang lebih akurat Pemutakhiran data sumber daya terjamin
OPERASIONALISASI PORTAL DOSEN
Strategi Implementasi Untuk Proses Layanan Paralel run, Separasi berdasar tanggal ajuan PAK AA dan Lektor di-enforce untuk cut-off (bukan paralel run) Serdos Cut over, Separasi berdasar kesiapan PT BKD Cut over, Separasi berdasar kesiapan PT t
PENGEMBANGAN SELANJUTNYA
Operasionalisasi PAK Operasional secara Paralel dengan sistem lama sampai seluruh ajuan bisa masuk melalui aplikasi SISTER. Untuk PT yang sudah mengikuti sosialisasi bisa di enforce segera menggunakan aplikasi SISTER untuk ajuan PAK nya. Pendampingan tim sampai aplikasi bisa berjaan dengan baik dan sesuai.
Operasionalisasi SERDOS Data sumber D1 berasal dari PDDIKTI Mekanisme usulan D1 menjadi data D3- D5 serta perubahan data dosen eligible bisa melalui aplikasi SISTER. Cut-off aplikasi lama, sepenuhnya berjalan melalui SISTER. Pendampingan tim sampai aplikasi bisa berjaan dengan baik dan sesuai. Sosialisasi lebih lanjut secara bersama
Operasionalisasi BKD Aplikasi BKD terintegrasi SISTER dalam proses pengembangan tim. Tim pengembang aplikasi akan berkonsultasi dengan Tim BKD Ditjen SDID Target Maret 2018 sudah mulai di ujicoba.
Demo SISTER
Implementasi di Univ. Budi Luhur http://sister.budiluhur.ac.id/ 1. Masukkan URL alamat aplikasi sister pada perguruan tinggi 2. Jika belum memiliki username/pasword registrasi telebih dahulu Klik Daftar di sini
Registrasi NIDN dan Email Masukkan NIDN dan Email. Email diharapkan berdomain lembaga Kemudian klik Register
Jika registrasi berhasil
Sistem akan secara otomatis mengirimkan link (tautan) Lakukan aktivasi dengan cara mengklik link (tautan) yang ada pada email
Aktifkan akun dengan mengisi password Masukkan password dan konfirmasi password (sama) Kemudian klik Aktifkan
Akun anda siap untuk digunakan
Buka lama sistem sister pada masing-masing PT Masukkan email dan password sesuai registrasi awal Lalu klik Login
Halaman awal setelah login (Dashboard)
Modul didalam Sister
Modul didalam Sister (lanjut.)
Dosen dapat melakukan penambahan aktivitas/kegiatan penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan aktivitas pendukung melalui laman portofolio dosen Sedangkan seluruh kegiatan pengajaran diisi melalui feeder PD-Dikti Data portofolio dosen yang sudah valid kemudian disinkronisasi dengan data PD- Dikti
Sebagian data profil dan aktivitas dosen sudah terdapat di PD-Dikti Keberadaan SISTER, data profil dan aktivitas tridarma dosen dapat dilihat, diperiksa, dan diajukan perubahan/ penambahannya langsung oleh dosen yang bersangkutan melalui laman portofolio dosen
Apabila terdapat kesalahan pada data-data yang terdapat dalam portofolio, dosen dapat mengusulkan Perubahan Data Dosen (PDD) melalui SISTER. Usulan tersebut kemudian divalidasi terlebih dahulu oleh Bagian Kepegawaian Perguruan Tinggi. Untuk dosen PTS, data yang terlah divalidasi oleh Bagian Kepegawaian PT akan divalidasi kembali oleh Kopertis untuk kemudian diusulkan ke Kementerian. Sedangkan usulan perubahan data dosen PTN yang telah divalidasi oleh Bagian Kepegawaian PT dapat langsung diusulkan ke Kementerian. Data-data yang telah divalidasi oleh Kementerian akan mengupdate/memutakhirkan data di PD-Dikti
Data Pribadi Rigid data Data-data yang harus divalidasi oleh Kementerian melalui Ditjen. SDID agar dapat memutakhirkan data di PD-Dikti Open data Dapat langsung memutakhirkan data di PD-Dikti apabila sudah divalidasi oleh PTN/Kopertis (tanpa validasi Kementerian) Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidaksesuaian dengan kenyataan, PTN/Kopertis dapat menerima sanksi
Rigid vs Open data
Secara Umum Memilih menu data yang akan dimukhtahirkan Memeriksa data Mengajukan Perubahan Data Mengajukan Penambahan Data Mengajukan Penghapusan Data Mengunggah dokumen pendukung Memantau status ajuan Melihat status ajuan
Profil Data Pribadi Klik tombol untuk Ajukan Perubahan
3b. Tambah Data 3a. Ubah/Hapus 1. Pilih Menu Data kemudian Klik 2. Periksa Data
Isi semua data sesuai dengan kondisi
Isi semua data (lanjut.)
Upload Dokumen Tambahkan dokumen lain multiple document Upload dokumen pendukung, keterangan dan pilih jenisnya. Jika ada, dapat diberikan tautannya (link url)
Kolaborasi Dosen dan Mahasiswa Masukkan jika melibatkan mahasiswa Tambahkan Data Dosen. Cukup dientry sekali, jika sudah disetujui maka akan muncul di laman sister dosen kolaboratornya. Baik PT sendiri atau dosen PT Lain
Jika sudah disimpan, data entrian dapat dilihat di menu utama data
Kesimpulan Update data dosen (profil dan portofolio) dikembalikan kepada kesadaran masingmasing Dosen Dibutuhkan bagian kepegawaian PT (SDM) khusus sebagai validator data yang dientri Dosen. Dibutuhkan kepastian waktu. Dibutuhkan penunjukan khusus orang/tim teknis sister yang konsern terhadap update aplikasi, dan mengatasi permasalah yang mungkin akan muncul
Sumber Slide paparan dari tim SDID Ditjen Dikti Group telegram admin sister http://s.id/telegramadminsister