BAHAGIAN I PENGENALAN 1. PENDAHULUAN Page 1 Garis Panduan Pengurusan Dan Pentadbiran Pejabat Jawatankuasa Perhubungan ANGKASA Negeri (JPAN) disediakan sebagai panduan kepada ANGKASA Pusat dan Negeri di dalam menguruskan JPAN. Perkara-perkara yang dinyatakan dalam garis panduan ini adalah berdasarkan Undang-Undang Kecil (UUK) ANGKASA, amalan-amalan yang digunakan dan keputusan Mesyuarat-Mesyuarat Jawatankuasa ANGKASA. 2. PENAMBAHAN DAN PINDAAN GARIS PANDUAN a. Penambahan dan pindaan Garis Panduan ini adalah tertakluk kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Tadbir Kebangsaan (JTK), Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Kebangsaan (JKK) dan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Bahagian. 3. PENGAGIHAN GARIS PANDUAN a. Setiap JPAN akan dibekalkan empat (4) set Garis Panduan yang akan diagihkan seperti berikut : i. Pengerusi JPAN Setiausaha JPAN i Bendahari JPAN iv. Pejabat JPAN b. Sekiranya pertukaran individu dalam 3 jawatan di atas, maka Garis Panduan tersebut perlu diserahkan kepada individu baru yang menduduki jawatan berkenaan dan mestilah mempunyai bukti penerimaan. 4. KEEKSKLUSIFAN GARIS PANDUAN Bagi menjaga keeksklusifan Garis Panduan yang dibekalkan, setiapnya akan mempunyai nombor siri dan nombor ini akan kekal. BAHAGIAN II TUGAS JAWATANKUASA PERHUBUNGAN ANGKASA NEGERI 5. TUGAS-TUGAS Jawatankuasa Perhubungan ANGKASA Negeri hendaklah tertakluk kepada arahan dan penentuan Jawatankuasa Tadbir Kebangsaan menjalankan tugas-tugas berikut : [UUK 45(9)] a. menjadi badan penghubung antara JTK dengan koperasi ahli GARIS PANDUAN PENTADBIRAN & PENGURUSAN JPAN 1
Page 2 dalam negeri itu. b. membantu JTK dalam menjalankan aktiviti-aktiviti ANGKASA dalam negeri itu. c. menjalankan apa jua kegiatan untuk kepentingan, kebajikan dan kemajuan koperasi ahli khasnya dan koperasi lain amnya dalam negeri berkenaan disamping melaksanakan segala tugas yang diarahkan oleh JTK dari masa ke semasa d. Menyenggara kumpulan wang yang berupa derma, pemberian atau sumbangan dari mana-mana pihak bagi menjalankan segala kegiatannya. e. Menyimpan akaun bagi semua wang yang diterima dan yang dibelanjakan dengan betul dan benar. 6. KEANGGOTAAN JPAN BAHAGIAN III KEANGGOTAAN DAN TANGGUNGJAWAB Jawatankuasa Perhubungan ANGKASA Negeri hendaklah terdiri daripada : a. seorang Pengerusi Jawatankuasa Perhubungan ANGKASA Negeri dan b. sebelas orang anggota Jawatankuasa Perhubungan ANGKASA Negeri, yang dipilih daripada perwakilan ahli yang hadir dalam satu Persidangan Negeri dalam sesuatu Negeri. (UUK 45) 7. PEMILIHAN DAN PENGOSONGAN JPAN Pemilihan dan pengosongan dalam JPAN mestilah tertakluk kepada UUK 45. 8. TANGGUNGJAWAB PENGERUSI a. Mempengerusikan semua mesyuarat JPAN. b. Menandatangani minit mesyuarat yang disahkan dan memperakui melalui akuan yang ditarikh dan ditandatangani. c. Memanggil sendiri atau melalui setiausaha, mesyuarat JPAN dan JKKN bila-bila perlu. d. Memastikan pengurusan pentadbiran hal ehwal dan kakitangan JPAN serta pelaksanaan keputusan JKKN. e. Menjalankan apa-apa tugas lain yang ditentukan oleh Jawatankuasa JPAN/JKK/JTK keatasnya dari semasa ke semasa. f. Menyelia secara am pentadbiran, hal ehwal dan kakitangan JPAN kecuali pejabat cawangan Sabah/Sarawak. 9. TANGGUNGJAWAB SETIAUSAHA a. Memanggil dan menghadiri mesyuarat-mesyuarat JPAN dan mesyuarat Jawatankuasa Kerja dan menyampaikan segala laporan GARIS PANDUAN PENTADBIRAN & PENGURUSAN JPAN 2
Page 3 dan dokumen untuk pertimbangan mesyuarat-mesyuarat itu. b. Merekod perjalanan dan meminitkan keputusan sesuatu mesyuarat. c. Menyelenggara dengan betul dan mengemaskinikan semua buku dan laporan-laporan yang dikehendaki oleh jawatankuasa. d. Menyediakan urusan surat-menyurat seperti yang diarahkan oleh JPAN. e. Menjalankan apa-apa tugas lain yang ditentukan oleh jawatankuasa keatasnya dari semasa ke semasa. f. Bertanggungjawab menjaga dan menyelenggara segala aset ANGKASA. g. Membantu Setiausaha Eksekutif memanggil dan menghadiri Persidangan Negeri. 10. TANGGUNGJAWAB BENDAHARI a. Menerima dan menjaga semua wang yang diterima oleh JPAN dan membuat pembayaran mengikut Peraturan Kewangan yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa. b. Menyimpan ke dalam bank atas nama JPAN semua wang yang diterima dalam masa dua puluh empat jam daripada penerimaannya. c. Mengeluarkan resit-resit, menyediakan baucar-baucar dan suratsurat lain mengikut Peraturan Kewangan yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa. d. Menyimpan dalam akaun runcit, wang runcit yang diluluskan oleh Jawatankuasa untuk memenuhi perbelanjaan runcit dan perbelanjaan yang dibuat daripada akaun ini boleh diganti seberapa kerap yang perlu. e. Menyelenggara dan menyimpan akaun-akaun JPAN dengan sempurna dan kemaskini supaya dapat diperiksa pada bila-bila masa oleh pihak berkuasa yang berkenaan. f. Menyediakan Penyata Akaun dan laporan tahunan JPAN untuk dibentang dalam Mesyuarat Jawatankuasa. 11. PENENTUAN TUGAS JPAN OLEH JTK Jawatankuasa Tadbir Kebangsaan ANGKASA boleh, dari semasa ke semasa menentukan tugas tanggungjawab Pengerusi, Pengganti Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari JPAN seperti yang dinyatakan dalam UUK 45(10). BAHAGIAN IV PENGURUSAN JAWATANKUASA PERHUBUNGAN ANGKASA NEGERI 12. JAWATANKUASA - JAWATANKUASA Selain Jawatankuasa Perhubungan ANGKASA Negeri, JPAN boleh, jika difikir perlu, melantik satu Jawatankuasa Kerja Negeri (JKKN) bagi melaksanakan keputusan Jawatankuasa Perhubungan ANGKASA Negeri. UUK 45(8) a Jawatankuasa Kerja Negeri (JKKN) Keanggotaan JKKN hendaklah dihadkan kepada lima (5) orang yang terdiri daripada Pengerusi, Pengganti Pengerusi, Setiausaha, GARIS PANDUAN PENTADBIRAN & PENGURUSAN JPAN 3
Bendahari dan seorang anggota JPAN yang dipilih dalam Mesyuarat JPAN. Bagi JPAN Pahang yang tiada Pengganti Pengerusi, dua (2) anggota JPAN akan dipilih untuk mengganggotai JKKN. b. Jawatankuasa Pembangunan Wanita Negeri (JPWN) Page 4 Rujuk Lampiran A c. Lain - Lain Jawatankuasa Kecil JPAN boleh mewujudkan lain-lain jawatankuasa yang difikirkan perlu bagi melicinkan pentadbiran JPAN. Namum begitu ia tertakluk kepada peruntukan yang diberikan.(j/k Penyelaras Negeri Bil. 1/2004) 13. MESYUARAT - MESYUARAT a. Mesyuarat Jawatankuasa Perhubungan ANGKASA Negeri (JPAN) i. Kekerapan Sekurang-kurangnya sekali dalam tiga bulan [UUK 55 (1)] Kuorum Kuorum bagi mesyuarat JPAN ialah tidak kurang dari setengah daripada jumlah anggota Jawatankuasa Perhubungan ANGKASA Negeri itu.[uuk 55(3)] i Wakil ANGKASA Pusat Kehadiran Timbalan Presiden dan Naib-Naib Presiden dalam Mesyuarat JPAN sebagai turut hadir dan tidak ada kuasa untuk mengundi (MJTK Bil. 1/2003) iv. Wakil Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM) Wakil SKM boleh dijemput jika perlu bersama dalam Mesyuarat JPAN, Mesyuarat-Mesyuarat Jawatankuasa Kecil atau Jawatankuasa Ad-Hoc. v. Minit Mesyuarat Minit Mesyuarat Jawatankuasa Perhubungan ANGKASA Negeri mestilah dihantar ke ANGKASA Pusat dalam tempoh 14 hari daripada tarikh mesyuarat. [UUK 55(2)] vi. Agenda Diantara agenda /urusan Mesyuarat JPAN Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu Membincangkan perkara-perkara berbangkit Mengkaji, membincang, menimbang dan memutuskan perkara- GARIS PANDUAN PENTADBIRAN & PENGURUSAN JPAN 4
perkara berikut : Keputusan - keputusan Persidangan Negeri Laporan Jawatankuasa Audit Dalaman Membentangkan dan meluluskan laporan kewangan bulanan Page 5 Membentangkan dan meluluskan laporan aktiviti bulanan Jawatankuasa Kecil Kempen keahlian Memenuhkan jawatan-jawatan kosong yang berlaku dalam JPAN b. Mesyuarat JKKN i. Kekerapan Sekurang-kurangnya 7 kali setahun Kuorum Separuh dari ahli mesyuarat i Minit Mesyuarat Minit Mesyuarat JKKN mestilah dihantar kepada ANGKASA Pusat c. Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan Wanita Negeri (diwujudkan mengikut keperluan) i. Kekerapan 4 kali setahun Minit Mesyuarat Minit Mesyuarat JPWN mestilah dihantar kepada ANGKASA Pusat d. Lain - Lain Mesyuarat i. Kekerapan Sekurang-kurangnya 12 kali setahun Kuorum Separuh dari ahli mesyuarat e. Pengendalian Urusan Mesyuarat Rujuk Lampiran B f. Lokasi Mesyuarat GARIS PANDUAN PENTADBIRAN & PENGURUSAN JPAN 5
Semua mesyuarat hendaklah dibuat di pejabat JPAN. Pengecualian hanya boleh dibuat sekiranya ada program lain yang dianjurkan di lokasi yang sama. (JPN Bil.6/2009) Page 6 14. SISTEM FAILING Bagi menyeragamkan sistem failing JPAN dengan ANGKASA Pusat, Pihak JPAN mesti mengikut sistem failing yang ditetapkan dilampiran C. 15. PEJABAT a. Tempat Pejabat JPAN hendaklah ditempatkan dibandar utama dalam negeri tersebut. b. Penyewaan Semua urusan perjanjian penyewaan adalah di antara ANGKASA dengan empunya bangunan tersebut. Semua perjanjian akan ditandatangani oleh Ketua Pegawai Eksekutif bagi pihak ANGKASA. c. Peralatan i. Peralatan pejabat Perhubungan ANGKASA Negeri yang hendak dibeli perlu mengikut spesifikasi yang telah disediakan dengan harga yang ditetapkan seperti di lampiran D. Semua permohonan pembelian perlu mendapat kelulusan terlebih dahulu daripada Pusat. d. Pelan Lantai Pelan lantai mestilah mengikut pelan yang telah diluluskan oleh Mesyuarat JKEW/JKK semasa ubahsuai bangunan kali pertama dibuat. Setiap perubahan pelan lantai beserta kos mestilah mendapat kelulusan Mesyuarat JKEW/JKK/JTK. e. Susun Atur Peralatan Susun Atur Peralatan mesti di atur mengikut kesesuaian pelan lantai dan bentuk bangunan. f. Ruangan Pusat Sumber Pihak JPAN perlu menyediakan tempat untuk Pusat Sumber. Panduan Sistem Kawalan Koleksi seperti di lampiran E. g. Papan Tanda Pejabat JPAN perlu menyediakan papan tanda pejabat. Panduan papan tanda seperti di lampiran F. h. Bilik Mesyuarat Bilik Mesyuarat ANGKASA Negeri boleh digunakan oleh koperasikoperasi dengan syarat dan panduan seperti berikut : i. Dibenarkan untuk koperasi ahli sahaja. i iv. Digunakan pada waktu pejabat. Tidak mengenakan sebarang bayaran. Tanggungjawab JPAN untuk memastikan keselamatan. GARIS PANDUAN PENTADBIRAN & PENGURUSAN JPAN 6
i. Keselamatan Pejabat Prosedur keselamatan pejabat JPAN dilampirkan G. j. Penyelenggaraan pejabat Prosedur penyelenggaraan pejabat JPAN seperti Lampiran H. Page 7 k. Mesin Fotostat Mesin fotostat akan disewa sekiranya pengunaannya melebihi 20,000 helai setahun (JPA Bil. 2/2010) 16. KAKITANGAN a. Pelantikan Kakitangan Pelantikan kakitangan di JPAN dibuat oleh ANGKASA Pusat. Skim Perkhidmatan Kakitangan JPAN adalah sepertimana Syarat-Syarat Perkhidmatan yang dipersetujui dalam Perjanjian Bersama. b. Tugas Tugas Pegawai Penyelaras JPAN i. Bertanggungjawab kepada Pengerusi Perhubungan ANGKASA Negeri (JPAN) dalam hal-hal pengurusan dan pentadbiran JPAN yang melibatkan pentadbiran pejabat, program & aktiviti, laporan, pengendalian mesyuarat dan lain-lain perkara yang dirancang oleh JPAN & ANGKASA Pusat. Tugas yang perlu dilaksanakan termasuklah: i iv. Menyampaikan ceramah dalam kursus-kursus anjuran ANGKASA Pusat, JPAN Negeri, koperasi atau dengan kerjasama agensi-agensi pemaju koperasi berdasarkan modul yang ditetapkan oleh ANGKASA. Membantu merancang, mengatur dan menyelaras programprogram seminar, bengkel, symposium serta lain-lain kegiatan pelajaran seumpamanya berdasarkan perancangan JPAN dan jadual program peringkat B4P Mengendalikan dan menyelaras Persidangan Negeri termasuk urusan penganjuran Persidangan Negeri seperti penentuan tarikh, tempahan, pendaftaran, Buku Laporan Persidangan dan lain-lain perkara yang berkaitan. v. Menyelia dan memantau operasi harian JPAN termasuk penyeliaan semua kakitangan, keahlian, tempahan hotel, peserta program, akaun JPAN dan lain-lain perkara yang berkaitan vi. Membantu menyelaras dan melaksanakan kegiatan-kegiatan berkaitan HKS dan lain-lain aktiviti ANGKASA dari masa ke semasa. v. Menyediakan khidmat sokongan dalam kempen keahlian ANGKASA termasuk program promosi, pendaftaran keahlian dan sebagainya. GARIS PANDUAN PENTADBIRAN & PENGURUSAN JPAN 7
Page 8 vi. v vi Menyelia dan mengendalikan perjalanan program-program berkaitan koperasi baru iaitu Koperasi Kariah Masjid, Koperasi IPTA/IPTS seperti menggalakkan aktiviti peruncitan dan keusahawanan di semua koperasi negeri. Juga menjalankan aktiviti-aktiviti promosi, taklimat serta seminar melibatkan KOPSYA, Skim Infaq Lil Waqf dan sebagainya dalam memastikan segala perkhidmatan dan projek-projek sampai kepada sasaran. Mengawal perbelanjaan berdasarkan bajet JPAN. x. Menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh JPAN dan ANGKASA Pusat termasuk laporan-laporan kegiatan & Persidangan Negeri. xi. Lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. c. Tugas Tugas Penolong Pegawai Kerja i. Membantu PPN dalam pengendalian dan pelaksanaan dan program kursus anjuran ANGKASA Pusat, JPAN Negeri, koperasi atau dengan kerjasama agensi-agensi pemaju koperasi termasuk tempahan hotel, peralatan, peserta program dan sebagainya yang berkaitan. Membantu PPN dalam merancang, mengatur dan menyelaras program-program seminar, bengkel, symposium serta lain-lain. i Membantu PPN dalam kempen keahlian ANGKASA dan memastikan pencapaian sasaran keahlian baru. iv. Membantu PPN menyelia dan mengendalikan perjalanan program-program berkaitan koperasi baru iaitu Koperasi Kariah Masjid, Koperasi IPTA/IPTS seperti menggalakkan aktiviti peruncitan dan keusahawanan di semua koperasi negeri. v. Membantu PPN dalam menjalankan aktiviti-aktiviti promosi, taklimat serta seminar melibatkan KOPSYA, Skim Infaq Lil Waqf dan sebagainya dalam memastikan segala perkhidmatan dan projek-projek sampai kepada sasaran. vi. Bertanggungjawab untuk membuat pemasaran produk/perkhidmatan bagi membantu meningkatkan perniagaan ANGKASA / Subsidiari. (Keputusan JKK Bil 6/2014) C1. Tugas tugas Pentadbiran dan Penyeliaan JPAN seperti :- i. Bersama-sama dengan Kerani & Pembantu Am dalam membantu PPN untuk mengendalikan dan menyelaras Persidangan Negeri seperti penetuan tarikh, tempahan, pendaftaran, Buku Laporan GARIS PANDUAN PENTADBIRAN & PENGURUSAN JPAN 8
Persidangan dan lain-lain perkara yang berkaitan. Page 9 Menyelia Kerani dan Pembantu Am dalam pentadbiran Pejabat JPAN dan operasi harian JPAN termasuk pentadbiran am, perakaunan am, penyelarasan pembelian peralatan pejabat JPAN, pengendalian Mesy. JK, surat menyurat, akaun JPAN, penyelarasan aset Pejabat JPAN dan lain-lain perkara yang berkaitan. i Membantu PPN dalam menyelaras dan melaksanakan kegiatan-kegiatan berkaitan HKS dan lain-lain aktiviti ANGKASA dari masa ke semasa. iv. Mengawal perbelanjaan berdasarkan bajet JPAN. v. Menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh JPAN dan ANGKASA Pusat termasuk laporan-laporan kegiatan & Persidangan Negeri. vi. Menyelia Kerani & Pembantu Am dalam tugas-tugas harian. d. Tugas Tugas Kerani Pentadbiran i. Menyemak dan menghantar e-mail berkaitan tugas setiap hari waktu bekerja Menghantar laporan aktiviti dan pengamatan JPAN kepada Bahagian Pentadbiran sebelum 10hb setiap bulan. i Menghantar laporan kewangan bulanan JPAN kepada Bahagian Kewangan sebelum 14hb setiap bulan. iv. Memastikan dokumen-dokumen kewangan disimpan dan direkod dengan kemas dan teliti. v. Memastikan dan membantu perjalanan program yang diatur oleh ANGKASA pusat dan negeri berjalan dengan lancar. vi. Membantu menyiapkan laporan yang digunakan dalam Persidangan Negeri. v Melaksanakan kerja-kerja pentadbiran JPAN. vi Menguruskan tempahan tiket penerbangan untuk Jawatankuasa. x Bertanggungjawab untuk menyediakan fail-fail Mesyuarat JPAN, JKKN dan lain-lain jawatankuasa kecil. xi Menguruskan penyimpanan minit dan fail mesyuarat sehingga ke peringkat pelupusan mengikut prosedur yang ditetapkan. xii Lain-lain tugas yang diarahkan dari masa ke semasa. e. Tugas tugas Kerani Kewangan i. Menjalankan tugas-tugas kewangan JPAN berdasarkan Garis Panduan Kewangan ANGKASA dan peraturan-peraturan kewangan JPAN serta pentadbiran kewangan melalui Sistem SPBA. Menghantar laporan kewangan JPAN secara bulanan kepada GARIS PANDUAN PENTADBIRAN & PENGURUSAN JPAN 9
Bahagian Kewangan ANGKASA sebelum 14hb setiap bulan. i Membantu menyiapkan laporan kewangan yang akan digunakan kepada Persidangan Negeri. Page 10 iv. Memastikan dokumen-dokumen kewangan disimpan dan direkod dengan kemas dan teliti. v. Memastikan dan membantu perjalanan program yang diatur oleh ANGKASA pusat dan negeri berjalan dengan lancar. vi. v Memastikan bayaran dibuat dalam masa yang ditetapkan dan rekod-rekod bayaran disimpan dengan teliti. Mengawalselia dan mentadbir petty cash (jika ada) sebagaimana prosedur yang ditetapkan. vi Menyediakan dan menyemak tuntutan Jawatankuasa / Kakitangan JPAN di peringkat awal sebelum dimajukan kepada ANGKASA Pusat. x. Turut serta dalam program-program JPAN dalam membantu Kerani Pentadbiran dan Penolong Penyelaras serta Pegawai Penyelaras berdasarkan arahan semasa daripada Pengerusi JPAN. xi. x Sentiasa berkerjasama dengan Bendahari dan Pengerusi dalam tugas-tugas kewangan dan melaporkan sebarang perkara luar biasa berkaitan kewangan kepada Pengerusi Negeri. Lain-lain tugas yang diarahkan dari masa ke semasa f. Tugas - Tugas Pembantu Am i. Membantu Kerani dalam menyemak dan menghantar e-mail berkaitan tugas setiap hari waktu bekerja. Membantu Kerani dalam menyediakan dan menghantar laporan aktiviti dan pengamatan JPAN kepada Bahagian Pentadbiran sebelum 7hb setiap bulan. i Membantu Kerani dalam menyediakan dan menghantar laporan kewangan bulanan JPAN kepada Bahagian Kewangan sebelum 14hb setiap bulan. iv. Memastikan dokumen-dokumen berkaitan JPAN disimpan dan direkod dengan kemas dan teliti. v. Membantu Kerani dalam perjalanan program yang diatur oleh ANGKASA pusat dan negeri berjalan dengan lancar. vi. Membantu Kerani dalam menyiapkan laporan yang digunakan dalam Persidangan Negeri. v Membantu Kerani dalam melaksanakan kerja-kerja pentadbiran JPAN termasuk pembayaran bil-bil JPAN dan urusan cek JPAN. vi Membantu Kerani dalam menguruskan tempahan tiket GARIS PANDUAN PENTADBIRAN & PENGURUSAN JPAN 10
Page 11 x xi xii penerbangan untuk Jawatankuasa. Menyediakan fail-fail Mesyuarat JPAN, JKKN dan lain-lain jawatankuasa kecil. Menguruskan penyimpanan minit dan fail mesyuarat sehingga ke peringkat pelupusan mengikut prosedur yang ditetapkan. Menjalankan kerja-kerja pembersihan dan pentadbiran pejabat JPAN seperti:- 1. Memastikan keseluruhan pejabat JPAN sentiasa kemas dan bersih. 2. Menjalankan kerja-kerja mencuci dan membersih ruang pejabat JPAN. 3. Memastikan peralatan untuk pembersihan sentiasa tersedia untuk digunakan. f1. Melaksanakan tugas-tugas Pemandu JPAN sepertimana berikut: i. Bertanggungjawab memandu kenderaan ANGKASA atau lain-lain kenderaan untuk tujuan rasmi ANGKASA. Bertanggungjawab memastikan kenderaan yang akan dipandu sentiasa berkeadaan baik dan bersih serta sentiasa memandu dengan cermat. i Mengambil dan menghantar Pengerusi JPAN dan pelawatpelawat untuk program-program rasmi ANGKASA dan JPAN. xi Lain-lain tugas yang diarahkan dari masa ke semasa 17. KEHADIRAN JTK KE JPAN-JPAN Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan ANGKASA dan seorang Jawatankuasanya sahaja dibenarkan ke JPAN-JPAN bagi tujuan perjumpaan dan perbincangan. (MJTK Bil 1/2008) 18. IKRAR DAN BIODATA JPAN a. Setiap Anggota JPAN perlu melafazkan ikrar selepas Persidangan Negeri seperti dalam UUK 68. b. Setiap Anggota JPAN perlu mengisi borang biodata yang telah ditetapkan. (J/K Penyelaras Negeri Bil. 1/2004) 19. PERSIDANGAN NEGERI BAHAGIAN V AKTIVITI JAWATANKUASA PERHUBUNGAN ANGKASA NEGERI JPAN memantu Pusat menguruskan PN. Rujuk Lampiran I. GARIS PANDUAN PENTADBIRAN & PENGURUSAN JPAN 11
20. KEMPEN KEAHLIAN Page 12 a. Semua Anggota JPAN bertanggungjawab mengadakan aktiviti kempen keahlian. b. 3 kaedah yang boleh digunakan ialah:- i. Jika wakil kehadiran dari koperasi berjumlah lebih dari 15 orang taklimat boleh diadakan di mana-mana dewan samada di hotel ataupun tempat yang sesuai dan taklimat akan diadakan secara formal merujuk kepada aturcara. Peruntukan yang akan diberikan RM 50.00 per pex. i Jika kehadiran kurang dari 15 orang, taklimat boleh diadakan di bilik mesyuarat di bangunan JPAN dan diadakan secara tidak formal iaitu penyampaian atau perbincangan secara meja bulat. Wakil JPAN yang terdiri dari Ahli Jawatankuasa juga boleh mengunjungi atau terus berjumpa dengan wakil koperasi secara bersemuka. Tuntutan perjalanan. Tuntutan perbatuan seperti kadar yang telah diluluskan Tuntutan elaun harian pada kadar RM 35 Dicadangkan tuntutan makan dan minum kerana meraikan wakil koperasi berdasarkan resit. c. Bajet penggunaan untuk Kempen Keahlian berdasarkan bajet yang telah diluluskan (PKTA) 21. KURSUS/SEMINAR/KONVENSYEN/PERTANDINGAN DAN LAIN - LAIN a. JPAN boleh merancang dan melaksanakan kursus, seminar, konvensyen, pertandingan dan lain-lain lagi untuk kepentingan gerakan koperasi di JPAN. b. Namum begitu pelaksanaanya mesti tidak bercanggah dengan dasar yang telah ditetapkan oleh ANGKASA Pusat. 22. LAPORAN AKTIVITI Laporan Aktiviti Bulanan JPAN hendaklah dihantar ke Pusat pada atau sebelum 7 haribulan setiap bulan. 23. GARIS PANDUAN JEMPUTAN TOP 6, JTK DAN KAKITANGAN PENGURUSAN KE MAJLIS ANGKASA Sila rujuk Lampiran J 24. PENYELARAS PROGRAM a. Bagi menjalankan program-program daripada Bahagian Pelajaran, Penerangan, Penerbitan Dan Perkhidmatan dan Bahagian Pembangunan Perniagaan Dan Usahawan perlulah melantik Penyelaras Program dikalangan Anggota JPAN. b. Penyelaras program mestilah membuat laporan dengan menggunakan borang yang telah disediakan. c. Bagi kursus daripada Bahagian Pelajaran, Penerangan, Penerbitan Dan GARIS PANDUAN PENTADBIRAN & PENGURUSAN JPAN 12
Perkhidmatan kerani JPAN tidak boleh bertugas sebagai Penyelaras Kursus. Sekiranya Penyelaras Kursus yang dilantik tidak dapat hadir JPAN perlu melantik pengganti (anggota JPAN yang lain) atau Pegawai ANGKASA Pusat yang bertugas pada kursus berkenaan. (Mesyuarat J/K Penimbal Bil. 9/2007) Page 13 d. Terma - terma Penyelaras Program bagi program daripada Bahagian Pembangunan Perniagaan Dan Usahawan seperti Lampiran K. 25. LAWATAN DALAM DAN LUAR NEGERI a. Secara dasarnya pihak JPAN dibenarkan membuat lawatan yang difikir perlu bagi memantapkan lagi pengurusan JPAN b. Namun begitu setiap program lawatan perlulah mendapat kelulusan daripada ANGKASA Pusat dengan menggunakan Borang BPL/JPEN/06/01. c. Peraturan - peraturan lawatan seperti Lampiran L. 26. KEWANGAN BAHAGIAN VI KEWANGAN JAWATANKUASA PERHUBUNGAN ANGKASA NEGERI i) Sumber Kewangan ANGKASA Pusat akan memperuntukan kepada JPAN perbelanjaan berikut a) Pentadbiran JPAN Perbelanjaan pentadbiran merupakan perbelanjaan asas mesyuarat pentadbiran JPAN seperti berikut : Elektrik & Air Telefon & Faks Alat Tulis & Fotostat Setem & Pos Pembaikan & Penyelenggaraan Belanja Pejabat Belanja Mesyuarat & Tuntutan Perjalanan Agihan peruntukan ini dibayar dua (2) kali setahun. (Keputusan Mesyuarat Penimbal bil 4/2008 15 Mei 2008) GARIS PANDUAN PENTADBIRAN & PENGURUSAN JPAN 13
Page 14 ii) iii) b) Peruntukan Sewa Pejabat Perbelanjaan sewa pejabat ini dibayar terus oleh Pusat kepada tuan punya bangunan. Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Rujuk lampiran M Kadar Bayaran Tugas Rasmi Rujuk lampiran N 27. PROSEDUR PEMBELIAN Rujuk Lampiran O 28. BAYARAN DEPOSIT KURSUS DAN SEMINAR ANJURAN ANGKASA, JPAN SERTA ANJURAN SKM, KPDNKK DAN LAIN-LAIN AGENSI YANG DIBIAYAI OLEH ANGKASA Rujuk Lampiran P 29. PROSEDUR PENGISIAN BORANG Rujuk Lampiran Q 30. PROSEDUR PENYEWAAN PREMIS BANGUNAN ANGKASA NEGERI Rujuk Lampiran 31. GARIS PANDUAN KADAR PENGGUNAAN KUMPULAN WANG AMANAH PEMBANGUNAN YANG DIGUNA PAKAI OLEH SKM DAN ANGKASA Rujuk Lampiran S 32. GARIS PANDUAN PENYERAGAMAN CENDERAMATA DAN BAJU KORPORAT ANGKASA BAGI JAWATANKUASA PERHUBUNGAN ANGKASA NEGERI Rujuk Lampiran T GARIS PANDUAN PENTADBIRAN & PENGURUSAN JPAN 14