PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 1/10 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program secara kerja kursus. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi pemantauan dan pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program secara kerja kursus bagi keputusan peperiksaan akhir. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Terkini Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 UPM/PU/S/P013 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Pengajian Siswazah UPM/PU/S/AK04/02 Arahan Kerja Peperiksaan Semula UPM/PU/S/AK04/03 UPM/PU/S/AK04/04 Arahan Kerja Semakan Gred Kursus Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN i-gims : Internet Graduate Information Management System JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti Penasihat : Pensyarah yang akan membimbing pelajar yang dilantik oleh JKPSU Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah ; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 2/10 PNGK : Purata Nilai Gred Kumulatif PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PTM : Pegawai Teknologi Maklumat PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TM : Tidak Memuaskan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TPKD PP : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP : Timbalan Wakil Pengurusan TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 Penyelaras dan PT di PTJ bertanggungjawab memastikan prosedur pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program secara kerja kursus ini dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengurusan prestasi pelajar siswazah dalam program secara kerja kursus juga perlu mematuhi prosedur ini.
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 3/10 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula Pensyarah/ Penyelaras Kursus SPS C 6.2 Masukkan Keputusan Semester 6.2 Masukkan Keputusan Semester 6.2.1 Masukkan markah peperiksaan semester ke dalam i-gims dalam tempoh 14 hari selepas tarikh peperiksaaan. Sistem akan memberi catatan gred F jika pensyarah gagal memasukkan markah/gred dalam tempoh yang telah ditetapkan dari tarikh Peperiksaan Akhir. 6.2.2 Majukan permohonan secara bertulis melalui Penyelaras PTJ untuk mendapatkan kebenaran memasukkan gred lewat kepada Dekan SPS dengan menyatakan sebab kelewatan. Arahan Kerja Semakan Gred Kursus (UPM/PU/S/AK04/03) Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) (UPM/PU/S/AK04/04) SPS 6.2.3 Aktifkan i-gims dan maklumkan pensyarah secara bertulis (surat/e-mel) atau melalui panggilan telefon selepas kelulusan diperolehi. Nota: Keputusan semester dapat disemak melalui sistem i-gims mulai minggu keempat selepas hari terakhir minggu peperiksaan akhir. Status pengajian pelajar adalah muktamad. Pelajar perlu membuat permohonan Semakan Gred atau Semakan Ke Atas Pemberhentian jika tidak berpuas hati dengan keputusan yang diperolehi. PT SPS 6.3 Kategorikan Prestasi Pelajar 6.3 Kategorikan Prestasi Pelajar 6.3.1 Kategorikan prestasi semester sama ada Good Standing, Probation dan Terminated. Senarai nama pelajar mengikut status pengajian SPS PT PTJ A 6.3.2 Hantar senarai nama pelajar mengikut status pengajian kepada pihak selepas cetakan dibuat. 6.3.3 Majukan keputusan kepada Penasihat.
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 4/10 A 6.4 Status Baik? Tidak 6.5 Gagal dan Diberhentikan? Ya Ya Tidak B 6.4 Status Baik? 6.4.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.9. 6.4.2 Jika Tidak, ikut Langkah 6.5. 6.5 Gagal dan Diberhentikan? 6.5.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.6. 6.5.2 Jika Tidak, ikut Langkah 6.7. Nota: Pelajar Terminated daripada pengajian berasaskan salah satu perkara berikut: a) PNGK kurang dari 2.500. b) PNGK kurang dari 3.000 selepas status Probation. 6.6 Proses Semakan ke atas 6.6 Proses Semakan ke atas Pemberhentian SPS Pemberhentian 6.6.1 Jika pelajar membuat permohonan semakan ke atas pemberhentian, bawa permohonan semakan untuk pertimbangan Jawatankuasa Semakan Siswazah. Kemukakan keputusan kepada Senat untuk pengesahan. SPS 6.6.2 Cetak surat keputusan permohonan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas pengesahan Senat/Dekan SPS. Makluman awal perlu dibuat melalui telefon/faks/emel. SPS Penasihat C D 6.7 Tindakan Pembetulan 6.6.3 Kemaskini profil pelajar dalam i-gims bagi permohonan yang berjaya. 6.7 Tindakan Pembetulan 6.7.1 Pastikan kategori status pelajar adalah Probation iaitu 2.500 PNGK < 3.000. Penasihat 6.7.2 Nasihatkan pelajar untuk menduduki peperiksaan semula, jika layak (iaitu mendapat gred kurang dari B bagi kursus yang didaftar pada semester semasa). Jika tidak layak, nasihatkan pelajar untuk membuat semakan gred. Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) (UPM/PU/S/AK04/04) Arahan Kerja Peperiksaan Semula (UPM/PU/S/AK04/02) Arahan Kerja Semakan Gred Kursus (UPM/PU/S/AK04/03)
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 5/10 Penyelaras Kursus/ Pensyarah Penyelaras Kursus/ Pensyarah SPS Penasihat/Penyelia D 6.7.3 Maklumkan tarikh peperiksaan semula dan pastikan pelajar yang layak mendudukinya. 6.7.4 Majukan gred peperiksaan semula ke SPS melalui Penyelaras Fakulti. 6.7.5 Masukkan markah/gred baharu pelajar ke dalam profil pelajar (dalam igims). 6.7.6 Bincang perancangan pendaftaran bagi semester akan datang untuk meningkatkan PNGK. Tidak 6.8 Lulus Semakan? Ya 6.9 Teruskan Pengajian B Ya 6.8 Lulus Semakan? 6.8.1 Jika Ya, ikut Langkah 6.9. 6.8.2 Jika Tidak, ikut Langkah 6.10. 6.9 Teruskan Pengajian SPS 6.9.1 Maklumkan pelajar untuk mendaftar mengikut peraturan yang ada. 6.10 Tamat 6.10 Tamat
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 6/10 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar Salinan Keputusan Peperiksaan Semester [jika berkaitan] (rujuk i-gims). Gred peperiksaan semula [jika berkaitan] (rujuk i-gims). Salinan surat makluman keputusan Semakan Gred [jika Salinan Notis untuk Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan SPS SPS Bilik Fail Pelajar, SPS Sekurangkurangnya 3 tahun selepas pelajar bergraduat Kuasa Melupus TNCAA/ Dekan SPS 2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar Salinan Keputusan Peperiksaan Semester [jika berkaitan] (rujuk i-gims). Gred peperiksaan semula [jika berkaitan] (rujuk i-gims). Salinan surat makluman keputusan Semakan Gred [jika Salinan Notis untuk Membuat Semakan ke Atas Pemberhentian [jika Salinan surat makluman keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika Bilik Fail Sekurangkurangnya 2 tahun selepas pelajar bergraduat Dekan Pengarah
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 7/10 3. UPM/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus SPS SPS Unit Akademik dan Bantuan Kewangan Dekan SPS Surat kepada Dekan SPS bagi permohonan untuk memasukkan gred lewat [jika Surat pengesahan fakulti bagi gred selepas peperiksaan semula. 4. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Salinan surat kepada Dekan SPS bagi permohonan untuk memasukkan gred lewat [jika Salinan surat pengesahan fakulti bagi gred selepas peperiksaan semula [jika berkenaan]. Bilik Fail Dekan Pengarah 5. UPM/600-4/2/3 Rekod Edaran Keputusan Peperiksaan SPS SPS Unit Akademik dan Bantuan Kewangan Dekan SPS Rekod Pos/Rekod pengambilan secara serahan di kaunter kepada pelajar. Salinan surat beserta senarai pelajar mengikut status pengajian yang dihantar ke.
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 8/10 6. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/3 Rekod Edaran Keputusan Peperiksaan Surat beserta senarai pelajar mengikut status pengajian. Bilik Fail Dekan Pengarah 7. UPM/600-4/2/5 Rekod Semakan Ke Atas Pemberhentian SPS SPS Unit Akademik dan Bantuan Kewangan Dekan SPS Salinan surat Notis untuk Membuat Semakan Ke Atas Pemberhentian. Salinan surat keputusan permohonan. Rekod Pos. 8. UPM/600-9/12 Semakan Siswazah (JKSS) SPS SPS Unit Akademik dan Bantuan Kewangan Dekan SPS Surat panggilan Mesyuarat. Kertas Mesyuarat JKSS. Minit Mesyuarat JKSS. Kertas Mesyuarat untuk Mesyuarat Senat. Petikan Minit Mesyuarat Senat. 9. UPM/(Kod PTJ)/600-9/12 Semakan Siswazah (JKSS) Surat panggilan Mesyuarat [jika Kertas Mesyuarat JKSS [jika Bilik Fail Dekan Pengarah
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 9/10 Petikan Minit Mesyuarat Senat [jika
PELAJAR DALAM PROGRAM Halaman: 10/10 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 - Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 02 01 28/2011 kali ke-178 TNC (A&A) WP 08/08/2011 02 02 20/2012 kali ke-186 TNC (A&A) WP 09/05/2012 02 03 11/2013 kali ke-198 TNC (A&A) WP 30/04/2013 02 04 17/2014 kali ke-215 TNC (A&A) WP 30/05/2014 02 05 12/2015 kali ke-228 TNC (A&A) WP 14/07/2015 02 06 15/2016 kali ke-241 TPKD PP TWP PP 18/08/2016