LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA 2016 PROSES KERJA DI PLATINUM EVENT ORGANIZER, YOGYAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Melengkepi Tugas-tugas dan Memenuhi Syarat-syarat Untuk Mencapai Gelar Ahli Madya Bidang Periklanan Oleh : ELISA SANDRA DEWI D1313038 PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016 i
MOTTO Berdo a tanpa usaha hasilnya nol, usaha tanpa do a adalah sombong. Berikan yang terbaik untuk mendapatkan yang terbaik. Membuka lapangan pekerjaan lebih baik daripada mencari pekerjaan. Lebih baik menjadi kepala kucing daripada menjadi ekor harimau. Jangan berharap untuk sukses bila tak mau ikhtiar. v
KATA PENGANTAR Allhamdulillahi rabbil alamin, puji syukur kehadirat Allah SWT Penulis ucapkan, atas berkat dan rahmad-nya yang telah dilimpahkan kepada penulis sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan laporan Tugas Akhir Kuliah Kerja Media (KKM) di Platinum Event Organizer dengan judul PROSES KERJA DI PLATINUM EVENT ORGANIZER YOGYAKARTA dengan baik dan lancar. Tugas Akhir ini sengaja disusun untuk melengkapi syarat kelulusan Program DIII Komunikasi Terapan Program Studi Periklanan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, sekaligus untuk mendapat gelar Profesional Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Periklanan. Tugas Akhir ini disusun setelah Penulis menyelesaikan Kuliah Kerja Media (KKM) di kantor Platinum Event Organizer, selama 2 bulan terhitung dari tanggal 15 Februari 2016 sampai dengan tanggal 15 April 2016. Isi Tugas Akhir ini adalah penjabaran dari hal-hal yang telah penulis dapatkan selama melaksanakan KKM di kantor Platinum Event Organizer, terutama yang menyangkut kinerja Event Organizer. Tidak ada manusia yang sempurna dan lepas dari kesalahan, karena kesempurnaan itu hanya milik Allah SWT. Penulis mengakui bahwa dalam menyusun Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu Penulis menerima kritik, saran, serta masukan yang bermanfaat bagi Penulis untuk lebih menyempurnakan karya-karya pada masa yang vi
akan datang. Akhir kata, semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat serta hidayahnya kepada kita semua, dan tidak lupa dengan diselesaikannya Laporan Tugas Akhir ini, senantiasa teriringi do a dan harapan semoga karya sederhana yang dibuat ini dapat bermanfaat bagi Penulis, Pembaca, maupun semua pihak yang membutuhkan. Penulis mengakui dalam penyelesaian Tugas Akhir ini dapat terlepas dari partisipasi dari pihak-pihak yang telah membimbing, membantu dan memberikan informasi kepada Penulis. Oleh karena itu Penulis mengucapkan rasa terimakasih yang sebesar-besarnya kepada : 1.) Allah SWT yang telah memberikan limpahan rahmad, karunia, hidayah, kesehatan, kemampuan serta petunjuk kepada Penulis guna menyelesaikan Tugas Akhir. 2.) Nabi Besar Muhammad SAW atas teladan yang diberikan dalam menjalani kehidupan. 3.) Untuk kedua orang tua Penulis tercinta yang telah memberikan segalanya kepada Penulis. 4.) Bapak Mahfud Anshori, S.Sos, M.Si selaku kepala program DIII Komunikasi Terapan FISIP UNS. 5.) Bapak Sri Herwindya Baskara Wijaya, S.Sos, M.Si selaku pembimbing penulisan Tugas akhir. 6.) Ibu Dra, Sofiah, M.Si selaku pembimbing akademik dari semester I hingga semester VI. vii
7.) Bapak Albert Joseph Wienata selaku pemilik CV Platinum Multi Kreasi. 8.) Ibu Ira Susiana selaku Head Finance yang telah mengizinkan kami melaksanakan KKM di Platinum Event Organizer. 9.) Mas Bagas, Mbak Etta, dwn Cik Any, selaku pembimbing magang selama di Platinum Event Organizer. 10.) Seluruh dosen yang telah mengajar dan memberikan ilmu yang bermanfaat bagi Penulis. 11.) Teman-teman bermain selama di Jogja (Devi, Devi, Indah, Uma, Fatma, Putri, Mbak Isti, Mas Risky, Udin, Adit, Dio, dan Prasetyo). 12.) Terimakasih semuanya yang tidak bisa Penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu terselesaikannya laporan ini. Pada akhirnya Penulis berharap semoga Laporan Tugas Akhir ini bermanfaat, meskipun Penulis sadar bahwa Laporan Tugas Akhir ini jauh dari sempurna. Surakarta, 2 Mei 2016 Elisa Sandra Dewi Penulis viii
DAFTAR ISI COVER...i HALAMAN PERSETUJUAN...ii HALAMAN PENGESAHAN...iii PERNYATAAN...iv MOTTO...v KATA PENGANTAR...vi DAFTAR ISI...ix DAFTAR TABEL...xii DAFTAR GAMBAR...xiv DAFTAR LAMPIRAN...xv BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang...1 B. Tujuan Kuliah Kerja Media...4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA ix
A. Periklanan...6 B. Event Organizer...7 C. Proses Mengadakan Event...10 D. Sponsor Media Event...15 E. Efektifitas Event...17 F. Mitra Kerja Event Organizer...17 BAB III DISKRIPSI PERUSAHAAN A. Sejarah Singkat Platinum Event Organizer...19 B. Visi dan Misi Perusahaan...22 C. Makna Logo...23 D. Perkembangan Platinum Event Organizer...24 E. Struktur Perusahaan...35 F. Job Description...35 BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA A. Materi Kuliah Kerja Media...38 B. Kegiatan Kuliah Kerja Media...38 C. Proses Event di Platinum Event Organizer, Yogyakarta...63 x
D. Identifikasi...68 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan...69 B. Saran...70 DAFTAR PUSTAKA...72 LAMPIRAN...73 xi
DAFTAR TABEL Tabel 1. Daftar Klien dan Event yang ditangani Platinum Event Organizer Tahun 2013...26 Tabel 2. Daftar Klien dan Event yang ditangani Platinum Event Organizer Tahun 2014...28 Tabel 3. Daftar Klien dan Event yang ditangani Platinum Event Organizer Tahun 2015...31 Tabel 4. Daftar Klien dan Event yang ditangani Platinum Event Organizer Tahun 2016...34 Tabel 5. Daftar Kegiatan Pekan I (15 19 Februari 2016)...39 Tabel 6. Daftar Kegiatan Pekan II (23 27 Februari 2016)...41 Tabel 7. Daftar Kegiatan Pekan III (1 4 Maret 2016)...42 Tabel 8. Daftar Kegiatan Pekan IV (7 12 Maret 2016)...43 Tabel 9. Daftar Kegiatan Pekan V (14 19 Maret 2016)...45 Tabel 10. Daftar Kegiatan Pekan VI (21 26 Maret 2016)...47 Tabel 11. Daftar Kegiatan Pekan VII (28 Maret 2 April 2016)...49 xii
Tabel 12. Daftar Kegiatan Pekan VIII (4 8 April 2016)...50 Tabel 13. Daftar Kegiatan Pekan IX (11 15 April 2016)...51 Tabel 14. Perencanaan Pengeluaran Gathering Event Bayer...65 Tabel 15. Pertanggungjawaban Event SRC Pameran Kontraktor...67 xiii
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Logo Platinum Event Organizer...23 Gambar 2. Struktur Organisasi Platinum Event Organizer...35 Gambar 3. Produksi Event Ground Breaking...66 xiv
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran : 1. Surat Tugas 2. Surat Keterangan Penerimaan Kuliah Kerja Media 3. Memo 4. Penilaian Kuliah Kerja Media 5. Laporan Periodik Lampiran 1. Foto Pengecekan Booth di CV Andalan Gigas Production, Kulon Progo...74 Lampiran 2. Layout Booth Pameran Kontraktor SRC...75 Lampiran 3. Loading in di Eastparc Hotel...76 Lampiran 4. Finishing Booth di Eastparc Hotel...77 Lampiran 5. Loading in Event Ground Breaking di UGM...79 Lampiran 6. Event Ground Breaking Peresmian Pembangunan Gedung Pasca Sarjana Fakultas Kedokteran UGM...80 Lampiran 7. Event EGG S (Easter GadGet Sale) di Hartono Mall...82 xv
Lampiran 8. Desain Company Profile Platinum Event Organizer...84 Lampiran 9. Proposal Penawaran City Tour...89 Lampiran 10. Proposal Penawaran Exhibition...95 Lampiran 11. Desain Formulir Lomba Mewarnai Telur Jumbo...100 Lampiran 12. Laporan Lokasi Iklan Luar Ruang (Billboard dan Baliho)...101 Lampiran 13. Perencanaan Keuangan Pra Event Bayer Change Management Conference (Gala Dinner & Team Buliding, Talent, Man Power, dan Content)...102 Lampiran 14. Perencanaan Keuangan Pra Event Bayer Change Management Conference (Dekorasi dan Persewaan Sound System)...103 Lampiran 15. Perencanaan Keuangan Pra Event Bayer Change Management Conference (Total Keseluruhan)...104 Lampiran 16. Laporan Tagihan Klien Event Ground Breaking FKU UGM...105 Lampiran 17. Laporan Pertanggungjawaban Event EGG S (Easter GadGet Sale)...106 xvi
Abstrak Dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Media ini, Penulis memilih bagian Event Organizer sebagai fokus dari kegiatan KKM karena Penulis tertarik pada kegiatan di Event Organize. Tujuan KKM yaitu untuk mengetahui proses pelaksanaan event dari konsep hingga eksekusi, untuk mendapatkan pengalaman langsung dibidang periklanan khususnya di divisi Event Organizer, agar mahasiswa mampu menerapkan ilmu pengetahuan yang telah didapatkan saat Kuliah Kerja Media untuk dipraktekkan dalam dunia kerja, dan sebagai syarat untuk lulus dan mendapatkan gelar Profesional Ahli Madya (A.Md) bidang Komunikasi Terapan. Setelah mengamati, mempelajari dan mengikuti kegiatan kerja divisi event organizer di Platinum Event Organizer, maka kesimpulan yang dapat diambil yaitu : 1. Event Organizer adalah sebuah lembaga jasa yang mengkoordinasi, melayani dan mendukung kepentingan para pihak, sehingga bagi sebagian orang yang mengelola suatu kegiatan merupakan bagian penting bagi sebuah perusahaan dan menuntut terlaksananya event secara sempurna. 2. Proses kerja di Platinum Event Organizer yaitu yang pertama menentukan ide kreatif sebuah event, selanjutnya proposal konsep dari event yang ingin diselenggarakan. Setelah proposal selesai, kemudian proposal dikirim ke divisi kreatif untuk dibuatkan desain layout. Selanjutnya proposal tersebut dipresentasikan ke klien, apabila konsep yang diajukan diterima oleh klien maka tinggal melakukan eksekusi event. 3. Event Organizer dituntut untuk dapat menarik konsumen dengan menggunakan strategi promosi yang dikemas dengan menarik dan mudah diterima oleh khalayak.
4. Dalam perancangan sebuah event dibagi menjadi tiga tahap yaitu : a. Pra Produksi : Menjabarkan ide kreatif, dibuat dalam rancangan tertulis, pembentukan tim serta jobdesc, promosikan konsep, observasi tempat, menentukan pihak-pihak yang terlibat, konfirmasi pada pihak-pihak yang terlibat, penyelesaian administrasi, dan membuat rundown acara. b. Produksi : Tahap ini mengadakan briefing dengan seluruh crew dan seluruh pengisi acara, menanyakan kesiapan pihak keamanan dan proses event digelar sesuai rundown. c. Pasca Produksi : Evaluasi dan pembuatan laporan.