ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA DI SMA N 1 BAYAT KLATEN JAWA TENGAH Naskah Publikasi Diajukan Oleh Irfan Ardyanto 06.12.1725 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
ANALYSIS AND DESIGN DATA PROCCESING INFORMATION SYSTEM STUDENT IN SMA N 1 BAYAT KLATEN JAWA TENGAH ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SISWA DI SMA N 1 BAYAT KLATEN JAWA TENGAH Irfan Ardyanto Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Progress in this era of globalization it is important to develop Informasi.dengan rapid technological advances that exist in this world and therefore we as students' enthusiasm to develop these technologies, in this abtraksi discuss a little background about the software that.this school places we made no study of a system that we want to make, the school is still using an application software and user manual making it difficult to input data manually, therefore we as students want to make a system that allows users to computer. Software input data as well as teacher and student of existing employees at the school by creating a system of data processing information that is in high school students N 1 BAYAT. with the software created to make a very useful input data for the school. Issues to be discussed in this activity is how the implementation of an information system implemented in this high school, so as to improve the quality of the presentation of information that includes the presentation of data school students, teachers, and employees. The purpose of this study was to an application in its use of certain software that is with Visual Basic 6.0 and Microsoft Sql Server 2000.In the school presents information that includes the presentation of the data of students, teachers, and employee data issues will be discussed in this activity is how the application program Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft Sql Server 2000 so as to improve the quality of the presentation of information that includes the presentation of data school students, teachers, and employees.
The purpose of this research is to help students complete the thesis and to make an experience in analyzing and designing an information system, data processing student in high school. Keywords: System,Information 1. Pendahuluan Seiring dengan kemajuan teknologi diberbagai bidang, seakan-akan tidak pernah ada matinya untuk mempelajarinya. Dari hari-ke hari kemajuan teknologi terus berkembang salah satu adalah komputer. Komputer merupakan sarana untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan efisien contoh penggunaan komputer di bidang pendidikan salah satunya adalah di bagian administrasi sekolah.data administrasi sekolah setiap tahun mengalami perubahan seiring dengan bertambahnya siswa baru, oleh karena itu diperlukan suatu pengorganisasian yang lebih baik. Pengorganisasian merupakan keseluruhan proses pengelompokan alat-alat, tugas-tugas, wewenang dan tanggungjawab, sehingga tercipta suatu kesatuan yang utuh dan bulat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Sekolah merupakan salah satu bentuk dari organisasi yang di dalamnya terdapat penelitian belajar mengajar dan proses pembayaran administrasi yang berada dibawah dan tanggugjawab pada seorang kepala sekolah. Segala penelitian yang berlangsung tidak bisa dimonitoring secara keseluruhan tanpa adanya suatu pengorganisasian yang tepat. Untuk itulah pengorganisasian dengan dibuatkan software pengolahan data siswa dapat menjadikan input data siswa secara mudah. Salah satu bentuk informasi yaitu dengan pemanfaatan sistem-sistem informasi berbasiskan komputer. Komputerisasi merupakan suatu alternatif yang tepat untuk seorang pemakai dalam kebutuhan akan informasi secara tepat, dalam hal ini adalah bagi seorang kepala sekolah. Hal tersebut mendorong banyak organisasi untuk memanfaatkan informasi secara maksimal, baik informasi yang berasal dari dalam dan luar. Salah satu organisasi tersebut adalah sistem informasi di SMA N 1 BAYAT KLATEN. Organisasi ini ingin mengembangkan pengolahan informasi tentang data siswa, sebagai salah satu sumber daya yang dapat menentukan kemajuan dimasa yang akan datang.dengan segudang permasalahan yang timbul perlu adannya suatu penyelesaian yang praktis, dalam wujud pemrograman dengan aplikasinya dengan melibatkan suatu basis data. SMA tersebut merupakan sekolah menengah atas yang mencetak para siswa menjadi seorang intelektual dan siap melanjutkan ke perguruan tinggi berikutnya.setiap tahunnya SMA
tersebut meluluskan ratusan siswa, dan hal ini memerlukan penanganan tersendiri. Untuk itulah penulis memberikan solusi menggunakan program Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000 dengan aplikasinya untuk membantu pendataan secara komputerisasi yang lebih efektif dan efisien. Perkembangan teknologi basis data tidak lepas dari perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak. Salah satu perangkat lunak dalam pengembangan aplikasi yang populer adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000 yang paket pemograman berbasis windows, didesain untuk dapat memanfaatkan fasilitas yang tersedia dalam Microsoft windows. Dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000, penulis tertarik untuk menciptakan suatu rancangan basis data. Hasil rancangan basis data tersebut diharapkan mampu menjawab kelemahankelemahan yang selama ini sering muncul. 2. Landasan Teori Sistem informasi merupakan sekumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain untuk membentuk satu kesatuan yang menggabungkan data, memproses, menyimpan, mendistribusikannya, sehingga dapat digunakan sebagai bahan dalam pengambilan keputusan dan mengendalikannya. Komponen Sistem Informasi: 1.Komponen Input Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi. 2. Komponen Model Kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang memproses data yang tersimpan di basisdata dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Komponen Output Output informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Komponen Teknologi Teknologi merupakan alat dalam sistem informasi teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu pengendalian sistem. 5. Komponen Basisdata Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan didalam komputer dengan menggunakan software database. 6. Komponen Kontrol Pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gangguan terhadap sistem informasi. Sistematika Sistem Informasi Sistem informasi yang baik harus memiliki sistematika yang: 1. Jelas 2. Ringkas 3. Sederhana 4. Mudah dipahami Perangkat Yang Digunakan a. Microsoft Visual Basic 6 Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis microsoft windows secara cepat dan mudah.visual Basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan atau instansi dengan sistem yang lebih besar. b. Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft.Selain Microsoft SQL Server 2000 produk DBMS Microsoft yang lain adalah microsoft access yang di include kan dalam paket microsoft office. SQL Server 2000 menawarkan beberapa fitur di dalam mengelola database yang terdapat dalam SQL Server 2000.
3. Analisis Dan Perancangan Analisa sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sedangkan sistem desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagianbagian dari sistem informasi diimplementasikan. Sehingga Analisa dan desain sistem informasi (ANSI) bisa didefinisikan sebagai: Proses organisasional kompleks dimana sistem informasi berbasis komputer diimplementasikan. 3.1 Analisis Kelemahan Sistem Dari sistem yang kami buat masih ada sebuah kelemahan yang harus diselesaikan dengan menganalisis dan perkembangan dari sistem lama ke sistem baru dengan menggunakan analisis P.I.E.C.E.S (Performance Information Economi Control Eficiency Sevice)maka dari itu dengan analisis sebagai berikut : a. Performance Atau Kinerja Tugas dan beban kerja karyawan lebih rumit. karena masih menggunakan sistem manual.sebagai contoh diperlukan waktu 30 menit untuk pembuatan satu laporan, untuk 2 laporan yaitu laporan siswa dan guru mengajar diperlukan 60 menit pengerjaan. Sedangkan dalam waktu yg sama seharusnya dapat melakukan pekerjaan yang lebih banyak. b. Information Informasi yang dihasilkan tidak akurat karena masih terdapat kesalahan penginputan. Informasi yang dihasilkan sering tidak tepat waktu untuk diberikan kepada kepala sekolah dan pihak yang membutuhkan.misalkan kepala sekolah menginginkan laporan data siswa dikeluarkan saat itu juga saat dibutuhkan,sedangkan tata usaha tidak bisa membuat laporan saat itu juga karena diperlukan waktu 30 menit untuk pembuatan laporan. Informasi yang disampaikan masih memiliki kemungkinan salah sasaran penerima. c. Ekonomi Masih terjadi pemborosan dlm penggunaan kertas, buku, alat tulis serta sumber daya untuk pencatatan dan pembuatan laporan.sehingga membutuhkan biaya yang dikeluarkan untuk memenuhi kebututuhan tersebut.
d. Control Pengendalian untuk mendeteksi kesalahan masih rendah.sehingga masih banyak terdapat kesalahan yang dilakukan user waktu untuk menginputkan data. e. Eficiency Penggunaan sumber daya manusia dan peralatan tidak sebanding dengan hasil laporan, dan pencatatan. f. Service Kurangnya peningkatan terhadap pelayan pihak yang membutuhkan. 4. Hasil Penelitian Dan Pembahasan Dalam pengujian ini ada beberapa yang membedakan antara uji coba system dan uji coba program.pengujian perangkat lunak ini adalah elemen kritis dari jaminan kualitas tersebut dan merepresentasikan spesifikasi, desain dan pengkodean. Meningkatnya kwalitas perangkat lunak tersebut sebagai suatu elemen sistem dan biaya yg muncul.memotivasi dilakukan perencanaan yg baik melalui pengujian yg teliti. Pengembang software secara alami merupakan orang konstruktif. Ujicoba yang diperlukan oleh pengembang adalah untuk melihat kebenaran dari software yang dibuat dan konflik yang akan terjadi bila kesalahan tidak ditemukan. Dari sebuah buku, Glen Myers menetapkan beberapa aturan yang dapat dilihat sebagai tujuan dari ujicoba : 1. Ujicoba merupakan proses eksekusi program dengan tujuan untuk menemukan kesalahan 2. Sebuah ujicoba kasus yang baik adalah yang memiliki probabilitas yang tinggi dalam menemukan kesalahan-kesalahan yang belum terungkap 3. Ujicoba yang berhasil adalah yang mengungkap kesalahan yang belum ditemukan. Desain Test Case Terdapat bermacam-macam rancangan metode test case yg dapat digunakan, semua menyediakan pendekatan sistematis untuk uji coba, yg terpenting metode menyediakan kemungkinan yg cukup tinggi menemukan kesalahan.
4.1 Pembahasan Dalam di pembahasan ini akan dijelaskan dari proses awal sampai akhir sehingga program terbentuk.pertama dibuatkan sebuah database untuk menyimpan sebuah data yang ingin diterapkan memakai software Microsoft sql server 2000 serta membuat tabel-tabel yang mendukung yang ada di sekolah.kedua membuat dengan software Microsoft visual basic 6.0 dengan dibuatkan form-form yang nantinya dihubungkan di database setelah itu dijadikan sebuah laporan yang akan diserahkan Kepala Sekolah. 5. Kesimpulan Berdasarkan uraian pada bab-bab diatas, mengenai penyajian system Pengolahan Data Siswa di SMA N 1 BAYAT KLATEN yang sebelumnya masih sederhana,penulis berusaha memberikan alternatif bagi SMA N 1 BAYAT KLATEN dalam mengelola berbagai kegiatan yang berhubungan data siswa. Adapun kesimpulan dari penyusunan Skripsi ini adalah sebagai berikut. penerapan aplikasi program sistem informasi dapat diawali dengan tahap sosialisasi program kepada karyawan pada bagian Tata usaha. Tahap sosialisasi tersebut meliputi pengenalan Software Mocrosoft Visual Basic,cara pemakaian aplikasi program, dan pembuatan buku panduan pemakaian aplikasi program sistem informasi.dengan diadakannya tahap sosialisasi diharapkan karyawan pada bagian tata usaha mampu menerapkan aplikasi sistem informasi secara efektif untuk kepentingan sekolah dan sekaligus menutup kelemahan-kelemahan yang selama ini masih menjadi kendala yaitu proses pencarian data alumni siswa secara manual dengan menggunakan arsip sekolah sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. Saran Bagi SMA N 1 BAYAT KLATEN : SMA N 1 BAYAT KLATEN hendaknya mengoptimalkan pemanfaatan komputer guna menangani proses pengolahan berbagai kegiatan yang ada. SMA N 1 BAYAT KLATEN hendaknya memiliki karyawan yang lebih mempunyai kemampuan di bidang komputer agar dapat menjalankan aplikasi sistem informasi. Bagi pembaca Bagi pembaca yang ingin mengembangkan program ini hendaknya difokuskan pada pembuatan program multiuser, tujuannya yaitu agar dapat diakses oleh semua orang. program sistem informasi ini masih banyak kekurangan sehingga masih belum sempurna dalam penggunaannya.
Daftar Pustaka Husein. F. 1999. Sistem Informasi Manajemen : Yogyakarta.