I. Latar Belakang Dalam rangka akselerasi percepatan Reformasi Birokrasi dengan memanfaatkan tekhnologi informasi dan komunikasi sangat diperlukan pada dewasa ini. Upaya ini merupakan langkah yang cepat dan tepat dalam mensinergikan data-data kinerja dan basis data yang akurat. Dalam aplikasi ini sangat diperlukan komitmen bersama dengan memaksimalkan sumber daya yang ada seperti SDM, peralatan keras/ jaringan internet. Dalam kaitan ini, pemerintah Kota Semarang telah membuat pengembangan Sistem Informasi Anisisis Anjab dan ABK (g-sinjab) berbasis online dengan harapan memudahkan proses penilaian Anjab dan ABK. II. Landasan Hukum Analisis Jabatan (Anjab) 1. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan. 2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Analisis Jabatan di Lingkungan Kementrian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 33 Tahun 2011 Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan Analisis Beban Kerja 1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2008 Pedoman Analisa Beban Kerja. Bagian Organisasi Page 1
PETUNJUK PENGOPERASIAN APLIKASI SISTEM INFORMASI ANALISIS JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA (g-sinjab) USER SKPD Alur Pengoperasian Aplikasi Sistem Informasi Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja (g-sinjab) Login Menu Khusus SKPD Bagan Struktur Organisasi Mengisikan Anjab Mengisikan ABK Cetak Dokumen Profil Verifikasi Anjab ABK Unduh Gambar 1. Alur Pengoperasian g-sinjab Bagian Organisasi Page 2
Keterangan : Login : Mengakses website Aplikasi Sistem Informasi Analis Jabatan dan Anaalisis Beban Kerja (g-sinjab) Kota Semarang dengan mengetikkan alamat website pada browser. Bagan Struktur : Menajemen struktur organisasi SKPD yang bersangkutan. Menu Khusus SKPD : Menu/tool yang bisa mempermudah SKPD dalam membuat laporan dan melihat struktur organisasi dalam bentuk struktur pohon (tree). Analisis Anjab : Menginputkan, mengubah, dan menghapus data informasi jabatan yang diperlukan pada Analisis Jabatan. Analisa Beban Kerja : Menginputkan, mengubah, dan menghapus data beban kerja yang diperlukan pada Analisis Beban Kerja. Mencetak Dokumen : Menampilkan dan mencetak form Analisis Jabatan (Anjab), Analisis Beban KerJa, Form A, dan Form B. Verifikasi Anjab dan ABK: User SKPD mengisi data Anjab dan ABK selanjutnya memverifikasinya agar bias diverifikasi oleh admin pusat SKPD. Bagian Organisasi Page 3
A. Login Aplikasi Sinjab 1. Mengakses website Aplikasi Sistem Informasi Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja (g-sinjab) Kota Semarang dengan mengetikkan alamat website pada web browser. Maka akan tampil halaman g-sinjab seperti pada Gambar 2. Gambar 2. Tampilan Awal/Home situs Anjab dan ABK 2. Login ke Aplikasi g-sinjab. Login dengan menggunakan nama pengguna (username) dan kata sandi (password) yang telah diberikan oleh Administrator Aplikasi g-sinjab. Gambar 3. Halaman login Aplikasi g-sinjab 3. Setelah login, pengguna SKPD akan dibawa pada halaman struktur organisasi. Jika jabatan-jabatan pada SKPD sudah diinputkan, maka jabatan-jabatan tersebut akan muncul pada struktur organisasi. Sedangkan apabila data jabatan-jabatan belum pernah diinputkan, maka tampilan struktur organisasi akan tampak kosong. Bagian Organisasi Page 4
Gambar 4. Tampilan struktur organisasi setelah login SKPD Bagian Organisasi Page 5
4. Setelah masuk pada stuktur organisasi SKPD yang bersangkutan, maka pada halaman utama akan muncul beberapa bagian yaitu bagian Halaman Utama, Bagan, Profi, Unduh, Bagian Organisasi. Penjelasan bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut: a. Bagian menu utama: Gambar 5. Menu Utama Menu utama terdapat tombol Bagan, Profil dan Unduh. Tombol Bagan untuk melihat bagan/struktur organisasi SKPD yang sedang login. Gambar 6. Menu Bagan Tombol Profil untuk melihat profil pemangku Gambar 7. Menu Profil Tombol Unduh untuk mengunduh data-data yang dibutuhkan Gambar 8. Menu Unduh Bagian Organisasi Page 6
b. Bagian Menu Akun Menu akun (SKPD bersangkutan yang sedang login) terdapat dua tombol, tombol Ubah Password dan tombol Logout. Tombol Ubah Password digunakan untuk mengganti password SKPD, sedangkan tombol logout digunakan untuk keluar dengan aman dari aplikasi g-sinjab. Gambar 9a. Menu Akun Gambar 9b. Menu untuk mengganti password B. Bagan Struktur Organisasi Bagan ini adalah bagian halaman yang menampilkan struktur organisasi SKPD yang bersangkutan, terdapat juga keterangan warna yang menunjukkan tingkatan eselon dari SKDP yang bersangkutan. Bagian Organisasi Page 7
Gambar 10. Bagian Struktur Organisasi a. Menu Khusus SKPD Menu khusus SKPD merupakan menu/tool yang bisa mempermudah SKPD dalam membuat laporan dan melihat struktur organisasi dalam bentuk struktur pohon (tree). Struktur pohon bisa di-break down atau di-explore dengan menekan tanda plus (+) di depan nama jabatan. Sedangkan untuk menutup struktur pohon, maka tinggal menekan tanda minus (-) di depan nama jabatan. Bagian Organisasi Page 8
Gambar 11. Menu Khusus SKPD Dalam menu tersebut ada tombol PRINT BAGAN, berguna untuk mencetak bagan organisasi. Kemudian ada tombol TAMBAH, tombol tersebut digunakan untuk menambah jabatan baru pada SKPD yang sedang login. Tombol UNIT ORG. digunakan untuk menambah unit organisasi dalam SKPD yang bersangkutan. Sedangkan tombol KEMBALI adalah tombol untuk kembali ke halaman utama. 1. Menambah Unit Organisasi Untuk menambah unit organisasi yaitu dengan menekan tombol UNIT ORG. pada menu khusus SKPD. Berikut gambar menu untuk menambah Unit Organisasi. Gambar 12. Menambah unit organisasi Setelah menekan tombol masukkan data, maka akan muncul daftar unit organisasi seperti gambar barikut. Bagian Organisasi Page 9
Gambar 13. Daftar Unit Organisasi 2. Menambah Jabatan Untuk menambah jabatan, maka pengguna harus menekan tombol TAMBAH, kemudian akan muncul menu untuk memilih induk jabatan, seperti tampilan di bawah ini. Apabila pada SKPD tersebut jabatan yang akan ditambahkan merupakan jabatan dengan eselon tertinggi maka pilih induk jabatan dengan pilihan Tidak ada. Gambar 14. Menambah jabatan baru. b. Mengisi Informasi Jabatan Setelah menambahkan jabatan, maka akan muncul form untuk mengisi Informasi Jabatan 1. Mengisi nama jabatan, induk jabatan, jenis jabatan (termasuk jabatan struktural atau fungsional), unit organisasi, dan ringkasan tugas (ikhtisar jabatan) seperti yang terlihat pada Gambar 15. Bagian Organisasi Page 10
Gambar 15. Mengisi informasi jabatan 2. Mengisi Bahan Kerja, Alat Kerja dan Hasil Kerja Jabatan Gambar 16. Bahan kerja, alat kerja dan hasil kerja Untuk menambah bahan kerja, alat kerja dan hasil kerja, pengguna harus menekan tombol Tambah Data, maka akan muncul form seperti di bawah ini. Pada form di bawah ini, Kode Jabatan akan terisi dengan otomatis. Gambar 17. Menambah bahan kerja, alat kerja dan hasil kerja Bagian Organisasi Page 11
3. Menambah Uraian Tugas Untuk menambah uraian tugas, maka pengguna harus menekan tombol Tambah Data. Maka akan muncul form isian seperti berikut: Gambar 18. Form isian uraian tugas Uraian Tugas adalah tugas yang dikerjakan oleh jabatan yang akan dibuat sesuai tupoksi yang telah ditentukan. Peralatan adalah tool atau alat yang digunakan untuk menyelesaikan tugas (uraian tugas) yang dibebankan. 4. Mengisi Keadaan Tempat Kerja (Keadaan Ruang Kerja, Suhu, Udara, Penerangan, dan Suara), Upaya Fisik, Resiko Bahaya, Tanggung Jawab, Wewenang dan Korelasi Jabatan Gambar 19. Mengisi keadaan tempat kerja dan upaya fisik Untuk mengisi upaya fisik, klik menu Manage Data, maka akan muncul pop up seperti berikut: Bagian Organisasi Page 12
Gambar 20. Mengisi upaya fisik Pada pengisian Upaya Fisik terdapat tiga opsi yang disediakan aplikasi, namun apabila kebutuhan analisa jabatan pengguna tidak ada pada opsi maka pengguna dapat menambahkan upaya fisik secara manual dengan mengklik tombol. Gambar 21. Mengisi kemungkinan resiko bahaya, tanggung jawab, wewenang, dan korelasi jabatan Bagian Organisasi Page 13
5. Mengisi Pangkat/Golongan, Pendidikan, Diklat/Kursus, Pengetahuan, Keterampilan, Pengalaman Kerja, dan Syarat Kodisi Fisik Data-data tersebut merupakan data yang seharusnya dipenuhi oleh jabatan tersebut (syarat jabatan), bukan mengacu pada orang yang sedang menjabat pada jabatan tersebut. Gambar 22. Form isian pangkat/golongan, pendidikan, diklat/kursus, pengetahuan, keterampilan, pengalaman kerja, dan syarat kondisi fisik. 6. Mengisi informasi data tentang Bakat, Minat, Temprament, dan Fungsi Pekerja Gambar 23. Form untuk mengisi bakat, minat, temprament, dan fungsi pekerja. Bagian Organisasi Page 14
Untuk mengisi informasi data tentang bakat, minat, tempramen, dan fungsi pekerja telah disediakan di sistem. Untuk menambahkan informasi tekan tombol Tambah Data, maka akan muncul pop-up pilihan informasi seperti Gambar 20, berikut: Gambar 24. Tampilan pop-up Klik pada pilihan yang disediakan untuk memilih informasi yang sesuai. Kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan informasi yang telah dipilih. Untuk kembali ke halaman sebelumnya tekan tombol Close (X). Tekan tombol Perbaharui Tampilan untuk melihat informasi yang telah dipilih. 7. Setelah selesai menginput informasi dengan benar, lalu tekan tombol Ubah Data untuk menyimpan Bagian Organisasi Page 15
c. Analisa Beban Kerja (ABK) 1. FORM ABK, merupakan form untuk menginput beban kerja. Untuk mengisi data Analisa Beban Kerja (ABK), langkah pertama yaitu klik tombol Menuju Halaman ABK pada halaman Form Anjab. Seperti pada Gambar 25 di bawah ini. Gambar 25. Tombol untuk menuju halaman ABK 2. Setelah mengklik tombol Menuju Halaman ABK, maka pengguna akan menuju halaman Form A seperti pada Gambar 26. Gambar 26. Halaman Form ABK Bagian Organisasi Page 16
3. Mengisi Volume Kerja dan Norma Waktu pada kolom isian yang telah ditentukan sesuai dengan Rincian Tugas. Gambar 27. Mengisi Volume kerja dan Norma waktu 4. Klik tombol Simpan yang ada di bagian bawah untuk menyimpan hasilnya. Gambar 28. Tombol Simpan Form ABK 5. Setelah menyimpan volume kerja dan norma waktu, maka hasil perhitungan beban kerja akan muncul pada kolom beban kerja yang tampak seperti pada gambar berikut ini. Gambar 29. Hasil perhitungan beban kerja 6. FORM B merupakan form untuk menginput jumlah pegawai yang menjabat atau menduduki suatu jabatan baik PNS maupun nonpns. Klik tombol Form B untuk menuju halaman Form B. Pada gambar berikut dicontohkan jumlah pejabat pada Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah adalah 1 orang, Kepala Sub Bagian Keuangan berjumlah 1 orang. Bagian Organisasi Page 17
Gambar 30. Form B untuk menentukan jumlah bezetting pegawai 7. Klik tombol Simpan Form B yang ada di bagian kanan bawah untuk menyimpan hasilnya. 8. Form C, D, dan E hanya boleh dilihat oleh pihak yang berwenang di Bagian Organisasi Perangkat Daera Bagian Organisasi Page 18
d. Tahap Verifikasi Anjab dan ABK 1. Verifikasi Anjab Gambar 31. Form Anjab yang belum diisi Pada gambar di atas tampak bahwa data Anjab pada jabatan Sekretaris masih belum terisi sama sekali sehingga prosentase pengisian Anjab adalah 0%. Selanjutnya agar user dapat melakukan verifikasi, prosentase pengisian anjab harus sebesar 100%, jika belum memenuhi presentasi tersebut tetapi sudah diverifikasi maka akan ada peringatan dari admin bagian apa saja dari Anjab yang perlu diisi. Selanjutnya kita lakukan pengisian Anjab (sesuai dengan bab mengisi informasi jabatan pada halaman 10), maka secara otomatis nilai prosentase pengisian Anjab akan berubah, seperti pada gambar berikut: Bagian Organisasi Page 19
Gambar 32. Form Anjab setelah diisi 85% Ketika prosentase pengisian anjab masih sebesar 85% (belum 100%), tetapi data sudah disimpan dan diverifikasi dengan mengklik tombol, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut : Gambar 33. Form verifikasi Anjab Selanjutnya klik OK, maka data anjab akan terkunci secara otomatis seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini : Bagian Organisasi Page 20
Gambar 34. Form data menunggu verifikasi Selanjutnya user SKPD Menunggu Verifikasi dari admin. Setelah dikonfirmasi maka akan mucul tampilan sebagai berikut : Gambar 35. Form data setelah diverifikasi Karena prosentase pengisian Anjab masih 85 % maka admin Membatalkan Verifikasi dan user SKPD wajib mengisi Anjab hingga prosentase mencapai 100%. Bagian Organisasi Page 21
Gambar 36. Form Data setelah unverifikasi (pembatalan verifikasi) Kunci terbuka dan user bisa melanjutkan pengisian Anjab hingga prosentase 100%, seperti gambar berikut : Gambar 37. Form data setelah diverifikasi Bagian Organisasi Page 22
Gambar 38. Form data menunggu verifikasi (prosentase pengisian Anjab 100%) Setelah user SKPD melakukan pengisian Anjab dan ABK dengan prosentase pengisian 100 %, lalu admin menverifikasinnya dan user dapat mencetak data Anjab dan ABK dan mengunci data Anjab yang telah diisi sehingga tidak bisa diedit, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut : Gambar 39. Form Data setelah diverifikasi Bagian Organisasi Page 23
2. Verifikasi ABK Data Analis Beban Kerja (ABK) pada jabatan Sekretaris masih belum terisi sama sekali sehingga prosentase pengisian ABK adalah 0%. Selanjutnya agar user dapat melakukan verifikasi prosentase pengisian ABK harus terisi sebesar 100%, jika belum memenuhi presentasi 100% tetapi sudah verifikasi maka akan ada peringatan dari admin bagian apa saja dari ABK yang perlu diisi. Seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini : Gambar 40. Form data ABK (prosentase pengisian ABK 0%) Bagian Organisasi Page 24
Gambar 41. Form data ABK (prosentase pengisian ABK 100%) Selanjutnya klik tombol tampilan sebagai berikut : untuk memverifikasi, maka akan muncul Gambar 42. Form pemberitahuan verifikasi ABK Bagian Organisasi Page 25
Klik OK untuk memverikasi, selanjutnya akan muncul tampilan sebagai berikut Gambar 43. Form data ABK (menununggu verifikasi dari admin) Tunggu hingga ada verifikasi dari admin, setelah diverifikasi maka akan muncul tampilan sebagai berikut : Gambar 44. Form data ABK (setelah diverifikasi oleh admin Bagian Organisasi Page 26
e. Tahap Mencetak Dokumen 1. Mencetak hasil Anjab. Buka bagian yang akan dicetak. Kemudian klik tombol Cetak Tampilan Berikut yang terletak pada halaman yang akan dicetak. Gambar 45. Menu untuk mencetak hasil Anjab 2. Setelah kita memilih menu Cetak Tampilan Berikut kemudian muncul preview halaman yang akan dicetak. Gambar 46. Tampilan dokumen hasil Anjab yang akan di cetak Bagian Organisasi Page 27
3. Kemudian tekan tombol Cetak Tampilan Berikut dan hasilnya akan muncul sebuah form Print untuk memilih printer mana yang akan kita gunakan. Setelah memilih printer yang digunakan tekan tombol OK, dan data sudah akan dicetak. Gambar 47. Form print untuk mencetak data 4. Untuk mencetak dokumen ABK. Pertama yang kita lakukan adalah kita masuk halaman ABK seperti pada Gambar 24 pada LANGKAH 4. Setelah kita masuk kemudian kita pilih menu Cetak Halaman Ini seperti yang ada pada gambar dibawah ini Bagian Organisasi Page 28
Gambar 48. Menu yang ada pada halaman ABK 5. Untuk mencetak Form A dan Form B dilakukan dengan cara yang sama, tapi kita harus terlebih dahulu masuk ke salah satu form yang akan kita cetak. 6. Kemudian setelah kita mengklik tombol Cetak Halaman Ini, akan muncul form cetak untuk mencetak dokumen ABK. Tampilan dokumen ABK akan seperti gambar berikut: Gambar 49. Tampilan cetak untuk Form A Bagian Organisasi Page 29
C. Profil Pada halaman profil admin dapat menginputkan, menampilkan, dan mencetak data profil pemangku. Seperti pada Gambar berikut : Gambar 50. Menu Profil Admin dapat menginputkan Data Pemangku Jabatan menekan tombol Tambah untuk menginputkan data. Selanjutnya akan muncul form data pemangku untuk menginputkan data nama pemangku, NIP, Pendidikan, Pendidikan dan pelatihan, keahlian dan ketrampilan. Bagian Organisasi Page 30
Gambar 51. Form Tambah Profil D. Unduh Pada halaman unduh, user SKPD dapat mengunduh data-data yang dibutuhkan seperti manual dan video tutorial, seperti pada Gambar berikut : Gambar 52. Form Unduh Bagian Organisasi Page 31