BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi saat ini secara tidak langsung menuntut suatu organisasi atau instansi untuk menggunakan teknologi informasi. Pengolahan data secara terkomputerisasi dapat memberikan kontribusi yang besar untuk peningkatan kinerja suatu organisasi atau instansi. Jika dibandingkan dengan pengolahan data secara manual, pengolahan data secara terkomputerisasi memiliki banyak keunggulan, seperti pengolahan data yang cepat dan akurat. Dalam suatu organisasi baik itu instansi pemerintahan maupun organisasi swasta terdapat kegiatan untuk berhubungan dengan organisasi dan lembaga lain. Sarana kegiatan yang paling umum dipakai dalam berkomunikasi tersebut adalah kegiatan surat-menyurat. Kegiatan surat menyurat ini merupakan kegiatan yang erat kaitannya dengan data dan informasi. Informasi tersebut sangat penting artinya dalam dalam proses kerjasama dengan organisasi lain dan pelayanan kepada internal maupun eksternal organisasi itu sendiri. Lambatnya proses mendapatkan informasi menjadi faktor kurangnya efisiensi dalam proses pengambilan suatu tindakan atau keputusan. Mahasiswa Pencinta Alam Universitas Gadjah Mada (MAPAGAMA) merupakan salah satu Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) di lingkungan Universitas Gadjah Mada (UGM) yang menampung minat dan ketertarikan mahasiswa UGM di dunia kepencintaalaman dan petualangan alam bebas. Unit Kegiatan Mahasiswa Pencinta Alam Universitas Gadjah Mada sering melakukan kegiatan surat menyurat antar organisasi maupun instansi lain. Dalam sehari MAPAGAMA bisa menerima kurang lebih 5 surat masuk dan kurang lebih 4 surat keluar. Kegiatan pencatatan data surat masuk dan surat keluar di UKM MAPAGAMA saat ini masih menggunakan cara pencatatan manual, yaitu dengan mencatat data surat ke dalam buku agenda surat. Untuk mencari informasi data surat, pengurus memerlukan waktu cukup lama karena data surat harus dicari 1
2 dengan melihat kembali data agenda surat sebelumnya. Dengan semakin banyaknya data yang masuk, pencatatan data surat dengan cara manual membutuhkan waktu lebih. Hal tersebut juga dapat mempengaruhi kegiatan pendisposisian surat yaitu surat tidak bisa didisposisikan sesegera mungkin. Dari permasalahan tersebut, dibutuhkan sistem informasi yang memberikan kemudahan dalam melakukan proses pendataan surat dan kegiatan untuk Unit Kegiatan Mahasiswa Pencinta Alam Universitas Gadjah Mada sehingga proses pendataan surat dapat dilakukan secara terkomputerisasi. Dengan sistem tersebut, diharapkan dapat memberikan solusi untuk pengurus Unit Kegiatan Mahasiswa Pencinta Alam Universitas Gadjah Mada, sehingga akan lebih efektif dan efisien dalam melakukan proses pendataan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan Latar Belakang yang telah diuraikan diatas, dapat diperoleh sebuah rumusan masalah, yaitu bagaimana merancang sistem informasi pengelolaan surat pada Unit Kegiatan Mahasiswa Pencinta Alam Universitas Gadjah Mada. 1.3 Batasan Masalah Sistem informasi pengelolaan surat pada Unit Kegiatan Mahasiswa Pencinta Alam Universitas Gadjah Mada memiliki ruang lingkup kerja yang sangat luas. Oleh karena itu sistem ini memiliki beberapa batasan masalah dalam proses penginputan surat masuk dan keluar dokumen elektronik, yaitu : 1. Sistem hanya mengelola surat masuk dan keluar dokumen berbentuk fisik. 2. Sistem hanya mengelola proses pencatatan surat menyurat untuk internal UKM MAPAGAMA. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan yang akan dicapai adalah untuk membangun sistem informasi pengelolaan surat pada Unit Kegiatan Mahasiswa Pencinta Alam Universitas Gadjah Mada yaitu antara lain:
3 1. Mempercepat dan mempermudah proses pencatatan data (input), perubahan data (update), penghapusan data (delete), dan pencarian data (search) surat 2. Meminimalisir terjadinya kesalahan data dan kehilangan data. 3. Mempermudah dalam melihat jumlah surat masuk dan surat keluar karena dilengkapi dengan penyajian data berupa grafik. 4. Mempermudah pengguna untuk mencari berbagai disposisi yang di dapat oleh anggota MAPAGAMA. 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat dari penulisan tugas akhir sistem informasi pengelolaan surat pada Unit Kegiatan Mahasiswa Pencinta Alam Universitas Gadjah Mada telah disebutkan pada bagian latar belakang. Untuk memperjelas manfaat tersebut, penulis menjabarkan manfaat penelitian sebagai berikut : 1. Informasi yang dikumpulkan menjadi lebih baik, lebih konsisten dan mudah ketika akan dilakukan pencarian kembali. 2. Informasi yang dikelola secara baik dapat menjadi suatu aset yang dapat dikembangkan. 3. Perubahan yang terjadi dalam pengelolaan lebih responsif. 1.6 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : Untuk menghindari permasalahan yang dihadapi selama perancangan sistem, maka perlu dilakukan penelitian guna mendapatkan data dan informasi yang benar dan juga sesuai dengan fakta. Pengumpulan data dilakukan dengan delapan metode yaitu : 1. Observasi Metode ini digunakan untuk mengumpulkan data dan informasi yang akan digunakan untuk membuat perencanaan sistem informasi. Peneliti melakukan observasi dengan cara mengamati mengenai cara kerja sistem sebelumnya yang bekerja seperti memo yang dapat dikirim ke penerima memo.
4 2. Studi Literatur Studi Literatur dilakukan dengan mengumpulkan dan mempelajari informasi yang berkaitan dengan Sistem Informasi Pengelolaan Surat pada Unit Kegiatan Mahasiswa Pencinta Alam Universitas Gadjah Mada termasuk dalam perancangan, analisa data, dan implementasi. 3. Wawancara Wawancara dilakukan dengan pengguna yang akan mengimplementasikan sistem informasi pengelolaan surat. Wawancara ini dilakukan dengan tujuan untuk mengakomodasi kebutuhan pengguna dan juga memperoleh data dan informasi yang berkaitan dengan penelitian ini. 4. Pengembangan Sistem a. Perencanaan Sistem Sistem yang baru dirancang berdasarkan analisis yang telah telah dilakukan. Sistem yang dirancang meliputi perancangan basis data, perancangan menu, dan perancangan user interface. b. Analisis Sistem Analisis yang dilakukan yaitu analisis terhadap sistem yang lama dan analisis kebutuhan sistem yang baru. c. Perancangan Sistem Sistem yang baru dirancang berdasarkan analisis yang telah dilakukan. Sistem yang dirancang meliputi perancangan basis data, perancangan menu, perancangan proses dan perancangan user interface. d. Implementasi Sistem Implementasi dari perancangan yang telah dilakukan, menggunakan bahasa pemrograman Hypertext Prepocessor PHP, framework Laravel dan basis data MySQL. e. Pengujian Sistem Pengujian sistem surat menyurat ini berfokus pada logika perangkat lunak. Tujuannya adalah menguji kesesuaian aplikasi dengan perancangan yang telah dibuat, mengurangi adanya kesalahan pada sistem dan memastikan aplikasi ini dapat digunakan.
5 1.7 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, rumusan masalah,batasan masalah, tujuan, manfaat,metode penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi referensi-referensi yang relevan mengenai sistem sejenis yang sudah pernah dibuat sebelumnya. Tinjauan pustaka berupa tugas akhir, skripsi, makalah, jurnal, dan tesis dari beberapa universitas. BAB III LANDASAN TEORI Bab ini berisi penjelasan mengenai teori - teori dasar yang digunakan sebagai acuan dalam proses pembuatan sistem informasi pencatatan suratmenyurat berbasis web. Sumber berasal dari buku atau sumber - sumber lain yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah. BAB IV ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM Bab ini berisi analisis dan rancangan sistem yang menjelaskan tentang perancangan sistem pada penelitian ini. Bagian perancangan meliputi analisis permasalahan, kebutuhan fungsional sistem, kebutuhan nonfungsional sistem, gambaran umum sistem, analisis kebutuhan data, analisis basis data, analisis model sistem, perancangan struktur menu sistem dan perancangan antarmuka yang digunakan di dalam penelitian ini. BAB V IMPLEMENTASI Bab ini merupakan implementasi sistem yang berisi penerapan perancangan sistem. Bab ini menjelaskan beberapa kode program yang digunakan untuk membangun sistem dan menampilkan tampilan antarmuka yang digunakan di dalam sistem. BAB VI PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN Bab ini merupakan bab pengujian dan pembahasan yang menguji kesesuaian sistem aplikasi dengan perancangan yang telah dibuat. Pengujian sistem aplikasi pada penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi kinerja sistem aplikasi, mengurangi adanya kesalahan dan memastikan sistem dapat digunakan. BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN
6 Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari penelitian. Selain itu, bab penutup berisi saran yang digunakan sebagai acuan untuk pengembangan sistem ke tahap selanjutnya. DAFTAR PUSTAKA Daftar Pustaka merupakan bagian yang berisi referensi sumber dari studi literatur yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini.