BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) adalah 2 laporan yang berkaitan dan dibutuhkan pada setiap organisasi. Pengertian proposal adalah rencana yang disusun untuk kegiatan tertentu. Fungsi proposal beberapa diantaranya adalah meminta perijinan dan pendanaan untuk melaksanakan suatu kegiatan. Sedangkan laporan pertanggungjawaban adalah suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi atau sederajat. Laporan pertanggungjawaban digunakan untuk mempertanggungjawabkan kegiatan yang telah dilaksanakan, baik dari sisi penggunaan anggaran maupun target yang dicapai dari penyelenggaraan kegiatan atau program kerja tersebut. Selain sebagai sarana untuk mempertanggungjawabkan kegiatan kepada pemberi dana maupun atasan, laporan pertanggungjawaban juga dapat menjadi bahan pertimbangan bagi perbaikan-perbaikan dan peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang. Himpunan Mahasiswa Komputer dan Sistem Informasi adalah salah satu organisasi di lingkup Program Studi Komputer dan Sistem Informasi, Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada yang dalam pelaksanaannya membutuhkan proposal sebagai salah satu syarat perijinan dan laporan pertanggungjawaban yang meliputi pertanggungjawaban dana dan hasil ulasan kegiatan yang telah dilaksanakan. Pengumpulan laporan pertanggungjawaban masih dengan memberikan print out kertas kepada sekretaris umum atau sekretaris organisasi. Untuk pengumpulan proposal sendiri sebenarnya tidak ada masalah, karena bila proposal tidak dikumpulkan maka dana tidak akan turun. Sedangkan laporan pertanggungjawaban terdiri dari laporan pelaksanaan kegiatan dan laporan penggunaan dana. Laporan pertanggungjawaban sulit dikumpulkan oleh sekretaris umum karena panitia kegiatan merasa malas untuk membuat ringkasan kegiatan yang telah dilaksanakan dan beberapa pengeluaran dana sudah lupa atau bahkan 1
2 tidak ada bukti pengeluarannya. Hal ini juga berimbas pada pengurus harian yang merasa kesulitan dalam mengawasi jumlah pengeluaran kegiatan dan bukti pengeluarannya, padahal hal tersebut penting bagi kegiatan yang akan dilaksanakan selanjutnya. Peraturan denda pun tidak dapat meningkatkan jumlah laporan pertanggungjawaban yang dikumpulkan sehingga pengumpulan laporan pertanggungjawaban yang masih berupa print out dinilai kurang efektif. Oleh karena itu, diperlukan pengelolaan laporan pertanggungjawaban yang terpusat, yaitu dengan membangun sebuah sistem informasi pengelolaan laporan pertanggungjawaban berbasis web sehingga dapat diakses dengan mudah dengan login user yang telah disediakan. Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan kualitas himpunan mahasiswa Komputer dan Sistem Informasi kedepannya. 1.2. Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana membangun sistem informasi berbasis web yang dapat digunakan untuk mendisiplinkan pengumpulan laporan pertanggungjawaban. 1.3. Batasan Masalah 1. Hanya menangani pengelolaan proposal dan laporan pertanggungjawaban, tidak sampai menangani pada pelaksanaan teknis kegiatan dan pembagian kerja atau job description. 2. Kegiatan rutin panjang tidak diakomodasi sebagai program kerja. 3. Tidak menangani revisi pembuatan proposal. Proposal yang telah diupload adalah proposal yang sudah ditandatangani. 4. Belum mengakomodasi fungsi cetak pada laporan pertanggungjawaban. 5. Sistem ini tidak terintegrasi dengan website himakomsi. 1.4. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah menjawab permasalahan yang telah dirumuskan yaitu mengembangkan sistem informasi yang dapat mendisiplinkan pengumpulkan laporan pertanggungjawaban pada Himpunan Mahasiswa Komputer dan Sistem Informasi Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada.
3 1.5. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Mempermudah sekretaris umum dalam menerima proposal dan laporan pertanggungjawaban, sehingga dapat meningkatkan pengumpulan laporan pertanggungjawaban kegiatan. 2. Mempermudah sekretaris umum dalam mengawasi dana yang masuk maupun keluar pada suatu kegiatan. 3. Mendisiplinkan pengurus dalam membuat laporan pertanggungjawaban. 1.6. Metodologi Penelitian Metodologi penelitian ini dibagi menjadi empat bagian utama yaitu observasi, wawancara, studi literatur, perancangan dan pengembangan sistem. 1. Observasi Metode pengumpulan data dengan mengamati langsung proses bisnis yang berlangsung. Observasi pada sistem ini dilakukan dengan cara mengamati pengumpulan proposal dan laporan pertanggungjawaban kepada sekretaris umum. 2. Wawancara Metode pengumpulan data dengan melakukan wawancara secara langsung kepada sekretaris umum dan pengurus yang bersangkutan. Wawancara ini dilakukan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pengurus dan sekretaris umum. 3. Studi Literatur Metode pengumpulan data dengan mencari data pendukung penelitian melalui referensi tugas akhir, buku, dan informasi yang berkaitan dengan sistem informasi pengelolaan laporan pertanggungjawaban, termasuk hingga perancangan, analisa data, dan implementasi sistem. 4. Analisis Sistem Analisis Sistem berisi tentang permasalahan yang ada dalam proses pengumpulan laporan pertanggungjawaban. Hasil dari analisis permasalahan ini dituliskan dalam analisis kebutuhan sistem, kebutuhan
4 data, kebutuhan fungsional serta kebutuhan non-fungsional sistem yang akan dibangun. 5. Perancangan Sistem Setelah selesai menganalisis, kemudian dibuat rancangan untuk basis data, perancangan menu, dan desain antarmuka pengguna. Tahap ini bertujuan menghasilkan perancangan yang dapat memenuhi kebutuhan analisis sistem. 6. Implementasi Sistem Implementasi Sistem berisi tentang sistem yang akan diimplementasikan dari perancangan yang telah dilakukan, dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP PHP: Hypertext Preprocessor, framework CodeIgniter, basis data MySQL dan server Apache. 7. Pengujian Sistem Metode pengujian sistem dengan melakukan pengujian pada sistem yang telah dibangun sehingga sistem tersebut sesuai dengan kebutuhan pengguna yaitu pengurus organisasi. 1.7. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tugas akhir ini merupakan gambaran secara menyeluruh mengenai masalah yang akan dibahas dalam penelitian, yaitu terdiri dari : BAB I PENDAHULUAN Bab ini membahas secara umum tentang latar belakang masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penelitian. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini membahas uraian tentang informasi yang digunakan sebagai bahan acuan yang bersumber dari penelitian- penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya.
5 BAB III LANDASAN TEORI Bab ini membahas tentang teori-teori yang pernah ada, prinsip, atau sumber-sumber literatur yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah sehingga dapat digunakan sebagai pembanding dalam pembahasan masalah. BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini membahas analisis perancangan sistem yang akan dibangun dan digunakan untuk pengimplementasian sistem. Tahapan analisis dan desain terdiri dari analisis kebutuhan sistem, perancangan alur proses kerja, perancangan model basis data, dan perancangan antar muka pengguna. BAB V IMPLEMENTASI Bab ini membahas implementasi sistem beserta hal- hal yang mendukung dalam pembangunan sistem. Selain itu bab ini menjelaskan beberapa kode program yang digunakan dalam membangun sistem dan menampilkan tampilan antarmuka yang digunakan dalam sistem. BAB VI PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN SISTEM Pada bab ini membahas dan menguji kesesuain sistem dengan perancangan yang sudah dibuat. Pengujian sistem bertujuan untuk mengevaluasi kinerja sistem, mengurangi adanya kesalahan serta memastikan sistem dapat digunakan dengan baik. BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini membahas kesimpulan dan saran yang kiranya dapat menjadi pertimbangan untuk pengembangan sistem selanjutnya. DAFTAR PUSTAKA Daftar pustaka berisi referensi sumber literatur yang digunakan dalam pembuatan tugas akhir ini.