Analisis Pekerjaan Manajemen Sumber Daya Manusia
Job Analysis: A Basic Human Resource Management Tool Tasks Responsibilities Duties Job Analysis Job Descriptions Job Specifications Knowledge Skills Abilities Human Resource Planning Recruitment Selection Training and Development Performance Appraisal Compensation and Benefits Safety and Health Employee and Labor Relations Legal Considerations Job Analysis for Teams 2
Analisis dan Desain Kerja Elemen. Unit kerja yang paling kecil tanpa menganalisis proses mental. Task. Kumpulan elemen yang dikerjakan dan menghasilkan outcome yang bisa diidentifikasi. Duty. Kumpulan tugas yang memiliki tujuan yang sama. Position. Kumpulan task atau duty yang ditugaskan untuk dilakukan. 3
Job. Kumpulan position yang sama dalam menjalankan task dan duty. Job family. Kumpulan job yang sama dalam task dan duty yang dikelompokkan untuk tujuan personel. Occupation. Job atau koleksi job yang ditemukan antar sejumlah organisasi yang berbeda. 4
Elemen. Contoh-Ilustrasi Pekerjaan Dosen Membuat soal untuk dikerjakan oleh mahasiswa. Task. Menyiapkan bahan pengajaran Duty. Mengajar. Position. Kepala jurusan atau sekretaris. 5
Job. Assisten profesor atau kepala penelitian dan pengembangan. Job family. Associate professor. Occupation. Profesi akademik. 6
Raw Input Materi, data dan informasi apa yang dibutuhkan? WORK UNIT ANALYSIS Equipment Peralatan, fasilitas, dan sistem apa yang dibutuhkan? Aktivitas Task apa yang dibutuhkan dalam produksi output? Output Produk, informasi atau jasa apa yang dibutuhkan? Bagaimana output diukur? Human Resources Pengetahuan, keahlian, dan kemampuan? 7
Analisis Pekerjaan Analisis kerja merupakan proses sistematis untuk mengumpulkan, menganalisis, serta menafsirkan informasi berkaitan dengan pekerjaan. Analisis kerja juga berkaitan dengan studi yang menentukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pekerjaan dan keahlian. 8
Pembahasan Analisis Kerja Idenfitikasi aktivitas pekerjaan. Identifikasi dilakukan dari umum ke khusus. Job content. Faktor-faktor seperti tujuan, tingkat tanggung jawab pekerja, tersedianya petunjuk, tuntutan fisik dan kondisi kerja dari tugas tertentu. 9
Pembahasan Analisis Kerja Lanjutan Job requirement/specification. Ini merupakan dokumen tertulis mengenai dimensi manusia meliputi pendidikan, pengalaman, keahlian, pelatihan, pengetahuan yang dibutuhkan oleh pekerja untuk melakukan tugas tertentu. Skill merupakan kemampuan dasar. Knowledge bersifat dinamis. Ability merupakan kesanggupan fisik & psikis untuk jangka panjang. 10
Spesifikasi Jabatan Contoh Spesifikasi Jabatan
Fungsi Analisis Kerja Desain Kerja Staffing Klasifikasi Kerja Promotion Training Recruiting Staffing 12
Fungsi Informasi Analisis Kerja Job description Job specification. Job evaluation. Job design Performance appraisal Fungsi informasi analisis kerja adalah 13
Uraian Job Description Nama Jabatan Departemen/Divisi/ bagian Nomor/kode jabatan Jumlah karyawan yang memegang jabatan itu Tugas-tugas utama yang harus dijalankan Pengawas yang diberikan kepada jabatan di bawahnya (vertikal). Pengawasan yang diterima dari jabatan di atasnya (vertikal) Hubungan jabatan itu dengan jabatan yang lain horizontal/fungsional) 14
Lanjutan Job Description Peralatan yang digunakan dalam jabatan ini Rangkaian dan urutan pekerjaan Bahan-bahan yang dibutuhkan atau dipakai dalam jabatan ini Latihan yang dibutuhkan Besarnya upah Lamanya jam kerja Kondisi dan lingkungan kerja seperti udara, penerangan, berdebu, panas, penuh resiko atau tanpa resiko dan lain-lain. 15
Job specification. Mengidentifikasi karakteristik yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan yang tertulis pada job description yang meliputi pengetahuan, keahlian, pendidikan, pengalaman dan persyaratan teknis. Catatan yang menjelaskan yang diperlukan oleh seorang karyawan untuk memangku dan mengerjakan suatu pekerjaan dari jabatan tertentu 16
Elemen Job Specification Jenis kelamin Usia karyawan Pendidikan formal (kalau perlu pengalaman) Syarat-syarat kesehatan atau kondisi tubuh Kemampuankemampuan khusus dengan pekerjaan: daya ingat, kecepatan reaksi, pandangan, penglihatan, penciuman, perasa/taste. Kualifikasi emosi seperti introvert, extrovert 17
Job classification. Mengelompokkan posisi yang sama ke dalam kelas kerja dan mengelompokkan kelas kerja ke dalam keluarga kerja. Performance appraisal. Evaluasi kinerja karyawan. 18
Fungsi Informasi Analisis Kerja Lanjutan Job evaluation. Menilai identifikasi kerja. Ada dua pendekatan yaitu market pricing method (membandingkan praktik upah) dan factor comparison (menilai pekerjaan pada faktor-faktor yang menunjukkan pentingnya pekerjaan yang berbeda dalam organisasi). Job design. Pandangan perusahaan adalah pekerjaan harus menghasilkan operasi yang efisien, produk berkualitas sedangkan pandangan pekerja adalah pekerjaan harus berarti dan menantang. 19
Mengumpulkan Data Analisis Pekerjaan Job analysts. Individu yang mempunyai tugas-tugas untuk mengumpulkan dan mengolah informasi kerja tetapi kurang kenal dengan pekerjaan khusus. Mereka hanya menggunakan informasi pada job content. Job agent. Individu yang menyediakan informasi pekerjaan yang dibutuhkan. 20
Sumber Data Job incumbent. Seseorang yang bisa memberikan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan. Mereka memiliki kemampuan verbal karena mereka harus menyampaikan informasi baik lisan maupun tertulis. Namun sayangnya, mereka kadang-kadang tidak memberikan gambaran aktivitas kerja yang sebenarnya. 21
Job supervisor. Individu yang mengawasi incumbent dalam menjalankan tugasnya. Technical expert. Subject matter expert. Biasanya ditujukan kepada job agent yang sangat mengetahui target job atau memiliki keahlian khusus yang berhubungan dengan aktivitas. 22
Teknik Mengumpulkan Data Background research. Review dokumen yang berkaitan dengan pekerjaan misalnya deskripsi kerja, technical manual, bahan latihan, bagan organisasi dan analisis kerja yang terdahulu. Job performance on-site. Data bisa diperoleh ketika melakukan pengamatan pada saat pekerjaan itu dilakukan. Site observation. Mengunjungi lokasi kerja sehingga job analyst dapat mengobservasi kinerja. 23
Teknik Mengumpulkan Data (2) Group inteview. Biasanya job incumbent dan supervisor memimpin diskusi dengan format terstruktur. Kuesioner. Butir-butir kuesioner dapat dikembangkan berdasarkan pada informasi yang diambil dari background research, job performance, site observation, individual interview atau group interview. Individual interview. 24
Informasi lain yang harus diperoleh Identifikasi dimensi job utama (misalnya seorang profesor memiliki dimensi job teaching, advising, research, service, consulting). Identifikasi task dalam dimensi teaching (misalnya menyiapkan kuliah, menyampaikan kuliah, melaksanakan ujian, memberikan nilai ujian dan mengetik nilai ujian). 25
Metode Analisis Kerja Metode analisis kerja menawarkan cara sistematis dalam menerapkan teknik koleksi data. Metode formal meliputi prosedur koleksi data secara standar. Data interview biasanya disusun ke dalam job statement yang cepat dan dapat dimengerti. Metode sistematis meliputi teknik koleksi data yang dilakukan dalam bentuk yang sudah ada atau disusun. 26
Dua pendekatan job analysis yaitu Work oriented. Deskripsi aktivitas kerja (menekankan apa yang akan dilakukan) Worker oriented. Karakteristik yang harus dimiliki oleh para pekerja (KSA). 27
Pendekatan Orientasi Kerja Functional Job Analysis Critical Incident Technique Comprehensive Occupational Data Analysis Program (CODAP)-Task Analysis Inventory Position Analysis Questionnaires (PAQ). 28
Functional Job Analysis Pendekatan yang mempertimbangkan organisasi, orang dan kerja. FJA menerapkan koleksi data yang meliputi yaitu review oleh analisis mengenai background & reference materials, interview dgn pegawai dan supervisor, dan on-site observation dari pekerja atau pegawai. 29
Lanjutan FJA Untuk mencapai validitas dan reliabilitas, maka analis melakukan editing task statement dengan petunjuk incumbent, supervisor. FJA juga berusaha untuk menempatkan pekerjaan seseorang pada konteks organisasi secara keseluruhan dengan cara memfokuskan pada hasil yang nantinya memberikan kontribusi pada tujuan perusahaan. 30
Critical Incident Technique Mengandalkan informasi dari supervisor dan yang mempunyai wewenang untuk mengawasi perilaku kerja. Supervisor diminta untuk mengamati peristiwa penting yang dapat mempengaruhi keefektifan kerja. Biasanya digunakan pada performance appraisal. Critical incident technique memberikan tingkat rinci perilaku, memfokuskan kegiatan pekerja, menekankan pada konteks di mana perilaku tersebut terjadi dan konsekuensinya. 31
CODAP Comprehensive Occupational Data Analysis Program (CODAP). Ini terdiri dari dua komponen utama yaitu task inventory dan computer analysis package. Task inventory merupakan kuesioner yang meminta subject matter expense untuk menentukan tugas-tugas dalam pekerjaan. Task: unit kerja yang sudah diidentifikasi oleh pekerja. 32
Task inventory merupakan suatu bentuk mengumpulkan informasi mengenai pengalaman, pendidikan, ras, seks dan penggunaan peralatan yang digunakan. Informasi ini kemudian dianalisis dalam program komputer. 33
a. CODAP berfungsi untuk menjelaskan pekerjaan yang dilakukan oleh individu dan kelompok, membandingkan pekerjaan yang dilakukan oleh kelompok khusus dan mengidentifikasi pekerjaan pada occupational area dan menganalisis karakteristik tugas. 34
Position Analysis Questionnaires (PAQ). Pendekatan kuantitatif mengenai analisis kerja yang menjelaskan pekerjaan dalam bentuk aktivitas kerja. PAQ adalah kuesioner yang terdiri atas 6 kategori kerja yaitu input informasi, proses mental, output kerja, konteks kerja, aktivitas interpersonal dan karakteristik lain. 35
Lanjutan PAQ Contoh dimensi kerja yang terkandung dalam masing-masing kategori yaitu penggunaan materi tertulis dan gambar, penggunaan informasi, kondisi kerja fisik, komunikasi dan kontak personal, jadual kerja dan tuntutan kerja. 36
Pendekatan Berorientasi Pekerja Job Element Method. Pendekatan yang memfokuskan pada karakteristik pekerja meliputi KSA, kemauan, minat dan karakteristik personal. Threshold Trait Analysis. Hal ini dibagi dua kelompok besar yaitu ability (can do factors) dan attitude (willing to do). Fleishman Job Analysis System Pendekatan ini menentukan ability sebagai atribut yang bertahan yang dimiliki oleh individu untuk menunjukkan kinerja. 37
Teknik Perancangan Ulang Pekerjaan Metode untuk mendesain ulang pekerjaan, yaitu : 1. Job enlargement, yaitu meningkatkan cakupan pekerjaan yang dimiliki seseorang. 2. Job enrichment, yaitu meningkatkan otonomi seseorang dalam mengatur pekerjaannya. 3. Job rotation, yaitu meningkatkan variasi tugas yang dimiliki seseorang dengan cara memindahkan seorang petugas untuk melakukan pekerjaan yang berbeda. 38
Job Design Process of determining the specific tasks to be performed, the methods used in performing these tasks, and how the job relates to other work in the organization Job enrichment - Basic changes in the content and level of responsibility of a job, so as to provide greater challenge to the worker 39
Faktor Ketidakpuasan Kerja Faktor yang menybabkan ketidakpuasan kerja adalah faktor-faktor yang berada dalam lingkungan kerja (job context), yaitu : 1. Common policy and adminstration (kebijaksanaan umum dan administrasi). 2. Supervision (pengawasan). 3. Salary (gaji). 4. Interpersonal relation (hubungan dengan rekan kerja). 5. Kondisi kerja (lingkungan kerja). 40
Prinsip Herzberg dalam Pelaksanaan Pekerjaan 1. Meningkatkan tuntutan pekerjaan, yaitu mengubah pekerjaan dengan meningkatkan tingkat kesukaran dan tanggung jawab dalam pekerjaan. 2. Kebebasan untuk mengatur pekerjaan, yaitu memberikan kebebasan pada pekerja untuk mengatur pekerjaannya. 3. Peningkatan rasa tanggung jawab pekerja, yaitu membiarkan pekerja mengendalikan pekerjaannya. 4. Memberikan feedback, yaitu memberitahukan pada pekerja seberapa baik pekerjaan yang mereka lakukan. 5. Memberikan pengalaman belajar yang baru, yaitu memberi kesempatan pada pekerjaan pada pekerja pengalaman baru dan pertumbuhan diri. 41