STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA BANDA ACEH SUBBAG TATA USAHA ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Jln. Mohd. Jam No. 29 Telp. 27259-22907 Fax. 22907 Banda Aceh (Kode Pos 23243) 2014
Nomor S Tanggal Tanggal Tanggal Disahka SOP PERSURATAN DINAS Dasar Hukum : Kualifika 1 Pedoman penyusunan SOP di lingkungan Kementerian Agama 1 2 3 4 Keterkaitan 1 Bagian Tata Usaha 2 Arsiparis 3 Unit yang terlibat Peralata Peringatan Jika tidak dilaksanankan maka dokumen tidak terkelola dengan baik Definisi: Persuratan adalah kegiatan dokumentasi surat masuk dan keluar pada tingkat Mad yang berkepentingan
SOP 03.01.02.04 l Pembuatan 30 Maret 2010 l Revisi l Efektif 1 April 2010 an oleh Kepala MAN Negara asi Pelaksana Jenis Surat Distribusi Surat Otorisasi penerimaan dan pengiriman surat Dokumen yang digunakan an/perlengkapan Pencatatan dan Pendataan drasah dan pendistribusiannya pada orang/unit
Prosed No. Kegiatan Kamad 1 Meneriman surat masuk 2 3 4 5 Menyerahkan surat kepada Kaur Tata Usaha Menyerahkan surat untuk dipilih dan diberi kode surat (penting dan biasa) dilampiri blangko disposisi Mencatat Hal surat dalam lembar disposisi dan meneruskannya kepada Kepala Madrasah Menyortir, memilah, dan mencatat surat sesuai kode dari disposisi 6 Menerima, memaraf dan mengembalikan kartu kendali 7 Menyimpan kartu kendali putih 8 Mengantar surat kepada Kepala Madrasah 9 10 Membaca dan memahami maksud isi surat Merespon/mengambil keputusan/tindak lanjut 11 Membuat disposisi langsung kepada yang berkepentingan 12 Mendistribusikan surat sesuai lembar disposisi 13 Mengarsipkan surat dan menyimpan kartu kendali kuning
14 Mengembalikan surat yang tidak jelas/salah alamat
dur Pengelolaan Surat Masuk administrasi kepegawaian Pelaksana Mutu Baku Persyaratan/ Kasubbag pelaksana Waktu Perlengkapan 1 Hari 1 Hari 1 Hari 1 Hari 1 Hari
Kondisional
Output Keterangan Diterimanya surat Kaur TU menerima surat Kodefikasi surat Terlaksananya pencatatan hal surat Surat tersortir Paraf pada kartu kendali Tersimpannya kartu kendali Kamad menerima surat Terbacanya surat Kamad memberi respon Disposisi kamad Surat terdistribusi Terarsipnya surat dan kartu kendali
Surat salah/ alamat tidak jelas terkirim kembali
Prosedur Pengelolaan No. Kegiatan Kamad Pelaksana Kasubbag 1 Menerima dan menindaklanjuti memo/nota/disposisi 2 Meneruskan kepada Kaur TU/pelaksana untuk mengkonsep surat keluar 3 Memproses Penerbitan Surat sesuai petunjuk Kepala Madrasah 4 Memberi paraf 5 Memeriksa dan menandatangani surat 6 Mencatat dan melakukan penomoran surat 7 Memasukan surat ke amplop 8 9 Mengirim surat ke alamat tujuan surat langsung / via pos Menyimpan copy surat sebagai arsip
n Surat Keluar administrasi kepegawaian pelaksana Persyaratan/ Perlengkapan Mutu Baku Waktu Output Disposisi pada surat masuk, memo/nota atasan Diterimanya disposisi pada surat masuk, memo/nota atasan 1 Hari Konsep surat keluar 1 Hari Surat Paraf 1 Hari Surat ditanda-tangani Buku agenda keluar atau kartu kendali Pencatatan dan penomoran surat Amplop surat 5 Menit Surat siap dikirim Perangko Kondisional Surat terkirim Tersimpannya arsip surat surat keluar
Keterangan
Flow Chart Pengelolaan Surat Masuk administra Mulai MENERIMA DAN MENYERAHKAN SURAT KEPADA KAUR TU MEMILAH DAN MEMBERI KODE SURAT DAN MELAMPIRI BLANGKO DISPOSISI MENCATAT DALAM LEMBAR DISPOSISI DAN MENERUSKAN KEPADA KAMAD MERESPON/MENGAMBIL KEPUTUSAN/ TINDAK LANJUT/DISPOSISI MENYORTIR, MEMILAH, DAN MENCATAT SESUAI KODE DAN DISPOSISI KAMAD MENGARSIPKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT DAN MENYIMPAN KARTU KENDALI MENGEMBALIKAN SURAT YANG TIDAK JELAS/SALAH ALAMAT Mulai
asi kepegawaian
Flow Chart Pengelolaan Surat Masuk administra Mulai MENERIMA DAN MENINDAKLANJUTI MEMO/NOTA DISPOSISI KONSEP SURAT KELUAR MEMPROSES PENERBITAN SURAT KELUAR MEMERIKSA DAN MENANDATANGANI SURAT MENCATAT DAN PENOMORAN SURAT MEMASUKAN SURAT KEDALAM AMPLOP MENGIRIMKAN SURAT KE ALAMAT TUJUAN SURAT LANGSUNG/VIA POS MENYIMPAN COPY SURAT SEBAGAI ARSIP
Mulai
asi kepegawaian