G10A.201 Pengantar Ilmu Administrasi Organisasi, Manajemen, dan Fungsi-Fungsinya Ravio Patra 170210110019 Departemen Hubungan Internasional Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran November 2011
I. ORGANISASI Manusia merupakan makhluk yang selalu hidup dalam berorganisasi; bukan hanya atas dasar tujuan pemenuhan kebutuhan, akan tetapi juga karena manusia memiliki keterbatasan fisik ataupun psikis. Menurut Herbert G. Hicks, ada dua alasan mengapa seseorang memasuki suatu organisasi; yaitu alasan sosial (social reasons) dan alasan material (material reasons). 1. Pengertian Organisasi Organisasi, menurut Max Weber, terpusat pada teori interaksi sosial asosiatif berupa kerja sama. Secara umum, organisasi dapat diartikan ke dalam tiga kategori utama, yaitu organisasi sebagai kumpulan orang, sebagai proses pembagian kerja, serta sebagai sistem kerja sama dan hubungan sosial antarmanusia. Sementara itu, hakikat organisasi dapat dipandang dari dua perspektif berbeda, yaitu: a. Organisasi sebagai wadah, yaitu tempat kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dijalankan dengan sifat yang relatif statis. Perspektif ini dapat dijabarkan lebih lanjut sebagai berikut: Organisasi adalah penggambaran jaringan hubungan kerja dan pekerjaan yang sifatnya formal atas dasar kedudukan atau jabatan yang diperuntukkan bagi setiap anggota organisasi; Organisasi adlaah susunan hierarki yang secara jelas menggambarkan garis wewenang dan tanggung jawab; Organisasi adalah alat yang berstruktur permanen-fleksibel, sehingga apa yang terjadi dan akan terjadi dalam organisasi bersifat relatif statis. b. Organisasi sebagai proses, yaitu interaksi antara orang-orang yang menjadi anggota organisasi dengan sifat yang relatif dinamis. 1
Menurut Max Weber, suatu organisasi atau kelompok kerja sama adalah suatu tata hubungan sosial yang dihubungkan oleh aturan-aturan dengan unsur-unsur sebagai berikut: Organisasi adalah tata hubungan sosial di mana setiap individu yang bekerjasama melakukan proses interaksi dengan individu lainnya; Organisasi memiliki batasan-batasan tertentu di mana interaksi yang dilakukan tidak didasarkan atas kemauan sendiri, melainkan atas dasar peraturan-peraturan yang telah disepakati; Organisasi merupakan suatu kumpulan tata aturan yang bisa membedakan suatu organisasi dengan kumpulan-kumpulan kemasyarakatan lain. Tata aturan ini menentukan proses interaksi di antara orang-orang yang melakukan kerja sama sehingga interaksi bukan hanya muncul begitu saja; Organisasi adalah suatu kerangka hubungan berstruktur yang menunjukkan wewenang, tanggung jawab, dan pembagian kerja. Hubungan terstruktur ini disebut hierarki yang menyebabkan munculnya kategori kelompok superior dengan kelompok subordinasi. Sementara menurut Amitai Etzioni, organisasi memiliki ciri-ciri seperti: Adanya pembagian kerja, kekuasaan, dan tanggung jawab komunikasi; Adanya pengendalian usaha-usaha organisasi serta mengarahkan organisasi mencapai tujuannya; Adanya penggantian tenaga yang tidak bekerja sebagaimana diharapkan. Dari dua konsep yang di atas, suatu kelompok kerja baru dapat disebut organisasi bila memiliki karakteristik sebagai berikut: Memiliki kolektivitas dari sekelompok orang yang bekerjasama; 2
Didasarkan atas proses interaksi hubungan kerja dan pembagian kerja; Ditentukan oleh otoritas yang tersusun secara hierarkis dalam strukturisasi fungsi dan peranan; Memiliki tujuan bersama yang ingin dicapai. Suatu organisasi, menurut Herbert G. Hicks, selain harus memenuhi karakteristik yang ada, tentu juga harus memiliki elemen-elemen yang terdiri atas elemen inti dan elemen kerja. Elemen ini adalah orang-orang yang ada dalam organisasi, sedangkan elemen kerja dapat dijabarkan menjadi: Sumber daya manusia, yaitu kemampuan mengerjakan dan mempengaruhi; Sumber daya nonmanusia, yaitu benda-benda ekonomis; Kemampuan penggunaan sumber daya konseptual. Berbeda dengan pendapat Hicks, Myers & Myers menyebut elemen dasar organisasi terdiri atas ukuran (size), kebergantungan (dependency), keterbatasan ruang dan waktu (time and space limits), input, aktivitas, serta hasil atau output. Sementara itu, Joseph P. Harris dan John J. Corson mengemukakan bahwa organisasi memiliki unsur-unsur seperti tujuan-tujuan (objectives), spesialisasi (specialization), hierarki (hierarchy), koordinasi (coordination), serta wewenang (authority) yang terdiri atas wewenang formal, teknikal, dan personal. 2. Tujuan Organisasi Tujuan organisasi pada hakikatnya adalah integrasi dari berbagai macam tujuan yang sifatnya komplementer. Oleh karena itu, tujuan organisasi dapat 3
dilihat dari dua dimensi, yaitu tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien serta kepuasan bagi seluruh anggota organisasi. Efektifitas berhubungan dengan tujuan secara eksplisit dan implisit, sedangkan efisiensi berhubungan dengan rasio atau perbandingan antara input dan output. Keberadaan tujuan individu dan kolektif dalam organisasi, menurut Herbert G. Hicks, dapat memunculkan beberapa kemungkinan sifat dari tujuan organisasi: Bertolak belakang secara keseluruhan (total opposing); Bertolak belakang sebagian (partially opposing); Netral (neutral); Berdekatan dan hampir dapat digabungkan (compatible); dan Hampir serupa (identical). Dari sudut pandang berbeda, tujuan organisasi dapat dikategorikan menjadi pelayanan (service), keuntungan (profit), dan maksud sosial (social intentions). 3. Asas-Asas Organisasi Suatu organisasi haruslah memiliki prinsip-prinsip dasar yang terdiri atas tujuan yang jelas, spesialisasi, koordinasi, wewenang, tanggung jawab, keseimbangan, delegasi, kesatuan perindah, jenjang hierarki, dan rentang kontrol. 4. Bentuk-Bentuk Organisasi Ditinjau dari segi wewenang atau otoritas di dalamnya, suatu organisasi dapat dikategorikan ke dalam beberapa kategori, yaitu: 4
Organisasi Lini (Line Organization), di mana otoritas mengalir dari puncak kemudian dilimpahkan ke unit-unit di bawahnya dalam semua sektor kerja; Organisasi Lini dan Staf (Line and Staffs Organization), sama dengan organisasi lini, namun memiliki perbedaan karena keberadaan satuan unit organisasi yang membantu pimpinan dalam bidang tertentu; Organisasi Fungsional (Functional Organization), di mana otoritas pimpinan puncak didelegasikan pada unit organisasi secara menyeluruh; Organisasi Lini-Fungsional (Functiona-Line Organization), dengan ciriciri organisasi lini dan fungsional sekaligus; Organisasi Lini-Staf-Fungsional (Functional-Staff-Line Organization), memperlihatkan ciri-ciri dan sifat organisasi lini, lini dan staf, serta fungsional sekaligus. 5
II. MANAJEMEN 1. Pengertian Manajemen Manajemen diartikan sebagai aktivitas pendayagunaan sumber daya manusia dan material dalam suatu kerja sama organisasi melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pdan engawasan untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif serta efisien. Berdasarkan berbagai uraian para ahli mengenai arti dari manajemen, dapat disimpulkan bahwa manajemen memiliki aspek dan karakteristik utama: Manajemen sebagai proses, yaitu serangkaian tahapan kegiatan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan mendayagunakan sumbersumber daya yang ada sepotimal, seefektif, dan seefisien mungkin. Manajemen sebagai suatu fungsi, yaitu serangkaian kegiatan atas dasar fungsi-fungsi tertentu yang saling berkaitan dan dapat dilaksanakan secara bersamaan, sendiri-sendiri, atau saling mendahului tanpa menunggu selesainya kegiatan fungsional lain; Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang, yaitu pejabat yang bertanggungjawab atas terlaksananya aktivitas manajemen dalam pencapaian tujuan sesuai dengan unit yang dipimpinnya; Manajemen sebagai suatu sistem, yaitu suatu kerangka kerja yang terdiri dari berbagai bidang atau unit atau komponen yang saling berkaitan, bergantung, dan terorganisasikan satu sama lain dalam mencapai tujuan; Manajemen sebagai ilmu, bersifat interdisipliner dimana konsepkonsep, teori-teori, metode-metode, dan analisisnya menggunakan bantuan dari berbagai ilmu sosial; Manajemen sebagai seni, yaitu keterampilan dalam mendayagunakan sarana dan prasarana serta menggerakkan dan mengarahkan orangorang dalam kegiatan sosial; 6
Manajemen sebagai profesi, yaitu bidang pekerjaan yang esoterik atas dasar spesialisasi keahlian tertentu. 2. Tugas dan Peranan Manajemen Menurut James A. F. Stoner, tugas dan peranan manajer adalah: Bekerja dengan dan melalui orang lain; Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan kesuksesan organisasi dalam usaha mencapai tujuan, baik itu tindakannya maupun bawahannya; Menyeimbangkan persaingan sasaran dan perangkat prioritas karena adanya keterbatasan sumber daya manusia dan material; Berpikir analitikal dan konseptual untuk melihat permasalahan dalam berbagai bidang dalam memperoleh solusi yang feasible; Melakoni fungsi mediasi atau perantaraan serta harus dapat menghubungkan kepentingan antarbagian, antarindividu, dan lain-lain; Bertindak sebagai politisi dengan menciptakan hubungan-hubungan serta menjalankan fungsi persuasif dan kompromis dalam mencapai tujuan; Bersikap layaknya seorang diplomat sehingga dapat bertindak sebagai wakil resmi dalam pertemuan organisasional dan perjanjian dengan pihak lain. 3. Tingkat-Tingkat Manajemen Ilmuwan sosial James A. F. Stoner mengklasifikasikan tingkat-tingkat manajemen berdasarkan tingkat pengorganisasian dan rentang tanggung jawab yang diemban. Dari segi tingkat organisasional, tingkatan manajer terdiri atas manajemen puncak (top management), manajemen tengah (middle management), dan manajemen bawah (lower management). 7
Sementara berdasarkan rentang tanggung jawab atas kegiatan organisasional yang dibawahi, tingkatan manjer terdiri atas: Manajer Fungsional (Functional Manager), adalah manajer yang bertanggungjawab hanya atas satu aktivitas organisasional saja; Manajer Umum (General Manager), adalah manajer yang bertanggungjawab atas suatu unit kerja yang kompleks dan menyeluruh. 4. Keterampilan Manajerial Keterampilan yang mesti dimiliki oleh seorang manajer terdiri atas tiga kategori utama, yaitu keterampilan teknis (technical skill), keterampilan manusiawi (human skill), dan keterampilan konseptual (conceptual skill) 5. Kemampuan Manajerial di Indonesia Secara umum, berdasarkan penelitian para ahli, kemampuan manajerial di Indonesia tergolong masih rendah. Lynton K. Caldwell dan Howard L. Timh, dari University of Indiana, Amerika Serikat, mengungkapkan bahwa mismanagement yang terjadi adalah akibat dari kurangnya tenaga-tenaga yang memahami teknik administrasi. Berkenaan dengan problema-problema administratif di Indonesia, Herbert Feith mengungkapkan fenomena yang terjadi sebagai berikut: Kekurangan tenaga teknis dan tenaga administrator yang terlatih; Perbedaan pendapatan yang besar antara pegawai negeri dan swasta; Kantor-kantor pemerintah umumnya memiliki pegawai tingkat bawah terlalu banyak; Pendapatan pegawai negeri tingkat atas yang rendah memicu terjadinya tindak korupsi; 8
Kentalnya aroma nepotisme dalam sistem pemerintahan; Kebiasaan mengundur-undur atau saling lempar tanggung jawab; Kecenderungan menolak reorganisasi yang radikal serta banyaknya aturan baru yang ruwet. Secara umum, kendala-kendala yang menghalangi perkembangan sistem manajerial di Indonesia adalah kendala psikologis, kendala historis, kendala sistem pendidikan, dan kendala administratif. Menurut Caldwell dan Timh, sistem administratif di Indonesia terdiri atas dua golongan public officials, yaitu: Golongan terdidik semenjak zaman Belanda, bersifat dogmatis; dan Golongan generasi yang sedang berkembang dan terus berlatih. 6. Sumber Daya Manajemen Dalam konteks sarana-sarana atau alat-alat manajerial, beberapa ahli memiliki pendapat yang cukup berbeda-beda, diantaranya: George R. Terry, terdiri atas orang-orang (men), bahan-bahan (materials), metode-metode (methods), uang (money), dan pasar (market). John W. Neuner, terdiri atas orang-orang (men), bahan-bahan (materials), mesin-mesin (machines), metode-metode (methods), uang (money), dan moral (morale). Michael J. Jucius dan William E. Schlender, terdiri atas bagan organisasi (organization chart), tata kelola organisasi (manual organization), dan anggaran (budget). Louis Allen, terdiri atas orang-orang (people), sumber daya alam (natural resources), uang (money), serta peralatan dan mesin (tools and machine). 9
7. Prinsip-Prinsip Manajemen Lyndall Urwick, mengemukakan 20 prinsip manajerial, yaitu: coordinative principle, authority, scalar process, assignment and correlation of functions, leadership, delegation, functional definition, determinative functionalism, applicative functionalism, interpretative functionalism, general interest, centralization, appropriate staffing, esprit de corps, selection and placement, rewards and sanctions, initiative, ewuity, discipline, dan stability. Henry Fayol, mengemukakan 14 prinsip manajeral, yaitu: division of work, authority and responsibility, discipline, unity of command, unity of direction, subordination of individual to general interest, ramuneration, centralization, scalar chain or hierarchy, order, equity, stability of tenure, initiative, dan esprit de corps. 10
III. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN 1. Klasifikasi Fungsi-Fungsi Manajemen a. Lyndall Urwick, membagi fungsi-fungsi administrasi ke dalam dua divisi besar, yaitu: Dinamika manajemen (dynamics of management), terdiri atas pengoordinasian (coordinating), pengarahan (directing), pengomandoan (commanding), dan pengawasan (controlling); Mekanisme manajemen (mechanics of management), terdiri atas peramalan (forecasting), perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing). b. Luther Gullick, mengklasifikasikan fungsi-fungsi manajemen menjadi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), staffing, pengoordinasian (coordinating), pengarahan (directing), pelaporan (reporting), dan penganggaran (budgeting). c. John B. Miner, mendefinisikan fungsi manajemen yang terdiri atas perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengomandoan (supervising or commanding), pengoordinasian (coordinating), pengendalian (controlling), pengomunikasian (communicating), pemeriksaan (investigating), penilaian (evaluating), pembuatan keputusan (decision making), staffing, mewakili (representing), dan penawaran (bargaining). d. Ernest Dale, mengklasifikasikan fungsi manajemen menjadi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), staffing, 11
pengarahan (directing), pengendalian (controlling), penginovasian (innovating), dan mewakili (representing). e. Harold Koontz, terdiri atas perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), staffing, memimpin (leading), dan pengendalian (controlling). f. George R. Terry, membagi ke dalam perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakkan (actuating), dan controlling. g. Sondang P. Siagian, mengklasifikasikan fungsi manajemen ke dalam perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pemberian motivasi (motivating), pengawasan (controlling), dan penilaian (evaluating). h. James A. F. Stoner dan Stephen P. Robbins, membagi fungsi manajemen menjadi planning, organizing, leading, dan controlling. 2. Fungsi Perencanaan Dalam menjalankan fungsi perencanaan, seorang manajer haruslah mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: Apa yang harus dilakukan (What must be done) Mengapa harus dilakukan (Why must be done) Di mana akan dilakukan (Where will be done) Kapan harus dilakukan (When will be done) Siapa yang akan melakukan (Who will do it) Bagaimana akan dilakukan (How will it be done) 12
3. Fungsi Pengorganisasian Untuk melaksanakan fungsi ini dengan baik, seorang manajer haruslah mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: Mengetahui tujuan organisasi; Membagi seluruh pekerjaan dalam unit organisasi secara menyeluruh; Menggolongkan kegiatan ke dalam unit operasional atau praktis; Menentukan wewenang dan tanggung jawab; Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan; Memilih penempatan dan penugasan personel sesuai dengan keterampilan manajerial yang dimiliki dan sesuai; Mendelegasikan wewenang, yang terdiri atas: (1) wewenang lini, yaitu bertanggungjawab langsung pada pencapaian tujuan; (2) wewenang staf, yaitu menyediakan pelayanan, saran, dan nasihat pada lini; dan (3) wewenang fungsional, yaitu mengendalikan unit lain secara khusus. 4. Fungsi Pengawasan Fungsi pengawasan dalam sistem manajerial mengehendaki adanya dua syarat mutlak, yaitu menghendaki adanya rencana dan struktur organisasi. Langkah-langkah yang dapat ditempuh oleh seorang manajer dalam melaksanakan fungsi ini adalah: Menentukan objek-objek yang akan diawasi dengan skala prioritas; Menetapkan suatu standar sebagai alat ukur pengawasan atau yang menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki; Menentukan prosedur, teknik, dan waktu yang akan digunakan; Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan; Membandingkan hasil kerja yang didapatkan dengan standar untuk mengetahui apabila ada perbedaan; Melakukan tindakan-tindakan perbaikan terhadap satu atau lebih penyimpangan yang memberikan dampak signifikan. 13
Selain itu, dalam menjalankan fungsi pengawasan, ada prinsip-prinsip yang mesti dipatuhi, yaitu: Berlangsung secara terus-menerus dan bersamaan dengan pelaksanaan; Menemukan, menilai, dan menganalisis data secara obyektif; Bukan ditujukan untuk mencari kesalahan semata, akan tetapi juga untuk mencari atau menemukan kelemahan dalam pelaksanaan kegiatan; Memberi bimbingan dan mengarahkan pelaksanaan untuk mencapai tujuan; Tidak kaku atau fleksibel; Tidak menghambat pelaksanaan pekerjaan dan menghasilkan efisiensi; Berorientasi pada rencana dan tujuan yang telah ditetapkan; Dilakukan terutama pada tempat-tempat strategis; Harus membawa dan mempermudah pelakunya untuk melakukan tindakan perbaikan atau corrective action. 14