MAKALAH NEGOSIASI DISUSUN GUNA MEMENUHI MATA KULIAH KOMUNIKASI BISNIS DOSEN PENGAMPU : DR. AHYAR YUNIAWAN, SE., MSi EISHA LATARUVA, SE,. MM DISUSUN OLEH : 1. Maria Aditya K C2C008084 2. Metha Kartika C C2C008085 3. Rani Femiarti C2C008115 4. Rifka Amalia M C2C008120 5. Rizqi Zulmiati C2C008126 6. Saesar Adhidewanto C2C008128 7. Swastia Nirmala C2C008136 JURUSAN AKUNTANSI PROGRAM S1 REGULER I FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS DIPONEGORO 2009
BAB I PENDAHULUAN Tanpa kita sadari, setiap hari kita sesungguhnya selalu melakukan negosiasi. Negosiasi adalah sesuatu yang kita lakukan setiap saat dan terjadi hampir di setiap aspek kehidupan kita. Selain itu negosiasi adalah cara yang paling efektif untuk mengatasi dan menyelesaikan konflik atau perbedaan kepentingan. Kita memperoleh apa yang kita inginkan melalui negosiasi. Mulai dari bangun pagi, mungkin kita harus mengambil kesepakatan siapa yang harus menggunakan kamar mandi terlebih dahulu, kemudian apakah sopir harus mengantar anda atau ayah anda terlebih dahulu. Demikian pula di kampus misalnya kita melakukan negosiasi dalam rapat, bahkan untuk menentukan di mana akan makan siang kita harus bernegosiasi dengan teman kita. Jadi kita semua pada dasarnya adalah negosiator. Beberapa dari kita melakukannya dengan baik, sedangkan sebagian lagi tidak pernah memenangkan negosiasi. Sebagian kita hanya menjadi pengikut atau selalu mengikuti dan mengakomodasi kepentingan orang lain. Negosiasi dilakukan oleh semua manusia yang berinteraksi dengan manusia lainnya. Mulai dari anak kecil sampai orang tua, semua lapisan dari kalangan sosial terbawah sampai dengan kaum elit di kalangan atas. Negosiasi dilakukan mulai dari rumah, sekolah, kantor, dan semua aspek kehidupan kita. Oleh karena itu penting bagi kita dalam rangka mengembangkan dan mengelola diri (manajemen diri), untuk dapat memahami dasar-dasar, prinsip dan teknik-teknik bernegosiasi sehingga kita dapat melakukan negosiasi serta membangun relasi yang jauh lebih efektif dan lebih baik dengan siapa saja. Kita bernegosiasi dengan siapa saja, mulai dari isteri atau suami, anak, orang tua, bos kita, teman dan relasi bisnis. Dan kegiatan negosiasi kita lakukan setiap saat setiap hari. Negosiasi dapat berupa apa saja gaji kita, mobil dan rumah yang kita beli, biaya servis mobil, biaya liburan keluarga, dan sebagainya. Negosiasi terjadi ketika kita melihat bahwa orang lain memiliki atau menguasai sesuatu yang kita inginkan. Tetapi sekedar menginginkan tidak cukup. Kita harus melakukan negosiasi untuk mendapatkan apa yang kita inginkan dari pihak lain yang memilikinya dan yang juga mempunyai keinginan atas sesuatu yang kita miliki. Sedangkan agar negosiasi
dapat terjadi dengan sukses, kita harus juga bersiap untuk memberikan atau merelakan sesuatu yang bernilai yang dapat kita tukar dengan sesuatu yang kita inginkan tersebut. BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Negosiasi Hartman menegaskan bahwa negosiasi merupakan suatu proses komunikasi antara dua pihak, yang masing-masing mempunyai tujuan dan sudut pandang mereka sendiri, yang berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak mengenai masalah yang sama. Menurut Oliver, negosiasi adalah sebuah transaksi dimana kedua pihak mempunyai hak atas hasil akhir. Menurut Casse, negosiasi adalah proses dimana paling sedikit ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentang suatu hal demi kepentingan bersama. Menurut Thong, alasan bernegosiasi adalah untuk memperoleh suatu kesepakatan kedua belah pihak dan juga untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghindari kerugian atau memecahkan problem yang lain. Untuk mendapatkan kesepakatan kedua belah pihak ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain: a. Persiapan yang cermat b. Presentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak c. Keterampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka.
d. Pendekatan yang logis (masuk akal) untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling menguntungkan serta saling menghormati. e. Kemampuan untuk membuat konsesi untuk mencapai kesepakatan melalui kompromi bila terjadi kemacetan. B. Karakteristik Negosiasi a. Senantiasa melibatkan orang baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok; b. Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi; c. Menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter); d. Hampir selalu berbentuk tatap-muka yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi wajah; e. Negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi; f. Ujung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan itu misalnya kedua belah pihak sepakat untuk tidak sepakat. C. Proses Negosiasi Menurut Hartman, ada empat poin penting : a. Pencarian fakta terutama dari pihak lain (lawan negosiasi) b. Menaksir posisi lawan negosiasi c. Membuat perencanaan yang baik d. Memilih serta mengatur tim negosiasi
Menurut Casse, tiga tahapan penting dalam negosiasi: 1. Tahap Perencanaan (sebelum negosiasi) Tahap perencanaan negosiasi membutuhkan tiga tugas utama, yaitu: a. Merencanakan sasaran negosiasi Sasaran negosiasi adalah apa hasil yang diharapkan dalam bernegosiasi. Ada dua jenis sasaran dalam bernegosiasi, yaitu sasaran ideal dan sasaran dasar (batas minimal yang dapat dicapai). b. Strategi Negosiasi Strategi negosiasi merupakan cara atau teknik untuk mencapai tujuan bernegosiasi. Ada beberapa strategi negosiasi, antara lain: - Strategi Kooperatif Sasarannya mencapai kesepakatan kedua belah pihak Memakai semboyan win-win solution (saling menguntungkan) Mempercayai pihak lawan Melakukan kompromi jika diperlukan timbal balik Memciptakan landasan dan kepentingan bersama - Strategi Kompetitif Sasaran strategi ini adalah mengalahkan lawan Tidak mempercayai lawan dan siap bertarung Menuntut sebuah konsesi, menegaskan posisi, dan melancarkan tekanan Tidak memberikan apa-apa dan menghabiskan semuanya - Strategi Analitis Mempunyai filosofi bahwa seorang negosiator adalah pemecah masalah (problem-solver), bukan seorang petarung
Memandang negosiasi sebagai bentuk latihan dalam memecahkan masalah dan bukannya sebagai permainan Berusaha kreatif dan bersama-sama mencari alternatif solusinya Menggunakan kriteria yang objektif dalam mengambil keputusan Membuat alasan yang rasional dan bukan atas dasar perasaan c. Proses Negosiasi Proses negosiasi merupakan suatu proses tawar menawar yang diharapkan mampu menghasilkan suatu kesepakatan di kedua belah pihak yang saling menguntungkan. Menurut Casse, proses negosiasi ada enam tahapan penting, antara lain: - Persiapan Persiapan merupakan tahapan yang berkaitan dengan pengumpulan informasi secukupnya dan penentuan tim negosiasi yang sebaik-baiknya yang akan diikutsertakan dalam proses negosiasi. - Kontak Pertama Kontak pertama merupakan tahap pertemuan secara langsung antara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi. Mereka saling berusaha untuk memperoleh informasi selengkapnya demi kepentingan mereka sendiri. - Konfrontasi Konfrontasi merupakan tahap saling berargumentasi terhadap segala sesuatu yang akan dinegosiasikan. Tahap ini juga dikenal sebagai tahap perdebatan yang sengit di antara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi - Konsiliasi Konsiliasi merupakan tahap untuk saling melakukan proses tawar menawar. Proses ini diperlukan untuk memperoleh titik temu yang betul-betul disepakati dan bermanfaat bagi kedua belah pihak.
- Solusi Solusi merupakan tahap dimana kedua belah pihak mulai saling memberi dan menerima. Para negosiator mulai menemukan titik-titik kesepakatan bagi kedua belah pihak dengan cara mereka masing-masing. - Pascanegosiasi Pascanegosiasi merupakan tahap untuk melakukan konsolidasi bagi kedua belah pihak. Inilah tahapan proses negosiasi yang tersulit dalam menerjemahkan kesepakatan ke dalam suatu tindakan yang riil. Pada tahap perencanaan ini, seorang negosiator dapat melakukan berbagai peran penting dalam bernegosiasi, antara lain: - Pemimpin Negosiator yang berperan sebagai pemimpin harus mampu bertanggung jawab dalam mendefinisikan dan memilih apa konsesi dalam bernegosiasi. Disamping itu, pemimpin juga harus mampu mengambil keputusan dan menentukan strategi secara efektif dalam mencapai tujuan negosiasi yang telah ditetapkan. - Faktual Negosiator yang berperan sebagai faktual harus mengetahui fakta-fakta dan mampu mendokumentasikan setiap pernyataan yang muncul dalam proses bernegosiasi. Disamping itu, ia juga harus memiliki kemampuan untuk menjawab setiap pertanyaan untuk memperjelas permasalahan dan memberikan informasi tambahan yang tidak diminta oleh pihak lawan dalam proses bernegosiasi. - Analitis Negosiator yang berperan analitis harus mampu menampilkan argument negosiasi dengan cara-cara yang logis, memastikan strategi yang diterapkan sudah benar, menegosiasikan agenda pertemuan, dan menetapkan aturan main dalam bernegosiasi. - Relasional
Negosiator yang berperan relasional harus mampu memperlancar hubungan antar tim negosiasi, membangkitkan dan memelihara relasi dengan beberapa anggota tim bernegosiasi, peka terhadap reaksi negosiator, membangun kepercayaan, dan melihat kekuatan serta kelemahan pihak lawan negosiasi. - Intuitif Negosiator yang berperan intuitif harus mampu memunculkan ide-ide dan cara-cara pendekatan baru, pilihan-pilihan potensial dalam bernegosiasi, menunjukkan apa yang penting dan mana yang kurang penting dalam bernegosiasi, mengetahui apa implikasinya ke depan, memahami negosiasi secara utuh/menyeluruh, dan mengantisipasi apa yang akan dilakukan oleh pihak lawan negosiasi. 2. Tahap Implementasi Tahap ini merupakan tahapan penerapan atau tindakan yang diperlukan agar mencapai sukses dalam bernegosiasi. Implementasi negosiasi memiliki beberapa komponen penting antara lain: Taktik Negosiasi Taktik Cara Anda Maksudnya adalah bahwa Anda tahu tujuan yang ingin dicapai, Anda bersikeras dan memaksa pihak lawan agar percaya bahawa Andalah yang benar, Andalah yang berinisiatif dan mempertahankannya, Anda yang mengendalikan proses negosiasi, dan Anda terus menekan. Taktik Bekerja Sama Taktik ini menegaskan bahwa Anda mau mendengarkan pihak lawan dan mengetahui apa yang di benak mereka, Andalah yang memutuskan untuk bersikap reaktif (bukan proaktif), siap bekerja sama jika proposal pihak lawan sejalan dengan sasaran Anda, Anda setuju, tidak setuju, dan kadang-kadang mengembangkan ide-ide mereka, Anda membuat mereka berhasil. Taktik Tidak Bertindak Apa-Apa Taktik ini merupakan sikap keras kepala dalam bernegosiasi. Dalam hal ini Anda tetap bersikukuh pada pendirian sebelumnya dan tidak berubah. Taktik ini
dilakukan karena Anda ingin mempertimbangkan sesuatu, salah satu trik untuk mengulur waktu, upaya untuk membuat pihak lawan gugup atau grogi dan Anda percaya inilah saatnya untuk menilai secara perspektif. Taktik Melangkah ke Tujuan Lain Taktik ini menuntut Andalah yang harus aktif menggeser suatu persoalan ke persoalan lain. Andalah yang memang mencoba untuk menghindar dari suatu persoalan agar tidak dibahas lagi. Anda punya peluang untuk memenangkan negosiasi saat ini, pihak lain justru yang akan memperoleh peluang untuk memenangkan negosiasi bila suatu persoalan dibahas lagi, waktunya tidak tepat atau adanya kesepakatan lain yang perlu dibahas lebih dahulu. 3. Tahap Peninjauan Negosiasi Tahap ini merupakan tahapan setelah berlangsungnya suatu proses negosiasi. Tahapan ini memiliki arti yang sangat penting bagi seorang negosiator dalam meninjau kembali apa yang sudah dilakukannnya selam bernegosiasi. Ada beberapa alasan penting mengapa tahap peninjauan negosiasi perlu dilakukan, antara lain : - Untuk memeriksa apakah Anda sudah mencapai tujuan Anda - Jika tidak, maka hal itu dapat menjadi pelajaran sekaligus pengalaman yang berharga bagi seorang negosiator. - Jika ya, maka pastikan apa yang sudah Anda lakukan dengan baik dan bangunlah kesuksesan Anda. D. Ketrampilan Negosiasi Menurut Hartman, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam keterampilan bernegosiasi, antara lain: 1. Persiapan Persiapan yang baik merupakan salah satu kunci sukses negosiasi. Tanpa persiapan yang baik, hasil yang diperoleh dalam bernegosiasi tidak akan memuaskan kedua belah pihak atau bahkan mengalami kegagalan yang pada akhirnya menimbulkan kekecewaan bagi kedua belah pihak.
2. Memulai Negosiasi Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam memulai negosiasi, antara lain: a. Memilih waktu yang tepat b. Memilih tempat yang tepat c. Pengaturan tempat duduk yang tepat d. Menciptakan suasana yang positif dan santai e. Menetapkan agenda f. Merumuskan tawaran atau posisi pembuka g. Menghadapi konflik h. Berkomunikasi secara efektif i. Meningkatkan keterampilan mendengarkan j. Mencapai kesepakatan dengan lebih cepat 3. Strategi dan Teknik Menurut kamus Webster, strategi dapat didefinisikan sebagai rencana atau metode yang teliti atau tipu daya yang cerdik. Sedangkan yang dimaksud dengan taktik lebih mengacu pada setiap metode yang digunakan untuk mencapai tujuan, yaitu mencapai kesepakatan dalam bernegosiasi 4. Kompromi Kompromi merupakan salah satu upaya menuju pencapaian kesepakatan kedua belah pihak dalam bernegosiasi. Dalam upaya menuju kompromi, seorang negosiator menyajikan kerangka dasar atau garis besarnya terlebih dulu, kemudian melangkah pada perbedaan kedua belah pihak secara spesifik, dan akhirnya disajikan pernyataan yang bersifat penilain untuk mendukung posisi mereka sendiri.
5. Menghindari Kesalahan Taktis Ada beberapa hal yang perlu dihindari dalam melakukan negosiasi, antara lain : mengajukan permintaan awal yang tidak logis (permintaan tinggi untuk penjual dan permintaan rendah untuk pembeli), membuat konsesi bebas, mulai tanpa daftar penawaran, melakukan negosiasi terlalu cepat, bernegosiasi saat terkejut, menghargai tawaran yang tidak masuk akal, takut diam, marah, tidak menuliskan hasil negosiasi, bernegosiasi pada saat lelah, mengecewakan bos Anda, dan memaksakan bernegosiasi. Menurut Casse, keterampilan bernegosiasi dapat dibedakan ke dalam dua kelompok besar, yaitu keterampilan konvensional (untuk negosiator konvensional) dan keterampilan nonkonvensional (untuk negosiator nonkonvensional). Menurut Oliver, ada enam kunci dasar bernegosiasi, antara lain: - Persiapan yang Baik Lakukan identifikasi pada tahap persiapan atas hal-hal berikut: kemungkinan pihak lawan membuka pernyataan dan posisi, bagaimana Anda bergerak dari posisi pihak lawan menuju aspirasi Anda, masalah potensial, rintangan, kesempatan, kebutuhan dan pilihan yang dimiliki lawan Anda, bagaimana idealisme dan garis dasar Anda, pertimbangan biaya setiap gerakan yang mungkin Anda buat dan itu dapat menguntungkan pihak lawan Anda, dan antisipasi apa konsesi yang akan diberikan oleh pihak Anda. - Berlatih Cobalah rinci bagaimana Anda berlatih, pendekatan apa yang akan Anda gunakan, pernyataan kunci apa yang akan Anda sampaikan, dan bagaimana Anda merespons pernyataan pihak lawan Anda. - Menggambarkan Posisi Anda Pada beberapa titik, setiap sisi menggambarkan posisi mereka dengan jelas. Tujuan Anda adalah memberikan kesempatan kepada pihak lawan untuk berbicara tentang
berbagai hal yang berkaitan dengan apa, bagaimana, kapan, dimana, dan mengapa negosiasi perlu dilakukan. - Membuat Suatu Usulan atau Proposal Jika pihak lawan Anda mengisyaratkan tidak membuat suatu usulan (proposal) yang ingin diajukan dalam bernegosiasi, saatnya bagi Anda untuk mengusulkannya. Hal ini juga akan memberikan suatu konsesi yang terlalu dini oleh pihak lawan. - Penawaran Salah satu respons yang efektif dalam bernegosiasi adalah bagaimana melakukan tawaran bagi pihak lawan dengan cara-cara yang baik. Bagaimanapun, proses bernegosiasi tidak dapat dilepaskan dengan proses penawaran. Gunakan kesempatan proses penawaran ini dengan sebaik-baiknya. - Persetujuan Menurut Mattock dan Ehrenborg, ada sepuluh hal yang sangat diinginkan oleh pihak lawan Anda, antara lain: Merasa nyaman akan dirinya sendiri Tidak merasa dibohongi Sekutu yang kekal Mengetahui dan memahami lebih banyak Menyelesaikan negosiasi tanpa harus bekerja terlalu keras Uang, barang dan pelayanan yang bagus Diperlakukan dengan ramah-artinya didengarkan Disenangi Komunikasi yang jelas Mengetahui kemampuan dan usahanya-dari Anda, bos, dan rekan kerjanya
E. Tipe Negosiator Menurut Casse, ada empat tipe negosiator, yaitu: 1. Negosiator Curang Anda harus berhati-hati dalam berhadapan dengan seorang negosiator yang curang karena pada dasarnya yang terlintas dalam benak pikirannya adalah bagaimana memenangkan negosiasi dan mengalahkan Anda. Bahkan, bukanlah mustahil dapat menghalalkan segala cara. Yang penting baginya adalah tahu banyak hal tentang lawan negosiasinya. 2. Negosiator Profesional Negosiator yang profesional akan tahu apa yang sedang dinegosiasikan, dan tahu bagaiman memperoleh apa yang diinginkannya. Ia memiliki pengetahuan dan keterampilan bernegosiasi yang baik. Yang tak kalah pentingnya adalah ia tahu banyak hal tentang lawan negosiasinya. 3. Negosiator Bodoh Seorang negosiator yang bodoh cenderung menghendaki kekalahan untuk kedua belah pihak. Tidak peduli apapun yang Anda lakukan, ia akan berusaha sekuat tenaga agar tidak ada yang bisa keluar sebagai pemenang. Yang penting baginya tidak ada pemenang dalam negosiasi. 4. Negosiator Naif Pada umumnya ia adalah negosiator yang tidak siap bernegosiasi, tidak tahu pokok persoalan yang akan dinegosiasikan, bahkan cenderung lebih percaya begitu saja pada pihak lawan negosiasinya. Kalau perlu, ia bersedia memberikan apa saja yang diminta oleh pihak lawan negosiasinya. Dengan seorang negosiator yang naïf, pihak lawan jelas dapat menag dengan mudah. Namun, pihak lawan sebaiknya tetap harus lebih berhati-hati karena bukan tidak mungkin ia sedang menyembunyikan sesuatu yang tidak diketahui pihak lawan negosiasinya. Ia bisa juga menyetujui apa yang diinginkan pihak lawan negosiasi, karena ia mempunyai tujuan lain yang menurutnya sangat berarti baginya.