Pengelolaan Proyek Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Proyek
Outline Sumber Daya Proyek Tim Proyek dan Organisasi Stakeholder
Sumber Daya Proyek Pada sebuah proyek diperlukan adanya sumber daya manusia, peralatan kerja, dan fasilitas yang dikenal dengan istilah resource
Sumber Daya Proyek Pada proyek SI ada 3 kategori utama dari sumber daya: Manusia Komponen perangkat lunak Lingkungan pengembangan Beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang tiap sumber daya: Deskripsi sumber daya Pernyataan ketersediaan Waktu ketika sumber daya diperlukan Durasi waktu ketika sumber daya dipakai
Sumber Daya Proyek Sumber Daya Manusia Jumlah Jumlah orang yang diperlukan untuk sebuah proyek Keahlian Tim dapat berkonsultasi dengan spesialis ketika dibutuhkan Lokasi Tim mungkin terpisah secara geografis di beberapa lokasi yang berbeda
Sumber Daya Proyek Sumber Daya Perangkat Lunak Component-based software engineering menekankan kemampuan pakai ulang, yaitu penciptaan dan penggunaan kembali blok bangunan perangkat lunak Blok bangunan semacam itu, sering disebut komponen
Sumber Daya Proyek Sumber Daya Perangkat Lunak Menurut E. M. Bennatan dalam Software Project Management, ada 4 kategori yang perlu dipertimbangkan: Off-the-shelf components Full-experience components Partial-experience components New components
Sumber Daya Proyek Sumber Daya Lingkungan Lingkungan yang mendukung proyek perangkat lunak, yang disebut juga Software Engineering environment (SEE), menggabungkan perangkat lunak dan perangkat keras Perangkat keras menyediakan platform yang mendukung tools yang diperlukan untuk menghasilkan produkproduk kerja yang merupakan hasil praktik rekayasa perangkat lunak yang baik Ketika suatu sistem berbasis komputer direkayasa, tim perangkat lunak mungkin membutuhkan akses ke elemen perangkat yang dikembangkan oleh tim rekayasa yang lain
Sumber Daya Proyek
Tim Proyek dan Organisasi Peran perencanaan dalam suatu proyek sangatlah penting, segala sesuatu harus dimulai dari rencana dan disepakati bersama antara para stakeholder yang terlibat dalam proyek
Stakeholder Manajer Senior yang mendefinisikan isu-isu bisnis yang sering memiliki pengaruh signifikan pada proyek Manajer Proyek yang harus merencanakan, memotivasi mengatur, dan mengontrol para praktisi yang melakukan proyek Praktisi yang memberikan ketrampilan teknis yang diperlukan tim (analis sistem, desainer sistem, programmer) Pelanggan yang menentukan kebutuhan perangkat lunak yang akan direkayasa dan pemangku kepentingan lain yang memiliki kepentingan terhadap hasil proyek Pengguna Akhir yang berinteraksi dengan sistem setelah sistem tersebut dikeluarkan untuk digunakan
Stakeholder Manajer Proyek (Pimpinan Proyek) Adalah seseorang yang ditunjuk atau ditetapkan untuk bertanggung jawab terhadap kegiatan harian pengelolaan proyek untuk kepentingan proyek Keahlian seorang manajer proyek: Keahlian personal, kepemimpinan, komunikasi, negosiasi, mendengarkan, membangun tim Keahlian teknis, manajemen konfigurasi, manajemen data, manajemen informasi, strategi, keamanan jaringan dan lain-lain Keahlian manajemen Keahlian menangani situasi, fleksibel, keras dan tegas bila diperlukan, kreatif
Organisasi proyek adalah organisasi yang disusun berdasarkan adanya sebuah proyek, bila proyek tersebut sudah selesai maka organisasi pun dibubarkan Bentuk-bentuk organisasi yang terkenal: Organisasi proyek fungsional Organisasi proyek murni Organisasi proyek matriks
Fungsional Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal Manajer tingkat atas yang berada dalam fungsi tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek Jika suatu proyek merupakan proyek pengembangan yang melibatkan penerapan teknologi baru, maka dikelola dibawah divisi produksi Jika berupa peluncuran produk baru ke pasar maka proyek layak dikelola dibawah divisi pemasaran
Fungsional Bila proyek melibatkan beberapa unit fungsional maka manajemen perlu menciptakan koordinasi antar unit yang bisa mengintegrasikan aliran kerja tanpa merubah struktur yang ada yaitu dengan menambahkan jabatan pimpinan proyek/koordinator proyek Koordinator proyek mengkoordinasikan pekerjaan yang berhubungan dengan proyek tidak mempunyai otoritas secara vertikal tetapi menangani keputusan-keputusan tentang anggaran, jadwal dan performansi proyek
Fungsional Kelebihan Fleksibilitas tinggi dalam penggunaan staf/karyawan Staf dapat ditugaskan di banyak proyek Dapat dikelompokkan dalam satu grup untuk berbagi pengetahuan/pengalaman dalam pemecahan teknis Memiliki jalur-jalur karir bagi keahlian tertentu Kelemahan Klien tidak menjadi perhatian utama Cenderung berorientasi pada aktivitas yang sesuai fungsinya (tidak problem-oriented) Tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek Motivasi cenderung lemah
Murni Struktur organisasi proyek ini merupakan bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manjer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek Proyek menjadi organisasi tersendiri dengan staf teknis tersendiri, administrasi proyek terpisah dari ikatan organisasi induk, mempunyai laporan tersendiri untuk kemajuan atau kegagalan secara periodik tentang proyek
Murni Kelebihan Manajer proyek memiliki wewenang penuh Anggota tim proyek bertanggung jawab secara langsung pada manajer proyek Pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat Adanya dukungan menyeluruh terhadap proyek Kelemahan Mungkin terjadi duplikasi sumber daya Kemungkinan terjadi penumpukan sumber daya yang berlebihan Biaya cenderung tinggi Ada masalah keberlangsungan SDM setelah proyek selesai
Matriks Struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, manfaatkan ahli berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organisasi fungsional perusahaan Organisasi matrik adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional dalam organisasi induk
Matriks Alokasi sumberdaya bisa dilakukan dengan melihat proyek mana yang lebih diprioritaskan dan bagaimana sumberdaya yang dibutuhkan tersedia Ada kemungkinan antara manajer proyek saling berebut sumberdaya tertentu yang sangat diperlukan
Matriks Kelebihan Mudah mendapat staf potensial yang dibutuhkan dari tiap unit Tidak terjadi duplikasi sumber daya Kelemahan Ada kemungkinan proyek terbengkalai karena perintah dari dua manajer Dapat menimbulkan persaingan antar manajer proyek Tidak timbul masalah keberlangsungan SDM bila proyek telah selesai Konsisten dengan kebijakan dan prosedur dari perusahaan induk Melanggar prinsip utama dari manajemen yakni unity of command Pada proyek yang dikelola satu unit fungsional, divisi yang bersangkutan yang memegang keputusan
Hobbs dan Menard (Hobbs, 1993) mengindentifikasi 7 faktor yang berpengaruh dalam pemilihan struktur organisasi manajemen proyek yaitu: Ukuran proyek Kebijakan strategis Kebutuhan terhadap inovasi Kebutuhan terhadap intergrasi (departemen yang terlibat) Kompleksitas lingkungan Batasan waktu dan anggaran Stabilitas permintaan sumber daya
Fungsional Skala kecil, melibatkan beberapa bidang fungsional, sedikit resiko, kepastian tinggi, faktor biaya dan waktu bukan hal kritis Proyek Murni Skala menengah dan besar dengan kompleksitas tinggi, jumlah proyek sedikit, memerlukan tenaga ahli dengan perhatian penuh, beresiko tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupakan hal kritis Matriks Sejumlah proyek dikerjakan bersamaan, sumber daya fungsional digunakan secara part-time, beresiko tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupakan hal kritis