Makalah Perencanaan Pesan-pesan Bisnis Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas perkuliahan Komunikasi Bisnis Dosen Pengampu Mata Kuliah Ari Irawan, SE, MM oleh: 1. Dienanta Yulia Wardani (145030207111051) 2. Poppy Dermawan (145030201111097) 3. Rissa Affulaila Nurfitria (145030201111101) Program Studi Ilmu Administrasi Bisnis Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang Tahun Akademik 2014/2015
PEMBAHASAN A. Pemahaman Proses Komposisi Proses komposisi pesan-pesan bisnis adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan merevisi pesan-pesan bisnis yang akan dibuat oleh suatu perusahaan. Proses komposisi meliputi tiga tahap,yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi. 1. Perencanaan Dalam fase perencanaan terdapat tiga tahapan yang perlu diperhatikan, yakni mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran atau media yang akan digunakan. 2. Pengorganisasian Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Kemudian disusun dan diatur sebaik mungkin agar si penerima pesan mudah memahaminya. 3. Revisi Setelah menyusun paragraf, pesan-pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya. Jika belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus merevisi seperlunya. B. Penentuan Tujuan Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Hal penting sebelum menyampaikan pesan-pesan, diantaranya apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktu itu sudah tepat, apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama Anda harus menentukan tujuan yang jelas dan diukur, sesuai dengan tujuan organisasi. 1. Mengapa Tujuan harus Jelas Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan Anda mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain: a. Keputusan untuk meneruskan pesan Pesan-pesan harus dipikirkan terlebih dahulu. Jika pesan tersebut memiliki pengaruh yang besar, pesan segera disampaikan ke pihak yang bersangkutan.
Sebaliknya jika pesan yang akan disampaikan diduga memiliki pengaruh yang kecil kepada audiens sebaiknya penyampaian ditahan dulu. b. Keputusan untuk menanggapi audiens Untuk memutuskan cara terbaik dalam menanggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif para audiens. Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan dapat menaggapi mereka dengan baik. Komunikator dan audiens akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai atau sejalan. c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatka isi pesan. Isi pesan harus memuat informasi yang relevan dengan pencapaian tujuan yang ditetapkan, agar penyampaian pesan mencapai sasaran yang dikehendaki. d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi bisa berupa lisan atau tulisan. 2. Tujuan Komunikasi Bisnis Ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi, melakukan persuasi, dan melakukan kolaborasi. a. Memberi Informasi Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan bisnis kepada pihak lain. Untuk menyampaikan pesan bisnis perusahan menggunakan media komunikasi. Media komunikasi yang digunakan pun ergantung pada kebijakan perusahaan. b. Melakukan Persuasi Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain. c. Melakukan Kolaborasi Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui komunikasi bisnis suatu perusahaan dapat melakukan kerja sama dengan perusahaan-perusahaan domestik maupun perusahaan-perusahaan asing. Kerja sama bisnis di belahan dunia dewasa ini relative mudah seiring pekembangan teknologi komunikasi.
3. Cara Menguji Tujuan Untuk menguji apakah tujuan telah ditetapkan dengan baik atau belum, perlu dilakukan pengujian tujuan dengan empat pertanyaan berikut ini. a. Apakah tujuan tersebut realistis? Tujuan yang realistis berarti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional. b. Apakah waktunya tepat? Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya mempertimbangkan masalah ketepatan waktu. c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan. d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan? Penyampaian pesan-pesan bisnis hendaknya sesuai dengan kebijakan organisasi. C. Analisis Audiens Langkah berikutnya dalam berkomunikasi dalam dunia bisnis adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. 1. Cara Mengembangkan Profil Audiens Mengembangkan suatu profil audiens memang bukan permasalahan yang mudah, Terlebih jika audiens adalah orang-orang yang belum dikenal. Berikut adalah cara mengembangkan profil audiens. a. Menentukan ukuran dan komposisi audiens Materi dapat dikemas dalam sebuah laporan sederhana kemudian dipresentasikan kepada para audiens yang jumlanya kecil. Sedangkan audiens yang jumlahnya banyak, materi dikemas dalam bentuk makalah dengan gaya pengorganisasian dan penulisan yang lebih formal. b. Siapa audiensnya Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan. Biasanya, orang yang berkedudukan tinggi bertindak sebagai pengambil keputusan. Namun, adakalanya justru orang yang berkedudukan rendah yang berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tertentu. c. Reaksi Audiens Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang
didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi. d. Tingkat pemahaman audiens Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang didukung degnan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi. e. Hubungan komunikator dengan audiens Audiens yang belum mengenal komunikator harus dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan penampilan meyakinkan akan membuat audiens termotivasi untuk menyimak pembicaraan, sehingga pesan tersampaikan dengan baik. 2. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi 1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens. Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya. Cobalah menggali keinginan audiens dengan melakukan pertanyaan ulang yang lebih spesifik untuk menghindari keragu-raguan. 2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan. Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens. Hal itu akan menimbulkan kesan baik karena audiens memperoleh informasi yang lebih luas dari harapannya. 3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5W + 1H (Who, What, Why, When, Where, dan How). 4. Pastikan bahwa Informasi yang diberikan akurat. Dalam bisnis, ketetapan informasi harus dipastikan terlebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, oerhitungan matematika, atau keuangan untuk memastikan keabsahannya. 5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens. Di antara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens. 3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasinal Audiens 1. Mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.
2. Menggunakan pendekatan berupa argument yang rasional dan pendekatan emosi audiens. D. Penentuan Ide Pokok Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan ide pokok. Ide pokok dapat memotivasi orang-prang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan tujuan pengiriman pesan dengan tujuan mereka. 1. Teknik Curah Pendapat (Brainstorming) Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih bervariatif, baru dan orisinil. Beberapa tekniknya adalah sebgai berikut: Storyteller s Tour Dengan menggunakan tape recorder. Anda mendengarkan dan menelaah pesan-pesan yang disampaikan dan menemukan ide-ide pokoknya. Random List Dengan menulis segala sesuatu yang ada di pikiran Anda, kemudian susun menjadi kelompok-kelompok, dan temukan butir ide yang penting. CFR (Conclusion, Findings, Recommendations) Worksheet Memecahkan masalah dengan menggunakan lembar kerja yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temua (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan diberikan. Journalistic Approach Pendekatan jurnalistik untuk menentukan ide pokok. Biasanya menggunakan 5W+1H. Question and Answer Chain Menggunakan pendekatan dari sisi perspektif audiens. 2. Pembatasan Cakupan Penyajian informasi kepada audiens hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat agar audiens memperhatikan komunikator. Ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens. E. Seleksi Saluran dan Media a. Saluran komunikasi lisan Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis
dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back). b. Saluran komunikasi tertulis Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat. KESIMPULAN Perencanaan pesan-pesan bisnis adalah suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Proses perencanaan pesan-pesan bisnis diantaranya adalah sebagai berikut: A. Pemaham proses komposisi B. Penentuan tujuan C. Analisis audiens D. Penetuan ide pokok E. Seleksi saluran dan media