MENINGKATKAN MUTU PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN UNTUK PERUSAHAAN DIGITAL
PENDAHULUAN Salah satu kegiatan manajemen yang penting adalah memahami sistem sepenuhnya untuk mengambil keputusan-keputusan yang tepat yang akan dapat memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batas-batas tertentu. Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemilihan dari berbagai alternatif baik kualitatif maupun kuantitatif untuk mendapat suatu alternatif terbaik guna menjawab masalah atau penyelesaikan konflik atau kesenjangan.
Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah dan manajemen bertanggung jawab dalam menentukan bagaimana sistem pendukung manajemen bisa memberi kontribusi besar bagi kinerja organisasi serta mengalokasikan sumberdaya untuk mengadakannya. Kurangnya pemahaman proses pengambilan keputusan membuat sistem pendukung manajemen menjadi tidak efektif jika ternyata sistem tidak mendukung pengambilan keputusan.
Sistem diciptakan untuk membangkitkan informasi yang dapat digunakan bagi manajer untuk mengendalikan operasi, startegi, perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka pendek, pengendalian manajemen dan pemecahan masalah khusus. Dalam sistem yang komputerisasi, program secara terus-menerus memantau transaksi yang diproses atau yang baru digunakan untuk pengidentifikasian dan secara otomatis melaporkan lingkungan manajemen yang perlu mendapat perhatian manajer.
Dengan bantuan sistem yang komputerisasi ini, manajer dapat dengan mudah mengendalikan operasional perusahaan/organisasi dan manajer dapat mengambil keputusan bisnis dengan cepat dan tepat karena manajer tersebut memperoleh informasi yang aktual. Keputusan yang akan diambil membutuhkan pemahaman tersendiri dan manajemen guna mengarahkan pengambilan keputusan yang terkait dengan pertimbangan policy organisasi.
TUJUAN 1. Bagaimana sistem informasi bisa membantu manajer mengambil keputusan secara lebih baik sewaktu masalah-masalah yang dihadapi berubah terus menerus dan bukan merupakan masalah rutin? 2. Bagaimana sistem informasi membantu orang-orang yang bekerja di dalam kelompok mengambil keputusan secara lebih efisien? 3. Apakah ada sistem khusus yang bisa mempermudah pengambilan keputusan untuk para senior manajer? Tepatnya, apa yang bisa dilakukan sistem-sistem ini untuk membantu manajemen tingkat-tinggi? 4. Keuntungan-keuntungan apa yang bisa diberikan oleh sistem pendukung pengambilan keputusan manajemen bagi organisasi secara keseluruhan? 5. Manajemen bertanggung jawab dalam menentukan bagaimana sistem pendukung manajemen bisa memberi kontribusi terbesar bagi kinerja organisasi dan untuk mengalokasikan sumber-sumber guna pembuatannya namun juga membawa beberapa pada tantangan manajemen.
TANTANGAN MANAJEMEN 1. Pembangunan sistem informasi yang bisa secara nyata memenuhi persyaratan informasi eksekutif. 2. Menciptakan pelaporan dan proses pengambilan keputusan manajemen secara lebih baik.
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (SPK) / DESIGN SUPPORT SYSTEMS (DSS) SPK memberikan penggunanya serangkaian piranti yang fleksibel dan kemampuan untuk menganalisis blok blok data yang penting. Pengertian SPK: Sistem komputer pada level manajemen dalam suatu organisasi dengan mengkombinasikan data, model-model analitik canggih dan piranti. Sistim ini mendukung pengambilan keputusan semiterstruktur dan tidak terstruktur
SIM DAN SPK 1. SIM biasanya menghasilkan laporan reguler terjadwal dan baku berdasarkan data yang diambil dan dirangkum dari sistem pemrosesan transaksi (SPT) milik organisasi, sehingga SIM menekankan pada kegiatan memberikan laporan berdasarkan aliran rutin data dan membantu kendali umum organisasi 2. Laporan SIM pada umumnya menunjukkan ringkasan penjualan per bulan untuk masing-masing wilayah penjualan utama perusahaan. Kadangkala laporan SIM merupakan laporan laporan pengecualian, menggarisbawahi hanya kondisi-kondisi pengecualian, misalnya kuota pejualan untuk wilayah tertentu yang jauh di bawah level ambang, atau karyawan yang melebihi batas waktu cuti.
3. SPK memberikan serangkaian kemampuan baru untuk keputusankeputusan non rutin dan kendali pengguna. Beda dengan SIM pada inti penekanannya, sedangkan SPK menekankan perubahan, fleksibilitas, dan respon cepat 4. SIM terutama menyelesaikan pada masalah-masalah terstruktur, sedangkan SPK menyelesaikan masalah-masalah yang semiterstruktur dan menganalisa masalah tak terstruktur. 5. Definisi SPK adalah sistem yang bisa mendukung pengambilan keputusan dengan menganalisis sejumlah besar data, termasuk data-data perusahaan dari sistem enterprise dan data dari transaksi web.
Contoh : Dengan membuat pemesanan tempat penerbangan lebih efisien, CargoProf dapat menghemat Continental sebesar U$ 9 juta selama periode dua tahun (Songini, 2002) dapat dilihat pada gambar 1.
TPS : Transaction Processing System DSS : Design Support Syst OLAP (OnLine Analytical Processing)
Aplikasi SPK dan Perusahaan Digital Untuk mendukung pengambilan keputusan telah digunakan banyak cara SPK. Contoh SPK dalam organisasi dapat dilihat pada tabel 1.
SPK UNTUK MANAJEMEN RANTAI PERSEDIAAN Keputusan-keputusan dalam lingkup rantai persediaan menyangkut penentuan siapa, apa, bilamana dan di mana dari material-material pemelian dan transportasi dan komponen-komponen melalui produk produk pabrikasi dan distribusi dan pengiriman produk-produk kepada pelanggan. Sistem manajemen rantai persediaan mengandung data mengenai inventori, kinerja pemasok, dan logistic material serta barang-barang jadi. SPK digunakan untuk data-data seperti tersebut di atas untuk membantu manajer menguji rantai yang kompleks secara menyeluruh dan mencari di antara sejumlah besar alternatif untuk kombinasi yang paling efisien dan hemat biaya.
Tujuan dari SPK untuk manajemen rantai persediaan dapat diilustrasikan sebagai berikut:
SPK UNTUK MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN SPK untuk Manajemen Hubungan Pelanggan menggunakan data mining sebagai penuntun keputusan, penyimpanan data data pelanggan, saham pasar, dan aturan pendapatan baru. Sistem ini biasanya menggabungkan informasi pelanggan dari beragam sistem ke dalam tempat penyimpanan data besar dan menggunakan piranti data analitik untuk membagi-baginya ke dalam segmen-segmen kecil untuk tujuan one-to-one-marketing. Lihat gambar 4
Gambar. SPK untuk Analisis & Segmentasi Pelanggan
SPK ini memungkinkan perusahaan mensegmentasi basis pelanggannya dengan akurasi yang lebih tinggi sehingga bisa digunakan untuk menyusun promosi pemasaran. Berdasarkan hasil data mining perusahaan bisa mengembangkan promosi pemasaran tertentu untuk setiap segmen pelanggan. Contoh : perusahaan bisa mentargetkan pelanggan yang tinggal dekat dengan toko dengan memberi kupon pembelian yang bisa ditukar dengan produk tertentu atau hadiah khusus untuk para pelanggan.
SPK SIMULASI SKENARIO BISNIS Data dari sistem informasi bisa dipermudah bagi penggunanya untuk dicerna dan mengambil tindakan berdasarkan diagram, tabel, grafik, peta, gambar digital, presentasi tiga dimensi, animasi dan teknologi visualisasi data lainnya
Sistem Informasi Geografis (GIS) adalah perangkat lunak untuk menganalisa data dan mempresentasikannya dalam format digital yang menggunakan teknologi visualisasi data dengan tujuan untuk meningkatkan proses perencanaan dan pengambilan keputusan Sistem Pendukung Keputusan Pelanggan Berbasis-Web. Pertumbuhan perdagangan elektronik semakin memberikan semangat kepada banyak perusahaan untuk mengembangkan SPK sehingga pelanggan dan karyawan bisa menggunakan sumber-sumber informasi internet dan kemampuan web secara interaktif.
Sistem Pendukung Keputusan Pelanggan (SPKP) adalah sistem untuk membantu proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pelanggan atau konsumen potensial. Orang yang tertarik melakukan pembelian sebuah produk atau layanan bisa menggunakan mesin pencari (browser) dari internet, intelligent agent, catalog online, direktori web, diskusi newsgroup, e-mail, dan piranti lainnya untuk membantu mencari informasi yang dibutuhkan dan diputuskannya.
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KELOMPOK (SPKK) SPKK adalah Sistem interaktif berbasis-komputer yang mempermudah solusi atas masalah yang tak terstruktur dengan menempatkan para pengambil keputusan untuk bekerja secara bersama dalam satu kelompok SPKK terdiri dari tiga elemen dasar yaitu : Perangkat Keras: Fasilitas Pertemuan, Perangkat Keras Elektronik ; Piranti Perangkat Lunak: Piranti untuk mengorganisasi ide, mengumpulkan informasi, mengurutkan dan menetapkan prioritas ; People: Para partisipan, para fasilitator, staf yang mengurus perangkat keras dan perangkat lunak
PIRANTI PERANGKAT LUNAK SPKK 1) Kuesioner elektronik Membantu para pengorganisasi untuk menyusun rencana pra-pertemuan dengan cara mengidentifikasi isu-isu yang terkait dan membantu memastikan bahwa informasi perencanaan inti tidak terlupakan. 2) Piranti brainstrorming elektronik Memungkinkan para individu, seara simultan dan anonym, menyumbangkan ide mengenai topic-topik pertemuan 3) Pengorganisasi ide Mempermudah intgrasi secara terorganisasi dan mensintesakan ide-ide yang muncul selama brainstorming 4) Piranti kuesioner Mendukung para fasilitator dan pemimpin kelompok sewaktu mereka mengumpulkan informasi sebelum dan selama proses penetapan prioritas 5) Piranti pengambilan suara terbanyak atau penetapan prioritas Memberikan sejumlah metode mulai dari pengambilan keputusan sederhana, pengurutan suara, sampai sejumlah teknik berbobot untuk menetapkan prioritas atau pengambilan suara.
6) Piranti analisis dan identifikasi stakeholder Menggunakan pendekatan pendekatan terstruktur untuk mengevaluasi dampak proposal proyek terhadap organisasi dan mengidentifikasi stakeholder serta mengevaluasi dampak potensial dari stakeholder tersebut terhadap proyek yang di ajukan. 7) Piranti formasi kebijakan Memberi dukungan terstruktur untuk membuat perjanjian dan penyusunan kalimat pernyataan kebijakan-kebijakan 8) Diktionari kelompok Yaitu dokumen perjanjian dan ketentuan-ketentuan mengenai proyek 9) Orang Yaitu ; orang mengacu tidak hanya pada partisipan namun juga para fasilitator dan sering juga staf yang mengurus perangkat keras dan perangkat lunak.
Sistem Pendukung Eksekutif (SPE): adalah Sistem informasi bagi level manajemen strategi dalam suatu organisasi yang dapat menciptakan suatu komputasi umum dan lingkungan komunikasi yang bisa dipusatkan dan diterapkan pada banyak masalah yang selalu berubah Sistem Pendukung Eksekutif (SPE) juga membantu manajer yang menghadapi masalah tidak terstruktur, fokusnya pada kebutuhan informasi manajemen senior misalnya : membantu memonitor kinerja organisasi, melacak aktivitas pesaing, mengidentifikasi masalah dan peluang, dan memprediksi berbagai tren.
Peran Sistem Pendukung Eksekutif pada Organisasi yaitu : 1) Mengumpulkan semua data dari beragam komponen pada organisasi 2) Memungkinkan manajer memilih, mengakses, dan menyatukannya sesuai kebutuhan 3) Memungkinkan eksekutif perusahaan dan bawahan lainnya bisa melihat data yang sama dengan cara yang sama pula Sistem saat ini berusaha menghindari maslah data berlebih ada laporan di atas kertas karena data bisa disaing atau ditampilkan dalam format grafis. SPE mempunyai kemampuan untuk menggali lebih dalam artinya berpindah dari satu keeping ringkasan data ke rincian data yang lebih rinci lagi. Hal ini sangat berguna tidak hanya bagi pelaksana senior tapi pada level yang lebih rendah yang perlu menganalisis data.
KESIMPULAN Sistem informasi dapat membantu manajer dalam mengambil keputusan secara lebih baik ketika masalah yang dihadapi bersifat non rutin dan selalu berubah. SPK mempunyai kemampuan mengkombinasi data, piranti dan permodelan analitis canggih dan perangkat lunak yang mudah digunakan dalam satu sistem untuk mendukung pengambilan keputusan untuk manajemen rantai persediaan dan analisis pelanggan termasuk skenario bisnis alternatif. Sistem informasi dapat membantu orang-orang bekerja dalam kelompok untuk mengambil keputusan secara efisien.
SPKK adalah sistem berbasis komputer interaktif yang memiliki komponen perangkat lunak, keras, dan orang untuk mempermudah solusi masalah tidak terstruktur berdasarkan sekumpulan para pengambil keputusan yang bekerjasama sebagai satu kelompok daripada individual. Sistem pendukung eksekutif dapat digunakan untuk mempermudah pengambilan keputusan bagi para manajer senior dalam mengatasi masalah tak terstruktur yang terjadi pada level strategis organisasi. SPE juga mampu membantu manajer senior dalam menganalisis, membandingkan, dan menyoroti tren-tren sehigga mereka dapat lebih mudah memonitor kinerja organisasi atau mengidentifikasi masalah2 strategis dan peluang-peluang.
KEUNTUNGAN SISTEM SPK, SPKK, DAN SPE a) Menghasilkan data yang lebih akurat yang disediakan oleh sistem enterprise dan infrastruktur baru teknologi informasi untuk mendukung rincian keputusan yang memberi tuntunan bagi organisasi, mengkoordinir aktivitas kerja di lintas perusahaan, dan merespon cepat perubahan pasar dan pelangggan. b) Dapat digunakan untuk menuntun pengambilan keputusan perusahaan dalam menejemen rantai persediaan, manajemen hubungan pelanggan, dan skenario perencanaan bisnis. c) Dapat digunakan untuk memonitor kinerja perusahaan dengan menggunakan metrik finansial tradisional dan model balanced scorecard. d) Kemampuan untuk mengeksplorasi hasil skenario alternatif, penggunaan informasi yang akurat, dan memberi piranti untuk mempermudah proses pengambilan keputusan kelompok, bisa membantu manajer mengambil keputusan dalam mencapai sasaran strategisnya.