BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Proyek Dalam era globalisasi ini, sebuah kantor tidak akan berjalan tanpa data dan informasi. Setiap kegiatan dan pengambilan keputusan di kantor, mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan sumber daya manusia hingga pengawasan membutuhkan data dan informasi. Salah satu bentuk data dan informasi yang sangat penting nilainya dan bernilai guna di dalam setiap kantor ialah arsip. Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang sangat penting dalam perusahaan. Di perkantoran, arsip-arsip diperlukan untuk membantu pelayanan terhadap pelanggan ataupun keperluan informasi intern. Arsip diolah menjadi informasi secara manual atau computerized. Walau sudah diolah oleh komputer, arsip tetap harus disimpan sebagai bahan bukti yang otentik. Disinilah letak pentingnya arsip di dalam kancah perkembangan peralatan teknologi canggih dewasa ini. Dengan semakin berkembangnya aktivitas suatu organisasi maka berkembang pula jumlah berkas yang ada dalam instansi tersebut. Walaupun arsip sudah tidak asing lagi bagi kalangan kantor, tetapi mengurus atau menangani arsip di kalangan kantor merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Untuk perkantoran yang kecil atau sederhana mungkin penanganan arsip tidak begitu menjadi masalah namun berbeda untuk kantor yang besar, pekerjaan penanganan arsip akan memerlukan perhatian yang besar dan keseriusan, mengingat keberadaan 1
arsip dalam suatu kantor memiliki peran yang sangat penting untuk kegiatan sehari-hari atau kegiatan administrasi perkantoran. Mengingat pentingnya keberadaan dan fungsi arsip, maka semua dokumen arsip dalam suatu kantor perlu mendapatkan penanganan khusus, sehingga dokumen arsip terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Oleh karena itu, suatu kantor dalam menangani arsipnya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya untuk mencapai tujuan dan untuk itu diperlukan sistem penanganan arsip yang baik dan benar. Sistem penanganan arsip yang dipilih dalam suatu perusahaan harus memberikan kemudahan di setiap aktivitas perusahaan secara efektif dan efisien. Artinya kearsipan harus mampu menjawab informasi yang diperlukan sehingga dapat menjadikan pekerjaan dalam suatu perusahaan menjadi lebih mudah dan cepat dalam pelaksanaannya. Ditambah dengan kondisi pertambahan volume aktivitas dalam gambaran perkantoran saat ini yang dibuktikan dengan laju arsip yang semakin bertambah. Pertambahan laju arsip tersebut mengakibatkan arsip lama terdesak oleh arsip baru. Dengan demikian, pelaksanaan sistem penanganan arsip hendaknya memperhitungkan kemungkinan adanya laju pertambahan volume arsip agar arsip mampu memberikan informasi yang tepat dan cepat saat dibutuhkan baik untuk keperluan intern maupun ekstern perusahaan. Kenyataan menunjukkan bahwa sistem penanganan arsip yang digunakan di PT Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur Bandung menghadapi masalah khususnya pada bagian Billing Unit. Seperti yang telah dibahas pada paragraf sebelumnya bahwa fungsi arsip sebagai 2
alat pengingat dan sumber pengambilan keputusan, maka penanganan arsip pun harus diperhatikan dan pentingnya penanganan arsip pada bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur Bandung mengingat setiap kegiatan mengenai penjualan dan pengurusan suratsurat kendaraan atau administrasi lainnya berada disini. Namun ada beberapa masalah yang ada, salah satu contoh masalah yang begitu jelas terlihat ialah dalam penyimpanan dokumen yang tidak terorganisir dengan baik oleh staf administrasi bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur Bandung dimana dokumen hanya disimpan di atas meja atau di bagian bawah meja dan dibiarkan berantakan begitu saja. Sehingga bilamana pimpinan atau karyawan memerlukan arsip tersebut, dibutuhkan bantuan sampai dua orang untuk mencari arsip tersebut dengan waktu yang lebih dari 5 menit dikarenakan arsip yang dibutuhkan tidak mendapat penanganan tepat sehingga dalam pencariannya pun memerlukan waktu yang lama. Hal tersebut jelas berbeda dengan esensi arsip yang apabila dibutuhkan dapat kembali ditemukan dalam waktu sesingkat-singkatnya sedangkan dari keadaan tersebut terlihat pemborosan tenaga dan waktu sedangkan staf administrasi bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur Bandung juga memiliki banyak pekerjaan yang tidak dapat ditinggalkan dan dibutuhkan waktu yang cukup lama dalam hal pencarian arsip apalagi jika berkaitan dengan kebutuhan pelanggan yang harus segera ditangani. Lalu, ordner sebagai media penyimpanan arsip juga kurang mendapat perhatian lebih dari para staf administrasi bagian Billing Unit 3
PT Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur Bandung. Hampir semua ordner yang digunakan dalam pekerjaan administrasi memiliki kapasitas yang penuh dan tidak sedikit ordner-ordner tersebut diletakkan di bawah meja. Begitupun dengan prosedur peminjaman arsip pada bagian Billing Unit dimana peminjam arsip datang ke staf bagian Billing Unit lalu peminjam arsip diberi ijin kemudian peminjam arsip mencari sendiri arsip yang dibutuhkan dan arsip harus dikembalikan ke dalam ordner oleh peminjam. Sayangnya dalam kenyataan yang ditemui sehari-hari, prosedur peminjaman arsip ini tidak berjalan sebagaimana mestinya seperti pada saat peminjam selesai menggandakan arsip, arsip begitu saja diletakan di atas ordner tanpa dikembalikan kembali ke tempat semula dan ordner-ordner arsip dibiarkan terbuka dengan penguncinya. Terlihat jelas bahwa peminjaman arsip tidak rapi. Prosedur peminjaman arsip bisa juga dilakukan dengan cara peminjam arsip menghubungi staf administrasi bagian Billing Unit melalui telepon untuk dicarikan arsip. Staf administrasi akan mencari arsip yang dibutuhkan kemudian apabila ditemukan, maka staf administrasi akan menghubungi peminjam arsip. Biasanya dalam prosedur peminjaman arsip tersebut, seringkali peminjam arsip meminjam dalam waktu beberapa hari dan tidak mengembalikannya kembali sehingga apabila arsip tersebut dibutuhkan untuk pekerjaan staf administrasi, dapat mengganggu jalannya produktivitas kerja administrasi perkantoran. Berdasarkan paparan diatas tersebut, terlihat bahwa bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur 4
Bandung belum melakukan penanganan arsip yang baik dan tepat sehingga dapat menghambat kelancaran aktivitas organisasi dalam mencapai tujuannya. Untuk itu, penulis tertarik membuat proyek tugas akhir dengan merancang suatu sistem penanganan arsip pada bagian Billing Unit dengan judul Perancangan Sistem Penanganan Arsip pada Bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Cabang Pasteur Bandung. 1.2 Identifikasi Proyek Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas, penulis membatasi identifikasi proyek kedalam dua batasan berikut: a. Bagaimana kondisi awal sistem penanganan arsip pada bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur Bandung? b. Bagaimana merancang sistem penanganan arsip yang sesuai pada bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur Bandung? 1.3 Tujuan dan Manfaat Proyek 1.3.1 Tujuan Proyek Adapun tujuan dari proyek ini adalah sebagai berikut: a. Untuk mengetahui sistem penanganan arsip pada bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur Bandung. 5
b. Untuk membuat rancangan sistem penanganan arsip pada bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur Bandung. 1.3.2 Manfaat Proyek Adapun manfaat dari proyek ini adalah sebagai berikut: a. Bagi Perusahaan Hasil proyek ini diharapkan dapat memberikan masukan dan membantu dalam sistem penanganan arsip sehingga produktivitas pekerjaan kantor pun dapat lebih maksimal. b. Bagi Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung Memperoleh informasi dan kasus-kasus nyata dalam penanganan arsip yang dapat diakomodasi kedalam bahan proses pengajaran melalui matakuliah terkait. c. Bagi Pembaca Hasil proyek ini diharapkan dapat menjadi bahan referensi tentang kearsipan bagi semua pihak yang memerlukannya serta dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran bagi mahasiswa yang sedang menyusun tugas akhir khususnya mengenai sistem penanganan arsip. 6
d. Bagi Penulis 1. Memberikan kesempatan kepada penulis untuk mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang dimiliki ke dunia kerja. 2. Meningkatkan keterampilan penulis terhadap penanganan arsip khususnya pada bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur Bandung. 7