1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam dunia pendidikan ini sudah banyak sekolah yang menggunakan sistem informasi dalam kegiatan operasionalnya dalam sehari-hari. Dengan demikian ketatnya persaingan maka sekolah dituntut untuk menghasilkan jasa yang bermutu tinggi dengan biaya kompetitif sehingga diperlukan pengolahan sistem informasi secara profesional. Teknologi sekolah adalah salah satu komponen yang sangat diperlukan oleh sekolah untuk membantu kegiatan operasional sekolah saat ini. Perkembangan teknologi informasi sangatlah pesat. Dari tahun ke tahun semakin banyak hasil dari pengembangan teknologi yang dapat membantu manusia dalam menjalankan aktivitasnya. Sejalan dengan itu aktivitas aktivitas yang selama ini dijalankan secara manual sudah mulai memanfaatkan teknologi informasi guna membantu untuk pemrosesan data yang kompleks sehingga dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat, akurat dan up to date. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Sekolah Islamic Village yaitu belum menerapkan sistem secara terkomputerisasi sehingga pengolahan data dalam sekolah yang masih manual dapat menyebabkan kesalahan serta informasi yang diperoleh tidak up to date dan lengkap. Masalah lain yang dihadapi adalah sekolah belum menghasilkan laporan laporan yang lengkap yang akan diserahkan kepada pihak manajemen yang berguna untuk mengembangkan sekolah lebih lanjut.
2 Sistem yang tekomputerisasi sangat membantu suatu sekolah, organisasi maupun yayasan dalam pemrosesan data. Hal tersebut disadari Sekolah Islamic Village, oleh karena itu mereka menginginkan penggunaan teknologi informasi dalam aktivitas aktivitas yang dilakukannya khususnya pada Billing System dari Sekolah Islamic Village tersebut. Sekolah Islamic Village sangat berharap jika mereka menggunakan teknologi informasi dalam Billing System mereka, dapat membantu memproses data menjadi informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh pihak pihak yang bersangkutan. Dengan demikian kami berharap Sekolah Islamic Village dapat memperoleh informasi secara cepat, akurat. dan up to date. Sekolah Islamic Village bergerak dalam bidang pendidikan. Sekolah Islamic Village telah menggunakan sistem informasi akuntansi mengenai pembayaran yang berhubungan dengan biaya pendidikan ( iuran sekolah ), namun dalam pelaksanaannya, pengendalian yang diterapkan masih kurang memadai. Padahal pengendalian dalam sistem informasi sangatlah penting. Dalam hal ini sistem informasi akuntansi yang merupakan salah satu sistem utama dalam menjalankan proses bisnis pada Sekolah Islamic Village. Hal tersebut melatarbelakangi penulis dalam memilih judul ANALISIS DAN PERANCANGAN BILLING SYSTEM INFORMATION SYSTEM PADA SEKOLAH ISLAMIC VILLAGE.
3 1.2 Ruang Lingkup Luasnya sistem informasi yang ada pada Sekolah Islamic Village membuat kami membatasi ruang lingkup dalam penulisan skripsi ini sebagai berikut: 1. Sistem pendaftaran siswa baru 2. Sistem pembayaran uang masuk siswa baru 3. Sistem pembayaran SPP 4. Sistem pembayaran registrasi ulang 5. Sistem penyajian laporan pembayaran siswa 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Penelitian Tujuan dari penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut : - Merancangan dan membuat sebuah Aplikasi Billing System untuk Sekolah Islamic Village agar dapat mempercepat pemrosesan data dan menghasilkan informasi cepat dan akurat. - Membantu pengelolaan transaksi penerimaan uang yang masuk ke sekolah. - Memudahkan pencatatan dan penyimpanan data-data transaksi penerimaan kas sekolah. 1.3.2 Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat diperoleh dari penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut :
4 - Menghasilkan suatu Aplikasi Billing System yang dapat membantu para staff bagian keuangan dalam mencatat dan mengelola transaksi transaksi yang terjadi secara komputerisasi. - M empermudah pihak sekolah untuk menangani pembayaran biayabiaya sekolah. - Dapat menghasilkan informasi yang berkaitan dengan transaksi transaksi tersebut guna mendukung pengambilan keputusan. - Berkurangnya kesalahan kesalahan yang terjadi selama pencatatan transaksi yang biasa terjadi ketika masih menggunakan sistem manual. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan oleh penulis untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai permasalahan yang ada yaitu dengan menggunakan metodologi penelitian sebagai berikut : 1. Studi Pustaka Dalam metode ini, kami mengumpulkan informasi dan teori teori dengan cara membaca buku buku, website, paper, jurnal dan catatan-catatan lainnya yang berkaitan dengan topik penulisan yang bermanfaat bagi penulisan skripsi. 2. Studi Lapangan Dalam metode ini, kami mengunjungi Sekolah Islamic Village untuk mengetahui proses bisnis billing dalam Sekolah Islamic Village tersebut sehingga kami bisa dapat mengetahui kelemahan yang sedang dihadapi, selain itu juga kami
5 melakukan wawancara langsung dengan kepala keuangan dan staf-staf administrasi yang berkepentingan yang sesuai dengan topik penulisan skripsi kami. 3. Metode analisis Menganalisa terhadap sistem yang berjalan, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang diperlukan untuk pengembangan Billing System terhadap kebutuhan informasi sekolah. 4. Metode perancangan Dalam penelitian ini metode perancangan yang digunakan adalah metode object oriented and design dan unifien modeling language ( UML ) yang meliputi sebagai berikut : a. Activity Diagram b. UML Class Diagram c. Use Case Diagram d. Rancangan Database e. Rancangan Formulir f. Rancangan Layar g. Navigation Diagram h. Matriks Rencana Penerapan Sistem
6 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi pada hakekatnya disusun secara teratur dalam lima bab. Hal ini dilakukan dengan tujuan mempermudah dan memberikan gambaran yang jelas dalam penulisan proyek ini. Isi bab bab tersebut secara sistematik diuraikan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini dibahas mengenai latar belakang penulisan, ruang lingkup penelitian yang hendak dicakup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan yang dipakai dalam pembahasan proyek ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan teori - teori dan pengertian yang relevan dengan materi yang ditulis, seperti teori dan konsep mengenai sistem informasi akuntansi maupun teori khusus berdasarkan permasalahan yang dihadapi. BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Dalam bab ini menjelaskan tentang riwayat perusahaan yang menyangkut tinjauan umum, struktur organisasi, uraian tugas dan wewenang dalam perusahaan. Disamping itu juga dibahas mengenai kegiatan pembayaran yang dilakukan oleh siswa baru dan siswa aktif yang terdiri dari Pembayaran Uang masuk, SPP, Biaya Pembayaran Registrasi Ulang.
7 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Dalam bab ini akan dibuat rancangan sistem yang baru yang diharapkan mampu untuk meminimalisasi semua kelemahan - kelemahan dan kekurangan pada sistem yang lama sesuai dengan hasil analisa terhadap sistem yang berjalan di Sekolah Islamic Village. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisi simpulan dari analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi billing system serta saran - saran yang dapat membantu pengembangan sistem baru di masa yang akan datang.